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REPUBLIQUE TOGOLAISE

DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT CATHOLIQUE


Travail-Liberté- Patrie

Année académique 2017-20


ECOLE SUPERIEURE D’ADMINISTRATION ET DE
GESTION NOTRE DAME DE L’EGLISE MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
(ESAG-NDE) ET DE LA RECHERCHE

(M.E.S.R)

RAPPORT DE STAGE
en vue de l’obtention du diplôme de

LICENCE PROFESSIONNELLE

OPTION : Comptabilité, Finances et Contrôle

THEME : GESTION ET SUIVI DES IMMOBILISATIONS


CORPORELLES AU SEIN D’UNE INSTITUTION
FINANCIERE: CAS DE LA BANQUE TOGOLAISE POUR LE
COMMERCE ET L’INDUSTRIE (BTCI)

Présenté par :

Amey Helmut Clemson ASSIGBLEY

TUTEUR ACADEMIQUE MAITRE DE STAGE


Monsieur Kpantukyo NAPALA Monsieur Kassiki BILLI – MANI
Enseignant à l’ESAG - NDE Comptable à la BTCI

Année académique : 2019-2020


DEDICACE

Je dédie ce travail à :

- mon père Clément


- ma mère Germaine
- ma sœur Jeanne

i
REMERCIEMENTS

Nos sincères remerciements vont à :

- M. Amevi Christophe AKPOTO, mon oncle pour son soutien ;

- la Révérende Sœur A. Louise de Jésus ASSIVON, Directrice Générale


d’ESAG - NDE, pour ses efforts en faveur des étudiants ;

- M. Kpantukyo NAPALA, le Directeur du présent rapport de stage pour


son encadrement ;

- tout le personnel administratif d’ESAG-NDE, pour son sacrifice à travers


la formation des étudiants ;

- M. Kadévi AKAKPO, Directeur Général de la BTCI, pour le stage qu’il


nous a permis d’effectuer dans son institution ;

- M. Aimé Sodoga ADJAHI, Directeur Administratif et Financier de la


BTCI pour sa disponibilité ;

- M. Victor Atisso VOSSAH, Chef Service Patrimoine de la BTCI pour ses


apports à la rédaction de ce document;

- M. Kassiki BILLI-MANI, Comptable à la BTCI et notre maître, pour ses


apports à la rédaction de ce document;

Mes sincères remerciements à Messieurs les membres du jury pour leur


disponibilité et leur apport à l’amélioration de ce document.

Enfin, j’adresse aussi mes remerciements à mes amis, qui m’ont accompagné,
aidé, soutenu et encouragé tout au long de la réalisation de ce rapport de stage.

ii
SOMMAIRE
DEDICACE ............................................................................................................................................ i

REMERCIEMENTS ............................................................................................................................ ii

SOMMAIRE ........................................................................................................................................ iii

SIGNIFICATION DES ABREVIATIONS ET SIGLES .............................................................. iiv

INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................................ 1

PREMIER CHAPITRE : PRESENTATION DE LA BANQUE TOGOLAISE POUR LE


COMMERCE ET L’INDUSTRIE (BTCI)........................................................................................ 4

I.1 : Historique de la BTCI .............................................................................................................. 5


I.2 : Vision, Mission, Valeur de la BTCI ............................................................................................ 7
I.3 : Situation géographique ............................................................................................................ 9
I.4 : Structure organisationnelle ...................................................................................................... 9
I.5 : Activités (Biens et services proposés par la BTCI) ........................................................... 12
I.6 : Environnement de la BTCI.................................................................................................... 13
DEUXIEME CHAPITRE : DEROULEMENT DU STAGE ET CADRE CONCEPTUEL ................. 15

II.1 : DEROULEMENT DU STAGE................................................................................................ 16

II.2 : Cadre conceptuel .................................................................................................................. 20

TROISIEME CHAPITRE : ETAT DES LIEUX DES PRATIQUES, ANALYSE CRITIQUE


ET APPROCHES DE SOLUTIONS ............................................................................................... 30

III.1 : Etat des lieux des pratiques ................................................................................................ 31

III.2 : Analyse critique ...................................................................................................................... 37

III.3 : Suggestions ............................................................................................................................. 40

CONCLUSION GENERALE ..................................................................................................................... 40

BIBLIOGRAPHIE ....................................................................................................................................... 43

LISTE DES ANNEXES ................................................................................................................................ A

TABLE DES MATIERES ............................................................................................................................. F

iii
SIGNIFICATIONS DES ABREVIATIONS ET SIGLES

AP : Administration Provisoire

BAP : Bon A Payer

BNCI : Banque Nationale pour le Commerce et l’Industrie

BNP : Banque Nationale de Paris

BTCI : Banque Togolaise pour le Commerce et l’Industrie

CFA : Communauté Financière Africaine

CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale

DAD : Demande d’Autorisation de Dépense

DAF : Direction Administrative et Financière

DAT : Dépôt A Terme


Département de la Finance et de l’Administration
DFAG :
Générale
DG : Direction Générale

NDA : Notre Dame des Apôtres

NSTC : Nouvelle Société Cotonnière du Togo

PME : Petites et Moyennes Entreprises

PMI : Petites et Moyennes Industries

SMS : Système de Message Succinct

SOTOCO : Société Togolaise de Coton

TPE : Terminaux de Paiement Electronique

iv
INTRODUCTION GENERALE

1
La recherche de gains tout en engageant moins de coût est l’une des
préoccupations les plus importantes des entreprises à but lucratif. Pour atteindre
efficacement cet objectif, une bonne gestion des ressources telles que les
immobilisations, le capital humain, les fonds, parmi tant d’autres s’avère
nécessaire.

La gestion est définie comme l’administration d’une entreprise soit dans sa


globalité, soit dans l’une de ses fonctions. La gestion des immobilisations
corporelles fera l’objet de la rédaction de ce document car elle revêt une
importance particulière. En effet, la comptabilisation des immobilisations
corporelles doit refléter l’image fidèle de l’entreprise dans la présentation de ses
états financiers.

Dans le cadre de la soutenance pour l’obtention du diplôme de licence


professionnelle en Comptabilité Finances et Contrôle, il nous a été permis
d’effectuer un stage à la Banque Togolaise pour le Commerce et l’Industrie
(BTCI) plus précisément au service gestion du patrimoine. Ce stage nous a
permis de mettre en pratique les connaissances théoriques acquises durant notre
formation à l’Ecole Supérieure d’Administration et de Gestion Notre Dame de
l’Eglise (ESAG-NDE), de nous initier au rythme de travail au sein d’une
institution financière, et au respect des règlements intérieurs et les horaires.

Au cours dudit stage qui s’est déroulé du 23 novembre 2018 au 25 janvier 2019,
nous avons participé aux inventaires physiques des immobilisations corporelles
de la banque. Ce faisant, nous avons constaté l’existence de nombreux biens
défectueux dans différents bureaux et guichets mais qui ne sont ni remplacés ni
sortis du patrimoine. A ces biens s’ajoutent ceux qui sont mis en service par
l’Administration Générale à l’insu du service en charge de leur gestion, la non-
concordance entre les éléments sur le terrain et sur le fichier des
immobilisations. Cette situation nous a amené à nous interroger sur la fiabilité
du fichier des immobilisations corporelles, d’où le choix de notre thème
2
intitulé : « gestion et suivi des immobilisations au sein d’une institution
financière : cas de la Banque Togolaise pour le Commerce et l’Industrie ».

Pour se faire, nous nous posons les questions ci-après : la procédure de gestion
des immobilisations corporelles est-elle maitrisée par les agents qui en ont la
charge ? Si oui qu’est-ce qui explique ces anomalies et quelle est la part de
responsabilité des différents acteurs ? Quelles sont les mesures correctives
nécessaires ?

L'objectif de ce travail est de procéder à un diagnostic organisationnel et


fonctionnel des organes de gestion et de suivi des immobilisations. Ceci
permettra d’identifier les actions et les mesures permettant d’améliorer les
procédures d’acquisition, de gestion et de suivi des immobilisations mises en
place par le biais du service gestion du patrimoine.

Le présent rapport de stage est restitué autour de trois chapitres. Le premier,


consacré à la présentation de la BTCI évoque sa création, son organisation et ses
activités. Le deuxième fait état du déroulement et du cadre de stage et des
activités menées. Dans le troisième, nous abordons la gestion et le suivi des
immobilisations corporelles puis procédons à une analyse critique.

3
CHAPITRE PREMIER

PRESENTATION DE LA BANQUE TOGOLAISE POUR LE


COMMERCE ET L’INDUSTRIE (BTCI)

Dans ce chapitre, nous allons procéder à la présentation de la BTCI, cadre de


notre stage.

4
I.1 : Historique de la BTCI

Implantée au Togo depuis 1946 sous la dénomination de la Banque Nationale


pour le Commerce et l’Industrie (BNCI), la Banque Togolaise pour le
Commerce et l’Industrie (BTCI) devient en 1967 une succursale de la Banque
Nationale de Paris (BNP) suite à un changement.

