PG01

Código: FV-PG-01
PROCEDIMIENTO: Revisión: 7
CONSTRUCTORA FV DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha: Diciembre.09
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da
la
ro
PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FV - PG - 01
nt
co
no
ia
op
Elaboró: Revisó: Aprobó:

C
Yasna Iglesias Q. Esteban Ugarte T. Lionel Real F.

ENCARGADO DE CALIDAD OFICINA CENTRAL GERENTE DE OPERACIONES GERENTE TECNICO
Firma Firma Firma
Fecha: Diciembre 2009 Fecha: Diciembre de 2009 Fecha: Diciembre de 2009
PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

Código: FV-PG-01
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INDICE
TÍTULO PÁGINA
1. OBJETIVO .....................................................................................................................3
2. ALCANCE ......................................................................................................................3
da
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...................................................................................3
4. DEFINICIONES .............................................................................................................4
la
5. DESARROLLO ...............................................................................................................4
ro
5.1. Documentos .............................................................................................................. 4
5.2. Registros................................................................................................................... 8
5.3.
5.4. nt
Control de documentos y registros .............................................................................. 9
Modificación de documentos y registros .....................................................................10

co
6. RESPONSABILIDADES................................................................................................10
7. REGISTROS ................................................................................................................12
8. ANEXOS ......................................................................................................................12
no
ia
op
C

Código: FV-PG-01
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1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es establecer y mantener los controles necesarios para
asegurar que todos los documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad de
Constructora FV, sean adecuadamente identificados, revisados y aprobados por el personal
da
autorizado antes de su emisión; para luego ser distribuidos, utilizados, conservados y actualizados,
previniendo el uso de documentos obsoletos.
Asimismo, el control debe asegurar, que:
la
• Los documentos y su emisión correcta estén disponibles en todo lugar pertinente.
Los documentos obsoletos sean removidos rápidamente de los lugares de uso o emisión.
ro
•
Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por el Sistema de
Gestión de Calidad sean adecuadamente mantenidos para demostrar la conformidad de los trabajos
nt
con los requisitos, que sean identificables y fácilmente recuperables.
co
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del Sistema de Gestión de Calidad:
• Manual de Calidad
no
• Procedimientos generales
• Planes de la calidad
• Procedimientos específicos
ia
• Documentos externos (Normas aplicables, Especificaciones, Planos)
Otros documentos que contengan información del producto y requieran de control.

op
También aplica a los registros que se generan como consecuencia de la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad.
C
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Norma ISO 9000:2005, 9001:2008.
• Manual de Calidad de Constructora FV.

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4. DEFINICIONES
Las aplicables de la norma ISO 9000:2005.
5. DESARROLLO
da
5.1. DOCUMENTOS
5.1.1. Tipología de documentos
Se distinguen dos tipos de documentos en el Sistema de Gestión de Calidad de Constructora
la
FV:
a. Documentos internos:
ro
• Manual de Calidad
Procedimientos Generales
•
• Planes de Calidad (PAC)

nt
co
• Procedimientos Específicos
b. Documentos externos:
• Normas técnicas y legales aplicables: Manual de Carreteras (9 volúmenes), Norma Chilena

no
Oficial (Nch), Reglamento para Contratos de Obras Públicas (R.C.O.P.), Reglamento para
Contratos de Ejecución de Obras de Edificación y Urbanización (SERVIU), Manual de
Inspección Técnica de Obras (SERVIU) y otros.
• Planos
ia
• Especificaciones
Otros documentos que contengan información relevante del producto.

op
5.1.2. Identificación de Documentos Internos
Los documentos internos se identifican en el encabezado de página a través de su:

C
a. Código: Conformado de la siguiente forma:
Documento Código
Manual de Calidad FV-MC
Procedimientos Generales FV-PG-XX
Planes de Calidad YYY- PC- XX
Procedimientos Específicos YYY -PE-XX
Dónde:
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YYY: sigla que identifica a la obra

