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PROCESSUS DU CYCLE ACHAT (SDA)

I. OBJECTIF
Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations liées aux achats.

Le destinataire de ce document devra prendre connaissance du processus


décrit ci-après pour chaque module, avant de renseigner le QCI par la suite.

NB : LE PRRESENT QCI DEVRA ETRE RENSEIGNE ET REMIS AU PLUS TARD


DANS LES SEPT (07) JOURS QUI SUIVENT LA DECHARGE

DESTINATAIRE :

NOM :
PRENOM :
FONCTION :
DIRECTION :

DECHARGE :

DATE
II. REGLES DE GESTION
Les acquisitions des biens et services se font conformément au code des marchés
publics.
Les achats sont effectués suivant les règles ci-après :
 Achats de moins de (200 000) FCFA : achats au comptant dans un magasin
de référence ;
 Achats compris entre deux cent mille (200 000) FCFA à cinq millions (5000
000) FCFA : trois (03) facture pro-forma, un bon de commande enregistré et
un procès-verbal de réception. Le dépouillement des cotations reçues
(factures pro-forma) se fait au sein d’une commission d’au moins deux
personnes mise en place par note de la Direction Générale. Cette
commission produit un rapport des cotations.
 Plus de cinq millions (5 000 000) FCFA : appel d’offre. Dans ce cadre, une
commission statutaire siège suivant la procédure de passation des marchés.
A. Planification des achats
Les achats d’un montant de moins de 5 000 000 FCFA ne font pas l’objet d’une
planification particulière. Ils se font sur la base du budget de l’année antérieure
pour faire des prévisions.
En ce qui concerne les achats de plus de 5 000 000 FCFA, leur planification est
effectuée par une commission. Elle comprend deux aspects : une planification
pluriannuelle et une planification annuelle.
La planification pluriannuelle donne lieu à un plan global de passation des
marchés avec des informations relatives aux montants prévisionnels, à la
catégorie de dépenses, aux sources de financement, ainsi qu’aux modes de
passation des marchés pendant une durée à moyen et à long termes (de trois à
cinq ans). Les dates et les étapes clés de la passation des marchés sont indiquées.
La planification annuelle est effectuée parallèlement à l’approbation des
budgets. Elle se caractérise par :
- L’établissement des listes des travaux, fournitures à engager pendant
l’année qui s’annonce ;
- La répartition des responsabilités dans le processus ;
- Le choix des modes de passation des marchés et la définition de leur objet ;
- La fixation des achats, séquences et calendriers de passation des marchés.
B. Constitution du fichier Fournisseurs
La constitution du fichier fournisseurs concerne les acquisitions de moins de
cinq (05) millions FCFA. Elle découle de la programmation des
approvisionnements. Elle permet d’établir une base de données pertinente qui
facilitera les achats ultérieurs. Elle facilite également la budgétisation en
donnant des éléments de référence en matière de valorisation des biens. La mise
à jour du fichier est effectuée au moins une fois par an dans le cadre de la
préparation des budgets prévisionnels, sur la base d’une demande de
renseignements sur les critères suivants :
- Références ;
- Qualité des fournisseurs ;
- Conformité des dossiers administratifs et fiscaux ;
- Délais probables de livraison en cas de commande ;
- Stocks disponibles.

