AGRO MAP - Manuel de Procédures Admnistratives Comptables Et Financières V1

MANUEL DE PROCEDURES DE
GESTION ADMINISTRATIVE,
FINANCIERE, ET COMPTABLE
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Juin 2020
1
2
TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES...............................................................................................................2
PARTIE I – GENERALITES..........................................................................................................6
CHAPITRE I: CADRE REGLEMENTAIRE...............................................................................8
I.1. Règles générales en vigueur............................................................................................8
I.1.1. Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité...............................8
I.1.2. Règle générale relative aux paiements.................................................................8
PARTIE II – PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE & COMPTABLE.........................9
CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE.............................................10
II.1. Généralités........................................................................................................................10
II.2. Principes généraux..........................................................................................................10
II.3. Présentation du budget.................................................................................................11
II.4. Elaboration du programme d’activité et du budget annuel..................................11
II.4.1. Règles de gestion.......................................................................................................9
II.4.2. Description de la procédure....................................................................................9
II.5. Exécution budgétaire......................................................................................................13
II.5.1. Règles de gestion.....................................................................................................13
II.5.2. Description de la procédure......................................................................13
II.6. Points de contrôle et identification des risques...............................................16
II.6.1. Points de contrôle....................................................................................................16
II.6.2. Identification des risques....................................................................................16
CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE..........................................17
III.1. Cadre Comptable.........................................................................................................17
III.1.1. Cadre général du système d’information comptable..................................17
III.1.2. Le plan comptable..................................................................................17
III.1.3. Amortissements des immobilisations....................................................17
III.1.4. La comptabilité analytique et budgétaire................................................17
III.1.5. Le reporting..............................................................................................18
III.1.6. Principe de saisie des pièces comptables.......................................18
III.2. Organisation Comptable............................................................................................18
III.2.1. Organisation du système comptable...............................................................18
III.2.2. Règles de gestion.................................................................................................19
III.3. Description de la procédure......................................................................................19
III.3.1. Comptabilisation des factures d’achat de biens et services de................20
III.3.2. Comptabilisation du règlement des tiers..............................................23
III.3.3. Comptabilisation des entrées en caisse.........................................................25
III.3.4. Comptabilisation des sorties de caisse...................................................27
III.3.5. Comptabilisation des salaires et charges patronales.............29
III.3.6. Etablissement des rapprochements bancaires...........32
III.3.7. Procédures d’arrêté comptable..........................34
III.3.8. Points de contrôle et identification des risques....38
III.3.9. Comptabilisation des sorties de caisse...................................................27
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CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE.............................42
IV.1. Gestion des comptes bancaires................................................................................42
IV.2. Dépenses effectuées par chèques..............................................................43
IV.2.1. Description de la procédure..............................................................................43
IV.2.2. Points de contrôle et identification des risques....................................................44
IV.3. Gestion de la caisse..............................................................................................45
IV.3.1. Règles de gestion............................................................................................45
IV.3.2. Description de la procédure..............................................................................46
IV.3.3. Points de contrôle et identification des risques....................................................55
IV.4. Classement et archivage des documents...............................................................56
IV.5. Type de rapports...........................................................56
PARTIE III – PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE...........................................57
CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS..........................................58
V.1. Mode réglementaire....................................................................................................58
V.2. Cadre général................................................................................................................58
V.3. Description de la procédure......................................................................................59
V.4. Points de contrôle et identification des risques............................................71
V.3.1 Point de contrôle..................................................................71
V.3.2 Identification des risques............71
V.5. Procédure d’appel d’offres.........................................................................................72
V.6. Appel d’offres ouvert (National ou International)...............................................38
V.7. Procédure des formations..........................................................................................38
V.8. La Commande...............................................................................................................39
V.9. Réception des commandes de fournitures, de services ou des travaux.........40
V.10..........................................................................................................................................Traitement
des factures d’achats...................................................................................................41
CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE.................................51
VI.1. Gestion des Immobilisations.....................................................................................51
VII.1. 1. Réception des équipements immobiliers....................................................51
VII.1.2. Prise en compte d’une immobilisation..........................................................51
VII.1.3. Affectation et detention:..................................................................................52
VII.1.4. Sortie d’une immobilisation:............................................................................52
VII.2. Gestion des véhicules et motos..............................................................................53
VII.2.1. Règles de gestion...............................................................................................53
VII.3. Gestion du carburant................................................................................................56
VII.3.1. Règles de gestion...............................................................................................57
VII.3.2. Approvisionnement en Carburant par le système de Bons de
carburant.............................................................................................................................58
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SIGLES ET ABREVIATIONS
BC Bon de Commande
BE Bordereau de d’Expédition
CDF Franc Congolais
BR Bon de Réception
CA Conseil d’Administration
CHQ Chèque
DAO Dossier d’Appel d'Offres
FEI France Expertise
Internationale
G/L Grand Livre
OP Ordre de Paiement
OV Ordre de Virement
PABA Plan d’Action et Budget
Annuel
PV Procès Verbal
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GENERALITES
6
INTRODUCTION ET CONTEXTE
Ce manuel de procédures de gestion administrative, comptable et financière a été

mise en place dans le souci de doter AGRO MAP d’un outil de référence et de
renforcement de ses capacités, répondant aux normes de gestion reconnues afin de
mieux gérer les projets.
Vie de ce manuel
Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l'évolution
du cadre structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement
des opérations au sein de l’entreprise.
La mise à jour du manuel de procédures incombe en premier lieu à la Direction

Générale d’AGRO MAP, qui est le témoin privilégié de l'impact de l'évolution de
l'environnement sur les méthodes de travail de l’entreprise.
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CHAPITRE I : CADRE REGLEMENTAIRE
I.1. Règles générales en vigueur
I.1.1. Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité
Par définition, trois niveaux de responsabilité sont appliqués pour toutes les
opérations administratives, financières et comptables comme indique l’organigramme
ci-dessous, dans le cadre du principe général de la séparation des fonctions :
- Le Directeur Général : qui assume la responsabilité de coordonner toutes les
actions menées dans le cadre de la poursuite des objectifs de l’entreprise et
assure une bonne gestion administrative et les ressources humaines.
- Le Responsable de l’Administration et des Finances : est garant du suivi des
procédures administratives et assume la responsabilité de la conformité de toutes
les transactions financières et la gestion comptable.
- Le Directeur Technique :
- Le Directeur de la Durabilité :
-
I.1.2. Règle générale relative aux paiements
Par application des bonnes pratiques permettant le renforcement de la gouvernance,

de la transparence et de la sécurisation des flux financiers, tous les paiements
effectués par AGRO MAP nécessitent au moins deux signataires légaux.
Les signataires légaux sont désignés par application de la réglementation des pouvoirs
fixée par le Directeur Général d’AGRO MAP.
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PROCEDURES
DE GESTION
FINANCIERE &
COMPTABLE
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CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE
II.1. Généralités
La rareté des ressources ainsi que la nécessité de mise en place d’une gestion
rigoureuse et transparente impose des règles et procédures adaptées permettant une
saine maîtrise des coûts. Par conséquent, AGRO MAP doit se doter d’outils
budgétaires.
Ces outils de gestion budgétaire renferment notamment :

 des procédures budgétaires ;
 Des dispositions d’exécution budgétaire.
La première étape du cycle de préparation du budget consiste à définir au niveau de

chaque rubrique budgétaire les orientations stratégiques qui doivent s’inscrire dans le
cadre de la mission de l’entreprise, ceci en vue de tester et assurer la cohésion entre
les activités et la mission. C’est une étape importante d’où il est nécessaire que
chaque Responsable s’implique dans l’identification des besoins, le choix des
indicateurs de coûts, l’élaboration du budget, l’exécution du budget, son suivi ainsi
que sa revue périodique. L’exécution du budget doit se dérouler dans le cadre des
conventions signées avec les différents bailleurs et au présent manuel.
L’objectif primordial est d’évoluer vers une utilisation efficace et rationnelle des
ressources disponibles, et de faire en sorte que les ressources servent à la mise en
œuvre des orientations stratégiques définies par l’entreprise.
II.2. Principes généraux
La gestion budgétaire comprend donc trois phases à savoir la prévision, l’exécution et

le contrôle.
 La prévision budgétaire consiste en l’établissement d’un programme précis en
vue d’atteindre de façon quantitative et dans un délai déterminé, un résultat
prévu d’avance (prévision dans le temps avec des données physiques et
financières) ;
 L’exécution budgétaire correspond à la mise à disposition des ressources
financières afin de réaliser les programmes et activités prévues ;
 Le contrôle budgétaire permet de rapprocher les prévisions des réalisations
pour faire apparaître les écarts entre ces dernières.
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II.3. Présentation du budget
Le budget est un sous-produit de la comptabilité à laquelle il est intégré.

Le Plan d’Action et Budget Annuel est élaboré par la Direction Générale, validé
et approuvé par le Conseil d’Administration.
Le Plan d’Action et Budget Annuel précise les coûts détaillés par :

 Axe ;
 Objectif ;
 Stratégie d’intervention ;
 Activité ou action ; Catégorie de dépense.
II.4. Elaboration du programme d’activité et du budget annuel
II.4.1. Règles de gestion
 Le plan d’action annuel et le budget qui en découle sont élaborés à partir du

plan d’action stratégique consigné dans la lettre de cadrage ;
 La préparation du plan d’action annuel et le budget qui en découle s’étalent sur
trois (03) mois et associent toutes les entités d’AGRO MAP ;
 Le plan d’action annuel et le budget est soumis à l’avis du Conseil
d’Administration et l’approbation de l’Assemblée Générale ;
 Le PAA porte sur une année.
II.4.2. Description de la procédure
Les travaux de l’élaboration du PAA suivent les étapes suivantes :
 L’élaboration du plan d’action annuel

 La détermination et la validation du budget annuel
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Intervenants Description de la tâche Supports
1 – Elaboration du plan d’action annuel

- Se concertent pour déterminer sur la base du niveau de
réalisation des activités de l’entreprise et sur la base des
directives stratégiques, les activités de la direction pour
l’exercice à venir
Ainsi, ils arrêtent pour chaque composante : Le PAA par

 Les différents objectifs assignés à la direction direction
Le RAF et le
Responsable  Les activités de la direction permettant d’atteindre
Opérationnel ces objectifs
 Le but de chaque activité (quantification)
 Les périodes de réalisation des activités
 Les documents à produire par la direction à l’issue
des différentes activités
- Finalisent et valident le PAA de la direction

NOTE : Le RAF rencontrera ainsi tous les directeurs et le Directeur Géneral pour qu’ils finalisent
ensemble le plan d’action annuel par direction.
L’ensemble des PAA sera consolidé pour établir le PAA global.
Sur la base du PAA global, le DG, les Directeurs opérationnels établissent leur budget annuel et le
transmettent au RAF pour la consolidation.
2 – Détermination et validation du budget annuel
- Arrête le projet de budget global d’AGRO MAP par la
centralisation des projets de budget reçus des différentes
entités
2.1. Le RAF Il précise le budget pour chaque projet et chaque activité .
- Transmet le projet de budget annuel des différentes

directions au DG pour appréciation.
Le projet de
budget global
- Vérifie que la centralisation des projets de budget a été
correctement effectuée et tient compte des programmes
d’activités des différentes entités.
2.2. Le DG - Vérifie selon la lettre de cadrage que les projets de budget

sont raisonnables eu égard aux spécificités des activités et aux
disponibilités des lignes budgétaires concernées.
- Mentionne ses observations sur le projet de budget centralisé

et le ramène au RAF pour action en fonction des instructions.
NOTE
A la réception du projet de budget du DG, le RAF corrige selon ses instructions.

