ANNEXE 1.

1.1.1. Gestion et contrôle des biens matériels, texte de S.L. Lamoureux, 2007

Le module C a démontré l’utilité de bien gérer et contrôler les finances de l’établissement. Une
grande partie des avoirs de l’école est constituée de biens matériels, bâtiments et terrain,
équipements, matériel pédagogique, manuels, matériel périssable, animaux, etc. Ces biens qui ne
sont pas des espèces sonnantes doivent être gérés et contrôlés avec les mêmes principes que
l’argent liquide, soit : imputabilité, rigueur, transparence, équilibre et participation. Ces principes
ont été énoncés et détaillés dans le module C.

Pour bien accomplir les tâches de gestion des biens matériels et respecter les principes de bonne
gestion, les chefs d’établissements scolaires disposent d’un outil de base incontournable,
l’inventaire.

L’inventaire

La première tâche du directeur est de procéder ou de faire procéder à l’inventaire de tous les
biens de l’établissement. Ceci lui donnera les indications essentielles pour décider des
réparations, des éliminations, des achats, des demandes de dons, voire des échanges avec d’autres
établissements (par exemple lors d’une modification des programmes enseignés, d’une mission
éducative différente, d’une perte ou d’une augmentation d’effectifs).
Avec les budgets souvent faméliques des établissements scolaires, il n’est pas question de faire
des achats inutiles ou de se retrouver, à la rentrée, démunis de certains articles de première
nécessité et à court d’argent. Seul un inventaire bien fait peut éviter ces problèmes et fournir au
chef d’établissement, en tout temps, les renseignements dont il a besoin pour gérer sainement.

Comment faire l’inventaire ? Différentes solutions s’offrent qui sont toutes tributaires du même
point de départ : recueillir les données. Des formulaires de cueillette de données suivent ce texte;
on peut les modifier selon les biens qu’on veut répertorier. C’est donc la première opération; elle
peut se faire à l’aide de formulaires écrits ou à l’aide de formulaires informatisés.
Il est possible et très courant de recueillir les données de base sur papier, de les saisir ensuite à
l’ordinateur et de faire régulièrement cette même opération pour les mises à jour. On peut aussi se
limiter au format papier en utilisant des registres ou des fiches ; on utilisera alors une fiche par
catégorie de biens et de denrées. Une fois le nombre d’articles entré, avec la date, on soustraira
les articles consommés ou inutilisables et on additionnera les articles achetés ou reçus, toujours
en datant le changement.

Évidemment, le travail à l’ordinateur à l’aide de logiciels d’inventaire est beaucoup plus rentable
car il épargne du temps et il est très précis. Les logiciels suivants sont faciles à utiliser et peuvent
servir pour des petites entreprises :
- INVENTIF, logiciel de gestion d’inventaire physique (www.iode-informatique.com)
 - INVENTAIRE PERSO, logiciel qui permet de faire l’inventaire des biens mobiliers
(http://www.logitheque.com/fiche.asp?I=12645)
- EXCEL, chiffrier électronique qui permet de traiter des données .

Faire l’inventaire des biens d’un établissement scolaire demeure une tâche imposante. Si cet
inventaire n’a jamais été établi et qu’il faut amorcer le processus, il est essentiel de convaincre le
personnel que cette opération, qui demandera aux gens beaucoup de temps, est un bienfait pour
tous. Les membres du personnel doivent comprendre que l’utilisation efficace des ressources
permet de mieux répondre aux besoins dans tous les secteurs de l’école. Il faudrait qu’ils
perçoivent l’inventaire autrement qu’un moyen utilisé par la direction pour contrôler l’utilisation
des biens mis à leur disposition. Il est incontestable que l’inventaire sert aussi à cette fonction,
mais ce n’est certainement pas sa fonction première. La participation de toute l’école au
recensement initial des biens et à la mise à jour régulière est avant tout un outil de gestion
transparente, saine et intelligente.

La gestion quotidienne des biens et son contrôle

La gestion des biens matériels se doit d’être très rigoureuse car beaucoup de ces biens sont des
matières périssables qui disparaissent rapidement et dont il est facile de perdre la trace. Les
journaux doivent être tenus avec rigueur, les bons de commande numérotés adéquatement, les
factures attachées aux connaissements (ou bons de livraison) et tous les documents
soigneusement gardés pour mettre à date l’inventaire et retracer les quantités utilisées. Cette
donnée est essentielle à une bonne prévision budgétaire. La pratique décrite empêchera aussi le
vol et le gaspillage.
Chaque administration a sa façon de faire et il y a dans cette annexe-ci plusieurs documents issus
de différents systèmes scolaires. Il est intéressant de les comparer, car on apprend toujours des
pratiques des autres.
Les différents journaux ou registres utilisés pour tenir compte des achats peuvent être utilisés
pour un secteur particulier de l’établissement. Par exemple, on créera un journal pour la
cafétéria, un pour le matériel didactique, un autre pour la ferme etc. Tel que mentionné dans le
module C, la synthèse de ces informations doit être reportée dans le Grand journal où l’on
retrouvera le total des sommes mensuelles dépensées selon les différents postes budgétaires.
Chaque mois, les quantités de denrées se trouveront modifiées et cette information doit apparaître
dans l’inventaire. Pour les denrées alimentaires, il faut tenir un inventaire hebdomadaire ou même
au quotidien. Il peut en être ainsi pour des produits de laboratoire.

Dans certains établissements, on permet au personnel d’effectuer des achats après avoir obtenu
une autorisation de la direction. Cette pratique permet de gagner du temps et de se procurer des
biens qui répondent vraiment aux besoins de la personne qui effectue l’achat. Celle-ci doit
observer certaines règles : acheter après autorisation et respecter le montant fixé, rapporter la
facture et remplir un formulaire pour se faire rembourser. Ce formulaire devient une pièce
justificative de la transaction. Un formulaire de ce type est présenté à la fin du texte. Ce genre de
formulaire peut servir à autoriser l’achat et à le rembourser.

Que le personnel soit autorisé ou non à faire des achats, il faut que la direction procède à une
cueillette des besoins de tout l’établissement lorsque vient le temps des commandes. Il faut donc
rédiger des directives et une procédure très claires, accompagnées d’un formulaire qui permettra
au personnel de cocher les articles désirés et leur quantité. Une partie peut être réservée à la
justification des besoins exprimés.

