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CHAPITRE 2 : TRAITEMENT DES FACTURES

CLIENTS DE BURKINA 24

Certaines entités font appel aux cabinets comptables pour le traitement de leurs factures
clients. Dans ce chapitre, nous aborderons d’abord les généralités sur le traitement des factures
clients et ensuite la procédure proprement dite du traitement des factures clients de BURKINA24
par le cabinet UCM-BURKINA

I. La généralité sur la comptabilité


.

I. LA FACTURE PROFORMA

C'est un document établi par le fournisseur ; ce document contient les points clés de
sa proposition commerciale. Elle n'engage pas juridiquement les parties
commerciales (le fournisseur et le client).

II. L ES BONS DE COMMANDE

Le bon de commande est un document émis par le client et qui matérialise sa


demande d'achat des biens ou des prestations de service.

Aux Editions ·Le Pays· les bons de commande sont réceptionnés au Service Régie.
Ces bons sont toujours accompagnés de lettres ou de communiqués. Ces lettres
sont consignées dans deux (2) registres :

§ Le registre « FACTURE» dans lequel sont inscrites les

publications à facturer et le planning de passage. Il s'agit des prestations dont il faut


établir des factures à règlement à échéance.

Le traitement de ces factures a retenu notre attention, d'où le thème de notre étude.
Aux Editions ·Le Pays·, échéance de règlement de ces factures est fixée à trente
(30) jours après la réception.

§ Le registre « PAYE » où sont mentionnées les

publications et leur planning de passage faisant l'objet d'un règlement immédiat.

Exemplaires de bons de commande cf. :

o Annexe N°2 : bon de commande d'une couverture médiatique


o Annexe N°3 : bon de commande d'une insertion publicitaire

o Annexe N°4 : bon de commande d'un abonnement

NB : Les bons de commande d'abonnements sont réceptionnés et traités au Service


Abonnement.

III. LE TRAITEMENT DES BONS DE COMMANDE

Ce travail est assuré par les agents de la Régie sous la supervision du Directeur
du Contrôle et du Contentieux.

Il consiste à accomplir le service demandé par la clientèle. Concernant les insertions


publicitaires et les couvertures médiatiques, le traitement s'effectue par la
programmation de celles-ci dans le journal à la date arrêtée par les clients. Ce
planning s'effectue le jour au jour et est traité la veille.

De plus, avant la publication d'une couverture médiatique, il est procédé à l'envoi


d'une équipe de journalistes pour couvrir l'événement (reportage) ou les éléments à
publier sont apportés par le client (publi-reportage).

Enfin, les bons sont photocopiés en trois (2) exemplaires :

§ Un exemplaire est gardé dans les archives de la Régie ;

§ Le deuxième exemplaire est transmis au Directeur du Contrôle et du Contentieux.

IV. LA FACTURATION

Elle est faite généralement après l'accomplissement des prestations demandées.


Ainsi, les bons de commande sont transmis au Service Facturation. Avant d'établir
les factures, il faut que les prestations de service soient conformes à la commande.

Après ces préalables, les facturiers établissent les factures à l'aide d'un logiciel Word
conçu à cet effet. Une facture est réalisée en plusieurs exemplaires (un original et
cinq copies). Ces exemplaires sont transmis au Directeur du Contrôle et
du Contentieux. Celui-ci procède à une vérification minutieuse afin d'éviter des
erreurs de facturation. Après cette vérification, la facture originale et deux (2) copies
sont cachetées et signées par le DAAF/M ou le DGA. La facture originale et les
copies sont réparties ainsi qu'il suit :

§ La facture originale et deux (2) copies auxquelles est joint-le

bon de commande, sont remises au Service Comptabilité pour leur dispashing. En


plus de ces pièces justificatives, les journaux attestant les insertions publicitaires et
les couvertures médiatiques viennent en appuis.

§ Une copie de la facture et du bon de commande restent dans

les archives du Service Facturation.


§ Une copie de la facture et du bon de commande sont

transmises à la Comptabilité pour servir aux traitements comptables.

