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Sommaire

Introduction
L'organisation, qui était hier fortement hiérarchisée, est devenue, aujourd'hui un
système.
D'une vision verticale, on est ainsi passé à une vision globale ou ensembliste. En
effet elle s’apparente actuellement a un ensemble d'éléments relié entre eux et dont
les interactions sont de plus en plus complexes, sources des principaux problèmes
en matière de système d'information.

Les organisations sont plus que jamais ouvertes sur l'extérieur ce qui oblige les
gestionnaires à chercher l'adéquation entre les facteurs externes et internes et le
contenu de la stratégie elle-même. A ce titre, l'information constitue le nerf de la
guerre, c’est pourquoi les organisations et plus précisément les entreprises qui sont
soumises à une double contrainte : elles doivent chercher les informations porteuses
de sens, dans leurs environnements ; elles doivent également émettre de
l'information susceptible d'influencer ces mêmes environnements.
D’où Le besoin de collecter, de traiter et de diffuser des informations, ainsi que le
besoin de coordination croissant des activités au sein et entre les entreprises
constituent les nouvelles sources de l'avantage concurrentiel.

C'est au système d'information de prendre en charge ces besoins grâce aux


nouvelles technologies de l'information qui peuvent accélérer les flux d'information,
supprimer des tâches sans valeur ajoutée, renforcer la fiabilité et la qualité des
processus. Toutefois, les nouvelles technologies informatiques ne garantissent pas
toujours l'efficience des systèmes d'information modernes qui réclament de
nouveaux facteurs clés de succès. De plus, la production de l’information exige un tel
niveau de technicité qu'il est désormais difficile de recouper et transmettre aux
différents services toutes les informations nécessaires, sans l'aide des outils
informatique. Ainsi, quelle que soit la méthode de production, en flux poussés ou en
flux tirés, l'utilisation de systèmes d'information s'avère indispensable.

Le système d’information est un carrefour de concepts (information système)


riches et complexes, de ce fait, il est primordial de présenter en premier les
concepts : organisation, système, information pour décortiquer par la suite la relation
qui existe entre le système d’information et la gestion de l’organisation

I. Système d’information au cœur de l’organisation

1. Analyse conceptuelle

Notion d’information

Définition :

Au sens général, une information est un renseignement qui améliore notre


connaissance sur un sujet quelconque.
Mais, « l’information dont les membres de l’organisation ont besoin vaut plus qu’un
renseignement. En effet, la complexité organisationnelle et la turbulence de
l’environnement de l’entreprise ont fait que cette dernière se trouvait obligée de
transformer un ensemble de données de façon significative pour les rendre
utilisables par les membres de l’organisation ».
On peut dire que les décideurs ont spécialement besoin d’information de qualité
capable de leur aider dans le pilotage de l’organisation.
Cette information doit être acquise ou produite avec un coût qui est au moins égal à
sa valeur.
A ce niveau, on peut s’interroger sur les caractéristiques d’une information de qualité.

Caractéristiques d’une information :

Les principales et importantes caractéristiques d’une information peuvent se résumer


en quatre termes : fiabilité, pertinence, coût et avantages.

Fiabilité :

La fiabilité d’une information est la probabilité qu’a l’information d’être digne de


confiance. Autrement dit, une information fiable est une information ne contenant pas
de biais ou d’erreur matérielle dans la manière dont elle représente la réalité.

Pertinence :

Une information est dite pertinente si elle satisfait les besoins de ses utilisateurs.
La pertinence est donc une qualité de l’information, appréciable par un utilisateur
dans un contexte donné.

Coût et avantages :

Certes, l’acquisition ou la production d’une information n’a de sens que dans le


mesure où sa valeur est égale ou supérieur à son coût. Mais en pratique, il est
difficile de mesurer ou d’évaluer la valeur de l’information et par conséquent, il
s’avère incertain de cerner les avantages que cette dernière procure pour les
décideurs.
Toutefois, dans un contexte décisionnel, la valeur d’une information est évaluée à
travers :
Sa capacité à réduire l’incertitude dans laquelle se trouve les décideurs ;
Le degré ou l’ampleur de la modification que génère l’information dans des décisions
déjà pises ;
Sa faculté à faire éviter à l’entreprise un coût d’erreur.
Toute information garantissant les avantages ci-dessus est sollicitée par les
différents niveaux de gestion composant une organisation.

Notion de système

Le système est un ensemble organisé ou les différents éléments sont articulés et


combinés pour répondre à une finalité précise. Pour ce faire, le système contient
plusieurs ressources en termes d’hommes, de matériels, de logiciels, de méthodes,
etc.

Système d’information

"Un système d'information est un ensemble organisé de ressources : matériel,


logiciel, personnel, données, procédures permettant d'acquérir, traiter, stocker,
communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons, etc…)
dans des organisations"1

Le système d’information est donc par nature :


- Hétérogène
- Complexe
- Evolutif

En fonction de la situation dans l'organisation, les caractéristiques des SI seront


différentes :
- Si la décision est stratégique,
- Si la décision est opérationnelle.

