Vous êtes sur la page 1sur 41

GUIDE COMPLET

32 ASTUCES GRATUITES POUR


GAGNER EN PRODUCTIVITE

WWW.CELLYCLIC.FR
SOMMAIRE
Planification

Concentration

Le bien-être pour bien faire

Se limiter

Se former, s'informer
PLANIFICATION
01
Tout noter
Je vais commencer ce book par te parler de
l'essentiel. La première chose à faire avant toute
organisation et planification, c'est noter tout ce
qui te passe par la tête. Faire la valise, poster la
facture d'énergie, acheter des biscottes, améliorer
ta productivité : bref, TOUT.

Le principe est simple, en éditant tout ce que tu as


à faire, ton esprit se libère de cette charge de
choses à traiter.

Lance toi !
02 Se motiver
Je t'autorise, voir même, je te conseille vivement de te
parler de temps en temps ça fait du bien.

Mais ce n'est pas de ça dont je veux parler. Il y a une


autre façon de le faire : atteindre ses objectifs te permet
de te faire avancer et vice-versa, avancer te permet de
créer de nouveaux challenges.

Pour ce faire, établis des objectifs annuels, mensuels,


hebdomadaires et quotidiens. Une fois cette réflexion
faite, liste les tâches pour l'/les atteindre. Le but final ne
te paraitra plus aussi insurmontable.

"Acheter un dictionnaire", "choisir une série en


anglais", "me renseigner sur les méthodes
d'apprentissage" sont des tâches réalisables pour
devenir bilingue, n'est-ce pas ?
03 Prioriser

Entre la rentrée scolaire de la petite Amandine, le


RDV téléphonique de ton client le plus fidèle pour
passer au forfait supérieur, le pain à aller acheter et
l'envoi de courrier à faire absolument avant le
ramassage, tu seras d'accord avec moi, tu ne peux
pas tout faire en même temps.

Je ne vais pas te demander de te multiplier mais


plutôt de prioriser tes tâches. Il te suffit donc
d'abandonner ce qui n'est pas important ni urgent et
de faire en priorité ce qui à l'inverse est important et
urgent.

Tu appelles M. Dupont pour programmer un rdv la


semaine prochaine, tu donnes le courrier à ton
ami/salarié pour le poster et tu accompagnes avec
joie et sérénité ta fille à sa première journée d'école.

Tu l'auras compris, on oublie le pain !


04 Fixer des
délais

Pour éviter de stresser à l'idée de ne pas avoir


réalisé une tâche et d'éviter de culpabiliser
pendant 3 semaines, je te propose une solution : te
fixer des délais.

Pour chaque chose à accomplir, estime


rapidement le temps que tu vas passer dessus,
voir la période de travail à prendre en compte.

Cela t'évitera les mauvaises surprises par manque


d'anticipation pour laisser place à la productivité.

Prends chaque mission datée comme un


challenge.
05
La règle de 3
Au début de chaque mois, semaine ou journée,
donne toi 3 objectifs à atteindre, pas plus. Le but
c'est de pouvoir les réaliser, donc ne remplis pas
trop ton sceau au risque de tout renverser.

1 - Terminer mon article de blog


2 - Régler toutes les factures en attente
3 - Etablir une liste de mes envies

Tu gagneras tous les jours un peu plus en


productivité.
06
Pr
og
ra
m
m
er

Une fois tes tâches listées, datées, priorisées, il


est primordial de programmer tout ça.

Il existe bien évidemment plusieurs méthodes et


outils utiles. Tu peux programmer des après-
midi créatives, ou encore des semaines à thème.
Ton planning doit avant tout te ressembler et être
adapté à ton mode de vie.

Organiser tes objectifs et tâches dans le temps


va simplement t'aider à les respecter mais c'est
toi le maitre de ton emploi du temps.

