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Corresponde a: Microsoft Office SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0
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Un sitio de área de documentos es un sitio de SharePoint que le ayuda a coordinar el desarrollo de uno o más
documentos relacionados con otras personas. El sitio proporciona herramientas para compartir y actualizar
archivos, y para mantener a las personas informadas acerca del estado de dichos archivos.
Información general
Crear un sitio de área de documentos desde un documento de una biblioteca
Crear un sitio de área de documentos vacío
Agregar un documento
Agregar un usuario
Agregar una tarea
Agregar un anuncio
Agregar un vínculo a la lista Vínculos
Crear una alerta por correo electrónico para una tarea
Volver a publicar un documento en una biblioteca desde un sitio de área de documentos
Eliminar un sitio de área de documentos
Información general
Empleando un sitio de área de documentos, usted y sus compañeros pueden coordinar el desarrollo de uno o
más documentos relacionados. El sitio proporciona herramientas para compartir y actualizar sitios, y para
mantener a las personas informadas acerca del estado de dichos archivos. Usted y sus compañeros pueden
trabajar conjuntamente en un sitio de área de documentos para desarrollar un documento de las siguientes
maneras:
Trabajar en una copia local y actualizar la copia con regularidad en el sitio de área de documentos
Usted y los demás integrantes del área también pueden utilizar un sitio de área de documentos para publicar
anuncios, asignar tareas, compartir vínculos pertinentes y recibir alertas acerca de los cambios al contenido
del sitio. Puede crear un sitio de área de documentos para un proyecto a corto plazo y eliminar el sitio cuando
el proyecto termine o conservar el sitio de manera permanente.
NOTA De manera predeterminada, los propietarios de sitios tienen el nivel de permisos necesario para
crear sitios de área de documentos dentro de un sitio existente. Si es un propietario de un sitio y desea
habilitar otros integrantes de sitio para crear sitios de área de documentos, puede conceder permisos para
crear sitios en el grupo de Microsoft Windows SharePoint Services al que pertenecen los integrantes del
equipo.
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2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elijaEnviar a y, a continuación, haga clic
en Crear área de documentos.
NOTA Si la opción Crear área de documentos no está disponible, no tiene permisos para crear un área en
dicho sitio. Pregunte al propietario del sitio para que le dé este permiso o cree el sitio de área para usted.
3. Haga clic en Aceptar.
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Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crearen la página Todo el
contenido del sitio.
SUGERENCIA En la mayoría de los casos, puede utilizar el menú Acciones del sitio en
vez de completar este paso.
NOTA Puede que tenga que pedir al propietario del sitio que le dé permiso para crear un sitio de área de
documentos.
2. En la lista Páginas Web, haga clic en Sitios y áreas de trabajo.
3. Escriba la información acerca del sitio de área de documentos que desee crear, por ejemplo, el título y la
última parte de la dirección del sitio Web.
Si desea que todos los miembros del sitio primario sean miembros de esta área de trabajo, haga clic
en Utilizar los mismos permisos que el sitio primario.
Si desea que únicamente un conjunto específico de personas sean miembros de esta área de trabajo, haga
clic en Utilizar permisos exclusivos.
6. Si desea que la barra de vínculos superior del sitio primario aparezca en las páginas de este nuevo sitio,
compruebe que la opción Utilizar la barra de vínculos superior del sitio primario está seleccionada en la
secciónHerencia de exploración.
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Agregar un documento
Independientemente de si crea un sitio de área de documentos desde un documento existente o crea un sitio
de área de documentos vacío, puede agregar nuevos documentos al sitio de área de documentos en cualquier
momento.
1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic enDocumentos compartidos.
Para agregar un documento existente, haga clic en Cargar y, a continuación, haga clic en Examinar para
buscar el archivo que desea agregar. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Si ya existe
un documento con el mismo nombre de archivo en la biblioteca y no desea sobrescribir el documento
existente, desactive la casilla de verificación Sobrescribir los archivos existentes.
SUGERENCIA También puede agregar una copia vinculada de un documento desde otra biblioteca a la
biblioteca de Documentos compartidos del sitio de área de documentos creando un destino Enviar a.
