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REPUBLIQUE DU NIGER
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR, DE LA
RECHERCHE ET DE L’INNOVATION

Institut Universitaire de Technologie

Filière : Assistant de Direction
THEME :

LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DES

ETUDIANTS : CAS DE SERVICE CENTRAL DE LA
SCOLARITE DE L’UNIVERSITE DAN DICKO
DANKOULODO DE MARADI

Rapport de stage pour l’obtention du DUT, présenté et soutenu par :

LAOUALI ABOU Mahamane Nourou.

Sous la direction de  Membre du jury :

M. ABDOUA Issa Président :
Tuteur Pédagogique M.
Enseignant technologue/ IUT/UZ Assesseur
Tuteur professionnel M.
M. SALEY MOHAMED Nasser
Chef du service scolarité/UDDM

Zinder, février 2018

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REPUBLIQUE DU NIGER
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR, DE LA
RECHERCHE ET DE L’INNOVATION

Institut Universitaire de Technologie

Filière : Assistant de Direction
THEME :

LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS DES

ETUDIANTS : CAS DE SERVICE CENTRAL DE LA
SCOLARITE DE L’UNIVERSITE DAN DICKO
DANKOULODO DE MARADI

Rapport de stage pour l’obtention du DUT, présenté et soutenu par :

LAOUALI ABOU Mahamane Nourou.

Sous la direction de  Membre du jury :

M. ABDOUA Issa Président :
Tuteur Pédagogique M.
Enseignant technologue/ IUT/UZ Assesseur
Tuteur professionnel M.
M. SALEY MOHAMED Nasser
Chef du service scolarité/UDDM

Zinder, février 2018

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TABLE DES MATIERES

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS.....................................4

DEDICACE.........................................................................................5
REMERCIEMENTS...........................................................................6
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’UNIVERSITE DAN
DICKO DANKOULODO DE MARADI........................................10
Introduction....................................................................................................................................10
1.1. Historique de l’UDDM............................................................................................................10
1.2. Missions....................................................................................................................................11
1.3. Organigramme.........................................................................................................................11
1.4. Offres de formation.................................................................................................................11
1.4.1. Institut Universitaire de Technologie............................................................................12
1.4.2. Faculté des Sciences et Techniques................................................................................12
1.4.3. Faculté d’Agronomie et des Sciences de l’Environnement (FASE)............................12
1.4.4. Faculté des Sciences de la Santé (FSS)..........................................................................12
1.5. Les unités mixtes de recherche d’UMR.................................................................................13
1.6. Evolution des effectifs des étudiants.......................................................................................13
1.7. Partenariat...............................................................................................................................14
1.8. Les services...............................................................................................................................14
1.9. Ressources................................................................................................................................14
1.9.1. Ressources humaines......................................................................................................15
1.9.2. Ressources matérielles....................................................................................................15
Conclusion.......................................................................................................................................15

CHAPITRE 2 : GENERALITE SUR LE TRAITEMENT DES

DOSSIERS DES ETUDIANTS........................................................16
Introduction....................................................................................................................................16
2.1. Définition.............................................................................................................................16
2.2. La composition de dossier des étudiants...........................................................................16
3.3. Les différents types des dossiers des étudiants......................................................................16
3.3.1. Les dossiers électroniques..............................................................................................17
3.3.2. Les dossiers physiques....................................................................................................17
3.4. Les différentes étapes de traitement des dossiers des étudiants...........................................17
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3.4.1. La réception des dossiers des étudiants.........................................................................17

3.4.2. Le classement des dossiers des étudiants.......................................................................17
3.4.3. La présélection................................................................................................................18
3.4.4. L’inscription des étudiants retenus...............................................................................18
3.4.5. L’enregistrement des noms et l’édition des cartes d’étudiants  et leur délivrance.. . .19
3.4.6. La délivrance du certificat d’inscription.......................................................................19
3.5. Les matériels utilisés pour le traitement des dossiers des étudiants....................................20
Conclusion.......................................................................................................................................21

CHAPITRE 3 : LES ACTIVITES MENEES, CONSTATS ET

SUGGESTIONS................................................................................22
Introduction....................................................................................................................................22
3.1. Les activités menées............................................................................................................22
3.1.1. La saisie...........................................................................................................................22
3.1.2. La photocopie..................................................................................................................22
3.1.3. La réception des dossiers................................................................................................22
3.1.4. Enregistrement des dossiers..........................................................................................22
3.1.5. Le classement des dossiers..............................................................................................23
3.1.6. La recherche des dossiers...............................................................................................23
3.1.7. L’affichage......................................................................................................................23
3.1.8. La conservation des dossiers..........................................................................................24
3.2. Constats et suggestions.......................................................................................................24
3.2.1. Constats...........................................................................................................................24
3.2.2. Suggestions......................................................................................................................25
Conclusion.......................................................................................................................................26

BIBLIOGRAPHIE............................................................................29
ANNEXES..........................................................................................31
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LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

AD : Assistant de Direction.

