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Révision sur fichier informatique

À la demande de votre employeur, il peut vous être demandé de corriger des textes directement
sur fichier informatique. C’est par exemple souvent le cas lorsque vous travaillez dans les entre-
prises chargées de la communication d’entreprise – rapports annuels, presse interne ou destinée
aux clients. Il s’agit alors de relire le texte sur écran, avant ou après mise en page, et soit d’insérer
directement les corrections vous-mêmes, soit de proposer des corrections en utilisant des com-
mentaires, des annotations, des couleurs repères.
Le propos de ce cours est de donner des conseils pour utiliser les outils propres aux logiciels les
plus couramment utilisés dans le traitement de texte et la mise en page. Il ne s’agit pas de vous en
apprendre les bases, mais de préciser certains points pour vous faciliter la tâche, éviter les écueils
et profiter des avantages de ce mode de correction.

Les logiciels abordés


– Word : traitement de texte et mise en page.
– InDesign : traitement de texte et mise en page.
– ProLexis : logiciel de correction professionnel.
À noter : XPress (logiciel de mise en page) n’est pratiquement plus utilisé. Il n’en sera donc pas
question ici. Il offre, organisées autrement, les mêmes fonctionnalités qu’InDesign.

Avantages de la correction sur écran


Harmonisation orthotypographique
Sur Word et InDesign, le procédé « Recherche et remplacement » permet d’uniformiser facile-
ment sur l’ensemble d’un ou de plusieurs documents l’orthographe, la typographie, les espaces :
– dénicher toutes les occurrences d’un mot ou d’un groupe d’éléments de texte (assem­blage de
lettres, chiffres, signes divers, ponctuation, espaces, etc. qui posent problème) ;
– corriger d’un coup, automatiquement des fautes récurrentes (à faire avec prudence) ;
– gérer les règles ou chartes typographiques sur tout le texte (capitales, sigles, ponctuation…) ;
– accéder rapidement à des éléments similaires (appels de note, formats, niveaux de titre…).

Affiner l’esthétique du texte dans la mise en page


Avoir la main sur le fichier permet de rectifier si besoin les césures, styles de paragraphes, retraits,
textes en drapeau, etc. (il arrive que le maquettiste, parfois plus sensible à l’esthétique graphique de
la page qu’au contenu texte, n’ait pas été très attentif à certaines caractéristiques propres au texte).

Pièges de la correction sur écran


Les dangers de la correction automatique
Il faut faire très attention lorsqu’on veut corriger automatiquement, d’un coup, toutes les occurren-
ces d’un élément de texte. Car en les recherchant, l’ordinateur peut rencontrer une occurrence de
l’élément en question dans un contexte que vous n’aviez pas prévu, où la règle que vous souhaitez
appliquer ne doit pas l’être… et vous modifierez alors ­ce qui ne doit pas l’être. Assurez-vous tou-
jours du bien-fondé de votre demande, imaginez les diverses situations possibles, méfiez-vous et, en
cas de doute, ne remplacez qu’au coup par coup, occurrence par occurrence.


Détérioration de la mise en page
Toute intervention influence plus ou moins l’ensemble du texte, donc son positionnement dans la page.
L’ajout d’une virgule, une capitale peuvent « élargir » le texte au point qu’une ligne nouvelle soit
nécessaire pour le contenir. À l’inverse pour une suppression. Cela peut nuire au bon agencement du
texte dans la page (apparition de veuves ou orphelines, intertitres mal positionnés dans la page, texte
en débord…). Il faut rester très attentif, surveiller ce qu’entraîne chaque modification.

Sécurité avant de commencer à corriger


Avant d’intervenir, créez un fichier nouveau, renommé et daté, et conservez l’original en l’état. En cas
de problème, vous pourrez ainsi vous en référer à l’original et, au pire, tout recommencer.

Correction dans Word (version 2004)


Le correcteur interne à Word
Ne jamais autoriser le correcteur du logiciel à faire le travail automatiquement, car cela peut être
source d’erreurs. Aucune machine ne comprend mieux que vous l’essence d’un texte ni ne connaît les
chartes à respecter et vos contraintes. Mais, en dépannage, cela peut sauver une étourderie.
Par contre, le soulignage en vert ou rouge des fautes ou mots inconnus détectés par Word est un repé-
rage utile. Il arrête le regard, appelle une surveillance accrue de la partie de texte soulignée.

Rechercher et remplacer : Cmd F (⌘F)

Fenêtre
Accès par la barre de menus Cliquer ici pour accéder « Rechercher et remplacer »
en haut d’écran : déroulant aux attributs (caractéristiques ouverte par le raccourci clavier
du menu Édition. des éléments recherchés Cmd F (⌘ F) ou par le menu
ou de remplacement). Édition.

 Veuve, orpheline : ligne solitaire, de début ou de fin de paragraphe, isolée en haut ou en bas de page.