Le budget approuvé par le DG est communiqué à tous les responsables d’AGRO MAP pour
information et action.
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II.5. Le suivi de l’exécution budgétaire
II.5.1. Règles de gestion
 Le budget approuvé dans sa version définitive est mis en exécution par la

Direction Générale ;
 Le RAF assure le suivi de l’exécution des budgets alloués aux différentes
entités sous la supervision du Directeur General. Les budgets sont engagés sur
la base de la version définitive du PAA et du budget approuvé ;
 Le Responsable du demandeur, le Comptable et le RAF autorisent
l’engagement de la dépense après vérification qu’elle est éligible, qu’il existe un
budget disponible et les fonds nécessaires à l’engagement de la dépense ;
 Au cours de l’exécution, il sera mené une étude systématique et permanente
des perturbations susceptibles de modifier les prévisions de l’entreprise ;
 Le suivi de l’exécution budgétaire doit se faire sur des bases mensuelles,
trimestrielles, semestrielles et annuelles ;
 Toute modification du budget doit être motivée et demandée par le RAF au
Directeur Géneral ;
 Aucune dépense n'est autorisée si elle n'est pas inscrite au budget annuel
approuvé dans le cadre des programmes et budgets annuels :
 Les dépenses sont initiées par les Responsables des Services ;
 L’avis du RAF est requis pour confirmer l'éligibilité de la dépense et
l’indication de la ligne budgétaire à imputer ;
 La dépense n'est effectivement engagée qu'après accord du Directeur
Général.
II.5.2. Description de la procédure
Le suivi de l’exécution budgétaire s’effectue selon la procédure décrite ci-après et dont

les différentes étapes sont les suivantes :
 La vérification du niveau de réalisation de la ligne budgétaire ;

 L’autorisation de la dépense
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1 – Vérification du niveau de réalisation de la ligne budgétaire
A la réception de la DA/DT
- Vérifie que les biens à acquérir concernent les activités

d’AGRO MAP et identifie la ligne budgétaire concernée par
la demande d’achat (Annexe 1) / demande de travaux
(Annexe 2)
- Vérifie le récapitulatif des engagements de la ligne
budgétaire concernée par la DA/DT. Demande
d’achat /
- Inscrit ses remarques relatives au niveau de réalisation Demande de
des lignes budgétaires concernées par la demande d’achat et travaux
son appréciation
Le RAF En cas de disponibilité de la ligne budgétaire
- Procède à l’imputation budgétaire et signe la DA/DT

- Transmet au DG pour appréciation et validation.
Tableau
Cf. 2.a. En cas de disponibilité budgétaire. d’exécution
du budget
En cas d’insuffisance budgétaire
- Indique sur le Tableau d’exécution du budget (Annexe 3)

le niveau de réalisation du budget annuel puis consulte le
DG pour envisager les aménagements budgétaires à
effectuer
Cf. 2.b. En cas d’insuffisance budgétaire.
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2 – Autorisation de la dépense
a. Cas de la disponibilité de la ligne budgétaire concernée par la dépense
- Examine les observations du RAF et apprécie la
pertinence des achats à effectuer en tenant compte du
niveau de réalisation de la ligne budgétaire concernée et de
l’utilité des biens
Demande
d’achat /
Le DG
- Signe la DA/DT et la remet au RAF avec les documents Demande de
justificatifs qui l’accompagnent pour action en fonction de travaux
ses observations
L’exemplaire blanc de la DA/DT rejetée est envoyé au demandeur pour
l’informer de la décision du DG, en cas de rejet de la demande.
b. Cas de l’indisponibilité de la ligne budgétaire concernée par la dépense
- Apprécient le bien-fondé et la nécessité de l’acquisition du
bien demandé ; DA/DT
- Examinent à partir du Tableau d’exécution du budget

annuel, la situation budgétaire afin de proposer les éventuels
aménagements Tableau
d’exécution du
Le RAF et le - Établissent un Etat des propositions d’aménagements budget annuel
DG budgétaires (Annexe 4) sur lequel ils indiquent clairement les
lignes budgétaires auxquelles ils proposent d’imputer
l’acquisition à effectuer
Etat des
- Transmettent la DA/DT, le Tableau d’exécution du budget propositions
d’aménagements
annuel et l’Etat des propositions d’aménagements
budgétaires
budgétaires au DE pour validation
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NOTE
En cas de rejet de la requête

L’exemplaire blanc de la DA/DT et les documents justificatifs qui l’accompagnent sont
transmis au demandeur pour l’informer de la décision.
En cas de validation de la requête par le DG
L’exemplaire blanc de la DA/DT accompagné des pièces justificatives est envoyé au
Responsable des achats pour déclencher la procédure d’acquisition des biens et services.
II.6. Points de contrôle et identification des risques
II.6.1. Points de contrôle
CONTROLES
intervenant périodicité Forme
 Contrôle niveau 1
RAF A la réception du  S’assure que les budgets tiennent compte
budget du PAA et de la lettre de cadrage;
 S’assurer que le budget qu’il a reçu est
celui validé par le DG
A l’émission de  S’assurer que toutes les dépenses qui
chaque DA/DT sont engagées ont fait l’objet d’une
budgétisation ;
DG A la réception des  S’assure que la procédure est respectée ;
projets de budget
 Contrôle Niveau 2
Audit et Trimestrielle ou lors  S’assure que la procédure est respectée ;
Contrôle d’un contrôle d’audit  S’assure que les contrôles de niveau 1
Interne sont correctement effectués ;
II.6.2. Identification des risques liés à la procédure
Dépenses ne correspondant pas aux besoins de l’entreprise ;

Absence de contrôles et de maîtrise des dépenses ;
Dépassements budgétaires non autorisées ;
Mauvaises ventilations analytiques des dépenses et produits empêchant le suivi
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de l’exécution budgétaire…
CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE
III.1. Cadre Comptable
III.1.1. Cadre général du système d’information comptable
Le suivi et la gestion financière d’AGRO MAP sont assurés par SAGE SAARI. Ce
logiciel intègre à la fois la comptabilité budgétaire dont le suivi s’effectue par le biais
d’une comptabilité analytique et la comptabilité générale.
La comptabilité générale est tenue selon les prescriptions du SYSCOHADA révisé en
fonction du principe de la comptabilité d’engagement.
III.1.2. Le plan comptable
Le plan comptable d’AGRO MAP comporte quatre niveaux :

- Classe, (ex.1)
- Sous-classe, (ex.12)
- Comptes de regroupement (ex.1201)
- Comptes généraux (ex.1201000)
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III.1.3. Amortissement des immobilisations
La comptabilisation des immobilisations se fait au coût historique. Les immobilisations

acquises en devises sont comptabilisées au taux de change du jour de paiement du
fournisseur. Les amortissements sont calculés selon la méthode linéaire en fonction
de la durée de vie estimée des biens acquis. Les taux annuels d’amortissement
appliqués sont les suivants :
Désignation Durée de vie Taux d’amortissement

estimée
Logiciels 3 ans 33 %
Construction et génie civil 20 ans 5%
Matériel informatique 3 ans 33 %
Véhicules 4 ans 20 %
Matériel et outillage 5 ans 20 %
Mobilier et matériel de 5 ans 20 %
bureau
III.1.4. La comptabilité analytique et budgétaire
Pour permettre un suivi efficace des activités menées par AGRO MAP, la comptabilité
analytique et budgétaire reposera sur cinq axes d’analyse principaux :
 Le projet (dans un contexte multi-projet),
 La destination de la dépense (activité ou composante),
 L’entité de mise en œuvre,
 La nature de la dépense (catégorie)
III.1.5. Le reporting
Le système de "reporting" de la Comptabilité générale génère des brouillards de

saisie, journaux auxiliaires, balances et Grands Livres (G/L) généraux, balances et G/L
analytiques, liste complète des immobilisations, Tableau Emplois – Ressources, Bilan
et des Comptes d’Exploitation.
Tandis que le « reporting » de la comptabilité analytique et budgétaire génère :
 Les tableaux de bord budgétaires pour le suivi par activité, par catégorie de
décaissement, etc.
 Les rapports de suivi financiers (RSF) : Sources et Utilisation des fonds par
catégorie de dépenses, Emploi des fonds par activité, rapports sur la
passation des marchés de fournitures et travaux, rapports sur la passation
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des marchés de services de consultants,
 Etc.
III.1.6. Principe de saisie des pièces comptables
Dans le logiciel, toutes les saisies comptables sont faites dans des journaux.
Les types de journaux utilisés sont :

- les journaux de Trésorerie (Caisse et Banque)
- le journal des Opérations Diverses
- le journal de Paie (Salaires)
- le journal des Immobilisations
- le journal des achats
- le Journal des ventes.
Les saisies sont faites par le Comptable à partir de fiches d’imputation préalablement
imputées. Les écritures sont saisies dans des brouillards. Les brouillards sont
contrôlés et validés par le RAF.
III.2. Organisation Comptable
III.2.1. Organisation du système comptable
L’organisation comptable doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour

assurer l’authenticité des écritures.
La comptabilité mise en place devra :
 Etre tenue en F CFA ;
 Employer la technique de la partie double (débit/crédit) ;
 Permettre la justification des écritures par des pièces datées, conservées et
classées ;
 Respecter l’enregistrement chronologique des opérations ;
 Identifier chaque enregistrement en précisant son origine, son imputation, le
contenu de l’opération et les références de la pièce justificative ;
 Permettre le contrôle pour l’inventaire de l’existence et de la valeur des biens,
créances et dettes d’AGRO MAP ;
 Etablir un plan des comptes ;
 Etablir les livres obligatoires.
Les livres comptables à tenir obligatoirement sont :

 Les journaux ;
 Le grand-livre ;
 La balance des comptes ;
 Le livre d’inventaire.
Des principes de base de saisie

 La saisie chronologique des pièces comptables concerne toutes les pièces
 Chaque écriture saisie doit s’appuyer sur des pièces référencées
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 Les écritures doivent être contrôlées avant d’être validées
 Les écritures validées ne peuvent être modifiées
III.2.2. Règles de gestion
 Le classement des pièces comptables est réalisé quotidiennement ;

 La saisie des opérations comptables sur le système est réalisée
quotidiennement dès réception de la pièce comptable ;
 Les écritures d'OD (Opérations Diverses) doivent être justifiées par des fiches
d'OD et des documents probants ;
 Les comptes de bilan doivent être analysés et justifiés à la date d’arrêté
comptable ;
 Les arrêtés de compte sont effectués trimestriellement ;
 Les états de synthèse comptables doivent être établis selon les principes et
règles du SYSCOHADA révisé ;
 Les états de synthèse comptables doivent donner une image fidèle du
patrimoine, de la situation financière et des résultats de l’entreprise ;
 La présentation des états de synthèse doit être identique d’un exercice à
l’autre.
III.3. Description de la procédure
III.3.1. La comptabilisation des factures d’achat de biens et services
L’La procédure de traitement des factures d’achat de biens et services s’effectue en 04

étapes qui sont les suivantes :
 La réception des factures d’achat de biens et services

 Le Contrôle des factures d’achat de biens et services
 L’établissement et la validation de l’échéancier de règlement
 Le suivi des comptes fournisseurs
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Intervenants Description des taches Supports
Etape 1 : Réception des factures d’achat de biens et services

Dès réception des factures de la part des fournisseurs
Cahier de
- Enregistre la facture dans un cahier de réception réception
- Matérialise la réception de la facture par apposition du

Assistante de Cahier de
tampon dateur et tampon "courrier arrivée" (Annexe 5)
Direction transmission
- Transmet la facture à la comptabilité via un cahier de
transmission
Etape 2 : Le Contrôle et validation des factures d’achat de biens et services
- Vérifie les calculs arithmétiques et matérialise (par
signature ou par paraphe) sur la facture les contrôles
effectués
- Vérifie la cohérence entre la DA/DT, le BC, le BL et la

facture en rapprochant les différents montants
2.1. Le - Procède aux imputations comptables sur une fiche Pièces

Comptable d’imputation justificatives
- Sélectionne dans le menu d’enregistrement des pièces

comptables sur SAGE le journal concerné et saisit la
facture
- Transmet l’original de la facture accompagnée des

justificatifs au RAF pour validation
2.2. Le RAF - Vérifie la matérialité des contrôles effectués par le
Comptable
- Vérifie la complétude des justificatifs liés à l’achat
- Vérifie l’apposition du cachet SAISIE COMPTA (Annexe

5) sur les factures
- Vérifie les imputations comptables proposées
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- Edite le brouillard de saisie des écritures enregistrées
sur SAGE
- Identifie les anomalies constatées et les corrige sur

SAGE sur les pièces comptables
- Procède à l’établissement de l’échéancier de règlement
Intervenants Description de la tache Supports
Etape 3 : L’établissement et la validation de l’échéancier de règlement

