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LE SYSTÈME DE COSTING PAR LE RÉFÉRENTIEL (SYCOREF) 1

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AVANT-PROPOS

La planification des activités sur la base du Répertoire des Prix de Référence (RPR)
participe à la bonne gestion des ressources de l’Etat et à la bonne gouvernance.
C’est pourquoi son suivi rigoureux s’avère nécessaire par la mise en place d’un
système d’information approprié.
C’est dans ce cadre que s’inscrit le Système de Costing par le Référentiel
(SYCOREF), qui est une application web développée par la Direction des Systèmes
d’Information du Ministère de l’Economie et des Finances sur l’initiative de la
Direction Nationale du Contrôle Financier.
Le présent guide est destiné aux acteurs du SYCOREF.

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Pour accéder au Système de Costing par le Référentiel, on utilise le lien suivant à


partir de n’importe quel navigateur : https://sycoref.finances.bj qui affiche la fenêtre
suivante.

Fenêtre d’accueil de l’application

Cette fenêtre indique l’accueil qui présente trois (03) menus à savoir :
Faire une estimation ;
 Voir la liste des articles RPR ;
 Se connecter
Pour travailler sur le SYCOREF deux possibilités s’offrent aux utilisateurs.
 La première est le mode anonyme qui ne nécessite pas d’identifiants de
connexion au système mais qui permet de :
 Faire une estimation ;
 Voir la liste des articles du RPR ou rechercher un article du RPR.
 Faire une estimation
Lorsque l’utilisateur clique sur le menu ‘‘Faire une estimation’’ la page suivante
s’affiche :

Fenêtre de création d’une estimation pour le visiteur anonyme

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Elle lui permet d’ajouter un article pour créer une estimation grâce au bouton
situé dans la colonne ‘Actions’. Au clic sur ce bouton, une boite de dialogue s’affiche
et lui permet de renseigner la quantité de l’article sélectionné.
Il clique ensuite sur le bouton ‘Ajouter’ pour insérer la quantité de l’article sélectionné
ou ‘Annuler’ pour abandonner l’action.

Fenêtre d’ajout d’un article

Il peut également rechercher un article grâce à sa référence, sa désignation, sa


catégorie, sa famille et sa nature en utilisant la barre de recherche.
La colonne statut permet de le renseigner sur la provenance de l’article. Elle peut
être :

 REPERTOIRE pour montrer que l’article est dans le répertoire des Prix de
référence ;
 HOMOLOGUE pour présenter que l’article a été homologué et est déjà
candidat pour le prochain répertoire ;
 PROPOSE pour indiquer que l’article est en attente pour homologation.
Lorsqu’il ajoute un article, la colonne Action affiche le message sur la
ligne de cet article sélectionné.

Après l’ajout de ses articles, il doit cliquer sur le bouton situé


en bas de cette page qui lui renvoie la fenêtre suivante.

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Fenêtre de la liste des articles pour une estimation donnée

Fenêtre d’export d’estimation pour le visiteur Anonyme

Celle-ci lui permet de voir l’estimation en cours de création et de l’exporter en Excel.


A cette étape, il peut toujours modifier la quantité de l’article avec le bouton
de la colonne Actions mais également supprimer l’article de la liste de l’estimation
avec le bouton . Au clic sur ce bouton, cette fenêtre de confirmation s’affiche
comme ci-dessous.

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Fenêtre de suppression d’un article


 Voir la liste des articles
Lorsque l’utilisateur clique sur le menu « Liste des articles » la fenêtre suivante
s’affiche :

Fenêtre de recherche des articles par l’utilisateur


Elle présente la liste des articles par leurs références, leurs désignations, leurs prix
en bornes inférieures, supérieures et médianes ainsi que leurs statuts. Elle permet

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également de rechercher un article grâce à sa référence, sa désignation, sa catégorie,


sa famille et sa nature.
 La seconde possibilité pour lequel l’utilisateur a besoin d’un nom d’utilisateur
et d’un mot de passe pour se connecter. Cette fenêtre permet à tout utilisateur de
se connecter grâce au menu :
 Se connecter

GESTIONNAIRE DE CREDIT
Pour utiliser le SYCOREF l’utilisateur qui a le profil Gestionnaire de Crédits doit se
connecter.
Pour le faire, il clic sur le bouton « Se connecter » de la fenêtre ci-dessous :

Fenêtre d’accueil des visiteurs

• La fenêtre de connexion suivante s’affiche pour lui permettre d’insérer son


nom d’utilisateur et son mot de passe.