IUT : Institut Universitaire de Technologie.
PAT : Personnel Administratif et Technique.
PHE : Photovoltaïque Hydroélectricité et Eolienne.
PIT : Plateforme d’Innovation Technologique.
PTB : Photovoltaïque Thermique et Biomasse.
SC21S : Service Central de Scolarité.
SCAF : le Service Central des Affaires Financières.
UDDM : Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.
UMR BIOSTE : Bio surveillance et Toxicologie Environnementale.
UMR DAP : Diversité et Adaptation des plantes.
UMR DDSACC : Développement Durable, Sociétés et Adaptation Aux Changements
Climatiques.
UMR ECODYV : Ecologie et Dynamique de la végétation.
UMR ER : Energie Renouvelable.
UMR MIA : Mathématique ; Informatique et Applications.
UMR SERMUG : Sciences de l’Eau, Ressources Minières, Utilisation et Gestion.
UMR : unités mixtes de recherche.
UZ : Université de Zinder.
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DEDICACE
Nous dédions ce modeste travail à :

 nos chers parents qui ont toujours été là pour nous soutenir, nous encourager, sans
oublier aussi les sacrifices qu’ils n’ont cessés de faire pour nous.
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REMERCIEMENTS
Louange à ALLAH le Tout Puissant, le Tout miséricordieux, le très miséricordieux qui nous a
permis d’achever notre stage dans de meilleures conditions ; nous adressons aussi nos sincères
remerciements à :

 l’administration et l’ensemble du corps enseignant de l’IUT de Zinder pour leur

soutien moral et leur formation de qualité ;
 M. ABDOUA Issa, Enseignant Technologue à l’Institut Universitaire de Technologie
de Zinder  pour toute aide et sa disponibilité en tant que notre encadreur pédagogue ;
 M. SALEY MOHAMED Nasser, Chef du personnel et Chef de service de la scolarité
centrale de l’UDDM, notre tuteur professionnel pour le temps qu’il a consacré pour
nous tout au long de cette période, sachant répondre à toutes nos interrogations ;
 M. le Recteur de l’UDDM qui a bien voulu nous recevoir sur son territoire ;
 tout le personnel de l’UDDM pour son soutien au cours de notre stage ;

Enfin nous remercions tous ceux qui de près ou de loin nous ont apporté leur soutien durant
notre stage.
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RESUME

Pour l’obtention du diplôme universitaire de technologie (DUT) à l’institut universitaire

technologie de l’université de Zinder, un stage professionnel de deux (2) mois est obligatoire
pour chaque étudiant. C’est en ce sens que nous avons effectué notre stage au sein du Service
Central de la Scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi sur le thème « Le
processus de traitement des dossiers des étudiants ».

En effet, le processus de traitement des dossiers des étudiants est une méthode qui consiste à
traiter les dossiers des étudiants durant leurs cursus universitaires. L’objectif général de ce
travail est d’analyser le processus de traitement des dossiers des étudiants du Service Central
de la Scolarité de l’UDDM.

Pour la réalisation de ce travail, nous avons utilisé les outils de collecte des informations
suivants : l’internet, la recherche documentaire d’une part et l’entretien avec le personnel
d’autres part qui nous ont permis d’avoir des réponses aux questions des agents du service
central de la scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.

Mots clés : processus, traitement, dossier, institution, scolarité.

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Le service de la scolarité est un lieu où s’effectuent les traitements et la gestion des dossiers
des étudiants. Ce service à des rôles multiples. De l’inscription et à réinscription jusqu’à la
remise des diplômes, chaque étudiant est ainsi régulièrement en contact avec le service
central de la scolarité durant son cursus. Ensuite pour les étudiants, le service central de la
scolarité est un passage obligatoire. C’est ce qui fait la force du service central de la scolarité,
c’est aussi et surtout l’engagement du personnel.
En effet, dans les services centraux de la scolarité, le traitement des dossiers joue un rôle très
important. C’est en ce sens que nous avons effectué notre stage au sein du service central de
la scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi pendant une période de deux
(2) mois allant du 10 Juillet au 10 septembre 2018 avec comme thème «le processus de
traitement des dossiers des étudiants : cas du service central de l’Université Dan Dicko
Dankoulodo de Maradi ».
Objectif général de ce travail est de :
 analyser le processus de traitement des dossiers des étudiants au sein du service central
de la scolarité de l’UDDM.
Les objectifs spécifiques sont :
 citer les composants d’un dossier d’étudiant ;
 distinguer les différents types des dossiers des étudiants ;
 citer les différentes étapes de traitement des dossiers des étudiants ;
 énumérer les différents types des matériels utilisés pour le traitement des dossiers des
étudiants.
Pour réaliser ce travail, nous avons utilisé les techniques de collecte de données suivantes :
l’internet, la recherche documentaire d’une part et l’entretien avec le personnel d’autres part
qui nous ont permis d’avoir des réponses aux questions des agents du service central de la
scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.
Les difficultés que nous avions rencontrées durant notre séjour au service central de la
scolarité de l’UDDM sont entre autres :
 la non-disponibilité de notre tuteur professionnel ;
 la surcharge des agents lors de la réception et l’enregistrement des dossiers des
étudiants est l’une des difficultés majeures ;
 manque des documents pour nos recherches.
Ainsi notre travail s’articule en trois (3) grands chapitres à savoir : le premier chapitre qui
concerne la présentation de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi; le deuxième
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chapitre portant sur la généralité de traitement des dossiers des étudiants et enfin le troisième
chapitre qui expose les activités menées, constats et suggestions.
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CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’UNIVERSITE DAN DICKO

DANKOULODO DE MARADI
Introduction
L’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi  est un établissement à caractère scientifique,
culturel et technique qui forme des cadres scientifiques qualifiés pour le développement d’une
part et d’autre part pour les problèmes de l’offre et de la demande sur le marché d’emploi.
Elle comprend un nombre important de services.

Dans ce chapitre nous allons présenter l’UDDM à travers son historique, ses missions,
organigramme et ses offres de formation.