1.1.2 Formulaires d’inventaire du mobilier, de l’audio-visuel, et des manuels.

ÉCOLE ______________________________

INVENTAIRE DU MOBILIER

ANNÉE SCOLAIRE : _______________

Nom de l’enseignant(e) : ______________________________ Local : __________

Nombre d’élèves : __________ Degré : __________

Nombre
Armoires métalliques __________
Étagères métalliques __________
Étagères en bois __________
Présentoirs (livres/revues) __________
Classeurs __________
Autres armoires : ____________________ __________

____________________ __________

Pupitres d’élèves __________

Chaises d’élèves __________
Tables-bancs __________
Tables __________
Écran mural __________
Rideaux __________
Meubles en surplus (à descendre dans la réserve) __________

Demandes : __________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________
 ÉCOLE ______________________________

INVENTAIRE AUDIO-VISUEL

ANNÉE SCOLAIRE : _______________

Nom de l’enseignant(e) : ______________________________ Local : __________

Nombre d’élèves : __________ Degré : __________

Type d’appareil __________________________________________________

(magnétoscope, radio-cassette, tourne-disque, etc.)

Marque __________________________________________________

Modèle ________________________ Numéro de série ____________________

Type d’appareil __________________________________________________

(magnétoscope, radio-cassette, tourne-disque, etc.)

Marque __________________________________________________

Modèle ________________________ Numéro de série ____________________

________________________________________________________________________________

Type d’appareil __________________________________________________

(magnétoscope, radio-cassette, tourne-disque, etc.)

Marque __________________________________________________

Modèle ________________________ Numéro de série ____________________

________________________________________________________________________________

Surplus (à descendre dans la réserve) Demandes

________________________ ________________________

________________________ ________________________
 ÉCOLE ______________________________

INVENTAIRE DES MANUELS

ANNÉE SCOLAIRE : _______________

Nom de l’enseignant(e) : ______________________________ Local : __________

Nombre d’élèves : __________ Degré : __________

Titre Quantité
Français ______________________________ __________
______________________________ __________
______________________________ __________
______________________________ __________
______________________________ __________

Dictionnaires ______________________________ __________

______________________________ __________

Mathématiques ______________________________ __________

______________________________ __________
______________________________ __________

Sciences humaines ______________________________ __________

______________________________ __________
______________________________ __________

Sciences naturelles ______________________________ __________

______________________________ __________
______________________________ __________
Religion ______________________________ __________
Autres ______________________________ __________
______________________________ __________

Surplus ______________________________ __________

Demandes ______________________________ __________

______________________________ __________
 ÉCOLE ______________________________

Formulaire de demande d’achat et de remboursement

Nom de l’employé(e) : ______________________________

Matière : ________________________________________

Dépense imputée à : Budget d’école __________

Autre (spécifiez) ______________________________

Fournisseur : __________________________________________________

Article Numéro Coût unitaire Total

____________________ ____________________ __________ __________

____________________ ____________________ __________ __________

____________________ ____________________ __________ __________

Sous-total __________

Taxes applicables __________

TOTAL __________

Je reconnais que tout déboursement sera fait par chèque. La remise d’une facture est obligatoire.

________________________________________ ______________________________
Signature de l’employé(e) Date

Approbation de la direction __________________________________________________

DEMANDE DE REMBOURSEMENT
Somme demandée : ____________________
Le matériel reçu est complet et en bon état

________________________________________ ____________________
Signature Date

Approuvé : ________________________________________
La Direction
1.1.4. Les 3 documents suivants sont tirés des politiques et des directives de trois
administrations scolaires : la Mauritanie, le Sénégal, le Togo

Mauritanie : La fonction financière, Le budget de l’établissement

LE BUDGET DE L'ETABLISSEMENT

1. Les recettes directes

Il n'existe pas à l'heure actuelle, comme c'est le cas dans d'autres pays du continent, de frais de
scolarités (frais d'écolage) payés par les familles.

Aucun texte n'autorise ni n'interdit actuellement la location des locaux scolaires afin d'alimenter
le budget de l'établissement.

2. Les prévisions budgétaires

Tout exercice previsionnel est difficile. Toutefois, ici comme ailleurs, l’experience facilite
grandement les choses.

Etablir correctement des prévisions budgétaires nécessite :

1°) de connaître le budget de l'année précédente,

2°) d'en avoir estimé les erreurs et les limites, afin de ne pas les reproduire,
3°) de bien connaître son établissement : ses besoins, les évolutions prévisibles à court et à
moyen terme,
4°) d'avoir quelques connaissances dans le domaine économique : coût des produits, de la main
d'eeuvre, évolution des prix (inflation)...
En dépit de toutes ces précautions, une erreur importante est toujours possible : la mondialisation
fait qu'un événement très localisé peut avoir des répercussions économiques importantes dans le
monde entier. C'est pourquoi le droit budgétaire des Etats prévoit en général des possibilités
d'ajustement des budgets, appelées « décisions modificatives ».
Les établissements secondaires publics de notre pays vont être dotés de budgets dont il n'est pas
encore possible de dire quelle en sera la réglementation. Toutefois, on peut d'ores et déjà décliner
les postes de dépenses qui seront concernés.

Section investissement :
- acquisition d'équipements (informatique, reprographie... ),
- travaux de construction (toilettes, clôtures...).
Section fonctionnement :
- salaire des employés non pris en compte par l'Etat,
- maintenance des locaux (petites réparations diverses),
- Maniement des comptes, dont il a seul la signature, et des espèces.
- Mise en forme du compte financier.
 - maintenance du matériel (informatique, de reprographie, automobile...)
- services divers (eau, électricité, frais postaux, téléphone...'),
- frais de fonctionnement administratif (fournitures de bureau) et pédagogique papier, craie,
encre, etc. carburant (si véhicule)...
Ce petit inventaire est loin d'être exhaustif.

Les documents budgétaires mis à la disposition des établissements, grâce aux lignes budgétaires
préétablies, permettent en général de balayer l'ensemble des besoins, même si un cas particulier
peut toujours se présenter. La plus grande difficulté consiste à bien évaluer le montant nécessaire
au bon déroulement d'une année... civile et non scolaire !
En effet, dans le cadre de la comptabilité publique, l'annualité du budget est fondée sur l’année
civile et non scolaire.

Les marges de manoeuvre

Jusqu'à présent les marges de manoeuvre des établissements étaient extrêmement réduites. Les
crédits alloués correspondaient étroitement aux besoins de base de fonctionnement.

Dans ce contexte c'était uniquement la capacité du Chef d'Etablissement à mobiliser des aides qui
faisait la différence.
Cette mobilisation se faisait bien sûr auprès des structures centrales compétentes du MEN. Elle se
faisait également à travers les contacts que le Chef d'Etablissernent avait su nouer avec les
responsables des collectivités territoriales (commune. moughata, wilaya) mais aussi avec des
partenaires nationaux ou étrangers en développant une politique de jumelage.
Dorénavant, grâce aux négociations du gouvernement avec les bailleurs de fonds, la masse
budgétaire consacréee aux établissements va être nettement plus importante. Selon des modalités
précises, le chef d'établissement devra participer à des arbitrages quant à l'utilisation des moyens
fininciers de l'établissement.

