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FICHES

P R AT I Q U E S
DIRIGEANT

4/ Dresser un bilan et communiquer les résultats #6


 QUEL EST L’INTÉRÊT DU BILAN ? > Ces objectifs ont-ils été atteints ? Sinon, comment
Une fois l’événement terminé, il est essentiel d’en faire cela s’explique-t-il ?
• Faites un résumé de l’exercice financier

L’organisation d’un
un bilan pour différentes raisons :
• En résumer son contenu (qui vous servira si vous de- > A-t-on respecté le budget provisoire ? Insérer un
viez refaire un événement semblable l’année suivante) tableau comparatif du budget provisoire et du bud-

événement sportif
• Évaluer si vos objectifs ont été atteints get réel. Quels sont les résultats financiers ?
• Obtenir des faits et des chiffres concrets • Résumez les recommandations proposées
• Identifier les forces et les faiblesses des différents > Organiseriez-vous l’événement au même endroit
aspects du projet l’année suivante ? La formule a-t-elle été appré-
• Calculer votre retour sur investissement ciée ou doit-elle modifiée ? Quels seraient les
• Sonder les participants sur ce qu’ils souhaiteraient y éléments à répéter et à améliorer (et de quelle
retrouver lors des prochaines éditions
Toutes ces données vous permettront d’améliorer votre
façon) ?
• Tirez une conclusion La clé de
formule pour les années à venir en offrant un événe-
ment qui vous permettra de mieux atteindre vos objec- Une fois le bilan complété, présentez-le aux diri-
Mettre en place un événement sportif demande rigueur et sens
de l’organisation. Il est donc nécessaire de procéder par étapes la réussite est
tifs, de mieux comprendre et combler les besoins de vos geants, distribuez-le à toutes les personnes impli- planifiées : avant, pendant, après l’événement. de préparer u
quées dans le projet et gardez-en une copie au dos- n
participants et de tendre par la suite vers la perfection.
projet solide d
> Il est important de réaliser un questionnaire en sier pour référence future.
Prendre et conserver des photos numériques de tous
> Il est nécessaire de bien identifier les détails de l’événement. Pourquoi
ès
amont et de le proposer pendant ou après l’événe-
ment après des participants (et des fournisseurs ou les événements que vous organisez et les sauvegardez
l’organiser ? Pour qui ? Avec qui ? Comment le projet va-t-il être financé ?
Quelles activités proposer ? le départ
exposants) pour recueillir leurs commentaires. dans un dossier. Photographiez les endroits où vous Cela permettra de préciser la forme que vous souhaitez donner à votre événement, afin
De cette façon, vous obtiendrez des faits à intégrer au avez installé de l’affichage, le kiosque d’inscription, les de pouvoir mieux le présenter aux personnes concernées et aux structures auxquelles
bilan et obtiendrez un autre point de vue. Vous pouvez décors, les différentes activités, les dispositions de salle, vous solliciterez un soutien, car elles vous demanderont des précisions quant à votre projet.
sonder le niveau de satisfaction des invités sur l’évé- etc. Vous pouvez même intégrer ces photos au bilan.
nement en général, l’horaire, la nature des activités, la
qualité des contenus, les attentes et suggestions. > La mémoire est une faculté qui oublie et les
équipes de travail changent au fil des années,
 ANALYSER LES DONNÉES AFIN D’EN TIRER LES
CONCLUSIONS :
• Enumérez les objectifs qui avaient été établis au
alors le bilan et les photographies pourront certes
vous aider à mener à bien vos futurs projets. 1/ La Conception 2/ Diagnostic
interne et externe
début du projet.
LIRE LA SUITE SUR
Un événement doit répondre à un besoin, un ob- Pour définir sa stratégie, l’organisation doit
www.sport-sante.fr jectif et satisfaire des participants, pour cela il est tout d’abord procéder à un diagnostic straté-
nécessaire de : gique par :
• Connaître son public

Ce document a été imprimé selon des normes permettant de limiter son impact sur l’environnement :
 UN DIAGNOSTIC STRATÉGIQUE INTERNE
• Innover, créer
qui lui permet d’identifier ses forces et
• Choisir un site en accord avec les offres concurren-
faiblesses en termes de compétences et de
tielles et les facteurs socio-économiques
ressources.
> Les moyens humains, matériels, financiers,
 LA CONCEPTION : ÉTUDE DE FAISABILITÉ
les partenariats, le bénévolat, l’image de
ET BUDGETS
l’association …
Cette étude aide à la corrélation de l’idée et de la
réalisation, du coût prévisionnel et du coût réel.
 UN DIAGNOSTIC STRATÉGIQUE EXTERNE
Le budget répond à l’une des trois options suivantes :
de façon à s’assurer de la capacité de
• Equilibrer les dépenses et les recettes
l’organisation à transformer les menaces de
• Dépenser l’ensemble du budget
l’environnement en opportunités.
• Dégager les profits
> La conjoncture, l’environnement, la légis-
lation, le secteur d’activités (le marché), la
 LE BUDGET
concurrence…
Le budget est le tableau de bord de l’organisa-
teur, il permet de se rendre compte de la faisa-
bilité du projet, d’analyser poste par poste, de
recenser les différentes possibilités et de mettre
en place une surveillance continue.