1.1. Historique de l’UDDM

L’Institut Universitaire de Technologie (IUT) ouvre ses portes en 2008, elle est devenue
l’Université de Maradi (UM) par ordonnance n°2010-040 en date du 1er juillet 2010. Elle est
régie par des textes législatifs et réglementaires. Suite à la nomination de l’Université de
Maradi créée par l’ordonnance n°2010-40 du 1er juillet 2010, modifiée par l’ordonnance
n°2010079 du 9 décembre 2010. Par la loi n°2014-49 du16 octobre 2014, cette Université
reçoit la dénomination « Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi ».
Cette Université porte le nom d’un fils du célèbre Chef de Katsina Maradi qui a lutté contre la
pénétration coloniale et dont la notoriété et la respectabilité sont connues de tous. Monsieur
Dan Dicko Dankoulodo dont l’Université porte son nom aujourd’hui est de son vivant un
professeur de Chimie Organique. A ce titre, il fut Enseignant Chercheur dans plusieurs
Universités africaines mais également en France. C’est ainsi qu’en Afrique il fut Professeur
de Chimie à l’Université d’Abidjan pendant dix (10) ans, au Centre d’Enseignement
Supérieur de Niamey devenu Université de Niamey actuelle Université Abdou Moumouni.
Ces efforts ont été immortalisés à son décès, en attribuant à l’amphithéâtre de la faculté de
Sciences et Techniques de l’Université Abdou Moumouni de Niamey le nom « amphithéâtre 
Dan Dicko Dankoulodo ». Au regard de la grandeur de cette personne en question, les
autorités de la 7ème République ont dénommé l’Université de Maradi «  Université Dan Dicko
Dankoulodo par la loi n°2014-49 du 16 octobre 2014 »1.

Ainsi l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi est un établissement public à caractère
scientifique, technique et culturel, dotée de la personnalité juridique et de l'autonomie
financière. Elle est chargée d'assurer l'enseignement et la recherche scientifique et

1
Extrait de l’histoire de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.
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technologique. Cette institution est dirigée par un Rectorat. Le Rectorat est l’organe dirigeant
et exécutif de l'Université. Il est responsable de la politique générale de l’Université, la
stratégie et la planification pluriannuelle, des relations extérieures avec les autorités ainsi que
les autres institutions d’enseignement et de recherche.
1.2. Missions
« Les missions de l'Université de Maradi sont centrées sur l'Enseignement, la Recherche
scientifique, l’innovation technologique et la contribution à un développement durable tant au
plan régional que national »2.

L’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi a pour visions :

 répondre au souci d'une déconcentration véritable qui entre dans les priorités du
Ministère des Enseignements Secondaire, Supérieur et de la Recherche Scientifique ;
 rapprocher l'enseignement supérieur des populations des différentes localités du pays à
l'instar de ce qui a été fait pour l'enseignement secondaire ;
 améliorer les innovations technologiques.3
1.3. Organigramme
C’est un schéma d’organisation, notamment des rapports hiérarchiques à l’intérieur d’une
administration ou d’une école. Cet organigramme va nous montrer la hiérarchisation des
agents de l’université Dan Dicko Dankolodo de Maradi. (Voir annexe n°1).
1.4. Offres de formation
D’abord, l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi est structurée en trois (3) facultés  et
un (1) Institut Universitaire de Technologie:

 institut Universitaire de Technologie (IUT)-2008 ;

 faculté des Sciences et Techniques (FST)-2010 ;
 faculté d’Agronomie et des Sciences de l’Environnement (FASE)-2011 ;
 faculté des Sciences de la Santé (FSS)-2014.

1.4.1. Institut Universitaire de Technologie

2
Extrait de la présentation de l’université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi en 2017 par le Chef de service
central de la scolarité.

3
 Page 12 sur 36

L’Institut universitaire de technologie de Maradi a ouvert ses portes à la rentrée 2008-2009. Il

est destiné à une formation débouchant à l’insertion professionnelle après deux à trois années
de formation (DUT et licence professionnelle). Avec vingt-deux (22) enseignants
technologues (2016) l’Institut est composé de composé de trois (3) départements à savoir:
département de Génie Mécanique (GM), département de Génie Electrique (GE), département
de Génie Civil (GC) ;
 trois (3) licences Professionnelles à savoir aussi: automatisme et Informatique, travaux
Publics/ Option: Route, électromécanique.
1.4.2. Faculté des Sciences et Techniques
La faculté des sciences et techniques de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi a
commencé ses activités à la rentrée 2010-2011. Elle est subdivisée en différents départements
entre autres : département de biologie, département de mathématiques (MP, MI), département
de physique (Energies Renouvelables avec 2 options à savoir : photovoltaïque
Hydroélectricité et Eolienne (PHE), photovoltaïque Thermique et Biomasse (PTB) ;
 licence Mathématiques ;
 licence Informatique ;
 licence Chimie ;
 licence Géologie ;
 master Biodiversité et gestion de l’environnement Soudanien Sahélo Saharien ;
 master Systèmes Energétiques Durables pour la Société en Développement (M2SED) ;
 doctorat en biologie et écologie appliquées.
1.4.3. Faculté d’Agronomie et des Sciences de l’Environnement (FASE)
Démarrée à la rentrée universitaire 2011-2012, la faculté de sciences d'agronomie et de
l’environnement de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi est également subdivisée
en différentes options: licence Agronomie Générale, licence Agro-alimentaire, licence
Agroforesterie, licence Etudes d’Impact Environnemental, licence Santé Animale ;
 master en Sciences Agronomiques avec 4 options : gestion intégrée des ressources
naturelles, agroéconomie, production animale et développement durable, amélioration
des systèmes de production.
1.4.4. Faculté des Sciences de la Santé (FSS)
Démarrée à la rentrée universitaire 2014-2015, la faculté des sciences de la santé de
l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi est également subdivisée en deux sections à
savoir:
 Page 13 sur 36

Section Médecine
Section Pharmacie.