Pour la sélection des consultants, CAMTEL constitue un fichier à partir des


demandes de manifestation d’intérêts publiées par voie de presse écrite ou par
messagerie électronique.
Sur la base des prévisions d’acquisition des biens pour lesquels cette procédure
peut être efficace (fourniture, consommable…), il y a lieu de lancer un appel aux
fournisseurs potentiels, puis fixer les conditions de l’appel et de dépouillement
des réponses, ensuite les données selon les biens et les services souhaités pour
en fin constituer le fichier sur la base des éléments disponibles.
Cette base de données est un élément appréciable qui facilite l’acquisition des
biens et services selon le mode de consultation restreinte, du gré à gré ou de
l’entente directe.
C. Acquisition des biens sur la base du fichier fournisseurs
 La consultation se fait à l’échelon national si les fournitures peuvent être
obtenues sur place et si le nombre de fournisseurs nationaux qualifiés
est suffisant.
 La consultation se fait à l’échelon international si les fournitures ne
peuvent être obtenues sur place. Généralement les achats de moins de
cinq millions (5 000 000) ne font pas l’objet de consultation à l’échelle
internationale à cause des couts pouvant être engendrés et du montant
de marché qui reste limité.
Dans le cas où les fournisseurs de la liste ne peuvent être sollicités, une
recherche en dehors du fichier s’impose. Dans ce cadre, la procédure, les
intervenants et les documents ou interfaces sont identiques que pour les
fournisseurs déjà listés.
D. Entente directe
L’entente directe concerne également les achats de montant inférieur à cinq (05)
millions FCFA. CAMTEL décide de consulter et de traiter directement avec un
fournisseur donné, sans faire appel à la concurrence au préalable. C’est une
procédure d’exception.
Elle s’applique pour les projets d’acquisition des biens et services pour lesquels
l’appel à la concurrence n’est pas nécessaire ou dans des cas pour laquelle la
technicité requise pour exécuter la prestation est rare. Cette procédure s’applique
aux conventions signées avec les organismes partenaires compte tenu de leurs
compétences dans les domaines concernés et la spécialisation de ces derniers.
Suivant ce principe et sur la base du fichier des fournisseurs, certains articles et
services expressément désignés peuvent faire l’objet de cette procédure.
La Commission s’assure en permanence de l’évolution des conditions du marché
pour les offres ne requérant pas une consultation, et une renégociation des prix.
Il s’assure également que le fournisseur offre toutes les conditions de garantie
pour l’exécution correcte du marché. En tout état de cause un rapport
circonstancié devra matérialiser la motivation de contractualiser par entente
directe.
E. Structure de gestion des approvisionnements
La responsabilité opérationnelle des approvisionnements de CAMTEL
appartient au DFB et par le service concerné pour les achats spécifiques. La
commission veille à ce que les achats soient diligentés dans des conditions
d’économies, de qualité, d’efficacité et de transparence.
III. SCHEMA DE COMPTABILISATION D’UNE FACTURE D’ACHAT
a. Enregistrements des factures
1. Facture d’achat au comptant

_______________ __________________
Débit : 60… cout d’achat
Crédit : 5. XXXXXXXXX
Crédit : 4471 AIR XXXXXXXXX
Crédit : 4478 Compte TVA XXXXXXXX
Achat de biens ou prestations au comptant
________________
______________
2. Achat à crédit

___________________ __________________
Débit : 60… au Coût d’achat
Crédit : 40. XXXXXXXXX
Crédit : 4471 AIR xxxxxxxxxxx
Crédit : Compte TVA xxxxxxxxxxx
Facture d’achat des biens ou prestation
__________________ _________________
3. Cas d’avance au fournisseur
__________________ __________________
Débit : 40.9 Mt avance
Crédit : 5. Mt avance
Avance sur commande des biens ou prestations
______________ ____________________
b. Règlements des factures d’achat
_______________ ______________________
Débit : 40. XXXXXXX
Débit : 4471 AIR xxxxxxxx
Débit : 4478 compte TVA xxxxxxxx
Crédit : 5. XXXXXXXX
Règlement facture fournisseur
_______________ _______________________
Règlement facture avec avance au fournisseur
_______________ _________________________
Débit : 40. XXXXXXXX
Crédit : 409 XXXXXXXX
Crédit : 5 XXXXXXXX
Règlement facture fournisseur déduite de l’avance
_________________ ____________________
IV- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
La procédure ci-dessous décrite est relative aux achats effectués par bon de
commande :
1. Expression des besoins
2. Validation des besoins
3. Demande de cotation à trois fournisseurs au moins
4. Réception des offres
5. Analyse des offres
6. Validation de l’analyse des offres
7. Etablissement du bon de commande
8. Passation de la commande
9. Suivi budgétaire
10.Réception des prestations
11.Enregistrement de la facture
12.Reporting
ETAPE INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS
S OU
INTERFACE
1 Expression des besoins

