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Manuel de gestion de

l'environnement
DIN EN ISO 14001:2015
de
ekz.bibliotheksservice GmbH

pour la domaine d'application

Tous types de presentation, de services aus bibliotheques. Vente de medias


tout support physique et numerique. Conseils et études d’amenagement. Vente
de tout produit de bibliotheque (mobiliers, accessoires …) Etude et
développement de tout produit de bibliotheque

Hauptstandort: Succursales: ekz.bibliotheksservice GmbH


ekz.bibliotheksservice GmbH ekz.bibliotheksservice GmbH Parc d'activités des
Bismarckstraße 3 Schumacherstraße 14 Couturiers
72764 Reutlingen 5020 Salzburg 16, rue des Couturières
Allemagne Autriche 67240 Bischwiller
France

Ce manuel de gestion est géré via le système informatique de


ekz.bibliotheksservice GmbH
Bismarckstraße 3
D-72764 Reutlingen
_______________________________________________________________________________

Ce manuel de gestion est la propriété de ekz.bibliotheksservice GmbH


Il ne peut être reproduit sans autorisation ni tiers
être laissé pour inspection.

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1 Domaine d'application

Le domaine d'application du présent manuel s'étend à l'ensemble de l'entreprise


ekz.bibliotheksservice GmbH ainsi qu'à toutes les unités d'exploitation. Notre système
de gestion couvre les domaines de l'environnement et de la sécurité au travail. Il est
basé sur les exigences de la norme NF EN ISO 14001:2015 (systèmes de gestion
environnementale) ainsi que sur les obligations contraignantes et sur les objectifs de
notre politique d'entreprise.

Directeur : Dr. Jörg Meyer

Responsable GE : Ingo Sprißler

Adresse centrale : Bismarckstrasse 3, D-72764 Reutlingen

Adresse du site d'exploitation :


- s.o.
- Schumacherstraße 14, 5020 Salzburg, Autriche
- Parc d'activités des Couturiers, 16 rue des Couturières, 67240 Bischwiller, France

2 Références normatives
Nous respectons les normes suivantes dans le cadre du système de gestion :

NF EN ISO 14001:2015

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4 Contexte de l’organisme

Comprendre l'organisation et son contexte

Description de l'histoire de l'entreprise, des activités et des produits :


Nous voulons promouvoir le succès des bibliothèques avec nos produits et nos prestations
de service ce qui nous permet ainsi d'assurer notre avenir.

ekz est le fournisseur complet des bibliothèques. Nos produits et prestations de haute qualité
allègent le travail quotidien des bibliothèques, apportent une aide précieuse à la mobilisation
économique du budget et laissent le champ libre pour se consacrer aux services
bibliothécaires destinés aux usagers.

ekz a été fondée à l'initiative de bibliothécaires en 1947, en tant qu'entreprise regroupant


différentes collectivités territoriales. De nos jours, plus d'un tiers des propriétaires avec droit
de vote minoritaire assurent la mission de l'entreprise de concert avec les cadres dirigeants
d'ekz à titre d'associés.

ekz a aujourd'hui une dimension internationale. Ses succursales en Autriche et en France


soulignent son engagement en Europe. En collaborant avec des partenaires renommés,
l'entreprise promouvoit des innovations durables dans le monde des bibliothèques et obtient
ainsi les meilleurs résultats possibles pour ses clients. Pour cette raison, les spécialistes de
la RFID EasyCheck GmbH & Co. KG et Autocheck Systems B.V. pour le Benelux, mais
aussi NORIS Transportverpackung GmbH font part du groupe ekz. divibibib GmbH avec sa
plateforme de prêt à grand succès "Onleihe" crée des succursales de bibliothèques
numériques et LMSCloud GmbH offre une solution en ligne pour la gestion de bibliothèques
sur une base open source.

Parmi plus de 280 employés, qu'elle compte à son actif, ekz est entourée d'experts de
différents secteurs : architectes, bibliothécaires, relieurs, libraires, designers, spécialistes du
traitement électronique des données, vendeurs, experts en organisation.

ekz dispose d'un large éventail d'offres diversifiées qui permet aux bibliothèques d'éviter les
démarches fastidieuses de la recherche et de la coordination parmi les nombreux
fournisseurs. ekz coopère elle-même avec plus de 7.000 fournisseurs dans de nombreux
pays.

C'est sur la base de cette constellation unique de ses produits et services, qu'ekz veut
promouvoir le succès des bibliothèques, toutes tailles et tous secteurs confondus. Un service
en partenariat innovateur et fiable.

Description du site et état de l'environnement sur site :

Sur le site de l'entreprise ekz.bibliotheksservice GmbH à Bischwiller, les aspects


environnementaux, comme le tri des déchets et l'élimination appropriée par des
entreprises certifiées, l'économie d'énergie par l'utilisation d'éclairages adaptés aux
besoins et respectueux de l'environnement, etc. sont documentés et observés depuis

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plusieurs années déjà. De même, les articles achetés sont choisis en tenant compte
de cette norme.

