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Suivi d'activité

Date de fin
N° Action M Ref Type Porteur(s) Origine Date origine Retard Avancement Date clôture
prévue

1 = Activité de niveau 1-1 1 Ref1 T1 Nom3 Réunion Dpt 7/1/2004 12/20/2004 6170 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
Initialisé
1 ~ Activité de niveau 2-1 1 Ref1 T2 Nom6 Réunion Dpt 7/22/2004 10/21/2004 Non ¢¢¢¢¢¢¢¢
Clôturé 10/6/2004
¢¢¢¢¢¢¢¢
1 ð Activité de niveau 3-1 2 Ref2 T1 Nom8 Réunion Dpt 9/10/2004 9/20/2004 4j Clôturé 9/24/2004
1 < Activité de niveau 2-2 2 Ref6 T3 Nom2 Client Zone1 10/24/2004 12/31/2004 Non ¢¢¢¢¢¢¢¢
Clôturé 10/24/2004
1 ð Activité de niveau 3-2 1 Ref6 T3 Nom3 Client Zone2 9/16/2004 12/31/2004 6159 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
± 50%
1 ð Activité de niveau 3-3 3 Ref6 T4 Nom5 Roadmap 9/17/2004 12/31/2004 6159 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
± 25%
1 ð Activité de niveau 3-4 2 Ref5 T3 Nom3 Réunion 10/8/2004 12/20/2004 6170 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
Annulé
équipe
2 = Activité de niveau 1-2 2 Ref2 T3 Nom5 Client Zone1 10/15/2004 12/1/2004 6189 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
A traiter
2 < Activité de niveau 2-3 2 Ref5 T3 Nom4 Client Zone2 10/15/2004 10/15/2004 Non ¢¢¢¢¢¢¢¢
Clôturé 10/15/2004
2 8 Activité de niveau 2-4 3 Ref5 T3 Nom3 Client Zone2 10/4/2004 12/31/2004 6159 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
± 75%
2 ð Activité de niveau 3-5 1 Ref5 T3 Nom4 Client Zone1 11/2/2004 12/24/2004 6166 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
A traiter
2 ð Activité de niveau 3-6 2 Ref4 T3 Nom5 Réunion Dpt 11/12/2004 12/23/2004 6167 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
Initialisé
Commentaires

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Archives

Date de
Date
N° Action M Ref Type Porteur(s) Origine
origine
fin
prévue

3 = Activité de niveau 1-3 2 Ref2 T3 Nom5 Client Zone1 ### ###


3 < Activité de niveau 2-5 2 Ref5 T3 Nom4 Client Zone2 ### ###
3 < Activité de niveau 2-6 3 Ref5 T3 Nom3 Client Zone2 ### ###
3 ð Activité de niveau 3-7 1 Ref5 T3 Nom4 Client Zone1 ### ###
3 ð Activité de niveau 3-8 2 Ref4 T3 Nom5 Réunion Dpt ### ###
ves

Date
Retard Avancement Commentaires
clôture

23 j ¢¢¢¢¢¢¢¢
A traiter ###
Non ¢¢¢¢¢¢¢¢
Clôturé ### Commentaire
Non ¢¢¢¢¢¢¢¢
Clôturé ### Commentaire
¢¢¢¢¢¢¢¢
Non A traiter ### Commentaire
2j ¢¢¢¢¢¢¢¢
Initialisé ### Commentaire
Données Roadmap

Date
Actions
Origine

Activité de niveau 2-1 ###

Activité de niveau 2-2 ###

Activité de niveau 2-3 ###

Activité de niveau 2-4 ###


dmap

Durée Terme Avancée Delta Retard Date


prévue (J) prévu (j) (j) (j) clôture
max

91.0 ### 91.0 -6230 0 ### 10/21/2004

68.0 ### 68.0 -6159 0 ### 12/31/2004

0.5 ### 0.5 -6236 0 ### 10/15/2004

88.0 ### 88.0 -6159 6159 12/31/2004


Suivi d'activité

Période : Octobre 2004

Entreprise/Direction/Département - Jean Chenu (Groupe1)-Albert Chombier(Groupe2)

Faits marquants
- Séminaire Développement des synergies le 05/10 à Nice
- Réunion des équipes vente Zone 1 à Paris le 17/10

Commentaires
Suivi de la Roadmap S2 sous contrôle

Actions en cours
Réf Action Début Fin prévue Avancée Commentaires
Ref6 Activité de niveau 3 9/16/2004 12/10/2004 ± 50% Commentaire
Ref6 Activité de niveau 3 9/17/2004 12/20/2004 ± 25% Commentaire

Actions Clôturées / Annulées / Reportées


Réf. Action Début Fin Etat Commentaires
Ref5 Activité de niveau 3 10/8/2004 ? Annulé Commentaire
Ref5 Activité de niveau 2 10/15/2004 10/15/2004 Clôturé Commentaire
Roadmap Semestre 2

Activité de niveau 1-1

22/07/04-21/10/04-Activité de niveau 2-1-Fait le 06/10/04

24/10/04-31/12/04-Activité de niveau 2-2

Activité de niveau 1-2

15/10/04-Activité de niveau 2-3

04/10/04-31/12/04-Activité de niveau 2-4

Jul 04 Aug 04 Sep 04 Oct 04 Nov 04 Dec 04


Aide

Objectif de l'outil : Permettre un suivi complet des activités d'un domaine donné. Les actions entreprises sont listée
sont affectées, leur traçabilité est assurée et certaines de leurs caractéristiques (référence, type
paramétrables.