1.5. Les unités mixtes de recherche d’UMR

Pour rendre la recherche opérationnelle, l’Université a mis en place des « unités mixtes de
recherche (UMR) et une plateforme d’innovation technologique(PIT) » :4
UMR DAP : Diversité et Adaptation des plantes ;
UMR ECODYV : Ecologie et Dynamique de la végétation ;
UMR BIOSTE : Bio surveillance et Toxicologie Environnementale ;
UMR DDSACC : Développement Durable, Sociétés et Adaptation Aux Changements
Climatiques ;
UMR MIA : Mathématique ; Informatique et Applications ;
UMR ER : Energie Renouvelable ;
UMR SERMUG : Sciences de l’Eau, Ressources Minières, Utilisation et Gestion ;
PIT : Plateforme d’Innovation Technologique.

1.6. Evolution des effectifs des étudiants

Le nombre des étudiants de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi évolue de façon
exceptionnelle.
Tableau n°1 :l’évolution des effectifs des étudiants par Faculté et Institut

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Années
Effectifs 159 663 1153 1801 2545 3325 4025 4625
Etudiants
Source : Chef Service Central de la Scolarité

STRUCTURE IUT FST FASE FSS TOTAL

4
Extrait //http : www.google.com/l’histoire de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.
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TOTAL 428 3093 520 584 4625

Tableau n°2 : l’évolution des effectifs des étudiants par Faculté et Institut

Source : Chef Service Central de la Scolarité

1.7. Partenariat
L’Université est en partenariat avec plusieurs services techniques, Projets (CARE,
PASADEM, PAPE, CNSEE…), ONG et services décentralisés (Conseil Régional) de la
Région de Maradi.

L’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi est en coopération avec plusieurs institutions
nationales d’une part avec l’INRAN, AGRHYMET et ICRASAT et internationales d’autres
part entre autres : l’Universités du Bénin, du Togo, du Sénégal, Burkina Faso, du Nigéria, de
la France (Rennes), de l’Espagne et les USA (Kentucky). Les diplômes donnés par UDDM
sont reconnus par CAMES.

1.8. Les services

« Plusieurs services concourent à la bonne marche de cette jeune Université. Il y a le service
central du personnel, le service central de scolarité, le service financier, le service
informatique.

D’autres structures dites d’appui sont mises en place. Ce sont :

 service des Stages, de la Formation et de l’Insertion Professionnelle à l’IUT et dans les

facultés (SSFIP) ;
 service Universitaire d'Information et d'Orientation (SUIO) ;
 service chargé de la Recherche Scientifique, de la Communication et de l’Innovation
Technologique ;
 cellule LMD de l’Université ;
 campus des Ressources Informatiques et d'Intégration Pédagogique des TIC
(CRIIPTIC) ».5

5
Extrait de la présentation de service central de l’université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.
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1.9. Ressources

L’université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi dispose des ressources dotées des ressources
humaines, matérielles.

1.9.1. Ressources humaines

L’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi dispose un bon nombre de personnel. Entre
autres :
les cinquante (50) enseignants chercheurs sont repartis dans les trois (3) facultés : neuf (9)
enseignants de Faculté des Sciences de la Santé (FSS), dix-neuf (19) dans la Faculté
d’Agronomie des Sciences de l’Environnement (FASE), vingt-huit (28) dans la Faculté des
Sciences et Techniques (FST) et deux (2) enseignants chercheurs au niveau du Rectorat,
vingt-deux (22) enseignants technologues et les quatre-vingt-dix-sept (97) P.AT (Personnel
Administratif et Technique). (Voir annexe tableau n°2).

1.9.2. Ressources matérielles

L’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi est dotée d’un (1) terrain de 102 ha acquis
sur fond propre de l’Université à Baban Rafi, un (1) terrain de 200 ha dans la forêt de Dan
Kada (Aguié) à travers une convention avec le Ministère de l’environnement, un (1) terrain de
5 ha dans le périmètre irrigué de Jiratawa, un (1) amphithéâtre, trois (3) salles
d’informatiques, treize (13) latrines utilisées, deux (2) bibliothèques, un (1) bloc administratif,
neuf (9) lavabo/ateliers, dix-huit (18) salles de cours. (Voir annexe 2).

Conclusion
Au regard de tout ce qui précède, dans ce chapitre nous avions présenté du général au
particulier l’Université. En effet, des prérogatives de ses différents responsables, ainsi que son
organigramme expliquant les mécanismes hiérarchiques. A cet effet, nous pouvons affirmer
que l’UDDM est une institution de référence au Niger en matière de formation scientifique de
cadres pour la modernisation et le développement du pays.
 Page 16 sur 36

CHAPITRE 2 : GENERALITE SUR LE TRAITEMENT DES DOSSIERS

DES ETUDIANTS
Introduction
Le traitement des dossiers des étudiants est une méthode qui consiste à étudier les dossiers
d’étudiants durant tous les cursus universitaires. Ce chapitre va nous permettre de définir le
dossier, puis la composition et les différents types de dossiers avant de voir les différents
types de classements et enfin les étapes de traitement des dossiers des étudiants au sein du
service central de la scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.