L'engagement des dépenses

Les modalités d'engagement des dépenses sont en cours de définition.

Les crédits pédagogiques

Jusqu'en 2001, les moyens pédagogiques n'étaient pas donnés aux établissements sous forme de
moyens financiers. Tous les ans les services centraux en charge de l'enseignenent secondaire
général livraient à chaque établissement, en fonction de ses besoins, des moyens matériels :
craie,, matériel et consommables de laboratoire (en particulier en physique et en chimie) et
registres administratifs.
Dorénavant, les établissements vont être progressivement dotés d'un budget de fonctionnement
sur lequel ils devront assumer les charges évoquées ci-dessus. Mieux ces fonds seront gérés, plus
il sera possible de dégager des liquidités pour mener des actions particulières, dans le cadre de
projets pédagogiques ou du projet d'établissement.

Les crédits de fonctionnement

L'ensemble des crédits de fonctionnement des établissements est attribué sous forme de crédits
délégués.
Crédits délégués

Les crédits délégués sont des moyens financiers alloués à l'établissement par les services
compétents de l'administration centrale. Tous les ans, ils sont répartis, en fonction des
caractéristiques de chaque établissement. Le versement se fait en plusieurs fois : selon les années
par trimestre au par semestre, en fonction des directives nationales.
A titre indicatif, voici les clefs de répartition des crédits délégués par la DES à chaque
établissement (Source. MEN/DES/SBAS/ « Constat-prévisions » Février 2001)

08-2-2.07 : Pharmacie
• 10 % distribué en parts égales à l'ensemble des établissements.
• 90 % distribué à l'ensemble des établissements au prorata du nombre d'élèves pondéré.
• Les établissements bénéficiant d'un service d'hygiène scolaire ne reçoivent aucun crédit
délégué de ce type. Les sommes allouées le sont directement au SHS.
A.1.04 : Habillement et trousseaux
• Ce chapitre n'est abondé qu'une fois par an, le premier semestre.
• L'attribution est effectuée au prorata des personnes concernées (6540 UM par chauffeur et
5570 UM par planton)
O8-2-1.07 : Huile et carburants
• 70 % distribué aux établissements au prorata du nombre d'élèves pondéré
• 30 % distribué aux établissements au prorata de la distance kilométrique pondérée par
rapport à la coordination régionale.
08-2-4.01: Entretien des groupes électrogènes
• Rien pour les 35 établissements ayant l'électricité (payée par la DAFM)
• 10 % distribué en parts égales aux autres établissements
• 90 % distribué aux autres établissements au prorata du nombre d'élèves pondéré
08-2-1.02 : Imprimés et registres
• 10 % distribué en parts égales aux établissements
• 90 % distribué aux établissements au prorata du nombre d'élèves pondéré
08-2-6.08 : Matériel de nettoyage
• 10 % distribué en parts égales aux établissements
• 90 % distribué aux établissements au prorata du nombre de salles.
08-2-6.03: Réparation de véhicule
• Partage de la somme allouée chaque année, en parts égales, entre les établissements
disposant d'un véhicule en état de marche.
08-2-6.01: Entretien matériel de bureau
• 25 % attribué à la D.E.S.
• 7,5 % distribué en parts égales aux établissements
• 67,5 % distribué aux établissements au prorata du nombre d'élèves pondéré

Nombre d'élèves pondéré

Chaque élève
• du 1er Cycle compte 1,
• du 2eme Cycle (hors terminale) 1,1,
• de Terminale 1,2 .
Chaque fille apporte 0,1 point de plus.
Distances pondérées
• Chaque kilomètre sur route goudronnée compte 1, sur piste passable 1,3, sur piste
mauvaise
• Chaque kilomètre sur route goudronnée compte 1, sur piste passable 1,3, sur piste
médiocre 1,6 et sur piste mauvaise 1,9.

Les crédits d'intervention

Les modalités sont en cours de définition et ne peuvent pas pour le moment faire l'objet d'un
article dans ce guide.

Les fonds de réserve

Les modalités sont en cours de définition et ne peuvent pas pour le moment faire l'objet d'un
article dans ce guide.

Le contrôle de l'exécution et de la régularité du budget

Les modalités sont en cours de définition et ne peuvent pas pour le moment faire l'objet d'un
article dans ce guide.

LA GESTION DES BOURSES

Les bourses sont gérées au sein de l'établissement par l'Econome, sous le contrôle et la
responsabilité du Chef d'Établissement.

LES FRAIS D'INSCRIPTION AUX EXAMENS

Seuls les candidats libres ont un droit de 400 UM à acquitter pour se présenter à l'examen.

LES SUBVENTIONS
Les modalités sont en cours 12e de définition et ne peuvent pas pour le moment faire l'objet d'un
article dans ce

LES DONS
L,cs modalités sont en cours de définition et ne peuvent pas pour le moment faire l'objet d'un
article dans ce guide.

LES PRODUITES CONFECTIONNES

Dans un cadre bien défini, les établissement techniques peuvent vendre des produits ou des
services à des particuliers. Les sommes reçues sont versées dans le budget de fonctionnement de
l’etablissement.
Les etablissements generaux ne produisent rien, dans le cadre de l'enseignement qui puisse avoir
une valeur marchande et ne sont donc pas concernés par cette rubrique. Par contre, les activités
socio-éducatives peuvent être l'occasion de produire des biens et des services négociables, à
condition bien entendu que la vocation éducative de l'activité reste la préoccupation première des
élèves et de leurs encadreurs.
Sénégal : Le guide du chef d’établissement - Équipe de rédaction AFIDES\Sénégal

LA GESTION FINANCIERE

I - PRINCIPES
• Transparence

• Répartition judicieuse des crédits alloués

• Tout Doit Être Écrit

• Tâches bien réparties

• Orthodoxie (respect des règles établies)

II - ROLE DU CHEF D’ETABLISSEMENT, ADMINISTRATEUR DE

CREDITS
Le Chef d’Établissement est nommé « Administrateur des Crédits ». A ce titre, il:
• Sollicite l’ouverture d’une régie d’avance avec les rubriques souhaitées;

• Propose la nomination du régisseur de la caisse d’avance, par une lettre au Ministre chargé des
Finances s/c voie hiérarchique;

• Propose la nomination du Comptable des Matières, par une lettre au Ministre chargé des
Finances s/c voie hiérarchique;

• Vérifie et vise tous les livres et documents comptables (matières et deniers);

• Contrôle régulièrement et parfois inopinément la gestion et les écritures (crédits et autres

ressources).

