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Fichiers de Base
FICHIERS DE BASE
SOMMAIRE
1. INTRODUCTION.............................................................................................................................................. 3
2. SOCIÉTÉ/SITE/SERVICE................................................................................................................................ 4
2.1. SOCIÉTÉ........................................................................................................................................................ 4
2.2. SITE............................................................................................................................................................. 5
2.3. SERVICE........................................................................................................................................................ 6
3. RESSOURCES................................................................................................................................................. 8
3.1. SALARIÉ........................................................................................................................................................ 8
3.1.1. Suivi Salarié........................................................................................................................................ 8
3.1.2. Fiche Salarié....................................................................................................................................... 8
3.1.3. Traitement de la fiche salarié.............................................................................................................. 9
3.2. MATÉRIEL.................................................................................................................................................... 12
3.2.1. Suivi Matériel..................................................................................................................................... 12
3.2.2. Fiche Matériel.................................................................................................................................... 14
3.2.3. Traitement de la fiche matériel.......................................................................................................... 15
3.3. ENSEMBLE.................................................................................................................................................... 20
3.4. GESTION DES APPARTENANCES.......................................................................................................................... 20
3.4.1. Association de ressources et d’affrétés............................................................................................. 20
3.4.2. Historisation des Appartenances de Ressources..............................................................................21
3.4.3. Gestion des Coûts............................................................................................................................. 22
4. TIERS............................................................................................................................................................. 23
4.1. SUIVI DES TIERS............................................................................................................................................ 23
4.2. FICHE TIERS................................................................................................................................................. 23
4.3. TRAITEMENT DE LA FICHE TIERS......................................................................................................................... 25
4.4. SUIVI COMMERCIAL........................................................................................................................................ 33
5. RETOUR SOMMAIRE AIDE TRANSPORT 10.............................................................................................. 35
1. INTRODUCTION
Ce document a pour but de décrire les principaux fichiers de base afin de faciliter leur mise en œuvre
et la mise en œuvre du progiciel. Les principaux thèmes sont société/site/service, ressources et Tiers.
Il existe d’autres fichiers de base, les tarifs, les modes de règlements, les banques, les codes
activités…. Ces différents éléments sont décrits dans des documents qui expliquent l’ensemble d’un process
(exemple banques voir doc « Gestion des règlements »).
2. SOCIÉTÉ/SITE/SERVICE
Ces éléments permettent de structurer les données et de définir les sociétés et les sites. Le progiciel
transport est multi-site multi-société.
2.1. SOCIÉTÉ
Il est possible de créer plusieurs sociétés dans la même base. La première société sera considérée
comme la principale. Pour créer une société il suffit de cliquer sur nouveau et de coder la fiche société. La
codification utilisée habituellement est 01 02 03 …. Les coordonnées renseignées sur la fiche sont utilisées lors
de l’impression de certains documents.
Gestion de parc : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes liées au module Parc.
Exploitation transport : Cet écran contient des informations liées à plusieurs thème (Voir documentation
Gestion EDI , Voir documentation Saisie des Ordres ).
Comptabilité : Ce traitement permet de définir une partie du paramétrage comptable.
SMS : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes liées au module SMS.
Paramètres EDI : Voir documentation Gestion EDI
Commentaires : Voir documentation Facturation Client
Affacturage société : Permet de définir les sociétés d’affacturage associées à la société sélectionnée.
Traitement disponible qu’avec la mise en œuvre de module d’affacturage.
Informatique embarquée : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes liées au module SMS.
GED : voir doc GED
Facturation : Voir documentation Affrètement Inter-Société
Détail de société : Ce traitement permet de renseigner le Siret et certaines informations qui seront reprises
lors de l’impression des documents.
Contrôle et paramétrage de saisie : Ce traitement permet de paramétrer des contraintes de saisies qui
seront appliquées lors de la création de fiches tiers.
Paramétrage des équivalences : Ce traitement permet de configurer les contraintes de calcul d’un taux de
remplissage simplifié dans le suivi des voyages (détail voir documentation Exploitation)
2.2. SITE
Le progiciel transport est multi-site. Un site ne peut être associé qu’à une seule société. La partie
inférieure permet d’associer à une fiche site, une banque (Voir documentation Gestion des règlements clients).