2.3.1. Définition

« Un dossier est un ensemble de documents concernant un même sujet. La chemise ou

classeur qui renferme ces documents est également appelée dossier. Le mot dossier désigne
donc en même temps le contenu et le contenant ».6

2.3.2. La composition de dossier des étudiants

Le dossier d’inscription dont la composition est déclinée ci-dessous est recevable au Service
Central de la scolarité de l’UDDM. Le dossier comprend les pièces suivantes :

 une demande manuscrite adressée à Monsieur le Recteur de l’Université Dan Dicko

Dankoulodo de Maradi en précisant la section ;
 un extrait d’acte de naissance ou du jugement supplétif en tenant lieu ;
 une copie légalisée de l’attestation provisoire de succès au baccalauréat ;
 une copie légalisée du relevé de notes obtenues au baccalauréat ;
 un certificat de nationalité ;
 deux(2) photos d’identité ;
 un certificat médical (visite ou contre visite) datant d’au moins trois (3) mois.

NB :

1. Les bacheliers boursiers nationaux, candidats à l’inscription à l’IUT doivent être âges de
22 ans au pus et 23 ans au plus pour ceux des lycées privés et candidats libres.
2. Les bacheliers, candidats à l’inscription à la Faculté des Sciences de la santé doivent être
âgés de 20 ans au plus.
3. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
6
Cours de NAHANZALE, I. (2017).Gestion de l’information/UZ/IUT/AD2
 Page 17 sur 36

3.3. Les différents types des dossiers des étudiants

Au service central de la scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi, nous

avons utilisé deux types des dossiers des étudiants :

3.3.1. Les dossiers électroniques

Ce sont des dossiers qui comportent des renseignements sur l’étudiant ; son nom et prénom,
sa date et lieu de naissance, sa nationalité et son diplôme obtenu.

Ces types des dossiers sont enregistrés dans l’ordinateur sur Excel.

3.3.2. Les dossiers physiques

Ce sont des dossiers qui comportent des renseignements sur l’étudiant ; son nom et prénom,
sa date et lieu de naissance, sa nationalité, son diplôme obtenu.
Ces types des dossiers sont classés dans des chemises.

3.4. Les différentes étapes de traitement des dossiers des étudiants

Les différentes étapes de traitement des dossiers des étudiants de l’Université Dan Dicko
Dankoulodo de Maradi sont entre autres :
3.4.1. La réception des dossiers des étudiants

Le service procède d’abord à la préparation d’un communiqué qui est diffusé peu après la fin
des examens du Baccalauréat avec une date d’ouverture et de clôture du dépôt des dossiers
qui dure entre vingt (20) à trente (30) jours. A l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi,
la réception des dossiers se fait au service central de la scolarité tout en respectant les critères.
Mais du côté de l’Institut, chaque étudiant a l’obligation de donner les frais de 3000 F CFA
pour le dépôt du dossier contre un reçu.
3.4.2. Le classement des dossiers des étudiants

Après la réception, les dossiers sont classés par filière. Le classement consiste à ranger les
dossiers dans un classeur conformément à l’ordre de classement établi de façon à retrouver
facilement l’information recherchée. Au service central de la scolarité de l’université Dan
Dicko Dankolodo de Maradi, il y’a trois (3) différents types de classement des dossiers des
 Page 18 sur 36

étudiants à savoir : le classement physique, électronique et le classement des dossiers avant

l’inscription.

 Le classement physique
C’est un classement des dossiers physiques regroupés par lot de cinquante (50) dossiers dans
les boites d’archives elles-mêmes numérotées et classées dans les armoires.

Le service central de la scolarité de l’université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi utilise le

classement numérique pour classer les dossiers et documents dans les armoires. Chaque
dossier est classé par un numéro d’ordre. Le choix de classement défend non seulement de
l’archiviste à classer et de l’institution.

 Le classement électronique
De nos jours la technologie joue un rôle très important dans les services. En effet, elle nous
permet de classer et d’enregistrer les dossiers des étudiants dans un ordinateur avec le logiciel
Excel. Ce classement nous permet aussi d’enregistrer les noms des étudiants avant même de
faire la présélection pour retrouver facilement le dossier.

 Classement des dossiers avant l’inscription

Le service central de la scolarité est basé surtout sur la question des dossiers d’inscriptions.
Au service central de la scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi, notre
classement est basé sur les dossiers d’inscription. Ce classement se fait par département puis
nous attribuons le numéro de carte tout en respectant le processus de sélection. L’attribution
du numéro de carte s’effectue pendant la période d’inscription et cette fois-ci non pas par
département mais par ordre d’arrivée.

Enfin, après avoir fait la réception et les classements des dossiers des étudiants, ces dossiers
reçus seront envoyés aux différentes facultés auprès de Doyen et au Directeur pour ceux qui
ont déposé leurs dossiers à l’IUT.
3.4.3. La présélection

C’est une méthode qui consiste à sélectionner les dossiers selon les critères. C’est en ce sens
que l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi sélectionne les dossiers des bacheliers
dans des facultés auprès de Doyen et à l’IUT au niveau du Directeur. Une fois les dossiers
sélectionnés, ils sont envoyés au service de la scolarité centrale accompagnés des listes des
 Page 19 sur 36

étudiants retenus par filières et du délai d’inscription. Tous les dossiers sont archivés dans des
ordinateurs et armoires. Les étudiants sont invités à confirmer leur inscription dans ledit délai.