III - ROLE DE L’INTENDANT (LYCEE) OU DU GESTIONNAIRE

(COLLEGE)
L’Article 3 du Décret 72 498 du 05/06/72, portant statut particulier du personnel intendant
dispose « Les intendants sont chargés de la gestion financière et matérielle des établissements
d’enseignement public.» Il en découle des attributions en matière de gestion financière et
matérielle. L’Intendant est l’agent comptable de l’établissement ; il tient la comptabilité de
l’Administrateur des Crédits. A ce titre :
• Il est chargé de la préparation des tâches matérielles d’exécution du budget.

• Il suit la procédure, depuis l’établissement du bon d’engagement, jusqu’à la proposition de

liquidation.
Sous l’autorité du Chef d’Établissement, il tient les caisses de dépenses, et éventuellement les
caisses de recettes. L’intendant assure la tenue des livres et documents comptables.
La Circulaire 14 825 /DAF/ du 19/11/63, définit le rôle des services de l’intendance; celui-ci
consiste essentiellement à procurer à tous les professeurs et élèves, les meilleures conditions
matérielles possibles pour leur permettre d’accomplir leur travail respectif.
L’Intendant doit assurer la salubrité, la propreté des locaux, de l’espace scolaire de l’établissement
et de son environnement immédiat. Il dispose à cet effet d’un personnel (manœuvres) pour
l’entretien de l’établissement.

IV - ROLE DU COMPTABLE DES MATIERES

Le Comptable des Matières est un agent de l’ordre administratif. (Cf. Instruction Générale n°90
MEF du 27/08/82; Instruction N° 004 MEF/DGF/DMTA du 08/03/88.) Sous la responsabilité de
l’Administrateur des Crédits, il :
• Assure les entrées ;

• Effectue les sorties ;

• Réunit les pièces justificatives des opérations ;

• Est chargé de l’entretien et de la conservation des matières, de la tenue des inventaires

généraux et doit par conséquent s’assurer de la concordance entre les écritures et
l’existant.

Le Comptable des Matières est soumis à tous les contrôles résultant de la réglementation,
notamment :
Contrôle inopiné des corps de contrôle, sur pièce et sur place ;
• Contrôle hiérarchique et permanent du Chef de Service, sur pièce et sur place. Le Chef de
Service doit s’assurer à tout instant que le Comptable des Matières placé sous ses ordres,
suit les règles de bonne gestion des matières de service;

• Contrôle de l’Ordonnateur ou de ses délégués sur pièce et sur place;

• Contrôle de la Commission de Recensement sur pièce et sur place.

N.B. : Il y a incompatibilité entre les fonctions de Comptable des deniers et celle de Comptable
des Matières.

V - ROLE DU BILLETEUR
Il est aussi un agent de l’ordre administratif. Il s’occupe des soldes, bourses, déplacements, etc. Il
est soumis aux mêmes principes de contrôle que le Comptable des Matières.
N.B. : Une commission de paie doit être mise en place par le Chef d’Établissement.

VI - LES OUTILS DE GESTION

(Annexe tableau récapitulatif des écritures comptables)
• Sommier des dépenses et des recettes de l’Intendant
 • Carnet de bons d’engagement
• Grand livre des comptes (sous forme de carnet ou de fiches)
• Livre journal
• Fiche d’inventaire contradictoire
• Fiche de consommation
• Carnets de bons d’entrée et de sorties (Provisoire/Définitif)
• PV de réception
• Fiches de stock
• Cachets de certification, de liquidation, d’acquit (Caisse d’avance)
• Quittancier

VII - COMMENT ENGAGER UNE COMMANDE

L’Administrateur des Crédits est informé de la disponibilité des crédits par les services du COF à
Dakar, du CRF dans les régions.
Sur instruction du Chef d’Établissement, l’Intendant manifeste l’intention de passer une
commande:
1. Il fait établir alors une facture pro forma par un fournisseur agréé,

2. Il remplit le carnet de bons d’engagement (4 volets),

3. Ce qu’il fait viser par l’Administrateur des Crédits

4. Et il le dépose au COF (Dakar) ou CRF (régions).

Les services du COF ou du CRF vérifient la régularité de la commande, la conformité des

écritures et transmettent le bon aux services du MEF.
L’autorisation de livrer la commande parvient au fournisseur, qui livre les articles avec trois (3)
factures et trois bordereaux de livraison.
L’Administrateur des Crédits certifie alors la livraison faite (un PV de réception est nécessaire
pour une commande égale ou supérieure à 300 000 F) et propose la liquidation par le même
circuit.
La commande réceptionnée est enfin prise en charge dans les livres du Comptable des Matières.

VIII - GESTION DES AUTRES RESSOURCES

Le Chef d’Établissement Ordonnateur des Dépenses: En plus des crédits de fonctionnement alloués
chaque année à l’établissement, il existe d’autres ressources provenant de:
• Frais d’inscriptions des élèves

• Ressources générées

• Subventions au projet d’Établissement

• Contributions des partenaires

Si le Projet d’Établissement a un mode de gestion propre défini dans son manuel de procédures,
pour les autres ressources, ce sont les dispositions du Décret n° 2000.337 du 16 mai 2000, portant
création des conseils de gestion des établissements d’enseignement moyen et secondaire général
et de l’Arrêté Interministériel n° 003207 du 17 mars 2004, fixant les modalités de mobilisation et
d’utilisation des ressources générées par les établissements d’enseignement moyen et secondaire
qui s’imposent.
La gestion de l’ensemble ressources financières (par l’Intendant ou le Gestionnaire) et matérielles
(par le Comptable des Matières) mises à la disposition de l’établissement obéissent aux mêmes
règles de transparence et de rigueur de la comptabilité publique.

Comptabilité des Matières (Synthèse de l’Instruction n° 90 MEF du 27/08/82)

Définition
Matières : Biens mobiliers de l’État. Trois (3) catégories:
• Matières en service; stock magasin, dépôt

• Matières en attente d’affectation; stock magasin, dépôt

• Matières en sorties provisoires; réparation, location, prêt

But
Tenue d’un inventaire permanent : concordance parfaite entre l’inventaire physique et les
écritures.
Équation : Existant en début de gestion + (entrées - sorties) = Existant au jour de l’arrêté des
écritures
Description des mouvements
Contrôle inopiné et instantané

Nomenclature
Matières du 1er groupe : Usage de plusieurs années (armoire, table, salon, etc.)
Matières du 2ème groupe : Fournitures, ingrédients et denrées consommables (1er usage).
Une codification adaptée à chaque service est recommandée (ex.: 10 : table 1 pour 1er groupe ;
21: bic bleu 2 pour 2ème groupe).