En effet, le 30 avril 1974, un changement dans l’actionnariat au sein de la BNP


au Togo donnera naissance à la BTCI, société anonyme au capital de sept
milliards (7 000 000 000) de francs CFA.

En 1983, son siège social qui était sur le site de l’actuelle agence de la rue du
commerce a été transféré dans l’ancien quartier Zongo au 169, Boulevard du 13
Janvier en face du Collège Notre Dame des Apôtres (NDA).

La BTCI possède des agences tant à Lomé qu’à l’intérieur du pays, ce qui lui
confère une importante place au sein de l’économie togolaise. Le capital social
qui au 30 avril 1974 était à trois cents millions (300 000 000) de francs CFA, est
aujourd’hui relevé à sept milliards (7 000 000 000) de francs CFA.

Par arrêté du Ministère de l’Economie et des Finances du 06 février 2008, la


BTCI a subi une restructuration avec la mise sous Administration Provisoire qui
a été levée le 30 septembre 2017. Des Administrateurs ont été alors désignés par
l’Assemblée Générale qui a ensuite procédé à l’unanimité des voix de ses
membres, à la nomination du Directeur Général en la personne de Monsieur
Kadévi AKAKPO, le 23 octobre 2017.

 Evolution sur le plan structurel et organisationnel de la BTCI


« Le monde évolue, la BTCI aussi », tel était son slogan qui signifie « la BTCI
vous promet une nouvelle banque ». Mais aujourd’hui son nouveau slogan est
« ensemble réalisons demain ». En effet depuis sa création, la BTCI a connu une
expansion remarquable pour répondre à sa politique de nationalisation. Le

5
groupe BNP nomme son premier Directeur Général en Octobre 1976 en la
personne de M. Komlan Lucien TOSSOU. Des Directeurs Généraux se sont
succédés jusqu’à M. Kadevi AKAKPO, actuel Directeur Général de la BTCI.

La BTCI a connu des étapes dans son évolution grâce à l’augmentation de son
capital et à l’évolution de ses activités telles que l’ouverture de son agence de
Tokoin en août 1977 et celle de Kara en mars 1980. Les autorités togolaises
préparent sa privatisation conformément aux exigences règlementaires et à la
suite de sa mise sous Administration Provisoire. Aujourd’hui, la BTCI compte
vingt-trois (23) agences dont treize à Lomé et dix à l’intérieur du pays qui sont :

 A Lomé : Le siège de la Banque, l’agence de la Rue du Commerce,


l’agence de Lomé-Tokoin, l’agence de Klikamé, l’agence du Port
Autonome de Lomé, l’agence d’Adidogomé Lapampa, l’agence
d’Adidogomé Assiyéyé, l’agence d’Agbalepedogan, l’agence de
Sarakawa, l’agence de Hedzranawé, l’agence d’Amadahomé, l’agence
d’Agoe Zongo, l’agence de Baguida.
 A l’intérieur du pays : l’agence d’Atakpamé, l’agence de Kpalimé,
l’agence de Sokodé, l’agence de Kara, l’agence de Dapaong, l’agence de
Cinkassé, l’agence de Kabou, l’agence de Niamtougou ; l’agence
d’Aného.
 Le capital social de la BTCI
Le capital social de la BTCI est reparti entre quatre grands actionnaires à savoir :
l’Etat togolais, la Société Togolaise de Coton (SOTOCO) devenue la Nouvelle
Société Cotonnière du Togo (NSCT), les Privés togolais et la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale (CNSS). Les différentes proportions en nombre d’actions et
la répartition détaillée du capital social sont consignées dans le tableau ci-
dessous.

TABLEAU N°1 : Capital social de la BTCI

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Actionnaires Nombres d'actions Montant en FCFA Pourcentage

Etat togolais 494 118 4 941 180 000 71%

NSCT 90 518 905 180 000 13%

Privé togolais 59 169 591 690 000 8%

CNSS 59 195 591 950 000 8%

TOTAL 700 000 7 000 000 000 100%


Source : Contrôle interne de la BTCI

I.2 : Vision, Mission, Valeur de la BTCI


I.2.1 : Vision
L’équipe de direction, et l’ensemble du personnel adhèrent à la vision de la
banque « Ensemble réalisons demain ». Cette vision a permis de créer une
véritable culture d’entreprise centrée sur l’efficacité, la qualité et le service au
client. Elle transparait à tous les niveaux de la banque et est une source de
motivation pour le personnel. La BTCI est une banque qui cherche le progrès
face à un environnement concurrentiel. Ainsi dès 1996, elle s’est dotée de
moyens modernes de paiements électroniques (Terminaux de Paiement
Electronique, Guichets Automatiques de Banque etc.). Première banque
émettrice de la carte Visa au Togo, sur l’ensemble de son réseau, la BTCI a bâti
un système d’information tout automatisé, lui permettant un traitement rapide
des opérations.

En vue de satisfaire au mieux sa clientèle, la BTCI s’est particulièrement fixée


des objectifs aussi bien sur le plan national que sur le plan international :

7
 Sur le plan national

La BTCI se charge de financer les Petites et Moyennes Entreprises (PME),


les Petites et Moyennes Industries (PMI), les particuliers et le secteur
informel par des crédits et la mobilisation de l’épargne nationale.

 Sur le plan international

La BTCI entretient des liaisons de transactions financières avec le reste du


monde. Elle effectue également des services tels que les ordres de paiement, le
transfert de fonds à l’étranger et le paiement des chèques entre les différents
pays.

En outre, elle a pour objectifs de :

 développer la monétique
 redynamiser les opérations de sa clientèle institutionnelle
 équiper les autres agences à l’intérieur du pays.

I.2.2 : Missions
La BTCI contribue au développement économique du TOGO dans la mesure où
elle participe à la création de richesses. Etant un organisme financier, elle
finance les particuliers, PME/PMI, les grandes entreprises et institutionnels,
grâce aux crédits qu’elle accorde à ceux-ci. Eu égard au nombre de personnes
embauchées, on peut dire qu’elle contribue au développement économique du
TOGO. Elle contribue également au bien-être social de ses employés.

I.2.3 : Les valeurs de la BTCI


Cinq valeurs cardinales ont été adoptées par la BTCI. Celles-ci constituent
désormais le socle de la culture d’entreprise de la banque :

 le sens de la responsabilité ;
 l’intégrité ;
8
 une culture orientée vers la satisfaction du client ;
 la maîtrise des risques ;
 le professionnalisme.

I.2.4 : Objectif
La BTCI est une entreprise financière offrant par l’engagement de ses équipes,
des produits bancaires compétitifs et innovants aux entreprises et aux
particuliers.

Son objectif est non seulement d’être la banque leader de la place opérant aux
standards internationaux mais aussi d’accompagner ses clients dans le
développement de leurs activités et ce faisant, de mieux participer au
développement économique et social de notre pays.

I.3 : Situation géographique


Le siège de la BTCI se trouve au centre-ville de la capitale Lomé en face de
l’école Notre Dame des Apôtres sur le boulevard du 13 Janvier ; BP 363, Lomé
– Togo. www.btci.net Tél :(+228) 22 23 55 00 / (+228) 22 23 56 00

I.4 : Structure organisationnelle


La structure organisationnelle de la BTCI est de type hiérarchico-fonctionnelle
comme l’indique l’organigramme en annexe n°1 et se présente comme suit :

Le Conseil d’Administration
C’est l’organe compétent de la banque pour déterminer les choix stratégiques. Il
définit les objectifs de la banque et l’orientation qui doit être donnée à la
Direction Générale. Il est composé de quatre administrateurs. De manière
générale, le Conseil d'Administration a pour vocation de gérer les grandes
orientations de l'organisation, notamment toute question nécessaire au bon

9
fonctionnement de l'entreprise. Il procède à la convocation de l'assemblée des
actionnaires.

La Direction Générale
La Direction Générale coordonne toutes les activités de la banque et a pour
tâche de faire appliquer la politique définie par le Conseil d’Administration en
donnant toutes les instructions nécessaires aux Directions Centrales. A part ses
principaux organes, la banque compte les Directions subdivisées en
Départements selon l’organigramme en annexe n° 1 et comme ci-après :
Direction de l’Administration et des Ressources Humaines
Cette Direction est composée de trois départements : le département ressources
humaines, le département administration générale, le département marketing et
communication.
Elle a pour mission de gérer les ressources humaines et les moyens humains mis
à la disposition de la banque ainsi que de la communication des plans et
stratégies de la concurrence, et s'occupe aussi du suivi de l'évolution de l'activité
commerciale de la banque.
Direction Clientèle Grandes Entreprises, secteur Public et
Institutionnels
La Direction Clientèle Grandes Entreprises, secteur Public et Institutionnels
coordonne les activités de la clientèle Grandes Entreprises, secteur public et
institutionnels composé des chargés d'affaires Grandes Entreprises et les
Chargés d'affaires secteur public et institutionnels.
Direction Clientèle PME/PMI et Particuliers
La Direction Clientèle PME/PMI et Particuliers est composée d'un département
à savoir le département clientèle PME/PMI et des particuliers qui se subdivise
en deux cessions : les chargés d'affaires PME/PMI et les conseillers clientèle des
particuliers. Elle s'occupe de l’animation commerciale, de l'identification
régulière des clients existants ou potentiels de la banque.