Comprendre les besoins et les attentes des parties intéressées

Nous avons plusieurs catégories de parties et de groupes intéressés qui ont chacun
des besoins et des attentes spécifiques.

En ce qui concerne la gestion environnementale, les parties intéressées et les


groupes sont principalement

les clients et les utilisateurs finaux,


les employés de notre entreprise,
les propriétaires et/ou les investisseurs,
les autorités,
les fournisseurs et les partenaires ainsi que
la société.
Ils sont considérés comme les communautés et le public concernés par notre
activité. Chacun de ces parties et groupes intéressés compte tirer des avantages
propres des efforts en matière de qualité et de respect de l'environnement au sein de
l'entreprise. Notre manuel de gestion contient des descriptions de procédures qui
fournissent des informations concernant les besoins et les attentes de toutes les
parties et de tous les groupes intéressés. Nous nous concentrons sur la création de
valeur ajoutée respectueuse de l'environnement pour nos clients et nous veillons à
ce que les besoins et les attentes de tous les parties et groupes intéressés soient
compensés. Les besoins et les attentes de tous les parties et groupes intéressés
sont identifiés et intégrés dans les processus au sein de l'entreprise. Ces exigences
sont évaluées à tous les niveaux de notre entreprise. Les procédures de collecte des
informations mentionnées, leur transposition en exigences et la communication de
ces exigences aux employés doivent systématiquement être contrôlés en termes de
possibilités d'amélioration.

Définition du champ d'application du système de gestion de l'environnement


Tous types de presentation, de services aus bibliotheques. Vente de medias tout
support physique et numerique. Conseils et études d’amenagement. Vente de tout
produit de bibliotheque (mobiliers, accessoires …) Etude et développement de tout
produit de bibliotheque

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Système de gestion de l'environnement

Notre entreprise exploite, documente, concrétise et entretient un système de gestion


conforme aux exigences des normes applicables et améliore en permanence son
efficacité.

Notre entreprise a :

identifié les processus nécessaires pour le système de GE et leur application


dans l'ensemble de l'entreprise,
défini la séquence et les interactions de ces processus,
identifié les aspects environnementaux significatifs et défini des objectifs
individuels,
défini les critères et les méthodes nécessaires pour garantir une exécution et
une gestion efficaces de ces processus en lien avec les objectifs
environnementaux,
assuré la mise à disposition de ressources et d'informations nécessaires pour
l'exécution de ces processus,
assuré le contrôle, le suivi et l'analyse de ces processus,
entrepris les mesures nécessaires pour obtenir les résultats prévus et pour
améliorer de façon permanente les performances dans tous les domaines.

La réussite d'une entreprise nécessite un contrôle et une gestion systématique et


visible. La réussite découle de la réalisation et de l'entretien d'un système de GE. Le
système de GE est axé sur l'amélioration permanente des performances et de
l'efficacité des prestations de notre entreprise. Nous tenons compte des besoins des
parties et des parties intéressées.

Nous entreprenons toutes les mesures nécessaires pour protéger notre


environnement. En respectant les prescriptions environnementales légales et
règlementaires, nous travaillons en permanence pour réduire les effets négatifs sur
l'environnement ainsi que la consommation d'énergie et de matières premières. Nous
accordons une importance particulière aux aspects environnementaux significatifs au
sein de notre entreprise.

Exclusions des normes


Aucun

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5 Leadership

Leadership et engagement

La direction générale démontre son engagement envers le développement et la


réalisation ainsi que pour l'amélioration permanente de l'efficacité du système de GE,
dans lequel elle

établit l'importance pour l'entreprise du respect des exigences des clients et des
dispositions légales et administratives au sein de l'entreprise,
définit la politique environnementale,
confirme la définition des objectifs de l'entreprise,
réaliser des évaluations environnementales,
garantit la disponibilité des ressources.
La gestion, l'engagement et la participation active de la direction générale sont
essentiels pour le développement et le maintien d'un système de GE efficace, afin
d'en tirer des avantages pour les parties intéressées. Afin d'obtenir ces avantages,
nous devons garantir, maintenir et augmenter la satisfaction des clients.

Nous envisageons les mesures suivantes :

définition d'une vision, de politiques et d'objectifs stratégiques et


environnementaux et d'objectifs individuels en accord avec le contexte de notre
entreprise,
gestion de notre entreprise selon notre propre modèle, pour développer la
confiance de toutes les personnes dans la direction,
communication de l'orientation de notre entreprise et de nos valeurs en matière
de protection de l'environnement,
participation à des projets d'amélioration, recherche de nouvelles méthodes,
technologies, solutions et produits afin d'éviter les impacts sur l'environnement,
collecte de retours immédiats sur l'efficacité de notre système de GE,
identification des aspects environnementaux, qui ont ou peuvent avoir un
impact significatif sur l'environnement,
création d'un environnement, qui favorise l'intégration et la formation continue
de toutes les personnes,
préparation des structures et des ressources qui sont nécessaires pour les
plans stratégiques et environnementaux et pour les programmes de notre
entreprise.
Nous avons également élaboré des méthodes de mesure des performances de notre
entreprise afin de déterminer si les objectifs prévus ont été atteints.