Mouvement des Matières

Réception (un P.V. est nécessaire pour les matières dont la valeur est égale ou supérieure à 300
000 Fcfa).
Réforme : pour les matières non utilisables (PV également)
Cession : Gratuité exclue. Ordre du Représentant du MEF après saisine du CM ayant droit -
nécessiteux (avis de la commission).
Dans les deux (2) cas (réception et réforme), une commission est constituée. Elle comprend au
moins trois (3) membres:
• L’Administrateur des crédits
• L’IOF (Dakar) ou le CRF.( régions)
• Le Comptable des Matières

Exécutants de la Comptabilité des Matières

L’Ordonnateur des Matières (DMTA, IOF. pour Dakar; CRF. pour les régions) veille au respect
de la réglementation.
L’administrateur des matières (Administrateur des Crédits). Il est responsable des matières avant
leur prise en charge par le Comptable des Matières et de leur mouvement (entrées et sorties).
Le Comptable des matières est responsable de la conservation des matières après la déclaration de
prise en charge (Bon d’entrée dans l’existant).

Tenue de la Comptabilité des Matières :

Le Comptable des Matières peut s’adjoindre un ou plusieurs délégués mais demeure le seul
responsable.
Tâcher:
1. Dresser chaque année pour chaque détenteur une fiche d’inventaire contradictoire des
matières du 1er groupe en trois exemplaires dont un est affiché dans chaque local.
2. Établir une balance d’entrée en début de gestion: Existant en fin de gestion de
l’année précédente.
3. Mettre à jour les documents comptables suivants:
Livre Journal (entrées et sorties définitives au fur et à mesure)
Grand livre des comptes: Registre ou fiches (suivi du mouvement par unité)
4. Dresser en fin de gestion:
un état récapitulatif du matériel en service
un inventaire résumé de l’existant
5. Conserver les pièces justificatives (documents ou pièces émanant de tiers ayant livré
ou réceptionné des matières).
Factures
Bordereaux de livraison
Bordereaux de réception

Contrôle Exercé sur le Comptable des Matières

Contrôle hiérarchique (Chef de Service, Administrateur des Matières)
Contrôle des corps de contrôle (IGE par exemple).
Contrôle de l’Ordonnateur des Matières (DMTA-IOF-CRF...).
Contrôle de la Commission de Recensement

Utilisation/utilité/fonction
• Justifie les Entrées dans le
- Livre Journal
- Grand Livre de Matières
• Décharge l’Administrateur
des Matières de la garde des
matières reçues ;
• Engage la responsabilité du
CM pour la garde des
matières réceptionnées.
TABLEAU RECAPITULATIF DES ÉCRITURES COMPTABLES
Moment d'utilisation Pièces d'accompagnement Autres (N° d’Exemplaires)
1. BON D’ENTRÉE DANS L’EXISTANT
Quand il y a entrée à la suite de: Numérotation continue pour
• Achats inférieurs à 300.000 • Facture de Fournisseur la gestion.
• Achats supérieurs à 300.000 • Procès Verbal de Réception
• Acquisition à titre onéreux (matières • PV de Réception + Etat de Cession Établis en deux
provenant d’une structure publique) du Service cédant exemplaires + souche:
• 1 pour le classement des
• Entrée à titre gratuit • PV de Réception + déclaration pièces justificatives du
d’entrée Grand Livre Journal
• Travaux de Transformation • PV de Recensement • 1 pour le classement du
Service.
• Travaux de Réparation • PV de Réception
• Naissance d’animaux • Certificat Administratif ou PV de Les exemplaires classés
• Cultures, récoltes, Extraction Recensement seront joints aux
• PV de Recensement inventaires résumés de fin
Quand il y a entrées d’ordre : de gestion pour être
conservés dans les archives
• Au début de chaque gestion • Inventaire Résumé + PV de
du service.
• Autres constitution/Dislocation d’unités Recensement
Signés par le Chef
collectives ; changement de dénomination • PV de Recensement + Certificat
d’établissement,
• Régularisation sans pièces régulières). Administratif
Administrateur des
Matières et le Comptable
Quand il y a constatation d'un Existant non pris
des Matières.
en Charge.
• Excédent reconnu par la commission de
recensement • PV de Recensement + Certificat Les bons de sorties: ont une
• Installation de Comptable Administratif numérotation continue et
PV de Recensement
sont établis en double
exemplaires + souche
 Utilisation/utilité/fonction Moment d'utilisation Pièces d'accompagnement Autres (N° d’Exemplaires)

2. BON DE SORTIE DÉFINITIVE

Justifie les sorties dans le Livre Quand il y a :

Journal
Justifie les Sorties
"Définitives"dans le Grand
Livre des Matières
Décharge le Comptable des
Matières
• Cession à titre onéreux • État de Cession du Service
• Cession à titre gratuit • Récépissé valant accusé de
réception
• Remise de matières au réforme + Service des • PV de Réforme + Récépissé
Domaines. valant accusé de réception
(R.A.R.)
• Vente de matières • PV de réforme ou de
Recensement + PV de vente
• • Certificat Administratif
• Changement de dénomination • PV de Recensement +
• Constatation de déficit, disparition, Certificat Administratif
destruction, désolation, etc. Quand il y a sortie
pour réparation, transformation ou autres
travaux.
1ex. : pour les pièces
justificatives des sorties du
Livre Journal
1ex. : pour les archives du
Service. Sont signés par
l’Administrateur des
Matières + le Comptable de
Matières + le destinataire
des matières sorties.
Sont établis en
double exemplaire :
1. ex. : pour les pièces
justificatives du journal
1. ex. : pour les
services.

3. PROCÈS VERBAL DE RÉCEPTION

Justifie les entrées suite a :
• un Achat supérieur à 300.000
• une Cession à titre onéreux
• une Donation
des Travaux de
réparations
Quand on réceptionne des matières suite à : • Facture ou Marché Est établi par une
• Un achat supérieur à 300.000 CFA • Etat de Cession du service commission composée de :
• Acquisition à titre onéreux cédant • Comptable des Matières
• Déclaration d’Entrée • Administrateur des
• Une Donation • Facture Matières
• Des travaux de réparations • Inspecteur des Opérations
Financières (Région de
Dakar)
• Contrôleur Régional des
Finances (pour les autres
régions).
 Utilisation/utilité/fonction Moment d'utilisation Pièces d'accompagnement Autres (N° d’Exemplaires)

4. RÉCÉPISSÉ VALANT ACCUSÉ DE RÉCEPTION DES SORTIES (PROVISOIRES OU DÉFINITIVES)

Décharge le Comptable des Quand il y a sortie de Matières pour : • Certificat Administratif Tiré d'un carnet à souche.
Matières des sorties pour : • Cession à titre gratuit PV de Réforme Etabli en 2 exemplaires,
• Cession à titre gratuit • Remise au service des Domaines dont 1 pour le destinataire.
• Remise au service des • Transformation, réparation ou autres travaux
domaines
• Transformation, réparation ou
autres travaux.
Valide les Bons (modèle
n° 2) correspondant à ces
sorties.