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Direction du Réseau d’Agences
Cette direction s'occupe de la gestion de toutes les agences réparties sur le
territoire national.

Direction des Risques


La Direction des Risques est subdivisée en quatre départements notamment: le
Département Risque, le département administration de crédit, le département
recouvrement et le répartement Affaires Juridiques. Elle analyse les différents
engagements de la banque avec les tiers et inversement.

Direction de l’Organisation et des Opérations


La Direction de l’Organisation et des Opérations est répartie en trois
départements à savoir : le département opérations domestiques, département
opérations internationales ainsi que du département organisation. Elle assure le
bon traitement des opérations bancaires.
Direction de l’Informatique
Cette Direction est composée du département études et développement et du
département production informatique. Elle analyse les structures et propose les
meilleures organisations et procédures afin d'assurer le bon fonctionnement de la
plateforme informatique de la banque.
Direction Financière
La Direction Financière compte trois départements à savoir : le département
comptabilité, le département contrôle de Gestion et le département trésorerie.
Elle supervise la gestion financière de la banque.
Direction du contrôle Interne et de la Conformité
Cette dernière compte deux départements qui sont: département contrôle de
l'agence centrale en charge de la conformité et du département contrôle du
réseau. Ces deux départements sont composés des contrôleurs qui examinent les
activités de la banque au jour le jour pour son bon fonctionnement.

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I.5 : Activités (Biens et services proposés par la BTCI)
La BTCI est à la fois une banque commerciale, une banque de dépôt et une
banque industrielle. Pour ce faire, elle procède à toutes les opérations de banque.

En tant que banque commerciale, elle met à la disposition de tout client,


généralement les commerçants et en particulier les industriels, des prêts et la
location de coffre-fort afin de faciliter leurs transactions financières. Comme
banque de dépôt, elle collecte des fonds sous forme de dépôts et les redistribue à
tous ceux qui en font la demande sous forme de crédit. En qualité de banque
industrielle, elle est non seulement présente dans le financement des PME/PMI
mais aussi des Grandes entreprises et les secteurs institutionnels et privés, sur le
territoire togolais et dans la sous-région.

Ces activités sont diverses à savoir :

 la collecte des fonds sous forme de dépôts ou d’épargne dans le cadre de


ses relations avec l’Etat, les différentes institutions, les entreprises et les
particuliers ;
 la redistribution des fonds collectés sous forme de prêts dans ses
opérations de crédits ;
 le transfert des fonds à l’étranger et le rapatriement de fonds de l’étranger,
la mise à disposition et la gestion des moyens de paiements.
Présentation des produits
La banque offre à ses clients divers produits notamment :
 les comptes à terme : la BTCI dispose de deux types de comptes
notamment les Dépôts A Terme (DAT) (qui à la création, demande un
dépôt minimum de F CFA 20 000 000) ;
 les comptes courants ou comptes chèques ;
 les placements immobiliers ;
 les placements d’épargne ;

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 les cautions.
Présentation des services
Outre les produits traditionnels, la BTCI s’est dotée de moyens de paiement très
pratiques tels que :

 les cartes bancaires (prépayée, gold, business, classique et électron) ;


 les moyens de transferts d’argent plus rapides et sécurisés : SWIFT
(Society for Worlwide Interbank Financial Télécommunication),
SMALLWORD, WESTERN UNION, WARI, RIA, MONEYGRAM et
TMONEY;
 le Terminal de Paiement Electronique (TPE) : c’est une machine
électronique qui permet de régler des achats ou services demandés à la
carte bancaire ;
 l’e-banking ; c’est un service qui permet de consulter le compte via
internet ;
 le SMS banking ; ce service permet de recevoir des messages sur son
mobile dès qu’on effectue une opération sur son compte.
I.6 : Environnement de la BTCI
La clientèle

La clientèle de la BTCI comprend les petites et moyennes entreprises, les grandes


entreprises et les particuliers qui peuvent être les fonctionnaires, les employés, les
entrepreneurs, les commerçants, les revendeurs etc.

La concurrence

Constituée de sept (7) banques il y a encore quelques années, la place bancaire


togolaise compte à ce jour treize (13) banques. Toutes ambitionnent de se
positionner dans un marché dynamique sur un territoire relativement restreint.

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D’où une concurrence relativement rude qui se joue à la fois sur la collecte
ressources, l’octroi de crédits et les services bancaires. Elles ont pour noms :

 Banque Atlantique Togo (Groupe Banque Populaire du Maroc) ;


 Banque Internationale pour l’Afrique au Togo (BIA-Togo, dont le capital
est détenu en grande partie par la marocaine Attijariwafa) ;
 Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit (BPEC qui, aujourd’hui fait
partie du groupe SUNU) ;
 Banque Sahélo-Saharienne pour l’Investissement et le Commerce-Togo
(BSIC-Togo) ;
 Diamond Bank (cotée au Nigeria Stock Exchange, elle fait partie
actuellement du groupe NSIA) ;
 Ecobank-Togo (du groupe ETI) ;
 Société Inter Africaine de Banque (SIAB, à capitaux libyens) ;
 Coris Bank International ;
 Société Générale ;
 Union Togolaise de Banque (UTB) ;
 Bank Of Africa Togo (Groupe Banque Marocaine du Commerce
Extérieur), et
 Orabank Togo (du groupe Oragroup).

A ces institutions, s’ajoutent les compagnies d’assurances et les institutions de


microfinances qui collectent des ressources et qui de ce fait participent à la
concurrence.

14
DEUXIEME CHAPITRE

DEROULEMENT DU STAGE ET CADRE CONCEPTUEL

Dans ce chapitre, nous allons décrire brièvement les activités de notre stage au
sein du Service Patrimoine, puis préciser la problématique avant de procéder aux
définitions des concepts clés afférents à notre sujet.

15
II.1 : DEROULEMENT DU STAGE

II.1.1 : Présentation du cadre restreint du stage


a- Cadre physique

Rappelons que le stage s’est déroulé au sein du service Patrimoine du 23


novembre 2018 au 25 janvier 2019. Le service se trouve au bureau n° 113 du
premier étage de la BTCI. Il partage le même cadre que celui du Service de la
Comptabilité et Contrôle de Gestion. Il dispose de deux tables-bureaux, de deux
postes ordinateurs et d’un ordinateur portable que les stagiaires utilisent souvent
pour la gestion des fichiers d’immobilisation surtout lors des inventaires des
immobilisations. Les deux postes d’ordinateurs sont utilisés par le chef service
et son collaborateur.

b- Mission du service

Le Service Patrimoine à pour principales missions la gestion :

 des biens de la banque, notamment les biens matériels et immatériels ;


 du fichier des immobilisations (acquisition, transfert, amortissement,
cession)
 des contrats (immeubles loués par la BTCI et ceux que la BTCI même a
loué) ainsi que la bonne exécution et le suivi de ces contrats.
c- Liens entre les autres services et le Service Patrimoine
Dans le cadre du traitement des opérations des immobilisations, le Service
Patrimoine entretient d’étroites relations avec les services Administration
Générale, les Frais Généraux et le Contrôle de Gestion.

 Relation du Service Patrimoine avec les Services de l’Administration


Générale et des Frais Généraux
L’Administration Générale qui est rattachée à la Direction des Ressources
Humaines est chargée de l’acquisition du matériel. D’abord elle reçoit les offres

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de services des fournisseurs qu’elle étudie ; ensuite elle procède au choix du
fournisseur. Après le choix fournisseur, l’Administration Générale entame la
procédure d’acquisition du bien. Une fois le bien acquis, le fournisseur établit
une facture à la direction. Le département Administration Générale transmet
donc les factures au Service des Frais Généraux pour règlement. C’est ensuite
que la facture est adressée au Service Patrimoine pour immobilisation.
L’immobilisation consiste d’abord en l’étiquetage c’est-à-dire à définir le code
d’immobilisation, ensuite à l’attribution d’un numéro « Immo » dans la base de
données « GESTION IMMO ».

Avant tout ceci, le Service Patrimoine s’assure de l’existence de tout le matériel


acquis avant de faire la saisie dans la base de données.

 Relation du Service Patrimoine avec le Contrôle de gestion


Le service Contrôle de Gestion est chargé du contrôle de la ligne budgétaire
allouée au département de l’Administration Générale pour l’acquisition du
matériel. C’est ce service qui autorise l’achat d’un matériel en tenant compte du
budget.

II.1.2 : Description des tâches effectuées

Les tâches que nous avons effectuées sont diverses. Elles vont de l’inventaire
physique des immobilisations à la mise à jour du fichier des immobilisations.