La codification utilisée habituellement est 01 02 03 …. Les coordonnées renseignées sur la fiche sont utilisées
lors de l’impression de certains documents.
2.3. SERVICE
Il est possible de créer des services. Ces services ne sont pas associés à un site ou à une société par
contre ils peuvent être associés à une fiche exploitant ou une fiche tournée ou une fiche tiers. Lors de la saisie
d’un ordre ou de son exploitation le code service est attribué. Il est possible dès lors de faire des recherches
sur ce code.
3. RESSOURCES
3.1. SALARIÉ
Actif : Permet de rendre actif ou non le chauffeur, si le chauffeur est désactivé, il ne sera plus visible dans les
listes.
Adresse 1 / Adresse 2 / ville : Adresse et ville du chauffeur.
Date d’entrée : date d’entrée du chauffeur dans l’entreprise
Date de sortie : date de départ du chauffeur de l’entreprise, la saisie de cette date interdira l’affectation d’un
chauffeur à un voyage qui aurait une date postérieure à la date de sorite.
Catégorie : code de la catégorie du chauffeur, cette zone est à titre informative
Service : code du service du chauffeur, cette zone est à titre informative
Téléphone : téléphone personnel du chauffeur.
Téléphone interne : téléphone portable d’entreprise, ce numéro apparaît dans la liste des chauffeurs lors de
l’affectation.
E-Mail : adresse E-Mail du chauffeur
Paramètres d’identification :
Traitement permettant d’identifier les caristes dans le Progiciel Entrepôt.
Langue Parlée :
Cet écran permet de paramétrer des contraintes lié au planning graphique (Détail voir doc. EAO)
Situation :
Zone informative permettant d’indiquer entre autre la date alerte permis.
Commentaires :
Divers :
Zones Jokers permettant de traiter des contraintes spécifiques.
Fiches Techniques :
Il est possible à titre informatif de créer des formulaires de saisie (permis de conduire pour les
chauffeurs, carte grise pour les véhicules). Une fois ces formulaires créés, pour chaque salarié il est possible
de renseigner les informations demandées par le formulaire.
Temps et Législation :
Cet encart permet de renseigner des éléments qui permettent de calculer des temps de service
théorique ou de suivre les temps de l’informatique embarquée.
Cette fonction permet d’associer des images, des documents Word ou autres à une fiche salarié (Détail
voir doc. Documents-Attachés).
Informatique embarquée :
Cet écran permet de renseigner les éléments nécessaires aux interfaces d’informatique embarquée.
3.2. MATÉRIEL
Code : Code alphanumérique de 4 caractères, ce code peut correspondre au code parc du matériel.
Identification : Cette zone alphanumérique sert à renseigner en général l’immatriculation.
Libellé : cette zone alphanumérique de saisie libre
Date d’entrée : date d’entrée du matériel dans l’entreprise
Date de sortie : date de départ du matériel de l’entreprise, la saisie de cette date interdira l’affectation d’un
matériel à un voyage qui aurait une date postérieure à la date de sorite.
Actif : Permet de rendre actif ou non le matériel, si le matériel est désactivé, il ne sera plus visible dans les
listes.
Type : code du type du matériel, cette zone est à titre informative
Marque : code de la marque du matériel, cette zone est à titre informative
Catégorie : code catégorie du matériel, cette zone est à titre informative
Service : code du service du matériel, cette zone est à titre informative
Téléphone interne : téléphone portable d’entreprise
E-Mail : adresse E-Mail du matériel
Photo : Bouton permettant d’associer une image ou photo.
La partie inférieure de l’écran contient les mêmes informations que le traitement caractéristique
transport et permet d’indiquer la typologie du matériel.
Commentaires :
Options de matériel :
Ce traitement permet de renseigner les options d’un matériel (Hayon, groupe …).
Caractéristiques Transports :
Cet écran est déterminant pour le bon fonctionnement du progiciel en exploitation. Si le matériel est un
camion, porteur, ou tracteur il faut cocher « Tractant » ou « Non tractant » suivant le cas. Si le matériel est une
remorque il faut cocher « Tracté ».