Fenêtre de connexion

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• Au cas où il oublie son mot de passe, il peut cliquer sur le bouton « mot de
passe oublié ». Un mail contenant un lien de réinitialisation lui sera envoyé.
• Lorsque qu’il introduit les bonnes informations, sa page d’accueil s’affiche
avec son menu dans la bande gauche.

Fenêtre d’accueil du Gestionnaire de Crédit


Le gestionnaire de crédit peut :
 • consulter la liste des articles ;
 • consulter la liste des Interventions de sa structure et en créer ;
 • créer une estimation ;
 • créer une tâche ;
 • consulter la liste des estimations ;
 • consulter la liste des estimations copiées ;
 • consulter la liste des marchés et en créer ;
 • agréger les estimations par activité ;
 • faire une fiche de financement ;
 • consulter la liste des PTA de sa structure et en créer ;
 • consulter la liste des PPM de sa structure et en créer.

La première opération à effectuer par le gestionnaire de crédits est de changer son


mot de passe. Pour ce faire, il doit :
• cliquer sur la barre contenant : « Bienvenue + nom et prénoms (le profil) »
située en haut et à sa droite ;

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• cliquer sur le bouton « profile » ;

• cliquer sur le bouton « réinitialisation du mot de passe » ;


• renseigner le formulaire suivant qui s’affiche :

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 MENU LISTE DES ARTICLES

Le menu consulter la liste des articles

Fenêtre de la liste des articles


Cette fenêtre permet au gestionnaire de crédit de consulter la liste des articles et
de proposer de nouveaux articles pour homologation grâce au bouton
. Il peut également rechercher un article grâce à sa référence, sa désignation, sa
catégorie, sa famille et sa nature en utilisant la barre de recherche.
Le clic sur le bouton affiche la fenêtre ci-dessous :

Fenêtre de création d’un nouvel article

Cette fenêtre sert à ajouter un nouvel article (proposer un article à l’homologation),


pour le faire, le gestionnaire de crédit rempli les champs et clique sur le bouton
Enregistrer. Le système ramène l’utilisateur à la fenêtre de la liste des articles.

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 MENU CREER UNE LISTE DES INTERVENTIONS

Au clic sur ce menu, le système affiche au gestionnaire de crédit la liste de ces


activités et lui permet d’en créer grâce au bouton . Le clic sur ce
bouton lui affiche la fenêtre d’enregistrement ci-dessous.

Fenêtre d’enregistrement des interventions


A ce niveau, le gestionnaire de crédit sélectionne un type d’intervention qui dans
son cas, sera une activité puis l’action sous laquelle il veut créer son activité dans le
champ intervention mère, puis renseigne les autres champs et fini en cliquant sur le
bouton .

Remarquons que pour renseigner la période, il a plusieurs possibilités :

Exemple de Période à
Processus d’ajout
renseigner
Janvier ; Juillet Il sélectionne dans le champ Mois début janvier
et Janvier dans le champ Mois fin puis clique sur
le bouton .
Puis reprends le même processus pour ajouter le
mois de Juillet
Janvier-Juillet Il sélectionne dans le champ Mois début janvier
et Juillet dans le champ Mois fin puis clique sur le
bouton puis clique sur le bouton .

Il peut supprimer chaque période grâce au bouton

Processus de renseignement de la période

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MENU CREER UNE ESTIMATION


Le gestionnaire de crédit peut faire une estimation grâce au menu ‘Créer une
estimation’ qui affiche la fenêtre ci-dessous :

Ecran de création d’une estimation


Sur cette fenêtre, le gestionnaire de crédit peut faire deux types d’estimation :
- Estimation pour les articles
- Estimation pour les frais de mission et de carburation.