Service bénéficiaire de - Identifie les besoins, les détails Demande de


la prestation ou du bien techniques et les quantités des biens prestation ou du
bien
à acquérir.
Responsable du service
concerné - Fait une demande d’expression.
Registre de
- Valide la demande d’expression transmission

- Transmet le dossier de demande à la


commission

2 Validation des besoins


commission - Examine les besoins et vérifie qu’il
sont prévus au plan d’acquisition des Demande de
prestation ou du
biens, travaux et services de l’année
bien
en cours ;
- S’assure de la budgétisation des biens
à acquérir ;

- Retourne les dossiers non éligibles au


service bénéficiaire en indiquant les
motifs du rejet ;
- Transmet les dossiers éligibles à la
commission pour établissement des
demandes de cotation.
3 Demande de cotation à trois fournisseurs au
moins

- Elabore le dossier de consultation Liste fournisseurs


commission - Prépare une liste d’au moins trois dossier de
consultation
fournisseurs de préférence dans le
fichier de fournisseurs ;
- Transmet le dossier à la DFB ;
Dossier de
consultation signée

- Contrôle la conformité du dossier de


consultation et contrôle la liste des
fournisseurs présélectionnés Lettres d’invitation
DFB

- Valide la liste des fournisseurs


retenus et signe le dossier de
consultation

- Transmet le dossier à la commission

La commission
- Prépare et envoie les lettres
d’invitation aux destinataires après
en avoir gardé copie dans le dossier
« consolidations en cours »

4 Réception des offres


Agent du Courrier - Réceptionne les offres des différents
fournisseurs ; Offres
- Transmet les offres à la commission
-

Procès-verbal
Commission - Vérifie que les différentes offres ont
d’ouverture des
été faites conformément au dossier offres/fiche de
de consultation ; sélection

- Rédige le procès-verbal (PV)


d’ouverture des offres ou factures
pro-forma selon le cas ;

- Remet une copie du PV d’ouverture


au DFB.
- Conserve un exemplaire.
5 Analyse des offres Rapport d’analyse
des offres
- Evalue les offres ;
Commission - Retient le fournisseur dont l’offre
répond le mieux aux critères ci-
après :
 Offre évaluée conforme aux
caractéristiques des biens à
acquérir ;
 Offre la moins distante
(qualité/prix) ;
 Délais de livraison le plus
favorable ;
 Conditions de règlement les
plus favorables
Rédige un rapport d’analyse des offres et le
transmet à la DFB
6 Validation de l’analyse des offres

DFB/DAP ? - Examine le rapport d’analyse de la


commission au vu des offres reçues ; Rapport d’analyse
des offres validé
- Fait reprendre ; le cas échéant ;
Registre de
l’analyse des offres par la transmission
commission ;
- En cas d’approbation valide le
rapport d’analyse des offres ;
- Transmet le dossier à Direction
Générale pour avis d’établissement
du bon de commande, conserve une
copie du dossier
7 Etablissement du bon de commande Bon de commande
- Prépare le bon de commande en 04 visé
DFB exemplaires ;
- Vise le bon de commande ;
- Joint le bon de commande, et le
procès-verbal de la commission ;
- Vérifie la conformité du bon de
commande
- S’assure :
 De l’existence effective du
budget et de la trésorerie ;
 Que le rapport d’analyse est
validé
- Impute budgétairement et vise le bon
de commande
-
8 Passation de la commande
DFB - Transmet le bon de commande au Dossier commande
fournisseur retenu ; en cours
Registre de
- Conserve un exemplaire dans le
transmission
dossier « commandes en cours » ;

9 Suivi budgétaire
DFB Ventile le bon de commande (enregistrement Bon de Commande
comptable) ; budgétisé
10 Réception de la prestation
- Appelle le DFB pour confirmer la date
de livraison ou pour proposer une
Fournisseur
nouvelle date.
- Réceptionne la commande et
contrôle sa conformité
- Transmet la facture pour paiement
au DFB
11 DFB Enregistrement de la facture Facture pré
- Réceptionne la facture du comptabilisée
fournisseur ;
- Enregistre la facture ;
- Impute la ligne budgétaire ;
- Fait un contrôle de l’exhaustivité des
pièces ;
- Transmet toute la liasse pour
comptabilisation et paiement.