Fiches Techniques :
Il possible a titre informatif de créer des formulaires de saisie (permis de conduire pour les chauffeurs,
carte grise pour les véhicules). Une fois ces formulaires créés, pour chaque matériel il est possible de
renseigner les informations demandées par le formulaire.
Entretien :
Traitement associé au module de Parc permettant de saisie les entretiens (vidange, passage aux
mines).
Compteurs :
Ce traitement contient des zones qui seront utilisés par le module Parc.
Cette fonction permet d’associer des images, des documents Word ou autres à une fiche matériel
(Détail voir doc. Documents-Attachés).
Fiche de synthèse
Ce traitement associé au module Parc permet d’avoir une synthèse des coûts du véhicule (entretien,
réparation, consommation).
Informatique embarquée :
Cet écran permet de renseigner les éléments nécessaires aux interfaces d’informatique embarquée.
3.3. ENSEMBLE
Cet écran permet d’associer des ressources. Une fois les ensembles créés, la saisie d’une de ces
ressources sur l’écran d’affectation (voir documentation Exploitation) permet de remonter les ressources qui
ont été associées.
Pour les transporteurs fonctionnant avec des affrétés ou des louageurs, ou une partie des ressources
est connue, il est possible lors de l’affrètement de les renseigner.
Afin de faciliter le travail des exploitants et d’éviter les erreurs, il est possible dans le suivi des
appartenances salariés ou des appartenances matériels d’associer des ressources à un affrété.
Une fois les ressources associées à un affrété quand on saisit un affrètement, le F4 sur la zone
chauffeur, moteur ou remorque n’affiche que les ressources de l’affrété. La recherche tient compte des dates
de la fiche des appartenances. Si le système ne trouve aucune ressource alors il affiche toutes les ressources.
Le fait de renseigner dans les appartenances les fiches matériels et salariés en leur associant un site
ou un service, permet d’historiser et de suivre à quelle flotte interne appartient une ressource.
Ensuite il est possible de faire des recherches et d’afficher des listes pour les imprimer ou les exporter
sous Excel.
4. TIERS
Le suivi des Tiers permet de créer les Tiers qu’ils soient utilisés comme client, expéditeur, destinataire.
Ce suivi permet comme tous les suivis de faire des recherches, de paramétrer des listes et des tris, d’exporter
ces listes sur Excel par exemple.
Code : Code alphanumérique de 13 caractères, ce code pouvant être le code comptable et si la comptabilité
n’accepte que du numérique ou que des comptes à 8 caractères il faudra en tenir compte lors de la
codification.
Type : Cette zone permet de définir si les tiers est un client ou un affrété ou les deux par exemple. L’attribution
du type permet d’activer ou de désactiver des zones dans la fiche tiers et rendre disponible la fiche tiers suivant
son type que dans certaines zones de saisis (dans la zone client de l’ordre un affrété par exemple ne pourra
pas être saisi)
Statut : Le statut est surtout important dans le cas d’un client. « Actif » permet d’utiliser le tiers sans restriction,
« Douteux » permet d’afficher une alerte lors de la saisie sur un ordre de ce tiers, « Interdit » permet d’afficher
une alerte et d’en bloquer la saisie sur un ordre, « Invisible » permet de mettre en sommeil des tiers qui ne
sont plus utilisés. Il est possible de bloquer le statut d’un Tiers dans la fiche Tiers, si le Tiers prend le statut
« Interdit ».
S/Type : Cette permet d’attribuer un sous type pour faire des tris ou pour des raisons de tarification
Confrère : Cette zone permet de définir lors d’un import EDI par exemple que le port dû est un assigné.
Nom/Adresse : Ces zones permettent de renseigner l’adresse par défaut du Tiers qui est aussi l’adresse de
facturation.
Site d’exploitation : Cette zone permet d’attribuer un site par défaut d’appartenance et une société.
Mode de règlement client : Cette zone permet de définir le mode de règlement pour permettre le calcul de
l’échéance sur la facture.
