Vous êtes sur la page 1sur 58

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Curso de gestión en finanzas


básicas
Autor: Pensante

1
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Presentación del curso


Es fácil comprender el hecho de que el estancamiento o el fracaso de un negocio
con frecuencia se debe a comprar, comerciar o ampliar más de lo debido. Por
ejemplo, durante tres años seguidos un aserradero aumentó sus ventas de un modo
significativo y luego quebró.

En este curso te contestamos todo tipo de dudas que pueden surgir a partir de la
constitución de una empresa o de cualquier proyecto que implique el flujo de dinero.

2
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

1. Fundamentos Básicos

Es fácil comprender el hecho de que el estancamiento o el fracaso de un negocio


con frecuencia se debe a comprar, comerciar o ampliar más de lo debido. Por
ejemplo, durante tres años seguidos un aserradero aumentó sus ventas de un modo
significativo y luego quebró. ¿Por qué? Porque su dueño no pudo resistirse a una
ganga, comprando mas de la cuenta demasiadas clases de maderas diferentes que
le ofrecieron con descuento en grandes cantidades. Usó tanto efectivo que después
no pudo cubrir a tiempo sus gastos permanentes, como el alquiler, los servicios
públicos y las nóminas.
De la misma manera, un fabricante de productos plásticos tenía una planta
moderna, que ahorraba trabajo, un inventario bien surtido y ventas en aumento;
pero ese mismo fabricante tuvo que ceder parte de sus acciones debido a un
préstamo que no pudo pagar a tiempo. ¿Por qué? Porque las ventas se hicieron bajo
malos términos de crédito y descuentos.
El resultado fue que no hubo efectivo disponible para pagar las deudas corrientes.
Otra compañía desarrolló un producto nuevo que pronto todo el mundo quiso
comprar; tenía tanta demanda que la compañía pidió prestadas grandes sumas de
dinero para construir una fábrica nueva y una línea de producción. Aceptó más
órdenes de las que podía cumplir dentro del tiempo señalado y terminó en que sus
entregas se hacían con grandes demoras. Cuando llegó el momento en que la nueva
fábrica estaba lista para trabajar, la demanda había disminuido y muchas órdenes
antiguas se habían cancelado. ¡Pero no la deuda, lamentablemente! ¿Qué sucedió?
¡Fue necesario vender el negocio para liquidar las deudas! El negocio se había
extendido demasiado y no se hizo una buena labor de análisis financiero.
La diferencia entre el fracaso y el éxito no es siempre por falta de conocimiento
del producto o por no querer trabajar durante largas horas. La razón principal es
no entender la situación financiera. Por lo general, en los negocios que empiezan,
los estados contables y de resultados (pérdidas y ganancias) los prepara alguien de
la familia o un contador público, el dueño o los gerentes, que con frecuencia no
saben las implicaciones financieras que pueden tener, y toman malas decisiones.
Para lograr un entendimiento mínimo en las finanzas, es esencial entender
totalmente los estados contables y los estados de resultados. Esto es lo que vamos a
revisar rápidamente a continuación.

3
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

2. Estructura de un Estado Contable

Un estado contable típico muestra en el lado izquierdo los activos del negocio y, en
el lado derecho, el Pasivo u obligaciones y el Patrimonio, de la siguiente forma:

El activo se divide generalmente en dos categorías: Activo corriente y el activo fijo.


Por lo general, el activo corriente comprende todo aquello que pueda convertirse en
efectivo en el corto plazo. Los activos fijos son bienes permanentes, como muebles
y enseres, edificios, equipos o maquinarias, etc. El pasivo está dividido de igual
forma; normalmente se dividen en pasivos corrientes (deudas de corto plazo,
menores a un año) y pasivo a largo plazo. El pasivo corriente incluye las cuentas por
ejemplo de inventario, salarios, alquileres, etc. Por lo general, las deudas de largo
plazo son pasivos que por acuerdo no se pagan inmediatamente; por ejemplo, las
hipotecas o deudas mayores a 1 año.
La diferencia entre el activo y el pasivo equivale al capital contable; es decir, después
de pagarse todas las facturas y notas, lo que quede será el capital. Otra definición
nos dice que el capital contable es lo que se debe al dueño (o dueños) del negocio,
después de pagarse todas las obligaciones de la empresa.
ACTIVO - PASIVO = CAPITAL CONTABLE
O
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL CONTABLE
¿Por qué se llama Estado Contable? Aquí tenemos que la palabra clave es dar un estado
estado de cómo se encuentran las cosas. Constituye un balance de la situación, ya
que el total del activo menos el total del pasivo es igual al capital contable, así que
están en balance. Esto es cierto aun si el pasivo es mayor que el activo. En esta caso,
el capital contable es negativo y debe restarse del pasivo, en lugar de sumarse.

4
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

3. Definiciones de Términos Contables

Definamos algunos de los términos utilizados en el Balance General.


Activo: Esta conformado por el efectivo, el dinero que se nos debe, mercancías para
la venta, muebles y enseres, terrenos, edificios y equipos o maquinarias que una
compañía posee o que tiene valor monetario.
Activo Corriente: Cantidad en efectivo, notas y cuentas por cobrar (menos las
reservas para deudas incobrables), inventarios y cualquier otro bien convertible en
efectivo en un corto tiempo, generalmente menos de un año. También se lo puede
dividir en: disponible, exigible, diferido y realizable.
Activo Fijo: Tierras, edificios, equipos de construcción, aparatos, maquinarias,
herramientas, muebles, efectos de oficina, patentes, etc. Menos el valor recuperable
y la depreciación.
Provisiones: Impuestos o salarios acumulados contra las utilidades corrientes, pero
que todavía no son debidos.
Capital Contable (Valor Neto): Cantidad que el(los) dueño(s) del negocio
muestra(n) en el balance general como la diferencia entre todos los activos y los
pasivos; en otras palabras, es el patrimonio del(de los) propietario(s) de la empresa.
Cuentas por Cobrar: Cantidades que se deben a la compañía por mercancías,
productos o servicios vendidos o prestados, pero que se están por cobrar.
Cuentas por Pagar: Suma total de las cantidades que la compañía debe a un
proveedor o vendedor por materias primas, productos o mercancías utilizados para
producir bienes para la venta o para revenderse según se reciben.
Pasivo a Largo Plazo: A veces llamadas también obligaciones a largo plazo. Son
todas las obligaciones, como hipotecas, préstamos y otras cantidades pagaderas en
un período mayor a un año.
Efectivo: Dinero sobre el cual se tiene control y acceso inmediato.
Hipoteca: Documento legal por el que una propiedad sirve de garantía o prenda
para cubrir una deuda.
Inventario: Para una firma manufacturera es la cantidad total disponible de
mercancías terminadas, materia prima o material bajo procesamiento. Para los
detallistas y mayoristas, es el abastecimiento disponible de mercancías vendibles.
Pagarés, Letras o Notas: Préstamos pedidos por la compañía que deben pagarse
dentro de un año.
Pasivos: Todo lo que una empresa debe a sus acreedores. Deudas que tiene la
compañía. Está constituido por cuentas como: pagarés, letras por pagar, cuentas
por pagar o provisiones. Existen dos categorías: pasivos corrientes y pasivos a largo
plazo.
Pasivos Corrientes: Suma total de todas las cantidades que debe la empresa y que
son pagaderas dentro de un año.

5
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

4. Términos utilizados en el Balance de Resultados o


Balance de Pérdidas y Ganancias

Definamos algunos de los términos utilizados en el Balance de Resultados.


Costo de Ventas: En un negocio al detalle o al por mayor, es el precio total pagado
por los productos vendidos, mas el costo de la entrega al negocio.
Gastos o Egresos: Gastos del negocio. Incluye sueldos y salarios, teléfono, seguros,
depreciación, intereses, anuncios, etc.
Utilidad Neta: Cantidad remanente después de pagarse todos los gastos más
intereses e impuestos. (Este término se utilizará en este curso para referirse a las
utilidades antes de pagarse los impuestos).
Utilidad Bruta: Utilidades antes de deducir todos los gastos e impuestos.
Ventas Brutas: Suma total del volumen de todas las ventas hechas en efectivo o a
crédito.
Ventas Netas: Constituyen el total de las ventas brutas, menos las devoluciones,
bonificaciones, descuentos y rebajas.

6
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5. Un Vistazo hacia adelante

A continuación presentaremos cinco situaciones para evaluar su comprensión de los


estados financieros. Dichas situaciones se han diseñado para demostrar que aunque
los estados de contabilidad y de ganancias y pérdidas (resultados) contienen una
cantidad considerable de información, éstos son solamente el punto de inicio de una
análisis financiero. Como veremos mas adelante, la información financiera básica se
puede usar para desarrollar índices sencillos que lo ayudarán a comprender y a
controlar su negocio. Ver los gastos como porcentajes de sus ventas puede ayudarlo
a reducir los costos. Y seguir de cerca algunos índices y porcentajes determinados
durante cierto tiempo lo ayudará a planificar su futuro con toda confianza.
Trate de responder estas preguntas. No se preocupe si no puede contestarlas todas
o si no las entiende ahora. Cuando termine este curso las comprenderá
Viendo el balance general y el estado de resultados en el ejemplo de la página
anterior, puede:
Ver que el dueño no puede pagar las facturas corrientes. (Sugerencia: verifique el
efectivo disponible.)
Saber que el período de cobros promedio de las cuentas por cobrar es mayor de 30
días. (Esto se cubrirá en detalle al revisar los índices de eficiencia.)
Decir que las utilidades de la inversión del dueño son menores que lo que muchos
expertos dicen que es necesario para el crecimiento futuro. (Podrá verlo claramente
cuando estudiemos los índices de utilidad)
Determinar dónde está la utilidad neta, puesto que sólo hay $ 2.000 en efectivo.
(Sugerencia: Quizás no se haya cobrado aún.)
Ver que el capital contable del dueño se compone mayormente de activos fijos. (Es
lo que quedaría después de pagarse todas las deudas.)
El balance general y el estado de resultados por sí solos, no ofrecen suficiente
información financiera para llevar adelante un negocio. Por ejemplo, estos
documentos no pueden decir cuanto tiempo han estado pendientes las cuentas por
cobrar, cómo afectaría el flujo del efectivo si se colocara un nuevo empleado o
cuánto dinero requeriría respaldar un plan de mercadeo.
Las respuestas a éstas y otras preguntas claves se tendrán al saber cómo usar la
información en un estado de cuentas y en un estado de pérdidas y ganancias. ¡Eso
es lo que vamos a aprender en el presente curso!