§ Enfin, une copie est transmise à la Direction du Contrôle et

Contentieux pour servir d'archives.

NB : Les factures de ventes journaux sont établies à la fin de chaque mois sur la
base des fiches récapitulatif de la distribution mensuelle (cf. ANNEXE N°5).

Nous reviendrons plus en détails sur les différents éléments mentionnés sur une
facture et les différentes factures des Editions ·Le Pays· dans la partie II du chapitre
suivant.

Nous aborderons successivement dans ce chapitre les différents clients, et les


différentes factures clients des Editions ·Le Pays·.

I. LES DIFFERENTS TYPES DE CLIENTS

1. Définition de clients

Les clients sont des tiers auxquels l'entreprise vend des biens ou des services,
objets de son activité.

2. Classification des clients

Compte tenu de la diversité de ses activités, les Editions ·Le Pays· entretient des
relations avec plusieurs clients. Ces clients peuvent être classés selon la fréquence
des prestations de service demandées.

Ø Les clients permanents : ce sont des clients très fréquents.

Parmi ceux-ci, nous avons :

§ Les agences de communication : considérées comme

des clients exceptionnels avec lesquelles les Editions ·Le pays· a un partenariat.
Elles demandent des insertions publicitaires ou des couvertures médiatiques pour les
entreprises de la place. Elles servent d'intermédiaire et bénéficient à ce titre des
réductions exceptionnelles (commissions).Le taux de la commission applicable au
montant HT est de 15% ou 20% selon la ponctualité de l'agence.

§ L'Etat, ses démembrements, et les ambassades: ce sont

des clients habituels. En plus des insertions publicitaires et des couvertures


médiatiques, ces clients se caractérisent par les abonnements aux journaux.

Ø Les clients occasionnels : sont classés dans ce lot, ceux qui


viennent temporairement demander les prestations de service. En exemple, nous
pouvons faire cas : des particuliers qui sollicitent les insertions d'avis de perte ou de
vente, et de communiqués nécrologiques, des cabinets sollicitant les insertions d'avis
de recrutement et des annonces légales pour la constitution des sociétés, etc.

NB : Les Editions ·Le Pays· a en plus des agences de communication des


partenariats avec certains démembrements de l'Etat et les ONG (la commune de
Ouagadougou, le Millennium challenge account,...).

3. Subdivision des comptes clients (cf. ANNEXE N°6)

Aux Editions ·Le Pays·, il a été créé une liste des comptes clients que l'entreprise
utilise pour enregistrer ses opérations. Cette liste respect les normes du plan
comptable des entreprises.

II. LA FACTURE CLIENT

1. Définition de la facture

La facture est un état détaillé des marchandises livrées ou des prestations


exécutées. Etant donné qu'elle comporte des indications nécessaires sur les parties
en cause, à savoir l'objet de la vente et d'autres indications relatives à l'opération
d'achat-vente, elle constitue une pièce comptable à conviction en cas de
contestations.

En revanche, elle est rendue obligatoire par la loi et engage le fournisseur pour la
livraison des marchandises ou des prestations selon les quantités, les qualités et les
prix convenus.

Elle comporte un certain nombre d'indications obligatoires à savoir :

o l'identification du client (nom, adresse et numéro IFU) ;

o la date d'établissement de la facture ;

o le libellé des marchandises vendues ou prestations exécutées ;

o le prix unitaire, le montant total HT, le taux et le montant de la TVA, le montant


TTC ;

o le délai (échéance) de règlement.

On distingue la facture simple(DOIT) et la facture d'AVOIR. Aux Editions ·Le Pays·, il


est établi des factures DOIT et des factures d'AVOIR (cas rare). Ces factures DOIT
sont différenciées selon les prestations de service.

2. Les types de factures clients

2.1. La facture DOIT « PUBLICITE »(cf. ANNEXE N°7)


Elle est établie après la publication dans les journaux des insertions publicitaires, des
communiqués nécrologiques, des avis de recrutement et d'appel d'offres.

Le montant de ce type de factures est arrêté par une tarification. Le tarif varie selon
l'emplacement, la dimension des insertions, des localités et la couleur.