Ces méthodes incluent


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des mesures financières,
des caractéristiques environnementales mesurables,
les mesures des objectifs et des objectifs individuels en matière de respect de
l'environnement,
les mesures externes, comme par ex. le benchmarking et l'évaluation par des
tiers,
l'évaluation de la satisfaction des parties intéressées,
l'évaluation de la perception par les groupes intéressés de nos performances
environnementales,
la mesure d'autres facteurs de réussite définis par la direction (par ex. les audits
internes, l'auto-évaluation, etc.).
Les informations obtenues à partir de ces mesures et de ces évaluations sont
également utilisées comme données pour l'évaluation de la gestion afin de veiller à
ce que l'amélioration permanente de notre système de GE …… serve de moteur
pour l'optimisation des performances.

Dans le cadre de ces activités, la direction observe les points suivants :

veiller à ce que les données, les activités et les résultats soient clairement
définis et traités,
identifier et gérer les risques, saisir les opportunités d'amélioration des
performances,
analyser les données, afin de permettre l'amélioration permanente des
processus et des performances,
définir les propriétaires des processus et répartir les responsabilités et les
besoins,
gérer tous les processus afin d'atteindre les objectifs de processus définis,

Politique environnementale

Nous veillons à ce que la politique d'entreprise dans la portée spécifiée

soit adaptée aux objectifs et contexte de notre entreprise,


comporte un engagement pour protéger l'environnement, le respect des
obligations pertinentes et pour l'amélioration permanente de l'efficacité de notre
système de GE,
offre un cadre pour définir et évaluer les objectifs de respect de
l'environnement,
soit communiquée et comprise au sein de l'entreprise et
évaluée pour vérifier sa pertinence dans la durée.
Nous élaborons la politique d'entreprise comme un moyen pour améliorer les
performances environnementales de notre entreprise. La politique environnementale
de notre entreprise fait partie intégrante de l'ensemble des politiques et stratégies.

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Comme les autres politiques d'entreprise, notre politique d'entreprise doit être
évaluée à intervalles réguliers.

Role, responsabilité et autorisation dans l'organisation

Les compétences de la direction et ses tâches liées à l'environnement sont définies


ici. Par principe, la direction est autorisée à déléguer la réalisation des tâches et des
responsabilités partielles à ses employés, mais pas l'ensemble des responsabilités.

La gestion est une fonction de direction globale, c'est pourquoi les aspects suivants
sont définis dans le cadre de l'organisation de la structure :
les devoirs et les pouvoirs étendus de la direction,
les personnes autorisées à prendre des décisions,
les relations entre les différents postes,
la façon dont les informations sont échangées entre les différents postes,
la façon dont la formation du personnel est assurée,
la façon dont le respect des mesures définies est prouvé.

La direction conformément à l'organigramme sont chargés de veiller à ce que les


exigences qui découlent du présent manuel de GE soient communiquées aux
employés et soient respectées dans le cadre de la réalisation des différentes tâches.
Chaque employé s'engage à respecter les exigences applicables du présent manuel
de GE ainsi que les instructions correspondantes. La direction et les employés
s'engagent, en cas de déviation nécessaire, à informer en temps utile le responsable
de la GE et le cas échéant de procéder à une modification des mesures définies.

Le responsable GE (UB) est responsable de la mise en place et de l'amélioration


permanente du système de GE. Il est indiqué dans l'organigramme et dispose d'un
droit d'audience direct auprès de la direction.

Le responsable de la GE est chargé des tâches suivantes :

mise en place, contrôle et développement du système de GE,


élaboration de rapport pour la direction concernant l'état et le développement du
système de GE et élaboration de rapports immédiats sur les problèmes actuels
liés à l'environnement, les tendances et les coûts,
élaboration, diffusion, contrôle et mise à jour du manuel de GE et d'autres
instructions,
évaluation des aspects environnementaux,
planification et contrôle des programmes environnementaux,
contrôle et interprétation des chiffres clés concernant l'environnement,
collecte et interprétation de tous les rapports d'écart internes et externes,
définition et suivi de l'efficacité des mesures de correction,

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planification et exécution d'audits internes, archivage des rapports d'audit,
formations en lien avec le système de GE,
vérification des équipements de contrôle.
Le responsable de la gestion est le supérieur pour toutes les questions concernant le
système de GE et a le droit d'être informé de tous les aspects environnementaux
sans exception. Il veille à l'aide de mesures de formation et d'instruction adaptées, à
ce que tous les niveaux soient sensibilisés au respect de l'ensemble des exigences
de l'entreprise. En outre, il a pour tâche de mettre en place les mesures nécessaires
dans tous les services ou d'ordonner leur exécution et de veiller à ce qu'elles soient
respectées.

Le responsable de la protection de l'environnement sont dans l'obligation d'informer


la direction générale de la situation dans leur domaine respectif avec un rapport
annuel.