7
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

6. Comprensión de los índices y porcentajes

¡Quizás le parezca complicado al principio, pero lo verá todo más claro al usar los
índices!
¿Por qué un análisis de los índices?
Los índices son muy comunes. ¡Usted los usa a diario! Proporcionan un mejor
entendimiento de una amplia gama de situaciones; por ejemplo, los kilómetros que
su auto hace por cada litro de ga-solina o la tasa del desempleo, es más fácil de
observar que el número total de personas desemplea-das o el número total de litros
de gasolina gastadas.
Los índices se usan cuando miramos el mejor precio por kilogramo en los
alimentos, cuando comparamos los promedios de goles de los jugadores de futbol o
calculamos el costo de un edificio en metros cuadrados.
Los índices son aún más importantes para calcular el progreso de un negocio y
compararlo con sus competidores.
¿Cómo se desarrollan los índices?
Los índices se expresan poniendo un número sobre otro.
Por ejemplo: 50/100 es un índice. Esto quiere decir que se dividirá 100 entre 50, y
la respues-ta será un porcentaje. En este caso 0,50 o 50% porque 50 es la mitad de
100.
El número en la parte de arriba de la fórmula representa la cifra que usted compara
con la cifra de abajo (llamada base). Por ejemplo, si el 50 en el índice anterior
representara $ 50 en ventas y 100 representara $ 100 de activos fijos (como, por
ejemplo, una pieza de un equipo o un aparato), se podría comparar la cantidad de la
venta generada por el activo fijo. Si este fuera un ejemplo de intereses, la cantidad
de las ventas sería la mitad del valor de los activos fijos, o sea un rendimiento de
50% en los activos fijos.
Otra forma de expresarlo es usar las proporciones. Ello significa que los activos fijos
están en una proporción de 2 a 1 con respecto a las ventas.
Si los números se invirtieran: 100/50, entonces las ventas serían $100 y los activos
fijos $ 50. En este caso, los activos fijos generarían 200% o 2 veces su valor. En
otras palabras, 50 cabe dos ve-ces en 100. La proporción de los activos fijos a las
ventas es ahora de 1 a 2.
Los índices se usan para indicar cómo marcha su negocio. Por sí mismas no toman
decisiones por usted, pero sí pro-veen una información fundamental con la cual
tomar decisiones apropiadas. Antes de tomar una gran decisión, debe consultarse
más de un índice. Hablaremos de ello más tarde, por lo pronto, exploremos más
profundamente los porcentajes y los índices.
¿Qué miden los índices?
Los índices miden proporciones. En nuestro ejemplo de 100/50 más arriba,
pudimos determi-nar qué proporción es una cifra de la otra. Los índices también
miden enlaces, y pueden ha-cerlo porque traducen los activos, como herramientas e

8
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
inventarios, y los pasivos, como cuen-tas por pagar y préstamos, en cifras que
representan dinero. Al hacerlo es fácil ver valiosos enlaces entre dos renglones que
parecían no estar relacionados entre sí.
Los índices también nos permiten establecer comparaciones entre diferentes
períodos de tiempo. Por ejemplo, un índice le permite calcular la rotación de su
inventario de un mes a otro o de un año a otro.
La paradoja del 10%
Suponga que a usted se le pregunta si estaría dispuesto a participar en un evento
que le daría $100,000. Todo lo que usted tendría que hacer sería tirar una moneda
al aire y predecir de qué lado caería. La ley de las probabilidades le dice que usted
tiene 50/50 oportunidades de ganar; pero, suponga que tuviera que arriesgar
$10,000 (10%) para participar en el juego. Es probable que no quiera arriesgar sus $
10,000, aunque si ganara la recompensa sería mucho mayor. Sin embargo, quizás
estuviera dispuesto a arriesgar menos aunque ganara menos; es decir, 10% de
$1,000 o $100. En otras palabras, aunque el porcentaje no ha variado, gastar una
gran cantidad de dinero "verdadero" sería bien diferente. Por tanto, es necesario
man-tener dentro del contexto los índices y los porcentajes en cuanto a lo que éstos
representan.
USANDO SIN TEMOR LOS ÍNDICES
Al analizar sus negocios piense en los índices como amigos suyos. Calcular los
índices es muy sencillo (especialmente si se tiene una calculadora de mano) y son
fáciles de usar. Ellos le ofrecen una cantidad inmensa de información imposible de
obtener en otra parte.
Los índices no pueden ocupar el lugar de la experiencia o reemplazar una buena
administra-ción, pero sí harán que los buenos gerentes sean mejores aún. Los
índices pueden ayudar a indicar aquellas áreas que necesiten investigarse o ayudar
para desarrollar futuras estrate-gias de operaciones.
Usted podrá aprender rápidamente una serie de índices si sigue los pasos
bosquejados en el presente manual.
LAS REGLAS BÁSICAS PARA LOS ÍNDICES
Para hacerle más fácil el uso de los índices, revise cuidadosamente las cinco reglas
básicas si-guientes:
Para determinar un porcentaje de cambio, digamos de un 25% de aumento en las
ventas durante el primer mes del año y un 37% durante el segundo mes, sería
equivocado decir que el aumento durante el segundo mes fue de un 12%. Ello se
debe a que ambos se to-maron desde un mismo período básico (en este caso 100);
por tanto, es un aumento de 12%en puntos porcentuales. Para determinar el
aumento mensual verdadero, el incremento de 12 pun-tos durante el segundo mes
debe dividirse por el nuevo período básico de 125 (la cifra del comienzo más el
aumento del primer mes; esto es, 100 + 25), para obtener un aumento mensual
verda-dero de un 9,6%. Al comparar una parte contra un todo, por ejemplo las
utilidades netas contra las ventas, el todo será siempre la base. Es decir: utilidades
netas/ventas. El porcentaje de algo puedeaumentar más de un 100%, pero no puede disminuir
disminuir más de un 100%. Piense en esto así: usted puede duplicar su dinero
(200%), pero no puede per-der más de un 100% de una sola vez. Los índices pierden
su significado y precisión cuando se hacen demasiado detallados. Ello es

9
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
importante, pues quiere decir que usted no necesita gran cantidad de datos o
ci-fras detalladas para usar un análisis del índice. A menudo el análisis es
significativo al usarse en forma general (por ejemplo: las cifras en los juegos).
Recuerde que los índices lo ayudarán a tomar sus decisiones, pero que ellos no
deciden por usted.
Precauciones que se deben tener al usar los índices
Mantenga una actitud objetiva: No use los índices para respaldar conclusiones
predeter-minadas. Úselos para entender mejor sus negocios.
No use las cifras equivocadas: Por ejemplo al notar un cambio en el porcentaje
entre dos cifras de dólar, digamos un aumento de precio de US$ 2,00 a US$ 3,00, el
número que usted de-sea comparar es la diferencia entre las dos cifras de dólar,
que es $1,00. Esta diferencia (US$1,00) se divide más tarde por US$ 2,00 dando un
porcentaje de aumento de 50%. No divida $2,00 por $3,00 o viceversa.
No compare números que carecen de significado: Por ejemplo, comparar los
gastos con los activos fijos. Este número es fácil de calcular pero carece de
significado para la operación de un negocio.

10
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

7. Resumen de las herramientas del oficio


Se le ha presentado el análisis de los índices y ya sabe que los índices se expresan
co-mo un porcentaje o una proporción. Pudo descubrir que los índices se
desarrollan al dividir el número que usted desea comparar por el número base.
Usted ya ha usado los índices en muchas transacciones en su hogar y en los
negocios. Estas se desarrollan de la misma forma que los índices que aprenderemos
a usar en este curso. Aprendió que los índices se expresan así:
50/100 = 50% o 1 a 2 (1:2) y
100/50 = 2 veces o 2 a 1 (2:1)
Descubrió que los índices son fáciles de desarrollar y usar, y observó algunas reglas
básicas y precauciones que le permitirán entenderlos mejor. Finalmente, esperamos
que sepa que los índices son como amigos que pueden ayu-darlo a controlar sus
negocios.
* SUGERENCIA: Si el número de arriba es menor que el de abajo, el índice será un
por-centaje. Si el número de arriba es mayor que el de abajo el índice se expresará
como "nú-mero de veces".

11
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

8. Introducción a los índices

Esta parte del manual presenta y explica varios índices comunes que pueden
utilizarse para cal-cular y controlar un negocio. No estará utilizando todos los
índices que daremos, especial-mente si usted está en un negocio de prestación de
servicios; tampoco es necesario aprender de memoria los índices o sus significados
presentados en esta parte, pues siempre puede revisar esta parte del manual como
referencia.
Al primer conjunto de índices se le llama índices de liquidez ya que calculan la
cantidad de efectivo disponible para cubrir los gastos, tanto corrientes como a largo
plazo. Estos índices son importantes especialmente para mantener vivo un negocio.
No pagar sus cuentas por falta de efectivo es la manera más rápida de cerrarlo. Las
instituciones de préstamos con fre-cuencia se niegan a dar préstamos cuando se
necesita el dinero verdaderamente. Haga arre-glos por adelantado para tener una
línea de crédito. El mejor momento para ello es cuando la liquidez de su negocio
está en buenas condiciones. ¡Asegúrese de que los acuerdos de su línea de crédito
estén siempre por escrito!
Al segundo conjunto de índices se le llama índices de utilidad. Estos índices calculan
y ayudan a controlar los ingresos. Ello se logra con mayores ventas, márgenes más
amplios, ob-teniendo más rendimiento de sus gastos y/o combinando estos
métodos.
Al tercer conjunto de índices se le llama índices de rendimiento. Los índices de
rendimiento calculan y ayudan a controlar las operaciones de su negocio, agregando
otra dimensión para ayudarlo a aumentar sus ingresos, evaluando transacciones tan
importantes como son el uso del crédito, el control del inventario y/o la
administración de los activos.

12
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

9. Glosario del análisis de los índices

ACTIVOS TOTALES - Suma de todos los activos corrientes y fijos.


CAPITAL DE TRABAJO: Se obtiene mediante la resta de los activos corrientes menos
los pasivos corrientes.
DEUDAS TOTALES: Suma de todo el pasivo, tanto corrientes como a largo plazo.
COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: (Costo de Ventas) Para un negocio al detalle o al
por mayor, es el precio total pagado por los productos vendidos más el costo de la
entrega al establecimiento durante el período contable. Para una firma
manufacturera, es el inventario del comienzo de actividades más las compras, costo
de entregas, material, trabajo y gastos generales menos el inventario final.
GANANCIAS ANTES DE LOS INTERESES E IMPUESTOS: Utilidad neta antes de pagar
todos los intereses e impuestos.
UTILIDAD NETA: Cantidad que queda después de pagar todos los gastos más
intereses e impuestos.
VENTAS NETAS: Volumen total en dinero de todas las ventas menos las
devolu¬ciones, bonificaciones, descuentos y rebajas.
LIQUIDEZ: Cantidad de efectivo disponible para cubrir los gastos, tanto corrientes
como a largo plazo.