Les tableaux suivants nous donnent un aperçu des tarifs :

TABLEAU 1 : Tarifs insertions publicitaires

Tarif des insertions publicitaires en FCFA


REGIONS DIMENSIONS PRIX HORS TVA PRIX TTC
1 PAGE 230 000 271 400
1/2 PAGE 112 000 132 160
1/4 PAGE 60 000 70 800
1/8 PAGE 35 000 41 300
AFRIQUE 1/12 PAGE 27 000 31 860
1 PAGE 315 000 371 700
1/2 PAGE 167 000 197 060
1/4 PAGE 112 000 132 160
1/8 PAGE 70 000 82 600
EUROPE 1/12 PAGE 42 000 49 560
1 PAGE 150 000 177 000
1/2 PAGE 80 000 94 400
1/4 PAGE 60 000 70 800
1/8 PAGE 30 000 35 400

BURKINA FASO 1/12 PAGE 25 000 29 500

SOURCE: document de tarification des Editions ·Le Pays·

TABLEAU 2 : Tarifs insertions publicitaires en couleur

Tarifs insertions en quadri (couleur) en FCFA


DIMENSIONS PRIX HT PRIX TTC
1 Page à l'intérieur 250 000 295 000
1 Page à la dernière couverture 292 000 344 560
1/2 Page à l'intérieur 130 000 153 400
1/2 Page à la dernière couverture 150 000 177 000
1/8 Page en bandeau à la UNE 138 000 162 840
1/2 Page en bandeau à la UNE 177 000 208 860
1/12 Page en bandeau à la UNE 127 000 149 860

SOURCE: document de tarification des Editions ·Le Pays·

TABLEAU 3: Tarifs communiqués nécrologiques (forfait)

Tarif des communiqués nécrologiques en F CFA


DIMENSIONS PRIX
1 Page 75 000
1/2 Page 50 000
1/3 Page 30 000
1/4 Page 22 000

SOURCE: document de tarification des Editions ·Le Pays·

NB : les communiqués nécrologiques et certaines insertions publicitaires sont


exonérées de TVA.

2.2. La facture DOIT « COUVERTURE MEDIATIQUE » (cf. ANNEXE N°8)

Elle est élaborée après la publication dans les journaux des couvertures
médiatiques. Le montant de la facture est arrêté par les agents de la Régie après
discussion avec les clients. Ce montant est HT ou TTC selon la nature des clients.

2.3. La facture DOIT « ABONNEMENT » (cf. ANNEXE N°9)

Cette prestation de service est une forme de ventes des journaux et se fait de façon
périodique (annuelle, semestrielle, trimestrielle).

Le montant de la facture est toujours en HT et varie en fonction du type et du nombre


des journaux livrés.

TABLEAU 4 : Tarifs des abonnements par type de journal et selon la durée

Tarif abonnement en FCFA

Durée Type de journal Nombre de journaux livrés par jour Prix

Quotidien 1 51 000
1 an Evasion 1 12 000
Votre Santé 1 7 500
6 mois Quotidien 1 25 000
Evasion 1 6 000
Votre Santé 1 3 750
Quotidien 1 12 750
3 mois Evasion 1 _

Votre Santé 1 _

SOURCE : document de tarification des Editions ·Le Pays·

2.4. La facture DOIT « VENTES JOURNAUX » (cf. ANNEXE N°10)

Elle est établie à la fin de chaque mois et concerne les dépôts ventes (exemples : les
stations d'essence, les librairies, et les alimentations). Ces dépôts ventes bénéficient
des commissions sur ventes. Le montant de la commission varie selon le type de
journal. Il est de 15% des ventes pour le quotidien et l'hebdomadaire, et de 10% pour
le mensuel. Le montant de la facture est toujours HT.

Pour permettre une distinction des factures, il a été procédé à une codification de
celles-ci. Ainsi, il est mentionné au niveau du numéro de chaque type de factures
des lettres suivantes :

o · P · pour les factures DOIT « PUBLICITE » ;

o ·C· pour les factures DOIT « COUVERTURE MEDIATIQUE » ;

o ·A· pour les factures DOIT « ABONNEMENT » ;

o ·J· pour les factures DOIT « VENTES JOURNAUX ».