• Estimation pour les articles

Pour faire une estimation des articles, le gestionnaire de crédit ajoute les articles
candidats à son estimation grâce au bouton de la colonne Action. Dans le cas
où l’article n’est pas disponible dans le répertoire, il peut l’ajouter grâce au bouton
qui lui ramène la fenêtre d’ajout d’un nouvel article. Lorsqu’il
ajoute un article, la colonne Action affiche le message sur la ligne de
l’article sélectionné.
Clic sur le bouton qui lui affiche une fenêtre lui permettant de voir
les autres champs et d’enregistrer son estimation.

• Estimation pour les frais de mission et de carburant

Pour faire une estimation des frais de mission et/ou de carburation, le gestionnaire
de crédit utilise le bouton qui affiche la fenêtre ci-dessous :

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Fenêtre de création d’une estimation frais de mission et/ou carburan


Cette fenêtre permet de renseigner :
 • les informations générales de l’estimation : à ce niveau, le gestionnaire de
crédit doit :
• sélectionner le type de mission qu’il souhaite faire son estimation avec les
boutons suivants : ;
• donner un nom à son estimation ;
• sélectionner l’année de l’estimation ;
• prendre l’activité liée à l’estimation ou créer une nouvelle à partir du
champ ‘Activité à estimer’ avec le bouton qui lui affiche la fenêtre-dessous pour
renseigner les informations de la nouvelle activité à créer.

Fenêtre d’ajout d’une activité lors de la création d’une estimation


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les détails sur les véhicules : à ce niveau, le gestionnaire de crédit doit :


• sélectionner le type de véhicule ;
• choisir le type de carburants ;
• saisir le nombre de véhicules ;
• sélectionner l’heure du retour ;
• et cliquer pour ajouter un type de véhicule.
Lorsqu’il finit, il clic sur le bouton pour poursuivre la création de son estimation
avec l’insertion des informations relatives aux itinéraires et aux frais de missions.

Fenêtre d’ajout des itinéraires

 le détail des itinéraires : pour renseigner ce détail, il choisit :

• le type d’itinéraires ;
• la provenance ;
• la destination ;
• le nombre de jours ;
• le système se chargera de lui calculer la distance équivalente ;

Il clique ensuite sur le bouton pour ajouter une distance.

Fenêtre d’ajout des itinéraires

Lorsqu’il ajoute un itinéraire, le tableau en bas du bouton ajoute


une ligne. Ce tableau a pour colonnes :

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• Numéro d’ordre ;
• Provenance ;
• Destination ;
• Distance ;
• Type itinéraire ;
• Nombre de jours ;
• Budget Min qui représente le budget minimal en carburant pour l’itinéraire ;
• Budget Max qui représente le budget maximal en carburant pour l’itinéraire ;
• Total Min qui représente le Budget Min x le Nombres de jours ;
• Total Max qui représente le Budget Max x le Nombres de jours ;
• Action dans laquelle il y a les boutons modifier et supprimer ;

 le détail des frais de mission : il choisit un groupe de participants, une


catégorie de participants et un nombre de participants et clique sur le bouton

Fenêtre d’ajout des groupes de participants pour le calcul des frais de missions

A chaque ajout d’un itinéraire, le tableau des itinéraires ajoute une ligne. Ce tableau
a pour colonnes :
• Groupe
• Catégorie
• Heure de retour
• Nombre de participants
• Budget unitaire mini qui représente le Budget minimal pour ce groupe de
participants
• Budget unitaire maxi qui représente le Budget maximal pour ce groupe de
participants
• Budget prévisionnel total mini qui représente le Budget unitaire mini x Nombre
de participants
• Budget prévisionnel total maxi qui représente le Budget unitaire maxi Nombre
de participants
• Actions dans laquelle il y a les boutons modifier et supprimer

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Le gestionnaire de crédit doit cliquer sur le bouton pour finaliser la


création de son estimation. Après cette action le système le ramène à la liste des
estimations.

MENU CREER UNE TACHE

Ce menu permet au Gestionnaire de crédit de créer les tâches devant figurer sur
le PTA qui une fois estimée serviront si nécessaire à la création des marchés. Ci-
dessous la fenêtre d’enregistrement des tâches.