XX: número correlativo de dicho documento.
b. Revisión: versión del documento partiendo desde 1.
c. Fecha: fecha en la que se elaboró el documento.
da
d. Página: número de la página que corresponde del total de páginas, incorporado en el
encabezado de página.
5.1.3. Elaboración, revisión y aprobación
la
Cada documento es elaborado, revisado, aprobado y conservado de acuerdo a la tabla de
responsabilidades del Anexo 1. En la portada de cada documento se registrará el nombre, fecha y
ro
firma de la persona que elaboró, revisó y aprobó el documento.
Los procedimientos generales se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura:
•
Objetivo
Alcance nt
co
• Referencias
• Definiciones
• Desarrollo
no
• Responsabilidades
• Registros
Anexos
ia
Los PAC se elaboran, revisan, aprueban e implementan de acuerdo a lo establecido en el

Procedimiento General FV-PG-04 “Planes de Calidad”.
op
5.1.4. Conservación
Los documentos internos se mantienen en archivadores adecuadamente identificados, con objeto

C
de evitar su posible deterioro o pérdida y mantener disponible para consulta. Sólo pueden ser
recuperados por los responsables de su archivo.
Los lugares o locales destinados a archivo reúnen condiciones ambientales adecuadas con objeto
de que no se deterioren durante su período de vigencia.

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5.1.5. Documentos Externos
Normativa aplicable
La normativa y legislación aplicable son documentos externos generales para el rubro de la

construcción. La normativa se encuentra archivada en oficina central, y cuando se solicite será
también incorporada en los equipos computacionales de los Administradores de Contratos. Su
da
control se realiza mediante el listado de documentos vigentes. Los cambios serán identificados a
través del Diario Oficial, de la Cámara Chilena de la Construcción, de los mandantes (MOP, SERVIU,
Municipalidades, Mineras) y proveedores.
la
El Gerente Técnico de Constructora FV, se encuentra actualizando permanentemente los cambios
en la normativa aplicable, lo que comunica al Encargado de Calidad de oficina central para que
ro
actualice y distribuya los documentos correspondientes, tanto a oficina central como a las
respectivas obras. La responsabilidad de actualizar el listado de documentos vigentes en oficina
central, recae en el Encargado de Calidad.
nt
La identificación de los requisitos normativos aplicables a obras, se realiza de la siguiente manera:
co
• Una vez adjudicada la obra, el Administrador de Obra procede a identificar la normativa
vigente y aplicable al Contrato, en función del tipo de mandante, de obra y de su ubicación.
• El Encargado de calidad de obra correspondiente, procede a realizar un listado de toda la

normativa vigente y aplicable a la obra en particular, incluyéndola en el PAC. En el caso que
no
dicha normativa se exija, pero no se ocupe con frecuencia, se solicitará a la oficina central
con la debida anticipación dichos documentos cuando sea necesario.
Cuando hay un cambio en la normativa, se actualiza el documento vigente y se distribuye a las

ia
obras, donde se procede a actualizar la información del PAC de dicha obra.
Planos
op
Los planos son documentos externos específicos para una obra. El control de los planos de una
obra se realiza mediante el Listado de Documentos Vigentes aplicable a los planos que se incluye
en el PAC de cada obra. La distribución de los planos, así como su control es responsabilidad del
C
Administrador de Obra.
Cada plano es identificado de la siguiente forma:
• Obra a la que pertenece
• Número de plano
• Denominación de plano
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• Fecha
• Revisión
Los planos son conservados en su versión vigente por el Administrador de Obra, y estarán ubicados
en las oficinas Técnicas y/o de Topografía. Cuando un plano sufre modificaciones y son registradas
a mano, se registran sobre el original o la copia que esté bajo control del Administrador de Obra,
da
manteniéndolo como referencia hasta que se actualice su versión.
Si la modificación se realiza a través de una solicitud de modificación o definición de proyecto, se

reemplaza el plano y en el registro correspondiente se identifica el plano al que afecta la
la
modificación.
Especificaciones Técnicas
ro
Las especificaciones técnicas son documentos externos específicos para una obra. El control y
distribución de las especificaciones técnicas de cada obra es, también responsabilidad del
Administrador de Obra.
nt
Dicho control y distribución se realiza de forma análoga a los planos, incluyéndolos en el Listado de
co
Documentos Vigentes e identificando:
• Obra a la que pertenecen
• Identificación de la especificación
no
• Nombre de la especificación
• Revisión
• Fecha
ia
Las especificaciones técnicas son conservadas en su versión vigente por el Administrador de Obra
en su oficina y/o en la oficina técnica. El mecanismo para controlar los cambios en las
op
especificaciones es análogo al de los planos.
5.1.6. Distribución de documentos

C
El responsable del archivo y distribución de cada documento debe:
• Enviar copias claras y legibles a quienes figuren en el Listado de Documentos Vigentes (02
Listado de Documentos Vigentes). Estas copias deben contar con la firma del responsable de
distribución en la portada del documento.
• Dejar registro de la entrega de las versiones vigentes.