13
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

10. Índices de liquidez

En las próximas páginas presentaremos tres índices de liquidez de gran utilidad, los
cuales mostraremos con un estado de contabilidad y un estado de ganancias y
pérdidas (Anexos), además de una explicación de lo que significan los índices y
cómo utilizarlos:
Por motivos de espacio, usaremos las siguientes abreviaturas:
CTAS COB = cuentas a cobrar
CTS PAG = cuentas a pagar
EQUIP/APAR = equipos/aparatos
TERR/EDIF = terrenos/edificios
TOTAL ACT CORR = total de activos corrientes
TOTAL AC Y AF = total de activos corrientes y activos fijos
TOTAL PAS CORR = total de pasivos corrientes
TOTAL PAS Y CC = total de pasivos y capital contable.
Nota: Se destacan con un sombreado todas las cifras usadas para desarrollar
un índice en el Balance General y en el Estado de Resultados (pérdidas y
ganancias), para así mostrar exactamente de dónde proviene.

14
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

11. Índice corriente

CALCULA: La capacidad para cumplir las obligaciones a corto plazo.


CRITERIO GENERALMENTE ACEPTADO: El activo corriente debe encontrarse entre
1,5 y 2 veces el pasivo corriente, o representar entre el 150% y el 200% del pasivo
corriente.
ÍNDICE BAJO: Una compañía quizá no pueda pagar sus facturas con tanta rapidez
como debiera. Es probable que no pueda aprovechar los descuentos en efectivo u
otras condicio-nes favorables, o no pueda mantener satisfechos a sus proveedores y
obtener un buen servi-cio. Un alto inventario quiere decir altas cuentas por pagar.
ÍNDICE ALTO: Un dinero que podría estar trabajando para el negocio está atado en
bonos del Estado, en ahorros en efectivo u otra clase de fondos seguros.
OBSERVACIONES: El índice adecuado depende de la clase de negocio, del momento
del ciclo y de la antigüedad del mismo. Es necesario averiguar qué es lo indicado
para su clase de negocio.
UN ÍNDICE RÁPIDO: Otra variante es El índice rápido (índice de solvencia inmediata
o también llamado Prueba Ácida) que es el mismo que el índice corriente, excepto
que elimina el inventario, de forma que sólo se cuenta como activo el efectivo y las
cuentas por cobrar. Algunos analistas reducen las cuen-tas por cobrar en 25% antes
de utilizar este índice. Que usted lo haga o no dependerá de cuán-ta fe tenga en la
posibilidad de cobrar sus deudas, o del manejo que realice de su cartera. El índice
es así:
Activo Corriente - Inventario 87,000*
--------------- o ----- = 38%
Pasivo corrientes 229,00
Un margen seguro sería por lo menos 1,0 veces. El ejemplo dado más arriba es
menos de un medio a uno y sugiere graves problemas, por ejemplo, un inventario
de lento movimiento.
* Efectivo $ 2,000
Ctas Cob $85,000
$87,000

15
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

12. Movimiento del índice de efectivo/capital de


trabajo

Se le llama capital de trabajo porque es la cantidad de efectivo necesaria para operar


su ne-gocio diariamente. El capital de trabajo es el dinero que usted emplea para
pagar los sa-larios, facturas, etc. La suma de su capital de trabajo varía cada vez
que usted recibe un pago en efectivo, hace una venta en efectivo o escribe un
cheque.
CALCULA: El movimiento de efectivo o capital de trabajo. Mantener un flujo de
efectivo o un saldo de capital de trabajo positivos le dará un medio adecuado para
financiar sus ven-tas, sin luchar para pagar por los materiales y/o bienes comprados.
CRITERIO ACEPTADO GENERALMENTE: Las ventas deben ser 5 o 6 veces el capital
de trabajo.
ÍNDICE BAJO: Quizá esté teniendo sus fondos comprometidos en activos de bajo
rendimiento a corto plazo. Eso significa que podría continuar trabajando con menos
efectivo.
ÍNDICE ALTO: Vulnerabilidad a los acreedores; por ejemplo, incapacidad de pagar
sala-rios o facturas por servicios públicos.
OBSERVACIONES: Por lo general, si el índice entre el activo corriente y el pasivo
corrien-te es bajo, el movimiento del índice de efectivo es alto. Esto se debe a la
pequeña suma de capital de trabajo disponible.
Capital de trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente
$ 297,000 - $ 229,000 = $ 68,000
Ventas $ 700,000
---------- = ----- = 10,3 veces
Capital de trabajo $ 68,000

16
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

13. Índice de la deuda al capital contable o de


endeudamiento

CALCULA: La cobertura de la deuda total expresa el índice entre el capital


contribuido por los acreedores (endeudamiento) y el contribuido por el (los) dueño(s).
CRITERIO ACEPTADO GENERALMENTE: El pasivo corriente no debe ser menor de
1,25 veces el capital contable, de otro modo los acreedores tendrán tanto que decir
sobre có-mo conducir las operaciones de sus negocios como usted mismo. Algunos
analistas piensan que el pasivo corriente al capital contable no debe ser más de 80%
y que la deuda a largo pla-zo no debe exceder en más de 50% al capital contable.
ÍNDICE BAJO: Seguridad financiera a mayor término. Por lo general esto significaría
tener una mayor flexibilidad para pedir préstamos monetarios. Un índice
extremadamente bajo quiere decir que la dirección de la empresa es demasiado
conservadora y probablemente que no ha alcanzado todas sus posibilidades; es
decir, la posibilidad de mayores utilidades por la relación entre el interés total y las
utilidades, logrado al pedir dinero prestado a una tasa de interés bajo y lograr una
mayor tasa de rendimiento en las ventas.
ÍNDICE ALTO - Los acreedores corren mayores riesgos, de aquí que tomen mayor
interés en cómo se está dirigiendo la empresa. Su habilidad para conseguir dinero
de fuentes exter-nas está limitada.
OBSERVACIONES - Una vez más, mucho depende de en qué ciclo de vida se
encuentra el negocio, cuáles son las políticas de sus dueños, el estado de la
economía y el ciclo de ese ne-gocio en particular. Recuerde que la deuda a largo
plazo es el índice entre el interés total y las utilidades. Dicho índice, puede trabajar
para usted durante los buenos tiempos y en su contra durante un periodo malo. Ello
puede generar menores ganancias si se piden demasiados préstamos.
Pasivos Totales $ 254,000 (229,000 + 25,000)
---------- = -------------- = 1,8 veces
Capital Contable $ 143,000

17
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

14. Resumen de los índices de liquidez

Habiendo aprendido hasta aquí, ya está en camino de dominar el uso del análisis de
los índices.
Los índices de liquidez lo ayudan a determinar la capacidad de su firma para pagar
las deudas. El índice corriente es importante pues proporciona una indicación de su
capacidad para pagar sus cuentas inmediatas. El capital de trabajo es la diferencia
entre el activo corriente y el pasivo corriente. Es-ta es una cifra importante pues
representa la suma disponible para pagar los salarios o el material o bienes nuevos.
Manteniendo un índice apropiado para su movimiento de efectivo podrá
aprovechar-se de los descuentos por pronto pago. Su deuda total no debe exceder
el 80% de su capital contable y sus deudas a largo pla-zo no deben exceder el 50%
del mismo.

18
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

15. Índices de la utilidad

Casi todo el que está en un negocio lo hace para obtener una ganancia o utilidad.
Deseamos un mayor rendimiento por nuestro dinero y tiempo del que podemos
obtener de un banco, o de alguna otra oportunidad de poco riesgo pagando poco
interés. Dicho sea de paso, este es uno de los métodos más comunes para evaluar si
a usted le va bien en sus negocios; por ejemplo, si las cuentas de ahorro o el
mercado monetario pagan un mayor porcentaje del que está ganando con el dinero
invertido en un negocio, quizá le sería mejor vender su negocio y reinvertir su
dinero en otra parte, a menos que le guste más lo que está haciendo que ob¬tener
más ganancias con su capital.
Los índices de utilidades le proveen los medios para cal¬cular sus ganancias en
diversas maneras (como pronto lo veremos). Le calculan su margen de utilidades, el
rendimiento en sus activos e inversiones, así como en las ventas.
Por regla general las utilidades o ingresos, como se les llama a veces, provienen de
los cam¬bios en los precios, en el volumen, o en ambos; por lo tanto, los cambios
en sus índices du¬rante cierto tiempo provendrán de lo que haga y de que esto
afecte sus precios y/o volumen. Ello se podrá observar por los aumentos en los
gastos (por ejemplo, más personal de ventas o anuncios), y los cambios ocurrirán
según se deprecia el activo o se agregan algunos nuevos, o si es necesario pedir
prestado.
Si usted sube o baja sus precios, los cambios se notarán en los cambios en sus
índices.
Las abreviaturas usadas en el estado de contabilidad son:
CTAS COB = cuentas a cobrar
CTS PAG = cuentas a pagar
EQUIP/APAR = equi¬pos/aparatos
TERR/EDIF = terrenos/edificios
TOTAL ACT CORR = total del acti¬vo corriente
TOTAL ACY AF = total del activo corriente y fijo
TOTAL PAS CORR = total del pasivo corriente
TOT PAS Y CC = total del pasivo corriente y capital contable.
Nota: Destacaremos todas las cifras usadas para desarrollar un índice en el estado
de contabilidad y en el estado de ganancias y pérdidas, para así mostrar
exactamente de dónde proviene.