6 Planification

Aspects environnementaux

Afin d'évaluer les exigences en lien avec l'environnement, nous définissons tous les
aspects environnementaux associés à nos produits, nos activités et nos services et
nous vérifions si ces derniers ont un impact environnemental conséquent dans les
domaines suivants :
1. impact environnemental des composants
2. impact environnemental lié à la consommation de matériaux
3. impact environnemental lié à la consommation d'énergie
4. impact environnemental lié à la consommation d'eau et à la production d'eaux
usées
5. impact environnemental lié à la production de déchets
6. impact environnemental des émissions dans l'air
7. impact environnemental lié aux émissions de bruit ou d'odeurs
8. impact environnemental lié à l'exploitation des sols
9. impact environnemental liés à des risques d'incidents et d'accidents
En ce qui concerne les aspects environnementaux indirects, nous évaluons les
conséquences principales dans le cadre des procédures en amont et en aval et des
processus de soutien (approvisionnement, conception, développement,
conditionnement, utilisation et élimination après utilisation) ainsi que les impacts
environnementaux des fournisseurs, des prestataires de service et du transport.
L'évaluation de nos aspects environnementaux est effectuée à l'aide d'inspections et
d'enquêtes avec des listes de contrôle (formulaire « Liste de contrôle des aspects
environnementaux »)et en procédant à des vérifications des documents disponibles.
Nous analysons les aspects environnementaux sur la base des éléments suivants :
les données environnementales
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les bilans matières et énergétiques
les plans (système de réservoir, stock…),
les exigences légales et autres, en tenant compte en particulier des
modifications des les exigences environnementales,
les listes des matières (produits chimiques, déchets),
les listes de stock,
les analyses des produits (cycle de vie du produit),
les modifications des processus, des installations ou des équipements,
les rapports d'audit,
les statistiques d'achat et de consommation,
les séries de mesure,
les remarques des parties intéressés,
et nos propres constatations.
Une fois tous les aspects environnementaux enregistrés, les conséquences sur les
différents milieux environnementaux sont évaluées en tenant compte des conditions
spécifiques des cas individuels, en particulier en se basant également sur les
données recueillies, les valeurs d'essai et les mesures effectuées, à l'aide du
formulaire « Évaluation des aspects environnementaux ».

Dans le cadre de notre engagement pour la protection de l'environnement, nous


évaluons les aspects environnementaux définis par nos soins. Pour cela, nous
établissons les critères suivants :
obligations contraignantes,
objectifs définis en interne,
exigences sociales,
impact potentiel sur l'environnement,
ampleur et fréquence des aspects environnementaux et
dangers et risques d'incidents (risques).
Le résultat indique quels aspects environnementaux sont significatifs ainsi que les
interventions nécessaires pour améliorer la protection de l'environnement. Pour les
aspects environnementaux significatifs définis, des objectifs, des mesures et des
programmes de protection de l'environnement sont élaborés en tenant compte des
influences possibles. Les différentes étapes de la définition et de l'évaluation des
aspects environnementaux sont présentés de façon détaillée dans le formulaire
« Matrice d'évaluation des aspects environnementaux »..

Dans le cadre de l'évaluation des aspects environnementaux, nous observons les


effets de notre activité sur :
l'air
l'eau
les sols
les matières premières et les ressources naturelles,
la biodiversité,
la santé.

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En outre, nous évaluons les aspects environnementaux que nous ne contrôlons pas
directement et sur lesquels nous avons une influence limitée (aspects
environnementaux indirects), comme par ex. le choix des fournisseurs en fonction de
leurs performances environnementales, de leurs emballages et de leurs modes de
transport, ainsi que le traitement des produits qui ne sont plus utilisés (capacité de
recyclage).
Nous informons également nos fournisseurs sur des procédures et des objectifs
définis dans notre système de management environnemental en ce qui concerne les
aspects environnementaux que nous avons identifiés.
Tous les aspects environnementaux sont documentés dans le formulaire « Matrice
d'évaluation des AE » et évalués à partir des valeurs de mesure disponibles et
d'autres données.
Le contrôle régulier de nos aspect environnementaux nous permet de veiller à ce
que l'impact environnemental futur et les modifications appropriées puissent être pris
en compte.

Obligations contraignantes

Nous veillons à rester informés des obligations contraignantes (dispositions légales


et administratives applicables) à notre entreprise et nous intégrons les exigences
correspondantes dans notre système de GE. Les dispositions légales et
administratives applicables pour notre entreprise sont évaluées conformément à
l'instruction de processus « Sécurité juridique » et répertoriées dans un online-
registre légal. Les contenus sont mis à disposition des employés concernés sous la
forme d'instructions de service. En outre, nous tenons compte
de la promotion du respect éthique, efficace et efficace des objectifs actuels et
futurs,
des avantages pour les parties intéressés du dépassement des objectifs,
du rôle de notre entreprise dans la protection des intérêts des collectivités.