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• Archivar los originales.
• Asegurarse que se estampe el sello “NULO” cuando un documento quede obsoleto y se

necesite guardar una copia.
• Redistribuye la nueva versión del documento, si corresponde.
Cuando un documento queda NULO es responsabilidad de cada persona destruir el documento
da
obsoleto.
5.1.7. Archivo de documentos
la
Los originales de los documentos controlados son mantenidos por los responsables de su archivo de
acuerdo a la tabla de responsabilidades del Anexo 1.
ro
Del archivo no salen documentos correspondientes a originales que se encuentran vigentes, sólo
están disponibles para consulta en el lugar y para emisión de una copia adecuadamente
identificada de acuerdo a las disposiciones del presente procedimiento.
5.2. REGISTROS nt
co
5.2.1. Tipología de registros
Se distinguen dos tipos de registros en el Sistema de Gestión de Calidad de Constructora FV:
a. Generales del Sistema de Gestión de Calidad: que se aplican en toda la empresa.

no
b. Específicos de una obra: que se aplican a una obra específica.
5.2.2. Identificación
Los registros se identifican de acuerdo al siguiente código:

ia
Registro Código
op
General del Sistema de Gestión de Calidad XX/R
Específicos de una obra YYY-XX/R

C
Dónde:
XX número correlativo de dicho documento.
YYY identifica a la obra a la que se aplica dicho documento.
R revisión del registro.

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5.2.3. Elaboración
Cada formato de registro es elaborado con el documento que lo rige. Los registros son claros,
legibles y están identificados con el producto o actividad a que se refieren, además de identificar la
revisión, si es que se considera necesario. Asimismo, incorporan información relativa a la fecha de
realización de tales actividades y a la identificación de las personas implicadas en su generación.
da
5.2.4. Conservación
Una vez completados, los registros se conservan en archivadores adecuadamente identificados con
objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden ser recuperados por los responsables
la
de su archivo. Los registros deben ser impresos o completados con lápiz de pasta o tinta. No son
considerados como registros válidos las copias en fax.
ro
Los lugares o locales destinados a archivo de registros reúnen condiciones ambientales adecuadas
a las características de los registros, con objeto que no se deterioren durante su período de
conservación.
nt
Los registros que demuestran la conformidad de los trabajos y procesos con los requisitos, son
co
conservados en condiciones que permitan su adecuada mantención y permitan su fácil
recuperabilidad, mantenidos en el tiempo de acuerdo a lo indicado en el Listado de Registros
Vigentes (03 Listado de Registros Vigentes).
El tiempo de conservación de los archivos dependerá de la naturaleza de éstos y de su importancia

no
en el ámbito contractual con el cliente. Las fichas de laboratorio permanecerán siempre en poder
de la empresa y los registros de no conformidades, por el contrario, se pueden desechar una vez
terminado el contrato y emitido el informe resumen de no conformidades de la obra
correspondiente.
ia
En el caso que se establezca, por contrato, un período de conservación diferente para cualquiera de
ellos, éstos se mantienen a disposición del cliente durante el período de tiempo estipulado.
op
Asimismo, si el cliente establece por contrato la entrega de alguno de los registros, se le hará lo
solicitado y se registrará en un acta de entrega.
C
Una vez terminado los plazos de conservación establecidos los registros serán destruidos.
5.3. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
El Encargado de calidad de oficina central o Encargado de Calidad en Obra, según corresponda,

realiza y mantiene vigente un Listado de Documentos Vigentes para que sean controlados (02
Listado de Documentos Vigentes). En este listado se registra entre otras características el código o