19
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

16. Índice de las utilidades netas

CALCULA: Es la efectividad de la gerencia. Es una comparación válida entre las


firmas de una misma industria. Este índice filtra cualquier distorsión que pueda
haber a causa de una deu¬da grande u otros factores que puedan afectar los pagos
de impuestos, o la falta de los mis¬mos.
CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Dependen de los negocios y/o de la
in¬dustria. Un factor muy importante también es el volumen de los negocios así
como su anti¬güedad.
BAJO ÍNDICE: Quizá los gastos del negocio sean muchos; puede haber deficiencias,
o las ventas son demasiado bajas para los costos.
ALTO ÍNDICE: Existe un alto margen de ganancias o gastos que se están
manteniendo ba¬jos.
OBSERVACIONES: El cálculo de qué es un buen índice depende de la clase de negocio
o industria de que se trate. Ello debe ser comparado con las normas de la industria.
A las ga¬nancias antes de los intereses e impuestos también se le llama ingresos
operativos.
Este índice no toma en consideración las inversiones hechas en edificios,
maquinarias, etc. El índice del movimiento de las inversiones que revisaremos
posteriormente, considera esta clase de inversiones de capital, pero no toma en
cuenta los gastos.
Utilidad Neta * + Intereses $ 24,000 (15,300 + 8,700)
------------- = -------------- = 3,4%
Ventas Netas $ 700,000
* Utilidad antes de impuestos

20
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

17. Índice de la tasa de rendimiento sobre las ventas

CALCULA: Cuánta utilidad neta se derivó de cada peso en las ventas; ello indica lo
bien que usted ha dirigido sus gastos operativos. También puede indicar si el
negocio está gene¬rando suficientes ventas como para cubrir los gastos fijos y que
aún quede una utilidad aceptable.
CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Depende del negocio y/o de la industria. El
precio y el volumen son importantes y desempeñan un gran papel al determinar
este índi¬ce.
BAJO ÍNDICE: Quizá no signifique mucho en ciertas industrias; por ejemplo los
negocios que tienen un alto movimiento de inventarios o aquél que usa un margen
bajo para atraer negocios (por ejemplo, una tienda de comestibles) podría mostrar
un bajo índice y aún estar en buenas condiciones.
ALTO ÍNDICE: Por lo general mientras más alto el índice, mejor; sin embargo, si está
sobrepasando las cifras del año anterior y muestra un aumento continuo, está en
buen camino.
OBSERVACIONES: Al analizar sus negocios, este índice debe verse teniendo muchos
hechos en mente y usarlo en conjunción con otros índices y herramientas analíticas.
Tenga cuidado si usa este índice por sí solo, pues fácilmente estaría sumando
naranjas con manzanas. Sin embargo, compararlo con sus propios resultados mes
tras mes o año tras año, es válido.

Utilidad Neta $ 15,300


-------- = ------ = 2,2%
Ventas Netas $ 700,000

21
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

18. Índice del rendimiento sobre la inversión

CALCULA: El rendimiento en la inversión de los dueños; algunas personas emplean


estas cifras como evaluación final.
CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Un índice de por lo menos 41% se
consi¬dera generalmente necesario como fondo para un crecimiento futuro.
BAJO ÍNDICE: Quizás hubiera sido mejor invertir su dinero en bonos de ahorro o
alguna otra clase de inversión. Ello pudiera indicar una actuación deficiente del
gerente o podría re¬flejar un negocio altamente capitalizado, operando en forma
muy conservadora.
ALTO ÍNDICE: Quizá los acreedores fueron la fuente de donde provino gran parte de
los fondos, o el gerente es muy eficiente, o la firma tiene muy poco capital.
OBSERVACIONES - Este cálculo se considera como el mejor criterio de las ganancias
y pu¬diera ser un índice clave para comparar el negocio o industria propios con
otras firmas o con el promedio de la industria. Sin embargo debe usarse en
conjunción con otros índices. De¬biera haber una conexión directa entre el
rendimiento sobre la inversión y los riesgos; es decir, a mayor riesgo, mayor
rendimiento. Recuerde, el capital contable es la diferencia entre el activo y el pasivo.
Una cifra más baja de capital contable equivaldría a un índice más alto.
Utilidad Neta $ 15,300
--------- = ------ = 10,7%
Capital Contable $ 143,000
Utilidad antes de impuestos + intereses
Otro cálculo del índice es: -------------------
Capital Contable
$ 24,000
= ------ = 16,7%
$ 143,000
NOTA: Lo anterior es una combinación del índice de las utilidades llamadas utilidad
neta (véase más arriba) y el índice de eficiencia llamado movimiento de las
inversiones (véase más adelante). Este índice enmienda las deficiencias de ambas;
pero no deje de mirar ca-da una separadamente para poder decir qué hubiera
podido causar cualquier cambio: mayores entradas por más ventas o una mejor
utilización de su activo

22
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

19. Índice de la tasa de rendimiento sobre el activo

CALCULA: La utilidad generada por el uso del activo del negocio.


CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Varía mucho, dependiendo de la industria y
de la cantidad de activo fijo utilizado, la suma en efectivo que debe estar disponible,
etc.
BAJO ÍNDICE: Pobre ejecución o uso deficiente del activo por la gerencia.
ALTO ÍNDICE: Buena ejecución o uso efectivo del activo de la firma por la gerencia.
OBSERVACIONES: Este índice puede distorsionarse fácilmente por una planta con
gran depreciación, una gran cantidad de activos intangibles, o ingresos o gastos
poco usuales. Debería usarse con otros índices para comparar las firmas en una
misma industria y aproximadamente del mismo tamaño. Es una herramienta válida si
se sabe el valor real del activo de sus competidores (especialmente el activo fijo), y si
ellos incluyen ganancias externas como parte de sus activos corrientes. Si usted no
sabe, tenga cuidado al tomar una decisión firme basándose en este índice
solamente.
Una variante de este índice podría ser dividir los activos en activos corrientes y
activos fijos, y hacer un índice con cada uno de ellos. Saber el rendimiento sobre los
activos fijos podría tener importancia para un negocio que debe contar con una gran
inversión en activos fijos, como un inventario movible o maquinaria grande que
genere ventas y ganancias.
Utilidad Neta $ 15,300
--------- = ------ = 3,8%
Total de Activos $ 397,000

23
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

20. Resumen de los índices de utilidades


Los índices de utilidades calculan el margen de las ganancias, el rendimiento sobre
los activos, el rendimiento sobre las inversiones y el rendimiento sobre las ventas.
Las utilidades son el resultado de varias cosas, por ejemplo: la estructura de
precios, la cantidad de negocios hechos y el buen control sobre los gastos. El
rendimiento sobre las inversiones se puede comparar con el rendimiento sobre el
ca-pital contable o sobre el total de los activos. La tasa del rendimiento sobre las
ventas debe usarse con cuidado al comparar el nego-cio propio con los demás.
Debe tenerse cuidado al usar la tasa del rendimiento sobre el total de los activos al
comparar, sin saber, el negocio propio con los demás. Las condiciones de los
pasivos fi-jos deben ser: si éstos son alquilados y si las ganancias externas son
parte de los activos corrientes.

24
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

21. Índices de eficiencia

Los índices de eficiencia calculan si usted está manejando bien su negocio. Estas
dan una in-dicación de la rapidez con que se están cobrando las cuentas hechas a
crédito y cuántas veces se ha renovado el inventario durante cierto período de
tiempo. Asimismo calculan la canti-dad de ventas generadas por sus activos y el
rendimiento obtenido con los mismos.
Los índices de eficiencia son un importante instrumento para tener sus negocios
bien equilibrados. Por ejemplo, si usted empieza a dar muchos créditos para
generar ventas, ello se verá como un aumento en el número promedio de días
necesario para cobrar sus cuentas. Si compra más de la cuenta, aun con buenas
intenciones de no dejar pasar una buena ganga, ello se re-flejará como una
disminución en el movimiento del inventario.
De igual forma, si adquiere demasiados activos fijos sin un aumento
correspondiente en las ventas, este índice le recor-dará inmediatamente que ha
generado menos ventas con sus activos.
Desde luego, hay otros índices que también desempeñan un papel en el
mantenimiento del balance en sus negocios que lo ayudarán a conservar un
crecimiento saludable, pero los ín-dices de eficiencia por lo general se verán antes.
Podrá observar que algunos índices de efi-ciencia están en días y no en porcentajes
o proporciones.
Las abreviaturas usadas en el estado de contabilidad son: CTAS COB = cuentas a
cobrar; CTS PAG = cuentas a pagar; EQUIP/APAR = equi-pos/aparatos; TERR/EDIF =
terrenos/edificios; TOTAL ACT CORR = total de activos corrientes; TOTAL AC Y AF =
total de activos corrientes y fijos; TOTAL PAS CORR = total de pasivos corrientes;
TOT PAS Y CC = total de pasivos corrientes y capital contable.

25
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

22. Índice del periodo promedio de recaudación de


las cuentas por cobrar

CALCULA: El movimiento de las cuentas cobrables, período de tiempo promedio


para co¬brar las ventas hechas a crédito.
CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Depende de su política de plazos para
co¬bros. Si es de treinta días, entonces treinta días es el estándar.
ALTO ÍNDICE: Un movimiento lento, que puede ser el resultado de tener un cierto
núme¬ro de cuentas malas o de la política del cobro de los impuestos. También es
posible que se esté utilizando el crédito para generar ventas.
BAJO ÍNDICE: Un movimiento rápido, que podría ser el resultado de una política de
co¬bros estricta o clientes que pagan muy bien.
OBSERVACIONES: Por lo general, todo lo comprendido dentro de su período de
cobros de 10 a 15 días, se considera como incluido dentro de dicho período.
Cuentas por Cobrar x 365 días $ 85,000 x 365
--------------- = -------- = 44 días
Ventas Netas a Crédito $ 700,000
44 días = Período promedio de cobros
NOTA: Otra variante se muestra más abajo. Es un proceso en dos pasos que primero
calcula el promedio diario de sus ventas a crédito y luego provee el período
promedio de cobros. Si el promedio diario de las ventas es importante, use este
índice; si no, el otro es más fácil y rápido de usar. Ambos dan la misma respuesta.
Ventas Netas a crédito $ 700,000
------------ = ------ = 1,918 = Ventas a crédito diarias
365 días 365
Cuentas por cobrar $ 85,000
----------- = ----- = 44 días = Período promedio de cobros
Ventas a crédito diarias 1,918

26
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

23. Índice del movimiento o rotacion del inventario

NOTA: Inventario de los fabricantes = productos terminados, materias primas y


material en proceso.
Inventario de los detallistas/mayoristas = bienes vendibles a la mano.
CALCULA: El movimiento del inventario. Muestra la rapidez con que se mueve su
inven¬tario; es decir, las veces que se reemplaza el inventario inicial cada año o mes.
CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Depende de la industria y hasta del
mo¬mento del año para algunas industrias; sin embargo, 6 o 7 veces es una buena
regla general.
BAJO ÍNDICE: Indica un gran inventario, una situación en que éste jamás se agota,
quizás en algunos renglones, obsoleto. Pudiera ser una señal de liquidez deficiente,
demasiado abastecimiento de algunos renglones o un aprovisionamiento
planificado, anticipando un periodo de grandes ventas.
ALTO ÍNDICE: Muestra una selección de productos muy limitada, quizá mercancía de
salida rápida, o algunas ventas perdidas. Puede indicar una mayor liquidez,
mercancías de calidad superior o escasez de inventario necesario para las ventas.
OBSERVACIONES: Los movimientos rápidos se ven generalmente como una tendencia
positiva; aumento del flujo del efectivo, reducción del almacenamiento, etc. Este
índice muestra cómo la gerencia está usando el inventario y se puede usar para
comparar un periodo con el siguiente, o con otra compañía en la misma industria o
con el promedio en la industria.
Este es un indicador, no un cálculo o cuenta exacta. Por regla general, un negocio
pequeño al detalle no debe tener más de 100% de su capital de trabajo en
inventa¬rio. También se llama Índice de Abastecimiento a las Ventas.
Costo de los Productos Vendidos $ 500,000
---------------- = ----- = 2,4 Veces (a)
Inventario Promedio $ 210,000
O
Ventas Netas $ 700,000
----------- = ----- = 3,3 Veces (b)
Inventario Promedio $ 200,000
Para obtener el número promedio de días que el inventario se encuentra disponible,
dividimos 365 días para el índice obtenido, así:
(a) 365 días / 2,4 = 152 número promedio de días que el inventario está disponible.
(b) 365 días / 3,3 = 110 días de disponibilidad del inventario.