Contrôle de saisie Un certain nombre de contôles sont effectués suite à la saisie des utilisateurs (non exhaustifs pa
certaine souplesse dans l'utilisation de l'outil) :
Priorité, référence, type, porteur, date origine, date prévue, retard, avancement, date clôture : la
une liste de valeurs associée au champ (Priorité M, référence, type, porteur, avancement) ou à u
date clôture).
C'est la raison pour laquelle certaines valeurs sont paramétrables (cf § Paramétrage des champ

Niveau des actions Les actions entrées sont de trois niveau : 1, 2 et 3. Le changement de niveau est possible selon
Modification du niveau d'une action).
Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3
Des symboles, correspondant au statut des actions, figurent en tête de ligne des actions de nive

Priorités Les actions sont hiérachisées selon 9 niveaux :


An : action de fond portant sur l'année - S1 : action de fond sur le premier semestre de l'année -
premier semestre de l'année - S1-2 : action de priorité 2 sur le premier semestre de l'année - S1
premier de l'année - S2 : action de fond sur le second semestre de l'année - S2-1 : action de pri
l'année - S2-2 : action de priorité 2 sur le second semestre de l'année - S2-3 : action de priorité

Insertion d'une action Utiliser le bouton . Une ligne supplémentaire est insérée sous la ligne contenant la cellule sé

Pour insérer une action de niveau 3 : se positionner sur une action de niveau 2 ou une action de
de niveau 2 ou dernière ligne du tableau).
Pour insérer une action de niveau 2 : se positionner sur une action de niveau 2 (suivie d''une ac
tableau).
Pour insérer une action de niveau 1 : se positionner sur une action de niveau 2 non suivie d''une

Suppression d'une action Utiliser le bouton . La ligne sélectionnée est supprimée.


Attention : la suppresion d'une action de niveau n est impossible s'il esiste des actions de niveau

Modification du niveau Transformation d'une action de niveau 2 en niveau 3 : - double clic sur la puce en début de ligne
Transformation d'une action de niveau 3 en niveau 2 : - double clic sur la flèche en début de lign
d'une action Transformation d'une action de niveau 2 en niveau 1 : - double clic sur la case grise en début de
Dates Les champs Date origine, Date de fin prévue, et Date de clôture sont saisies automatiquement :
double clic sur la cellule pour afficher la boite de dialogue Dates.

Avancement Neufs valeurs disponibles : A traiter, Initialisé, ±25%, ±50%, ±75%, Clôturé, Suspend, Annulé, R
L'état d'avancement est symbolisé par la barre de progression associée en colonne M (ex : ±25%
Attention :
Une action de niveau 1 qui passe à l'état Clôturé clôture automatiquement toutes les actions de
Une action de niveau 2 qui passe à l'état Clôturé clôture automatiquement toutes les actions de
La saisie d'une date de clôture en colonne N provoque automatiquement le passage à l'état Clôt
actions qui en dépendent le cas échéant).
Le passage à l'état d'avancement Initialisé, A traiter, 25%, 50% et 75% provoque automatique la

Retard Valeurs possibles : Non ou delta entre date du jour et date initiale prévue.
Attention : la saie d'une date de clôture antérieure ou égale à la date de fin prévue positionne le

Commentaire Saise libre de tout type de caractère.

Paramètrage des champs Les champs Référence, Type, Porteur, Origine sont paramétrable. Pour Fixer les valeurs autoris
10 valeurs par champ), utiliser le bouton .

Filtrage La fonctionnalité de filtrage d'Excel permet le filtrage multicritère des actions. Pour faciliter l'utilis
volets ont été figés sous la ligne de titre du tableau.

Roadmap Schéma Utiliser le bouton pour générer automatiquement une roadmap.

