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Séquence 1

Organiser et animer un évènement


commercial

Devoir 02

Conseils
Pour aborder ce devoir le plus sereinement possible, vous devez avoir étudié l’intégralité de la séquence 1
« organiser et animer un évènement commercial » du bloc 1 « relation client et négociation vente »,
Soyez rigoureux/euse dans la rédaction de vos réponses : soignez l’orthographe et rédigez des phrases
courtes !
Travaillez dans le calme et le silence ! Et respectez le délai imparti !
Vous êtes prêt(e) ? Bravo ! Lancez-vous !

Rappel
Ce devoir fait référence à des savoirs relevant
• du marketing : marketing évènementiel, marketing relationnel (conquête client, fidélisation),
• de la communication/ négociation : stratégies de communication évènementielle et digitale,
• du management : gestion de la performance collective (organisation activité, valorisation, animation,
motivation) et communication managériale ;
• de la gestion commerciale : évaluation de la performance et de l’activité commerciales (indicateurs de
pilotage, tableau de bord, résultats, coûts, risque…), gestion budgétaire et gestion du temps

Soyez donc attentif/ive à la lecture des consignes et assurez-vous d’avoir compris le sens de la question avant
de formuler toute réponse !

OBJECTIFS DU DEVOIR

· Être capable de sélectionner et de préparer des évènements commerciaux


· Être capable d’animer un évènement commercial
· Être capable d’exploiter un évènement commercial

Durée conseillée : 3 heures

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L’entreprise TOUT TYP’AUTO

Vous venez d’être recruté(e) en qualité de commercial(e) chez Tout Typ’Auto. Mr Dubois, gérant de cette
agence, vous confie l’organisation de la prochaine « journée portes ouvertes » (JPO). Il a en effet décidé de
présenter la nouvelle Clio à ses clients et prospects le vendredi 28 et samedi 29 juin 2019. Cette opération
commerciale cible à la fois une clientèle de particuliers et de professionnels.

Créée en 2002, l’entreprise Tout Typ’Auto est située à Châteauneuf sur Isère, commune d’environ 4000
habitants, comprenant quatre zones artisanales regroupant plus de 40 entreprises. Elle alimente son
parc automobile auprès de la concession Renault de Valence et bénéficie de l’expertise d’un commercial
« secteur ».

Outre la commercialisation d’une gamme complète de véhicules neufs pour particuliers et professionnels,
l’agence propose une sélection de véhicules d’occasion toute marque confondue. Elle offre également des
prestations propres à la nature de son activité, à savoir la location de véhicules, la vente de pièces détachées,
le gardiennage, des travaux de carrosserie et de peinture, la présentation au contrôle technique, des
diagnostics et les réparations mécaniques.

Son effectif s’élève à 6 personnes (dont le gérant) réparties sur les services techniques, gestion
administrative et commerciale. Il s’agit d’une structure à caractère familial dotée d’une équipe soucieuse de
satisfaire sa clientèle. L’agence a ainsi obtenu la confiance de professionnels qui confient le suivi et la vente
de leurs véhicules d’occasion. C’est une cible que Tout Typ’Auto entend fidéliser : elle génère en effet un
chiffre d’affaires conséquent pour l’atelier.

http://www.garage-renault-touttypauto.com/

PREMIÈRE PARTIE – SÉLECTION ET PRÉPARATION D’UN ÉVÉNEMENT COMMERCIAL (23 POINTS)

À partir du document 1,
1. Citez six indicateurs à partir desquels pourraient être fixés les objectifs commerciaux de cette JPO.
2. Donnez trois raisons pouvant justifier le choix d’une JPO
3. Listez le planning des tâches à réaliser avant cet évènement commercial. Vous devez répertorier au
moins 20 tâches. Vous précisez l’ordre des tâches et leur durée. 
4. Construisez le diagramme de Gantt et donnez le nombre de jours nécessaires à la préparation de cette
JPO.
5. En quatre points clés, énoncez les précautions à prendre en compte dans la préparation de cet
évènement de manière à optimiser les résultats commerciaux.
6. Vous prévoyez une relance téléphonique à partir du 20 juin auprès des clients n’ayant pas confirmé leur
participation. Créez le script de relance avant l’évènement.

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DEUXIÈME PARTIE – ANIMATION D’UN ÉVÉNEMENT COMMERCIAL (17 POINTS)

À partir du document 2,
1. Proposez trois idées pour animer la JPO de Tout Typ’Auto. Justifiez votre réponse.
2. Listez quatre tâches à respecter tout au long de cet évènement commercial
3. Améliorez la fiche contact actuelle : vous énumérez les informations complémentaires qu’elle devrait
contenir et proposez un nouveau modèle.
4. Citez au moins quatre grandes étapes à respecter pour la création d’un jeu-concours à proposer aux
invités de cette JPO
5. Qualifiez le rôle du commercial dans l’animation de cet évènement commercial et dites de quelle
manière il peut optimiser sa mission.