4 BIS. FICHE DE CONSOMMATION DE STOCKS DU 2ÈME GROUPE .

• Facilite le suivi des • Chaque fois qu'on remet en quantité importante Sont tenues par le Chef de
consommations de des fournitures du 2°Groupe à un membre du Service qui détient les
petites fournitures service. fournitures
remises en quantité • Chaque fois qu'un membre du service justifie
importante à un Chef de l'utilisation des matières du 2° groupe qui lui
Service. étaient remises en grande quantité.
• Justifie ces sorties. • Elles sont récapitulées au moins une fois par
mois sur un bon de sortie.

5. PROCÈS VERBAL DE RÉFORME

Renseigne sur la destination des Quand des matières (en magasin ou en service) ne Etabli par une commission
matières réformées sont plus susceptibles d'être utilisées. nommée par le Ministre de
tutelle ou l'Autorité
Administrative Locale
 Utilisation/utilité/fonction Moment d'utilisation Pièces d'accompagnement Autres (N° d’Exemplaires)

6. LIVRE JOURNAL DES MOUVEMENTS AFFECTANT L'EXISTANT

Permet le suivi chronologique Quand il y a établissement de : Bon d’entrée correspondant Carnet à souche avec une
des opérations d'entrée ou de • Bon d’entrée Bon de sortie correspondant numérotation ininterrompue
sortie • Bon de sortie pour la gestion

7. GRAND LIVRE DES COMPTES

Permet de suivre pour chaque Quand il y a établissement de : Bon d’entrée correspondant

compte l'évolution • Bon d’entrée
chronologique de l'existant • Bon de sortie Bon de sortie correspondant

8. INVENTAIRE INDIVIDUEL CONTRADICTOIRE

Justifie l'inventaire du matériel Au début de chaque gestion: Etabli en 3 exemplaires :

en service • Chaque fois qu'un matériel du 1er groupe • 1 pour le détenteur
est affecté de façon durable à un utilisateur. • 1 pour le Comptable
• Chaque fois qu’un matériel du 1er groupe • 1 à afficher dans le local
précédemment affecté a un utilisateur est
repris par le Comptable des Matières

9. RELEVÉ RÉCAPITULATIF DES MATIÈRES ET MOBILIERS EN SERVICE

Donne l'inventaire des Matières • A la fin de chaque Année Budgétaire Inventaires individuels Est établi par le Comptable
et mobiliers en service • Lors des arrêts d'écritures

10. PROCÈS VERBAL DE RECENSEMENT

Montre les écarts entre les Au moment de la prise de Service du Comptable. : Le PV de recensement est Est établi par une
existants en comptabilité et les En fin de gestion accompagné du Relevé commission de recensement.
existants inventoriés Récapitulatif des Matières en
Service et l'Inventaire Résumé
 Utilisation/utilité/fonction Moment d'utilisation Pièces d'accompagnement Autres (N° d’Exemplaires)

10BIS. INVENTAIRE RÉSUMÉ

Facilite l'établissement du PV de Au moment de la prise de service du Comptable Est établi en 3 exemplaires

Recensement • En fin de gestion par le comptable

11. DÉCLARATION D'ENTRÉE À TITRE GRATUIT

Justifie l'entrée à titre gratuit. • Quand on reçoit un don en matières PV de Réception

République Togolaise - Module Gestion administrative de l’école

Gestion des ressources humaines, financières et matérielles de l’école.

1. LA GESTION MATERIELLE

La gestion matérielle est la manière d’organiser et d’administrer les biens d’une école :
Infrastructures, mobiliers, équipements, fournitures.

1.1 – Le domaine de l’école

« L’école n’est pas seulement un ensemble de salles de classes. C’est aussi tout ce qui s’y
rattache, en dépend et la complète matériellement.
Une école doit donc comprendre des salles de classe, un bureau du directeur, un magasin,
une bibliothèque, un atelier, un jardin ou un champ scolaire, des sanitaires, un complexe de
sport, etc. »
Extrait du précis de législation et d’administration scolaire.

Dès sa prise de fonction, un directeur d’école doit maîtriser correctement les limites du
domaine scolaire. Ces limites doivent être matérialisées par une clôture.
Au préalable, il est nécessaire d’obtenir les pièces qui justifient la donation de la parcelle. Ce
domaine doit être surveillé pour garder son intégralité. Le directeur doit utiliser cet espace
dans l’intérêt de l’école.

1.2 – Les biens immobiliers de l’école

On entend par biens immobiliers les biens que l’on ne peut pas déplacer. Il s’agit par exemple
des bâtiments, des installations sportives, des champs d’expérimentation, des installations
d’élevage etc., par opposition aux biens meubles qui sont ceux que l’on peut déplacer comme 7
par exemple, les tables bancs, les manuels, le matériel didactique.

1.2.1 Les salles de classe

Le domaine scolaire en milieu urbain et rural surtout, doit être le modèle dont peut
s’inspirer la population environnante et locale. A cet effet, les locaux doivent être
biens entretenus, la cour et les abords aménagés.
La destination première de ces locaux est l’éducation et l’instruction des élèves, à ce
titre, ils appartiennent aux élèves et aux enseignants.
Ils peuvent servir à d’autres fins culturelles (cours pour adultes, alphabétisation,
éducation de masse etc.,). L’entretien et les frais de dégradation sont alors à la charge
des personnes ou associations ayant utilisé ses locaux.
Toute autorisation accordée à une tierce personne est valable pour une période donnée.
Le premier responsable de la garde, de l’utilisation et de l’entretien des locaux est le
directeur d’école.
- Il en assure la gestion en affectant les classes aux enseignants ;
- Il assure la surveillance des différents bâtiments et prend les mesures utiles contre
leur dégradation ;
- Il sollicite auprès des autorités compétentes ou des ONG des aides pour
réparations et améliorations à y apporter.
- Pendant les vacances, un service de permanence est organisé dans l’école avec la
participation du personnel et la collaboration des autorités locales.