Mode de règlement fournisseur : Cette zone permet de définir le mode de règlement pour permettre le calcul
de l’échéance sur le relevé affrété.
Contact / E-Mail / Tel / Fax / N° de portable : Ces zones permettent de définir les coordonnées par défaut du
tiers.
Siret/id EDI : Cette zone permet de Saisir de Siret du Tiers.
Id TVA : Cette zone permet de saisir d’identifiant TVA du Tiers. Il est possible d’activer un contrôle sur l’unicité
de l’ID TVA.
Si le contrôle est actif, lors de la saisie d’un ID TVA la liste des doublons s’affichent pour information.
Géolocaliser
Ce traitement n’est opérationnel que si le module « Exploitation Cartographique » est activé. Il permet
d’attribuer des coordonnées GPS à la fiche Tiers (détail voir documentation « Gestion des KM &
Cartographie »).
Chargeur
Ce traitement permet de paramétrer les fiches pour définir les données disponibles sur Internet (détail
voir documentation « Sage Transport Web Traçabilité »).
Info de facturation
Cet écran contient des informations en lien avec plusieurs éléments. Il permet de définir les comptes
comptables utilisés, des éléments de facturation (Détail voir doc. Facturation Client), des éléments de
tarification (Détail voir doc. Gestion de la taxation) et enfin des éléments liés à la gestion des codes activités
(Détail voir doc. Codes Activités).
La partie de gauche permet de voir les comptes qui ont été exportés en comptabilité. Il est possible de
modifier et de déclencher à nouveau l’export de la fiche Tiers lors du transfert en comptabilité des achats ou
des ventes. Pour cela il faut appuyer sur la touche CTRL du clavier et cliquer sur le nom de la société. La zone
« compte exportée » se dégrise et alors il est possible de modifier la valeur du compte. Si la zone est non
grisée le compte sera renvoyé en comptabilité lors du transfert des achats ou des ventes. Si on clique sur le
nom de la société la zone se grise et alors le compte ne sera pas renvoyé en comptabilité.
Adresse
L’adresse de la fiche Tiers par défaut est l’adresse de facturation. Si pour un client l’adresse de
chargement ou de livraison est différente, il est possible de les renseigner, ainsi lors de la saisie de l’ordre,
quand le code du client sera appelé en adresse de chargement ou de livraison, le progiciel affichera l’adresse
de chargement ou de livraison correspondante.
Taxation-Info Messagerie
Cette fonction est en lien les outils de tarification (Détail voir doc. Gestion de la taxation).
Tarif Minimum
Cette fonction permet d’activer le calcul d’un tarif minimum (Détail voir doc. Gestion de la taxation).
Banques
Cet écran est lien avec la gestion des règlements (Détail voir doc. Gestion des règlements clients).
Chauffeurs Interdits
Cet écran permet de paramétrer des contraintes liées au planning graphique ( Détail voir doc. EAO )
Info Massification
Cette fonction est en lien les outils de tarification et le module massification (Détail voir doc. Gestion la
massification Vente ).
Info Affrété
Cet écran permet d’indiquer différents éléments liés à un affrété. Les zones « Date de mise à l’essai »,
« Date de rejet » et « Date d’agrément » permettent de faire un suivi de l’affrété surtout dans le cadre d’une
norme ISO9000. La zone taux de commission permet de calculer un prix d’achat en fonction d’un prix de vente
lors de la saisie d’un affrètement. Les zones « Zone de service » et « Type de remorque » permettent de faire
des filtres dans le suivi des affrétés.
Commentaires
Cet écran permet de définir des commentaires qui seront utilisés dans différents contextes.
