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Imaginez que vous devez gérer une entreprise qui utilise de l’information provenant

de
dizaines, voire de centaines de bases de données et de systèmes, tous indépendants
les uns
des autres.
Imaginez que votre entreprise produit 10 grandes gammes de produits dont la
production se fait
dans 10 usines différentes, utilisant des systèmes incompatibles soit, pour la
production,
le contrôle ou l’entreposage.
Dans une entreprise de ce genre, les décisions reposent souvent sur des rapports
imprimés,
produits dans des très longs délais.
Dans un tel contexte, vous auriez du mal à avoir une vision globale des activités.
Voilà autant de raisons qui poussent les entreprises à se doter d’un système
d’entreprise
spécialisé, souvent appelé, progiciel de gestion intégré ou (ERP, pour Enterprise
Ressource Planning, en anglais), pour regrouper et combiner les diverses
informations.
Les ERP résolvent ces problèmes en intégrant les données relatives à différents
processus
d’affaires.
L’information qui était auparavant fragmentée dans différents systèmes, peut être
ainsi
facilement partagée dans toute l’entreprise, ce qui permet aux différents
intervenants
de collaborer plus étroitement.
Les gestionnaires peuvent avoir accès à l’information en temps réel.
Ils sont également en mesure de prendre les décisions nécessaires aux moments
opportuns,
parfois en temps réel, sans devoir consacrer des heures à repérer les données
utiles
à reproduire des rapports.
Ceci nous ramène donc à la définition d’un progiciel de gestion intégré.
Un PGI ou ERP, est un ensemble de modules logiciels intégrés par une base de
données
unique qui permet de gérer les principaux processus d’affaires d’une organisation.
Regardant de près les caractéristiques d’un progiciel de gestion intégré.
Premièrement, l’ERP utilise une seule base de données : En effet, le cœur d’un ERP
est une base de données centrale qui recueille les données issues de toutes les
composantes
d’une organisation.
Le fait d’utiliser une seule base de données réduit considérablement la redondance
et
la fragmentation des données.
Par exemple, lorsqu’un représentant du service à la clientèle reçoit la commande
d’un client, il dispose alors de toutes les données nécessaires pour exécuter cette
commande.
Tout le personnel de l’entreprise voit les mêmes données relatives à la nouvelle
commande.
Lorsqu’un service aurait terminé sa tâche relativement à la commande, celle-ci est
automatiquement transférée au prochain service concerné.
Par l’entremise de l’ERP, tout le monde est en face à une même réalité de
l’entreprise.
Deuxièmement, un progiciel de gestion intégré couvre plusieurs domaines
d’entreprise.
Il dispose de modules destinés à la comptabilité, les finances, la gestion de la
production,
le marketing, les ventes, la gestion des ressources humaines, la gestion de la
relation client,
la gestion de la chaîne d’approvisionnement et le commerce numérique.
Dans chaque module, le progiciel prend en charge différents processus d’affaires.
Par exemple, dans le module finance et comptabilité on trouve des processus comme
le grand livre
des comptes créditeurs et les impôts.
Dans le module de gestion des ressources humaines, on trouve des processus comme la
gestion du
personnel et des rémunérations.
Du côté des ventes et du marketing, le progiciel peut couvrir des processus
relatifs au traitement
des commandes et à la gestion des promotions
Troisièmement, un progiciel de gestion intégré, comme son nom l’indique, intègre
tous les
services et toutes les fonctions d’une organisation.
Il est conçu pour répondre bel et bien aux besoins de chaque département mais aussi
pour intégrer des processus qui impliquent des services et des départements
différents.
On parle alors de processus transversaux ou multifonctionnels.
Le processus d’exécution d’une commande implique par exemple plusieurs activités
assurées par différentes unités tel que la réception de la commande, la production,
la livraison des articles, la facturation et le service après-vente.
Chaque unité assure une activité dans le processus de manière fluide et cohérente.
Quatrièmement, il faut savoir aussi que les processus qui sont imbriqués dans les
ERP,
sont construits à partir des meilleures pratiques.
L'expression « Meilleures pratiques » désigne, dans un milieu industrie, un
ensemble de comportements
qui font consensus et qui sont jugées excellentes.
Donc une entreprise qui opte pour un progiciel de gestion intégré, dans les faits,
elle
se procure des processus qualifiés de meilleurs dans son industrie
Cinquièmement, les progiciels de gestion intégré impliquent plusieurs paliers de
l’organisation.
Ils peuvent répondre aux besoins de la direction pour appuyer les prises de
décisions stratégiques.
Ils peuvent aussi soutenir le travail des cadres intermédiaires pour gérer et
assurer
le suivi des diverses opérations de l’entreprise, et aussi les cadres opérationnels
qui sont
à la première ligne de la production.
Bien sûr, l’ERP va donner l’accès aux informations dépendamment de la position
de chacun d’entreprise.

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