Nous avons débuté notre stage par une séance de formation sur l’inventaire. La
formation consistait à nous montrer comment se fera l’inventaire physique sur le
terrain. Lors de la formation il nous a été remis tous les éléments nécessaires
pour la réalisation des travaux. Ces éléments sont :

 le plan des locaux pour éviter les erreurs et les pertes de temps. (un
exemplaire du plan des locaux est indiqué en annexe 2)

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 la fiche de prise d’inventaire qui comprend notamment : l’agence, le lieu
(localisation ou emplacement de l’immobilisation), la nature de
l’immobilisation, la date d’acquisition.
 les matériels devant servir dans le cadre de l’inventaire. Il s’agit
principalement : des appareils d’étiquetage, des bandes d’impression des
codes ou références, des tickets d’inventaire, des ciseaux, des scotchs etc.
Après la formation s’en est suivi une phase de simulation dans le bureau du
Directeur Administratif et Financier.
Après cette phase nous sommes passés à l’inventaire proprement dit dans tous
les bureaux et locaux du siège et dans les différentes agences. Pour une
meilleure organisation nous avons formé deux équipes de trois personnes
chacune. Chaque bureau ou local dispose de sa propre fiche inventaire. Sur le
terrain il existe déjà des biens étiquetés lors du précédent inventaire. Nous
procédons ainsi au pointage avec la fiche d’inventaire qui se fait comme suit :
 si le bien existe, nous marquons O pour signifier « OUI le bien existe » ;
au cas contraire si le bien n’existe pas, nous indiquons N pour signifier
« NON le bien n’existe pas » ;
 si le bien est dans un bon état, nous indiquons B pour signifier qu’il est
dans un bon état ; à l’inverse si le bien est dans un mauvais état, nous
indiquons M pour le signifier ;
 également lorsque le bien existe à son emplacement d’origine (son lieu
inscrit comme inscrit sur la fiche d’inventaire), nous marquons O pour le
signifier ;
 si le bien n’existe pas à son emplacement d’origine, nous précisons N
pour le signifier.
(L’annexe 3 présente un exemplaire de fiche d’inventaire pour montrer
clairement ce qui est décrit ci-dessus).
Il se peut en outre qu’il y ait des biens non retrouvés sur les fiches d’inventaires.
Il s’agit en ces cas soit de nouvelles acquisitions, soit de biens sans étiquettes.
18
Dans ce cas les biens sont répertoriés sur une autre fiche comprenant l’agence, le
lieu, la nature du bien. Ensuite nous recherchons leur année d’acquisition dans la
base des données comptables et pièces comptables. Une fois l’année retrouvée
les biens qui ne disposent pas code sont alors immatriculés et étiquetés.

Une fois l’inventaire physique des immobilisations terminé, on passe à la mise à


jour du fichier des immobilisations. Nous nous assurons de la cohérence entre
les données physiques telles qu’inventoriées et celles du fichier des
immobilisations. Cette étape comporte deux phases :

 sortie des biens obsolètes du fichier des immobilisations;


 intégration dans le fichier des immobilisations des biens inventoriés ne se
trouvant pas dans le fichier. Cette intégration ne se fait que si l’on a la
certitude que ces biens appartiennent à la banque ; les données
comptables seules faisant feront la foi.

II.1.3 : Bilan du stage : les apports du stage


Notre stage à de la Banque Togolaise pour le Commerce et l’Industrie au sein du
Service Patrimoine a été très riche en enseignements et en expérience.
Globalement le stage s’est déroulé dans un bon climat. Nous étions en parfaite
harmonie avec nos supérieurs. Ceux-ci nous considéraient à la fois comme leur
collègue, leur ami et en même temps leur « stagiaire » ; ce qui rendait
l’apprentissage motivant et facilitait notre intégration. Ils étaient ouverts,
disposés à nous éclairer sur les zones d’ombre, et à nous apporter leur aide là où
nous rencontrions des difficultés.

Ce stage nous a permis de mieux aborder ce qui se passe réellement en


entreprise. Nous avons eu à développer notre sens d’analyse de contrôle et de
vigilance.

Nous avons appris également comment faire un inventaire physique des


immobilisations et la mise à jour d’un fichier des immobilisations.

19
Cependant lors de notre apprentissage, nous avons constaté quelques
dysfonctionnements notamment :

 la mise en service du matériel vétuste ou défectueux ;


 le non étiquetage de certaines immobilisations ;
 la non-concordance entre le fichier des immobilisations et l’inventaire
physique.

II.2 : Cadre conceptuel

II.2.1 : Problématique
La problématique de nos travaux de recherche est née de notre constat sur le
terrain. En effet, nous avons eu à faire un certain nombre de constats concernant
le Service Patrimoine. Nous avons constaté durant notre stage que le
département Administration Générale attribue parfois du matériel ou du mobilier
à des services sans en aviser le Service Patrimoine afin que celui-ci prenne des
mesures adéquates. Quelques fois, au cours des inventaires, l’on remarque aussi
une différence entre les codes d’immobilisations de la base de données et ceux
inscrits sur le matériel (mobilier). A cela s’ajoute aussi l’utilisation de biens
défectueux dans certains bureaux et guichets. De tels dysfonctionnements
pourraient entrainer des conséquences négatives, pour la banque notamment :

 conséquences de l’usage des biens défectueux : le désagrément du


personnel, une mauvaise image de l’institution, une mauvaise qualité du
service rendu à la clientèle, une mauvaise condition de travail, une
mauvaise qualité des travaux fournis ;
 conséquences d’une mauvaise codification : une mauvaise gestion des
immobilisations, un mauvais fichier des immobilisations, la non
responsabilisation des utilisateurs ;

20
 conséquences d’un mauvais fichier des immobilisations : un déséquilibre
dans le bilan.
Il nous a donc paru important de nous interroger sur les causes de ces
insuffisances et la manière dont sont gérées les immobilisations à la BTCI.
Quelle est la part de responsabilité des agents et services en charge de la gestion
des immobilisations corporelles à la BTCI ? Lesquels d’entre eux ont failli à
leurs devoirs ? Comment fiabiliser l’état des immobilisations corporelles de la
BTCI ?

Notre objectif principal est de procéder à un diagnostic organisationnel et


fonctionnel des organes de gestion et suivi des immobilisations.

Les objectifs spécifiques sont donc :

- détecter les causes des anomalies et insuffisances dans la gestion des


immobilisations
- apporter des améliorations dans les procédures d’acquisition, de gestion et
de suivi des immobilisations

II.2.2 : Exposé des concepts


Les concepts que nous présentons sont : les immobilisations corporelles,
l’inventaire physique, l’amortissement, la cession, le rapprochement,
l’acquisition et le budget.

Une immobilisation corporelle correspond à un actif physique que l’entreprise


entend utiliser au-delà de la clôture de l’exercice comptable en cours et qui est
destiné à être :

 utilisée par l’entreprise dans la production ou la fourniture des biens ou


des services, soit
 louée à des tiers, soit encore
 exploitée à des fins de gestion interne.

21
Selon le Plan Comptable Bancaire on distingue les immobilisations corporelles
d’exploitation (classe 4421) et les immobilisations corporelles hors exploitation
(classe 4521).

Il faut entendre par immobilisations hors exploitation :

 les immeubles, mobiliers et matériels qui ne sont pas affectés à l'activité


bancaire et qui ne sont pas acquis dans un but de revente ;
 les biens acquis lors de réalisation de garantie consécutive à la défaillance
de certains clients ;
 les immeubles d'habitation donnés en location.

a- Présentation générale des immobilisations corporelles

Les immobilisations corporelles sont composées de plusieurs catégories : les


terrains, les constructions, l’agencement et les installations générales, l’outillage,
le matériel, les véhicules, le mobilier et les équipements informatiques.

 Les terrains

Il s’agit principalement des terrains nus, aménagés (viabilisés), ou bâtis et des


carrières. Lorsqu’un ensemble immobilier est acheté pour une somme globale,
son coût d’achat est distingué entre celui du terrain et de la construction. En
effet, cela a un impact en terme de charges puisque le terrain n’est pas une
immobilisation amortissable, contrairement à la construction.

 Les agencements et les travaux d’aménagements

Ces comptes comprennent l’ensemble des travaux destinés à mettre le terrain en


état d’utilisation. Cela concerne notamment les clôtures, le drainage, les frais de
défrichement.

 Les constructions
22
Sont concernés par cette rubrique les bâtiments, installations et aménagements.

 la structure du bâtiment comporte les fondations, murs, planchers,


toitures ;
 les autres aménagements et installations comportent l’installation du
chauffage, les lignes téléphoniques, la réfection de l’électricité.

23
 Les constructions sur sol d’autrui

Comme son nom l’indique, cette rubrique doit être utilisée pour les
constructions érigées sur des sols dont l’institution n’est pas propriétaire.

 Les matériels de transport

Il s’agit des véhicules dont l’institution est propriétaire. Il peut s’agir des
véhicules utilitaires ou des véhicules particuliers ou des véhicules destinés au
transport de marchandises ou au transport des voyageurs.