Recherche « avec » ou « sans attributs »
Préciser si besoin les attributs (caractéristiques, formats)
du texte recherché : capitales, gras, italique, style de
paragraphe (voir p. 4), couleur... Une fois choisis, ils
s’affichent en « Options » sous le cadre de recherche
Cocher « Respecter la casse » = rechercher le mot tel
qu’écrit dans le cadre « Rechercher », en cap ou bdc.
Cocher « Mot entier » (donc suivi d’une espace ou
d’une ponctuation) ou non, selon besoin.
« Sans attribut » : toute occurrence quels que soient ses
attributs.
Menu déroulant « Format » pour spécifier les attributs
(de caractère, style, paragraphe…). Cliquer sur un
terme du menu ouvre une fenêtre de spécifications où
choisir ces attributs.

Menu déroulant recherches spéciales : saut


de ligne, appels de note… Pour formuler une
recherche complexe.
• Exemple 1 – chercher les N suivis d’un chiffre : taper
N dans le cadre Rechercher puis cliquer sur « Tout
chiffre ». Le logiciel inscrit un symbole : ici, ^#. Vous
cherchez donc N^#, et trouverez N, N1, N2… N9.
• Exemple 2 – apostrophes fausses (ex. : > dans le

texte à la place de [d>avant/d’avant]). Chercher
« Tout caractère » (^?) suivi du signe fautif que vous
voyez dans le texte (tapé ou copié-collé si vous ne
savezpas ce que c’est, ça arrive). Dans l’exemple, ^?>
pour chercher toute lettre suivie de > (et remplacer par
’ ’
la même lettre suivie de [^? ]).

Recherche avec des caractères génériques


Cocher « Utiliser les caractères génériques » donne
accès à une liste particulière, si on clique ensuite
sur menu déroulant « Spécial », qui permet de
chercher autre chose qu’un assemblage de caractères
« classiques ».
On peut combiner ces caractères génériques avec
les autres.
Par exemple : chercher les tabulations ou retour à la
ligne suivis d’un trait d’union (^t-) pour remplacer
celui-ci par un tiret de dialogue (^t–).


Astuce : chercher le plus petit extrait utile d’un mot pour une vérification de toutes ses déclinaisons
Pour corriger une faute que vous avez repérée comme étant récurrente. Par exemple, pour vérifier
­l’accent sur le I de connaître, chercher connaît (sans cocher « Mot entier ») pour trouver ­toutes les for-
mes conjuguées qui gardent la radical « connaît- » : connaîtra, connaîtront…

Remplacer
Toutes les possibilités de préciser des attributs sont aussi valables pour le cadre « Remplacer par »,
lorsque le curseur de la souris est positionné dessus.

• Vous pouvez rechercher et regarder chaque


occurrence avant de remplacer : cliquez sur
« Suivant » puis sur « Remplacer » ;
• ou rechercher pour remplacer automati­
quement toutes les occurrences d’un coup
« Remplacer tout ».

NB : on peut demander de remplacer par le


« contenu du presse papier » (texte sélectionné
et copié : ⌘C). On trouve cette opportunité
dans le menu déroulant Spécial quand le
curseur de la souris est positionné dans le cadre
« Remplacer par ».

Repérage d’éléments de texte similaires


Les parties de texte – texte courant, légende, note, exergue, copyright, texte ­d’encadré… – suivent nor-
malement des protocoles qui leurs sont propres, suivant la charte choisie. Outre le style de paragraphe
qui leur est affecté, des consignes sont à respecter. Faut-il des points dans les légendes, le prénom du
photographe en copyright ou son initiale, des virgules dans les listes à puces, des points aux exergues… ?
Les appels de note sont-ils au bon endroit, y sont-ils tous ? Etc. Traiter ces questions à la suite, à part,
plutôt qu’au fil de la lecture, délivre d’un souci et évite les étourderies. Avec la fonction Rechercher, on
peut aller de l’un à l’autre sans en rater, si tant est qu’ils soient définis par un style de paragraphe.

Les styles de paragraphe


Ne pas modifier les styles définis par votre commanditaire, ou demander son accord. Ne pas toucher aux
styles de caractère.
Les styles de paragraphe définissent les
spécifications des caractères (police,
graisse, inclinaison…) et le mode
d’ajus­tement des paragraphes dans la
page (justification, fer, retrait, interli-
gne, césures…). On accède aux styles
par le menu Format en haut de l’écran
ou dans la palette de mise en forme.
Cliquer ici pour créer un nouveau
style.
Cliquer sur le picto ¶ (paragraphe) sans
lâcher la souris ouvre une fenêtre qui
permet voir les caractéristiques et/ou
de modifier le style.

Fenêtre ouverte par le menu Format > « Style… ». Fenêtre ouverte lorsqu’on veut créer
un nouveau style ou modifier un style.