1.2.2 les installations sanitaires

 Les installations sanitaires doivent être entretenues par un comité de santé composé
d’élèves et supervisé par un enseignant. Un calendrier doit être établi, permettant de
nettoyer tour à tour ces installations.

1.3 Les biens meubles, le mobilier

Il s’agit du mobilier, du matériel didactique, des manuels, des fournitures.
La gestion de ces biens doit être rigoureuse pour éviter les pertes ou les disparitions,
elle permettra aussi d’envisager les réparations et le remplacement des biens
défaillants. Pour ce faire, il est nécessaire d’instituer et d’utiliser des outils efficaces de
gestion.

1.4 Les outils de la gestion matérielle

1.4.1 La gestion du mobilier scolaire
Le mobilier scolaire comprend les tables bancs, les tableaux noirs à chevalet, les
armoires, les tables bureaux et chaises
Pour suivre la situation ou le mouvement de ce mobilier, il est institué un cahier
d’inventaire du mobilier scolaire.
Pour l’efficacité du contrôle, il faut réserver à chaque catégorie de meuble une page.
Chacune des pages sera conçue de la façon suivante :

Catégorie de meuble : (exemple : tables bancs)

N° Dates Quantité Stocks Destination provenance

D’ordre Entrée Sortie Ancien nouveau
18 18/09/97 20 100 121 cl. de CE1 O.N.G KASS
19 30/09/97 10 121 111 Réparation cl. de CP
20 10/10/97 10 111 121 cl. de CP réparation

1.4.2 La gestion des fournitures scolaires

On distingue deux types de fournitures scolaires :
- les fournitures périssables (consommables ou fongibles),
- les fournitures non périssables (matériel d’équipement).
Les fournitures fongibles sont celles qui sont directement utilises par le maître ou par les
élèves. Il s’agit des cahiers journaux et registres d’appel, des cahiers, de la craie etc.
Leur gestion permet de surveiller les consommations, de connaître le besoins périodiques et
d’établir les prévisions.

Les fournitures non périssables sont celles que l’on peut utiliser durant un temps plus long.
On peut citer à cet effet le matériel didactique.
On peut gérer le stock de fournitures en utilisant des tableaux dont le modèle suit :

a – Tableau fournitures fongibles

Date Fournitures Existant Arrivée Sorties Stocks Provenance destinataire

15/09/99 Craie 5 boîtes 40 45 IEPD
boîtes
15/09/99 Papier 3 rames 3 IEPD direction
 25/09/99 Craie 45 boîtes 24 21 classes

On peut également prévoir un tableau par type de fournitures (cf. tables bancs). On
réservera alors une page de cahier pour chaque tableau.

b – Fournitures non périssable (matériel didactique)

N° Fournitures Dates Quantité Stocks Provenance Destinati

d’ordre on
Entrée Sortie Ancien Nouveau
1 Livre de 03.03. 5 15 20 IEPD cl. de
lecture 99 CE1

1.4.3 La bibliothèque scolaire

L’école peut disposer d’une bibliothèque et la provenance des livres qu’elle contient
peut être divers : école, inspection, Ministère, ONG, jumelage etc.

Pour éviter les pertes, les vols, les disparitions de toutes sortes, il faut adopter une
gestion rigoureuse en instituant deux cahiers de gestion :
- l’un contenant la liste, tenue à jour, de tous les ouvrages acquis,
- l’autre qui permettra de procéder à des prêts aux élèves.
Ils seront conçus de la façon suivante :

a– Le cahier d’inventaire de la bibliothèque

N° Date Titre Etat Provenance Observation

Enreg. d’entrée
9
26 20/09/97

3 étapes : bon, moyen, usagé

b – Le cahier de prêt
Il permet du suivre le mouvement des ouvrages, leur état d’usure afin de pouvoir aux
réparations nécessaires, aux nouvelles commandes et d’éviter les pertes.

PRET RETOUR
Ordre Date N°li Auteur Titre Etat Emprunteur Date Etat

1.5 – Quelles sont les responsabilités et tâches du directeur en tant que gestionnaire des
ressources matérielles ?
a – Il doit veiller à la maintenance des locaux, du mobilier et du matériel scolaire qui
lui est confié :
- c’est lui qui surveille le bon état des locaux et prévoit les réparations
nécessaires,
 - c’est lui qui est responsable de la gestion des stocks, qui fait l’inventaire de ce
qui existe, qui tient à jour le cahier des entrées et des sorties (même s’il délègue
certaines tâches à un ou des collaborateurs, il n’en demeurés pas moins le
responsable vis à vis des autorités).
Pour ce faire il doit :
• tenir à jour les cahiers d’inventaire, d’entrées et de sorties,
• informer les autorités des besoins, des frais nécessaires à l’entretien ou à
la restauration des locaux existants et au renouvellement à l’avance, des
demandes motivées.

b- Le directeur doit prévoir les besoins de son école et améliorer les conditions de vie
scolaire et la qualité de l’enseignement.
Pour ce faire il doit analyser les besoins de son école et envisager des solutions pour y
répondre.

10
1.2.1 Entretien et rénovations
Texte de S.L. Lamoureux, 2007

Quel que soit le système qui a cours dans le ministère ou dans l’établissement scolaire et peu
importe si les sommes accordées à l’école le sont en crédits ou en espèces, il y a des règles à
suivre pour assurer un bon entretien des édifices, prévoie les réparations ou les rénovations,
demander des devis et calculer les coûts réels. Toutes ces responsabilités incombent au chef
d’établissement scolaire.

Bon entretien

Il faut qu’il y ait dans l’établissement une personne en charge de ce secteur, afin de s’assurer
que les tâches d’entretien et les réparations mineures sont complétées de façon régulière. Un
formulaire qui permet au personnel de signaler les réparations urgentes ou souhaitables à plus
long terme est un excellent outil.

La vérification de l’édifice, du terrain et des équipements est incontournable en raison du

danger qui découle d’un bâtiment en mauvais état ou d’équipements défectueux. Dans la 2e
partie de ce module (Gestion de la sécurité), les conséquences des dommages causés par des
structures déficientes seront exposées.

Cette vérification est aussi une bonne manière de conserver les biens immobiliers en meilleur
état plus longtemps, car il vaut mieux entretenir que reconstruire. Il faut donc que le
responsable de ce secteur fasse régulièrement le tour de toutes les installations et ne se fie pas
seulement aux employés d’entretien ni aux formulaires reçus.