Le commentaire « Informations à faire apparaître à la saisie de l’ordre de transport » permet d’afficher lors de
l’utilisation du Tiers en tant que client la zone de commentaire lors de la saisie de l’ordre. Le commentaire
« Information à faire apparaître pour le chargement ou la livraison » permet d’alimenter le commentaire de
chargement lorsque le tiers est utilisé comme expéditeur et le commentaire de livraison lorsque le tiers est
utilisé comme destinataire. Le commentaire « Information à faire apparaître sur la facture », permet d’afficher
sur l’édition ce commentaire. Ce paramètre est actif dans le cadre d’une impression standard. Le commentaire
« Information à faire apparaître au retour de tournée » est un commentaire qui apparaît lors de la saisie de
l’arrivage ou du retour de tournée. Le commentaire « Information à faire apparaître au litige » est affiché lors de
la saisie d’un litige lorsque le tiers est client de l’ordre. Le commentaire « Informations à faire apparaître pour
l’exploitation » permet d’alimenter lors de l’utilisation du Tiers en tant que client la zone de commentaire
d’exploitation de la saisie de l’ordre. Le commentaire « Informations à faire apparaître pour le chauffeur »
permet d’alimenter lors de l’utilisation du Tiers en tant que client la zone de commentaire chauffeur de la saisie
de l’ordre. . Le commentaire « Informations à faire apparaître pour l’affrété » permet d’alimenter lors de
l’utilisation du Tiers en tant que client la zone de commentaire affrété de la saisie de l’ordre.
Info Commerciales
Cet écran contient des zones informatives, permettant de suivre l’activité commerciale du client
(rendez-vous, date des dernières commandes..).
Taxe de facturation
Cette fonction est en lien l’outil de taxe de facturation (Détail voir doc. Taxe de Facturation).
Affacturage Tiers
Cette fonction permet d’indiquer si un tiers est soumis ou non à l’affacturage et son code auprès du
factor.
Correspondance Kg
Cette fonction est en lien les outils de tarification (Détail voir doc. Gestion de la taxation).
Information EDI
Cette fonction est en lien avec le module EDI (Détail voir doc. Gestion EDI).
Contrôle de saisie
Ce traitement permet de paramétrer des contraintes de saisies qui seront appliquées lors de la saisie
d’un ordre.
1- Liste des champs sur les quels on peut appliquer un contrôle
2- Nom de la zone à laquelle on applique le contrôle
3- Si la colonne obligatoire est à « Oui » alors la saisie d’une valeur dans ce champ sera rendu obligatoire
4- Cette zone permet d’attribuer une valeur par défaut (par exemple si pour un client on veut toujours avoir le
même code expéditeur)
5- Cette colonne permet d’indiquer à partir de quel moment le contrôle devient actif.
2 3 4 5
Regroupement Statistique
Cet écran est lien avec la recherche par code statistique (Détail voir doc. Unités et codes statistiques
libres).
Divers
Cet écran permet lors au consultant SAGE métier Transport de paramétrer des contraintes
particulières apparues lors des formations.
Emballage
Cette fonction est en lien avec le module Emballage (Détail voir doc. Gestion des emballages).
Solde et en cours
Cet écran est lien avec la gestion des règlements (Détail voir doc. Gestion des règlements clients).
Récépissé Vierge
Cette fonction permet de créer des ordres dans le Progiciel. La particularité de ces ordres, c’est que le
point de livraison n’est pas renseigné et que le point de chargement est le tiers indiqué dans l’écran. En effet le
principe étant d’imprimer ces ordres, de les donner à l’expéditeur. Au fur et à mesure de ces besoins il donne
les récépissés au chauffeur qui passe, en renseignant uniquement la destination. Ainsi l’expéditeur à moins
d’informations à renseigner, les récépissés sont normalisés et dans le Progiciel Transport il ne reste que la
destination à renseigner.
Historique d’Affrètement
Cette fonction est en lien avec la fonction Historique d’affrètement (Détail voir doc. Historique
d’affrètement ).
Tiers de quai
Cette fonction est en lien avec le module Emballage (Détail voir doc. Gestion des emballages).
Information GED
Cette fonction est en lien avec le module GED (Détail voir doc. GED).
Non-conformité
Cette fonction est en lien avec le module de non-conformité (Détail voir doc. Fiche de non-conformité).
Attaché un document
Cette fonction permet d’associer des images, des documents Word ou autres à une fiche salarié (Détail
voir doc. Documents-Attachés).
Modification du Statut
Ce traitement permet de modifier le statut des Tiers sélectionnés dans le Suivi.
Le suivi commercial est un suivi qui permet de référencer les appels commerciaux ou prise de rendez
vous.