Par exemple : la facture N°011J/09/08 se lit «  facture numéro onze (11) de la vente
journaux du mois de septembre de l'année 2008 ».

Avant d'aborder ce chapitre, nous évoquerons brièvement l'organisation de la


Comptabilité des Editions ·Le Pays·.Cette organisation suit les normes édictées par
les obligations légales qui sont fixées par le Code du commerce, reprises dans le
Plan comptable général et dans le livre OHADA.

Ces obligations légales sont :

o obligation de tenir une comptabilité ;

o obligation de conserver les livres comptables pendant dix (10) ans ;

o ces documents doivent être tenus « sans blanc, ni altérations d'aucune sorte » ;

o la possibilité d'authentification ;
o etc.

Les Editions ·Le Pays· utilise le logiciel de gestion comptable « SAGE SAARI » pour
l'enregistrement de ses opérations comptables. Ainsi, le traitement dans le logiciel
passe par plusieurs plans :

o plan comptable général ;

o plan des journaux ;

o plan des tiers (client, fournisseurs) ;

o etc.

Ce qui favorise un meilleur suivi individuel et bien détaillé de l'enregistrement des


données comptables de l'entreprise.

I. LA GESTION COMPTABLE DES FACTURES CLIENTS

1. La réception des factures clients

La réception de ces factures au service Comptabilité est constatée par leur


enregistrement dans un fichier de suivi individuel des clients (cf. ANNEXE N°11).

Ce fichier est établi en fonction du type de factures, et permet de bien suivre les
règlements des clients. Après l'enregistrement dans le fichier, il est procédé à la
distribution des factures aux clients.

2. La distribution des factures aux clients

Elle s'effectue de deux (2) manières : directe ou indirecte.

Ø La distribution directe : elle consiste à remettre directement les factures aux clients
sur place. Cette méthode est très rare.

Ø La distribution indirecte : elle est la plus utilisée et consiste à remettre les factures
aux agents de recouvrement qui vont les déposer et suivre le recouvrement.
L'entreprise compte à son sein dix (10) agents de recouvrement dont huit (8)
externes. Chaque agent a un nombre déterminé de clients à suivre.

3. L'imputation comptable constatant la vente

Avant de développer cette partie, nous présenterons d'abord dans un tableau les
numéros de comptes ventes utilisés aux Editions ·Le Pays· :

Comptes des ventes


N° DES COMPTES INTITULE
70210100 VENTE PUBLICITE
70210200 VENTE ABONNEMENT
70210300 VENTE COUVERTURE MEDIATIQUE

70210400 VENTE JOURNAUX

SOURCE : Plan comptable des Editions ·Le Pays·

Ensuite, il faut noter qu'avant l'imputation, les copies des factures transmises par le
Service Facturation sont classées dans des chronos sur lesquels figurent les
références et les périodes de ces factures.

Ce travail demande un classement par ordre de numérotation des factures, par type
de factures et par mois.

Enfin, les fiches d'imputation sont agrafées sur les copies des factures. Ces fiches
sont des documents qui servent à la précomptabilisation des pièces de base et de
contrôle de la saisie des opérations comptables

3.1. Factures sans TVA

Principe d'enregistrement :

Débit : 411... ( compte clients)

Crédit : 7021.... (compte ventes de produits finis dans UEMOA)

(Facture de ventes N°...)

Les prestations de service généralement  exonérées de TVA sont : les ventes


journaux et les abonnements, les communiqués nécrologiques, les couvertures
médiatiques et les insertions publicitaires des clients bénéficiant d'un certificat
d'exonération délivré par la Direction Générale des Impôts(DGI)

3.2. Factures avec TVA

Principe d'enregistrement :

Débit : 411... (compte clients)

Crédit : 7021.... (compte ventes de produits finis dans UEMOA)

44310000 (TVA facturée)

(Facture de ventes N°...)

