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Tout pour faire un budget prévisionnel de

projet comme un chef !


Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 25 mars 2021, publié initialement en janvier 2021

L’élaboration du budget prévisionnel de projet est l’une des étapes de la gestion de projet, et
pas la moindre, car elle touche à la partie délicate des dépenses et des ressources financières.

Un budget réaliste et anticipant les opportunités mais surtout les risques potentiels, est garant
de la rentabilité du projet et donc de sa réussite.

Voici 7 conseils pour réaliser un budget prévisionnel de projet, un modèle et un exemple de


tableau, ainsi qu’une liste d’outils pour vous accompagner !

Pourquoi établir un budget prévisionnel pour un projet ?

Le budget prévisionnel de projet fait partie d’un processus de financement que l’on peut
découper en trois phases cruciales, durant lesquelles le responsable de projet doit s’entourer de
toutes les parties prenantes concernées :

 l’évaluation du coût d’un projet,


→ établie en se référant aux coûts réels de projets similaires si possible, elle est liée à
l’estimation des délais ;

 la budgétisation du projet,
→ des enveloppes budgétaires sont définies selon le découpage du projet ;

 la maîtrise des coûts.

Photographie financière et réaliste de votre projet, le budget prévisionnel (BP) consiste à


recenser, identifier et classer :

1. vos dépenses, dans un premier temps,


2. vos recettes acquises ou en cours d’acquisition, dans un second temps.

Grâce à cet outil d’anticipation, vous pouvez visualiser la faisabilité de votre projet en amont,
réaliser des ajustements, et viser l’équilibre ou la marge espérée.

Si c’est un exemple de budget prévisionnel pour un projet de création d’entreprise que


vous cherchez, lisez notre article dédié à la création du business plan.
Comment faire un budget prévisionnel de projet ?
1 — Recensez et catégorisez vos postes d’investissement

Avant toute chose, recensez les postes d’investissement, c’est-à-dire toutes les dépenses à
prévoir, telles que :

Les coûts directs :

 les charges d’exploitation (approvisionnement, sous-traitance),


 le coût de la main-d’œuvre externe,
 le coût des achats ou de la location de matériel spécifique à votre projet (ex : fournitures,
papier, location d’une salle de formation),
 les frais liés à la communication du projet (graphisme, impressions, coûts liés à la diffusion,
etc.),
 les frais de déplacement, de réunions, etc.,
 la somme des salaires au prorata du nombre d’heures (estimées) dédiées au projet, qu’on
appelle « équivalents temps plein » (ETP).

Calcul ETP = salaire brut + charges salariales et patronales x heures travaillées x nombre de
mois ou de semaines

Les coûts indirects :

 les charges diverses : factures d’eau, d’électricité, de téléphone, loyer et charges locatives,
assurances, entretien des locaux et du matériel,
 les frais de gestion : salaires des services transverses à l’entreprise ou sous-traités (service
juridique, service comptable, sécurité),
 les impôts et les taxes,
 les charges financières : emprunts bancaires, intérêts à payer, agios,
 les frais de communication généraux, etc.

Les coûts des ressources allouées à plusieurs projets, pas exclusivement au projet en question,
sont partagés grâce à des clés de répartition.

Exemple : Pour répartir le coût du loyer, on prend le temps moyen d’occupation du local suivant
l’ampleur de chaque projet, que l’on répartit en pourcentage.
Si le projet n° 1 occupe le local 20 % du temps, le projet n° 2, 30 % du temps et le projet n° 3,
50 % du temps, on affecte 20 % des charges relatives au loyer, à l’électricité, à l’eau, etc. au
projet n° 1 et ainsi de suite.

2 — Diversifiez les sources de financement

Il est temps de prévoir les recettes.


De manière générale, et particulièrement pour les projets en milieu associatif avec demandes de
subventions, le budget prévisionnel doit diversifier les sources de financement (public, privé,
etc.) pour :

 rassurer chaque investisseur sollicité que tout ne repose pas sur lui ;
 pallier les risques de désistement de l’un d’eux.