3.4.4. L’inscription des étudiants retenus

A l’arrivée de chaque étudiant pour l’inscription, les agents du service inscrivent son nom
dans le registre et lui remettent la chemise du dossier et la fiche de cursus pour. Une fois cette
opération est terminée l’étudiant verse les frais d’inscription contre une quittance. Les anciens
remplissent seulement la ligne annuelle sur la fiche en fonction de leurs résultats qui sont
vérifiés sur les P.V de délibération sur la présentation de leur carte. Les dossiers sont ensuite
classés par ordre de numéro d’inscription et regroupés par lot de cinquante dans les boites
d’archives elles-mêmes numérotées et classées dans les armoires.

3.4.5. L’enregistrement des noms et l’édition des cartes d’étudiants  et leur

délivrance.

L’opération d’enregistrement se fait sur Excel et celle d’édition des cartes sur Microsoft
Publisher en lien avec le fichier Excel et le dossier des photos. Les informations ressorties sur
la carte d’étudiant sont :
 le logo de l’université ;
 le nom et l’adresse de l’université ;
 le titre et le numéro de la carte qui est en même temps le numéro d’inscription porté
sur le dossier ;
 la signature et le cachet du chef de service ;
 nom, prénom, date, lieu de naissance et la nationalité de l’étudiant ;
 la faculté ou l’institut, la filière ou la section et le niveau de l’étudiant ;
 la photo scannée de l’étudiant enregistré sous le numéro d’inscription ;
 l’année académique.

3.4.6. La délivrance du certificat d’inscription

Pour un besoin de constitution d’un quelconque dossier, un certificat d’inscription peut être
délivré à un étudiant à sa demande sur la présentation de sa carte ou de son reçu des frais
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d’inscription. Le certificat est établi et soumis à la signature du chef du service après la

vérification. Le certificat est établi manuellement sur Word et le service de la scolarité
attribue progressivement un numéro par année.

3.5. Les matériels utilisés pour le traitement des dossiers des étudiants

Pour assurer ou accorder une importance meilleure des dossiers, les services centraux de
scolarité doivent faire recours aux matériels nécessaires. C’est en ce sens que l’université Dan
Dicko Dankoulodo de Maradi utilise des matériels suffisants et modernes pour bien traiter les
dossiers des étudiants. Ces matériels sont entre autres :

3.5.1. L’agrafeuse et le trombone

L’agrafeuse est un petit outil de bureau dans lequel sont posés des agrafes métalliques et dont
l’utilité est d’assembler les feuilles ou les dossiers non volumineux pour ne pas être perdus.
Quant à le trombone est une attache de bureau formée d’un fil de fer ou de plastique replié sur
lui-même en deux bouches, servant à maintenir et réunir des feuilles de papiers. Nous
utilisons généralement le trombone pour les documents volumineux et l’agrafeuse pour ceux
qui ne sont pas.

3.5.2. La chemise

C’est une feuille de papier qui renferme et qui couvre d’autres papiers. Ces couvertures
protègent les documents et facilitent leur rangement. Le service central de la scolarité de
l’université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi utilise les chemises pour les documents non
volumineux comme les dossiers d’inscription et les chemises légers sont utilisés pour la
conservation des demandes et des relevés de notes…etc.

3.5.3. Le parapheur

Le parapheur est un classeur volumineux à feuilles épaisses sur lequel on agrafe les
documents à l’aide d’un trombone. Il est constitué de feuilles de buvards reliés dans un
dossier cartonné muni d’un ou plusieurs perforations centrales qui permettent de vérifier
qu’un document ne reste au moment de l’expédition. Il est utilisé pour envoyer et recevoir les
documents non volumineux au Rectorat.
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3.5.4. La boîte d’archive

Ce sont des boîtes qui conservent les dossiers d’inscription de tous les étudiants inscrits. Elles
sont numérotées et chaque boîte contient cinquante (50) dossiers numérotés de 00 à 50. Les
numérotations permettent à l’archiviste de chercher le dossier le plus rapidement possible en
cas de réinscription ou réclamation.

3.5.5. Les armoires

C’est un outil efficace pour la conservation des dossiers. Le service central de la scolarité de
l’Université Dan Dicko Dankoulodo dispose quatre (4) armoires pour la sécurité des dossiers
des étudiants. Ces armoires contiennent des boîtes d’archives, elles aussi classées par lot de
cinquante (50) dossiers.

Conclusion
Il est reconnu que le Service Central de la Scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de
Maradi est un des services clés dans la gestion des établissements d’enseignement en général
et le traitement des dossiers étudiants en particulier.
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CHAPITRE 3 : LES ACTIVITES MENEES, CONSTATS ET

SUGGESTIONS
Introduction
Le stage nous permet d’acquérir et approfondir nos connaissances professionnelles. C’est en
ce sens que nous avons effectué notre stage à l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi
au sein de service central de la scolarité. Dans ce service nous avons réalisé des nombreuses
activités. Cela va nous permettre en effet, de faire des constats afin d’apporter des suggestions
pertinentes pour l’amélioration de service central de la scolarité.
3.1. Les activités menées

Les activités effectuées au service central de la scolarité de l’Université Dan Dicko

Dankoulodo de Maradi sont entre autres :