Fenêtre d’enregistrement des tâches

A cette étape, le gestionnaire de crédit sélectionne l’activité pour laquelle il veut


créer une tâche et le système attribue automatiquement le code PTA correspondant.
Il renseigne les autres champs. Pour ce faire, il doit :
 • donner un nom à la tâche ;
 • saisir le poids ;
 • saisir le montant lorsqu’il s’agit d’une tâche non estimable ;
 • laisser le champ montant vide lorsqu’il s’agit d’une tâche à estimer
 • faire son observation si possible ;
 • sélectionner-les mois début et fin ;
 • cliquer sur le bouton ;
 • partager le montant selon sa forme ;

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le gestionnaire de crédit doit cliquer sur le bouton pour finaliser la


création de sa tâche.
Dans le cas où la tâche en cours de création n’est pas à estimer et a un montant, il
renseigne le champ montant et réparti en Crédit de paiement (CP) ou Autorisation
d’Engagement (AE) avant d’enregistrer sa tâche.
Une fois enregistrées, il peut estimer les tâches sans montant avec le bouton de la
colonne Action de la liste des estimations.

MENU LISTE DES ESTIMATIONS

Fenêtre liste des estimations


Ce menu permet au gestionnaire de crédit de :
• consulter la liste des estimations ;
• rechercher une estimation dans la barre de recherche grâce à sa référence
et son libellé ;
• visualiser une estimation avec le bouton ;
• modifier une estimation avec le bouton ;
• supprimer une estimation avec le bouton ;
• soumettre une estimation avec le bouton ;
• estimer une tâche avec le bouton ;
• Exporter une estimation en Excel avec le bouton ;
• Exporter une estimation en PDF avec le bouton ;

• Visualiser une estimation


Au clic sur ce menu la fenêtre suivante s’affiche

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Fenêtre de visualisation d’une estimation d’articles

Cette fenêtre affiche dans sa partie supérieure, les informations générales de


l’estimation (Activité pour laquelle l’estimation a été créée, la référence, la borne
inférieure, la borne supérieure, la structure, le statut, l’auteur et la date de création).
En bas, nous avons un tableau qui affiche les informations sur les articles ajoutés à
cette estimation.

• Modifier une estimation


La modification d’une estimation d’article est différente de celle des estimations de
frais de missions et/ou de carburation.
Dans le cas de la modification d’une estimation d’articles, la fenêtre ci-dessous
s’affiche.

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Fenêtre de modification d’une estimation d’articles

Dans sa partie supérieure, l’utilisateur peut modifier les informations générales de


l’estimation d’articles (année, activités, libellé de l’estimation). Il pourra ensuite :
• modifier la quantité d’un article de l’estimation (avec le bouton );
• supprimer de l’estimation (avec le bouton ).

Notons qu’il peut également ajouter un nouvel article à l’estimation pendant la

modification de cette dernière avec le bouton .

• Modifier une estimation de frais de mission et/ou de carburation


Dans le cas de la modification d’une estimation de frais de mission et/ou de
carburation, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

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Fenêtre de modification d’une estimation frais de mission et/ou de carburan

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Le Gestionnaire de crédit peut :


• modifier les informations générales ;
• ajouter un type de véhicule avec le bouton ;
• modifier les informations d’une ligne de détails des véhicules déjà ajoutés à
l’estimation avec le bouton ;
• supprimer une ligne de détails des véhicules avec le bouton .
Après ces modifications, il peut :

• cliquer sur le bouton pour modifier les détails itinéraires


et frais de missions grâce à la fenêtre ci-dessous ;

• répartir grâce au bouton avant d’enregistrer ces modififictions

avec le bouton .

Notons qu’il peut également consulter la formule de calcul des frais de carburation

avec le bouton .

MENU ESTIMATIONS COPIEES

Au clic sur ce menu, une fenêtre s’affiche et dans sa partie supérieure, nous avons les
informations générales de l’estimation (Activité pour laquelle l’estimation a été créée,
la référence, le type, le libellé, la période, la borne inférieure, la borne supérieure, le
prix médian, la structure, le statut, l’auteur et les actions). Cette estimation peut
copier d’une activité à une autre.

