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Savoir rédiger un rapport

Plus renseigné que la note de synthèse, plus personnel que le compte-rendu, le rapport est
avant tout un écrit qui doit présenter une réponse documentée et argumentée à une
question, accompagnée, le cas échéant, de solutions concrètes. C'est la raison pour laquelle il
demeure un exercice délicat. S'il existe une multitude de types de rapports, qui appellent,
chacun, des méthodologies particulières, certains conseils sont précieux dans tous les cas.

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Le rapport étant un document argumenté sur une question précise, des recherches préalables
sur le sujet s'imposent, à moins d'être soi-même expert en la matière. Ces recherches peuvent
être de deux sortes. Il peut s'agir de collecter l'information sur le terrain, au sein d'un service
par exemple, en s'appuyant sur des interviews, voire sur un questionnaire. Ces recherches
peuvent également passer par une prise de connaissance des écrits existants sur le sujet, écrits
publics mais aussi internes à l'entreprise.
Attention toutefois à ne pas perdre trop de temps. Ce processus peut être sans fin, aussi est-il
indispensable de délimiter le champ de ses recherches. Il faut rapidement repérer les experts
du sujet, les grands noms et les livres importants à ne pas manquer, sans s'éparpiller dans des
recherches trop exhaustives. Ainsi, utilisez Internet à bon escient et ne vous laissez pas noyer
sous une montagne d'informations qui deviennent vite inexploitables.

2 Utilisez vos recherches pour définir une problématique


Une fois vos informations collectées, vous devez les exploiter en définissant une
problématique précise. Il faut confronter les objectifs que vous ou votre commanditaire vous
étiez fixés au départ avec les freins apparus sur le terrain. De cette confrontation naît votre
problématique, angle d'attaque de votre sujet. L'objectif est de se recentrer sur ce qui pose
problème et sur ce qui exige des solutions. Cette étape peut être superflue si le sujet de votre
rapport est déjà suffisamment précis et problématisé.

3 Privilégiez la justification de vos conclusions


Dans un rapport, l'analyse des données est aussi importante que les résultats et les solutions
avancées. Ainsi, dans la construction de son rapport, mieux vaut commencer par les faits et
garder les conclusions pour la fin, sauf demande explicite du commanditaire. L'attention du
lecteur et la crédibilité du rédacteur sont en jeu.
Les destinataires du rapport peuvent être peu convaincus par des solutions qui ne leur sont pas
familières si celles-ci ne sont pas tout d'abord argumentées sérieusement."
4 Adaptez votre rapport à son lecteur
En rédigeant un rapport, il faut garder à l'esprit que l'on ne s'adresse pas de la même manière à
un collègue, directement concerné par le sujet du rapport, et au directeur général, dont le
temps est extrêmement compté. Le rapport doit donc être adapté à son lecteur : sa longueur
peut varier, le vocabulaire employé peut être plus ou moins technique et le choix des
exemples peut tenir compte des centres d'intérêt des destinataires. Il est parfois judicieux de
réaliser plusieurs versions d'un même rapport. Le transformer en note de synthèse est un bon
moyen de présenter les résultats à son directeur, si celui-ci dispose de très peu de temps.

5 Soignez la rédaction
Ce qui se conçoit bien s'écrit clairement. La forme de votre rapport ne doit jamais être
négligée. Privilégiez les phrases courtes en limitant le recours aux pronoms relatifs. Surveillez
le vocabulaire que vous employez pour éviter les anglicismes et les expressions dérivées du
langage oral. Les titres sont également importants. Bien soigner les articulations entre les
paragraphes est essentiel. Il ne faut pas faire l'économie des mots de liaison qui donnent du
sens et permettent au lecteur de ne pas commettre de contresens.
La construction du paragraphe doit également répondre à certaines règles : l' annonce de l'idée
principale vient en premier et doit être suivie par une ou plusieurs informations d'appui. Il
peut s'agir d'un exemple, d'un chiffre, d'un fait qui sert d'argument pour justifier l'idée
énoncée. Enfin, pour ceux qui sont sujets au syndrome de la page blanche, la présentation du
rapport sous forme de tableaux peut être une solution. Il faudra alors faire apparaître dans des
colonnes successives le point traité, les informations collectées ainsi que leur analyse, et enfin
les conclusions ou solutions apportées.
Rapport écrit