27
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

24. Índice de los activos fijos al capital contable

CALCULA: La cantidad de activos fijos que forman parte del capital contable. Este
índice es importante ya que indica la cantidad de capital comprometido en activos
de poca liquidez.
CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Una buena regla general para los negocios
pequeños es que no más del 75% del capital contable debe estar comprometido en
activos fijos; si éstos se acercan al 75% quizá se esté sintiendo la falta del capital de
trabajo para hacer frente a sus gastos corrientes.
BAJO ÍNDICE: Una inversión proporcionalmente menor son los activos fijos en
relación al capital contable; es decir, el capital contable puede consistir en activos
con mayor liquidez. Esta es mejor situación para los acreedores.
ALTO ÍNDICE: Una inversión mayor en la planta y propiedades, tal vez difícil de
liquidar si se necesita efectivo, especialmente si no están pagadas.
OBSERVACIONES: Los activos fijos deben llevarse en el estado de contabilidad como
depreciados, no al costo original. La presencia substancial de activos fijos alquilados
(aquéllos que no se muestran en el estado de contabilidad), podría bajar este índice
en forma engañosa. La cantidad de activos fijos depende de la industria; por
ejemplo, los activos fijos necesarios para una compañía de camiones o un negocio
que trabaja con equipos pesados podría ser relativamente alta; pero sería baja para
un detallista o consejero, sin tener mucho significado.
Activos Fijos $ 100,000
----------- = ----- = 70%
Capital Contable $ 143,000

28
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

25. Índice del movimiento de la inversión

CALCULA: La capacidad de la firma para generar ventas en relación con los activos.
CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Ello variará en gran medida dependiendo de
los negocios y la industria; por ejemplo, un negocio de servicios tendría activos fijos
limitados y poco o ningún inventario en comparación con una compañía
manufacturera.
BAJO ÍNDICE: Los activos quizá no estén usados totalmente o hay demasiados
activos en persecución de unas cuantas ventas. Los activos no están dejando sentir
su propio peso. La firma puede estar creciendo pero los negocios no lo están.
ALTO ÍNDICE: Se pueden generar más ventas con menos activos. Ello pudiera indicar
que algo bueno está sucediendo o ha sucedido. Quizás usted esté haciendo más
ventas con el mismo nivel de edificios y equipos.
OBSERVACIONES: Este índice debe usarse sólo para comparar firmas dentro de
grupos específicos de una industria y en conjunción con otros índices. Al igual que
con cualquier otro índice que muestra los activos, puede dar una lectura
distorsionada si éstos están muy depreciados o si hay una gran cantidad de activos
intangibles; por ejemplo, crédito mercantil.
Tenga cuidado, al comparar dos firmas o al comparar con los promedios de la
industria, que las cifras de los activos sean aproximadamente las mismas. Este
índice no considera un aumento o reducción de los precios o lo bien que usted
vigila sus gastos.
Este índice, combinado con el índice de la utilidad neta, visto anteriormente, se
convierte en otro índice del rendimiento sobre la inversión.
Ventas Netas $ 700,000
----------- = ----- = 1,8 Veces
Total de Activos $ 397,000
Otra versión es:
Ventas Netas $ 700,000
----------- = ----- = 7 Veces
Activos fijos $ 100,000
Esto es importante si su negocio necesita una gran inversión en activos fijos.

29
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

26. Resumen
- Los índices de eficiencia enseñan si un negocio está bien dirigido.
- Los índices de eficiencia ayudan a mantener el negocio en balance.
- Las cuentas a cobrar, multiplicadas por 365 días, divididas por las ventas a
crédito, le darán el número de veces al mes o al año que usted tiene que reemplazar
su inventario.
- Para hallar la cantidad de activos fijos que son parte de su capital contable, divida
sus activos fijos por su capital contable.
- Sus ventas netas divididas por el total de sus activos le dirán qué tan bien está
usted generando ventas en relación con el total de sus activos.
- Una variante del índice anterior es sustituir los activos fijos por el total de activos
para ver cómo se están generando las ventas en relación con sus activos fijos.

30
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

27. Cómo efectuar un análisis del índice

INTRODUCCIÓN
Ahora que ya ha aprendido lo que son los índices y qué pueden hacer por usted, se
encuentra listo para aprender a organizar y puede usarlos para analizar un negocio.
En esta sección le ofrecemos modelos y cuadros que lo ayudarán a reunir datos, a
organizar y evaluar sus negocios con el uso de un cuadro de revisión de los índices.
Cuadros de recolección de datos
Los dos modelos que verá en los anexos referidos a esta sección lo ayudarán a
organizar sus índices y a usar su CUADRO DE REVISIÓN DE LOS ÍNDICES. El primero
es el MODELO DE RECOLECCIÓN DE DATOS, que ofrece los medios para recoger las
cifras necesarias en el esta¬do de contabilidad, y en el estado de ganancias y
pérdidas. El segundo modelo es el CUADRO DE COMPARACIÓN, que tiene espacios
para trabajar con los índices e insertar los promedios de su industria. Esta
información se puede comprar, pero por lo general la puede obtener de su
banquero, de la biblioteca mas cercana, de publicaciones financieras, a través de
Internet, en la oficina de sociedad de pequeños negocios o en la Cámara de
Comercio. El sindicato de su industria quizá compile algunas estadísticas, tanto
nacionales como regionales. Los números regionales son más apropiados para su
uso.
Para aprovechar al máximo estos modelos, haga varias copias y úselas llenando los
espacios en blanco con las cifras de su estado de contabilidad y estado de ganancias
y pérdidas.
Más adelante damos algunos ejemplos de modelos ya llenos. Dichas muestras se
basan en los mismos estados de contabilidad y de ganancias y pérdidas que hemos
estado usando. Los índices de promedios industriales mostrados en el cuadro de
comparación han sido simulados con fines didácticos, pero simulan muy bien la
situación de una empresa real.

31
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

28. ¿Qué es significativo?

Para determinar qué índices debe usar, considere la clase de negocios que tiene
usted, su antigüedad, el punto en el ciclo de negocios y qué está buscando. Por
ejemplo, una clase de negocios quizá necesite una gran cantidad de activos fijos,
edificios, terrenos, equipos, herramientas, etc., mientras que otra requiere muy
pocos. Los índices significativos en la primera clase serían aquéllos que lo ayuden a
calcular si está usando bien sus activos fijos.
Otra clase de negocios quizá necesiten mantener un inventario bien abastecido o
quizá sólo lo suficiente para satisfacer necesidades de emergencia. En cada caso, el
movimiento del inventario es crítico, y si se va de la mano, es posible que no se
puedan satisfacer los gastos corrientes, por una parte y, por la otra, tener el
inventario para satisfacer a los clientes.
La antigüedad de su negocio también es importante. Si ya ha pasado el período
inicial de tres a cinco años y tiene liquidez, es probable que le interese ampliar. En
este caso, los índices de utilidades y eficiencia serán factores que usted necesitará
vigilar de cerca. Tenga cuidado en mantener en balance las operaciones de su
negocio.
Algunos negocios dependen de las temporadas para sus ingresos. Es decir, que
tienen más ventas en ciertos momentos del año que en otros. Durante cada alza y
caída de dicho ciclo, los índices pueden ser bien diferentes y se hace necesario
vigilar estos períodos para que sus índices reflejen lo que es necesario.
Por ejemplo, si espera una gran venta, pero aún no se ha hecho o anticipa un
período de ventas bajas, necesitará la liquidez para llevarlo adelante. Si vende a
crédito, será preciso que observe su período de cobros entre la venta y el pago, de
lo contrario se verá falto de capital de trabajo.
Finalmente, si piensa ampliar su negocio, debe poder regular sus utilidades de
acuerdo con su industria. Una estructura de pocas deudas también ayudará a influir
a los prestamistas para que le den el dinero necesario a una tasa de interés
favorable.

32
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

29. Cuadro de revisión de los índices

El cuadro en las próximas páginas le ofrece una ojeada rápida para ver cómo
marcha su negocio. Descubrirá qué cosas debe verificar cuando un índice es
demasiado bajo. Puede revisar las páginas anteriores del manual donde aparece el
índice en detalle, para recordar lo que mide y cómo se calcula.
Este cuadro de revisión es más para estimular sus ideas que para dar respuestas
necesariamente. Para hacer el mejor uso de estos cuadros haga varias copias y
complete una cada mes con los índices que usted piensa que son los más
importantes para su negocio. Por favor, observe que los promedios de la industria
se publican normalmente cada trimestre, así que qui¬zá no pueda tener una
comparación mensual; sin embargo, este cuadro puede darle comparaciones rápidas
y puede mostrar gráficamente los progresos hechos para ayudarlo a mantener su
negocio en balance.
Recuerde, las cosas necesitan tiempo; no trate de hacer una corrección demasiado
grande con demasiada rapidez, porque ello podría ocasionar problemas en otras
áreas.
"¡TRATE USTED AHORA!"

33
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

NOTA: Estos cuadros de índices no toman en consideración la antigüedad del


negocio, el momento del ciclo de negocios, ni las condiciones económicas
nacionales o locales, ni ninguna combinación posible de negocios. Usted debe tomar

34
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
en cuenta una o varias de estas condiciones en el momento de analizar su propio
negocio

35
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

30. Una palabra final

¿Si un índice sube será siempre necesario que otro baje?


Algunas veces lo hacen; pero los índices no trabajan en forma tan nítida.
Algunas veces dos índices o más indican un buen trabajo y ambos serán altos. Otras
veces, dependiendo de la clase de negocio o del momento del ciclo del mismo, uno
será bajo o no tendrá importancia alguna lo que le suceda al índice.
Los índices son herramientas para ayudarlo a analizar a su empresa. En las dos
siguientes partes de este manual se le presentarán otras técnicas que lo ayudarán a
mantener sus negocios en balance. Es importante recordar que no se usarán todas
las herramientas a la vez. Si los índices se usan en forma inadecuada, podrían
agravar su situación.
El uso adecuado de los índices también toma en consideración la economía, el ciclo
de los negocios, y si su negocio está empezando, está creciendo o alcanzado su
madurez.
"¡PIÉNSELO TODO BIEN!"