Programme tes projets et tes envies pour les


atteindre !
07 Planifier tes
imprévus

Non tu ne rêves pas, je ne suis pas dans un


monde parallèle. Je sais pertinemment qu'un
imprévu arrive sans qu'on ne s'y attende. Et
pourtant ! Lorsque tu organises ta semaine
suivante, il est important de programmer des
créneaux pour les imprévus. Ces plages horaires
te serviront en plan B. Un client qui souhaite
modifier le dossier saisi en début de semaine, un
collègue absent qui te refile ses missions de
dernières minutes.. pas de panique, pas de
stress, tu as déjà prévu ce temps que tu n'auras
pas à investir entre deux missions.

L'anticipation est la clé de l'organisation.


08
Boite de réception vide
Je sais que cela te parait un peu fou, mais je te
conseille d'organiser ta boite mail. Tu peux créer
des dossiers, des sous-dossiers, des couleurs,
des ordres de priorités, automatiser et surtout
supprimer. Paramètre ta boite de réception, pour
que chaque mail se répartisse dans son dossier.
Ne garde pas les pièces jointes qui prennent de
la place et surtout supprimes les newsletters que
tu ne lis pas.

De cette façon, tu peux garder ta boite de


réception partiellement ou complètement vide.

Et c'est bon pour le moral !


09 Bullet
journal

Appelé également Bujo, tu as certainement


entendu parlé de ce fameux Bullet journal. C'est
un agenda papier aux pages blanches qui te
permet de rassembler agenda et prise de note.
Si écrire tes rendez-vous et inscrire ta liste de
courses dans un espace restreint de ton agenda
ne te suffit pas et que tu es fan du papier, le
Bullet journal est fait pour toi. Tu peux le
personnaliser en forme de classeur, avec des
dessins, coller des photos..
Un agenda qui te ressemble, artistique ou
classique.

Tu peux même commander des Bullet journal


déjà prérempli sur internet pour t'aider
10 Trouver ton
code couleurs

Cela peut paraitre simple, mais ça demande


une certaine organisation. Le principe c'est
de te noter un code couleurs qui te parle
pour l'utiliser dans ta gestion de mails, dans
ton agenda et dans ton calendrier.
Qu'est-ce que le orange évoque pour toi ? Le
dynamisme ? Alors utilise cette couleur pour
tes actions à mener, à faire. Le vert t'inspire la
créativité ? Surligne toutes tes missions en
communication ou tes projets de réflexion.

Pour un visuel clair et dynamique !


CONCENTRATION
Stopper les
notifications
Notre téléphone nous permet

11
d'être joignable toute la journée et
de n'importe où, sauf si tu habites
au Pôle Nord. Parfait pour les
urgences.

Attention à ne pas vivre au


rythme de ton téléphone.

Lorsque tu réalises une tâche,


pense à stopper toutes les
notifications de ton appareil.
Des outils existent pour bloquer
certaines applications sur un
temps précis.

Pas de dérangements (en tout


cas pas de ton téléphone),
esprit concentré !
12 Rester
mono tâche
On dit souvent que les femmes savent faire
plusieurs choses en même temps. Désolé de te
l'apprendre mais ce n'est pas la meilleure des
solutions. Alors dans la vie quotidienne tu n'as
pas le choix : il faut veiller sur les enfants, faire à
manger, rappeler ton responsable pour tes
congés.. On est d'accord.

Mais au travail, il te faut une concentration


ultime ! Et pour y faire fasse, je te conseille
fortement de réaliser une tâche à la fois
(exception si tu travailles dans un poste
d'accueil).

Tu verras comme tu gagnes en efficacité !


13 Méthode
Pomodoro

Tu te souviens certainement de cette tomate


dans la cuisine. Et bien c'est aussi une technique
de gestion du temps développé par Francesco
Cirillo. Le but c'est de rester concentrer sur ta
mission à 100 % !