- Prépare l’échéancier des fournisseurs à payer dans le
mois
- Procède à un rapprochement entre son échéancier

extra comptable et les soldes fournisseurs transmis par Echéancier de
Le RAF la comptabilité règlement
- Prépare l’échéancier mensuel des fournisseurs et les

pièces justificatives (factures en attente de règlement)
et soumet le dossier de règlement fournisseurs à la
validation du DG
NOTE
Dès la validation du listing des fournisseurs à régler par le RAF et le DG, la préparation des
chèques se déroule conformément à la procédure « Gestion de la trésorerie »
Etape 4 : Suivi des comptes fournisseurs
- Procède à une analyse mensuelle des comptes afin

Le Comptable de régulariser les soldes en cas d’anomalies (erreurs
d’imputation de compte à compte, omission de Grand-Livre
comptabilisation de factures d’achats) fournisseurs
Modèle d’écriture à passer :

Débit : 6. Consommation (Montant hors taxes de la facture)
ou 3. Stock de... (Montant hors taxes de la facture)
ou 2. Immobilisations (Montant hors taxes de la facture)
Débit : 444 Etat, TVA déductible (Montant de la TVA)
Crédit : 40. Fournisseur (Facture N° ……..__ Montant de la facture TTC)
22
III.3.2. Comptabilisation du règlement des tiers
La comptabilisation des règlements s’effectue en 3 étapes, qui sont :
 L’établissement de la fiche d’imputation comptable

 L’enregistrement comptable du titre de paiement établi
 Le contrôle de la comptabilisation du titre de paiement établi
1- Etablissement de la fiche d’imputation comptable

- Vérifie que le titre de paiement reçu n’a pas déjà pas
fait l’objet d’une comptabilisation
- Vérifie que les justificatifs joints au titre de paiement

sont complets
- Active le logiciel SAGE afin de faire apparaître le

formulaire à utiliser pour l’enregistrement des écritures
Logiciel de
Le Comptable - Identifie le numéro affecté à l’opération et attribue
comptabilité
une référence à la pièce comptable
- Remplit et signe une fiche d’imputation comptable

(Annexe 6) en y inscrivant les données suivantes :
 Le journal concerné
 Les références du titre de paiement
 Les références de la pièce comptable
 La date d’établissement de la fiche d’imputation
 Les différents comptes à mouvementer ainsi que les montants
à leur imputer
2 – Enregistrement comptable du titre de paiement établi
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- Procède à la saisie du règlement dans le logiciel de
Comptabilité :
- Vérifie la conformité des données saisies et valide

pour enregistrer la saisie effectuée
- Le comptable identifie le numéro affecté à l’opération

Le Comptable par le logiciel de comptabilité et attribue une référence à Logiciel de
la pièce comptable comptabilité
- Appose le cachet SAISIE COMPTA sur l’exemplaire ou

la photocopie du titre de paiement reçu, la fiche
d’imputation et y inscrit la date de comptabilisation
- Joint à la fiche d’imputation les justificatifs de la
transaction et les transmet en fin de journée au RAF pour
contrôle
3 – Contrôle de la comptabilisation du titre de paiement établi

- Fait apparaître le formulaire d’édition du brouillard de
saisie des écritures enregistrées sur le logiciel de
Comptabilité et effectue un rapprochement avec les
données de la fiche d’imputation, le titre de paiement afin
de s’assurer de leur similitude
- Vérifie l’exactitude des comptes utilisés ainsi que les Fiche d’

Le RAF montants qui leur ont été imputés Imputation
comptable
- Vérifie l’apposition du cachet SAISIE COMPTA sur les
titres de paiement et les fiches d’imputation
- Identifie les anomalies constatées, les corrige sur SAGE
et sur les pièces comptables
- Valide et signe les fiches d’imputation comptable
24
Débit : 4. Compte de fournisseur (Montant du règlement)
Crédit : 52/57. Compte de trésorerie (Montant du règlement)
Comptabilisation d’un règlement
III.3.3. La comptabilisation des entrées en caisse
La comptabilisation des fonds déposés en caisse s’effectue conformément à la procédure

ci-après décrite et dont les étapes sont les suivantes :

 L’enregistrement comptable de l’entrée en caisse
 Le contrôle de la comptabilisation du bon d’entrée en caisse
25
- Vérifie que le bon d’entrée en caisse (Annexe 7) n’a
pas déjà pas fait l’objet d’une comptabilisation
- Vérifie que les justificatifs joints au bon d’entrée en

caisse sont complets (photocopie du chèque
d’approvisionnement de la caisse ou de l’exemplaire blanc de la fiche
de justification de fonds)
- Active le logiciel afin de faire apparaître le formulaire à

utiliser pour l’enregistrement des écritures
Logiciel de
Le Comptable
- Identifie le numéro affecté à l’opération par SAGE et comptabilité
attribue une référence à la pièce comptable
- Remplit et signe une fiche d’imputation comptable en

y inscrivant les données suivantes :
 Le journal concerné (Caisse)
 Les références du bon d’entrée en caisse
Les différents comptes à mouvementer ainsi que les montants à
leur imputer
2 – Enregistrement comptable du bon d’entrée en caisse
- Procède à la saisie de l’entrée en caisse dans le logiciel
de Comptabilité :

par le logiciel de comptabilité et attribue une référence à
la pièce comptable
Logiciel de
Le Comptable - Appose le cachet SAISIE COMPTA sur l’exemplaire ou
comptabilité
la photocopie du bon d’entrée en caisse, la fiche
- Joint à la fiche d’imputation les justificatifs, le bon
d’entrée an caisse, la copie du chèque ou l’exemplaire
blanc de la fiche de justification des fonds et les transmet
en fin de journée au RAF pour contrôle
3– Contrôle de la comptabilisation du bon d’entrée en caisse
26
Comptabilité et effectue un rapprochement entre les
données de la fiche d’imputation, le bon de caisse, les
justificatifs et le brouillard de saisie édité à partir de SAGE
afin de s’assurer de leur similitude
Fiche d’
- Vérifie l’exactitude des comptes utilisés ainsi que les
Le RAF Imputation
montants qui leur ont été imputés comptable
bons de caisse et les fiches d’imputation
Approvisionnement de la caisse
Débit : 571000. Caisse (Montant de l’entrée en caisse)
Crédit : 581000. Virement de fonds Banque/ caisse (Montant du chèque)
Comptabilisation de l’approvisionnement de la caisse
Retour en caisse
Débit : 571000. Caisse (Montant de l’entrée en caisse)
Débit : 6. Compte de charges (Somme dépensée)
Crédit :4. Compte de tiers (Montant de la sortie total de caisse)
Comptabilisation du retour en caisse
27
III.3.4. La comptabilisation des sorties en caisse
La comptabilisation des sorties de caisse s’effectue conformément à la procédure

ci-après décrite et dont les étapes sont les suivantes :

 L’enregistrement comptable de la sortie de caisse
 Le contrôle de la comptabilisation du bon de sortie de caisse

- Vérifie que le bon de sortie de caisse (Annexe 8) n’a
pas déjà pas fait l’objet d’une comptabilisation
- Vérifie que les justificatifs joints au bon de sortie de

caisse sont complets (exemplaire de la demande de fonds et
l’exemplaire blanc de la fiche de justification de fonds)
- Active le logiciel afin de faire apparaître le formulaire à

utiliser pour l’enregistrement des écritures
Logiciel de
Le Comptable
- Identifie le numéro affecté à l’opération par SAGE et comptabilité
attribue une référence à la pièce comptable

 Le journal concerné (Caisse)
 Les références du bon de sortie de caisse
Les différents comptes à mouvementer ainsi que les montants à
leur imputer
2 – Enregistrement comptable du bon de sortie de caisse
28
- Procède à la saisie de la sortie de caisse dans le
logiciel de Comptabilité

par le logiciel de comptabilité et attribue une référence à
la pièce comptable
Logiciel de
Le Comptable - Appose le cachet SAISIE COMPTA sur l’exemplaire ou
comptabilité
la photocopie du bon de sortie de caisse, la fiche
- Joint à la fiche d’imputation les justificatifs, le bon de
sortie de caisse, la demande de fonds ou l’exemplaire
blanc de la fiche de justification des fonds et les transmet
en fin de journée au RAF pour contrôle
3 – Contrôle de la comptabilisation du bon de sortie en caisse

Comptabilité et effectue un rapprochement entre les
données de la fiche d’imputation, le bon de sortie de
caisse, les justificatifs et le brouillard de saisie édité à
partir de SAGE afin de s’assurer de leur similitude
Fiche d’
- Vérifie l’exactitude des comptes utilisés ainsi que les
Le RAF Imputation
montants qui leur ont été imputés comptable
bons de caisse et les fiches d’imputation
29
Avance de fonds
Débit : 471000. Compte d’attente (Montant de la sortie de caisse)

Crédit : 571000. Caisse (Montant de la sortie de caisse)
Comptabilisation de l’avance de fonds effectuée par BSC N°………
Remboursement des fonds supplémentaires dépensés
Débit : 6. Compte de charges (Somme totale dépensée)

Crédit : 471000. Compte d’attente (Montant précédemment décaissé)
Crédit : 571000. Caisse (Montant supplémentaire décaissé)
III.3.5. La comptabilisation des salaires et charges patronales
La procédure relative à la comptabilisation des salaires et des charges patronales comporte

4 étapes qui sont :
 L’établissement de la fiche d’imputation comptable relative aux salaires

 L’établissement de la fiche d’imputation comptable relative aux charges patronales
 L’enregistrement comptable des salaires et des charges patronales
 Le contrôle de la comptabilisation des salaires et des charges patronales
1- Etablissement de la fiche d’imputation comptable relative aux salaires
30
- Vérifie que l’Etat des salaires a été validé par le RAF et
le DG
- Active le logiciel SAGE afin de faire apparaître le

formulaire à utiliser pour l’enregistrement des écritures
- Identifie le numéro affecté à l’opération par SAGE et

attribue une référence à la pièce comptable Fiche
Le Comptable d’imputation
- Remplit et signe une fiche d’imputation comptable en comptable
 Le journal concerné (Paie)

 Les références de l’Etat des salaires
 Les différents comptes à mouvementer ainsi que les montants
à leur imputer
Débit : 6611 Salaires du mois de ……….

Débit : 6614 Indemnités de préavis, de licenciement,
Débit : 6612 Primes et gratifications
Débit : 6613 Congés payés
Crédit : 421 Personnel, avances et acomptes

Crédit : 422 Personnel, rémunérations dues
Crédit : 423 Personnel, oppositions, saisies-arrêts
Crédit : 432 Caisses de retraite complémentaire
Crédit : 422000 Salaires net à payer mois de …………….
2- Etablissement de la fiche d’imputation comptable relative aux charges patronales
31
- Vérifie que l’Etat des salaires a été validé par le RAF et
le DG
- Affecte une référence à la pièce comptable à partir de

SAGE

Fiche
Le Comptable d’imputation
comptable
 Le journal concerné (Paie)
 Les références de l’Etat des salaires
 Les différents comptes à mouvementer ainsi que les
montants à leur imputer
Débit : 6413 Taxes sur appointements et salaires

Débit : 6414 Taxes d’apprentissage
Débit : 6415 Formation professionnelle continue
Débit : 664 Cotisation sociales, pour la part patronale
Crédit : 431 Sécurité Sociale

Crédit : 4311 Prestations familiales
Crédit : 4312 Accidents de travail
Crédit : 432 Caisses de retraite complémentaire
Crédit : 4478 Autres impôts et contributions
32
3- Enregistrement comptable des salaires et des charges patronales
Après établissement des fiches d’imputation comptable
- Sélectionne sur le formulaire d’enregistrement des
écritures sur SARI, le journal des opérations diverses et
saisit les données suivantes relatives aux salaires :
• La date de comptabilisation
• Le numéro et la nature de la pièce
• Les références de la pièce
• Les numéros de compte à mouvementer
• Les montants à imputer aux comptes
Le Comptable - Vérifie la conformité des données saisies et clique sur SAGE

le bouton ENREGISTRER pour enregistrer la saisie
effectuée
- Appose le cachet SAISIE COMPTA sur l’Etat des

salaires, l’Etat des impôts et taxes sur les salaires et les
fiches d’imputation et y inscrit la date de comptabilisation
- Transmet en fin de journée au RAF les pièces

comptables relatives aux salaires et aux charges
patronales pour contrôle
4- Contrôle de la comptabilisation des salaires et des charges patronales
- Active SAGE afin de faire apparaître le formulaire
d’édition du brouillard de saisie des écritures enregistrées
- Effectue un rapprochement entre les données de la

fiche d’imputation, l’Etat des salaires, l’Etat des impôts et
taxes sur les salaires et le brouillard de saisie édité à partir
de SAGE afin de s’assurer de leur similitude
- Vérifie l’exactitude des comptes utilisés et des

montants qui leur ont été imputés
SAGE
- Vérifie l’apposition du cachet SAISIE COMPTA sur
l’Etat des salaires, l’Etat des impôts et taxes sur les
salaires et la fiche d’imputation et le signe
- Identifie les anomalies constatées et les corrige sur

SAGE et sur les pièces comptables
- Signe les fiches d’imputation et les remet au

comptable pour archivage
III.3.6. L’établissement des rapprochements bancaires
33
Les rapprochements bancaires sont effectués une fois par mois le Comptable.
La procédure de réalisation des rapprochements bancaires comporte 2 étapes qui sont :
 L’établissement du rapprochement bancaire

 Le contrôle et la validation du rapprochement bancaire
Etape 1 : Etablissement du rapprochement bancaire

A la réception des relevés bancaires
- S’assurer de la cohérence des relevés bancaires
- Edite à partir de SAGE le journal de banque du mois Relevés

bancaires
- Procède au pointage des opérations figurant sur les
relevés et celles enregistrées dans les journaux
bancaires correspondants
- Identifie les suspens

Ces suspens sont de deux natures :
 Les Opérations figurant dans le relevé bancaire et qui
ne sont pas constatées dans le grand livre banque ; Grand-livre de
 Les Opérations figurant dans le grand livre banque
banque
et qui ne sont pas constatées dans le relevé bancaire
- S’assure que toutes les opérations bancaires dont il

a reçu les justificatifs ont été comptabilisées
Le Comptable
- Vérifie que les comptabilisations sont effectuées en
indiquant les références des chèques et des ordres de
virement
- Effectue les mises à jour nécessaires.