Le champ des actions à traiter est restreint aux actions affichées à l'écran (utiliser le filtrage pou
faire figurer). Attention : seules les actions de niveau 2 seront prises en compte.
Enfin, un écran de confirmation permet de sélectionner individuellement les actions à prendre en
le titre (par défaut, celui figurant en entête de la page Suivi d'activité, modifiable par utilisateur).
Roadmap (compléments Sur le résultat produit (feuille Roadmap), il est possible d'ajouter des commentaires, des logos, d
barre d'outils dessins d'Excel. Ces formes peuvent être conservées pour une nouvelle roadmap
graphiques) sur le formulaire d'édition de la roadmap )

Roadmap Données Données extraites par programme pour réaliser le graphique (Roadmap)

Rapport d'activité Utiliser le bouton pour générer automatiquement un rapport d'activité sur la feuille portant
Toutes les actions de la page (même masquées) seront scrutées par le programme de réalisatio
choisi le mois et l'année (boite de dialogue), deux listes d'actions apparaissent : les actions en c
annulées ou reportées. Il est possible de ne sélectionner que les actions que l'on souhaite faire
est possible d'éditer un rapport d'activité pour un mois antérieur au mois en cours. Dans ce cas,
clôturées après le mois sélectionné seront considérées comme en cours pour le mois sélectionn

Archivage Utiliser le bouton . Ne sont prises en compte pour l'archivage que les actions clôturées. Es d
feuille Archive, et sont toutes modifiables sans contraintes.

Sauvegarde Utiliser le bouton sur la feuille Suivi d'activité pour exporter la roadmap sous forme de fichie
(Suivi d'activité-Roadmap-jjmmaa.gif sous le répertoire courant).
Utiliser le bouton sur la feuille Archive pour exporter les données archivées ainsi que toutes
(Suivi d'activité-Archive-jjmma.xls sous le répertoire courant).

Protection des Données Toutes les feuilles sont protégées, sans mot de passe.

Interaction fonctions La suppression ou l'insertion de lignes reste possible à l'aide des fonctions des menus Excel (In
contrainte est que les formats de cellule doivent être respectés, et que le numéro de l'action en
natives Excel et macros action de niveau 1) ou égal àl'action de niveau 1 dont dépend l'action créée (attention : pour les
suivi d'activité est invisible, puisque de même couleur que le fond de la cellule, à savoir gris clair).
s actions entreprises sont listées, hiérarchisées, des priorités leur
aractéristiques (référence, type, porteur et origine) sont

s utilisateurs (non exhaustifs par choix afin de conserver une

, avancement, date clôture : la valeur saisie doit être conforme à


e, porteur, avancement) ou à un format (date origine, date prévue,

(cf § Paramétrage des champs).

nt de niveau est possible selon certaines contraintes (cf

ête de ligne des actions de niveau 2 (colonne B),

premier semestre de l'année - S1-1 : action de priorité 1 sur le


emier semestre de l'année - S1-3 : action de priorité 3 sur le
e l'année - S2-1 : action de priorité 1 sur le second semestre de
nnée - S2-3 : action de priorité 3 sur le second semestre de l'année.

s la ligne contenant la cellule sélectionnée.

n de niveau 2 ou une action de niveau 3 (non suivie d'une action

n de niveau 2 (suivie d''une action de niveau 2 ou dernière ligne du

n de niveau 2 non suivie d''une action de niveau 3.

s'il esiste des actions de niveau n-1.

c sur la puce en début de ligne (colonne B).


c sur la flèche en début de ligne (colonne C).
c sur la case grise en début de ligne (colonne A).
ont saisies automatiquement :

%, Clôturé, Suspend, Annulé, Reporté.


sociée en colonne M (ex : ±25% ).

quement toutes les actions de niveau 2 qui en dépendent.


quement toutes les actions de niveau 3 qui en dépendent.
uement le passage à l'état Clôturé de l'action associée (et des

75% provoque automatique la mise à blanc de la date de clôture.

prévue.
ate de fin prévue positionne le champ à Non.

. Pour Fixer les valeurs autorisées pour chaque champs (jusqu'à

des actions. Pour faciliter l'utilisation de cette fonctionnalité, les

map.

à l'écran (utiliser le filtrage pour limiter le nombre des actions à


es en compte.
ement les actions à prendre en compte le cas échéant et d'ajouter
ité, modifiable par utilisateur).
des commentaires, des logos, des figures de tout type en utilisant la
es pour une nouvelle roadmap (utiliser la case à cocher appropriée

admap)

t d'activité sur la feuille portant ce titre.


par le programme de réalisation du rapport d'activité. Après avoir
apparaissent : les actions en cours et les actions clôturées ou
actions que l'on souhaite faire figurer sur le rapport. De même, il
u mois en cours. Dans ce cas, les actions qui auraient été
n cours pour le mois sélectionné (statut positionné à ?).

que les actions clôturées. Es données sont exportées dans la

a roadmap sous forme de fichier graphique

nées archivées ainsi que toutes les autres feuilles du fichier Excel

fonctions des menus Excel (Insérer/Supprimer). La seule


t que le numéro de l'action en entête doit être unique (pour une
tion créée (attention : pour les actions de niveau 2 et 3, ce numéro
à savoir gris clair).

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