Tu règles ton timer à 25 minutes et tu


commences à travailler. Prenez ensuite une
pause de 5 minutes. Et toutes les 4 sessions,
récupérez pendant 20 à 30 minutes

Boost ta productivité !
14
Gestion des mails
Je sais que cet exercice n'est pas facile. Le
principe c'est de ne regarder et traiter tes
mails 2 à 3 fois par jour maximum et à des
horaires précis (comme une routine). Cela
va t'apporter deux choses :
Une meilleure concentration
Une meilleure gestion du stress

Comme pour le téléphone, ne vis pas au


rythme des autres, mais au tiens.

Diminue progressivement..
15
Ton heure de productivité
Tout le monde ne possède pas le même planning
car en plus d'avoir des objectifs différents, nous
avons une routine qui diffère. Une des astuces
importantes avant de se lancer dans la
configuration du calendrier de sa semaine, c'est
de mieux se connaitre.
Cela peut sembler logique mais ce n'est pas si
simple. Il faut arriver à comprendre quand notre
corps et notre esprit sont les plus en accord pour
une productivité maximale.

Pour ma part, le matin je suis beaucoup plus


efficace que les après-midis alors je note
principalement mes missions clients sur cette
plage horaire. Avec la même logique, j'allège mon
vendredi.
Et
toi
?
16
Rassembler les
tâches similaires

Ce conseil fait parti des premières choses à


mettre en application. Si tu traites habituellement
ton courrier tous les jours ou si tu rédiges tes
factures clients un peu toute la semaine quand tu
y penses, tu dois t'en rendre compte, tu as
l'impression de ne jamais en finir.

Pour éviter cette baisse de motivation,


concentres-toi une seule fois sur cette mission
en rassemblant toutes tes tâches liées.

Je fais le point sur mon budget deux fois par mois. Cela
m'évite les allers-retours quotidiens sur l'application de
ma banque.
17
Se concentrer sur l'essentiel
C'est certainement l'exercice qui a été le
plus difficile pour moi au début et encore
aujourd'hui. Il faut arriver à ne pas perdre
du temps sur des détails que souvent nous
sommes les seuls à voir. Attention ! Cela
n'enlève rien à ton professionnalisme et
ton image. Tu peux être minutieux(se),
perfectionniste, mais savoir dire stop si tu
dois recommencer ton travail du début
pour une histoire de couleurs ou de
ponctuation..

a bi li se
Déculp
18 To don't list
Tu connais la TO DO LIST ? Et bien c'est la même
chose dans le sens inverse. Je m'explique.

Pour te motiver, tu réagis souvent à la


"récompense", tu es heureux d'avoir coché une
tâche à faire.

Tu peux également stimuler ce bienfait en notant


tout ce que tu ne dois surtout pas faire.

Ne pas ouvrir Facebook avant 12h - Ne pas jouer


aux jeux vidéos avant la fin de ma mission..

Concentration maximale retrouvée !


LE BIEN-ÊTRE
POUR BIEN FAIRE
19
Se ressourcer
Cette action peut être plus facile pour certains
que pour d'autres.

Cela fait parti entièrement de ton équilibre vie


professionnelle et vie personnelle. Si tu ne
prends pas le temps de respirer, te poser,
marcher, passer du temps avec tes proches,
faire du sport ou tout autre hobby, tu risques de
perdre en efficacité au travail.

La santé de ton corps et de ton esprit est


le moteur de tout ce que tu entreprends.
20
Pauses
Si tu veux éviter d'enchainer les missions
dans ta journée, pense à te programmer
des temps de pauses.

Tu peux en profiter pour faire quelque


chose de ludique pour toi (flâner sur les
réseaux sociaux, aller marche 10 minutes,
manger, aller remplir ta gourde, converser
avec un collègue ou proche, écouter un
podcast, une vidéo...).

Je programme une pause généralement après un


rendez-vous important pour relâcher la pression.
21 Créer
ton espace

Pour tes projets professionnels ou tes projets


personnels, il est important de t'installer dans un
espace que tu as dédié spécialement pour toi.
Un espace dans le salon, sur la table basse, dans
un bureau, dans une chambre, peu importe.