 Les matériels de bureau et informatiques

Ce sont des matériels dont la finalité est de faciliter les travaux administratifs à
savoir : ordinateurs, photocopieurs, imprimantes, fax, matériels audiovisuels et
sonores.

 Le mobilier

C’est l’ensemble des meubles à vocation de rangement permanent (bureau,


coffres-forts, armoires, tables, chaises, casiers etc.).

En fin d’année ces immobilisations font l’objet d’un inventaire.

b- L’inventaire physique

C’est une procédure obligatoire qui permet de recenser et d’évaluer la valeur des
éléments faisant partie du patrimoine de l’entreprise, soit ses actifs et passifs et
en particulier le stock. Les immobilisations et la caisse servant à la finalisation
des documents de synthèse de base donnant une image réelle de l’entreprise. Et
pour bien tenir la comptabilité on effectue un rapprochement après l’inventaire.

24
c- Le rapprochement comptable

C’est la confrontation des immobilisations existantes et répertoriées avec les


immobilisations comptabilisées dans le système afin de dégager un équilibre
dans le bilan. L’inventaire physique et le rapprochement comptable permettent
de constater les biens qui sont amortis.

d- L’amortissement

L’amortissement est la constatation comptable et annuelle de la perte de la


valeur des actifs d’une entreprise subie du fait de l’usure, du temps ou de
l’obsolescence. L’amortissement comptable permet d’étaler le coût d’une
immobilisation sur sa durée d’utilisation. Il existe plusieurs méthodes
d’amortissement, le comptable choisira la méthode la plus adaptée en fonction
de la nature du bien et de son utilisation. On distingue donc :

 l’amortissement linéaire : c’est la répartition de manière égale la perte de


valeur des immobilisations de manière constante sur la durée de vie de ce
dernier (il s’agit de la durée réelle d’utilisation telle qu’elle a été définie
par l’entreprise) ;
 l’amortissement dégressif : c’est un mode d’amortissement qui consiste à
pratiquer des annuités d’amortissement d’importance décroissante sur les
immobilisations ;
 l’amortissement variable qui consiste à amortir un bien sur la base des
unités d’œuvre qu’il consomme ;
 l’amortissement exceptionnel : c’est une dérogation consentie par
l’administration fiscale pour amortir plus vite une immobilisation. C’est
un cadeau qui a pour but de relancer l’investissement.
Les biens amortis peuvent faire l’objet de cession.

25
e- La cession

La cession consiste à une opération de vente. C’est le fait de céder un matériel


pour une contrepartie pécuniaire.

Toute immobilisation corporelle doit faire l’objet d’acquisition avant d’être


intégrée dans le patrimoine de la banque.

f- L'acquisition d'un bien mobilier

L’acquisition consiste au fait de devenir propriétaire d'un bien moyennant une


contrepartie (à titre onéreux) ou sans contrepartie (à titre gratuit), entre
personnes vivantes (entre vifs) ou du fait du décès d'une partie (à cause de mort).

Toute acquisition d’immobilisations corporelles doit être budgétisée.

g- Le budget

Le budget est un document récapitulatif des recettes et des dépenses


prévisionnelles déterminées et chiffrées pour un exercice comptable à venir.

La mise en place d’un budget nécessite une procédure. La procédure de


budgétisation dure généralement entre trois (3) et quatre (4) mois et comprend
les phases suivantes :

 1ère Phase : la Direction Générale fait la simulation d’un objectif à


atteindre par la banque, sur la base du plan stratégique défini par le
Conseil d’Administration.
 2e Phase : les directions opérationnelles vont définir les objectifs
spécifiques liés à cet objectif.
 3e Phase : le contrôle de gestion fait une analyse de rentabilité de
l’objectif en tenant compte des objectifs spécifiques.

26
 4e Phase : le comité budgétaire va se réunir pour une phase de
négociation et coordination. Le comité est constitué du directeur général,
du contrôleur de gestion et des directions opérationnelles.
 5e phase : la Direction Générale décide de l’objectif de l’entreprise pour
l’exercice. Ce ne sont plus la simulation.
 6e phase : chaque responsable opérationnel définit le programme de son
unité. C’est la phase de budgétisation des différentes unités.
 7e Phase : la synthèse des programmes par le contrôleur de gestion pour
les différentes unités pour déterminer le résultat prévisionnel de
l’entreprise.
 8e Phase : réunion du comité budgétaire pour arbitrer, négocier et
coordonner des points de vue.
 9e Phase : la nouvelle réunion budgétaire va réunir les responsables
opérationnels qui vont procéder à la révision du budget ou du programme
en tenant compte des décisions de la phase précédente.
 10e Phase : le contrôle de gestion fait l’analyse de ces nouveaux
programmes pour déterminer un nouveau résultat prévisionnel. Si ce
résultat est en conformité avec les souhaits exprimés au comité
budgétaire, le budget est adopté par le comité budgétaire et le contrôleur
de gestion se chargera de la rédaction du rapport de présentation du
budget qui doit être soumis au Conseil d’Administration pour vote. Si par
contre, le résultat s’écarte encore de l’objectif de l’entreprise, le cycle
Comité de gestion - Comité budgétaire - Directeurs opérationnels sera
repris jusqu’à ce que la Direction Générale accepte le budget qui sera
ensuite transmis au Conseil d’Administration de la banque pour
approbation.

27
II.2.3 : Méthodologie de recherche
Dans cette section, nous allons indiquer la démarche suivie pour la collecte et
l’analyse des données nécessaires à la réalisation de cette l’étude.

a- Les techniques de collectes de données


Nous avons effectué nos investigations principalement auprès du Service
Patrimoine, la Comptabilité, le Contrôle de gestion, les caissiers, le personnel
par l’observation et l’interview.

b- L’analyse documentaire

Il s’est agi pour nous de lire le manuel de procédures d’acquisition et de gestion


des immobilisations. Cette recherche a également consisté en l'exploitation de
mémoires, de recherches sur internet et surtout tout document pouvant faciliter
la rédaction de notre mémoire. Elle a été complétée par les informations issues
des documents des inventaires des années antérieures de la BTCI, ce qui nous a
amené à détecter les dysfonctionnements.

c- L’interview
Cet outil a été très déterminant dans cette étude pour une bonne qualité des
informations spécifiques recherchées ou détenues par les personnes ressources.
Les entretiens ont été réalisés avec les responsables du Service Patrimoine et de
l’Administration Générale, la Comptabilité, le Contrôle de Gestion, les
différents occupants des bureaux.

d- L’analyse des données


Pour recueillir suffisamment de données possibles, nous avons analysé les
documents mis à notre disposition tout en suivant le respect des étapes du
manuel de procédures.

28
e- La méthode d’analyse
Notre étude est purement qualitative car elle se base sur des entretiens et des
observations. Ce paragraphe porte sur la méthode et les outils d’analyse utilisés
pour ce mémoire.

f- L’outil d’analyse
Les données ainsi collectées sont analysées en vue d’une synthèse générale de
l’étude. Nos informations sont pour la plupart recueillies lors de nos entretiens
avec les différents agents du Service Patrimoine, la Comptabilité, le Contrôle de
gestion et les caissiers et les différents occupants des bureaux.

En somme, l’éclaircissement de certains concepts, sans oublier la méthodologie


de recherche nous ont permis d’avoir un meilleur point de vue sur le processus
de gestion des immobilisations dans le secteur bancaire notamment à la BTCI.

29
TROISIEME CHAPITRE

ETAT DES LIEUX DES PRATIQUES, ANALYSE CRITIQUE ET


APPROCHES DE SOLUTIONS

Dans ce troisième chapitre, nous allons d’abord faire un état des lieux des
pratiques sur lesquelles nous nous sommes inspirés dans le cadre de cette étude ;
ensuite nous ferons une analyse critique de l’existant et enfin nous formulerons
des suggestions à l’endroit des responsables de la BTCI.

30
III.1 : Etat des lieux des pratiques

III.1.1 : Gestion des immobilisations corporelles à la BTCI

La gestion des immobilisations corporelles à la BTCI comprend plusieurs


procédures et se fait de manière chronologique. Ces procédures sont : la
procédure d’engagement de dépenses, la procédure de la commande, la
procédure de réception du bien, la procédure de réception de la facture
définitive, la procédure de comptabilisation et règlement de l’immobilisation, la
procédure de validation de la saisie, la procédure d’archivage des documents, la
procédure de sortie d’immobilisation, la procédure de transfert et suivi des
immobilisations.

a) Procédure d’engagement de dépenses


La présente procédure a pour objet de décrire les différentes étapes
d’engagement des dépenses d’investissement à la BTCI.

 Les acteurs
Les acteurs qui entrent dans la procédure d’engagement de dépense sont : le
service demandeur, le chef et directeur département du service demandeur, le
Contrôle de Gestion, l’Administration Générale, la Direction Générale ou
l’Administration Provisoire, la Direction Administrative et Financière, le
Service Administratif, le Service Informatique, le Service Technique, les Frais
Généraux et Tarification, le Service Patrimoine et le Service Comptabilité.