SAGE
- Etablit un état de rapprochement bancaire faisant
ressortir le solde comptable, le solde bancaire et les
opérations justifiant l'écart entre les deux soldes (les
suspens relevés de part et d’autres)
- S’assure de la Cohérence de l’état de

rapprochement bancaire et corrige les anomalies
constatées
- Vise l’état de rapprochement et le transmet avec le

relevé bancaire et le grand livre de banque au RAF pour
contrôle et validation
34
Etape 2 : Le contrôle et la validation du rapprochement bancaire

- Vérifie la cohérence de l’état de rapprochement
bancaire en le rapprochant du relevé et du grand livre
du compte
- Apprécie la nature et le motif des opérations en

suspens sur l’état de rapprochement
- Vérifie l’apurement des opérations en suspens sur le

rapprochement bancaire du mois précédent
Le RAF
- Demande et obtient des éclaircissements Etat de
nécessaires sur les opérations en suspens rapprochement
bancaire
- Mentionne ses éventuelles observations et signe l’état
de rapprochement bancaire et le remet avec le relevé
de compte et le grand livre de banque au Comptable
pour archivage
35
III.3.7. Les procédures d’arrêté de compte
Les comptes d’AGRO MAP sont arrêtés une fois l’an, au 31 décembre, en vue de
l’établissement des comptes annuels. L’arrêté des comptes pourrait également se faire
sur une base trimestrielle. Cette pratique permettrait d’alléger la charge de travail
pour les arrêtés de comptes annuels, mais aussi d’exercer un meilleur contrôle sur le
contenu et l’évolution des différentes rubriques comptables.
A défaut d’arrêtés de comptes trimestriels, il est recommandé l’établissement de
l’analyse des comptes sur une base trimestrielle. A cet effet, des demandes de
confirmation de solde (Annexe 9) devraient être envoyées aux tiers en relation
d’affaires avec l’entreprise.
D’autres opérations périodiques d’inventaire devraient être également effectuées et

leur impact comptable enregistré avant l’arrêté des comptes annuels. Il s’agit :
 du rapprochement bancaire du mois de décembre et la régularisation comptable des

opérations en suspens ;
 de l’inventaire physique des stocks et l’enregistrement des consommations et des écarts
d’inventaire ;
 de l’inventaire des espèces en caisse et l’ajustement des soldes comptables
D’autres opérations périodiques d’inventaire devraient être également effectuées et leur

impact comptable enregistré avant l’arrêté des comptes annuels.
Sur la base des résultats de ce qui précède, le service Administratif et Financier va procéder
A l‘arrêté des comptes annuels selon la procédure décrite ci-après dont les étapes sont les
suivantes :
 L’ajustement des comptes de trésorerie

 Le contrôle des comptes de tiers (Client/Fournisseurs)
 La revue des comptes de personnel, d’Etat et des organismes sociaux
 Le contrôle des écritures d’Opérations Diverses (OD)
 La validation de la balance générale
 L’établissement des comptes annuels
36
1 – Ajustement des comptes de trésorerie

Après visa du rapprochement bancaire du mois de décembre par
le RAF Relevés
bancaires
- Identifie les montants en suspens sur le
rapprochement bancaire et procède aux régularisations
comptables nécessaires Rapprochement
Le Comptable
bancaire
- Prend connaissance des observations et instruction

du CDC relatives à l’inventaire de caisse et procède aux PV d’inventaire
de caisse
régularisations comptables qui s’imposent
2 – Contrôle des comptes de tiers (Client/Fournisseur)
37
Après le contrôle des comptes de trésorerie
- Procède à la comptabilisation des factures et autres

documents comptables qui ne l’ont pas encore été
- Procède au lettrage des comptes en affectant à
chaque règlement les factures correspondantes
- Édite la balance des comptes tiers
(client/fournisseur) à la date d’arrêté des comptes
- Identifie les tiers dont les comptes ont des soldes Balance des tiers
anormaux (clients créditeurs et fournisseurs débiteurs)
et édite les grands livres de ces comptes. Il recherche les
Le Comptable raisons pour lesquelles les soldes de ces comptes sont
créditeurs ou débiteurs et procède en accord avec le
RAF aux corrections nécessaires
Grand-Livre
- Identifie sur la balance des tiers, les comptes dont les
soldes lui semblent anormalement élevés puis édite le
grand livre des comptes concernés et vérifie l’existence
de double emploi au niveau de la comptabilisation des
factures ou d’erreurs d’imputation
- Rapproche le solde des comptes de tiers dont il a
obtenu les relevés de compte suite à la demande de
confirmation de solde, au solde indiqué dans la réponse
puis effectue les ajustements nécessaires et procède à
leur enregistrement
3 – Revue des comptes de personnel, d’Etat et des organismes sociaux
38
- Rapproche les Etats de salaires et le grand livre de
compte pour s’assurer de leur cohérence puis corrige le
cas échéant les erreurs relevées
- Vérifie l’existence d’un solde pour le compte 422000

"Rémunérations dues au personnel". Il vérifie que ce
solde est justifié et correspond à des salaires non encore
payés. Sinon, il propose les écritures d’ajustement
appropriées
- Vérifie que les montants constituant le solde des
comptes 421 "Personnel, avances et acomptes"
Le Comptable correspondent à des avances non remboursées par les Grand-livre
bénéficiaires.
- Vérifie le respect de l’échéancier de remboursement
des avances concernées. Il porte à la connaissance du
RAF les anomalies relevées.
- Vérifie que les soldes des comptes 44 "Etat" et 43
"organismes sociaux" correspondent aux cotisations et
impôts non acquittés à la date de l’arrêté des comptes
- Procède après avis et instructions du RAF aux

ajustements nécessaires
4- Le contrôle des écritures d’Opérations Diverses
4-a L’ajustement des comptes de stock
Après la réalisation des inventaires de stock et la valorisation
des stocks,
- Rapproche les valeurs déterminées au solde des

comptes de stocks
- Obtient auprès du Gestionnaire de stock les
explications relatives aux écarts constatés Inventaire des
Le Comptable
- Établit la situation des écarts relevés qu’il soumet stocks
au RAF pour avis et instructions
- Effectue les ajustements nécessaires selon les
instructions reçues du RAF
- Procède aux imputations comptables et les
enregistre conformément aux instructions du RAF
39
Note : Les pièces comptables établies et saisies par le Comptable lors de l’analyse des comptes sont
transmises au RAF pour contrôle et validation. Le comptable finalise les analyses de comptes à la réception
des pièces validées par le RAF.
5 – Validation de la balance générale

Après le contrôle des comptes et l’enregistrement des
régularisations subséquentes
- Vérifie les analyses de comptes reçues du comptable

et s’assure de la comptabilisation de toutes les
opérations de l’exercice y compris les ajustements Balance
relatifs à l’arrêté des comptes générale
- Vérifie l’exactitude et l’existence des données aux
Le RAF grands livres puis met en évidence les erreurs relevées
et remet les grands livres et la balance générale au
comptable pour les corrections éventuelles Analyse des
comptes
- Edite la balance générale et s’assure de l’exactitude
des données de la balance éditée en rapprochant les
soldes des grands livres de comptes et les soldes
figurant sur la balance générale
- Effectue les corrections éventuelles et procède à
l’établissement des comptes annuels de l’entreprise.
6 – Etablissement des comptes annuels
Après la validation de la balance générale
- Établit à partir de la balance générale validée, les Balance

comptes annuels. Il s’agit de : générale
6.1. Le RAF
+
 Le Bilan Etats financiers
 Le compte de résultat
 Le Tableau des Flux de trésorerie
40
NOTE
Les états financiers ainsi obtenus seront transmis à la Direction Générale pour validation.
La direction générale, dans l’exercice de ses fonctions se fait assister par un expert-
comptable pour le visa des états financiers.
A l’issue du visa des états financiers par l’Expert-Comptable, le RAF constitue un jeu
complet de révision et d’archivage qui inclut :
- Les comptes annuels

- La balance générale définitive correspondant aux comptes annuels
- Les analyses et rapprochement de soldes
- Les états d’inventaires
41
III.3.8. Points de contrôle et identification des risques
III.3.8.1. Points de contrôle
CONTROLES
Intervenant Périodicité Forme
Comptable A la fin des saisies  S’assurer que les imputations sont
conformes aux opérations
 S’assurer que les soldes comptables sont
justifiés en rapprochement avec les états
extra comptables
RAF Lors du contrôle des  S’assure de la correcte comptabilisation
saisies des opérations
Lors des contrôles  S’assurer que les soldes et la nature des
des états périodiques comptes sont correctes (compte par
définition Débiteur ou Créditeur
 S’assure que la procédure est respectée
Audit et Trimestrielle ou lors  S’assure que la procédure est respectée ;
Contrôle d’un contrôle d’audit  S’assure que les contrôles de niveau 1
Interne sont correctement effectués ;
III.3.8.2. Identification des risques liés à la procédure
La présente procédure englobe des risques suivants :

- Non fiabilité des états financiers ;
- Informations financières erronées...
42
43
CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE
IV.1. Gestion des comptes bancaires
Règles générales de gestion

 Les fonds versés sur les comptes bancaires d’AGRO MAP, ne doivent être
utilisés à d’autres fins que celles qui entrent dans le cadre de ses activités ;
 Le RAF doit tenir à jour les situations de trésorerie de chaque compte bancaire
et les présenter au Directeur Général ;
 Les rapprochements bancaires doivent être effectués chaque mois pour
chaque compte bancaire et faire l’objet d’une validation par le RAF ;
 Les chéquiers doivent être contrôlés à la réception et détenus dans un endroit
sûr (coffre-fort) ;
 Tout retrait doit être autorisé par les personnes mandatées pour la gestion des
différents comptes de la mutuelle et une liste des signataires est établi
Signataires légaux
 Les signataires légaux signent les paiements deux à deux pour une opération
valable ;
 Les pouvoirs de signature sur les comptes sont délégués au RAF et au DG. Ils
signent sur les comptes deux à deux.
Changement de signataires
 Tout changement de signataires fera l’objet d’une notification avec
transmission de spécimen de signature par le Directeur Général aux banques
qui hébergent les comptes de l’entreprise ;
 La Direction Générale doit régulièrement s’assurer auprès des banques de la
validité de signatures et des signataires autorisés par compte ouvert au nom de
l’entreprise
Règles de gestion des traitements des dépenses par règlement bancaire