Objectifs environnementaux et planification pour les atteindre


En se basant sur l'engagement de la direction , la politique d'entreprise ainsi que les
résultats de l'évaluation environnementale, la pertinence et l'efficacité du système de
GE et d'autres informations sont contrôlées de façon mesurable, des objectifs
environnementaux réalistes sont définis et leur concrétisation est contrôlée
régulièrement par la direction.
Il est important pour cela d'indiquer des objectifs environnementaux et des objectifs
individuels, qui permettent d'améliorer de façon permanente tous les processus de
l'entreprise.
La direction tient pour cela compte des objectifs suivants :
Objectifs généraux et objectifs individuels pour réduire l'impact environnemental
lié à l'exploitation,
Dispositifs de protection de la santé et de la sécurité sur le lieu de travail,
Objectif de réduction des risques de responsabilité et minimisation des risques.
Dans le cadre de la définition des objectifs, les résultats des évaluations précédentes
sont également pris en compte. Cela inclut les résultats

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de l'évaluation environnementale,
concernant le respect des obligations contraignantes,
de l'évaluation des aspects environnementaux significatifs définis,
de l'évaluation des avancées des technologies environnementales,
de commentaires de risques & perspectives
de l'évaluation de la satisfaction de tous les parties et groupes intéressés
(clients et utilisateurs finaux, employés, propriétaires, fournisseurs et
partenaires, personnes et groupes).
La direction évalue et prépare les moyens nécessaires pour respecter les exigences
environnementales. Tous les employés sont dans l'obligation de fournir les
informations nécessaires pour cela. Les objectifs de l'entreprise sont documentés
dans le formulaire « Objectifs de l'entreprise » . Pour ce faire, le responsable de la
GE définit un programme avec les employés concernés pour déterminer la méthode
d'application des objectifs indiqués par la direction. A tous les niveaux les employés
doivent connaître et mettre en pratique les objectifs correspondants. Le plan d'action
documente les mesures appropriées pour atteindre les objectifs.
Les modifications nécessaires de la planification sont documentées dans le
formulaire « Plan de mesures »

La direction est responsable de la planification environnementale de l'entreprise.


Cette planification est axée sur l'élaboration de processus et de programmes
environnementaux, qui sont nécessaires pour remplir les objectifs de l'entreprise de
façon efficace et qui sont nécessaires pour la stratégie de l'entreprise en lien avec
les exigences existantes.
Les éléments suivants font partie des données nécessaires pour une planification
efficace :
les stratégies,
les objectifs définis,
obligations contraignantes définies
l'évaluation des données de performance des services,
l'évaluation des données de performance des processus,
l'évaluation des données environnementales à partir de caractéristiques
mesurables des processus de travail,
les leçons tirées d'expériences antérieures,
des opportunités d'amélioration identifiées,
les données pertinentes pour l'évaluation et la prévention des risques.

La direction évalue les résultats de façon systématique, pour garantir l'efficacité des
processus.

7 Soutien

Ressources et conscience

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Pour la réalisation, l'entretien et l'amélioration permanente du système de GE, ainsi
que pour le respect des exigences des clients et pour la protection opérationnelle de
l'environnement, des ressources financières, humaines et autres sont nécessaires.
Notre entreprise a identifié ces besoins et met les ressources nécessaires à
disposition.

Nous avons appliqué des mesures qui permettent de garantir que toutes les
personnes impliquées dans des activités ayant un impact sur l'environnement soient
formées et qu'elles disposent ainsi de connaissances techniques suffisantes pour la
réalisation de leur travail et qu'elles sont motivées pour leur travail.

Le choix de nouveaux membres du personnel est effectué par la direction en fonction


des exigences liées au poste. Les besoins sont évalués en collaboration avec le
responsable du service. Le service du personnel est responsable de la coordination
des programmes de formation environnementale pour la formation et la formation
continue ainsi que pour la coordination et le contrôle des mesures de formation
externes. Les programmes de formation et d'information environnementale internes
sont coordonnés par les responsables de la GE. De cette façon, tous les employés
évaluent l'importance du respect de la politique d'entreprise et les exigences du
système de GE,
les aspects environnementaux significatif et l‘impact sur l'environnementund
associé dans le cadre de leur travail
l'impact de son activité sur l'environnement
l'utilisation de compétences personnelles améliorées,
son rôle dans le cadre de l'application de la politique et les objectifs de
l'entreprise
ainsi que les conséquences possibles du non respect des processus définis
.
Chaque responsable veille au sein de son service à ce que ses employés soient
informés en permanence et formés si nécessaire et à ce que l'efficacité des mesures
de formation soit contrôlée. Étant donné que l'approche respectueuse de
l'environnement des tâches dépend de chaque employé, les responsables respectifs
doivent promouvoir la sensibilisation à la responsabilité envers l'environnement à
tous les niveaux.

La direction évalue et préparer l'infrastructure nécessaire pour respecter les


exigences d’environnementales. L'environnement de travail nécessaire ainsi que les
équipements associés sont adaptés à ces fins. Nos bureaux sont équipés de façon
adéquate avec le matériel nécessaire, y compris les installations informatiques.