 Expression des besoins


Le besoin d’investissement peut être le fait de la Direction Générale dans le
cadre de la politique commerciale de la banque (c’est notamment le cas des gros
investissements), ou bien le fait d’un département ou d’un service pour soit
acquérir une nouvelle immobilisation, soit remplacer un matériel existant mais
devenu obsolète ou hors service.
31
Avant tout engagement de dépense d’investissement, le service concerné fait
une demande écrite motivée en précisant la nature de l’immobilisation désirée.
Ensuite, il transmet la demande au chef de département pour une première
centralisation. Le chef département centralise les demandes de chaque service et
transmet les demandes centralisées aux directeurs pour une deuxième
centralisation.

Le directeur de département centralise les demandes de chaque département, et


les transmet au service Contrôle de Gestion en vue de la consolidation et
l’inscription budgétaire.

 Traitement des besoins


Le service Contrôle de Gestion centralise les besoins émis par les différents
services, départements et directions dans le cadre de la préparation du budget. Il
dépouille ensuite les demandes de tous les services, départements et directions et
analyse la nature des besoins émis (renouvellement, nouvelle acquisition…)

b) Procédure de commande

Il convient de noter que la plupart des fournisseurs exigent le paiement d’un


acompte à la commande. Cet acompte peut être payé par chèque ou par le crédit
du compte du fournisseur si ce dernier a un compte à la BTCI.

Le chef service Administration Générale établit la demande d’autorisation de


dépense (DAD), qu’il transmet successivement au responsable service Contrôle
de Gestion, au directeur de l’Administration et des Finances puis au Directeur
Général ou l’Administrateur Provisoire (AP) pour visa et approbation.

Après visa et approbation, le chef service Administration Générale établit le bon


de commande (imprimé BTCI) en relevant les références de chaque
immobilisation à commander. Il précise éventuellement la date et le lieu de
livraison souhaité.

32
Il signe et fait signer le bon de commande successivement par DFAG, DAF,
DG/AP qu’il remet ensuite au fournisseur. Puis il classe le double du bon de
commande à la facture pro-forma et la DAD pour le suivi et le contrôle de la
livraison.

c) Procédure de réception du bien


La réception consiste à vérifier la conformité des immobilisations livrées par
rapport à la commande.

Le chef service administratif, le responsable informatique ou le responsable


service technique réceptionnent les immobilisations et le bon de livraison. Ils
sortent la copie du bon de commande et tout autre document afférent à la
commande (ex : catalogue). Ensuite ils vérifient quantitativement et
qualitativement le matériel livré à l’aide du bon de livraison et du bon de
commande et ils signent le bon de livraison pour accuser de réception. Ils
remettent au fournisseur ou son représentant les doubles du bon de livraison et
classent tous les documents pour le suivi de la période de mise en service

Le chef service Administration Générale transmet une copie de bon de livraison


avec la mention "Reçu conforme" au chef Service Patrimoine. Certaines
immobilisations corporelles comportent une période de mise en service pouvant
s’étendre sur 3 mois ou plus. C’est seulement au terme de cette période que le
service utilisateur transmettra la copie du bon de livraison avec la mention "reçu
conforme".

d) Procédure de réception de la facture définitive


La facture définitive accompagnée de l’original de bon de commande et d’une
copie du bon de livraison doit être adressée directement au chef Service
Administration Générale qui établit le bon à payer (BAP) après contrôle. La
liasse est ensuite transmise au responsable Frais Généraux et Tarification qui est
chargé du règlement. Le responsable Frais Généraux et Tarification vérifie la

33
régularité de la facture avec la demande d’autorisation de dépense, le bon de
commande et la copie du bon de livraison. Il appose ensuite le cachet de
réception sur la facture et un visa puis requiert le bon à payer du chef de
département finance et administration générale en vue de la saisie du règlement.

e) Procédure de comptabilisation et de règlement de l’immobilisation


La première comptabilisation de l’immobilisation est associée au règlement du
fournisseur par le Service Frais Généraux et Tarification. En ce qui concerne la
comptabilisation de l’immobilisation, le processus diffère selon qu’il ait ou pas
versement d’un acompte. Quant au règlement fournisseur, il peut se faire soit par
le crédit du compte du fournisseur s’il en a un, soit par l’établissement d’un
chèque (tirage à payer).

Le chef Service Frais Généraux et Tarification doit faire une copie de la liasse et
transmettre les originaux au responsable Service Patrimoine pour une seconde
comptabilisation dans le logiciel de gestion des immobilisations. Le calcul et la
gestion des amortissements sont traités automatiquement par le système.

La seconde comptabilisation est effectuée par le responsable Service Patrimoine


sur la base des pièces comptables transmises par le Service Frais Généraux et
Tarification.

Le responsable Service Patrimoine doit dès la réception de la liasse, imputer


manuellement le compte d’immobilisation sur la facture et le code d’inventaire
avant de saisir l’opération. Il passe ensuite à l’édition du code à barre ou du
numéro d’immobilisation et l’étiquetage du matériel. Il archive la liasse et édite
périodiquement le brouillard de saisie de l’opération. Il transmet le brouillard de
saisie au Service Comptabilité pour vérification et validation de la saisie.

34
f) Procédure de validation de la saisie
La validation consiste à vérifier rigoureusement la conformité des imputations
comptables et du montant de la facture avec la saisie. Le responsable Service
Comptabilité visualise les écritures à valider avec le brouillard de saisie. Il
valide ainsi les opérations avec le code transaction prévu à cet effet, édite le
mouchard de validation. Il retransmet le brouillard de saisie et le brouillard de
validation au Service Patrimoine pour archivage.

g) Procédure d’archivage des documents


Le responsable Service Patrimoine dépouille les liasses de saisie et de validation
et archive la liasse dans un classeur pour le suivi de l’immobilisation.

h) Procédure de sortie d’immobilisation


 Etablissement d’une note de la sortie d’immobilisation
Toute sortie d’une immobilisation doit être matérialisée par une fiche de sortie
créée par le responsable Service Patrimoine suite à la demande du service
désirant s’en débarrasser d’un bien.

Le responsable Service Patrimoine indique clairement le motif de sortie de


l’immobilisation sur la fiche et la fait signer par l’utilisateur. Il exécute ensuite
la sortie physique du matériel. En cas de cession, il saisit ou fait saisir par la
comptabilité l’écriture de cession. Enfin il classe l’original dans le dossier
immobilisation pour justifier les mouvements annuels.

 Opération de la sortie d’immobilisation


La sortie d’une immobilisation peut être faite par le service comptabilité.

Pour une mise au rebut qui peut résulter de la destruction ou de l’obsolescence


du bien, il est adressé un memo à la Direction Générale en indiquant la date
d’acquisition, la valeur d’acquisition du bien, si le bien est totalement amorti.
Ensuite la Direction Générale donne son autorisation.

35
Pour une cession qui se traduit par un acte de vente à tiers, il est établi un
rapport de vente puis adressé un memo à la Direction Générale en indiquant la
date d’acquisition, la valeur d’acquisition du bien, si le bien est totalement
amorti et la raison de la cession. Ensuite la Direction Générale autorise et valide
la cession.
i) Procédure de transfert et suivi des immobilisations
Le transfert des immobilisations s’effectue soit d’une agence à une autre ou d’un
bureau à un autre bureau.

Pour qu’il y ait un transfert d’immobilisation, l’utilisateur du bien doit faire


signer à son supérieur hiérarchique une fiche de transfert ensuite par le directeur
hiérarchique notifiant la raison du transfert du bien et tenir informer le Service
Patrimoine avant que le transfert ne soit effectué. Une fois le transfert effectué,
la fiche de transfert doit être ramenée au Service Patrimoine.

Tout le processus que nous venons de décrire peut être résumé selon le schéma
ci-après.

36
Schéma du processus d’acquisition d’immobilisations à la BTCI.

(6)
(1) Expression des Comptabilisation (7) Validation de
besoins et règlement de la saisie
l'immobilisation

(2) Traitement des (5) Réception de


la facture (8) Archivage des
besoins documets
définitive

(3) Commande (4) Réception de (9) Sortie


l'immobilisation d'immobilisations

Source : Nous-mêmes.

III.2 : Analyse critique

A la suite des informations recueillies auprès des agents et des supérieurs


hiérarchiques du Service Patrimoine et en se référant au manuel de procédure
d’acquisition et de gestion des immobilisations établi, nous pouvons affirmer
que la gestion du matériel pose un énorme problème. Il s’agit notamment de
l’existence du matériel vétuste dans les bureaux, surtout au niveau des guichets.
En effet les demandes de remplacement ne sont pas exécutées par
l’Administration Générale, ce qui pourrait entrainer : un ralentissement des
travaux des employés propriétaires de ces biens, un désagrément du personnel,
une mauvaise condition du travail, une mauvaise image de la banque, une
mauvaise qualité des services rendus, des travaux de mauvaises qualités et
37
quelquefois même un risque pour le personnel et toute la banque. En effet
lorsqu’un bien est gâté ou devient obsolète, l’utilisateur doit le notifier à son
supérieur hiérarchique ou à son chef de département.