 Les factures sont transmises à la comptabilité pour mise à paiement dans un
registre créé à cet effet
 Les factures doivent être certifiées, accompagnées d’une demande d’achat,
d’un Bon de Commande (BC) et d’un bordereau de livraison (BL), d’une copie
du contrat de services ou de fournitures et doivent porter le cachet « Bon à
Payer », avec visa du responsable opérationnel demandeur ;
 Les factures relatives aux travaux doivent être certifiées par les services
techniques ;
 Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats
correspondants ;
 Les factures de montant inférieur à 100 000 FCFA doivent être réglées par
Caisse ;
 Toute facture réglée porte les références du justificatif de paiement ;
 Les chèques annulés doivent être agrafés à la souche avec la mention : «
CHEQUE ANNULE » ou seulement le N° découpé et collé au talon. Cette
dernière pratique est la plus recommandée parce qu’elle facilite les
rapprochements bancaires.
44
IV.2. Traitement des dépenses effectuées par chèque
IV.2.1. Description de la procédure
La direction retient de régler les factures des fournisseurs dès réception. Avant
l’établissement de tout titre de paiement, le comptable s’enquiert auprès du RAF du
mode règlement à utiliser.
Notons que les chèques sont utilisés pour des règlements d’un montant supérieur à
FCFA 100 000.
La procédure de règlement des fournisseurs par chèque s’effectue en 4 étapes qui

sont les suivantes :
 L’établissement et la signature des chèques

 La remise des chèques aux fournisseurs
Etape 1 : Établissement et signature des chèques

- Identifie sur l’échéancier annoté par le RAF les factures
à régler par chèque et établit pour chaque facture le
chèque de règlement
- Appose sur chaque facture le cachet PAYE (Annexe 5)

et indique sur le cachet les références du chèque de
règlement de cette facture Chèque
- Transmet les dossiers de règlement et l’échéancier

annoté au RAF pour le contrôle et la signature des
chèques
Pièces
Chaque dossier de règlement comporte : justificatives
 Le chèque établi
 L’original de la facture à régler
 Le bordereau de réception ou l’attestation de début de travaux
le cas échéant
 Le bon de commande ou le contrat relatif à l’acquisition
 Le rapport d’analyse des offres
 La demande d’achat relative à l’acquisition
Le RAF - Vérifie que les factures dont il a reçu les dossiers de
règlement sont celles qui devaient être réglées par chèque
- Vérifie que les factures en règlement portent le cachet

SAISIE COMPTA et ont été effectivement comptabilisées
- Vérifie la complétude des dossiers de règlement reçus

sont
45
- Vérifie la cohérence des montants entre le chèque et
les justificatifs de paiement
- S’assure que les chèques ne comportent aucune
anomalie et les achemine chez le DG pour la seconde
signature
Etape 2 : Remise des chèques au fournisseur

A la réception des chèques signés par le RAF et le DG
- Vérifie que les chèques des dossiers de règlement

reçus portent la double signature
- Inscrit les chèques reçus dans le registre de

transmission de chèques aux fournisseurs
- Informe les fournisseurs concernés de la disponibilité

de leur règlement
- Fait deux photocopies de chaque chèque signé

Chèque
- Conserve les chèques, une photocopie des chèques en
attendant l’arrivée du fournisseur ou de son représentant
L’Assistante de
Direction A l’arrivée du fournisseur ou de son représentant
- S’assure de l’identité du fournisseur ou de son Registre de

représentant transmission
des chèques
- Fait décharger le registre de transmission des chèques
et la photocopie du chèque par le fournisseur ou son
représentant
- Remet le chèque au fournisseur
- Remet les justificatifs de règlement et la photocopie

des chèques déchargée au comptable pour
comptabilisation
46
IV.2.2. Points de contrôle et identification des risques
IV.2.2.1. Points de contrôle
CONTROLES
Le CST Avant l’émission d’un  S’assurer que les factures mis en paiement
titre de paiement sont échues
 S’assure de la complétude des justificatifs
 S’assurer que les décaissements sont
autorisés par les personnes habilitées
A la réception d’un  S’assurer que les décaissements sont
Le CDT titre de paiement autorisés par les personnes habilitées
 Veiller au respect de cette procédure.
Le CDCG A la réception de  S’assurer de la disponibilité budgétaire
l’OD
Le DFC A la réception du  Veiller au respect de cette procédure.
titre de paiement
Audit et Contrôle Lors d’une mission  S’assurer du respect des contrôles de niveau
Interne d’audit 1
IV.2.2.2. Identification des risques liés à la procédure
Les risques liés au dysfonctionnement de cette procédure sont les suivants :
Détournement de fonds,
Abus et fraudes sur les paiements,
Pertes financières,
Paiements non autorisés
47
IV.3. Gestion de la caisse
IV.3.1. Règles de gestion
Les types de décaissements pris en compte dans la présente procédure sont les suivants :
 Les règlements fournisseurs pour les montants de moins de 100 000 F CFA ;
 Les primes de stagiaires inférieures ou égales à 100 000 F CFA, les dotations
téléphoniques, les frais de transport...
 Les dons internes au personnel ;
 Les perdiems et frais de missions...
Règles de gestion des traitements des dépenses en espèces

 La caisse peut être exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond
indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie (ex :
paiement des salaires en fin de mois) ;
 Les fonds doivent être conservés dans un coffre-fort : le Caissier doit connaitre
la combinaison et en détenir une clé ;
 Le RAF doit connaitre la combinaison mais ne doit pas détenir la clé ;
 Le DG doit détenir une clef mais ne doit pas connaitre la combinaison ;
 En cas d’indisponibilité du Caissier, le coffre doit être ouvert par le RAF et le
DG en présence de l’Assistante de Direction ;
 Un arrêté de la caisse est effectué avant tout réapprovisionnement par le
Caissier ;
 La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses
justifiées et des prévisions de dépenses dans la limite du plafond autorisé ;
 La procédure est déclenchée par le RAF à partir de la situation journalière de
caisse qui lui est envoyée par le Caissier ;
Seuil d’encaisse et de réapprovisionnement
Plafond de détention d’espèces 500 000 F CFA
Seuil de réapprovisionnent 500 000 F CFA
Montant maximum par dépense 100 000 F CFA

unitaire
48
IV.3.2. Description de la procédure
IV.3.2.1 Paiement des menues dépenses par la caisse
Le plafond des dépenses en espèces est fixé à F CFA 100 000. Il ne peut donc être
réalisé par la caisse que les achats au comptant de petits matériels, travaux et
consommables qui ne sont pas gérés en stock. En cas de besoin de réaliser une
acquisition d’un service ou d’un bien non disponible en stock, le demandeur remplit
une demande d’achat ou une demande de travaux qu’il dépose au service achat.
Les différentes étapes de cette procédure sont :
 L’établissement et la validation du bon de sortie de caisse

 La mise à disposition des fonds au demandeur
 La mise à jour du livre de caisse
 La justification de l’utilisation des fonds reçus par le demandeur
Intervenants Description de la tâche Support
Etape 1 : Établissement du bon de sortie de caisse

En cas de besoin de réaliser une acquisition d’un service ou de bien
non disponible en stock
- Constate son besoin et se rend auprès de la Caissière

pour obtenir un bon de sortie de caisse (Annexe 8) qui sert
de demande de fonds
Bon de sortie
- Remplit le bon de sortie caisse en y inscrivant les de caisse
données suivantes :
1.1. Le
demandeur  Son nom et sa fonction
 La date d’établissement du bon de sortie de caisse
 La désignation du bien ou du service à acquérir
 La quantité du bien
 Le prix unitaire du bien
 Le prix total de l’achat
 Le montant total du bon de sortie de caisse
- Signe le bon de sortie de caisse et le remet au RAF
49
Etape 1 : Établissement du bon de sortie de caisse (suite)

- Vérifie que les biens à acquérir concernent les activités
d’AGRO MAP et ne sont pas disponibles en stock
- Apprécie l’utilité du bien à acquérir, les prix indiqués et le

montant inscrit sur le bon de sortie de caisse
1.2. Le RAF - Inscrit son avis et ses observations sur le bon de sortie de Bon de
caisse sortie de
caisse
- Signe le bon de sortie de caisse et la transmet au DG
pour validation
En fonction du seuil de validation et en cas de validation de la dépense par

le DG, le demandeur est invité par la Caissière à venir retirer les fonds
Etape 2 : Mise à disposition des fonds au demandeur
- Prend connaissance de la décision du DG
- Se rend chez la Caissière pour la mise à disposition des

2.1. Le fonds lorsque le DG a validé la demande.
demandeur
Lorsque le bon de sortie de caisse est refusé, il reste archivé dans le
carnet et le demandeur en est informé. Bon de sortie
- S’assure de l’identité du bénéficiaire de caisse
- Signe le bon de sortie de caisse et le fait également

décharger par le bénéficiaire
- Appose le cachet PAYE sur la demande de fonds et y

2.2. La
inscrit les références du bon de sortie de caisse
Caissière
- Remet le montant inscrit sur le bon de caisse au

bénéficiaire
- Transmet l’original du bon de sortie de caisse au

comptable pour la comptabilisation du décaissement
50
Etape 3 : Mise à jour du livre de caisse

- Met à jour le livre de caisse en y inscrivant les données
suivantes :
 La date du décaissement
 Les références du bon de sortie de caisse
La Caissière  Le libellé de l’opération
 Le montant du décaissement
 Le solde de la caisse après le décaissement
- Range dans un classeur réservé à cet effet la copie du

bon de sortie de caisse
NOTE
Le demandeur après réalisation des achats est tenu de remplir une fiche de justification
de fonds et de la remettre au RAF avec les justificatifs des dépenses effectuées.
Le demandeur est tenu de justifier l’utilisation des fonds au plus tard 48 heures après les avoir reçus. Passé
ce délai le RAF est tenu de le relancer.
Etape 4 : Justification des fonds

- Obtient de la Caissière une fiche de justification de
fonds (Annexe 10) et la remplit en y inscrivant les données
suivantes :
 Son nom et sa fonction

 Les biens dont l’acquisition était prévue
 Les prix prévisionnels
Fiche de
 Les quantités prévisionnelles
justification
 Le montant prévisionnel des dépenses
 Les biens acquis
des fonds
4.1. Le  Les prix réels
demandeur  Les quantités réelles
 Le montant effectif des achats
 Le montant des fonds
 Le reliquat des fonds ou le surplus dépensé
- Signe la fiche de justification de fonds. Il y joint les

justificatifs des achats (ticket de caisse, reçu…) et les remet
au Comptable pour contrôle
51
Etape 4 : Justification des fonds (suite)

- Rapproche les documents reçus afin de vérifier leur
cohérence
- Apprécie le caractère probant des justificatifs reçus
- S’assure de l’exactitude du montant dû au demandeur

ou à AGRO MAP
4.2. Le
- Inscrit son avis ainsi que ses observations sur la fiche de
Comptable
justification de fonds et la signe
- Remet la fiche de justification de fonds et les justificatifs

des achats (ticket de caisse, reçu…) à la Caissière pour
information
- Remettre une copie de la fiche de justification de fonds

au demandeur pour action
NOTE
A la réception de la copie de la fiche de justification de fonds, le demandeur prend connaissance

de l’avis du Comptable. Selon les cas, il n’y a soit aucun remboursement ou il peut se faire
rembourser les sommes supplémentaires engagées ou encore rembourser les sommes non
utilisées ou les dépenses injustifiées.
Il se rend chez la Caissière pour la réalisation du remboursement.
Après le remboursement des fonds au demandeur, la Caissière devra automatiquement mettre à

jour le livre de caisse.
52
IV.3.2.2 Les réapprovisionnements de la caisse
La procédure de réapprovisionnement de la caisse s’initie lorsque la valeur de

l’encaisse atteint 500 000 F CFA. La consultation de la valeur des fonds disponibles
s’effectue à l’issue de chaque décaissement après la mise à jour du livre de caisse.
Le réapprovisionnement de la caisse de fonctionnement s’effectue selon les étapes

suivantes :
 La constatation du seuil de réapprovisionnement

 L’établissement et la validation de la demande et du chèque de réapprovisionnement
de la caisse
 L’entrée des fonds dans la caisse
 La mise à jour du livre de caisse
Etape 1 : Constatation du seuil de réapprovisionnement