L’équilibre financier est recherché. Un financeur n’a pas vocation à vous aider à créer du profit,
mais à atteindre un objectif.

En budget prévisionnel : dépenses = recettes. Une part d’autofinancement est donc souvent
ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues et montrer
l’implication de la structure.

Parmi les recettes possibles :

 la vente de produits,
 la prestation de services,
 les subventions,
 les partenariats,
 l’autofinancement, etc.

Lire aussi

 Méthode QQOQCP : définition et exemples concrets pour chaque question

3 — Valorisez vos contributions en nature

Estimez vos dépenses « valorisées » (prêt de matériel, prêt d’une salle, bénévolat).

Ceci est d’autant plus important pour les associations qui demandent une subvention, ou les
entreprises qui sollicitent la participation d’un partenaire : vous devrez souvent traduire la
somme demandée en pourcentage du projet total.

Si le coût de la salle est valorisé, le budget total monte, mais la part demandée au financeur
baisse en pourcentage.

Exemple d’un tableau de budget prévisionnel de projet

© Réseau Sortir du Nucléaire

Modèle de budget prévisionnel de projet à télécharger


Télécharger le modèle
Ce modèle Excel convient aussi pour un budget prévisionnel de projet associatif.

7 conseils pour réussir votre budget


1 — Découpez votre budget

Plutôt que d’établir un budget sur la période de durée de vie du projet, essayez de le faire
mensuellement.

Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité et une meilleure capacité à vous adapter en fonction
des contraintes rencontrées (changement de l’un des fournisseurs, retard sur l’une des tâches). Il
y a aussi moins de marge d’erreur.

Vous pouvez par exemple présenter dans un tableau Excel l’intitulé des grandes phases de votre
projet sous forme de colonnes, les mois sur des lignes distinctes et renseigner les coûts de chaque
étape à leur intersection. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le budget
prévisionnel total.

Distinguez également chaque poste de dépenses. Lors de la révision du budget, il est important
d’identifier rapidement les postes déficitaires et bénéficiaires.

2 — Sollicitez vos collaborateurs

En tant que gestionnaire de projet, vous pilotez les opérations, mais vous ne pouvez pas
connaître tous les éléments à anticiper dans les prévisions comptables, ni tous les postes de
dépenses et les besoins de certains services contribuant pourtant à la phase opérationnelle du
projet (marketing, recherche et développement, etc.).

La dimension collaborative est un autre facteur de succès en management de projet.

Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du
budget prévisionnel, pour fusionner toutes vos connaissances pratiques.

Il est vivement déconseillé de déléguer cette tâche au comptable seul. L’administratif et le terrain
doivent marcher main dans la main.

3 — Trouvez le juste prix

C’est normal, il y a des postes de dépenses que vous allez sous-évaluer, ou au contraire
surévaluer.

La surévaluation

Contrairement à ce qu’on peut lire ou entendre, ne gonflez pas trop les dépenses. Disons qu’une
petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les plus incertaines est permise, mais de façon générale, il
vaut mieux coller au plus près de vos prévisions réelles.
Prévoyez plutôt une réserve de trésorerie pour ne pas subir trop lourdement une panne de
matériel ou une augmentation des charges, par exemple.

Certains préfèrent ajouter une ligne « frais de gestion » équivalente à 10 % du budget total en bas
de tableau.

La sous-évaluation

Ne sous-estimez pas non plus, un budget trop limité se révèle rapidement une source de
problèmes et de conflits entre plusieurs tâches, impliquant d’en annuler certaines au premier
abord secondaires, et pourtant essentielles (le contrôle de la qualité par exemple).

Dans les étapes de la mise en place de projet, l’analyse des facteurs de risques est justement là
pour éviter ce genre de situation.