Le système d’information, colonne vertébrale de l’organisation assure la réactivité de


l’entreprise, sa communication avec ses marchés. De plus en plus ce sera pour les
entreprises performantes leur avantage concurrentiel décisif2.

2. Dynamique du système d’information au sein de


l’organisation

Le système d’information joue un rôle très important au sein des organisations. En


faite il constitue un vecteur de changement voire le vecteur principal du changement
1
Définition Robert Reix
2
Relation « d’avantage concurrentiel » et SI fera l’objet d’une analyse plus développée dans la deuxième partie
dans l’organisation. D’où la nécessité de présenter les objectifs, les missions, les
intervenants et les différents types d’un système d’information

A. Objectifs et missions

Le système d’information est le langage de l’organisation (un métalangage). Il


reflète ses activités, ses relations avec les différents partenaires. Chaque
organisation a son propre langage et sans lui elle ne peut pas exister. Donc le SI naît
et meurt avec l’organisation. Se constituant d’un ensemble d’éléments matériels
(hommes, machines, méthodes, etc.) permettant d’établir des relations avec les
autres sous systèmes de l’organisation et avec son environnement.

Les systèmes d’information permettent en effet, d’identifier, de traiter puis diffuser les
données ainsi que d’accompagner les organisations et les hommes dans leurs
mutations.

Homme

Organisation Système d’information

D’après le même auteur il « est l’ensemble des organisations et des moyens mis en
œuvre dans un organisme pour assurer l’information interne de cet organisme. Un
système d’information peut ou non contenir des systèmes informatiques »

La mission principale du système de l’information est la quête de l’information,


mémorisation, traitement et communication.. Et au point de vue de gestion le
système de l’information apparaît comme un instrument stratégique pour
l’organisation dans sa recherche d’efficacité organisationnelle ainsi que dans sa
recherche de compétitivité.

Finalités de système d’information :


Par ailleurs, les finalités d’un système d’information englobent deux aspects :

En externe la collecte de l’information doit permettre une connaissance pertinente du


marché et ses acteurs, pour prise de décision stratégiques.

En interne : permet de répondre aux questions qui décide quoi ? qui connaît quoi ?

Le système d’information influence en amont la cohérence de l’organisation et en


aval doit assurer le suivi et le contrôle de la performance

Son implantation au sein de l’organisation est porteuse de certaines questions qui


mettent l’accent sur sa mise en œuvre (adaptabilité et caractère évolutif par rapport à
l’entreprise et sa structure, coût, moyens financiers, différents acteurs, matériels,
logiciels etc.)

B. Les types des systèmes d’information au sein d’une


organisation

Historiquement, dans les entreprises (majorité), les ordinateurs ont d’abord été
utilisés dans 3 types de travaux : la tenue de la comptabilité générale, la facturation,
la paie du personnel.

Par la suite, les applications des technologies de l’information se sont multipliées

Ainsi avec ce développement on se retrouve devant une diversité de système


d’information se distinguant à la fois par la conception et par la mission, on peut les
distinguer comme suivant :

 Systèmes d’information fonctionnels

Généralement chaque organisation est structurée par fonctions, chacune regroupent


un certain nombre d’activités. L’utilisation de systèmes d’information de gestion à
pour but de soutenir chacune des fonctions de l’entreprise: Marketing, fabrication,
gestion des ressources humaines, gestion des opérations et de la production,
comptabilité et finance. Le système d’information fonctionnel est utilisé pour décrire
les divers types de systèmes d’information de ces fonctions
SI Fonctionnels

Gestion commerciale Gestion de Gestion comptable Gestion des


marketing production et financière ressources humaines
Tenue des documents
Gestion des commandes Planification des moyens comptables (journaux et Paie
clients Ordonnancement comptes) Déclarations fiscales
Lancement Documents fiscaux Fichier du personnel
Préparation des livraison Suivi de production Règlements et trésorerie
et expéditions Gestion des compétences
Etude et fabrication Prévision financière Gestion des carrières
Facturation Achats et gestion des Gestion de portefeuille
Gestion des ventes Gestion de la formation
approvisionnements Budgets
Gestion des produits Calcul des coûts
Recherche commerciale Gestion des stocks ...
Gestion du mix...

 Systèmes d’aide à la décision

Les SI peuvent assister les managers dans leur rôle de décideurs, devant finaliser
des actions, organiser des moyens, animer les individus dans les systèmes de
gestion. Toutes ces activités incluent des prises de décision, quel que soit le niveau
du décideur dans l’organisation.

 Systèmes de communication

La communication est fondamentale pour chaque société. Depuis toujours, le


langage, le dessin, puis l'écriture ont permis aux peuples d'évoluer, de transmettre
leurs savoirs et leurs valeurs.