Liste des styles. Cliquer sur un style


pour voir ses spécifications
et éventuellement le modifier ou le supprimer.

Styles et préparation de copie


Si on vous demande (ce qui est exceptionnel) une préparation de copie sur fichier informatique, il est
souvent nécessaire de nettoyer le document original en uniformisant, en simplifiant ou en supprimant
des styles. Les auteurs maîtrisent rarement l’outil « Styles » et s’encombrent d’une profusion de sty-
les de paragraphes inutiles et souvent nuisibles à la mise en page. Créez des styles sobres facilement
reconnaissables par leur taille et leur graisse, ou utilisez pour les titres les styles préétablis par le logi-
ciel (Titre 1, Titre 2…) et uniformisez le texte courant (attention à ne pas perdre les enrichissements
du genre italiques, exposants...). Ainsi sera facilité le travail du maquettiste.

Surveillez les notes : les appels doivent être gérés par le menu Insertion > Note
Les arrive que des appels de note, voire tous, soient tapés dans le texte comme des exposants et non par
l’insertion d’un appel « officiel » (menu Insertion > Note, qui régit la numérotation automatique régu-
lière des notes de bas de page ou de fin et qui lie de manière indissoluble chaque appel avec la note qui
lui correspond). La note elle-même est parfois tapée en bas de page sans être donc liée l’appel. Cela peut
occasionner des erreurs dans la mise en page lors du passage en InDesign par exemple. À rectifier systé-
matiquement avec beaucoup de minutie (avant chaque correction de l’appel, copier le texte de la note).

Raccourcis clavier
Les raccourcis sont inscrits en face de chaque opération dans les menus déroulants du haut de l’écran.
On peut trouver aussi le raccourci des caractères en regardant le visualiseur de clavier.


Quelques exemples de raccourcis clavier utiles
Espace insécable : Alt + barre d’espace
Tiret (–) : Alt + Maj + trait d’union
Guillemets français : ouvrant : Alt è / fermant : Alt Maj è

Caractères spéciaux : menu Insertion (en haut d’écran)


On y trouve des listes de lettres, chiffres et symboles, la ponctuation, les espaces, etc. et leur raccourci
que l’on peut soi-même programmer si besoin.

Révision sans saisie de correction : insertion de commentaire et suivi de modifications


En l’absence de sortie papier, s’il vous est demandé de ne pas corriger vous-mêmes le texte ou de
laisser une trace de tout ce que vous avez corrigé (choix de processus de travail interne, besoin de
jauger vos corrections, de les accepter ou pas, de dialoguer avec l’auteur…).
Word fournit deux outils : l’insertion de commentaire et le suivi de modifications.

Ces deux outils sont aussi accessibles par la barre de menus en haut d’écran, respectivement menu
Insertion et menu Outils.
Cliquer sur « Suivi de modifications » ouvre
une petite fenêtre pour choisir les conditions
d’affichage des modifications (lors de l’édition,
à l’écran, sur document imprimé). Cliquer sur
« Option » affiche les caractéristiques d’affichage
des modifications (voir page suivante).


Suivi de modifications et commentaires : choisir leur mode d’affichage sur la page
La fenêtre Options permet de déterminer comment vont apparaître les corrections apportées au texte :
comment sera visible un mot remplaçant un autre, du texte supprimé, de la mise en forme changée,
comment montrer en marge au lecteur que quelque chose a été corrigé dans telle ligne…
Des menus déroulants de mise en forme « Marque » (souligné, italique, gras, couleur), permettent de
personnaliser chaque type d’intervention.
Apperçu de
l’effet choisi.

Cliquer sur
les flèches
pour ouvrir
les menus
déroulants.

Couleur d’affichage
des commen­taires.

Afficher l’explication des modifications effectuées


dans des bulles en marge droite de la page,
ou non, et en noter l’auteur, ou non.

NB : lorsqu’on vous confie un original, il peut arriver que le suivi de modifications et les commentai-
res ne soient pas visibles tout en ayant été utilisés (s’il il y a plusieurs auteurs, ils ont souvent eu besoin
de communiquer entre eux par ce biais).
Cliquez dans la barre d’outils horizontale ou dans le menu Outils pour les afficher.
Puis dans le menu Outils sur « Accepter ou refuser
les modifications » pour les accepter.
Car normalement, le texte a déjà été validé.

Cliquer ici pour voir le volet Révision


de bas de page si besoin (Voir page
suivante).


Volet Révision en bas de la page et
affichant la liste des modifications et
commantaires les uns à la suite des autres.