Compétence

Si nécessaire, un nouveau membre du personnel doit être formé à ses tâches par un
responsable qualité et être mis en poste avec des employés expérimentés jusqu'à ce
qu'il soit suffisamment autonome. Le responsable du service technique est chargé
d'attribuer aux employés des tâches en tenant compte des exigences pertinentes
dans le cadre du système de GE et de l'autonomie et des compétences de l'employé.

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La qualification des employés est documentée dans les dossiers du personnel. Pour
les employés dont les activités ont un impact sur l'environnement, une description de
poste est élaborée. Le responsable du service est chargé de collaborer avec le
responsable de la GE en cas de besoin.

Les instructions de sécurité qui doivent être reproduites annuellement, par ex. pour la
manipulation de substances dangereuses et pour la sécurité au travail en général,
sont documentées avec le thème et la signature de tous les participants.

Pour les formations suivies en externe, les participants reçoivent généralement un


certificat de participation, qui est consigné dans les dossiers du personnel. La
participation sont documentées. Les supérieurs immédiats doivent s'assurer de
l'efficacité de la formation / de l'initiation.

La direction optimise l'efficacité de l'entreprise y compris du système de GE grâce à


l'intégration et au soutien des employés. Afin d'atteindre son objectif d'amélioration
des performances, l'entreprise encourage l'intégration et le développement de ses
employés.

Communication interne
Seule la communication interne permet de mettre en pratique le système de GE à
tous les niveaux de l'entreprise. C'est pourquoi une communication interne au sein
de notre entreprise . Elle est assurée par l' ouverture , les sondages et les
entretiensréguliers. Nous gardons un contact régulier avec les responsables des
services, afin de pouvoir résorber immédiatement tout écart dans la réalisation des
activités et pouvoir effectuer des optimisations. Les résultats des audits internes et
de l'évaluation du système de GE sont communiqués à tous les employés. Le fait de
promouvoir la sensibilisation à la responsabilité envers l'environnement à tous les
niveaux est l'une des exigences permanentes de la direction. Les conséquences de
possibilités insuffisantes de communication sont prises en compte par la direction.
Nous évaluons laqualitédela communication interne grâce àl'évaluation annuelle de
la gestion environnementale .
Les moyens de communication internes peuvent couvrir les catégories suivantes :
instructions d'équipe,
écriteaux sur le lieu de travail,
rapports de gestion internes,
panneaux d'affichage,
supports audiovisuels et électroniques comme l'Intranet,
e-mails,
informations dans le cadre de formation,
entretiens.
Conférence à l'événement

Communication externe
La société répond aux déclarations pertinentes liées au système de management
environnemental.Nous informons les collectivités intéressées de nos performances
environnementales. Nous avons opté pour la transparence et nous collaborons

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étroitement avec les autorités, les fournisseurs et les co-contractants. La nature des
communications externes est définie de façon individuelle en fonction des besoins.
La direction est responsable de la publication des données environnementales. Elle
peut transférer cette responsabilité au responsable GE.
Les moyens de communication externes peuvent couvrir les catégories suivantes :
bulletin,
rapport environnemental
notes d'information, brochures,
Internet,
gestion des informations,
date d'ouverture.

Informations documentées

Dans les sections suivantes, nous détaillons la gestion de notre manuel de GE, nous
documentons les descriptions de nos processus et nous définissons la portée des
informations mises à disposition.

Notre entreprise a élaboré un manuel de GE et le maintient à jour. Le responsable


GE est en charge de l'élaboration et de la publication du manuel de GE.

Le manuel de GE contient :
le domaine d'application du système de GE y compris des détails et des
justifications pour chaque exclusion,
les procédures, processus et références documentés et élaborés pour notre
système de GE,
une description des interactions des processus de notre système de GE.

Les informations documentées nécessaires pour le système de GE sont gérés par


nos soins.
Nos mesures de gestion garantissent,
la validation de la pertinence des informations documentées avant leur
publication,
l'évaluation des informations documentées, leur mise à jour si nécessaire et leur
nouvelle validation,
que les modifications et le statut de révision actuel des informations
documentées sont indiqués,
que les versions applicables des documents sont disponibles sur le terrain,
que les informations documentées restent lisibles et faciles à identifier,
que les informations documentées d'origine extérieure soient marqués et que
leur distribution soit gérée,
que les documents obsolètes ne sont pas utilisés de façon involontaire et que,
s'ils sont conservés pour une raison quelconque, celle-ci est documentée
correctement.

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Les documents qui ont une influence sur les aspects environnementaux significatifs
de notre entreprise se voient accorder une attention particulière

Protection des données


Nos données informatiques sont régulièrement sécurisées.