4 — Ne sous-estimez pas les délais non plus

Le temps, c’est de l’argent. Si vous prévoyez le lancement d’un produit à trop courte échéance,
son report peut faire exploser votre budget : prolongement d’une campagne emailing, annulation
et report de réservation du lieu de l’événement, etc.

Et si vous demandez à vos collaborateurs d’estimer leur future charge de travail, sachez qu’ils
auront tendance à être trop optimistes : ajoutez jusqu’à 20 % de marge de sécurité au temps
qu’ils estiment dédier à chaque tâche (principe de précaution).

Le budget prévisionnel doit découler du planning prévisionnel où toutes les ressources ont été
estimées et attribuées.

5 — Faites un suivi rigoureux et régulier du budget

Il est prévisionnel donc évolutif. Suivez les dépenses réelles et le temps passé par chaque
membre de l’équipe pour chaque tâche du projet.

Comparez les coûts estimés par rapport aux coûts réels pour anticiper la suite.

Gardez aussi une trace de vos calculs pour pouvoir les reprendre et comprendre comment
vous étiez arrivé à tel ou tel résultat. Et datez votre budget !

6 — Communiquez avec votre équipe

En bon manager, vous savez que la réussite du projet ne tient pas seulement à un bon pilotage.

Elle repose sur les compétences et la mobilisation, l’engagement de vos collaborateurs.


Ainsi, une bonne communication, notamment autour du budget du projet et son évolution,
permet de :
 stimuler l’intelligence collective,
 décloisonner les compétences,
 fusionner les talents,
 garantir les bonnes relations au sein de l’équipe,
 harmoniser les charges de travail,
 sécuriser les collaborateurs,
 et donc écarter de nombreux facteurs de risques associés aux ressources humaines (accident,
désengagement, surcharge de travail, etc.).

7 — Utilisez un outil adapté

Un logiciel de gestion de projet est à la fois un outil de gestion et une plateforme collaborative.

Complet, il intervient à toutes les étapes clés, de la planification du projet à son suivi. Côté
budgétisation, il permet plus précisément de :

 comparer les prévisions au réel, notamment le coût des ressources humaines, par tâche ou par
étape ;
 suivre le budget en temps réel ;
 créer une interdépendance budgétaire entre différents projets (logiciels de PPM) ;
 modifier, déplacer les tâches de façon réactive, en fonction de l’évolution du budget.

En voici 6 qui méritent d’être testés et adoptés :

 Asana, simple et intuitif, est un logiciel de gestion de travail qui aide les petites et moyennes
équipes à coordonner et à gérer leurs tâches et leurs projets.

 Clarizen est un PPM pour les besoins plus poussés, qui propose la budgétisation et l’estimation
de la rentabilité, ainsi que le suivi d’un compte d’exploitation de projet ou de portefeuille, en
distinguant les dépenses de type OPEX et CAPEX, entre autres !

 À la fois plateforme collaborative et outil de gestion de projet, Gladys se présente comme un


environnement de travail numérique complet permettant de gérer vos projets de A à Z, tout en
optimisant la productivité et en boostant l’innovation.

 Logiciel de gestion de projet, de gestion de tâches et de gestion de portefeuille projets, la force


de Proggio est de mettre les équipes au cœur des usages et non les tâches.

 Gestionnaire de projet et de tâches, à mi-chemin entre des outils de gestion de tâches


ergonomiques et des outils plus complexes, Wrike est tout indiqué pour les PME agiles.

 Outil de gestion de portefeuille projets (PPM) complet et intuitif, z0 Gravity est facile à
utiliser pour la gestion simultanée de plusieurs projets d’envergure et adapté aux
organisations de plus de 100 salariés.
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Le budget prévisionnel, facteur clé du succès de votre projet

Vous l’avez compris, il est très important d’accorder le temps et l’attention nécessaires à
l’élaboration de votre stratégie de projet, en tenant compte de différents facteurs, dont le temps,
les ressources financières, les objectifs et l’humain. Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques ?

Lire aussi

 Comment optimiser la gestion et le suivi de vos ressources de projet ?

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