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Procédure de communication, de

participation et de consultation
 

1.0 OBJECTIF:

Établir, mettre en œuvre et maintenir une procédure de communication, de participation


et de consultation concernant les aspects / dangers EHS et le système de gestion de
l'environnement, de la santé et de la sécurité au travail.

2.0 PORTÉE:

Cette procédure est applicable à la communication interne et externe et à la consultation


des parties intéressées pour les activités, processus, produits et services de XXX couverts
par le système de gestion de l'environnement, de la santé et de la sécurité au travail.

3.0 RESPONSABILITÉ:  Tel que défini dans le tableau ci-dessous.

4.0 DÉFINITION:

4.1 Communication: Il s'agit du processus d'interaction significative entre les


personnes d'une organisation et les parties intéressées externes liées au système de
gestion EHS.

5.0 PROCÉDURE:

5.1 La communication avec les agences internes et externes doit être effectuée afin de
garantir que:

1. Les fonctions internes à différents niveaux connaissent le système de gestion EHS,


y compris les aspects / dangers importants dans leur zone de travail.
2. La communication des parties intéressées est reçue, documentée et répondue aux
personnes concernées.
3. Les processus de communication avec les parties externes intéressées sur les
aspects / dangers environnementaux importants sont pris en compte.

5.2 Les décisions prises concernant les questions EHS concernées soulevées par l'une des
parties intéressées seront acheminées via EHS MR.

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5.3 Le tableau suivant montre les différentes méthodes par lesquelles la communication
interne et externe est établie et la responsabilité de celle-ci.

5.3.1 COMMUNICATION INTERNE

S.No. Sujet pour Personnel à être Resp. Pour la Mode de


communication
la communication Communiqué la communication

Prise de conscience
de l'objectif du Tous les Tableau d'affichage et
1. EHS MR & CFT
système de gestion employés programme de formation
EHS

EHS MR, chef de Affiche, cartes, panneaux


2. Politique EHS Tous les employés
service d'affichage et formation

Rôle et Responsable des Instructions de travail /


3. Employés concernés
responsabilité départements et RH procédures

Discussion de groupe,

Chef de service La gestion


4. Objectifs et cibles Tous les employés
respectif
Réunion d'examen, affiches

Courriels, procès-verbaux de
5.
réunions, notes
Problèmes EHS Concerné Div. Têtes EHS MR
 
Présentation.

Exigences légales et Courrier mentionnant les


6. autres exigences Employés concernés Équipe juridique exigences légales, procès-
réglementaires. verbal de réunion.

Comité d'examen de Réunion d'examen de la


sept. Performance EHS EHS MR
la gestion direction

5.3.2 COMMUNICATION EXTERNE

Sujet pour
S.No. Partie intéressée Resp. de réception,
Mode de
d'enregistrement et
communication
la communication de communication

Toute information pertinente Verbale / Lettre /


1. Client Commercialisation
requise par le client courriels

Verbale / Lettre /
2. Communauté locale Tout problème EHS soulevé HEURE
courriels

3. Fournisseur Demande d'amélioration de la Lettre / courriels achat


protection de l'environnement
et de la sécurité.
Tout autre problème soulevé

Impacts / risques importants


liés à leurs opérations.

Demande d'amélioration de la
protection de l'environnement
Verbale / Lettre /
Visiteurs / Tout autre problème soulevé.
4. Panneau d'affichage Concernant les HOD
Entrepreneur
/ courriels
Impacts / risques importants
liés à leurs opérations.

Informations pertinentes au La finance


5. Banques et assureurs Lettre / courriels
besoin
 

Communiqué de
 
Initiatives prises par presse, interviews,
6. Médias l'organisation et présentation lors
développement ultérieur d'un séminaire / Réalisateur
sites Web

 
Régulateurs a) Réponse à Show-Cause
(autorités Lettre / courriels
sept. HEURE
gouvernementales, b) Consentements
ministères)  

5.4 La direction décidera de la communication externe sur les points suivants lors de la
réunion d'examen de la direction si cela est demandé.

 Aspects / risques environnementaux importants


 Performance EHS.

EHS MR enregistre la décision prise dans le procès-verbal de la réunion. La direction


de XXX a décidé de ne pas communiquer ses aspects environnementaux
importants aux parties intéressées externes.

5.5 La politique EHS doit être diffusée à tous les fournisseurs pour sensibiliser à
l'environnement et la sécurité. Les fournisseurs clés doivent être inclus dans la formation
de sensibilisation EHS pour les sensibiliser aux impacts / risques significatifs de leurs
opérations et pour exercer un contrôle sur eux.

5.6 Communication interne effectivement établie entre les différents niveaux de


l'organisation (c'est-à-dire, canaux de communication Top down, bottom up et
Horizontal) concernés des chefs de service à leurs employés et pour exprimer leurs
préoccupations / suggestions des employés, la boîte à suggestions est mise à disposition
en usine .

5.7 La politique EHS est disponible à l'entrée principale pour les visiteurs / la
sécurité. Toutes les préoccupations des parties intéressées doivent être enregistrées dans
le formulaire de préoccupations / suggestions des parties intéressées (EHS-F-
03).

5.8 Les préoccupations, le cas échéant, soulevées par des parties intéressées externes sont
communiquées par le canal approprié par l'intermédiaire des RH. Les détails de la
communication externe avec les parties externes sont enregistrés par HR / Security. Les
détails doivent être enregistrés dans le registre de communication externe (EHS-RG-04).

5.9 La sécurité doit être consciente de l'importance et du but du système de gestion EHS,
y compris la sensibilisation à la politique environnementale et la communication.

5.10 Participation et consultation

5.10.1 Participation:

 Les employés / travailleurs sont impliqués dans l'analyse des aspects et de l'impact,
l'identification des risques et l'évaluation des risques ainsi que l'identification des
mesures de contrôle nécessaires. Les collaborateurs sont également impliqués dans
l'élaboration des objectifs EHS. Lors de l'évaluation des risques et de la détermination
des mesures de contrôle, une attention particulière est accordée à l'identification des
objectifs EHS. Les travailleurs sont impliqués dans les enquêtes sur les incidents et les
détails des enquêtes sont enregistrés dans le registre des incidents.

5.10.2 Consultation sur les questions de santé et de sécurité:

L'agent de sécurité organise une réunion trimestrielle du comité de sécurité avec les
représentants des employés, les membres EHS MR & CFT. L'ordre du jour de la réunion
comprend:

1. Développement et revue de systèmes de gestion des risques SST.


2. Tout changement qui affecte la sécurité et la santé au travail.
3. Tout autre problème de santé et de sécurité

Les contributions à la réunion comprennent également des commentaires sur les


préoccupations des parties intéressées. Les décisions et actions ultérieures sont
enregistrées par les RH et diffusées auprès du personnel concerné pour action. HR Tient
à jour les procès-verbaux des comités de sécurité dans QSA-FR-05

6.0 Référence du document / enregistrement:

S. Non. Description du document / enregistrement Numéro de référence.

01. Préoccupations / suggestions des parties intéressées EHS-F-03


02. Registre de communication externe EHS-RG-04

03. Formulaire de rétroaction interne EHS-F-05

03. Procès-verbal de la réunion (comité de sécurité) QSA-FR-05

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