Suivi de modifications et commentaires affichés dans des bulles en marge et par des soulignements et
couleurs dans le texte
Vous révisez un texte selon votre liberté d’action (interdiction de modifier le texte – utiliser unique-
ment les commentaires – ou possibilité de saisie). Avec le suivi de correction, toute correction est
mise en valeur, mais elle est parfois peu visible (ajout de virgule, par exemple).
Sur un document comportant beaucoup de fautes ou sur lequel vous avez beaucoup de questions à poser,
la page peut devenir très encombrée et illisible. Il vaut mieux demander une sortie papier.

Mise en valeur de corrections par surlignage, barré, souligné et/ou mise en couleur du texte
Autre solution, la mise en valeur de vos interventions ou des passages douteux grâce au surlignage des
parties concernées, à la mise en couleur du texte, le soulignement, etc. Donner au destinataire les codes que
vous avez chosis. (Exem-
ple : barré = supprimé ;
texte rouge = mot changé ;
surligné vert = orthographe
corrigée ; surligné bleu :
ponctuation corrigée ; surli-
gné jaune + texte rouge gras
italique = questions…).
Pensez aussi à créer un
document à part pour y
noter vos remarques, en
localisant bien le problème
dans le texte.

Présentation succincte de la révision dans Word 2011
Word 2011 offre les mêmes fonctionnalités que Word 2004, améliorées et présentées autrement.
Taper ⌘F n’ouvre pas une fenêtre spéciale. Celle-ci est remplacée par un volet « Rechercher et rem-
placer » situé à gauche du texte, accessible par le menu Affichage.
Recherche simple ⌘F :
Afficher le volet Rechercher Cliquer pour ouvrir le bandeau saisir le mot dans
et remplacer : menu Affichage > Révision (commentaires, suivi le cadre ci-dessous.
Encadré > volet Rechercher. de modifications).

Une barre d’onglets remplace la palette


de mise en forme.
Nouveau­té inté-
ressante : le surli-
gnage simultané
dans le texte de
toutes les occur-
rences du mot
cherché.
Tout ce qui carac-
térise la révision
dans Word 2004
est valable, mais
accessible autre-
ment. N’hésitez-
pas, ici comme
dans Word 2004,
à fouiller, essayer,
apprivoiser.

Cliquer sur le picto « engrenage » pour accéder à « Recherche et


remplacement avancés » (spécifications et attributs).


Correction dans InDesign
Quand on corrige un document mis en page (ce qui est rare, sauf dans certaines entreprises de communi-
cation), il est impératif d’être très attentif à ne pas détériorer le travail du maquettiste. Une mise en page
en InDesign est composée de blocs d’illustration et de blocs texte agencés selon une charte graphique et
des critères esthétiques. Tout ce qui concerne la taille et la position des blocs et les caractéristiques des
styles du texte est sous la responsabilité du maquettiste. Les modifications qu’on a le droit d’y apporter
sont infimes : demandez quelle est votre marge de manœuvre. En général, on travaille alors dans les
locaux de l’entreprise, le maquettiste peut donc vous aider aussi sur l’utilisation du logiciel. N’oubliez
jamais que votre travail à vous est la correction, non la mise en page. Mais il faut en savoir assez pour
ne pas commettre d’impair.

Modes d’affichage du document : mode Aperçu et mode Normal


On peut regarder le document sans qu’apparaissent les marges de la page, les contours des blocs et les
caractères masqués (espaces…) : c’est le mode Aperçu (ci-dessous). Si cela facilite la lecture, cela ne
permet pas de contrôler les implications de vos interventions.
Pour afficher les marges et repères de blocs, aller dans menu Affichage en haut d’écran ; pour les carac-
tères masqués, aller dans le menu Édition.

Ou demandez d’afficher tout d’un coup (mode Normal).


Il existe deux accès pour passer du mode Normal au mode
Aperçu et vice-versa.

Cliquez sans lâcher la souris


sur la petite flèche noire Lorsque le curseur de la
du bouton illustré d’un carré souris est hors page (dans le
situé tout en bas de la barre gris en mode Aperçu) tapez
verticale des outils : un menu sur la touche w du clavier.
s’ouvre pour choisir le mode Et inversement (dans le
de visualisation. Déplacez la blanc hors page en mode
souris (en appuyant dessus) Normal).
vers votre choix, puis lâchez.
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Mode Normal : avec affichage des repères
Bandeau Contrôle : pour les attributs
et caractères non imprimés
de paragraphes, caractères, blocs.

Barre Outils. S’affiche Palette d’information et d’accès aux données


grâce au menu Fenêtre du document (styles, pages, couleurs…).
du haut d’écran. Sorte de tableau de bord pour la mise en page.
S’ouvre automatiquement à l’ouverture du fichier.

Le menu Fenêtre en haut d’écran


Il permet d’afficher, selon les besoins, les barres
d’outils et d’ouvrir les fenêtres de spécifications
des styles, d’habillage des blocs, de pagination,
etc.
Notamment, le menu Textes et tableaux, com-
posé de sous-menus pour gérer les formats de
paragraphe, de caractère, de tableau, et accès
aux caractères spéciaux (les glyphes).

