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Cas ERP BBS

Cas ERP – BBS

Présentation de l'entreprise BBS

L'entreprise BBS est spécialisée dans la fabrication de pizzas, pâtes et autres spécialités salées et
sucrées surgelées. Elle conçoit ses produits au sein de son service R&D :

- soit à sa marque propre en fonction de l'analyse du marché réalisé par le chef de produits;
- soit en réponse à des cahiers des charges des enseignes de la distribution, pour les produits à la
marque du distributeur. Dans ce cadre, l'entreprise a besoin d'une traçabilité totale des informations
concernant ses achats et sa production.

Elle est certifiée ISO 9000 depuis 5 ans et ISO 14000 depuis 3 ans. Les commandes produits
effectuées par les enseignes, directement ou par les plateformes logistiques, sont effectuées en EDI.
L'entreprise a développé un réseau d'agents commerciaux dans les pays de l'UE, afin de promouvoir
plus largement ses produits à marque propre. L'entreprise emploie actuellement environ 250 de
personnes dont:

- 200 ouvriers spécialisés ;


- 6 préparateurs ;
- 1 chef magasinier et 2 magasiniers qui gèrent à la fois les réceptions des fournisseurs (environ 250
fournisseurs) et les livraisons aux clients, en France et à l'étranger (environ 3 000 clients) ;
- 1 responsable administratif qui supervise 3 comptables et 2 gestionnaires du personnel et de la
paie;
- 1 secrétaire de direction ;
- 2 employés à l'administration des ventes;
- 4 commerciaux dont un gère les relations avec les agents commerciaux dans les pays de l'UE et une
assistante commerciale ;
- 1 chef de produit et une assistante;
- 1 ingénieur et 2 techniciens au service R&D;
- 1 ingénieur et 6 agents de maîtrise à la fabrication ;
- 1 responsable qualité et environnement assisté de 3 techniciens de laboratoire ;
- 1 acheteur qui référence les fournisseurs et les matières ;
- 1 technicien micro-réseau qui gère le parc informatique et assure un minimum d'assistance aux
utilisateurs;
- le P-DG, créateur de l'entreprise il y a plus de 30 ans.

Le personnel d'encadrement est à 30 % présents dans l'entreprise depuis sa création. Pour la plupart
d'entre eux, il s'agissait de leur premier emploi. Ils ont vu leur carrière évoluer au rythme du
développement de l'entreprise et approchent de l'âge de la retraite. Les techniciens R&D, deux
agents de maîtrise de fabrication, le responsable qualité et le commercial responsable des agents à
l'étranger, ont été recrutés il y a environ 5 ans pour faire face à la croissance de l'entreprise et à
l'évolution du contexte : stratégie d'expansion sur de nouveaux marchés au sein de l'Union
Européenne et démarches de certification. Le personnel ouvrier connaît un très grand turn-over.

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Cas ERP BBS

Problématique

Le P-DG est propriétaire de la majorité du capital. Le reste du capital est détenu par le personnel
d'encadrement et par une société de capital-risque. Comme certains de ses cadres, le P-DG arrive à
l'âge de la retraite. Il a été approché par un groupe international de l'agroalimentaire, MB World, afin
de céder ses parts et d'intégrer le groupe. En effet, ce domaine d'activité implique de gros efforts
permanents dans le domaine de la R&D et les techniques de fabrication sont les mêmes, à plus
grande échelle. De surcroît, cela permettrait à BBS de profiter du réseau logistique de MB World. Or,
la mondialisation rend de plus en plus difficile pour une PMI de posséder les réseaux et la surface
financière pour poursuivre son développement sur les marchés internationaux.

La synergie est apparue évidente au groupe également, car le savoir-faire en matière de R&D et les
petites unités de fabrication lui apporterait une flexibilité dans les phases de conception et de
lancement de ses propres produits. Cela permettrait également au groupe d'être présent sur le
marché des marques de distributeur. Le groupe prendrait donc une part prépondérante dans le
capital de BBS par cession de la majorité des parts du P-DG. L'opération aurait lieu progressivement,
sur environ 3 ans, avant son départ en retraite. Une période de transition devrait être mise en place
pour faciliter l'intégration de BBS au groupe. Par la suite, il est envisagé que le P-DG de BBS occupe
un poste d'administrateur au sein du groupe.

