Convocations, feuilles de présence, pouvoirs et rapports 3 ans
Déclarations en douane 3 ans
Contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale 5 ans
Documents bancaires 5 ans
Documents relatifs au transport de marchandises 5 ans
Statuts de la société 5 ans
Procédures fiscales 6 ans
Factures fournisseurs papier / dématérialisées 10 ans
Factures clients papier / dématérialisées 10 ans
Documents relatifs au compte annuel 10 ans
Livres et registres comptables 10 ans
Contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers 30 ans
Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect
de ce délai ? Outre l’aspect commercial, les factures fournisseurs jouent un rôle sur le plan comptable, fiscal et juridique d’une société. En tant qu’entreprise du secteur privé, c’est à vous qu’il incombe de veiller à ce que vos documents comptables, fiscaux et juridiques soient correctement conservés, et dans le respect des délais prévus. Toute dérogation à cette règle entraîne des sanctions, détaillées à l‘article 1734 du Code général des impôts. Pour couper court au suspense : c’est une amende de 5 000 € que vous risquez en cas « d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. » Bon à savoir : ces sanctions ne s’appliquent pas sur la conservation des factures d’achat des particuliers.
La question de l’archivage des factures est un sujet récurrent en entreprise. Conserver ses factures au format papier a un coût : classeur, intercalaires, armoires, espace dédié qu’il faut entretenir. Sans parler des travaux de classement et d’archivage à effectuer régulièrement… Pour de nombreuses entreprises, la salle des archives vient gonfler le budget alloué au loyer. Alors que cet espace pourrait facilement être affecté à d’autres fonctions : postes pour les employés, salle de réunion, de repos, etc. Avant la réforme du 30 mars 2017, l’article L102C du livre des procédures fiscales obligeait les entreprises à conserver les factures fournisseurs / clients dans leur format originel de réception. Pour simplifier : les factures papier étaient conservées au format papier ;
et les factures dématérialisées au format dématérialisé.
Sachant que 80% des entreprises utilisent le format papier pour la facturation, on imagine sans peine les problèmes de stockage et d’archivage que cela peut poser s’il faut les conserver pendant 10 ans. La loi de finances rectificative pour 2016 est venue modifier cet article. Les entreprises pouvaient désormais numériser les factures reçues au format papier pour l’archivage. Pour rappel, une entreprise de type TPE/PME traite 67 factures en moyenne par mois. Sur un an, cela fait un peu de 800 factures par an, soit 8 000 factures en 10 ans. Sans compter les duplicata…
Combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ?
Après une liquidation ou une radiation, tous les documents juridiques sont à garder pendant 5 ans. Idem pour les contrats commerciaux et des travailleurs non salariés. Concernant les documents commerciaux et comptables les règles qui s’appliquent sont les mêmes que si l’entreprise est ouverte : 10 ans. Certains documents doivent même être gardés à vie. C’est le cas des actes de propriété immobilière ou de bien, dès lors qu’elles figurent sur le bilan.
Contrats, factures, livre comptable, statuts... Savez-vous combien de temps vous devez conserver vos documents ? Toutes les réponses ici.
Les durées légales de conservation de vos documents
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
Documents fiscaux
L'article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Documents sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.