Depuis l'avènement de l'ère informatique, la quantité d'informations accessible à tous


n'a jamais été aussi importante et elle ne cesse d'augmenter à une vitesse
vertigineuse. Elle se présente sous forme de données, d'images, de sons, de films.
Les réseaux informatiques lui permettent de circuler instantanément autour du globe.
Une information omniprésente à laquelle on peut accéder en tout temps et de
partout.
C. Apports des nouvelles technologies d’information et
de communication (NTIC) aux SI

Les nouvelles technologies de l'information, les réseaux et la télématique


transforment l'organisation et les méthodes de gestion des entreprises. La plupart
des entreprises et des organisations sociales voient leurs relations avec leur
environnement profondément bouleversées. La réorganisation des processus de
l'entreprise ne peut s'imaginer actuellement sans une intégration poussée des
technologies de l'information et des nouvelles méthodes de gestion qu'elles
autorisent, et dont l’utilisation intelligente permet l’obtention d’avantages compétitifs.

D. Composition d'un système d'information d'entreprise

1/Composition classique

Dans un système d'information classique d'une grande entreprise, on trouve


fréquemment :

• un ERP - Enterprise Resource Planning (en français : PGI pour progiciel de


gestion intégré) - qui intègre tous les systèmes informatisés permettant de
soutenir le fonctionnement de l'entreprise ;
• des systèmes appelés « spécifiques » (ou encore : non standards, de
conception « maison », développés sur mesure, que l'on ne trouve pas sur le
marché, ...), où l'on rencontrera davantage d'applications dans les domaines
du calcul de coûts, de la facturation, de l'aide à la production, ou de fonctions
annexes.

La proportion entre ERP et systèmes spécifiques est très variable d'une entreprise à
l'autre. L'urbanisation traite de la cartographie des systèmes de l'entreprise et donc
de son système d'information.
Dans les ERP, on trouve des modules couvrant différents domaines d'activité
(comme la gestion de la production, la gestion de la relation commerciale avec la
clientèle, la gestion des ressources humaines, la comptabilité, ...) autour d'une base
de données commune.

Il est fréquent qu'une entreprise soit équipée de plusieurs progiciels différents selon
ses domaines d'activité. Dans ce cas, les progiciels ne sont pas totalement intégrés
comme dans un PGI, mais interfacés entre eux ainsi qu'avec des applications
spécifiques. On trouvera par exemple des applications de :

• CRM - Customer Relationship Management (en français : GRC pour Gestion


de la relation client) : regroupe toutes les fonctions permettant d'intégrer les
clients dans le système d'information de l'entreprise
• SCM - Supply Chain Management (en français : GCL pour Gestion de la
chaîne logistique) : regroupe toutes les fonctions permettant d'intégrer les
fournisseurs et la logistique au système d'information de l'entreprise
• HRM - Human Resource Management (en français : SIRH pour la GRH)
• PDM - Product Data Management (en français : SGDT pour Système de
gestion de données techniques) : fonctions d'aide au stockage et à la gestion
des données techniques. Surtout utilisé par les bureaux d'études.

2/Evolution de la composition du système d'information


Le domaine des systèmes d'information et de communication a certes une forte
composante technologique et informatique. Mais c'est seulement un aspect de ce
domaine qui est en fait beaucoup plus vaste. Il s'agit de concevoir comment circule et
est stockée l'information de façon efficace et cohérente pour toutes les activités
d'une entreprise, d'un réseau d'entreprises, d'une administration publique, des
relations entre entreprises, citoyens, gouvernements...

Le champ est vaste et concerne tous les domaines des activités humaines. Malgré
cette ampleur, ce domaine a son unité scientifique, construit autour de concepts, de
constructions abstraites et concrètes, de composants de méthodes notamment qui
sont indépendantes des activités concernées. Sans doute, un des maîtres mots de
ce domaine des systèmes d'information est-il celui de modèle accompagné de celui
de modélisation.
Par conséquent, dans les entreprises actuelles, le système d'information et de
communication tend à s'orienter vers des ensembles plus globaux, l'information
traitée par l'humain étant une connaissance à gérer.

En complément du SI classique, une ingénierie des connaissances (en anglais


Knowledge Management) s'articule autour des deux composantes suivantes, que
l'on peut retrouver dans chaque domaine d'activité de l'entreprise :

• La gestion de contenu (en anglais : content management), destinée à gérer


les informations brutes et à les transformer en connaissances ou données
mieux structurées ;
• La gestion des accès, c'est-à-dire la gestion des flux et des protocoles
d'échange dans les réseaux de (télé-)communications internes ou partagés
avec les partenaires.

En termes de management des systèmes d'information, une tendance actuelle


correspond à leur externalisation auprès d'une ou plusieurs sociétés prestataires
pouvant se voir confiées la gestion de l'infrastructure informatique, des
développements de logiciels ou encore de la gouvernance.