Conscients que la réussite d'une fusion repose à la fois sur l'intégration des directions et sur celle des
systèmes d'information, les dirigeants des deux sociétés ont entamé un chantier concernant la
cohérence de leurs systèmes d'information. La problématique des deux entreprises est différente :

- BBS s'est dotée il y a quelques années d'un progiciel PGI «cœur de métier», très axé sur la gestion
d'une industrie de processus agroalimentaire et sur la gestion de la qualité, réalisé et installé par une
SS2I/ESN française qui l'a conçu au début des années 2000 et qui en assure l'évolution et la
maintenance. Ce PGI «cœur de métier» est complété par un module de comptabilité et un module
de paie & RH du progiciel SAGE. Il est interopérable avec les progiciels SAGE pour la comptabilisation
des pièces relatives aux achats et aux ventes et pour le transfert des données de production vers la
paie, notamment.

- MB World est un groupe international présent sur tous les continents, dont la holding française est
située à Paris, ainsi que 10 usines sur le territoire français. Le groupe a imposé l'implantation du PGI
SAP à toutes ses filiales afin de faciliter la circulation des informations.

Plusieurs options s'offrent aux dirigeants des deux entreprises dans le cadre de la fusion:

- solution 1 : imposer à BBS le remplacement de tous ses modules logiciels par SAP ;

- solution 2 : garder le PGI «cœur de métier» chez BBS et ne remplacer que les modules SAGE par les
modules correspondants de SAP chez BBS;

- solution 3 : garder le PGI «cœur de métier» chez BBS et transférer les fonctions comptabilité et RH
au niveau de la holding, gérées alors de façon centralisée et sous SAP ;

- solution 4 : garder les progiciels actuels chez BBS et construire des interfaces entre ceux-ci et SAP au
niveau de la holding, voire avec certaines filiales du groupe.

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Travail à faire

Afin de les aider à prendre leur décision, sachant qu'ils sont tous d'accord sur le fait que le choix doit
être favorable à la fusion, ils ont sollicité l'entreprise qui vous emploie pour une mission d'audit et de
conseil. Vous avez été choisi(e) par votre entreprise pour mener cette mission. Dans ce cadre, vous
devez apporter des réponses à un ensemble de questions que se posent les dirigeants.

A) La conduite du changement lié à la mise en œuvre de ce projet de fusion va présenter un certain


nombre de problèmes qu'il faudra résoudre pour réussir l'opération. Vous préciserez, pour chacune
des quatre solutions précédemment exposées,

les problèmes envisageables concernant :


a. les profils de postes : qualitatifs (comment ils sont impactés) et quantitatifs (qui),
b. les relations humaines au sein de BBS ainsi qu'entre BBS et MB World,
c. les risques de résistance au changement ;

et les mesures qu'il faudrait proposer en recommandations pour résoudre chacun de ces problèmes
(tableaux).

Solution 1 Problèmes Recommandations


Profils de postes

Relations humaines

Résistance au changement

Solution 2 problèmes Recommandations


Profils de postes

Relations humaines

Résistance au changement

Solution 3 problèmes Recommandations


Profils de postes

Relations humaines

Résistance au changement

Solution 4 problèmes Recommandations


Profils de postes

Relations humaines

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Résistance au changement

B) Comparez les profils de risques des quatre solutions (1=peu risqué ; 5=très risqué) et commentez
le meilleur choix.

Risques relatif à… Solution Solution Solution Solution


1 2 3 4
Taille du projet

Degré d’intégration

Difficultés techniques

Durée

Respects des délais et


coûts
Respect des objectifs de
la fusion
Résistance au
changement
Total

En conclusion, les dirigeants souhaitent connaître votre opinion sur les effets que leur décision en
matière de système d'information pourrait avoir sur la stratégie de BBS et sur celle du groupe. Vous
préciserez en quoi la fusion prévue et la solution d'évolution du système d'information envisagée
pourraient constituer un levier pour la stratégie de développement de BBS et du groupe.

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