12 Reporting
DFB - Elabore les statistiques des
approvisionnements
Rapport
mensuellement ;
- Prépare mensuellement les
principaux indicateurs de
performance (délai de satisfaction
des commandes et des réquisitions,
économies réalisées, état sur
l’évolution des bons de commande
émis et en cours d’exécution ;
contrats signés non encore exécutés,
etc.)
- Soumet les états et statistiques à
l’administration pour validation et
archivent les rapports validés dans un
chrono prévu à cet effet,
- Evalue les fournisseurs et
prestataires de services chaque
année pour ceux qui sont sous
contrats et pour les acquisitions des
biens et services ponctuels, évaluent
la qualité des biens et services acquis.
- Proposent à l’administrateur
l’exclusion des fournisseurs ayant eu
des antécédents de qualité ou sur le
plan du respect des engagements du
fichier.
FICHE DE DIAGNOSTIC DU CYCLE ACHAT

Processus achats et relations avec les fournisseurs


Zones de risques et de contre –performances
 Couts d’achats non optimisés/qualité insuffisante
 Rupture d’approvisionnement/sur stockages
 Détournements (achats personnels, création frauduleuse de comptes fournisseurs
fictifs)
 Paiement de factures ne correspond pas aux biens commandés et
réceptionnés/doubles règlements/versement d’acomptes à tort
 Non obtention ou obtention insuffisante d’avoir, de rabais et remises, de ristournes
ou escomptes de règlement

Diagnostic de la procédure
-Performance des opérations
-Qualité de l’information comptable et financière
-Respect des lois et règlement
-Sauvegarde des actifs
-Traçabilité et mesure des informations

Cadre 1 Cadre 2
votre avis sur
chacun des Commentaires
Objectifs du questionnaire en dix points points et
recommandations
O N
LE DISPOSITIF
S’assurer que la structure
organisationnelle de gestion des achats
est correctement définie
 Définition d’une organisation claire
des achats
 Répartition des achats, selon leur
nature/leur volume, entre les
services et, le cas échéant, avec un
service spécialisé d’achat
 Séparation des taches : qui réalise
les taches suivantes ?
 Définition des besoins
 Relations avec le fournisseur
(négociation, émission de
commande)
 Gestion de la base fournisseurs
 Contrôle de réception
 Gestion de stocks
 Contrôle de la facture/émission
de bon à payer
 Enregistrement comptable
 Limitation des personnes
autorisées à procéder à une
dépense

 Existence d’une formalisation


claire et acceptée de cette
organisation (organigramme,
définition de fonctions, seuils de
délégation, procédures)
 Fonctionnement de la
procédure en adéquation avec
l’organisation prévue
 Respect de la répartition des
achats et de la séparation des
taches (notamment ; ensemble
de « court-circuitage » de
l’organisation)
 Coordination des travaux entre
les différents acteurs chargés
des achats (communication des
besoins, réalisations et suivi des
achats)
 Compétence du personnel
(négociation, connaissance des
achats)

S’assurer que les systèmes et les outils de


gestion nécessaires ont été mis en place à
fin qu’il existe :
 Une politique des achats
 Un processus budgétaire
 Une nomenclature des articles
 Une documentation à jour sur
les natures d’achat
 Une base de référence
fournisseurs
 Des documents renumérotés et
préformatés (bons
commande/demande d’achat, bon
de réception)