Le contenu des fenêtres de spécifications de


paragraphes, caractères et blocs se trouvent
aussi dans le bandeau Contrôle en haut du
document (voir plus loin : barre d’outils et type
d’intervention). Il y a donc pour presque tout
plusieurs accès possibles. À vous de choisir
ce qui vous convient le mieux.
Cliquer pour ouvrir telle et/ou telle fenêtre
de spécifications ou barre d’outil. Les petites
flèches ouvrent les sous-menus.
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Le menu Texte
Le menu Texte donne accès aux différentes tâches
permettant d’intervenir sur le texte : formats de
polices, paragraphes, styles, modification de casse,
insertion de note, de glyphes (caractères spéciaux),
puces, insertion d’espaces divers, de saut…

Sous-menu pour insérer


des espaces (insécables, fines…),
avec leur raccourci clavier.

La barre Outils verticale et les différents types d’intervention


Avec InDesign, on doit choisir une option de curseur, c’est-à-dire un outil, selon l’ac-
tion à accomplir. Ci-dessous, la liste de ceux qui vous seront les plus utiles. La petite
flèche noire à côté du picto signifie que l’outil se décline.
– Curseur Bloc : de sélection et intervention sur tout bloc (cadre)

– Curseur Image : de sélection et intervention sur contenu de bloc image

– Curseur Texte : de sélection et d’intervention sur le texte

– Outil Tracé de lignes

– Outil Crayon (tracés courbes)

– Créer un bloc image vide

– Créer un bloc texte vide

– Pipette : pour copier les caractéristiques d’un élément de texte pour les
appliquer à un autre ; copier une couleur existante

– Outil Main pour déplacer la page dans tous les sens par rapport à l’écran :
permet de « voyager » sur le document de manière fluide. (Quand on est en
curseur Texte, on récupère l’outil en appuyant sur Alt : tant qu’on ne lâche pas,
on garde l’outil Main).

– Loupe : pour agrandir la taille du document à l’écran (raccourci clavier :


⌘ espace). Pour réduire, quand on a la loupe, appuyez en même temps sur Alt
(raccourci clavier : Alt ⌘ espace)

– Outil Couleur : de contenu ou de contour (de texte ou de bloc)

– Pour choisir l’affichage du document à l’écran : mode Normal ou Aperçu, etc.

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Le bandeau Contrôle
En mode curseur Texte, ce bandeau affiche les spécifications de paragraphe ou de caractères selon l’op-
tion que l’on choisit. Cliquer sur le picto A à gauche du bandeau Contrôle pour les caractères.

Cliquer sur le picto ¶ pour ouvrir les spécifications de paragraphe.

Le menu Fenêtre et les fenêtres de spécifications

Hormis le bandeau Contrôle, on a accès aux spécification dans le menu Fenêtre en haut d’écran, qui
permet d’ouvrir des fenêtres dédiées aux caractères, paragraphes, tableaux, habillage, etc. Pour désen-
combrer l’écran, on peut les laisser apparentes mais fermées comme de petits onglets puis les rouvrir en
cliquant sur la petite flèche à gauche du titre.

La palette « tableau de bord » à droite de l’écran


Cette palette comporte neuf thèmes de menus d’outils utiles en maquette.
– Pages : accès au chemin de fer et aux gabarits de mise en page.
– Calques : accès aux calques utilisés pour la maquette (ne pas toucher).
– Liens : concerne les « adresses » dans l’ordinateur des fichiers images
utilisés dans la mise en page.
– Contours : format (épaisseur, type…)
des contours de blocs.
– Couleur : pour fignoler une couleur
– Styles de caractères : format des
lettres et autres (on y touche rarement).
– Styles de paragraphes : celui qui vous
servira le plus.
– Nuancier : palette de couleurs, pour
le texte ou les à-plats et contours des
blocs.
– Habillage de texte : pour éloigner des
blocs (texte ou autre) voisins, déterminer
des marges autour des blocs.

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Format de caractères et enrichissements

Les valises de polices : romain, italiques, graisse


Une « valise » de polices est une famille de polices de caractère identiques du point de vue de leur
esthétique, mais déclinées pour couvrir un spectre plus ou moins grand de mises en forme : reg­ular
(romain), bold (gras), italique, light, semi-bold, black…
Il est impératif de se servir de ces polices assignées. Il n’y a d’ailleurs pas d’autre moyen de demander
de l’italique, du gras, etc. S’il manque un format dans la valise (italique par exem­ple), demander aux
maquettistes comment procéder pour pallier ce manque.
Nom de la valise de polices. Ouvre la liste des polices en stock dans l’ordinateur.

Graisse et inclinaison de la police sélectionnée. Ouvre la liste des graisses contenus dans la valise.