3.1.1. La saisie

La saisie est une activité qui consiste à saisir un texte dans un ordinateur et enregistrer sous
forme de fichier dans un support qui peut être le disque local, la clé USB, etc…Le logiciel
Excel est utilisé pour saisir les noms des étudiants. Durant notre stage nous avions saisie des
dossiers des étudiants.
3.1.2. La photocopie

Aujourd’hui, l’utilisation de la photocopieuse joue un rôle très important surtout dans les
services centraux de la scolarité. C’est en ce sens que le Service Central de la Scolarité de
l’Université Dan Dicko Dankolodo l’utilise afin de photocopier les documents voir même
imprimer certains fichiers électroniques.
3.1.3. La réception des dossiers

Cette activité nous a permis de faire la réception des dossiers durant 20 à 30 jours dans le
Service Central de la Scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.
3.1.4. Enregistrement des dossiers
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L’enregistrement des dossiers des étudiants se fait avec logiciel Excel dans un ordinateur de
bureau. Dans chaque dossier nous avons enregistré le nom, le prénom, la date et le lieu de
naissance, situation matrimoniale, la nationalité, diplôme entrée, lieu d’obtention, sexe,
adresse, année, pays et filière.

3.1.5. Le classement des dossiers

« Le classement c’est ce qui nous permet de chercher le dossier rapidement. Il permet à
l’entreprise de gagner beaucoup de temps. Et un bon classement doit être :

 accessible : le classement est basé sur une méthode, les dossiers sont bien identifiés,
 à jour : la corbeille « classement en attente » est vide,
 exhaustif : il n’existe pas de document classé qu’on ne troupe plus,
 épuré : il n’existe pas de doublon de document dans le classement. Les
documentalistes disent un classement « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a
rien à faire dans le classement ».7

Les relevés des notes, les différents diplômes comme DUT, la Licence, Master et Doctorat
ainsi que les documents administratifs (les documents qui servent de support aux ordres,
décisions, prescriptions, recommandations et aux explications : une autorité s’adresse à ses
subordonnés pour forcer les cadres et les modalités de leurs tâches).

Les dossiers bien classés sont faciles à être retrouvés.

3.1.6. La recherche des dossiers

L’attribution du numéro de carte qui s’effectue pendant la période d’inscription nous permet
de chercher le dossier de l’étudiant à travers son numéro d’inscription.

Pour le Service Central de la Scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi,

chaque dossier à un numéro d’ordre.

3.1.7. L’affichage

C’est un processus par lequel une autorité passe une information au sein d’une entreprise.
Dans le Service Central de la Scolarité de l’UDDM, nous recevons de documents
d’injonctions provenant du rectorat (circulaire) et les P.V des notes, des emplois de temps
provenant des différentes facultés. Encore toute autre information à l’intention des étudiants

7
Extrait cours de NAHANZALE. I. de gestion de l’information 2 ème années/UZ/IUT/AD.
 Page 24 sur 36

doit passer par le Service Central de la Scolarité avant de passer voie d’affichage, la tâche qui
nous a été toujours confiée.

3.1.8. La conservation des dossiers

La conservation est un travail qui nous permet de bien conserver les dossiers dans les
armoires. Une bonne conservation mérite une attention particulière, mais beaucoup des
services négligent cette conservation. Une mauvaise conservation des dossiers est une perte
pour l’entreprise et peut engendrer un dysfonctionnement de celle-ci. C’est en ce sens que
nous avons utilisé archivages physiques dans le service central de la scolarité de l’Université
Dan Dicko Dankoulodo de Maradi.

Les archivages physiques sont faits dans des armoires après avoir placé les dossiers les
chemises, puis dans les cartons en lots de cinquante (50) dossiers (boite d’archivage).

3.2. Constats et suggestions

Pendant notre stage nous avions constaté de manquement au niveau du service central de la
scolarité. Cela nous a permis d’apporter notre contribution pour sa bonne marche.

3.2.1. Constats

Les difficultés majeures rencontrées au niveau du service central de la scolarité durant notre
stage sont principalement dues au :

 l’absence de la connexion internet ;

 le manque d’entretien des matériels de travail tels que des ordinateurs, les
machines photocopieuses, les imprimantes : ce qui entrave la qualité de travail au
service central de la scolarité;
 les téléphones standards non fonctionnels pour faciliter les informations depuis le
bureau ;
 nous avons constaté qu’il n’y a pas un réseau proprement pour le service central de
la scolarité et ce service est tés loin du réseau l’institution ;
 les manœuvres n’exécutent pas leurs travaux, du fait que parfois durant notre
stage, nous essuyons notre bureau  et chaise;
 manque d’entretien d’archivages des documents;
 l’insuffisance des armoires pour la conservation des dossiers ;
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 manque du personnel suffisant, des locaux appropriés (avec des guichets) et

magasin.

En effet, cela engendre une lenteur dans l’exécution des tâches notamment pendant la période
d’inscription et envahissement du bureau pendant les inscriptions à cause du manque des
guichets.