36
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

31. Resumen
- El primer paso para determinar la interacción entre los índices es poner las cifras
apropiadas en dinero en el renglón adecuado (por ejemplo, las ventas, la utilidad
neta), en el modelo de recolección de datos, partiendo de su estado de contabilidad
y del estado de ganancias y pérdidas.
- El segundo paso es transferir las cifras en dinero desde el modelo de recolección
de datos al cuadro de comparación, luego determinar sus índices y colocarlos en el
cuadro.
- El tercer paso es ver los promedios de los índices de su industria y colocarlos en el
cuadro de comparación.
- El cuarto paso es transferir sus índices y promedios de la industria al cuadro de
revisión de los índices y compararlos para ver cómo los índices se asemejan con las
de la industria. El cuadro de revisión de los índices le proporcionará un medio
rápido y conciso de determinar la acción correctiva que debe tomarse.
- El quinto paso es planificar cómo obtener las suyas propias que están fuera del
camino correcto... ¡y hacerlo!
- Todos los índices no siempre le serán significativos.
- Los índices reaccionarán de diversas maneras según la antigüedad, el momento
del ciclo, las condiciones económicas y la clase de negocio.

37
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

32. Cómo efectuar un análisis de los gastos

¿EXISTE ALGO BUENO EN LOS GASTOS?


Los gastos constituyen una parte necesaria para poder hacer negocios y debe
tratarse como tal. No se les debe temer ni negar, sin embargo, deben tomarse en
cuenta al desarrollar políticas de precios, expectativas de ventas y un plan de
negocios.
Forman parte de la vida de los negocios, pero si son demasiado altos podrían
arruinarlos rlpidamente. Ello parecerá obvio, pero el punto es que deben estar
controlados y la mejor manera de hacerlo es entendiéndolos; saber qué pasará
cuando usted aumente o disminuya un gasto.
Examen de sus gastos
Estar familiarizado con sus gastos y examinarlos regularmente, le ayudará cada día
que se mantiene en su negocio. Un buen control de éstos lo puede ayudar a
maximizar las ganancias con las mismas ventas y hasta menos.
Un buen examen comienza con la línea de ventas en su estado de ganancias y
pérdidas. Al comprender por qué las ventas ocurrieron o no como fueron
proyectadas, lo pondrá en una posición mejor para comprender cómo los gastos al
hacer negocios se comportan como lo hacen. Lo primero que hay que notar es si
durante ese mes tuvo lugar algún hecho, por ejemplo, una venta muy grande. Quizá
lo que debió ser un mes lento de repente se convirtió en uno muy bueno. O
viceversa, quizás el mal tiempo hizo que los embarques se demoraran y las ventas
sufrieron. Si usted no estuviera al tanto de los factores que afectan las ventas quizá
pudiera comprar más inventario del necesario después de una venta anormal que no
se repetirá. Ello podría hacer que más tarde perdiera sus ganancias si tiene que
rebajar los precios para volver a mover su inventario.
La línea de ventas
Las ventas en dinero o ingresos es una función del precio por unidad multiplicado
por el volumen de unidades. Por lo tanto, un aumento en cualquiera de ellos
aumentará el dinero de la venta. De igual forma, si cualquiera decrece (sin un
aumento compensador en el otro parámetro), el dinero de las ventas disminuirá.
Rebajar los precios sin una compensación de aumento en el volumen dará por
resultado ingresos más bajos y, casi siempre, una pérdida en las ganancias.
Si usted pensó aprovechar una rebaja de la mercancía al por mayor para aumentar
su inventario para una venta especial, pero carecía del dinero en el momento de la
rebaja y luego llega la mercancía pero no llegan sus clientes, enfrentará un
problema doble.
El costo de los productos vendidos
El próximo renglón a evaluar al examinar los gastos es el costo de los productos
vendidos. Esté al tanto de todo aumento o disminución como un porcentaje de las
ventas netas. Halle las causas tanto para el aumento como para la disminución, por
ejemplo: renglones comprados que aumentaron o disminuyeron de precio. Quizá
sea algo como un aumento en los precios del flete, daños, o reducción debido a un
robo. Esta área a veces parece una categoría de "¡Bueno! ¿y qué?", pero el éxito de

38
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
muchos negocios puede determinarse prestando atención a los detalles del costo de
los productos en la línea de ventas.
El costo de los productos vendidos debe dividirse por renglones específicos, por
ejemplo: flete para traerlo, costos de fabricación, descuentos (tomados o no), etc.
Una buena revisión debe incluir el examen de facturas en curso y compararlas con
facturas antiguas para la misma mercancía y así determinar dónde están las
variantes y que las causan.
Créditos y cobros
Hay un gasto en ganar dinero. La treta es acortar el tiempo entre el compromiso del
efectivo y el cobro de dicho efectivo. Una de las mejores formas es revisar
constantemente los gastos.
Gastos fíjos (desembolsos necesarios se haga una venta o no)
Vayamos a los gastos fijos como, por ejemplo, el alquiler, los intereses, los seguros,
la depreciación, los impuestos y licencias. Cada gasto fijo debe estar dividido en
plazos mensuales iguales durante el año. Si se hace así, un aumento en las ventas
debiera causar un aumento en los márgenes de utilidades a mayor velocidad que si
los gastos fueran variables (por ejemplo, unidos a las ventas). Los gastos fijos
pueden producir un mayor rendimiento, debido al aumento en las ventas, que los
gastos variables. Lo contrario también es cierto, si las ventas disminuyen y los
gastos son fijos, éstos no se reducen. El control de los gastos, especialmente de los
gastos fijos, debe incluir lo siguiente:
1. Negocie el mejor precio para todos los productos y servicios que usted compre al
principio. ¡Use ofertas competitivas!
2. Trate de permutar o intercambiar.
3. Pague solamente lo necesario y cuando sea necesario; busque continuamente
mejores precios.
4. Nunca pague temprano.
5. Suponga que todas las condiciones de pago se pueden negociar.
6. ¡Invierta! ¡No gaste!
Gastos variables (unidos al volumen de ventas)
Los gastos variables pueden comprender los salarios, gastos de publicidad,
entregas, suministros, teléfonos, cuotas, suscripciones y servicios públicos. Estos
gastos deben analizarse en relación con su rendimiento en las ventas u otras
eficiencias del costo.
Son comparables con las cifras y porcentajes "a la fecha". Estos porcentajes deben
estar en línea con los porcentajes de la industria y la experiencia pasada. Si las
ventas aumentan o disminuyen, y no se toma ninguna acción para reducir los
gastos, será necesario un examen más de cerca.
Sea muy cuidadoso al analizar los gastos variables cuyo valor se puede determinar
en relación con la creación de ventas o aumentando los márgenes. Ello es vital para
predecir, planificar nuevas líneas de productos, ampliarse, etc.
Al final del estado se encuentra la utilidad neta.
La utilidad neta quizá parezca estar bien; pero aún puede haber problemas debido a
otras variables. Si se redujeron algunos renglones de gastos y el margen de utilidad
no aumentó, entonces ocurrió alguna otra cosa que compensó el aumento lógico de

39
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
no aumentó, entonces ocurrió alguna otra cosa que compensó el aumento lógico de
la utilidad. Por ejemplo, podría haber problemas en el costo de los productos
vendidos. Recuerde, que el dinero cobrado y no el dinero en ventas es lo que usted
guarda en el banco. ¡No confunda las ganancias con el flujo del efectivo!

40
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

33. ¿Qué hacer cuando ya no se pueden reducir más


los gastos?

Cuando ya no sabe cómo reducir aún más sus gastos, trate de aumentar lo que
obtiene por ellos. Puede hacerse de varias maneras.
1. Al examinar su política de créditos:
__ ¿Envía sus facturas demasiado pronto?
__ ¿Informa claramente sobre sus plazos y políticas de cobros?
__ ¿Mantiene un orden de antigüedad de las cuentas pendientes y sigue de cerca sus
clientes morosos?
__ ¿Verifica cuidadosamente las referencias de créditos?
2. Al examinar sus pagos en efectivo:
¿Cuida de
__ aprovechar los descuentos de reventa?
__ pagar sus cuentas sólo al vencerse?
__ tratar de aprovechar de extender los plazos de los pagos con sus acreedores, por
ejemplo una extensión del vencimiento o pagar sus deudas a largo plazo?
__ comprar sólo lo necesario, cuando es necesario?
3. Al examinar sus nóminas:?
__ ¿Antes de colocar un nuevo empleado considera el tiempo extra? ¿La ayuda en
tiempo parcial? ¿La ayuda temporal? ¿O trabajadores free-lance?
__ ¿Paga a todos sus empleados el mismo día?
__ ¿Ha tomado en cuenta reducir sus salarios durante los periodos bajos y
aumentar¬los durante los altos?
__ ¿Verifica la cantidad de "tiempo perdido" ocasionado por el equipo u otras cosas
que usted puede controlar?
__ ¿Comprueba las horas de llegada y salida de sus empleados?
__ ¿Comprueba la duración de las horas de descanso y tiempo personal?
__ ¿Verifica el flujo de la caja chica?
4. Al examinar sus controles de inventario:
__ ¿Verifica las medidas de seguridad, para evitar robos?
__ ¿Enseña a sus empleados a manipular y almacenar correctamente para evitar
descomposturas y daños al inventario?
__ ¿Calcula el costo del inventario, calcula el costo del almacenaje, manejo, seguros,
impuestos, deterioro, vejez, etc., para asegurar que no se engaña a sí mismo?
__ ¿Comprueba regularmente la tasa del movimiento para ver la posibilidad de
redu¬cir su inventario?
__ ¿Mantiene su inventario sólo con lo necesario, es decir, mantiene el nivel de su
in¬ventario al mínimo de un nivel lógico?
__ ¿Calcula siempre el nivel del inventario necesario para su negocio?

5. Al examinar su manufactura:
__ ¿Obtiene ofertas competitivas de sus contratistas?
__ ¿Trata de efectuar contratos con "proveedores minoritarios" que son más
peque–os y menos caros?
__ ¿Limita la planificación y los horarios?
__ ¿Mantiene estándares de alta calidad? (Volver a realizar el trabajo costaría más.)