Qu'il soit petit ou grand, tu dois trouver ton


espace pour chaque fonction. A toi ensuite d'y
intégrer une décoration qui t'inspire, des citations
en fond d'écran, des couleurs dynamiques ou
zen, situé en face de la fenêtre ou dans un
environnement éclairé et organisé.
22 Investissement
matériel

Lorsque tu t'installes dans TON espace dédié, tu


dois t'assurer que tu as tout ce qu'il te faut. En
plus d'éviter de te lever toutes les 5 minutes, tu
éviteras la montée de stress de dernière
seconde car il te manque tes écouteurs ou ta
gourde..

L'idée c'est de réunir tout le nécessaire avant de


commencer à travailler. Cela va de ton ordinateur
portable à la photo de citation que tu souhaites
afficher sur ton mur.

Sérénité
Gourmandise & hydratation
Inspiration & motivation
23
Loisirs / Détente
Comme pour les pauses, je te conseille
vivement de programmer des journées,
des demies-journées ou des plages
horaires dans ta semaine pour passer du
temps avec tes proches, aller retrouver
tes plus grandes passions, faire des
activités en plein air ou organiser une
matinée jeux.

Pourquoi programmer ?

Pour t'obliger à t'arrêter sans culpabiliser.


24 Trouver
ta routine
Pour démarrer une nouvelle journée, je
préconise une routine. Le matin tu peux
consacrer 30 minutes pour déjeuner, boire un
thé, répondre à tes messages personnels,
écouter de la musique, écouter un podcast ou lire
un article. C'est toi qui crée ta propre routine.
Prends un temps pour toi avant de partir à
l'action.

Prends soin de toi. Lève-toi assez tôt pour choisir


ta tenue, te poser, passer par la case salle de
bain.. et tout ça sans courir !

Ta santé, ta bulle, ton énergie..


SE LIMITER
25

Automatiser
En 2020, nous avons des logiciels, des outils ou
des applications qui nous permettent
d'automatiser certaines tâches. Je ne te
demande pas de troquer ton métier contre un
robot mais plutôt d'intégrer intelligemment cette
technologie pour te faire gagner du temps.

Si tu as la possibilité de créer une alerte sur ta


boite mail pour automatiser les rendez-vous
récurrents, fais-le ! Utilise ces options le plus
souvent possible et profite de ce temps pour te
reposer ou te lancer dans d'autres projets.
26 Déléguer
Pour toutes tes tâches qui sont urgentes
mais pas importantes, pense à les déléguer.
Pour beaucoup ce n'est pas chose facile et
je le comprends parfaitement. Mais même si
l'on dit souvent "on n'est jamais mieux servi
que par soi-même", il faut faire attention à ne
pas être débordé.

Si c'est le cas, le mieux c'est encore de


prendre un instant pour expliquer la marche
à suivre à ton destinataire pour qu'à l'avenir
il sache réaliser cette tâche et toi te libérer.
27 Dire NON !

Si tu as tout fait pour te dégager du temps mais


que tu es toujours aussi stressé parce que tu as
encore des millions de choses à faire, j'ai la
solution : dis NON.

C'est encore un exercice qui demande de


l'entrainement mais cela s'apprend. Ne dis pas
oui à tout. Ne dis pas oui à tous tes clients ou à
toutes les demandes de tes proches pour les
arranger. Si tu ne peux pas traiter une demande
par manque de temps ou par manque d'envie,
refuse gentiment et cordialement.

Enlève toi ce stress qui n'est pas toujours le tiens !


28
Savoir s'arrêter
Quand tu commences une tâche et que tu
es plein d'énergie, c'est une très bonne
chose car cela veut dire que tu es efficace.
Mais attention ! Etre productif cela veut
dire aussi ne pas se laisser emporter par
une mission car le temps manquera pour la
suite de ton programme. En donnant une
date limite voir un horaire précis pour
chaque chose, tu t'impose une fin à chaque
tâche.