.2.2. Suggestions

Pour un bon traitement des dossiers des étudiants et l’amélioration des conditions de travail,
l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi doit procéder d’abord :

 au recrutement des agents de la scolarité compétents au niveau de chaque faculté ;

 entretenir bien les matériels de travail tels que les ordinateurs, les machines
photocopieuses, les imprimantes ;

 rétablir les téléphones standards pour faciliter la communication ;

 il est nécessaire d’élargir le rayon de réception du réseau Internet du bloc

administratif pour permettre à la scolarité de se connecter sans problème ;

 veiller à ce que les manœuvres exécutent leurs tâches comme il le faut ;

 s’assagissant d’archivage des documents, il faut stocker les documents

électroniques dans plusieurs supports (internet, clé USB, Disque dur…) et installer
des antivirus dans chaque ordinateur ;
 un comptable qui sera chargé des recouvrements des différents frais ;
 il faut aussi des locaux adaptés au service de la scolarité notamment des salles
avec des guichets, magasins et de dotation en équipement de protection des
appareils ;
 augmenter le nombre des armoires permettant de conserver les dossiers ;
 créer un logiciel de conservation des dossiers électroniques ;
 les agents actuellement en service ont aussi besoin de renforcement des capacités
due à un nouveau système de L.M.D (Licence Master Doctorat) incluant la
possibilité d’inscription en ligne sur un site Web propre à l’Université de Maradi.

NB : Il est donc nécessaire de le doter des moyens suffisants pour sa bonne marche.
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Conclusion
Pendant notre stage au service central de la scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de
Maradi, nous avions eu à mettre en pratique notre connaissance théorique apprise dans le
monde professionnel de l’IUT/UZ afin d’acquérir une certaine compétence en matière
administrative. En outre, nous avions apporté notre contribution et des suggestions ont été
faites pour y remédier aux constats et divers problèmes auxquels le service central de la
scolarité fait face.
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CONCLUSION GENERALE
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L’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi est une grande institution Dans ce travail,
nous avons dans un premier temps, présenté l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi
ce qui a servi le premier chapitre. Ensuite notre démarche consiste d’analyser le processus de
traitement des dossiers des étudiants ce qui représentait le deuxième chapitre et dans le
troisième chapitre activités menées, constats et suggestions.

Au terme de ce rapport de fin du cycle nous retiendrons que notre séjour au service central de
la scolarité de l’Université Dan Dicko Dankoulodo de Maradi nous a toujours été très
bénéfique sur plusieurs plans. En effet, ce stage de deux mois nous a permis de toucher à
toutes les manières du cycle DUT notamment la gestion de l’information. Nous avions
également acquis des connaissances d’une part et d’autre part la maitrise de certains outils de
travail qui participent à notre intégration dans la vie professionnelle.

En bref, ce stage nous a été bénéfique et enrichissant, il nous a permis : d’appréhender toutes
les difficultés liées aux études de façon générale mais également aux processus de traitements
des dossiers des étudiants en particulier, d’approfondir de nouvelles connaissances dans le
traitement des dossiers des étudiants, de faire le lien entre les compétences théoriques
acquises et les exigences de la vie professionnelle.

Nous espérons que les suggestions que nous avions faites pourront aider à pallier toutes les
difficultés de traitement des dossiers des étudiants. Ensuite ces suggestions contribueront à
l’amélioration et performance de Service Central de la Scolarité de l’Université Dan Dicko
Dankoulodo de Maradi.
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BIBLIOGRAPHIE
 Page 30 sur 36

Ouvrage :

OD. Agent aux dossiers étudiants-02BU040, consulté 10/12/2018 à Zinder.

SALEY MOHAMED, N. (2017). Présentation des activités de service central de la

scolarité : Université : Maradi/Niger.

SALEY MOHAMED, N. (2018).Présentation de la scolarité et passation de S.G en juin :

Université : Maradi/Niger.

Rapports :

ABDOUL AZIZ, B.B. (2016).la gestion des archives d’une institution publique : rapport de
stage DUT/UZ/IUT/AD2.

M. ITAMBI SEBASTIEN R. (2012-2013) le traitement des dossiers d’assurance vieillesse en

démarche qualité : cas de l’agence Prévoyance sociale (Plateau).

ELH SANOUSSI ADAMOU Haouaou. (2016) procédure de traitement et de conservation

des dossiers : cas du Gouvernorat (Zinder).

Cours :

M. NAHAZALE. I (2017) Cours de gestion de l’information, UZ/IUT/AD2.

Sites web:

WWW.unice.fr/Université consulté le 13 octobre 2018.

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ANNEXES
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FIGURE N°1: organigramme

Source: guide de présentation de l’université Dandicko Dankolodo de Maradi

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Titre : tableau n°1 : Evolution des effectifs des étudiants

Années 08-09 09-10 10-11 11-12 12-13 13-14 14-15 15-16 16-17 17-18

IUT 31 89 119 116 134 147 223 229 281 428

FST 40 421 791 1207 1544 2084 2536 3093

FASE 126 228 434 582 730 886 520

FSS 196 282 322 584

TOTAL 31 89 159 663 1153 1801 2545 3325 4025 4625

Source : Guide de pratique de la présentation de service central de la scolarité de l’UDDM.

Titre : tableau n°2 : les personnels

Titre Rectorat IUT FST FASE FSS Total

EC 2 28 19 9 58

ET 22 22

PAT 34 23 27 7 6 97

Total 36 45 55 26 15 177

Source : Guide de pratique de la présentation de service central de la scolarité de l’UDDM.

Rectorat IUT FST FASE FSS Total

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Rectorat/faculté/IU
- 8 10 - - 18
T

Nombre
d'amphithéâtre - 1 - - - 1

Nombre de
Labo/Atelier - 5 4 - - 9

Nombre de salles
informatiques - 2 1 - - 3

Nombre de blocs
administratifs - 1 - - - 1

Nombre de
bibliothèques - 1 1 - - 2

Nombre de latrines
utilisées - 10 3 - 13

Titre : tableau N°3 : les infrastructures académiques

Source : guide de pratique de la présentation de service central de la scolarité de l’UDDM.