Reutlingen : La protection des données est assurée comme documenté en ISO


9001:2015
Salzburg : La protection des données est assurée comme documenté en ISO
9001:2015
Bischwiller : La protection des données est assurée en externe par l'entreprise
KPrint, à Bischwiller

8 Réalisation des activités opérationnelles

Planification et contrôle opérationnels

Nous évaluons, planifions et gérons les processus nécessaires pour la fourniture de


notre service et la production. Grâce à des procédures de travail et des instructions
de travail adaptées, nous veillons à ce que nos processus fonctionnent dans des
conditions maîtrisées et fournissent des résultats qui respectent les exigences des
clients. Nous évaluons l'influence des processus individuels sur leurs capacités afin
de remplir les exigences du produit et de respecter notre engagement pour la
protection de l'environnement.

Nous planifions notre service et production en respectant les obligations


contraignantes et les objectifs environnementaux formulés par nos soins. Dès les
premières étapes de la planification du produit et des processus, nous tenons
compte des effets sur l'environnement. Nous accordons une attention particulière aux
processus en lien avec les aspects environnementaux significatifs définis. Nous
évaluons et planifions nos processus, qui sont en lien avec les aspects
environnementaux significatifs, et nous veillons à ce qu'ils soient exécutés dans les
conditions. Les objectifs pour la protection de l'environnement sont consignés dans
les différentes descriptions de processus.

Le choix des fournisseurs pour les matières premières, les pièces achetées et les
services impliquent déjà que la condition préalable de la qualification est remplie. Le
services des achats définit des exigences et des critères en fonction des
spécifications de la direction pour chaque prestation à réaliser, choisit des
fournisseurs compétents et veille à ce que les fournisseurs reçoivent toutes les
indications nécessaires. Les performances des fournisseurs font également l'objet
d'une attention particulière. Le fournisseur reçoit un questionnaire fournisseur et le

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renvoie dûment rempli à l'entreprise. En fonction des résultats, le fournisseur est
validé ou non.

Les fournisseurs spéciaux, qui nous livrent des produits ayant un impact sur la
sécurité et sur l'environnement, sont soumis à une procédure à définir de façon
individuelle. Les nouveaux fournisseurs sont évalués en fonction de leurs références,
des échantillons, des livraisons tests, des modes de livraison et de leurs
performances environnementales par le responsable de la gestion des matériaux et
de la logistique ainsi que par le responsable de la gestion. Si le résultat est positif, ils
sont répertoriés dans la liste des fournisseurs et des articles leurs sont commandés.
Les fournisseurs actuels sont évalués en permanence sur la base des contrôles des
marchandises à l'arrivée selon des critères de respect de l'environnement, de délais
de livraison, de qualité des produits, de quantité, de prix et de conditionnement. Nous
attendons de nos fournisseurs qu'ils respectent le même modèle écologique que
nous.

Prévention des urgences et écartement des dangers

Pour éviter les situations d'urgence pouvant avoir des répercussions négatives sur le
fonctionnement correct et l'environnement et pour écarter les dangers en cas
d'urgences, nous avons déterminé les risques et les situations potentiellement
accidentogènes (instruction de processus « Prévention des urgences »), en avons
dérivé des mesures et les avons répertoriées dans le formulaire « Plan d'urgence »
afin de pouvoir réagir rapidement en cas de survenance d'événements imprévus et
de pouvoir écarter les dangers. L'applicabilité des plans d'urgence que nous avons
mis au point a été vérifiée et réadaptée en cas de besoin en vue de prévenue les
dangers et accidents prévisibles. L'ensemble des collaborateurs et personnes
concernés par une éventuelle situation d'urgence sont informés et, en cas de besoin
formés à un comportement adéquat à suivre dans le cas de survenance d'une
situation d'urgence. Chaque collaborateur a le devoir d'écarter les éventuelles
situations d'urgence dans le cadre de ses possibilités en prenant des mesures
immédiates et en les signalant sans délai à son supérieur.

9 Évaluation de la performance

Contrôle, mesurage, analyse et évaluation

Nos procédures sont suffisamment décrites dans notre manuel de gestion. Tous les
collaborateurs sont tenus de signaler toutes les inexactitudes et propositions de
changement au responsable de gestion qui discute ensuite des modifications
proposées avec les personnes concernées. Dans le cadre de la réalisation des
audits internes, il faut faire attention à l'application correcte des procédures décrites.

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Il faut également veiller au respect des règles concernant l'environnement et la
sécurité, obligations contraignantes et des normes applicables. Nous garantissons le
contrôle du respect des obligations contraignantes par la procédure conforme à
l'instruction de processus « Sécurité juridique ». Si nécessaire, des mesures de
correction sont initiées et leur efficacité est vérifiée.

Pour contrôler nos procédures, nous avons défini des indices caractéristiques que
nous enregistrons en continu. Les indices spécifiques à l'entreprise expriment une
situation et nous permettent d'étudier l'efficience de nos mesures de protection de
l'environnement. Les chiffres absolus que nous enregistrons permettent une
exploitation purement comptable de l'activité. L'évaluation et l'enregistrement
permanents de nos indices nous permet de détecter les tendances dans les
domaines observés et de contrôler le respect des dispositions légales et des objectifs
que nous nous fixons.

