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PROCEDURE DE COMMUNICATION PARTICIPATION ET

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Sommaire :

1. Objet.
2. Champs d’application.
3. Responsabilités.
4. Terminologie
5. Description.
6. Annexes.

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1. Objet.
Cette procédure définit les modalités de :
- Communication et de circulation de l’information au sein de RODA,
- Communication vers l’extérieur à propos de la qualité, sécurité et environnement.
- Participation et de consultation du personnel de l’entreprise,
- Communication et consultation des sous-traitants et des parties intéressées externes.

2. Champs d’application.
La présente procédure s’applique à l’ensemble du personnel RODA et à toutes les parties
intéressées (sous traitants, assureurs, médecin de travail, ….);

3. Responsabilités.
Les responsabilités sont relatées au niveau du plan de communication en pièce jointe.

4. Description.
4.1 Le plan de communication
Une réunion de travail se tient une fois par an et en cas de besoin pour arrêter le plan de
communication de l’entreprise. Ce dernier définit les informations à communiquer, la cible visée,
les moyens à utiliser et la périodicité de communication.

Le plan de communication couvre toutes les actions de communication relatives à la qualité,


sécurité et environnement de l’entreprise.

L’évaluation de l’efficacité de ce plan de communication est réalisée lors de la revue de direction et


fait l’objet de modifications en cas de besoin.

4.2 Communication interne


La communication interne est de forme descendante et ascendante.

La communication descendante :
Ce type de communication a pour but de communiquer auprès du personnel sur les éléments ci-
après.
 Stratégie de l’entreprise,
 Politique QSE,
 Documents QSE,
 Objectifs QSE,
 Livret d’accueil,
 PV des revues,
 Règlement interne,
 Organigrammes,
 Fiches de poste,
 Nouvelles recrues,
 Instructions de travail,
 Consignes sécurité et environnement,
 Modes opérationnelles,
 Plans d’évacuation en cas d’incendie,

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 Plans d’actions,
 Note de services,
 PV de réunion,
 Tout événement relatif à la qualité, sécurité et environnement
 Etc.

- Les moyens de communication utilisés dépendent de la cible visée, l’entreprise utilise :


 Les tableaux d’affichage,
 Panneaux d’affichage qualité, sécurité et environnement,
 Le site web de l’entreprise,
 Les affiches QSE,
 Les séances de sensibilisation avec le personnel de l’entreprise,
 Les tableaux de bord et les indicateurs qui nous renseignent sur l’efficacité du
système QSE,
 La diffusion des documents QSE format électronique et papier,
 Les réunions de travail,
 Les boites à idées,
 Etc.

- Le personnel est informé, par affichage, des équipiers de première intervention, des
équipières de seconde intervention, de la médecine de travail et des numéros d’appel
d’urgence.
La communication ascendante :

- Chaque salarié peut émettre des opportunités d’amélioration en tout moment à l’aide des
éléments suivants :
- Remplissage des fiches de recueil des idées
- Déclenchement des fiches actions correctives et préventives
- Déclenchement des plans d’actions
- Remontée de l’information au supérieur hiérarchique, au Responsable QSE,
- Etc.
- Le personnel est impliqué dans l’identification des dangers, l’évaluation des risques et la
détermination des moyens de leur maîtrise.
- Le personnel est impliqué aussi lors de l’identification des aspects environnementaux et
lors de l’évaluation de leur impact sur l’environnement.
- Le personnel est informé et consulté lors de la mise en place de tout changement pouvant
affecter la santé et la sécurité au travail. Ces informations sont données lors de réunions,
lors des entretiens individuels, ou lors de l’affichage des documents ou grâce à des notes
de service.
- Les enquêtes en cas d’incidents/ accidents sont menées auprès des personnes
concernées (supérieur hiérarchique, victime, témoins à l’aide du rapport des incidents et
accidents.

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4.3 Consultation des sous-traitants et des parties intéressées pertinentes


- Au besoin, les sous-traitants sont consultés par fax, email ou par téléphone pour prendre
leurs avis en matière de la qualité, sécurité et environnement et pour faire appels à leurs
prestations (interventions sur site, vérifications périodiques,…)
- RODA consultent régulièrement les parties intéressées externes pertinentes sur des
questions relatives à la qualité, sécurité et environnement (exemple : organismes de
conseil, assurance, médecine du travail, autorité locales,….)
4.4 Communication externe
- RODA communique sur son système de management QSE avec : les clients, les
fournisseurs, les entreprises, les prestataires, des manifestations sont organisées (portes
ouvertes, réunion d’informations, foires, forums, …).
- La politique QSE est mise à la disposition de toutes les parties intéressées et diffusée aux
personnes travaillant sous son contrôle.
- Les demandes et plaintes des parties intéressées sont traitées par les responsables
concernés en collaboration avec le Resp. QSE.
- En cas de crise, seul le Directeur Général est autorisé à communiquer. Il est responsable
de l’organisation et du traitement de la crise.

5. Annexes.
- Plan de communication QSE
- Fiche de présence sensibilisation QSE

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