Cuando el documento original o la copia vinculada está actualizada, puede actualizar la copia en la otra
ubicación con facilidad. Busque vínculos para obtener más información acerca de cómo agregar copias
vinculadas de documentos a otras bibliotecas en la secciónVea también.
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Agregar un usuario
Para agregar usuarios a un sitio de área de documentos, debe tener permiso para agregar integrantes al sitio
primario o al sitio de área de documentos. Si no puede agregar usuarios al sitio de área de documentos,
póngase en contacto con el propietario del sitio primario.
1. En la página principal del sitio de área de documentos, en la listaIntegrantes, haga clic en el nombre del
grupo al que desea agregar un usuario.
3. En la sección Agregar usuarios, escriba el nombre, nombre del grupo o dirección de correo electrónico del
usuario o grupo que desea agregar. Si agrega más de un usuario, separe cada nombre con un punto y coma
(;). También puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar la persona en el directorio.
4. En la sección Conceder permisos, haga clic en el grupo al que desea agregar el usuario.
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En la página principal del sitio de área de documentos, en Tareas, haga clic en Agregar nueva tarea.
Para asignar la tarea a alguien, realice una de las acciones siguientes en la sección Asignado a:
Escriba el nombre completo de la persona a quien desea asignar la tarea y, a continuación, haga clic
coincidencia exacta.
Haga clic en Examinar para buscar y seleccionar la persona del directorio. Cuando termine, haga clic
en Aceptar.
En el cuadro Fecha de vencimiento, escriba la fecha en la que debe haberse finalizado la tarea.
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Agregar un anuncio
Use la lista Anuncios para publicar mensajes importantes acerca del proyecto para integrantes del equipo,
como fechas límites y cambios en entregas, presentaciones para nuevos integrantes del grupo y otra
información.
En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic enAgregar nuevo anuncio.
Si desea que el anuncio caduque automáticamente después de una determinada fecha, escriba la fecha en el
cuadro Caduca.
Haga clic en Aceptar.
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En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic enAgregar nuevo vínculo.
En la sección Dirección URL, escriba la dirección de la página web u otro tipo de recurso al que desea
NOTA El texto que escriba en el cuadro Escriba la descripción se muestra como el nombre del vínculo en
la lista Vínculos. Puede incluir notas sobre el vínculo en la sección Notas, pero esta información no se
muestra en la vista predeterminada de la lista Vínculos que aparece en la página principal del sitio de área de
documentos.
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NOTA Puede crear alertas por correo electrónico para tareas sólo si el administrador del servidor ha
habilitado el servidor que ejecuta Windows SharePoint Services para enviar correo electrónico.
Si no aparece la lista Tareas en la página principal, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a
continuación, haga clic en Tareas.
enviar alertas a otros miembros si agrega sus nombres al cuadro Usuarios, separados por un punto y coma
(;).
En la sección Cambiar tipo, seleccione el tipo de cambios de los que desea que se le avise.
En la sección Enviar alertas sobre estos cambios, seleccione un filtro para recibir los cambios en función
de determinados criterios.
SUGERENCIA También puede optar por recibir alertas sobre elementos que se muestran en una vista
concreta de la lista Tareas.
En la sección Cuándo enviar alertas, seleccione con qué frecuencia desea recibir las alertas.
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2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elijaEnviar a y, a continuación, haga clic
en Publicar en la ubicación de origen.
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IMPORTANTE Asegúrese de publicar todos los elementos en otra ubicación antes de eliminar un sitio de
área de documentos. Cuando elimine un sitio de área de documentos, todos los documentos, bibliotecas,
listas y datos de lista, configuración de sitio, niveles de permisos e información de seguridad incluida en el sitio
de área de documentos se destruyen de manera permanente.
En la página principal del sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio y después haga clic
en Configuración del sitio.
NOTA En un sitio para el que se ha personalizado el menú Acciones del sitio, seleccione Configuración
del sitio y, a continuación, haga clic en la configuración que desea ver.
1. En la columna Administración de sitios, haga clic en Eliminar este sitio.
2. Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar para confirmar que desea eliminar el sitio.