Lorsque la valeur des fonds disponibles en caisse a atteint le seuil Livre de
1.1 de réapprovisionnement caisse
La Caissière
- Invite le Comptable pour le contrôle de la caisse
lorsque le seuil est atteint
- Effectue un décompte des fonds disponibles en caisse et
remplit conséquemment une fiche d’inventaire physique
de caisse (Annexe 11)
- Effectue un contrôle arithmétique du registre de caisse

et fait corriger le cas échéant les anomalies constatées
- Vérifie la présence des justificatifs relatifs à toutes les

opérations de caisse effectuées depuis le précédent
réapprovisionnement
- Inscrit sur la fiche d’inventaire de caisse le total des

décaissements effectués, le montant des justificatifs
1.2 disponibles ainsi que le montant des fonds reconstitué
Le Comptable
- Signe la fiche d’inventaire de caisse et la fait signer par
53
la Caissière
- Remet la fiche d’inventaire de caisse à la Caissière afin

qu’elle la joigne à la demande d’approvisionnement de la
caisse qu’elle établira
Etape 2 : Etablissement et validation de la demande et du chèque de réapprovisionnement de la

caisse
- Établit une demande de réapprovisionnement de la
caisse de fonctionnement (Annexe 12) en y inscrivant les
données suivantes :
Demande de
 La date d’établissement de la demande de réapprovisio
2.1. réapprovisionnement
La Caissière nnement
 Le montant des fonds disponibles en caisse de caisse
 Le motif de la demande de réapprovisionnement
 Le montant demandé pour le réapprovisionnement
- Signe la demande de réapprovisionnement et la fiche

d’inventaire de caisse signée par le Comptable et la
transmet au RAF pour appréciation
- S’assure qu’une fiche d’inventaire de caisse signée par le
2.2. Le RAF comptable est jointe à la demande de réapprovisionnement
Chèque
- Apprécie l’exactitude arithmétique de la fiche d’inventaire
de caisse et la signe
- Apprécie les observations du comptable
- Confirme le montant du réapprovisionnement demandé

par la Caissière ou en propose un autre
- Annote et signe la demande de réapprovisionnement et

la transmet avec ses instructions au comptable pour
l’établissement du chèque
Fiche
Le comptable à la réception de la demande d’approvisionnement et des d’inventaire
instructions du RAF établit le chèque. Il remet le chèque établi et la de caisse
demande de réapprovisionnement au RAF
- Vérifie que le chèque ne comporte pas d’erreur et le signe
54
- Transmet avec la fiche d’inventaire de caisse, le chèque et
la demande de réapprovisionnement au DG pour validation
- Apprécie les observations du comptable et du RAF portées
sur la fiche d’inventaire de caisse et la demande de
réapprovisionnement
- En cas d’accord avec le montant indiqué par le RAF,

signe la demande de réapprovisionnement et le chèque et
2.3. Le DG
les transmet avec la fiche d’inventaire de caisse à la
Caissière
- En cas de désaccord avec le montant indiqué par le

RAF, le DG le consulte pour obtenir des explications et faire
établir un autre chèque
Etape 3 : Entrée des fonds dans la caisse

- Fait 3 photocopies du chèque
- Remet avec une photocopie du chèque, la demande de

réapprovisionnement et la photocopie de la fiche
d’inventaire de caisse au Comptable pour la
comptabilisation du chèque
- Se rend à la banque pour l’encaissement du chèque
Après l’encaissement du chèque d’approvisionnement de la caisse
- Etablit un bon d’entrée en caisse (Annexe 7) en y

Bon d’entrée
La Caissière indiquant les données suivantes :
en caisse
 Le nom de la personne qui effectue le versement
 La date du versement
 L’objet du versement
 La nature du justificatif (le chèque)
 Les références du justificatif (le numéro du chèque)
 Le montant du versement
- Signe le bon de caisse et dépose les fonds dans la

caisse
- Remet la deuxième photocopie du chèque et un

exemplaire blanc du bon d’entrée en caisse au
Comptable pour comptabilisation de l’encaissement
Après chaque mouvement de caisse, le Caissier met à jour le livre de caisse en inscrivant
les données suivantes :
55
 La date de l’opération
 Les références de l’ordre de recette
 Le libellé de l’opération
 Le montant du versement
 Le solde de la caisse après la journée
IV.3.2.3 Les inventaires de la caisse
Les inventaires de caisse sont effectués chaque fin de mois par le Comptable.
Avant la comparaison des documents tenus par la Caissière avec la comptabilité,
le Comptable s’assure de l’exactitude du journal de caisse.
Les différentes étapes de la procédure ci-après décrite sont les suivantes :
 Le contrôle du livre de caisse

 Le décompte des espèces détenues en caisse
 La validation de la fiche d’inventaire de caisse
Etape 1 : Contrôle du livre de caisse

- Effectue un contrôle arithmétique du livre de caisse et
fait corriger le cas échéant les anomalies constatées
Livre de caisse
Le - Vérifie que les justificatifs des mouvements de caisse
Comptable de la période sont disponibles.
Etape 2 : Décompte des espèces détenues en caisse
- Procède au décompte des espèces détenues en caisse
- Identifie les billets et pièces de monnaie non utilisables

existant en caisse
Le Fiche
Comptable - Inscrit sur la fiche d’inventaire de caisse les données d’inventaire
en présence suivantes : de caisse
de la
Caissière  Le nombre inventorié pour chaque coupure ou types de
pièces
 La valeur constituée par chaque type de coupure ou
pièces
56
 Le montant des fonds inventoriés
NOTE : Les étapes 1 et 2 se réalisent indifféremment
Etape 3 : Validation de la fiche d’inventaire de caisse

- Rapproche les documents reçus en vue de s’assurer de
la cohérence de leurs données
- Apprécie les observations du Comptable
- Apprécie les différences éventuelles relevées entre

Le RAF l’encaisse disponible, le solde du livre de caisse et du
Fiche
journal de caisse
d’inventaire
de caisse
- Inscrit ses observations et instructions sur la fiche
d’inventaire de caisse. Il invite notamment la Caissière à
justifier les écarts constatés
- Signe la fiche d’inventaire de caisse et la remet au

Comptable pour action selon ses instructions
NOTE
La Caissière est tenue d’adresser un courrier au RAF pour la justification des écarts
relevés lors de l’inventaire des espèces détenues en caisse.
Cette justification doit se faire au plus tard 72 heures après la réception de la fiche
d’inventaire de caisse signée par le RAF
57
IV.3.3. Points de contrôle et identification des risques
IV.3.3.1. Points de contrôle
CONTROLES
Intervenants Périodicité Forme
La Caissière Avant  S’assurer que les toutes les sorties de
tout décaissement caisse ont été autorisées par les
personnes compétentes ;
 S’assurer de la disponibilité des fonds en
caisse ;
La Caissière Lors de la  S’assure de la complétude des
justification des justificatifs ;
fonds
Le Comptable Avant l’émission  S’assurer que les décaissements sont
d’un titre de autorisés par les personnes habilitées ;
paiement  Veiller au respect de cette procédure ;
Le RAF A la réception des  S’assurer du respect des seuils de
titres de paiement dépense par la caisse ;
 Veiller au respect de cette procédure.
Audit et Contrôle Lors d’une mission  S’assurer du respect des contrôles de
Interne d’audit niveau 1
58
IV.3.3.2. Identification des risques liés à la procédure
Les risques liés au dysfonctionnement de cette procédure sont les suivants :
Indisponibilité de fond dans la caisse,

Détournement de fonds,
Absence de plafond de caisse,
Absence de seuil d’approvisionnement de la caisse
Abus et fraudes sur les paiements,
Pertes financières,
Paiements non autorisés
59
IV.4. Classement et archivage des documents
Le classement est le signe d’une bonne maîtrise de l’entreprise.
Pour les banques il est préconisé :
Un dossier permanent (classeur), organisé par compte qui doit centraliser :

 Tous les courriers relatifs à la désignation des signataires y compris les
correspondances avec les partenaires ;
 Tous les spécimens de signature et notes internes relatives au sujet courriers.
Un classeur de suivi par compte bancaire est obligatoire et doit centraliser :

 Les relevés de compte ;
 Les avis de débits et crédits ;
 Les états de rapprochements bancaires ;
 Toute correspondance ayant trait aux régularisations éventuelles.
Pour les Caisses, il est préconisé :

Un dossier permanent (classeur), organisé par Caisse qui doit centraliser les notes
internes relatives au sujet.
Un classeur de suivi par Caisse est obligatoire et doit centraliser :

 Les PV de Caisse ;
 Toute correspondance ayant trait aux régularisations éventuelles.
IV.5. Les types de rapports
Il existe deux catégories de rapports financiers :

 Les rapports financiers liés aux obligations contractuelles de reporting ;
 Les rapports financiers internes produits dans le cadre des bonnes pratiques et
pour le bon pilotage de l’entreprise.
Les rapports financiers liés aux obligations contractuelles de reporting :

 Leur production ne peut être suspendu ni retardée ;
 Le cadre formel du reportage est défini par la Direction Générale ;
 Toutes les informations doivent être fournies ;
 Ils sont obligatoirement validés par le supérieur hiérarchique ;
 Ils ne peuvent subir de modifications après validation ;
 La traçabilité d’une envoie doit être assurée ;
 Ils sont tous centralisés en termes de classement.
Tous les mois, Le RAF a l’obligation de présenter à la Direction Générale les éléments
permettant d’apprécier le bon déroulement des opérations de la période soit :
 La tenue conforme des opérations comptables et financières ;
 L’évolution de la situation budgétaire par ligne budgétaire ;
 Faits marquants de la période et des prévisions ;
60
PROCEDURES DE
GESTION
ADMINISTRATIVE
61
CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS
V.1. Mode réglementaire
La passation des marchés est de la responsabilité directe du RAF sous la supervision

du Directeur Général d’AGRO MAP.
V.2. Cadre général
Pour éviter tout conflit d’intérêt qui serait consécutif à la position occupée au sein de
l’entreprise, les entreprises des membres du personnel ou impliqué directement dans
le processus et/ou leurs parents proches ne sont pas autorisés à concourir et, si c’est
le cas, le concerné est obligé du déclarer et doit se retirer ou est remplacé.
Principes généraux
La fonction est en général gérée par un service dédié. Les obligations générales de
mise en œuvre sont :
- Identifier et vérifier la conformité des besoins ;
- Assurer l’acquisition des biens et des services ainsi que l’exécution des travaux aux
meilleures conditions de prix, de qualité et de délais ;
- Faire passer les commandes et suivre leur exécution ;
- Réceptionner les fournitures, les services ou les travaux.
La transparence
Pour renforcer la bonne gouvernance du processus de passation des marchés, l’AGRO

MAP doit prévoir la nomination des commissions chargées :
 De la préparation et du lancement du DAO ou des TDR ;
 De l’ouverture et d’analyse des offres ;
 De l’attribution du marché ;
 De la réception du marché des fournitures et travaux.
Les règles de base qui prévalent à la nomination et à la composition des commissions

sont :
 Chaque commission est composée de trois à cinq membres dont un président
et un secrétaire nommé de façon circonstancielle. La durée du mandat est une
année.
 Un membre ne peut participer à plus de deux commissions pour éviter les
familiarités qui pourraient à la longue entraîner la corruption ou autre influence
sous toutes ses formes.
La commission devra comprendre un membre du Comité de direction, un membre de

Service ayant exprimé le besoin.
Si les membres du comité n’ont pas l’expertise dans le domaine, le président de la
commission pourra solliciter, à travers un mémo à la Direction Générale, de faire
recours à une expertise externe.
62
Classification des procédures
L’AGRO MAP prévoit quatre types de procédures :

 Une procédure simplifiée pour les marchés d’une valeur inférieure ou égale à
250.000 F CFA
 Une procédure restreinte pour les marchés d’une valeur comprise entre
250.001 F CFA et 5.000.000 F CFA
 La procédure d’appel d’offres qui prévoit une consultation soit par appel
d’offres restreint, soit par appel d’offres ouvert. Tous les marchés supérieurs à
5.000.000 F CFA doivent faire l’objet d’une procédure d’appel d’offres. Le
mode d’appel d’offres sera déterminé par la commission initiatrice du DAO se
basant sur la nature du bien ou service voulu et l’étendu du marché potentiel.
Quelle que soit la procédure d’achat, le principe de fournisseurs ayant des adresses
connues reste recommandé (adresses fixes, boîte postale ou e-mail, téléphone,
registre de commerce et n° d’identification fiscale).
V.3. Description de la procédure
V.3.1. La procédure des acquisitions
V.3.1.1 Acquisitions de biens
Ces procédures s’appliquent aux achats de fournitures, de matériel de bureau, et

d’équipements techniques.
La procédure ci-dessous décrite fait intervenir la Commission Interne de Passation
des Marchés (CIPM) instaurée par la Direction Générale. Cette Commission est
composée de :
 Le Directeur Général
 Le Responsable Administratif et Financier
 Le Responsable des Approvisionnements
 Le Représentant du service demandeur
Le Président de la CIPM est le DG.