TROISIÈME PARTIE – EXPLOITATION D’UN ÉVÉNEMENT COMMERCIAL (20 POINTS)

La JPO a notamment permis la vente d’une nouvelle Clio pour un chiffre d’affaires de 20 000€ HT. À l’issue de cette
journée « portes ouvertes », Mr Dubois souhaite mesurer les retombées qualitatives et quantitatives de l’opération.
Il s’interroge sur la pertinence d’un suivi commercial.
À partir des documents 3 à 5,

1. Calculez les coûts de cette JPO. Vous distinguez les charges directes des charges indirectes.
Arrondissez votre résultat à l’unité supérieure.
2. Dressez le compte de résultat différentiel de la JPO de « Tout Typ ‘Auto ». Dans un premier temps, vous
devez donc calculer les coûts variables et les coûts fixes. Dans un second temps, vous tenez compte de
la marge sur coût variable.
3. Cette opération est-elle rentable ? Justifiez votre réponse en calculant le seuil de rentabilité.
4. Vous préparez votre argumentation pour convaincre Mr Dubois de l’intérêt d’allonger la période durant
laquelle les retombées de l’évènement sont attendues. Vous identifiez les actions de communication que
vous pouvez mettre en place et mettez notamment en avant les atouts d’une communication digitale.
5. Proposez un plan de prospection proposant plusieurs étapes pour le suivi des clients post-salon.
6. Rédigez un email de remerciements.

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Document 1 - Le déroulement de la JPO
Lors d’un échange informel, Monsieur Dubois vous transmet les informations suivantes :

Ø « Cette journée « portes ouvertes » se déroulera du vendredi au samedi.


Les horaires seront les suivants :
• 9h/19h pour le jour 1
• 9h/12h pour le jour 2
Ø Il va falloir adresser des flyers sur l’ensemble de notre zone de chalandise, c’est-à-dire sur
les communes de Beaumont-Monteux, Clérieux, Granges Lès Beaumont et Chanos-Curson.
Pour information, lors de l’opération précédente, nous avions envoyé plus de 1300 courriels.
Ø Je te demande également de contacter deux partenaires locaux pour l’organisation de
notre jeu-concours. Je te donnerai les coordonnées d’un producteur de vin et celles d’un
producteur de chocolats.
Ø Je veux proposer un apéritif dinatoire pour vendredi. Pourras-tu contacter un traiteur ?
Ø La matinée du vendredi sera dédiée aux professionnels avec la présentation de notre parc de
véhicules utilitaires. C’est une cible que je souhaite développer. Il y a un potentiel à creuser
du fait de l’implantation de 4 zones artisanales à Châteauneuf.
Ø Il faudra contacter le commercial « secteur » de Renault. Nous avons en effet besoin de sa
présence lors de cette opération commerciale. Il sera en mesure de renseigner nos visiteurs
sur des propositions de financement. Il représentera aussi l’image de Renault.
Ø Je suis à ta disposition si tu as besoin d’informations complémentaires ».

DOCUMENT 2 - LA BDD ACTUELLE

Les informations contenues dans la base de données actuelle sont les suivantes :


- nom et prénom des clients
- adresse
- N° de téléphone
- Courriel
- Date du précédent achat
- Type de véhicule acheté

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DOCUMENT 3 - ÉLÉMENTS DE COÛTS DE LA JPO

- Salaire du/de (la) commercial(e) chargé(e) de la mise en place de cet évènement : 1 200 €.
- Affiches, bulletin de participation pour le tirage au sort : 50 €
- Création et impression de 1 500 flyers : 200 €
- Coût du matériel signalétique et PLV : 100 €
- Envoi postal des invitations : 350 €
- Apéritif dinatoire : 300 €
- Rafraîchissements, viennoiseries et divers pour la journée ½ : 180 €
- Coût d’achat de la nouvelle Clio vendue : 16 500 €
- Dans une démarche pédagogique, cet élément a été ajouté à l’énoncé faisant ainsi abstraction de
la réalité du contexte professionnel vécu par Tout Typ’Auto. En effet, cette entreprise agit en qualité
d’agent de Renault et à ce titre, évolue avec un système d’intermédiation. Elle n’achète donc pas les
véhicules neufs et bénéficie d’une commission de 150€ environ pour la vente d’une voiture.
- Coûts de fonctionnement divers : 150 €
- Documents publicitaires et de communication diverses (cartes de visites, plaquettes…) : 60 €

DOCUMENT 4 - ELÉMENTS LIÉS À LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL LORS DE LA JPO

- Mobilisation de 2 salariés le samedi de 9 h à 12 h + la présence du commercial


- Le coût horaire moyen des 2 salariés est de 14 € brut/heure auquel s’ajoutent 45 % de charges
sociales.
- Une prime de 120 € par personne est prévue pour gratifier le personnel de son implication

DOCUMENT 5 - LE TABLEAU DE BORD

Indicateurs Objectif Réalisé


Chiffre d’affaires réalisé pendant la JPO 38 000€ 20 000€
Nombre de véhicules commandés 2 1
Nombre de visiteurs ayant demandé au moins un devis 4 3
Nombre de visiteurs 70 80
Dont nombre de visiteurs professionnels 15 20
Nombre de RDV pour un essai 3 4
Nombre de contacts mis à jour 12 10
Nombre de nouveaux clients 1 1

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