Ensuite il est permis à l’utilisateur d’exprimer son besoin en respectant la


procédure c’est-à-dire faire une demande écrite motivée en précisant la nature de
l’immobilisation désirée puis la transmettre au chef de département pour une
centralisation. Mais on constate qu’arrivé au niveau de la commande le
processus n’évolue plus. L’Administration Générale qui est en charge ou
responsable de cette partie du processus ne l’exécute pas ; ce qui entraine
l’existence des biens obsolètes ou vétustes dans différents bureaux et guichets et
suscite les plaintes des différents agents ayant demandé le remplacement de leur
bien qui ne sont plus en état.

A cela nous avons aussi constaté la mise en service des biens par
l’Administration Générale sans tenir informé le Service Patrimoine, cette
situation cause un problème lors des inventaires physiques et de la mise à jour
du fichier des immobilisations. En effet une fois qu’un bien est mis en service,
ce bien doit être immobilisé et immatriculé. Au cas où cela n’a pas été fait, lors
des inventaires physiques on se retrouve pas avec ce bien. Il est en effet difficile
de savoir s’il s’agit d’un nouveau bien mis en service ou un bien existant depuis
mais ayant perdu son immatriculation ; ce qui rend difficile la mise à jour du
fichier des immobilisations. Selon la procédure, lorsque le bien a été réceptionné
et a été vérifié, le Chef Administration Générale doit transmettre une copie du
bon de livraison au chef Service Patrimoine. Ceci permet à celui-ci de savoir
qu’il y a une nouvelle acquisition. Ensuite à la réception de la facture définitive,
le service Frais Généraux et Tarification doit transmettre des pièces comptables
au responsable Service Patrimoine pour une seconde comptabilisation. Tout ceci
lui permet de savoir qu’il y a une nouvelle acquisition et donc d’enregistrer ce
bien dans la base des données des immobilisations, de lui attribuer un code et de
38
mettre à jour le fichier des immobilisations pour une bonne gestion.
Malheureusement, nous remarquons que cette étape n’est pas respectée car c’est
lors des inventaires physiques des immobilisations que le Service Patrimoine
découvre parfois que de nouveaux matériels ont été achetés et mis en service.

Le non-respect de la procédure de transfert d’agence à agence ou de bureau à


bureau complique également la mise à jour du fichier d’immobilisation parce
qu’on a des biens qui ont changé de destination et qui requièrent une
modification d’immatriculation mais ce qui n’est pas souvent le cas. La
procédure stipule que pour qu’une immobilisation change d’emplacement, il faut
que son utilisateur remplisse une fiche de transfert qu’il fera signer par son
directeur tout en notifiant la raison qui motive le transfert ou le changement
d’emplacement de ce bien. Ensuite ces derniers doivent tenir informé le Service
Patrimoine pour approbation et exécution. Une fois que le transfert est effectué,
il faut que la fiche de transfert soit transmise au Service Patrimoine pour qu’il
attribue un nouveau code à l’immobilisation en question et mettre à jour le
fichier des immobilisations. Mais nous constatons que ces procédures ne sont
pas respectées, les immobilisations sont déplacées transférées de part et d’autre
dans les bureaux et dans les agences par leurs utilisateurs en violation de la
procédure. Tout cela entraine la non-concordance entre la fiche d’inventaire et
les immobilisations lors des inventaires physiques, ce qui rend le fichier des
immobilisations non fiable.

Pour finir nous pouvons ajouter le manque du matériel en stock surtout les
mobiliers de bureau et les matériels informatiques. Une provision suffisante
permettrait conformément aux prévisions budgétaires un remplacement rapide
des biens défectueux pour gagner en temps sans passer par le long processus
d’acquisition d’un bien.

39
A la suite de notre analyse, nous constatons que la plupart des agents néglige la
procédure. Ces anomalies peuvent s’expliquer par la non mise à disposition des
manuels de procédure auprès des agents, le manque de formation et de
recyclage. Face à ces anomalies, différentes mesures correctives ont été
proposées telles que : la révision trimestrielle des immobilisations, la
sensibilisation des différents acteurs au respect des procédures en vigueur, la
constitution d’une provision suffisante ou un stock de rechange pour les
immobilisations de grande importance.

III.3 : Suggestions
Pour pallier ces dysfonctionnements liés à la gestion des immobilisations, nous
suggérons aux responsables de la BTCI notamment à la Direction Financière
de procéder à :

 la révision trimestrielle ou si possible mensuelle des immobilisations afin


de détecter les pannes ou les anomalies. L’objectif étant de régler à
l’avance ou de les remplacer afin de ne pas les laisser totalement être
gâtées avant de chercher à les changer.
 la sensibilisation des différents utilisateurs des immobilisations au respect
scrupuleux des procédures en vigueur à travers des séances de formations,
de recyclages et de contrôles. Par ailleurs, le Service Patrimoine doit
transmettre trimestriellement une note à chaque direction, service et agent,
leur invitant et leur rappelant de respecter la procédure de transfert des
immobilisations, afin de leur permettre de mettre à jour régulièrement le
fichier d’immobilisation pour fiabiliser la base des données
immobilisations.
 Constituer une provision suffisante ou un stock de rechange pour les
immobilisations ou les biens dont l’utilisation est de grande importance
pour la banque comme les matériels informatiques par exemple. Ainsi en

40
cas de panne ou de non fonctionnement il n’y a plus besoin de déclencher
un processus d’acquisition d’immobilisation souvent long.

41
CONCLUSION GENERALE

42
La fluidité de la gestion des biens d’exploitation peut impacter significativement
sur le résultat de l’exercice d’une entité et la gestion des immobilisations
corporelles apparait comme un élément clé et essentiel au sein d’une entité. Elle
respecte la logique de procédures telles que celle de l’acquisition, de la
codification, de l’inventaire, de l’amortissement et de la sortie du patrimoine
(mise au rebut, cession ou destruction). En effet, une bonne gestion
d’immobilisations corporelles allège la tâche au gestionnaire et lui facilite
également la prise de décisions.
Guidé par ce principe, nous avons analysé la gestion et le suivi des
immobilisations corporelles de la Banque Togolaise pour le Commerce et
l’Industrie.

Nous retenons que la gestion des immobilisations corporelles à la BTCI se


déroule à travers un cycle de vie allant de l’acquisition à sortie du patrimoine
(mise au rebut, cession ou destruction). Chaque élément de ce cycle pris
individuellement est indispensable. Les anomalies que nous avons identifié
portent sur l’existence de nombreux biens défectueux dans différents bureaux et
guichets mais qui sont irremplacés et sont toujours dans le patrimoine de la
banque au lieu d’être sortis. S’ajoutent à ces biens ceux qui sont mis en service
par l’Administration Générale à l’insu du service en charge de leur gestion, la
non-concordance entre les éléments sur le terrain et sur les fiches d’inventaire.
Face à ces anomalies, différentes mesures correctives ont été proposées telles
que : la révision trimestrielle des immobilisations, la sensibilisation des
différents acteurs au respect des procédures en vigueur, la constitution d’une
provision suffisante ou un stock de rechange pour les immobilisations de grande
importance.

Ces différentes propositions, si elles sont prises en compte permettront à la


BTCI d’éliminer les petits engrenages qui peuvent empêcher une parfaite
gestion de ses immobilisations. Cependant, l’analyse que nous avons menée est

43
loin d’être exhaustive. Ainsi, comme le mécanisme de gestion des
immobilisations au sein d’une institution est vaste et complexe, nous ne pouvons
pas affirmer avoir cerné tous les aspects de la gestion des immobilisations à la
BTCI.

D’autres champs d’investigations tels que la procédure d’audit de la gestion des


immobilisations corporelles, la gestion décentralisée, la comptabilité analytique,
la contribution de ces immobilisations au résultat restent largement ouverts.

44
BIBLIOGRAPHIE

LES OUVRAGES

 Plan Comptable bancaire révisé de l’UEMOA (PCB), 313 pages BCEAO

LES MEMOIRES

 Kossi Dzidefo ATADI : « Gestion des immobilisations corporelles dans


une institution financière : cas de la BANK OF AFRICA – TOGO »,
BTS, promotion 2018-2019
 Idrissa ILBOUDO : « Gestion des immobilisations dans un système
financier décentralisé: cas de la fédération des caisses populaires du
Burkina » BTS, 2014

LES DOCUMENTS

 La procédure d’acquisition des immobilisations à la BTCI


 La procédure d’inventaire des immobilisations à la BTCI
 L’élaboration d’un budget

LES SITES

 www.btci.net ; historique de la BTCI, le 20 novembre 2019


 www.google.com ; procédure d’élaboration du budget, le 15 janvier 2020
 www.memoireonline.com ; « Gestion des immobilisations dans un
système financier décentralisé: cas de la fédération des caisses populaires
du Burkina », le 20 janvier 2020
 www.compta-facile.com ; les différents types d’amortissement, le 10
janvier 2020

45
LISTE DES ANNEXES
1. Organigramme de la BTCI
2. Exemplaire du plan des locaux de BTCI – Siège
3. Fiche d’inventaire des immobilisations à la BTCI
4. Les différentes questions posées lors de l’interview et les réponses
obtenues et les auteurs des réponses.