Élaborer des prévisions

Lors de ces vérifications du bâtiment, du terrain et des équipements, le responsable de

l’entretien peut établir une liste des réparations et des rénovations souhaitables. Ce travail
devrait se faire en concertation avec les employés d’entretien, qui peuvent fournir de
précieuses informations concernant l’état des lieux et en concertation avec le directeur qui sait
quels sont les besoins de l’établissement au chapitre de la mission, des effectifs prévus et des
programmes qui seront offerts. Ce travail est préliminaire au plan qu’établira le directeur et
qu’il confrontera ensuite à ses disponibilités budgétaires. Un formulaire déjà présenté dans le
module C suit ce texte ; ce formulaire sert à prévoir et présenter le budget global de
l’établissement et contient une section pour les coûts liés à l’immobilier.

Il est donc nécessaire de prévoir un budget annuel de réparation et rénovation. Ce poste

budgétaire doit tenir compte des dépenses courantes d’entretien normal et tenter de prévoir un
montant pour une réparation ou une rénovation majeure afin de maintenir l’édifice en bon
état. Ce montant pourrait aussi servir à une réparation prévue mais qui dépasse la prévision.
Il y a peu d’exemples que ces sommes ne soient pas utilisées et généralement dépassées en
cours d’année, surtout si le bâtiment est âgé.
Le facteur sécurité peut également modifier les plans d’entretien ou de réparation. En effet, il
arrive assez souvent que les compagnies d’assurance ou les gouvernements fassent une
obligation aux écoles et autres édifices publics de réparer, modifier ou remplacer des
équipements défectueux, des bâtiments dangereux et des terrains qui présentent des risques
pour les utilisateurs. Des travaux de grande envergure peuvent être amortis sur une longue
période s’ils constituent une valeur ajoutée.
Devis et coûts

Lorsqu’il s’avère nécessaire d’effectuer une réparation ou une rénovation, il faut établir un
devis, en général avec l’aide de personnes spécialisées dans le domaine des travaux à
effectuer, puis faire établir des coûts par des entreprises. Le ministère a probablement établi
des règles pour cette opération. Il faut donc suivre les directives et les procédures. En général,
on demande 2 à 3 soumissions de coûts pour un même travail et on retient la plus intéressante
(pas nécessairement la moins chère) pour l’établissement. Pour prendre une décision éclairée,
il faut revenir à la notion de coût réel, déjà examinée dans le module C et décrite dans le
glossaire de ce présent module. Donc, tout calculer, y compris les coûts des dérangements
causés par la rénovation, les pertes de temps et les pertes éventuelles d’effectifs si les travaux
durent trop longtemps, sont bruyants ou limitent l’accès à certains endroits de l’édifice.
On sous-estime souvent les coûts dissimulés comme la perte de temps. Pour annuler ces coûts
cachés et leurs conséquences et aussi pour garder en bon état le parc immobilier, il est
opportun de prévoir les réparations et de demander des soumissions longtemps à l’avance; on
ne sera donc pas placé devant des urgences toujours plus dispendieuses que des projets bien
mûris et documentés.
On peut également faire appel à des ressources peu coûteuses comme des parents bénévoles
ou un partenariat avec des ONG.

Lorsque les travaux commencent, il faut faire preuve de responsabilité et de rigueur, en

surveillant les travaux et en exigeant la conformité au cahier de charges et aux coûts établis, à
défaut de quoi c’est toute la communauté scolaire qui perd dans l’opération.

Il est certain que ce secteur de la gestion scolaire constitue un stress supplémentaire pour des
chefs d’établissement qui n’ont pas la fibre des bâtisseurs et qui estiment qu’ils ont mieux à
faire. Ils se sentent bien loin de la pédagogie mais ils ont tort. Pour dispenser un
enseignement de qualité qui prépare les jeunes à entrer dans le monde du travail, il faut un
établissement adéquat, le matériel nécessaire et la certitude qu’on peut répondre aux besoins
des élèves et du personnel.
1.2.2 Formulaire de demande de réparation

ÉCOLE ______________________________

DEMANDE DE RÉPARATION

Nom de l’enseignant(e) : ______________________________ Local : __________

Réparation : __________ Vol : __________ Perte : __________ (cochez)

a) Appareil audio-visuel :

Type d’appareil : ________________________________________

Marque : ________________________________________

Modèle : ________________________ Numéro de série : __________

Défectuosité : __________________________________________________

__________________________________________________

b) Autres (vitre brisée, pupitre cassé, ampoule brûlée, etc.)

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Date : __________ Signature : ________________________________________

1.2.3. Contrat de partenariat avec une ONG
1.3.1 La gestion des biens et le budget global

Dans la partie Établir un budget du Module C, on a expliqué comment chaque partie des
ressources de l’établissement et toutes les informations que l’on peut recueillir doivent
participer à l’établissement du budget projeté de chaque année. Les Ministères indiquent aux
établissements comment présenter leur budget. Voici le modèle que l’on retrouve au Togo et
le formulaire qui permet de détailler le budget présenté.

1.3.2 Formulaire de budget global au Togo

MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS REPUBLIQUE TOGOLAISE

PRIMAIRE ET SECONDAIRE Travail-Liberté-Patrie

DIRECTION REGIONALE DE L’EDUCATION

DE LA REGION DE……………………………..

INSPECTION REGIONALE DE L’ENSEIGNEMENT

SECONDAIRE DE LA REGION DE…………………

ETABLISSEMENT :…………………………………….

PROJET DE BUDGET
ANNEE SCOLAIRE 2007-2008

EFFECTIFS : Garçons :……..

Filles :…………
Total…………..

I- RECETTES
Prévision des Réalisation des Prévision des
Rubriques dépenses 2006- recettes 2006- recettes 2007- Observations
2007 2007 2008
Report
Recettes 60%
Autres recettes
Total

II- DEPENSES
Prévision des Réalisation Prévision des
N° Dépenses pour Matériel dépenses 2006- des recettes recettes 2007-2008 Observa
d’ordre 2007 2006-2007 - tions
MATERIEL ET
1 MOBILIER
Matériel de bureau
Mobilier de bureau
Outillage
Autres dépenses

2 FOURNITURES
Fournitures de bureau
Fournitures scolaires
Matériel didactique
 Documentation
Carburant
Autres dépenses
DEPENSES POUR
3 ENTRETIEN
Entretien du matériel
scolaire 3%
Entretien des bâtiments
Entretien des bureaux
Entretien des véhicules
Autres dépenses
ACTIVITES
4 PEDAGOGIQUES
Journées pédagogiques
Visites de classes et
écoles
Organisations des
devoirs, compositions et
examens
Autres dépenses pour
activités pédagogiques
DEPENSES DIVERSES
5 DE
FONCTIONNEMENT
Activités culturelles et
sportives
Déplacement du
personnel
Autres dépenses de
fonctionnement

Total

Fait à ……….le…………..
Signatures

Le Président du COGERES Le Secrétaire Le Trésorier général