Par exemple, un titre de livre est en Garamond romain


dans le texte : pour le mettre en italique, cliquer sur le
format de police idoine dans le bandeau Contrôle (ou dans
la fenêtre Caractère, cf. ci-dessous).

Enrichissements de caractères
Italique, exposant, indice, capita-
les, petites cap, souligné et barré
sont accessibles dans le bandeau
Contrôle ou la fenêtre Caractère.
Cliquer sur le picto en haut à

droite (entouré ci-contre) pour


ouvrir la mini-liste des enrichis-
sements.

Menu styles de paragraphe (palette tableau de bord)


Pour appliquer un style, positionnez le curseur sur un paragraphe, sans même le sélectionner en entier.
Cela ne détruit pas les enrichissements (italique, exposant…).

Appliquer strictement un style (touche Alt + style)


Si un élément de texte a été mal modifié ou enrichi à tort, on peut revenir au style initial « pur » :
appliquer le style tout en appuyant simultanément sur la touche Alt. Attention, cela supprime les enri-
chissements (italique, gras, exposants…) et les modifications d’approche (voir plus loin).

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La fenêtre Paragraphe et sa mini-liste

Les approches de caractères


(fenêtre Caractère ou bandeau Contrôle)
On peut réduire ou augmenter la place que prend le texte en resserrant ou en élargissant l’espace entre
les lettres afin de faire tenir au mieux le texte dans un espace (bloc Texte), d’éviter les débords si on
a ajouté une correction ou de « rallonger » quand on a supprimé quelque chose
(gagner une ligne ou créer une ligne en plus), pour respecter strictement la mise
en page (voir plus loin : ajustement du texte dans le bloc, p. 18).
NB : l’approche est un des attribut du style paragraphe.
• Approche « neutre » = 0 (caractères espacés normalement).
• Maximum et minimum à s’autoriser en général : +15 (élargir) et -15
(resserrer). Au-delà de +15 et de -15, attention : le texte peut devenir vraiment
trop lâche ou trop serré, ce qui nuit à la lecture et pose parfois des problèmes
lors de l’impression.
Sélectionner le texte, aller dans le bandeau Contrôle
-7 ou la fenêtre Caractère.
Dans le cartouche AV souligné d’une flèche, rem-
placer le nombre inscrit en en saisissant un autre, ou
cliquer sur les fléchettes à gauche du cartouche, ou choisir dans la liste déroulante
(l’incrément se fait alors de 10 en 10 ou plus). Voir le résultat, rectifier si besoin…

Si le texte est justifié, ne pas faire de retour à la ligne forcé (touche Maj + touche « à la ligne ») pour
gagner de la place, car il reste en mémoire et si le texte est modifié après coup, cela créera de grands
espaces blancs entre les mots. Le retour forcé n’est utile que pour du texte en drapeau (aller à la ligne
sans créer un paragraphe nouveau).

Les césures (raccourci : ⌘ maj D) : à voir avec le maquettiste


En cas de doute, vérifier les para-
mètres de césure dans les styles.
Les options classiques sont :
– mots d’au moins 6 lettres ;
– nombre de lettres avant
et après césure : 3 ;
– limite de césures à la suite : 3.
Choisir ce qu’on veut bien couper.
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Vérifiez aussi la langue du document (français) pour que les césures automatiques soient correctes.

– Césure conditionnelle (raccourci : Maj ⌘ -) : non définitive


Cette césure disparaît quand le texte est modifié ultérieurement et que le mot qui était en bout de
ligne se retrouve au milieu. Placez le curseur Texte à l’intérieur d’un mot (par exemple le mot
impression dans l’image 1 ci-dessous). Tapez Maj ⌘ - (trait d’union) (2) pour demander une césure
à l’endroit où le curseur est placé. Si le texte change (3), déplaçant le mot concerné, la césure dispa-
raît – demeure un caractère masqué, souvenir de la manœuvre (4). La même commande, placée au
début d’un mot, interdit qu’il soit coupé.

1 2

3 4

Ne jamais faire de césure avec le trait d’union, car si le texte change, le trait d’union reste visible, non
plus en fin de ligne mais n’importe où. On constate assez souvent ce problème en presse. Dans l’exem-
ple ci-dessus, le mot impression, peut devenir impres-sion, en plein milieu du texte.

Espaces de ponctuation
Pour les raccourcis, voir menu Texte > Insérer une espace (voir aussi la liste de raccourcis page 19).

Espace insécable : Alt ⌘ X

Espace fine insécable : Alt ⌘ Maj M

Recherche et remplacement et révisions sur un document ou sur plusieurs à la fois


Taper ⌘F ou sélectionner Recher-
cher/Remplacer dans le menu Édi-
tion ouvre une fenêtre similaire à
celle Word 2004.
Les actions sont sensiblement les
mêmes. On peut en plus deman-
der d’effectuer une recherche et
remplacement sur plusieurs docu-
ments, s’ils sont ouverts.