Tu peux programmer une deuxième


session pour plus tard.
29 Entretiens
efficaces
Un entretien, un rendez-vous une réunion peut
prendre 20 minutes comme elle peut s'étaler sur
plus de 3 heures.

Quant à notre concentration elle devient


compliquée après 52 minutes. Alors il vaut
mieux limiter le temps d'échange à 40 minutes
pour une productivité parfaite.

De cette façon tu passeras 40 minutes de


productivité intense et tu éviteras le nombre de
réunions dans ton planning qui n'aboutissent
pas toujours à une solution.
SE FORMER
S'INFORMER
Se former

30
Se faire accompagner
Parfois on a toutes les cartes en main mais on
n'arrive pas pour autant à voir des résultats ou
du moins ceux que l'on s'est fixé.

Pour apprendre à gagner en productivité, tu


peux te former gratuitement sur internet via les
articles de blog, les podcasts, les vidéos.. Et
mettre en application les méthodes toi-même en
autonomie.

Et pour compléter, je peux t'accompagner de la


mise en place de tes objectifs professionnels et
personnels jusqu'à la planification détaillée de
tes jours, semaines, mois à venir.

Je t'accompagne en toute bienveillance


31 Veille
Peu importe le type de projets que tu t'es noté à
réaliser, consacre des instants pour partager et
t'informer auprès d'un groupe, cercle, forum,
réseau professionnel, magazine, en lien avec ta
démarche.

Si tu es indépendant, utilise le brainstorming avec une


équipe professionnelle.
Si tu es salarié, essaie de communiquer avec tes
collègues sur l'avancée d'une mission.
Si tu as un projet de mariage, abonne toi à une
newsletter sur ce thème.

Ce qui est important, c'est de rester entouré et


de t'informer, cela peut t'amener des idées, des
solutions, la découverte de nouveaux outils..
32
Choisir les outils
adaptés

Reste à l'écoute de nouveaux outils modernes qui


peuvent t'aider dans la réalisation de ton projet.

Une application pour la liste de courses, un


logiciel de CRM pour récolter toutes les
informations sur tes clients..
Après cette étape de découverte, forme toi seul
ou à l'aide d'un formateur sur cet outil qui te
correspond et qui te fait gagner du temps.

Il n'y a pas un outil de productivité idéal il y a


plusieurs méthodes et applications dont une
adaptée à ton projet, ton organisation, ton
fonctionnement.
Moi c'est Nelly

Assistante administrative et formatrice.

Dès mon plus jeune âge je faisais des to do list


sans savoir qu'un jour cela deviendrait mon
meilleur allié quotidien.

Une fois devenue entrepreneure j'ai développé un


sens de l'organisation encore plus précis. J'ai
essayé les agendas papiers, les agendas
numériques, les nouveaux outils, les méthodes
existantes pour enfin trouver mon
fonctionnement.

En moins de 2 ans, j'ai créé ma société, j'ai ouvert


un e-commerce, je suis devenue formatrice et j'ai
créé un réseau professionnel dans ma ville.
Sans travailler le week-end et sans passer ma
nuit à produire.

J'ai réussi à trouver une méthode adaptable pour


m'organiser, être productive, concentrée et
toujours aussi passionnée.

Aujourd'hui j'ai à cœur de te la partager pour que


toi aussi tu puisses trouver ton équilibre.
Formation en ligne
1 mois pour gagner en productivité

Si tu es intéressé(e), viens prendre un rdv


téléphonique (ou visio) avec moi pour voir
si le programme correspond à tes
attentes.

Prendre
RDV

SOIS MAITRE DE TON TEMPS !


ET TU DEVIENDRAS MAITRE DE TES REVES !

@nelly_cellyclic

Vous aimerez peut-être aussi