41
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
6. Al examinar sus planes de mercadeo:
__ ¿Evita un enfoque a "punta de pistola" en los anuncios y en su lugar trata de
diri¬girse a un grupo específico de clientes?
__ ¿Tiene una política clara sobre devoluciones y reparaciones?
__ ¿Está seguro de que los descuentos darán buenos resultados y si no los dan tiene
alguna forma de terminarlos?
__ ¿Adiestra a su personal para que también venda accesorios?
__ ¿Demanda un servicio cortés de calidad para sus clientes?
__ ¿Capacita a sus empleados que tratan directamente con los clientes para
maximizar un impacto inicial positivo?
7. Al examinar sus gastos de compras:
__ ¿Controla que los renglones comprados sean sólo los necesarios?
__ ¿Está seguro de que todas las compras grandes se hicieron mediante ofertas
competitivas?
__ ¿Elimina los productos que no dan utilidades a su negocio?
__ ¿Busca maneras más eficientes para "destacar" sus productos?
__ ¿Mantiene buenas relaciones de trabajo con sus vendedores?
8. Otras áreas que debe examinar:
__ ¿Utiliza material provisto por los clientes?
__ ¿Evita pagar antes de tiempo sus gastos (por ejemplo, suministro para un año, o
pagar el seguro por adelantado por tres años, etc.)?
__ ¿Evita mejoras innecesarias?
__ ¿Evita las compras en volumen innecesarias?
__ ¿Mantiene buenos registros?
__ ¿Hace permutas?
__ ¿Hace depósitos diarios de efectivo, invirtiendo el superávit en cuentas que le
proporcionen intereses?

42
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

34. Resumen
- Los gastos forman parte normal de los negocios y deben considerarse como tales.
- Los gastos pueden y deben controlarse para así saber qué se obtiene de ellos.
- Comience el examen de los gastos analizando las ventas.
- Luego mire el costo de los productos vendidos. Vea si ha disminuido o aumentado
y luego busque por qué.
- Los gastos fijos no deben variar de manera significativa con cualquier aumento o
disminución de las ventas.
- Los gastos variables pueden cambiar según el volumen de las ventas.
- Cuando piense que ya ha reducido sus gastos al mínimo, todavía hay ocho
grandes áreas de su negocio que usted puede examinar para aumentar el
rendimiento de sus gastos.

43
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

35. Cómo controlar sus negocios

¿CÓMO PROCEDER?
Existen varias maneras de controlar a su negocio. Algunas de las mejores
comprenden el análisis financiero. En esta parte del curso uniremos el uso de los
índices y de los porcentajes, y presentaremos cuatro técnicas básicas para ayudarlo
en este tema.
Al hablar de control, no sólo hablamos de cómo cumplir los promedios de la
industria, sino también de ayudarlo a predecir cuánto dinero costará preparar una
gran promoción de ventas, o presentar una nueva línea de productos o ampliar sus
ventas.
El control opera de dos maneras:
Primero: le ayuda a mejorar lo que está haciendo ahora.
Segundo: lo ayuda a preparar una ampliación o cambio sin encontrarse carente de
efectivo por no tener un plan para mantener las cosas en equilibrio.
Las cuatro técnicas que presentaremos en esta parte, son:
1. El análisis de las tendencias.
2. Cuadros de la posición del efectivo.
3. Estados meta.
4. Clasificación de las cuentas a cobrar por su antigüedad.
Consideraremos cada una individualmente.
1. Análisis de las tendencias
El modelo de recolección de datos y el cuadro de comparación que presentamos en
secciones anteriores, lo ayudarán al hacer el análisis de las tendencias.
Esto es sencillamente un método para seguir de cerca los índices y los gastos en
forma mensual o anual; le ayudará a mantenerse en buen camino avisándole de los
cambios que debe hacer para operar con éxito sus negocios.
Los cuatro modelos que verá al final de esta sección lo ayudarán a llevarlo a cabo. El
primero sigue de cerca sus índices mensualmente, el segundo los sigue anualmente.
El tercero vigila sus gastos mensualmente y el cuarto lo hace anualmente.
Haga una copia de cada modelo mensual al comenzar su año de negocios. Titule
cada columna con el nombre correspondiente a cada mes. Ponga los índices o
gastos de fin de mes en la columna que corresponda y pronto tendrá una tendencia
mensual que podrá estudiar. Si registra los índices y gastos de fin de año en este
cuadro, también podrá tener un cuadro anual que le presentará las tendencias
anuales. En la última columna del cuadro haga una lista de sus metas o de los
promedios de la industria para cada índice o porcentaje de gastos. Ello le permitirá
hacer también un cuadro de lo bien que usted está progresando en la consecución
de sus metas.
Manteniendo un cuadro usted tiene un registro del progreso que está haciendo.
Estos registros son muy convenientes para hacer revisiones y análisis, además lo
ayudarán a planificar sus acciones futuras.

44
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Los próximos cuadros son ejemplos de cómo se pueden usar las tendencias para
comprender mejor los negocios. En nuestro primer ejemplo, el cuadro de
comparación de los índices proporciona una ojeada a tres años de trabajo de la
Compañía de Suministros de Ferretería y Construcciones XYZ. Estamos suponiendo
que el dueño está tratando de llegar, o acercarse lo más posible, a las cifras que
aparecen bajo la columna titulada Prom. Ind. (Promedios de la Industria).

45
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

36. Suministros de Ferretería y Construcción XYZ


Comparación de Índices - Tres Años

Nota: x = Número de veces, Días = número promedio de días. La ausencia de uno o


dos índices no afecta en forma significativa su análisis.

46
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

37. Análisis de la comparación de los índices de


suministros de Ferretería y Construcción XYZ

Nos parece que el índice de los activos corrientes al pasivo se está moviendo en la
dirección correcta, y que el índice de las ventas al capital de trabajo está bajando. La
deuda total al capital contable está por debajo del promedio de la industria, pero
aún no es 80% ni está debajo de la cifra recomendada. Las utilidades están
prácticamente llegando, y los índices de las utilidades a las ventas sobrepasan el
promedio. El rendimiento de las inversiones, sin embargo, se elevó, luego cayó y
ahora está por debajo del promedio.
Si el dueño deseara obtener una utilidad neta igual al promedio de 22,7%, puede
aumentar sus ventas y/o reducir sus gastos. Después vemos que la utilidad neta
comparada al total de ventas también está ascendiendo, pero aún no se acerca al
promedio. El cobro de las ventas a crédito se estaba moviendo en la dirección
correcta y luego cayó; quizás el dueño extendió demasiado crédito para aumentar
las ventas. El movimiento de inventario también hizo lo mismo, pero descendió, lo
cual quiere decir probablemente que la compañía todavía tiene más inventario del
necesario. La posición en efectivo no ha cambiado mucho.
Los activos fijos como parte del capital contable están debajo del nivel de 75% y han
caído a un promedio de 50%, lo cual tal vez se deba al aumento en el capital de
trabajo.
El movimiento de las ventas a los activos fijos no se dirige hacia los promedios; esto
quizá debido al alto inventario o a la necesidad de generar más ventas para la
cantidad de activos utilizados. El índice debía operarse usando activos fijos para ver
si están en línea.
Así que tenemos buenas y malas noticias para la Compañía XYZ pero, en términos
generales, está progresando. Al revisar sus tendencias usted querrá volver a ver las
hojas originales de sus estados de contabilidad y de ganancias y pérdidas, así que
guárdelas bien. En la próxima página presentamos un sumario del análisis de XYZ y
le sugerimos algunas acciones para mejorar el resultado de sus negocios.

47
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

38. Acciones recomendadas

Las acciones que recomendamos a seguir con la Compañía XYZ, incluyen:


1. Reducir la deuda reemplazando el inventario solamente cuando sea
absolutamente necesario. Aplicar los ahorros para pagar cuanto antes las notas y la
hipoteca. El dinero ganado al apresurar el cobro de las cuentas a cobrar también
puede usarse para reducir la deuda. La-reducción de la deuda debería aumentar el
capital contable, porque ésta debería disminuir con mayor rapidez que los activos
corrientes. La reducción del inventario y de las cuentas a cobrar debería ayudar a la
relación entre la utilidad neta y el total de activos.
2. Al apresurar el cobro de las cuentas a cobrar reducirá el promedio del período de
días de cobro. Si antes se extendió crédito para aumentar las ventas, no parece
haber logrado mucho. Si se hizo, es necesario cambiar las condiciones de crédito
(por ejemplo, restringirlo).
3. Disminuir la compra de abastecimientos. El índice del movimiento del inventario
debe mejorar.
4. La disminución del activo total debería mejorar el índice de las ventas al activo
total; sin embargo, aumentar las ventas es la mejor forma de hacerlo.
Veamos ahora qué está pasando con los gastos.

48
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

39. Recomendaciones

Análisis de los gastos de suministros de Ferretería y construcción XYZ


El índice del costo de los productos vendidos se mantiene estable y está cercana al
promedio de la industria, aún al subir las ventas. Éstas han aumentado cada año en
más de 3%, pero las utilidades brutas no han mantenido ese paso. Ello podría
atribuirse a que el dueño no esté aprovechando las rebajas por compras en volumen
o descuentos dados al comprar al por mayor, o quizá sea la naturaleza misma del
negocio. El salario del dueño es aproximadamente tres veces el salario promedio en
la industria, lo cual es parte de la razón de que se carezca de capital de trabajo. Ello
pudiera ser también un factor que contribuya a que las cuentas a pagar sean
mayores de lo que debieran.
El salario de los empleados está en línea con el promedio en la industria. Ello debe
vigilarse para asegurar que la tendencia no vaya en contrario.
Los gastos por entregas están cerca del promedio, e igualmente que lo están las
cifras de las deudas incobrables. La reducción de éstas en el tercer año quizá sea
una señal de un mejor control en el crédito; esto debe fomentarse. Los gastos de
teléfonos y depreciación son justos. Los gastos de seguro parecen altos comparados
con el promedio de la industria y deben verificarse para ver si la cantidad de
cobertura es necesaria realmente.
Si se estuviera dentro de promedio de la industria se agregarían $1,000 en
utilidades. Los impuestos también son muy altos y le cuestan a la compañía $5,000
al año.
La utilidad neta está disminuyendo a pesar del aumento en las ventas, pero está
encima del promedio de la industria, que muestra una pérdida.
RECOMENDACIONES
1. Verificar las utilidades brutas investigando los descuentos y/o rebajas del
mercado o por comprar al por mayor.
2. Siga como hasta ahora en cuanto a no excederse en los gastos.
3. Compruebe los pagos del seguro e impuestos para ver si es posible rebajar estos
renglones.
4. Vigile los gastos de los empleados al aumentarse las ventas.

49
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

40. Suministros de Ferretería y Construcción XYZ

Varios: Incluye donaciones, efectos de oficina y del establecimiento, alquileres,


cargos por tarjetas de crédito, asesoramiento legal y contable, cuotas y
suscripciones, entretenimientos, lavanderías, recolección de basura, beneficios a los
empleados y otros.
Comentarios
Para este análisis se usó un ejemplo anual, pero pudo haber sido mensual. En sus
análisis usted debe hacer ambos, ya que la mayor parte de los negocios aumentan y
disminuyen sustancialmente durante el ciclo anual de los negocios, y podría
resultarle útil comparar los mismos meses año por año.
Las cifras al final del año se usan comúnmente para hacer cuadros de tendencias;
pero si hay un mes dentro del ciclo de su negocio que ofrece un punto más
significativo en el tiempo, use dicho mes como punto de partida para las cifras
anuales. Recuerde comenzar con el mismo mes cada vez que prepare su cuadro
para que sus comparaciones tengan significado.
Estos números deben acoplarse con experiencia honesta y sentido común para que
tengan valor. El índice consta de dos cifras; para cambiarlo, usted puede aumentar
una y reducir la otra, o hacerlo en ambas. Por lo general hay más de una opción.
Antes de seguir una acción, compruebe (utilizando objetivos en cifras) para ver qué
efectos puede tener su acción sobre otros índices, ya que algunas cifras se emplean
en más de un índice. Después de esta página verá cuatro modelos en blanco que
usted puede copiar y usar para analizar sus tendencias.

50
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

41. Cuadro de la posición del efectivo

Nota: () Quiere decir una pérdida o una posición negativa de efectivo. Su cuadro
tendrá muchos más detalles que este ejemplo, que se acortó para simplificar la
explicación.

El cuadro de la posición del efectivo también se puede usar para planificar las
posiciones del efectivo, los dos ejemplos siguientes brindan una breve demostración.
Por ejemplo, quizás usted quisiera considerar pedir un préstamo en vez de tener un
saldo negativo al final del segundo mes. El ejemplo en la próxima página muestra
qué sucedería si usted pidiera prestado $200 durante el primer mes.

51
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

42. Planificar las posiciones del efectivo

Veamos el ejemplo más abajo. Si se comienza con $400 en efectivo y todo el resto
sigue igual, veremos que no habrá un saldo negativo final; pero observe que la
posición del efectivo es la misma que en el ejemplo dado en la página anterior. Ello
se debe a que la diferencia entre las entradas y las salidas en efectivo no cambió.
Comenzamos poniendo una posición positiva de efectivo al final del segundo mes,
como antes.
Cuadro de la Posición del Efectivo
Meses

Su cuadro será mucho más detallado que este ejemplo que se acortó para
simplificar la explicación.
Usando un cuadro de la posición del efectivo podrá mantener solvente su negocio y
aprender sus lecciones en el papel (no en la vida real con todos sus efectos posibles).
En las páginas de anexos del presente manual verá unos cuadros de la posición del
efectivo. Mejore su propia posición del efectivo usándolos.

52
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

43. Desarrollo de un estado meta

Al "estado meta" a veces suele llamársele "estado proforma" o "estado simulado." Es


un modelo (o ideal) del estado de contabilidad y del estado de ganancias y pérdidas;
se dice que es ideal porque es el que usted quisiera lograr. Para hacer un estado
meta, comience por comparar los porcentajes en su estado de contabilidad y de
ganancias y pérdidas, con los de su industria o con los que usted quisiera conseguir.
Más adelante le daremos un ejemplo de un estado de contabilidad y de un estado de
ganancias y pérdidas para la compañía de Suministros de Ferretería y de
Construcción XYZ, que incluyen los porcentajes de todas las cifras. También se pone
en la lista el estado objeto.
En el ejemplo que mostramos, los porcentajes de la industria se señalan como
promedios de la industria (PI). Los porcentajes del estado de contabilidad son
porcentajes de los totales de las columnas de los activos y de los pasivos
respectivamente, que se muestran como AC & AF (total de activos corrientes y fijos),
y PAS & CC (total de pasivos y capital contable). El estado de ganancias y pérdidas
muestra el porcentaje de las ventas netas. Vamos a suponer que el dueño desea
comparar sus propios porcentajes con los de la industria.
Desde luego, se podría usar cualquier otro objetivo en lugar de los promedios de la
industria. Observe en este ejemplo que los porcentajes del efectivo y del inventario
están fuera de línea. El dueño necesita reducir su inventario para ganar más efectivo;
note también que los porcentajes del total de activos están muy cercanos. La
diferencia está en la combinación de los activos corrientes.
En el lado de los pasivos, las cuentas del dueño [que se muestran como cuentas a
pagar (CTAS PAG)] no se han pagado a tiempo, como lo indica la gran diferencia
entre los porcentajes del estado y los de la industria. Ello se debe probablemente a
una falta de flujo del efectivo o de una posición positiva del efectivo.
El estado de ganancias y pérdidas también necesita un ajuste. El costo de los
productos vendidos está un poco fuera de línea. Esto quizá se debe a la incapacidad
del dueño para aprovechar los descuentos comerciales o rebajas de compras al por
mayor o bien a que compra sus mercancías a un vendedor caro. Los gastos también
necesitarían un alineamiento. Por ejemplo, los desembolsos por anuncios son muy
bajos, si se aumentaran quizá promovieran mayores ventas que, a su vez,
disminuirían el inventario y eventualmente obtendría el efectivo que tanto se
necesita. Asimismo el salario del dueño es muy alto para las circunstancias actuales.
Una vez que se han seleccionado los objetivos, ensayando diferentes combinaciones
de ventas, gastos, etc., le permitirían ver qué es lo que se necesita para alcanzar la
posición financiera que es su meta.
Recuerde que al hacerse un estado meta debe emplearse la experiencia basada en la
realidad. Por ejemplo, lo más probable es que no tenga un aumento de 50% en las
ventas ni reduzca sus gastos a la mitad en un solo día. No espere resultados
instantáneos cuando la ex¬periencia le dice que eso no sucederá. La respuesta está
en el progreso estable hacia sus metas. Equilibre su enfoque. No puede sacrificar un
elemento por mucho tiempo sin causar serios problemas en otra parte.
Desarrolle su propio estado meta usando sus estados de contabilidad y de

53
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
ganancias y pérdidas. Ponga una columna en ambos informes, una para sus
promedios y otra columna para sus objetivos. ¡Luego compárelas entre sí!
Determine las cifras que necesita para lograr sus objetivos en cada uno de los
renglones.
El uso de los índices y de los cuadros de posición del efectivo lo ayudarán a
desarrollar sus estrategias. Su enfoque debe tomar en cuenta la antigüedad de la
condición de la economía, su competencia y la clase de negocios que usted tiene.
Las cosas requieren tiempo, pero si usted mantiene en equilibrio las finanzas de su
negocio, no sólo sobrevivirá, sino que prosperará.

54
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

44. Suministros de Ferretería y Construcción XYZ

Balance General
Año de 20XX

* % PI = PROMEDIOS INDUSTRIALES
Explicación del contenido incluido en los promedios de la Industria
Incluido en el total ac está 2% de todos los otros activos corrientes.
Incluido en el total af está 3% de intangibles y 4,5% de todos los demás no corrientes.
Incluido en el total pas curr están los pasivos corrientes caducando 3,4%
Impuestos por ingresos a pagar 0,8% y todos los demás corrientes 7,6%
Incluidos en el pasivo y en el capital contable están los impuestos diferidos de 0,5%
y todos los otros no corrientes 1,9%

55
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

45. Suministros de Ferretería y Construcción XYZ


(Estado de Pérdidas y Ganancias)

Año de 20XX

** Varios: incluye donaciones, efectos de oficina y del establecimiento, alquileres,


cargos por tarjetas de crédito, asesoramiento legal y de contabilidad, servicios de
computado-ras, cuotas y subscripciones, entretenimientos, lavandería, recolección
de basura, bene-ficios a los empleados y otros.

56
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

46. Clasificación de las Cuentas por Cobrar Según su


Antigüedad

La clasificación de las cuentas a cobrar según su antigüedad es una técnica de


control que puede ahorrarle dinero y dolores de cabeza. Es una herramienta muy
sencilla, simplemente mantenga un registro, como se muestra en la página
siguiente, que le recuerde lo que sus clientes aún le deben. Seguirlo de cerca
poniéndose en contacto con el cliente, o un aviso de retraso en el pago a los clientes
morosos, quizá sea la forma de que el débito en una cuenta no quede relegado al
olvido.
La tabla que se da más abajo indica que mientras más tiempo usted espera para
cobrar las cuentas que le deben, menos probable será que pueda cobrarlas.
Esta tabla de cobros de las cuentas por pagar supone que usted posee la
información correcta con respecto a las direcciones de sus clientes, y que comprobó
el crédito del negocio que le compró sus mercancías terminadas o materias primas.

RESUMEN
MARQUE LAS QUE PIENSA USAR:
__ El análisis de las tendencias es una técnica excelente para ayudarme a calcular el
camino por donde va mi negocio.
__ La comparación mensual o anual desarrollará con precisión la tendencia que está
tomando mi negocio.
__ Planifico para no quedarme sin efectivo.
__ El cuadro de la posición del efectivo predice cuándo y cuánto dinero necesitaré
para llevar adelante mis planes.
__ El estado objeto es el desarrollo de un estado de contabilidad y de un estado de
ganancias y pérdidas como un "objetivo" que deseo alcanzar.
__ La clasificación de las cuentas a cobrar según su antigüedad es una necesidad
imperiosa si doy crédito a mis clientes.
__ La clasificación de las cuentas a cobrar según su antigüedad me recordará las
cuentas vencidas y que requieren atención especial.

57
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

47. Interpretación de las cifras de los estudios de los


estados

Se recomienda que los datos obtenidos de los estudios de los estados se consideren
solamente como guías generales y no como normas absolutas de la industria. Hay
varias razones para que dichos datos no representen por completo una industria
determinada:
1. Algunos de los datos de industrias son más bien pequeños en relación con el
número total de firmas en una industria dada. Una muestra relativamente pequeña
puede aumentar la posibilidad de que algunos de nuestros ejemplos no representen
completamente una industria.
2. Existe la posibilidad de que en un ejemplo esté presente un estado extremo,
causando una influencia fuera de proporción para dicha industria. Ello es
particularmente cierto en un ejemplo relativamente pequeño.
3. Las compañías dentro de una misma industria pueden diferenciarse en sus
métodos de operaciones, lo cual a su vez puede influir directamente los estados
financieros. Como se incluyen en nuestro ejemplo, también, estos estados pueden
afectar el cálculo de nuestros resultados.
4. Otras causas que pueden generar en variaciones entre diferentes compañías
dedicadas al mismo tipo de negocio son los diferentes mercados de trabajo; la
ubicación geográfica; los distintos métodos de contabilidad; la calidad de los
productos que manipulan; las fuentes y métodos de financiamiento, y las
condiciones de las ventas.

58