Cadres où préciser si besoin


des attributs de caractère ou de
paragraphe pour la recherche
et/ou le remplacement (cliquer
sur le picto T ouvre les options de
format). Supprimer les attributs en
cliquant sur le picto poubelle.

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Mise en page : pages et gabarits
Le volet Pages à droite de l’écran présente le chemin de fer du document. Au-dessus de celui-ci, on
trouve les gabarits de pages (auxquels vous ne devez pas toucher sans autorisation).

Les gabarits déterminent les marges, le nombre de colonnes, les place, format et contenu des titres cou-
rants de haut et bas de page, le format de numérotation de pages... Tout ce qui doit se répéter de page en
page. Ces éléments sont donc gérés automatiquement du fait qu’ils figurent dans le gabarit.
Ne pas changer, en corrigeant une page, le contenu de ces éléments, sauf s’il est certain que ce que vous
devez modifier constitue une exception par rapport au gabarit prédéfini, car cela détruit l’automatisation
sur cette page et, en cas de rectification ultérieure de gabarit, cette page ne sera plus prise en charge
automatiquement : elle ne profitera pas de la modification demandée sur gabarit.

Le bloc texte
On sélectionne un bloc Texte (comme un bloc Image) grâce à l’outil curseur Bloc (flèche noire) de la
barre Outils à gauche (afin de déplacer le bloc, de le modifier ou de le choisir pour travailler dedans).
Pour intervenir sur le texte, choisir l’outil T de la barre Outils : le curseur Texte.
Si vous n’arrivez pas à « incruster » le curseur Texte dans le texte, c’est soit que le bloc est créé dans
le gabarit, soit qu’il est en arrière-plan. Pour « l’attraper », tapez Alt ⌘ tout en cliquant dessus avec le
curseur Texte (les contours de bloc apparaissent et on peut accéder au texte avec le curseur Texte).

Débord de texte hors du bloc Texte


Le petit plus (+) rouge situé en bas à droite du contour de bloc (lors-
que les contours sont visibles, donc avec un affichage en mode dit
Normal) indique qu’il y a du texte en débord. Pour être en mesure de
rectifier de problème, vous devez voir ce qui déborde en agrandissant
le bloc texte avec l’outil flèche noire (curseur Bloc).

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Pour agrandir ou réduire un bloc texte ou image,
prendre le curseur Bloc et tirer sur une des « poi-
gnées » du bloc situées au milieu de chacun des côtés
du bloc (il y en a aussi une à chacun des coins).
Quand le bloc est assez grand pour contenir le texte,
la petite croix rouge disparaît.
Ne modifiez pas les blocs inconsidérément : leur format et leur place sont un choix de mise en page. Si
le débord est trop important, si vous hésitez à intervenir, signalez le débord au maquettiste afin qu’il se
charge du problème.
Pour déplacer un bloc texte ou image, sélectionnez-le avec le curseur Bloc et déplacez le curseur, qui
emmène le bloc avec lui. Ou, une fois le bloc sélectionné, déplacez-le avec les fhèches haut/bas/droite/
gauche du clavier. Attention aux implications de votre manœuvre.

Ajustement de texte dans le bloc grâce à l’approche de caractères


Quand le texte a été trop raccourci ou allongé (ne serait-ce que par suppression ou ajout d’une virgule),
il peut tenir sur une ligne de moins ou créer une nouvelle ligne, ce qui déplace tout le reste.
Dans l’exemple ci-dessous, la fin de la dernière phrase de la colonne de gauche se retrouve sur la
colonne de droite, au-dessus des notes de fin (texte = « […] les liens que je tisse. »).

Or on ne peut pas allonger


le bloc texte d’une ligne car
le texte est calé sur la marge
de bas de page.

La solution : réduire l’approche des caractères du dernier


paragraphe de la colonne de gauche (ci-dessus surligné
en noir car il est sélectionné). On pourrait aussi réduire
un autre paragraphe en amont, si cela était préférable.
Sélectionnez le paragraphe, changez l’approche des
caractères et voyez ce que cela donne. Ici, comme le
montre le surlignage noir, le gain de place a été possible,
le mot en débord est « rentré » dans la limite impartie.
NB : un signe + est apparu à côté du nom de style
(Texte+), pour signaler que ce paragraphe n’est plus au
style originel.
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Quelques raccourcis clavier pour InDesign
Nombre de raccourcis classiques de Word sont valables : ⌘ A, ⌘ C, ⌘ V, ⌘ X…
⌘ Z…………………… Annuler action précédente
Alt ⌘ Z……………… Rétablir (annuler annulation)

Affichage
W……………………… Afficher les repères ou pas : mode Normal ou Aperçu
⌘ $ (dollar)… ……… Afficher/masquer repères et marges de la page
Alt ⌘ I……………… Afficher/masquer caractères invisibles
Alt H………………… Afficher/masquer les contours de blocs