En cas d’insuffisance des fonds disponibles pour la ligne budgétaire concernée par
l’achat à effectuer, le RAF avant de transmettre la demande d’achat au DG pour
validation, va consulter le Contrôleur de Gestion ou le RAF. Ils analysent ensemble la
situation budgétaire et apprécient la pertinence de l’achat à effectuer. Ils
transmettent ainsi la demande d’achat au DG avec leur proposition d’aménagement
budgétaire et leur avis quant au bien-fondé de l’acquisition.
Les différentes étapes de cette procédure d’acquisition sont :
 L’établissement de la demande d’achat

 L’analyse et la validation de la demande d’achat
 Le contrôle budgétaire
 La préparation de la cotation
63
 La validation de la sélection du marché
 L’établissement et la transmission du bon de commande
 La livraison des commande
Intervenant Description de la tâche supports
1 - Etablissement de la demande d’achat
- Renseigne une demande d’achat (Annexe 13) en 03

exemplaires en y inscrivant les données suivantes : son nom,
son service, son matricule, le code service, la date d’établissement
de la DA, les biens à acheter, les quantités, les montants TTC…
- Fait signer la demande d’achat par son supérieur Demande

Le Demandeur hiérarchique et transmet RAF d’achat
 Le 1er exemplaire est transmis aux moyens généraux ;

 Le 2ème exemplaire de la demande est conservé dans le carnet
et archivé au sein service concerné pour permettre de suivre le
traitement de l’achat ;
 le 3ième exemplaire sera jointe aux liasses justificatives pour la
comptabilisation de l’opération
2 – Analyse et validation de la demande d’achat
- Analyse la demande d’achat qui lui est adressée
- Vérifie que la demande a bien été approuvée par la

hiérarchie du demandeur.
Sinon la retourne pour correction
Demande
Le RAF
- Donne un avis favorable ou non sur le besoin et la dépense. d’achat
- Signe la DA en cas d’accord puis la transmet au DG pour

approbation
Après l’approbation de la DA par le DG, la DA est transmise au

Contrôleur de Gestion afin de vérifier la disponibilité budgétaire
3 - Contrôle budgétaire
Le Contrôleur Demande
de Gestion - Renseigne à son tour les éléments relatifs à la partie « d’achat
Contrôle budgétaire » de la DA, hormis le montant de la
dépense car il est déjà renseigné par l’acheteur
- Donne son avis sur l’exécution de la dépense puis appose

sa signature. Il précise si la dépense est prévue ou non au
budget.
Lorsque la dépense est prévue au budget, la DA est alors transmise au Service
Achat pour la préparation de la cotation en fonction du type de
64
consultation retenu.
Pour les dépenses hors budget, il faut l’accord préalable de la Direction
Générale.
Cf. En cas d’insuffisance budgétaire (Procédures budgétaires)
4 – Préparation de la consultation
Dès réception de la demande d’achat validée
- Identifie la tranche de prix concernée conformément aux Liste des

règles de gestions de la politique générale des achats fournisseurs
agrées
- Procède à une consultation de fournisseurs inscrits sur la
Responsable liste des fournisseurs agréés pour obtention de factures pro
des Achats forma ;
- Elabore une analyse des offres (Annexe 14) contenant

l’appréciation de la direction technique pour avis technique Etat d’analyse
dans le cas du matériel technique ; des offres
Cf. Procédures d’appel d’offres
5 - Validation de la sélection et du marché
- S’assure qu’une séance d’évaluation s’est tenue et que la

DG PV signé par
liste transmise est conforme au PV de la séance, puis la
(En fonction du les membres
valide avec le budget retenu
seuil du de la CIPM
marché)
- Autorise le Service Achat pour établissement du bon de
commande.
6 – Etablissement et transmission du bon de commande
Responsable Bon de
des Achats - Etablit le bon de commande (Annexe 15 ) en 03 commande
exemplaires sur la base de l’analyse des offres validées par la
direction
 Le 1er exemplaire est transmis au service comptable pour

rapprochement ultérieur BC/ facture ;
 Le 2ème exemplaire est transmis au fournisseur pour passation
de la commande ;
 Le 3ème exemplaire est conservé par les moyens généraux pour
le suivi de la commande et le rapprochement avec la facture et le
BL correspondant ;
65
- Fait valider le BC par le DG et l’achemine au fournisseur
retenu
6 – Etablissement et transmission du bon de commande (suite)
- Enregistre le BC dans le cahier de transmission
- Transmet le BC au fournisseur ; Bon de

Responsable des
commande
Achats
La copie du BC restant dans la souche du carnet est utilisée pour
matérialiser l’acceptation de la commande par le fournisseur qui y
appose sa signature pour décharge.
7 - Livraison de la commande
- Vérifie que la nature des articles livrés est conforme à

celle mentionnée sur le BL du fournisseur ;
- Rapproche les quantités livrées des quantités inscrites

sur le BC ;
Le Responsable
du Patrimoine en
présence du - Matérialise les contrôles de conformité effectués sur le Bon de livraison
Responsable BL ;
Technique
- Matérialise l’acceptation de la livraison par un visa
LIVRE-CONFORME sur le BL ;
- Transmet les documents de la réception (BC, BL) à la

comptabilité
66
V.3.1.2 Les acquisitions des services
 L’établissement de la demande de travaux

 L’analyse et la validation de la demande de travaux
 La préparation de la consultation
 La validation de la sélection et du marché
 Le suivi des travaux
 La réception des travaux
1 - Etablissement de la demande de travaux
- Remplit une demande de travaux (Annexe 16) en 03

exemplaires en y inscrivant les données suivantes : son nom, son
service, la nature des travaux, le code service, la date d’établissement
de la DT, les quantités, les montants TTC…
Demande de
travaux
- Fait signer la demande de travaux par son supérieur
Le demandeur hiérarchique et la fait transmettre au RAF
 Le 1er exemplaire est transmis aux moyens généraux ;

 Le 2ème exemplaire de la demande est conservé dans le carnet et
archivé au sein service concerné pour permettre de suivre le
traitement ;
 Le 3ième exemplaire sera jointe aux liasses justificatives pour la
2 – Analyse et validation de la demande de travaux
67
- Analyse la demande de travaux qui lui est adressée
- Vérifie que la demande a bien été approuvée par la hiérarchie

du demandeur.
Sinon la retourne pour correction
Demande de
2.1. Le RAF
travaux
- Donne un avis favorable ou non sur le besoin et la dépense.
En cas d’accord il signe la DT puis la transmet au Directeur

Technique pour analyse
2 – Analyse et validation de la demande de travaux (suite)
Dès réception de la demande de travaux validée,
- Analyse des travaux à effectuer dans la demande PV de

diagnostic
2.2. Le - Mobilise les techniciens spécialisés pour un diagnostic portant

Directeur sur la nécessité d’engager un prestataire et/ou d’acheter du
Technique matériel pour la réparation
Demande de
- Préparation d’un PV de diagnostic et préparation des DA
travaux
relatives à la DT
- Transmet le PV de diagnostic au DG
PV de
- Prend connaissance du PV de diagnostic du Directeur
diagnostic du
Technique
2.3. Le DG Directeur
Technique
En cas d’accord de la proposition du Directeur Technique, le DG transmet la DT
au Contrôleur de Gestion pour afin de vérifier la disponibilité budgétaire
68
- Renseigne à son tour les éléments relatifs à la partie «
Contrôle budgétaire » de la DT, hormis le montant de la
dépense car il est déjà renseigné par l’acheteur
- Donne son avis sur l’exécution de la dépense puis appose sa Demande de

Le Contrôleur signature. Il précise si la dépense est prévue ou non au budget. travaux
de Gestion
En cas de disponibilité budgétaire, le DG transmet la DT au Service technique

pour enregistrement et préparation de la demande de cotation en fonction du
type de consultation retenu
4 - Préparation de la consultation
- Identifie la tranche de prix concernée et conformément aux

Liste des
règles de gestions ci-dessus :
fournisseurs
agrées
- Procède à une consultation de prestataires inscrits sur la liste
Le Chargé des des prestataires agréés pour obtention de factures pro forma ;
travaux
- Elabore une analyse des offres contenant l’appréciation de la
direction technique pour avis technique dans le cas du matériel Etat d’analyse
des offres
informatique ou technique ;

5 – Validation de la sélection et du marché
- S’assure qu’une séance d’évaluation s’est tenue et que la liste

Le DG transmise est conforme au PV de la séance, puis la valide avec Demande de
(En fonction du le budget retenu travaux
seuil de marché
Lorsque la dépense est prévue au budget, la DT est alors transmise au Service
Technique pour établissement du bon de commande.
6 - Etablissement et transmission du bon de commande
69
- Etablit le bon de commande en 03 exemplaires sur la base de
l’analyse des offres validées par la direction ;

 Le 2ème exemplaire est transmis au prestataire pour passation de la
6.1. commande ;
 Le 3ème exemplaire est conservé par les moyens généraux pour le Bon de
Responsable
suivi de la commande et le rapprochement avec la facture et le BL commande
des achats
correspondant ;
- Fait valider le BC par le DT et l’achemine au DG pour la

signature
Le BC validé et signé par le DG, est ensuite envoyé au Responsable Suivi et

Contrôle pour transmission au prestataire retenu
6 - Etablissement et transmission du bon de commande (suite)

6.2
Responsable - Transmet le BC au prestataire ; Bon de
Suivi et commande
Contrôle La copie du BC restant dans la souche du carnet est utilisée pour matérialiser
l’acceptation de la commande par le prestataire qui y appose sa signature pour
décharge.
7 – Suivi des travaux
- Identifie la date de début des travaux par le prestataire
- Etablit en trois (3) exemplaires une attestation de début de Attestation de

Responsable du travaux (Annexe 17) qu’il signe avec le prestataire
début des
Suivi et
travaux
contrôle  1 exemplaire de l’attestation de début de travaux au prestataire de
services
 1 exemplaire au Responsable du Suivi et contrôle pour l’informer du
démarrage des travaux
 1 exemplaire est conservé par le RAF
70
8 - Réception des travaux
- Etabli un procès-verbal de réception (PVR) (Annexe 18) pour

attester que le service est effectué.
Le Responsable
du Patrimoine Ce procès-verbal de réception joue le même rôle que le bon de livraison et doit
Procès-verbal
en présence du être joint à la facture pour certification. Pour les travaux et services réceptionnés
provisoirement il est établi un PVR provisoire pour les paiements d’avances. de Réception
Directeur
Technique
- Transmet les documents de la réception (BC, PVR) à la
comptabilité
V.3.1.3 L’assistance technique et les prestations des consultants
 L’établissement de la demande d’achat

 L’analyse et la validation de la demande d’achat
 La rédaction du cahier de charges
 La préparation de la consultation
 La validation de la sélection et du marché
 L’élaboration du contrat
1 - Etablissement de la demande d’achat
71
- Remplit une demande d’achat en 03 exemplaires en y
inscrivant les données suivantes :
 Son nom
 Sa fonction
 La date d’établissement de la demande d’achat
 La ligne budgétaire concernée par l’achat
 La prestation demandée
Demande
 La durée prévisionnelle
 Les prix unitaires et globaux d’achat
Le Demandeur
- Fait signer la demande de travaux par son supérieur

hiérarchique et la fait transmettre au RAF pour validation
 Le 1er exemplaire de la DA est transmis aux moyens généraux ;
 Le 2ème exemplaire est conservé dans le carnet et archivé au sein
service concerné pour permettre de suivre le traitement de l’achat ;
 Le 3ième exemplaire sera jointe aux liasses justificatives pour la
2 – Analyse et validation de la demande d’achat
- Analyse la demande d’achat qui lui est adressée
- Vérifie que la demande a bien été approuvée par la hiérarchie

du demandeur.
Demande
2.1. Le RAF Sinon la retourne pour correction
d’achat
- Donne un avis favorable ou non sur le besoin et la dépense.
En cas d’accord il signe la DA l’achemine au Contrôleur de Gestion afin de

vérifier la disponibilité budgétaire
72
- Renseigne à son tour les éléments relatifs à la partie « Contrôle
budgétaire » de la DA, hormis le montant de la dépense car il est
déjà renseigné par l’acheteur
- Donne son avis sur l’exécution de la dépense puis appose sa Demande

Le Contrôleur
signature. Il précise si la dépense est prévue ou non au budget. d’achat
de gestion
Lorsque la dépense est prévue au budget, le RAF invite le demandeur à rédiger un

cahier de charges
Pour les dépenses hors budget, il faut l’accord préalable de la Direction Générale.