PROCESSUS
Sélectionner les fournisseurs les mieux à
même de répondre aux besoins de
l’entreprise
 modalités de sélection des
fournisseurs
 définition de critères de sélection
(par exemple, respect des délais,
qualité des produits et services
client, compétitivité, conformité
avec la réglementation, absence de
rupture de stock, sécurité des
approvisionnements)
 moyen d’analyse périodique et
systématique des performances des
fournisseurs
 au-delà d’un certain seuil d’achats
(ou à fréquence régulière pour
toute catégorie d’achats) existe-t-il
des demandes de devis ou
lancement d’appel d’offre ?
 modalités de gestion de la base des
fournisseurs
 identification des fournisseurs
référencés par type d’achat
 identification des fournisseurs
principaux et de solution
alternatives en cas de défaillance
 exactitude des données (no
adresse, conditions, volume
d’achats réalisés sur la période)
 limitation de l’accès à la base
fournisseurs
Commander les biens et les services
répondant aux spécialisations de
CAMTEL
 Existence de procédures de
demande d’achats
 Suivi des engagements par rapport
au budget ‘identifications analyse et
traitement des dépassements
budgétaires)
 Visa hiérarchiques/fonctionnels
selon des seuils prédéterminés
 Traitement et vérifications des bons
de commandes
 Regroupements des demandes
d’achats afin notamment d’obtenir
des remises
 Liens entre la gestion des
commandes et la gestion des stocks
Réceptionner les biens commandés
 Modalités de suivi des commandes
en-cours et identification des
commandes en-cours non
réceptionnées
 Rapprochement bon de réception
bon/bon de commande (quantité
qualité et délai)
 Gestion des disfonctionnements
(par exemple, absence de bon de
commande, réception partielle,
défaut qualité, retour
marchandises)
 Mise à jour rapide des états de
stocks
 Traçabilité des réceptions
 Suivi de la réalité des prestations de
service commandées
 Pointage des prestations (temps
passé, nature des résultats)
 Contrôle de cohérence avec les
termes du contrat (suivi des
échéances, des règlements…)
Eviter que les factures fournisseurs
soient visées alors même qu’elles ne
correspondraient pas aux
prestations/biens commandés et reçus
 Suivi des bons de réception en
attente de factures
 Rapprochement facture/bonde
livraison/bon de commande
(quantité prix condition de
paiement)
 Réduction à portion congrue des
achats sans commande
 Vérification arithmétique des
factures
 Interface système de commande et
de livraison/système de saisie des
factures
 Suivi des factures présentant des
anomalies
 Dispositifs permettant d’éviter
qu’une facture soit comptabilisé (et
payée) deux fois
Assurer l’exhaustivité de l’exactitude des
comptes fournisseurs
 Examen périodique des comptes
fournisseurs (soldes créditeurs,
rapprochements avec les relevés
fournisseurs…)
 Rapprochement balance
générale/balance auxiliaire/grand
livre fournisseur
 Gestion de la séparation des
exercices (factures non parvenues,
charges constatée d’avance…)
Eviter que les avances soient accordées à tort
 Modalités d’autorisation et de suivi des
avances
 Contrôle d’imputations des avances sur
les factures fournisseurs

Eviter que les


avoirs/escomptes/rabais/ristournes
obtenus ne correspondent pas aux
montants attendus ou ne soient pas
imputés sur les factures
 Gestion des avoirs et des RRR à
obtenir (identification des litiges et
retours pour lesquels les avoirs ne
sont pas encore parvenus…)
Contrôle en milieu informatisé
 L’accès à la base des données
fournisseurs est limité aux seules
personnes habilitées.

 Les accès à cette base ainsi que les


modifications apportées
(création/modification/suppression)
sont tracés avec le nom de l’auteur
 La séparation des taches entre les
différents acteurs (enregistrements
de la facture/contrôle et de
facture/paiement) est garantie
grâce à des habilitations et doits
d’accès clairement définis dans les
systèmes de gestion des achats
 Existence des seuils de délégation
définis dans les systèmes à partir
desquels une validation de la
hiérarchie ou d’un tiers est
nécessaire (es : si bon de
commande supérieur à un montant
prédéfini, la validation du
responsable des achats est
nécessaire)
 Existence de message d’alerte
permettant de garantir l’exactitude
des données saisies dans les
systèmes (ex : si quantité de
marchandises réceptionnées est
supérieure à la quantité
initialement commandée, si
enregistrement dans le système
d’une facture sans bon de
commande associé, si saisie deux
fois de la même facture dans le
système, etc.)

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