Bloc (curseur noir Bloc)


⌘ et clic souris… … Déplacer un bloc
⌘ Alt C… ………… Ajuster la hauteur du bloc à la taille du texte
⌘ Alt « … ………… Répéter la transformation
Maj et flèches de déplacement du clavier …… Bouger un bloc d’1 point (amplitude de
déplacement plus grande que sans la touche Maj)
Alt ⌘………………… Accéder à un bloc en arrière-plan

Zoom et déplacement
⌘ + (sur pavé numérique) …. Agrandir l’affichage à l’écran (zoomer)
⌘ – (pavé numérique.) …… Réduire l’affichage à l’écran (dézoomer)
⌘ espace et clic souris ……. Zoomer
Alt ⌘ espace et clic souris ….. Dézoomer
⌘ =… ……………… Zoom avant vers l’endroit où on clique le curseur
⌘ et molette souris Zoom avant et arrière (très sensible)
⌘ à … ……………… Ajuster la page à l’écran
Alt et clic (sans lâcher la souris) …… Déplacer la page dans l’écran avec l’outil Main

Travail sur le texte (curseur Texte)


⌘ C… ……………… Copier / ⌘ V …… Coller
⌘ Maj et flèche bas …… Sélectionner le débord
⌘ A… ……………… Tout sélectionner
Maj ⌘ A… ………… Tout désélectionner
⌘ Maj T… ………… Ouvrir la fenêtre des tabulations
⌘ B… ……………… Ouvrir la fenêtre des options de bloc Texte
Alt et flèche gauche ou droite …… Modifier l’approche des lettres (réduire ou élargir)
Alt et flèche haut ou bas …… Modifier l’interlignage (réduire ou élargir)
Alt Maj… …………… Appliquer le style strictement (supprime les enrichissements)
Maj ⌘ - (trait d’union) …… Césure conditionnelle
Alt ⌘ X … ………… Espace insécable
Maj alt ⌘ M……… Espace fine
⌘ §…………………… Aligner le texte en retrait sur la première ligne du paragraphe
Alt ⌘ i… ………… Afficher/masquer les caractères invisibles

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Corriger un texte avec ProLexis
Certaines entreprises chez qui vous allez travailler peuvent vous proposer d’utiliser ProLexis, logiciel
professionnel de correction à installer pour Word, InDesign et/ou XPress. Il corrige orthographe, gram-
maire, typographie, espaces de ponctuation, on peut le personnaliser selon les chartes à appliquer et les
besoins du moment. Il est très fiable sur la ponctuation et les règles typographiques classiques (capitales
aux noms propres, traits d’union, espaces…). C’est un bon outil de surveillance des accords. On peut y
créer des dictionnaires temporaires... Mais il n’est pas infaillible. (NB : pour vous-mêmes, vous pouvez
vous renseigner sur le logiciel de correction Antidote, moins cher, qui a très bonne presse.)
La gestion des diverses options de ProLexis est compliquée : espaces pour la ponctuation, assembla-
ges de lettres imposant des spécifications, par exemple des exposants ou des petites capitales (siècles,
mesures, écriture des nombres…). Ceux qui vous proposent d’utiliser Prolexis ont généralement réglé
ces options. Demandez conseil.
Quand on demande de corriger un document ouvert
(analyse orthographique, grammaticale ou typogra-
phique, ou les trois en même temps), Le logiciel
« rouvre » en quelque sorte le document dans une
fenêtre ProLexis. Il repère les fautes et en donne une
liste. Quand vous sélectionnez une faute suggérée, il
va la chercher dans le texte et la surligne.
On corrige ou ignore les fautes qu’il trouve en cliquant
sur « Corriger » ou « Ignorer », occurrence par occur-
rence, ou toutes occurrences similaires d’un coup. On
peut aussi cliquer dans le texte et insérer une modifi-
cation soi-même. Attention, les modifications influen-
cent toujours la mise en page.
Prolexis peut apprendre des mots : cliquez sur « Apprendre » quand il rencontre un substantif, sigle,
nom propre ou autre qu’il ne connaît pas et qui vous est utile. Il vous demandera sa catégorie (nom,
verbe…) et des infos sur ses déclinaisons (1er groupe, féminin en -euse, invariable…) et gérera ensuite
diverses situations seul : pluriel, féminin, accords…
Propositions de correction. Correction choisie. Dictionnaire utilisé.
.
Fenêtre de
vérification : à partir
d’un document Word
ou InDesign ouvert,
activer ProLexis et
demander Analyse
orthographique,
grammaticale
ou typographique.

Liste des erreurs


certaines ou
supposées. Cliquer
sur celle que vous
voulez regarder.

Choisir de corriger
les erreurs trouvées
ou de les ignorer.

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