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3/ La mise en place
du Comité de pilotage
Le comité de pilotage fera appel aux grandes fonctions :
3/ 6. Activités
• Administration et finance
• Réglementation et sécurité Afin d’organiser parfaitement son événement, il sera nécessaire de mettre
• Communication et médias en place un cahier des charges afin de fixer les règles de l’activité.
• Commercial et partenariat > Type, contenu, programme, moyens humains, techniques, moyens
• Logistique d’inscriptions…
• Activités
Il est en lien avec les postes organisationnels et les
principaux prestataires. 3/ 5. Logistique
> Un organigramme pourra vous aider à identifier les
personnes en charge des missions à réaliser.
La logistique est la coordination et la gestion des res- d’encadrer l’événement sportif. Il est fortement conseillé de
sources humaines et matérielles de l’événement. Elle doit communiquer un programme à tous les animateurs et les

3/ 1. Administration et finance anticiper et minimiser l’incertitude inhérente au déroule-


ment. La mise en œuvre de l’événement se fera grâce aux
participants pour les informer du déroulement des activités
prévues sur la ou les journée(s), ainsi que les fournitures qui
moyens internes et aux prestataires extérieurs. leur seront nécessaires d’apporter (pique-nique, vêtements,
kits de soins..). Il est probable que les animateurs puissent
Il s’agit de mettre en place un dossier complet qui pourra être transmis et étudier  LES DÉMARCHES rencontrer des problèmes avec les participants dont ils ont
pour la validation de l’événement par le bureau. Un dossier bien construit per- Lorsque l’on souhaite obtenir les autorisations en mairie ou la charge.
mettra d’identifier les objectifs de l’événement et d’y répondre favorablement. le financement de l’événement sportif par une entreprise, > Assurez-vous qu’ils puissent exercer leur activité dans
Préparer le budget prévisionnel, l’hébergement, la restauration, les inscriptions, les invita- cela nécessite automatiquement un argumentaire solide. les meilleures conditions possibles, n’hésitez pas à les
tions, les badges et accréditations. > Vos partenaires potentiels ont également besoin de voir assister si nécessaire.
> Attention : La vente de billet est une transaction commerciale qui engage la responsa- un intérêt, pour eux-mêmes, à soutenir votre événement.
bilité de l’organisateur Dans tous les cas, et particulièrement si vous prenez en
 AU MOMENT DU DÉROULEMENT charge des personnes en difficulté ou souffrant d’un quel-
Une fois les financements obtenus, les assurances en règle conque handicap, veillez à ce que l’équipement soit aux
3/ 2. Réglementation et sécurité et les animateurs sportifs trouvés, l’événement peut com- normes et qu’il n’y ait pas de source potentielle de dan-
ger, afin d’assurer la sécurité des participants.
mencer. Au jour J, le rôle d’un organisateur est de diriger et

La sécurité doit faire l’objet de toutes les attentions, > Dans tous les cas, ne pas hésiter à contacter, par écrit, les
la complexité des règlementations, leurs évolutions
doivent pousser les organisateurs à se montrer vigilants
services de l’Etat (Gendarmerie, Police, DDE, DDJS, Protec-
tion Civile). 3/ 4. Commercial et partenariat
et à demander conseil à des spécialistes.
 LES OBLIGATIONS LIÉES AUX MOYENS DE
Il s’agit de : • Rechercher le partenaire idéal
 LES OBLIGATIONS LIÉES À LA TENUE DE L’ORGANISATEUR DE LA MANIFESTATION
• Mettre en corrélation les be- en déterminant un profil type,
LA MANIFESTATION • Les moyens humains : service d’ordre, service de secours
soins de l’organisateur et les en sélectionnant les partenaires
Le principe de liberté d’organisation • Les moyens financiers : les aides (demandes de subvention),
attentes d’un partenaire potentiels puis en négociant et en
• L’obligation d’assurance en responsabilité civile le débit temporaire de boissons, les loteries d’associations
• Construire sa stratégie en contractualisant le contrat com-
• Les obligations fédérales (à vérifier)
déterminant ses objectifs et les mercial ou le partenariat
• L’homologation du site (en fonction du lieu)  LES OBLIGATIONS LIÉES À LA GESTION DE LA
actions supports
• L’homologation du circuit (document cerfa 13391*02 et MANIFESTATION
13447*02) • Les obligations sociales
• L’ouverture du site au public et la gestion des accès • Le respect de la propriété intellectuelle : autorisation de
• L’obligation d’hygiène diffusion, obligations déclaratives, paiement des droits.
• La déclaration SACEM

3/ 3. Communication et médias
Pour qu’un événement attire les foules, il est • Un visuel et un slogan.
donc nécessaire de mettre en place un plan > Il sera également opportun de créer des DESTINATION
de communication avec 3 éléments clés : outils adaptés et efficaces (dossier de pré-
• L’objectif de l’évènement sentation, dossier de presse, site inter- SPORT SANTÉ 2012
• l’axe de communication choisi (le plaisir, la net..) Comment allier les
convivialité, l’intergénération..) contraintes d’un
événement sportif au
sein d’un lieu public.

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