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PROCESSUS DE GESTION DES STOCKS DE

FOURNITURE ET CARBURANT (SDI)


I. OBJECTIF

Cette procédure a pour objectif de savoir quelle quantité commander et à quel moment, dans
l'optique de satisfaire le besoin en temps réel de CAMTEL en matière de fournitures diverses et en
carburant. Savoir à quel moment commander, traiter l’ensemble des opérations liées
aux approvisionnements.

Le destinataire de ce document devra prendre connaissance du processus


décrit ci-après pour chaque module, avant de renseigner le QCI par la suite.

NB : LE PRRESENT QCI DEVRA ETRE RENSEIGNE ET REMIS AU PLUS TARD


DANS LES SEPT (07) JOURS QUI SUIVENT LA DECHARGE

DESTINATAIRE :

NOM :
PRENOM :
FONCTION :
DIRECTION :

DECHARGE :

DATE :
II. REGLES DE GESTION

Les approvisionnements en fournitures et carburant se font conformément à la


règlementation et au code des marchés publics.
Les approvisionnements sont effectués suivant les règles régissant les achats.
A. Structure de gestion des approvisionnements
La responsabilité opérationnelle des approvisionnements de CAMTEL
appartient au DFB et par le service concerné pour les approvisionnements
spécifiques. La commission veille à ce que les approvisionnements soient
diligentés dans des conditions d’économies, de qualité, d’efficacité et de
transparence.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
La procédure ci-dessous décrite est relative à la gestion des stocks de fournitures
et de carburant:
1. Expression des besoins
2. Validation des besoins
3. Etablissement de la demande
4. Réception de la fourniture/carburant
5. Enregistrement dans les fiches/registres appropriés
6. Suivi des stocks
ETAPE INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHTES DOCUMENTS
S OU
INTERFACE
1 Expression des besoins

Service demandeur - Identifie les besoins, les détails Demande de la


techniques et les quantités des biens fourniture/carburant
Responsable du service à acquérir. Registre de suivi des
concerné stocks
- Fait une demande
d’approvisionnement.

2 2. Validation du besoin Demande validée


Gestionnaire de stock - Valide la demande formulée par les
services
3 3. Etablissement de la demande
Gestionnaire de stocks - Remplissage du formulaire de sortie
de stocks; Formulaire signé

4 4. Réception de la fourniture de Signature et


carburant décharge dans les
registres
Service demandeur Vérification de conformités de la livraison et
la commande
5 5. enregistrement dans les fiches/registres
appropriés
Instruments mis à
Gestionnaire de stock Mises à jour des instruments de gestion des jour
stocks
6 6. Suivi des stocks
Gestionnaire de stock Fiche de stock
Veille sur les sur stockages et sous stockages

PROCÉDURES DE GESTION DE STOCKS DE FOURNITURES ET CARBURANT

QCI PROCEDURE DE GESTION DE STOCKS DE FOURNITURES ET


CARBURANT
Zones de risques et de contre –performances
 Rupture d’approvisionnement/sur stockages
 Détournements (achats personnels, création frauduleuse de comptes fournisseurs
fictifs)
 Paiement de factures ne correspond pas aux biens commandés et réceptionnés/doubles
règlements/versement d’acomptes à tort
 Se prémunir d’un stock faible (sous-stockage)
 Réapprovisionnement calendaire

Diagnostic de la procédure
-Performance des opérations
-Qualité de l’information comptable et financière
-Respect des lois et règlement
-Sauvegarde des actifs
-Traçabilité et mesure des informations

Cadre 2 Cadre 3
Votre avis sur
chacun des Commentaries
Objectif du Questionnaire en trois points et recommendations
points O N

LE DISPOSITIF
S’assurer que la structure
organisationnelle de gestion des
stocks est correctement définie
et respectée par tous
 Définition d’une
organisation claire des
approvisionnements
 Séparation des taches :
 qui réalise les taches
suivantes ?
 Définition des besoins
 Relations avec le
fournisseur
(négociation,
émission de
commande)
 Gestion de la base
fournisseurs
 Contrôle de réception
 Gestion de stocks
 Contrôle de la
facture/émission de
bon de réception
 Existence d’une
formalisation claire et
acceptée de cette
organisation
(organigramme,
définition de
fonctions, seuils de
délégation,
procédures)
 Fonctionnement de la
procédure en
adéquation avec
l’organisation prévue
 Respect de la
répartition des achats
et de la séparation
des taches
(notamment ;
ensemble de « court-
circuitage » de
l’organisation)
 Coordination des
travaux entre les
différents acteurs
chargés des achats
(communication des
besoins, réalisations
et suivi des
approvisionnements)
 Compétence du
personnel (suivi de la
comptabilité matière)

S’assurer que les systèmes et les


outils de gestion nécessaires ont
été mis en place
 Existe-il ?
 Une politique des
approvisionnements
 Un processus
budgétaire
 Une nomenclature
des articles
 Une documentation à
jour sur les natures
des
approvisionnements
 Des documents internes
pré numérotés et
préformatés (bons
commande/demande de
fourniture, bon de
réception)

Réceptionner les fournitures et


carburant commandés
 Modalités de suivi des
commandes en-cours et
identification des
commandes en-cours non
réceptionnées
 Procédure de réception
(fournitures et carburant)
 Rapprochement bon de
réception bon/bon de
commande (quantité
qualité et délai)
 Mise à jour rapide des
états de stocks
 Traçabilité des
distributions

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