A
ANNEXE - N° 1 ORGANIGRAMME DE LA BTCI

B
ANNEXE N°2 - EXEMPLAIRE DE PLAN DES LOCAUX

LOCALISATION
Agences Lieu BUREAU

CODE CODE
CODE NOM BUREAU
NIVEAU NIVEAU BUREAU
SS SOUS SOL 00; 01; 02;
R0 REZ DE CHAUSSE 00; 01; 02;
RZ ZONE 00; 01; 02;
E1 1ER ETAGE 00; 01; 02;
E2 2E ETAGE 00; 01; 02;
E3 3e ETAGE 00; 01; 02;
E4 4e ETAGE 00; 01; 02;
E5 5e ETAGE 00; 01; 02;
E6 6e ETAGE 00; 01; 02;
E7 7e ETAGE 00; 01; 02;
E8 8e ETAGE 00; 01; 02;
E9 9e ETAGE 00; 01; 02;
Agence
30 E10 10e ETAGE 1; 2; 3; 4;
Principale
E11 11e ETAGE 1; 2; 3; 4;
E12 12e ETAGE M, N
BA BATIMENT ANNEXE 00; 01; 02;
EJ JARDIN 00
IE IMMEUBLE EXTERIEUR 00
EP PARKING 00
R0 GAB MAROX GM
R0 GAB SARAKAWA GS
R0 GAB AEROPORT GA
R0 GAB WITTI GU
GAB CAFE
R0 INFORMATIQUE GC

Source : Service Patrimoine de la BTCI.

C
ANNXE 3 - FICHE D'INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

CODE CODE Désignation et Existence Etat Lieu


AGENCE LIEU OBSERVATIONS
AGENCE IMMOBILISATION description (O/N) (B/M) (O/N)
32 RZ01 D07 16
PORT 32 RZ01
01 Chaise haute de guichet
32 RZ01 D26 16
PORT 32 RZ01
01 Etagère en Aluminium
32 RZ01 D47 16
PORT 32 RZ01
02 Calculatrice
32 RZ01 D51 16
PORT 32 RZ01
01 Détecteur de faux billets
32 RZ01 D74 16
PORT 32 RZ01
01 Scanner chèque
32 RZ01 D64 16
PORT 32 RZ01
01 Caissette sécurisée

PORT 32 RZ01 32 RZ01 E09 15 01


Imprimante matricielle

Source : Service Patrimoine de la BTCI.

D
ANNEXE 4 - LES DIFFERENTES QUESTIONS POSEES LORS DE
L’INTERVIEW ET LES REPONSES OBTENUES ET LES AUTEURS
DES REPONSES.

ACTEURS QUESTIONS REPONSES


Comment se fait la
La gestion des immobilisations à la BTCI
Chef Service gestion des
se fait en passant par l'acquisition, le
Patrimoine immobilisations à la
suivi et la sortie des immobilisations.
BTCI?

L'acquisition des immobilisations à la


Chef Service
Comment se fait BTCI suit des différentes procédures et
Patrimoine et
l'acquisition des impliquent différents services et
Chef Service
immobilisations à la directions. Ensuite on nous a donné le
Contrôle de
BTCI? manuel de procédure d'acquisition des
Gestion
immobilisations pour mieux comprendre.

Une fois qu'un matériel est gâté et qu'on


Pourquoi les matériels
Les occupants demande à l'Administration Générale de
gâtés ne sont pas sont
des bureaux et les change, elle ne fait pas suite à notre
pas sortis du patrimoine
guichets demande, des fois ça tarde tellement
et remplacés?
avant qu'elle ne nous les remplace.

Respectez- vous la
Les occupants procédure en faisant Non, pas tout le temps. Des fois on
des bureaux et une demande adressée à respecte la procédure normale et des fois
guichets votre supérieur on fait juste des demandes verbales.
hiérarchique?

Des fois lors des réunions chacun se


Sur notre fiche
déplace avec ses chaises et certains
d'inventaire on
matériels et après la réunion on ne prête
Les occupants remarque un tel bien
plus attention à ces matériels raisons pour
des bureaux et qui devrait être présent
laquelle vous trouverez les matériels d'un
guichets dans votre bureau mais
bureau dans un autre. Ou soit certains
on ne le retrouve pas.
matériels ont dû être changés par
Ou est- il passé?
l'Administration Générale.

E
TABLE DES MATIERES
DEDICACE .............................................................................................................................................. i
REMERCIEMENTS ............................................................................................................................... ii
SOMMAIRE .......................................................................................................................................... iii
SIGNIFICATION DES ABREVIATIONS ET DES SIGLES .………………………………....…......iv
INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................................. 1
CHAPITRE PREMIER : PRESENTATION DE LA BANQUE TOGOLAISE POUR LE
COMMERCE ET L’INDUSTRIE (BTCI) .............................................................................................. 4
I.1 : Historique de la BTCI ...................................................................................................................... 5
I.2 : Vision, Mission, Valeur de la BTCI ................................................................................................ 7
I.2.1 : Vision ............................................................................................................................................ 7
I.2.2 : Missions ........................................................................................................................................ 8
I.2.3: Les valeurs de la BTCI .................................................................................................................. 8
I.2.4: Objectif .......................................................................................................................................... 9
I.3 : Situation géographique .................................................................................................................... 9
I.4 : Structure organisationnelle .............................................................................................................. 9
I.5 : Activités (Biens et services proposés par la BTCI) ....................................................................... 12
I.6 : Environnement de la BTCI ............................................................................................................ 13
DEUXIEME CHAPITRE : DEROULEMENT DU STAGE ET CADRE CONCEPTUEL ................. 15
II.1 : Déroulement du stage ................................................................................................................... 16
II.1.1 : Présentation du cadre restreint du stage ..................................................................................... 16
a) Cadre physique ....................................................................................................................... 196
b) Mission du service .................................................................................................................. 196
II.1.2 : Description des tâches effectuées ........................................................................................... 197
II.1.3 : Bilan du stage : les apports du stage .......................................................................................... 19
II.2 : Cadre conceptuel .......................................................................................................................... 20
II.2.1 : Problématique ............................................................................................................................ 20
II.2.2 : Exposé des concepts .................................................................................................................. 21
a) Présentation générale des immobilisations corporelles ............................................................ 22
b) L’inventaire physique ............................................................................................................... 23
c) Le rapprochement comptable ................................................................................................... 24
d) L’armortissement ..................................................................................................................... 24
e) La cession ................................................................................................................................. 25
f) L’acquisition d’un bien mobiler ............................................................................................... 25
g) Le budget .................................................................................................................................. 25

F
II.2.3 : Méthodologie de recherche...................................................................................................... 287
a) Les techniques de collecte de données ..................................................................................... 27
b) L’analyse documentaire ........................................................................................................... 27
c) L’interview ............................................................................................................................... 27
d) L’analyse des données .............................................................................................................. 27
e) La méthode d’analyse ............................................................................................................... 28
f) L’outil d’analyse ...................................................................................................................... 28
TROISIEME CHAPITRE : ETAT DES LIEUX DES PRATIQUES, ANALYSE CRITIQUE ET
APPROCHES DE SOLUTIONS .......................................................................................................... 30
III.1 : Etat des lieux des pratiques ......................................................................................................... 30
III.1.1 :Gestion des immobilisations corporelles à la BTCI .................................................................. 30
a) Procédure d’engagement de dépenses ...................................................................................... 30
b) Procédure de commandes ......................................................................................................... 31
c) Procédure de réception du bien ................................................................................................ 32
d) Procédure de réception de la facture définitive ........................................................................ 32
e) Procédure de comptabilisation et de règlement de l’immobilisation ........................................ 33
f) Procédure de validation de la saisie .......................................................................................... 34
g) Procédure d’archivage des documents...................................................................................... 34
h) Procédure de sortie d’immobilisation ....................................................................................... 34
i) Procédure de transfert et suivi des immobilisations ................................................................. 35
III.2 : Analyse critique......................................................................................................................... 376
III.3 : Suggestions.................................................................................................................................. 40
CONCLUSION GENERALE ...............................................................................................................................41

BIBLIOGRAPHIE .................................................................................................................................................44

LISTE DES ANNEXES ..........................................................................................................................................A

ANNEXE – N° 1 ORGANIGRAMME DE LA BTCI ............................................................................................. B

ANNEXE – N° 2 EXEMPLAIRE DU PLAN DES LOCAUX ................................................................................ C

ANNEXE – N° 3 FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATION .................................................................D

ANNEXE – N° 4 LES DIFFERENTES QUESTIONS POSEES LORS DE L’INTERVIEW, LES REPONSES


OBTENUES ET LES AUTEURS OBTENUES ...................................................................................................... E

TABLE DES MATIERES ....................................................................................................................................... F

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