En faisant des évaluations de notre système de gestion, de nos produits, procédures


et des données environnementales concernées, nous nous assurons que ceux-ci
répondent aux prescriptions imposées. Nos cycles liés à l'environnement sont
contrôlés à des joints judicieux. Le respect des dispositions légales est vérifié
régulièrement et les indices environnementaux en question sont déterminés et
consignés en permanence. Les non-conformités sont immédiatement détectées via
le relevé des paramètres sélectionnés. Si des écarts sont constatés, il faut prendre
des mesures et modifier les paramètres de traitement.

Audit interne

Des audits internes sur prélèvement d'échantillons permettent de contrôler le respect


et l'efficacité des éléments de notre système de gestion. Ces audits sont effectués
par des interventions ciblées sur le respect de l'environnement à une périodicité
définie mais au moins une fois par an. Tous les éléments du système concernés sont
alors vérifiés. Le responsable de gestion peut faire faire des audits non prévus en
cas de modifications de l'organisation ou des systèmes, lors de l'introduction de
nouveaux produits ou procédés, en cas de survenance accrue de problèmes,
d'écarts par rapport à des règles environnementales, de modifications des
dispositions légales ou de réclamations, de même qu'à titre d'audit préliminaire à des
audits externes.

Le responsable des audits a la responsabilité du lancement des audits internes et


externes. Il s'agit en général du responsable de gestion qui effectue les audits avec
des techniciens qualifiés de divers secteurs. Les auditeurs doivent posséder les
qualifications requises et ne doivent pas avoir de responsabilité directe dans les
services contrôlés. Si l'indépendance d'un auditeur n'est pas sûre, un prestataire
externe peut aussi être chargé de l'audit.

Le résultat de l'audit est documenté et est commenté à la fin de l'audit avec le service
contrôlé. Une fois que l'audit sur place est terminé, l'auditeur établit un rapport
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récapitulatif d'audit qui est présenté au responsable du service contrôlé et à la
direction. Les documents (plans d'audit, listes de contrôle, écarts et rapports d'audits)
sont conservés par le responsable de gestion. Jusqu'à la mise en place des mesures
de correction décidées, une copie des documents reste dans les services contrôlés
concernés.

Les mesures de correction définies suite aux écarts sont initiées par le responsable
du service compétent. La fin de ces mesures doit être signalée au responsable de
gestion pendant le délai indiqué dans le rapport d'audit. Celui-ci peut, en fonction de
l'importance de l'écart, faire refaire l'audit ou constater personnellement qu'il a été
remédié à la cause de l'écart.

Évaluation de la gestion

La direction contrôle à l'aide des résultats collectés si les exigences définies pour le
système de GE par la politique d'entreprise sont effectivement respectées.
L'évaluation concerne également des aspects tels que les processus sécurisés,
l'optimisation des procédures, les risques existants et imprévus. La documentation
est réalisée en se basant sur le formulaire « Évaluation de la gestion ». Si
nécessaire, des mesures de correction appropriées sont élaborées et consignées par
la direction. Elles sont documentées dans le formulaire « Plan de mesures ». Le
processus d'amélioration permanente est essentiel pour cela, également en ce qui
concerne le système de GE, ainsi que pour l'évaluation et la préparation des moyens
adaptés et de membres du personnel compétents. Les employés sont informés que
les objectifs de l'entreprise ont été atteints par des panneaux. L'évaluation et les
rapports concernant les mesures de correction correspondantes sont archivés par le
responsable de la gestion pendant cinq ans.

10 Amélioration
Nous améliorons constamment l’aptitude, l‘adéquation et l'efficacité du système de
gestion en mettant en œuvre la politique de la société, les objectifs de l'entreprise,
les résultats d'audits, l'analyse des données, prise en compte des risques &
perspectives et l'évaluation de la gestion. La direction vise en permanence une
amélioration de l'efficacité et de l'efficience des prestations de l'entreprise au niveau
environnemental et n'attend pas des dysfonctionnements pour procéder à cette
amélioration.

Pour garantir l'efficacité et l'efficience des améliorations apportées, il est tenu compte
des exigences financières, techniques et environnementales.

La direction s'assure que les améliorations des produits, services ou processus sont
autorisées, affectées de priorités et planifiées, que des moyens leur sont affectés et
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sont orientés en vue de répondre aux besoins des parties concernés en évitant
d'excéder les capacités de l'entreprise.

Non-conformité et mesures de correction

Notre système de gestion est soumis à une surveillance constante par le biais
d'audits internes et d'une évaluation de gestion réalisée une fois par an pour
s'assurer de l'adéquation et de l'efficacité du système de gestion par la direction. Des
données sont collectées et exploitées en permanence à cet effet pour le contrôle. En
font partie en particulier les formulaires « Plan de mesures » . Des propositions et
mesures d'amélioration sont également consignées sur ces formulaires et mises en
œuvre si possible. Ces documents sont des saisies d'informations permettant
l'évaluation de la gestion du système. Une liste de délais est établie pour les
opérations de gestion à effectuer régulièrement chez le responsable de gestion et ce
dernier en contrôle le respect.

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