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Nº, nombre del documento (procedimientos generales, normativa aplicable, planos, etc.), revisión,
distribución, almacenamiento o ubicación de cada documento. También mantiene un Listado de
Registros Vigentes que son aplicables a toda la organización (03 Listado de Registros Vigentes). El
Listado de Registros Vigentes contiene el nombre del registro, código y la revisión en que se
encuentra su formato, si corresponde, documento relacionado a cada uno, responsable de archivo y
da
quien lo completa y período de conservación.
5.4. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Las modificaciones a los documentos deberán ser efectuadas por las personas que los elaboraron o
la
en su defecto, a quienes estén autorizados para cumplir sus funciones. Una vez modificados son
revisados y aprobados por quienes corresponda de acuerdo a la tabla del Anexo 1. En caso que se
ro
mantengan las versiones obsoletas de los documentos, éstos deben ser identificados mediante el
sello “NULO”.
nt
Al modificar un documento se identifican los cambios con una línea vertical al lado derecho del
texto afectado y se incrementa en uno el número de revisión.
co
Toda modificación que se realice en un documento o registro da origen a una nueva revisión,
aprobación y distribución.
Las modificaciones a los registros en cuanto a su formato, deberán ser efectuadas por las personas
no
que los elaboraron o, en su defecto, a quienes estén autorizados para cumplir sus funciones. Una
vez modificados son revisados y aprobados por quienes corresponda.
Cuando sean modificados documentos y los formatos de registros que son aplicables a toda la
organización, el Encargado de Calidad de Oficina Central debe comunicar estos cambios
ia
formalmente a los involucrados, recalcando que el contenido de estos documentos y formatos de

registros sólo pueden ser modificados desde oficina central, no por los usuarios. Además debe
op
enviar a las obras y/o áreas afectadas los formatos de registros en digital para que los utilicen,
asegurándose que sean recibidos adecuadamente, comprendidos y realizando seguimiento
necesario para asegurar que sean aplicados correctamente.
C
6. RESPONSABILIDADES
En el Anexo 1 se encuentra una tabla donde están definidas las responsabilidades respecto a la
elaboración, revisión, aprobación, distribución y archivo de los documentos del Sistema de Gestión
de Calidad de Constructora FV.
Además, el presente procedimiento define las siguientes responsabilidades:

Código: FV-PG-01
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Gerente Técnico:
• Identificar las nuevas versiones de normativas y legislación aplicable a las actividades de

Constructora FV y comunicarlas al Encargado de Calidad de oficina central para su
distribución.
Gerente de Operaciones:
da
• Supervisar la aplicabilidad del PAC en las obras, con respecto a los documentos
involucrados.
la
Administradores de obra:
• Identificar, dentro del Listado de Documentos Vigentes que contiene la normativa, los
ro
documentos aplicables a su obra en particular.
• Conservar y distribuir planos y especificaciones técnicas de la obra.
piden. nt
Identificar responsabilidades respecto de los registros, su formato y la información que
co
• Asegurar que en los registros de calidad queden reflejadas las actividades realizadas o
resultados obtenidos en la ejecución de las obras.
Encargado de Calidad de oficina central:

no
• Elaborar y actualizar el Listado de Documentos Vigentes del sistema de gestión de calidad

aplicables a toda la Empresa.
• Identificar responsabilidades respecto de los registros, su formato y la información que

piden.
ia
• Mantener y actualizar el listado de registros vigentes del sistema de gestión de calidad.

op
• Emitir los códigos de los documentos y registros del sistema de gestión de calidad
aplicables a toda la Empresa.
Encargado de Calidad de cada obra:

C
• Elaborar y actualizar el listado de documentos vigentes correspondiente a la obra a la que

está asignado.
• Mantener y actualizar el listado de registros vigentes aplicables a la obra.
• Emitir los códigos de los documentos y registros elaborados en la obra a la que está
asignado.
Código: FV-PG-01
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Capataces:
• Llenar los registros con la información oportuna y veraz, en relación a sus labores en la
obra.
Encargados de área:
da
• Llenar los registros con la información oportuna y veraz, en relación a sus labores en la
obra.
7. REGISTROS
la
02 Listado de Documentos Vigentes.
ro
03 Listado de Registros vigentes.
8. ANEXOS
nt
Anexo 1: Tabla de responsabilidades respecto a los documentos internos.
co
no
ia
op
C