MENU LISTE DES MARCHES

Le gestionnaire de crédit peut dans ce menu, consulter la liste des marchés de sa


structure, les visualiser et les modifier avec les boutons de la colonne Action.

Il peut également créer un marché grâce au bouton qui lui affiche


la fenêtre de création des marchés.

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Fenêtre de la liste des marchés

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Fenêtre de création du marché

Pour créer un marché, le gestionnaire commence par sélectionner l’activité de


l’estimation pour laquelle il veut créer le marché dans le champ activité et le système
lui charge la liste des estimations de cette activité.
Il sélectionne celle qui l’intéresse et l’ajoute à son marché grâce au bouton

. Il remplit ensuite les autres champs et enregistre son marché.

MENU AGREGER PAR ACTIVITE

Ce menu permet au gestionnaire de crédit de regrouper les estimations pour une

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activité. Pour le faire, il utilise la fenêtre ci-dessous en sélectionnant une période et

en cliquant sur le bouton . Il peut également imprimer avec le bouton

Fenêtre d’agrégation par activité

MENU FICHE DE FINANCEMENT

Au clic sur le menu ‘ fiche de financement’, la fenêtre de la liste des fiches de


financements s’affiche. Il permet à l’utilisateur de :

• consulter la liste des fiches de financement ;


• rechercher une fiche de financement ;
• visualiser une fiche de financement avec le bouton ;
• modifier une fiche de financement avec le bouton
• exporter une fiche de financement au format PDF avec le bouton
• supprimer une fiche de financement avec le bouton

Le bouton lui permet de créer une fiche de financement


grâce à la fenêtre ci-dessous :

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Sur cette fenêtre, le gestionnaire de crédit rempli les différents champs et clique sur

le bouton pour créer sa fiche de financement. Notons qu’au niveau des

champs et , il devra
juste les rechercher par leur matricule ou leur nom pour les sélectionner.

Menus PTA et PPM

Fenêtre de la liste des PTA

Ces menus affichent des fenêtres qui ont la même présentation, ceux-ci lui permettent
de consulter les PTA ou PPM de sa structure et de les générer grâce à ce bouton
de la colonne action.

AGREGATEURS

Pour utiliser le SYCOREF, l’utilisateur qui a le profil d’« Agrégateur » doit se


connecter de la même manière que le gestionnaire de crédit et faire tout ce que le
gestionnaire de crédit peut faire dans le système en plus de son rôle d’agrégateur.

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Nous avons plusieurs types d’agrégateurs selon les niveaux d’agrégation :


• Agrégateur ministériel marché (PRMP) ;
• Agrégateur ministériel activité (DPAF) ;
• Agrégateur national (BAI).

AGREGATEUR Marché (PRMP)


L’Agrégateur marché peut, en plus de tout ce que fait le gestionnaire de crédit :
• consulter la liste des articles ;
• créer, consulter et générer les PPM de sa structure ;
• agréger, verrouiller et déverrouiller les PPM par structure.

Menu PPM

Liste des PPM


Ce menu permet à l’agrégateur ministériel marché (PRMP) de :
• créer un PPM ;
• Consulter les PPM de sa structure ;
• modifier les PPM de sa structure avec le bouton ;
• générer les PPM de sa structure avec le bouton ;
• créer une nouvelle version grâce aux boutons de la colonne action.
Lorsque le PRMP clique sur le bouton (modifier) le système lui édite son PPM
dans la fenêtre ci-dessous.

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Fenêtre de modification des PPM

Il renseigne les informations à modifier et clique sur le bouton pour


enregistrer ces modifications.

Il génère le PPM avec le bouton suivant et la fenêtre suivante d’affiche :

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Exemple de PPM

Pour créer une nouvelle version du PPM l’agrégateur ministériel marché utilise sur
le bouton qui lui affiche une boite de dialogue l’invitant à confirmer la création
d’une nouvelle version du PPM tout en indiquant la référence SYCOREF du PPM
sélectionné.

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Création d’une nouvelle version du PPM

Une fois la création le système duplique le PPM et le met à la version 2.