Les prestations de service non exonérées de la TVA sont généralement : les


insertions publicitaires et les couvertures médiatiques des entreprises ne bénéficiant
pas d'exonérations.
3.3. Enregistrement dans le fichier JOURNAL des ventes

(cf. ANNEXE N°12)

Cette étape est la plus importante à la Comptabilité. C'est un travail très fastidieux,
car il demande beaucoup d'attention pour éviter des erreurs de saisie. Cette saisie
informatique s'effectue d'abord dans le Brouillard des ventes qui comporte des
écritures non encore validées constatant les ventes.

II. LA COMPTABILISATION DU REGLEMENT DES CLIENTS

Le règlement des clients est un processus mené par les clients pour solder leurs
dettes envers les fournisseurs.

1. Les différents types de règlement

Nous avons constaté au cours de notre stage que les modes de règlement des
factures clients après déduction éventuelle des retenues sont effectués par chèques,
virements, et en espèces.

1.1. Le règlement par chèque

Le chèque est un document ou un papier imprimé par lequel un ordre est donné au
banquier de payer à vue ou à terme une certaine somme à une personne physique
ou morale appelée porteur ou bénéficiaire.

Les chèques constituent les principaux modes de règlement des clients aux Editions
·Le Pays·.Ces chèques sont bancaires ou postaux et sont acheminés au service de
la Caisse où il est constaté le règlement sur les pièces caisse faisant ressortir le nom
du client, les numéros du chèque et de la facture réglée et la date du règlement. Ces
pièces sont ensuite transmises aux comptables chargés de constater le règlement
sur le fichier de suivi des clients.

1.2. Le règlement par virement

Le virement est le transfert d'une somme d'argent d'un compte en banque à un autre
compte. Il peut être bancaire ou postal. Les virements sont notifiés par des avis de
crédit et sont transmis au service Comptabilité des Editions ·Le Pays· par les
banques.

1.3. Le règlement en espèces

On entend par espèces, de l'argent liquide. Aux Editions ·Le pays·, des dispositions
sont prises pour qu'un recouvrement en espèces effectué par les agents soit reversé
au Service Caisse. Cette somme est portée au débit du compte caisse de
l'entreprise. Ainsi, la caissière mentionne sur les pièces caisse les références de la
facture réglée. Ces pièces sont ensuite acheminées à la Comptabilité pour le
traitement du règlement.
2. L'imputation comptable constatant le règlement

Avant d'aborder le principe d'enregistrement du règlement, nous évoquerons


succinctement les retenues déduites par les clients

Les retenues à titre fiscal :

La créance client observée n'est pas celle qui est totalement réglée car certains
clients sont dans l'obligation de faire des retenues fiscales et les reverser au nom du
fournisseur. Ce traitement fiscal est celui préconisé par les dispositions de la fiscalité
intérieure au Burkina Faso. Pour ce qui concerne les retenues à la source sur des
sommes versées au Service des Impôts au nom des Editions ·Le Pays·, nous
avons :

o Les retenues à la source à titre d'acompte : elles s'appliquent sur

des prestations de service effectuées à l'intérieur du Burkina Faso. Le taux


d'application pour les prestations de service des Editions ·Le Pays· est de 5% sur le
montant TTC.

o Les retenues sur la TVA facturée : elles sont applicables en cas

d'existence sur les Factures clients de certaines entreprises étatiques (SONABEL,


ONEA, LONAB,...) la TVA facturée. Le taux est de 20% sur le montant de la TVA.

Toutes ces retenues sont déclarées et reversées par les clients de l'entreprise au
Service des Impôts au plus tard le 20 du mois suivant.