Código: FV-PG-01
Página 13 de 13
ANEXO 1: TABLA DE RESPONSABILIDADES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS INTERNOS
DISTRIBUCIÓN Y
DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
ARCHIVO
Encargado de Encargado de
Manual de
Calidad de Gerente Técnico Gerente General Calidad de Oficina
Calidad
oficina central Central
Encargado de Encargado de
Procedimientos Gerente de
da
Calidad de Gerente Técnico Calidad de Oficina
Generales Operaciones
oficina central Central
Encargado de
Planes de Encargado de Administrador de Encargado de
Calidad de Oficina
Calidad Calidad de Obra Obra calidad de obra
Central
A quien designe
la
Procedimientos Encargado de Administrador de Encargado de
el Administrador
Específicos Calidad Obra Obra calidad de obra
de Obra.
ro
Notas:
Para aquellos casos en los cuales el PAC es exigido por bases administrativas, primará lo
•
nt
descrito en aquel documento para definir las responsabilidades.
co
no
ia
op
C

PG01

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Elaboró: Revisó: Aprobó:

Yasna Iglesias Q. Esteban Ugarte T. Lionel Real F.

Firma Firma Firma

Fecha: Diciembre 2009 Fecha: Diciembre de 2009 Fecha: Diciembre de 2009

PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

Modificación de documentos y registros .....................................................................10

PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

Asimismo, el control debe asegurar, que:

• Documentos externos (Normas aplicables, Especificaciones, Planos)

Otros documentos que contengan información del producto y requieran de control.

• Norma ISO 9000:2005, 9001:2008.

• Manual de Calidad de Constructora FV.

PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

Las aplicables de la norma ISO 9000:2005.

5.1.1. Tipología de documentos

Se distinguen dos tipos de documentos en el Sistema de Gestión de Calidad de Constructora

• Planes de Calidad (PAC)

• Normas técnicas y legales aplicables: Manual de Carreteras (9 volúmenes), Norma Chilena

Otros documentos que contengan información relevante del producto.

5.1.2. Identificación de Documentos Internos

Los documentos internos se identifican en el encabezado de página a través de su:

a. Código: Conformado de la siguiente forma:

YYY: sigla que identifica a la obra

c. Fecha: fecha en la que se elaboró el documento.

5.1.3. Elaboración, revisión y aprobación

Los procedimientos generales se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura:

Los PAC se elaboran, revisan, aprueban e implementan de acuerdo a lo establecido en el

Los documentos internos se mantienen en archivadores adecuadamente identificados, con objeto

PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

5.1.5. Documentos Externos

La normativa y legislación aplicable son documentos externos generales para el rubro de la

• El Encargado de calidad de obra correspondiente, procede a realizar un listado de toda la

Cuando hay un cambio en la normativa, se actualiza el documento vigente y se distribuye a las

obras, donde se procede a actualizar la información del PAC de dicha obra.

Cada plano es identificado de la siguiente forma:

• Obra a la que pertenece

Si la modificación se realiza a través de una solicitud de modificación o definición de proyecto, se

• Obra a la que pertenecen

especificaciones es análogo al de los planos.

5.1.6. Distribución de documentos

El responsable del archivo y distribución de cada documento debe:

• Dejar registro de la entrega de las versiones vigentes.

PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

• Archivar los originales.

• Asegurarse que se estampe el sello “NULO” cuando un documento quede obsoleto y se

• Redistribuye la nueva versión del documento, si corresponde.

Cuando un documento queda NULO es responsabilidad de cada persona destruir el documento

5.1.7. Archivo de documentos

Se distinguen dos tipos de registros en el Sistema de Gestión de Calidad de Constructora FV:

a. Generales del Sistema de Gestión de Calidad: que se aplican en toda la empresa.

b. Específicos de una obra: que se aplican a una obra específica.

Los registros se identifican de acuerdo al siguiente código:

General del Sistema de Gestión de Calidad XX/R

Específicos de una obra YYY-XX/R

XX número correlativo de dicho documento.

YYY identifica a la obra a la que se aplica dicho documento.

R revisión del registro.

PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

El tiempo de conservación de los archivos dependerá de la naturaleza de éstos y de su importancia

5.3. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

El Encargado de calidad de oficina central o Encargado de Calidad en Obra, según corresponda,

PG-01 Documentos y registros Rev7.doc

5.4. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS