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Groupe CADEX Réf.

: IT 750171_B
INSTRUCTION DE
Date : Décembre 2020
TRAVAIL
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PRESERVATION DU PRODUIT
STOCKAGE
INVENTAIRES

RAPPEL DES DERNIERES MODIFICATIONS


N° Modification Date
Ordre
1 Modification de la référence de l’instruction selon ISO 9001_2000 21/01/2004

SOMMAIRE
1. BUT

2. DOMAINE D’APPLICATION

3. DEFINITIONS

4. RESPONSABILITE

5. MODE OPERATOIRE

6. ENREGISTREMENT RELATIF A LA QUALITE

7. ANNEXES

REDACTION VERIFICATION APPROBATION

NOM : NOM : NOM :

FONCTION : FONCTION : FONCTION :

SIGNATURE : SIGNATURE : SIGNATURE :

DATE : DATE : DATE :


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1. But

Définir les préparatifs, le déroulement, les contrôles à effectuer et les différentes modalités de
la prise d’inventaire.

2. Domaine d’application

Cette instruction est d’application pour :


- L’inventaire de fin d’année,
- Dans toutes les usines et les dépôts de distribution du groupe CADEX.

3. Définitions

- PF : Produit fini,
- MP : Matière Première.
- C : Consommables.
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4. Responsabilités
 Matrice des responsabilités

a. DAF R : Responsable
b. Responsable d’inventaire C : Concerné
c. DU I : Informé
d. Magasinier
e. Contrôleur a b c d e f
f. Commissaire au compte
Propriétaire - IT 750171 R

Préparation de la prise d’inventaire R R R R R R

Déroulement de l’inventaire I R C C C C

Contrôle de la prise d’inventaire I C C C R C

Compilation, valorisation et décote I R R R C C

Césure des exercices


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5. Mode opératoire
5.1 Préparation de prise d’inventaire

 Définir les matières premières, matières consommables, travaux en cours, produits


semi-finis, emballages et pièces de rechange à inventorier.

 Recenser les différents lieux de stockage (magasins de stockage et lieux


d’entreposage des encours), dessiner un plan précis de tous les lieux où se trouvent des
stocks.

 Identifier les produits détenus pour le compte de tiers ainsi que leurs lieux de
stockage.

 Déterminer les dates précises de la prise d’inventaire de chaque lieu avec mention
des heures de début et de fin. Sur ce point, il convient de limiter dans le temps la durée
de l’inventaire physique par magasin. Il est possible de commencer l’inventaire d’articles
qui ne seront pas mouvementés dans certains magasins importants avant la date
d’inventaire prévue.

 Découper les magasins en zones pour y affecter nominativement les équipes.

 Pour chaque magasin, la direction doit désigner un responsable qui aura à ses ordres
une ou plusieurs équipes de comptage. Celles-ci doivent être composées de 2
personnes au minimum dont un responsable du comptage. Celui-ci doit-être une
personne étrangère au service, et l’autre personne doit être le magasinier ou l’aide
magasinier, c’est à dire une personne ayant une connaissance parfaite des articles en
stock.

 Émettre des instructions pour ranger au préalable les magasins, mettre à jour les
fiches de stock, arrêter les mouvements pendant la prise d’inventaire.

 Définir les procédures à suivre en cas de mouvements indispensables.

 Procéder à la prise d’inventaire sans les fiches de stocks.


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 Désigner une personne chargée de préparer les supports de comptage pré


numérotés pour chaque atelier/magasin et pour chaque équipe. Ces supports doivent
être revus et approuvés par le responsable de l’atelier/magasin avant l’inventaire.

 Désigner une personne chargée de donner les supports aux responsables de


l’inventaire et de vérifier le retour exhaustif de ces derniers.

 Identifier les dernières entrées et sorties de l’exercice pour transmission aux différents
services (achats, ventes) et à la comptabilité.

 Prévoir la distribution de pastilles d’une même couleur qu’il sera nécessaire d’apposer
sur les casiers ou articles comptés.

 Désigner des contrôleurs. Ces personnes ne sont pas responsables de la prise


d’inventaire mais ont un rôle de contrôle : elles doivent faire un compte rendu écrit
reprenant les constatations et les conclusions et doivent être choisies en priorité parmi
le personnel du siège. Le rôle du contrôleur est de s’assurer que les instructions sont
respectées.

 Faire une réunion avec toutes les personnes (responsable de l’inventaire,


responsable de l’inventaire des magasins, magasiniers, contrôleurs, …) pour leur
expliquer les instructions d’inventaire et le rôle de chacun.

5.2 Déroulement de l'inventaire

 Vérifier la présence des équipes au complet et le respect des horaires (à faire par
le responsable de l'inventaire).

 Ne pas communiquer aux responsables de l’inventaire les quantités figurant sur les
fiches de stock.

 Mettre à jour les supports au fur et à mesure des comptages.

 Noter sur le support l'état de l'article et l'année d'entrée en stock si possible ( à faire
par le responsable de l’inventaire).
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 Apposer une pastille de couleur sur le casier ou sur l'article une fois le comptage
effectué (la couleur est la même pour tout l'inventaire, elle changera au prochain
inventaire).

 Dater et signer chacune des pages du support au fur et à mesure de l'avancement


(à faire par le responsable de l’inventaire).

 Effectuer des contrôles sur la façon de procéder de chaque responsable de


l’inventaire ( à faire par le responsable de l'inventaire).

 Effectuer une revue de tous les magasins ou lieux où sont entreposés les stocks
afin de s'assurer de la présence de la pastille de couleur (à faire par le responsable de
l'inventaire)

5.3 Contrôle de la prise d'inventaire

A effectuer par des contrôleurs désignés par la Direction Générale (personnes externes
au magasin ou à l'atelier) dont le rôle est de :

 S'assurer que les instructions d'inventaire sont correctement suivies,

 Procéder à des tests de comptage.

Il convient de mettre à la disposition du contrôleur un magasinier ou encore un


responsable de production ayant une bonne connaissance des articles en stock. Il en
sera de même en cas d'intervention des auditeurs internes ou externes.

5.4 Compilation, valorisation et décote

 Prévoir le rapprochement des quantités comptées ou pesées avec celles figurant


sur les fiches de stocks.

 Dégager, si possible, les écarts directement sur le support d'inventaire et les


analyser. En cas d'écart important, effectuer un deuxième comptage.

 Effectuer la compilation des écarts support par support et catégorie par catégorie
pour chaque magasin.

 Apposer une annotation sur la fiche de stock (inventaire effectué le ….) avec la
signature de l'intéressé une fois le rapprochement effectué.
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 Procéder à l'identification des articles en stock à rotation lente à partir des fiches de
stock.

5.5 Césure des exercices

 Prévoir de désigner une personne chargée de collecter les informations concernant


la césure des exercices.

6. Enregistrements relatifs à la qualité

- Fiche de stock
- Fiche d’inventaire
- Registre des entrées et des sorties

7. Annexes
Néant.

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