2.1. Règlements sans retenues

Principe d'enregistrement :

Débit : 521..... (compte des banques locales) / 57100000 (caisse siège social)

Crédit : 411... (compte clients)

(Règlement de la créance client)

2.2. Règlements avec retenues

Principe d'enregistrement :

Débit : 521..... (compte des banques locales) / 57100000 (caisse siège social)

44920000 (Etat, avances et acomptes sur impôts)

Crédit : 411... (compte clients)

(Règlement de la créance client)


Le tableau suivant présente des comptes de trésorerie des Editions ·Le Pays· :

Comptes de trésorerie
N° DES COMPTES INTITULE
52110000 BOA
52120000 SGBB
52130000 BCB
52140000 CCP

57100000 CAISSE SIEGE SOCIAL

SOURCE : Plan comptable des Editions ·Le Pays·

2.3. Enregistrement dans le fichier JOURNAL des banques et de la

caisse (cf. ANNEXE N°13)

Chacune des banques et la caisse ont un fichier de JOURNAL spécifique. La saisie


informatique dans ces fichiers constate le règlement des clients par telle ou telle
banque ou la caisse.

Comme dans le JOURNAL des ventes, la saisie se fait dans le Brouillard. Après ce
dernier est validé pour comporter des enregistrements définitifs non modifiables.

Le logiciel comptable utilisé permet en même temps de tirer le Grand Livre auxiliaire
ainsi que la Balance.

L'établissement du Livre Journal et du Grand Livre facilite la tenue des Journaux et


les Livres auxiliaires qui sont des supports comptables.

Un contrôle est fait régulièrement sur la base des pièces saisies et des données
inscrites au Livre JOURNAL et au Grand Livre avant l'archivage des pièces
comptables.

Le processus de traitement des factures clients à règlement à échéance aux Editions


·Le Pays· est assez complexe, et n'est donc pas exempt d'imperfections. Nous avons
pu relever certaines insuffisances pour lesquelles nous apportons quelques
suggestions. Nous espérons que celles-ci pourront pallier ces insuffisances.

I. LES ANALYSES CRITIQUES

1. La facturation

Partant du fait que la facture est la base de l'existence d'une créance client et du
recouvrement, les problèmes liés à celle-ci ont une grande incidence sur la trésorerie
de l'entreprise. Ces problèmes sont en général :
o L'établissement et la distribution des factures :

Nous avons constaté une lenteur dans l'élaboration des factures et leur distribution.
En effet, certaines factures sont établies trois à sept jours après les prestations de
service. Cette lenteur est due en général à la mauvaise qualité du logiciel de
facturation, au manque de formation adéquate du personnel de ce service, et à la
lourdeur des tâches des facturiers.

o Les erreurs de facturation :

Cela peut être due au fait que les facturiers ont omis ou ajouté certains éléments (la
nature de la commande, le nom du client, ...) qui ne devraient pas figurer sur les
factures, ou tout simplement ont commis une erreur au niveau des tarifs.

2. La gestion comptable des factures

Les problèmes sur la gestion des factures sont en grande partie liés aux règlements
des clients.

o L'absence des numéros de factures réglées sur les avis de crédit :

Il arrive que les clients ne précisent pas les numéros des factures réglées sur les
avis de crédit lors des virements. Ce problème rend difficile la constatation des
règlements par les comptables.

o La non-concordance du montant réglé et celui de la facture :

Cette différence porte généralement sur le montant de la TVA et ne facilite pas les
tâches comptables.

II. LES SUGGESTIONS

Après examen des procédures de facturation, de traitement des factures clients et de


règlements ; nous proposons quelques recommandations en vue d'améliorer les
méthodes de traitement des factures clients.

1. La facturation

o L'établissement rapide des factures et leur distribution : établir la

facture dès la prestation du service, la remettre dans les meilleurs délais au client.
Pour permettre cela, nous suggérons la dotation du service d'un logiciel de
facturation plus performant et la formation du personnel.

o La vérification des factures par plusieurs personnes :

Cela permettra d'éviter un tant soit peu les erreurs de facturation.

2. La gestion comptable des factures


o Une rencontre entre les comptables et les banques de l'entreprise :

Cela pour freiner les problèmes liés aux virements bancaires. De plus exiger aux
clients de signaler sur les chèques les numéros des factures réglées.

o Exiger lors du dépôt du bon de commande le certificat

d'exonération pour les prestations non taxables : nous pensons que cela


permettra de freiner la non-concordance du montant réglé avec celui de la facture.

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