Liste des PPM après création d’une nouvelle version d’un PPM

Menu Agréger et Verrouiller/Déverrouiller par structure

Ce menu permet à l’agrégateur ministériel marché d’agréger les marchés par


structure de verrouiller ou déverrouiller une structure.

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Fenêtre Agrégation Verrouillage/déverrouillage par structure

• Agréger par structure


Pour le faire, l’agrégateur ministériel marché sélectionne une période, recherche
la structure pour laquelle, elle veut agréger les marchés et clique sur le bouton

• Verrouillage/déverrouillage
Pour verrouiller une structure, l’agrégateur ministériel marché clique sur le bouton
et le système lui affiche une boite de dialogue et il confirme son action.
Même chose lorsqu’il veut déverrouiller une structure.

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Fenêtre de verrouillage d’une structure

Fenêtre de déverrouillage d’une structure

AGREGATEUR Ministériel Activité (DPAF)

L’Agrégateur Ministériel Activité, en plus de tout ce que fait le gestionnaire de crédit


peut :
• consulter la liste des articles ;
• consulter et créer les interventions ;
• créer, consulter et générer les PTA de sa structure ;
• consulter et générer les PPM de sa structure ;
• agréger, verrouiller et déverrouiller les PTA par structure.

Menu Liste des interventions

Ce menu permet à l’agrégateur ministériel activité encore appelé « AGM » de créer


des interventions, de les consulter et de les modifier.
L’AGM peut créer des interventions de types Programme, Objectif spécifique,

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Résultat et Actions. Pour le faire il clique sur le bouton qui lui


affiche la fenêtre suivante.

A cette étape, le système se comporte différemment selon le type d’intervention


sélectionné.
• Lorsque l’AGM sélectionne le type d’intervention comme ‘Programme’, il
n’a pas de d’intervention mère à sélectionner mais doit saisir le code PTA du
Programme ;
• Lorsque l’AGM sélectionne le type d’intervention comme ‘Objectif
spécifique’, le système lui propose les programmes déjà saisis en sélection au
niveau du champ intervention mère et renseigne automatiquement le code
PTA correspondant ;
• Lorsque l’AGM sélectionne le type d’intervention comme ‘Résultat ’le
système lui propose les Objectifs spécifiques déjà saisis en sélection au
niveau du champ intervention mère et renseigne automatiquement le code
PTA correspondant ;
• Lorsque l’AGM sélectionne le type d’intervention comme ‘Actions’ le
système lui propose les Résultats déjà saisis en sélection au niveau du champ
intervention mère et renseigne automatiquement le code PTA correspondant.
Il remplit ensuite les autres champs et enregistre son intervention.

Notons qu’à la création de la première action le système crée automatiquement


l’Action 0 qui a pour libellé Charges du personnel qui peut être réparti grâce au
bouton (répartir ) au niveau de la liste des interventions.

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Menu PTA
Ce menu permet à l’AGM de :

• créer les PTA grâce au bouton ;


• consulter les PTA, les modifier, en créer une nouvelle version, les générer et
les verrouiller grâce aux boutons de la colonne action de la fenêtre ci-dessous.

Listes des PTA

A la création d’un PTA, la fenêtre de création ci-dessous s’affiche. L’AGM remplit les
champs et l’enregistre. A la création le PTA est à la version 1 par défaut.

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Exemple de PTA

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Menu Agréger et Verrouiller/Déverrouiller par structure

Ce menu permet à l’agrégateur ministériel activité d’agréger les activités par


structure de verrouiller ou déverrouiller une structure.

Fenêtre Agrégation Verrouillage/déverrouillage par structure

• Agréger par structure


Pour le faire, l’agrégateur ministériel sélectionne une période, recherche la structure

pour laquelle elle veut agréger les activités et clique sur le bouton .

• Verrouillage/déverrouillage
Pour verrouiller une structure, l’agrégateur ministériel activité clique sur le bouton
et le système lui affiche une boite de dialogue et il confirme son action.
Même chose lorsqu’il veut déverrouiller une structure.

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Fenêtre de verrouillage d’une structure

Fenêtre de déverrouillage d’une structure

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