La Forme
• Informez vous dès le départ sur la norme :
o Nombre de pages, de caractères, de figures.

o Impression recto verso permises ? Figures possibles en recto vis à vis du texte ?

o Quelles polices de caractères pouvez vous utiliser ?

o Le document peut il être en couleur ?

o Quelles sont les sections (Introduction, Matériels et Méthodes...) et leurs tailles


respectives conseillées ?
o Comment présenter une éventuelle bibliographie ?

o Taille et contenu du résumé, des mots clés ?

o Langue ?

• Ce document doit avoir un sommaire.


o Le sommaire doit pouvoir tenir sur une page.

• Les pages doivent être numérotées.


• Si vous utilisez des abréviations, faites en la liste avec leur explication (idem pour les
symboles).
• Indiquez les logos des organisations (avec permission) sur la couverture, ainsi que vos
coordonnées.
• Utilisez les styles pour faire les titres et sous titres, cela permettra de faire ensuite un
sommaire automatique.
• Les titres doivent être courts mais informatifs ; ne faites pas de phrases ; les titres ne
doivent pas être des questions.
• Chaque titre (sous titre) doit être suivi d'un court paragraphe qui introduit en quelques
phrases le contenu de cette partie. Si la partie contient des sous titres, présenter
brièvement ce plan (en reprenant les sous titres exactement).
• Pensez à utiliser les mots en gras, pour mettre en évidence les notions importantes
traitées dans une partie.
• N'abusez jamais de la diversité des fontes (en général pas plus de deux fontes,
typiquement Times et Courier). Pas de couleur (sauf si demandé) car cela passe mal à
la photocopie.

Le fond.
Les parties les plus importantes sont : le résumé, l'introduction, la conclusion, la
bibliographie.
• Le résumé (une demi page en général) doit permettre de comprendre ce que contient
le document. Le résumé doit autant que possible éviter le jargon. Il doit pouvoir servir
à classer votre document dans une bibliothèque. Faites relire votre résumé par
quelqu'un d'autre (de votre promotion par exemple).
o Il faut passer plusieurs heures à rédiger et revoir ce résumé.

• Les mots clés sont très difficiles à bien choisir ; faites vous aider par votre responsable
de projet.
• L'introduction doit présenter de manière claire :
o La problématique du sujet traité.

 Ne pas oublier de citer les sources !


o Les moyens utilisés pour traiter le sujet.

o Une brève description des résultats obtenus.

• La présentation des résultats.


o Soyez clairs mais concis si possible.

o Les figures :

 Sont numérotées.
 Elles contiennent une courte légende qui doit permettre de comprendre
la figure sans le recours au texte.
 Toute figure doit être citée et commentée dans le texte (sinon elle prend
place dans une annexe).
 Si la figure n'est pas votre oeuvre :
 Citez en la source,
 Assurez vous que vous pouvez la reproduire.
• Les méthodes.
o Leur description doit permettre de reproduire vos résultats.

o Si la méthode est décrite, indiquer uniquement la référence, ne la décrivez pas !

o Faites attention à ne pas utiliser du jargon et à l'utilisation abusive du franglais.

• La conclusion.
o C'est votre oeuvre personnelle.

o Essayer de :

 Faire une synthèse de votre travail


 Etre critique sur vos résultats.
 Les présenter dans le cadre des autres travaux connus.
• La bibliographie.
o Normalement vous ne devez citer que des documents publiés dans des revues à
caractère scientifique.
o Les références sous forme de liens vers des pages web, sont plutôt à proscrire.

 Si vous référencez un tel document, vous devez :


 Vous assurer de sa permanence
 Vérifier les qualités de l'auteur
 Justifier votr choix.
o Utilisez Bibus pour bien organiser cette biblio et vous simplifier le travail.

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