4 – Rédaction du cahier de charges
- Rédige un projet de cahier de charges en précisant le projet,
l’expression du besoin, les contraintes et le déroulement du
projet
Projet de
- Fait valider le projet de cahier de charges par son responsable
Le demandeur cahier de
- Transmet le cahier de charges au RAF charges
A la réception du cahier de charges, le RAF le transmet avec la DA au Service

Achat pour la préparation de la consultation
5 - Préparation de la consultation
- Identifie la tranche de prix concernée et conformément aux

Liste des
règles de gestions ci-dessus :
consultants
agrées
- Procède à une consultation de consultants inscrits sur la liste
Le des consultants agréés pour obtention de factures pro forma ;
Responsable
des achats - Elabore une analyse des offres contenant l’appréciation de la
direction technique pour avis technique dans le cas de Etat d’analyse
des offres
consultation technique
6 – Validation de la sélection et du marché
73
- S’assure qu’une séance d’évaluation s’est tenue et que la liste
Le DG transmise est conforme au PV de la séance, puis la valide avec Bon de
(En fonction du le budget retenu commande
seuil de marché
- Transmet le rapport d’analyse validé au Service Achat pour
établissement du bon de commande.
7 - Etablissement et transmission du bon de commande
- Etablit le bon de commande en 03 exemplaires sur la base de

l’analyse des offres validées par la direction ;

 Le 2ème exemplaire est transmis au consultant pour passation de la
commande ;
 Le 3ème exemplaire est conservé par le Responsable des achats
pour le suivi de la commande et le rapprochement avec la facture et
le BL correspondant ; Bon de
commande
7.1.
Responsable - Fait valider le BC par le RAF et l’achemine au DG pour la
des achats signature
Cahier de
transmission
Le BC validé et signé par le DG, est ensuite ramené au Responsable des achats
pour transmission au Consultant retenu
- Transmet le BC au prestataire ;
La copie du BC restant dans la souche du carnet est utilisée pour matérialiser

l’acceptation de la commande par le consultant qui y appose sa signature pour
décharge
8 – Elaboration du contrat
74
- Prépare le projet de contrat sur la base du dossier de
soumission du consultant retenu et après discussion des
Projet de
8.1. Le RAF termes du contrat avec le consultant
contrat
- Transmet le contrat au DG pour vérification
- Effectue un contrôle de fond et de forme du projet de

contrat ;
- Fait corriger par le RAF, le cas échéant, les anomalies

constatées ;
- Signe le contrat et le remet à l’Assistante de Direction Contrat

8.2. Le DG
pour l’établissement d’un courrier d’accompagnement au définitif
consultant ;
A la réception du contrat, le consultant l’examine et le signe en cas d’accord

puis le retourne au RAF.
Le consultant après signature du contrat pourra débuter ses travaux sur le

site convenu à la date convenue.
V.3.2. Points de contrôle et identification des risques

V.3.2.1 Points de contrôle
75
CONTROLES
Intervenant périodicité forme
▪ S’assure de la disponibilité d’un cahier de

charges (caractéristiques techniques du
Responsable A la réception de la besoin)
des achats demande d’achat ▪ Vérifie la présence de l’accord du RAF, du DT
et du DG avant établissement du bon de
commande.
▪ S’assure que la DA est validée par le

A la réception de la
La RAF supérieur hiérarchique
demande d’achat ▪ S’assure que le bien ou service à acquérir est
dans le cadre de l’exploitation de l’entreprise
A la réception de la
Contrôle de
fiche d’expression du ▪ S’assure de la disponibilité budgétaire
gestion
besoin
 S’assure que la procédure est respectée ;

 S’assure que les contrôles de niveau 1 sont
Audit et correctement effectués ;
Trimestrielle ou lors
Contrôle  S’assure que des mises en concurrences sont
d’un contrôle d’audit
Interne effectuées régulièrement pour les achats
significatifs ;
 S’assure que les engagements prévus au
contrat sont effectivement réalisés
V.3.2.1 Identification des risques liés à la procédure
Absence de séparation des tâches entre les fonctions d'expression des besoins, de passation
des commandes (dans le cadre ou non de marchés) et d'autorisation des commandes ;
Achats anarchiques ne correspondant pas aux besoins de l’entreprise ;
Collusions entre acheteurs et fournisseurs ;
Conflits d’intérêts liés au non-respect du principe de séparation des tâches entre les
collaborateurs ;
Méconnaissance des bonnes pratiques d’achat ;
Absence de contrôle et de maîtrise des dépenses…
V.4. La procédure d’appel d’offres
76
 La procédure de mise en concurrence n’est mise en œuvre que dans le cas de
demandes d’achat de biens et services suivants :
Montant compris entre 250 001 et 5 000 000 FCFA : Consultation de fournisseurs
Montant excédant 5 000 000 F CFA : Appel d’offres restreint ou ouvert
NB : Les marchés d’un montant inférieur ou égal à 250 000 F CFA seront pourvus par entente
directe avec des fournisseurs agréés.
 Les responsables autorisés à approuver les achats de biens et services selon la politique
d’achats et en accord avec le tableau ci-dessous :
Montant Personne responsable

Inférieur à 250 000 FCFA RAF / Directeur Technique
Compris entre 250 001 FCFA et 5 000 000 FCFA Directeur Général
Commission Interne de Passation
Au-delà de 5 000 000 FCFA
des Marchés
 La composition de la Commission Interne de Passation des Marchés se présente

comme suit :
Directions concernées Rôle Représentants

Présidence de la Un (1)
Directeur Général
commission représentant
Membre de la Un (1)
Direction Technique
Membre de la Un (1)
RAF
Membre de la Un (1)
Service demandeur
Secrétariat de la
Service Achats
commission
 La décision et le mode de publication (journaux, contact téléphonique, e-mails…) de l’Avis

d’Appel d’Offres est laissé à la discrétion de la Direction Générale.
 Le dossier d’appel d’offres doit contenir :

La demande d’achat dument validée ;
Le cahier de charges ;
Les conditions de sélection ;
Les renseignements dont les candidats éventuels ont besoin pour décider
s’ils présenteront une offre ;
Indiquer tout critère important utilisé tant pour l’évaluation des offres que pour
la qualification.
77
 Le délai imparti pour la préparation et la remise des offres est de 2 semaines au
plus à compter de la date de l’avis d’appel d’offres ou de la date de la
publication du dossier, la date la plus tardive étant retenue.
 Tout fournisseur désirant participer aux appels d’offre devra préalablement
faire partie de la liste des fournisseurs agrées par AGRO MAP.
 Les conditions de sélection doivent être mises à la disposition des fournisseurs
dans le dossier d’appel d’offre.
 La séance d’ouverture des plis doit avoir lieu à la date limite fixée pour le dépôt
des offres ou très peu de temps après.
 La date et le lieu de cette séance doivent être annoncés dans l’avis d’appel
d’offres.
 Les offres reçues après le délai fixé, et celles qui n’ont pas été ouvertes durant
la séance d’ouverture des plis, doivent être rejetées.
 Le nom de chaque soumissionnaire, le montant total de chaque offre et de
toute variante autorisée, doivent être consignés au procès-verbal de la séance.
 Aucun candidat ne peut être invité, ni autorisé à modifier son offre après la date
limite de réception des offres.
 Toute offre qui n’est pas conforme pour l’essentiel aux clauses, conditions et
spécifications du DAO est rejetée par la commission.
 Une visite des locaux des soumissionnaires pré qualifiées peut être effectuée
pour s’assurer qu’ils disposent de tous les équipements et fournitures pour
exécuter la commande de façon autonome (pas de sous-traitance).
 La CIPM doit établir un rapport détaillé sur l’évaluation et la comparaison des
offres indiquant les éléments précis sur lesquels il s’est fondé pour
recommander l’attribution de l’offre.
V.4.1. Description de la procédure
 L’Elaboration du dossier d’appel d’offres

 La validation et la publication du dossier d’appel d’offres
 Le choix des fournisseurs
 La notification de l’adjudication du marché au fournisseur
1 – Elaboration du dossier d’appel d’offres

Cas des fournitures et matériels
78
- Préparent les éléments constitutifs du dossier d’appel
d’offres :
Le dossier se compose des éléments suivants :
• L’avis d’appel d’offres

• Les instructions aux soumissionnaires Composition du
Le Responsable • Les données particulières de l’appel d’offres dossier d’appel
des achats et un • Les critères d’évaluation et de qualification d’offre
• Les formulaires de souscription (formulaire d’offre,
représentant du bordereau des prix)
demandeur • Les critères d’origine
• Les bordereaux des quantités et calendriers de livraison
• Le cahier des clauses administratives générales
• Le cahier des clauses administratives particulières
• Les formulaires du marché
- Transmettent le dossier et la demande d’achat au DG

pour validation
Cas des travaux et services
- Préparent les éléments constitutifs du dossier
d’appel d’offres :
Le dossier se compose des éléments suivants :

 L’avis d’appel d’offres
 Les instructions aux soumissionnaires
Le Responsable  Les formulaires types (renseignements sur la qualification,
des achats et un garantie d’offre, garantie bancaire de l’acompte)
représentant du  Les données relatives à l’offre
demandeur  Les données relatives au marché
 Les spécifications techniques
 Les plans
 Le devis quantitatif ou calendrier des travaux
- Transmettent le dossier et la demande d’achat au DG

pour validation
2 – Validation du dossier d’appel d’offres
- Vérifie la demande d’achat a déjà été validée par ses
soins
- S’assure de l’exhaustivité du dossier d’appel d’offres Projet de liste de

reçu
Le DG document
- Transmet le DAO corrigé et la demande d’achat à composant le DAO
l’Assistante de direction et lui donne les instructions
nécessaires pour la préparation du courrier
d’accompagnement du dossier d’appel d’offres
79
NOTE
A la réception du DAO et des instructions du DG, l’Assistante de direction effectue les

démarches nécessaires à la publication de l’offre.
L’avis sera publié sur tout support média à forte audience selon le seuil du marché (presse écrite,
site web de l’entreprise...)
A la date indiquée, les soumissionnaires devront déposer leurs offres sur support physique au
siège sociale de l’entreprise contre accusé de réception.
A la réception des propositions des soumissionnaires, le Responsable des achats convoque les
autres membres de la Commission Interne de Passation des Marchés pour l’analyse des offres.
3 – Le choix du fournisseur
- Vérifie la complétude des offres reçues
- Etablit une liste des offres recevables et justifie la pré

qualification dans le rapport d’analyse des offres
(Annexe) Offres reçues des
3.1. La CIPIM fournisseurs
- Analyse les offres des prés qualifiés
- Propose l’attribution de l’offre d’achat au

soumissionnaire le mieux disant
La comparaison doit s’effectuer entre au moins trois (3) offres

- Etablit un rapport d’analyse des offres qu’il fait
signer par tous les membres de la CIPM ayant siégé
- Transmet le rapport d’analyse des offres au DG pour

3.2. validation
Rapport d’analyse
Le Responsable
Après la validation de la sélection du fournisseur, le DG donne des offres
des achats l’autorisation à l’Assistante de Direction la notification de
l’adjudication du marché au fournisseur retenu.
Une autorisation sera donnée au Responsable des achats pour

établissement du bon de commande.
80
5 – La notification de l’adjudication du marché au fournisseur
- Notifie l’attribution de l’offre d’achat au

soumissionnaire retenu Notification
L’Assistante de
direction
L’exécution de la commande, sa réception et le traitement
comptable de l’opération suivent les étapes de la procédure
« Acquisition des biens et services »
V.4.2.1 Points de contrôle
CONTROLES
Responsable A la réception de la fiche
des achats d’expression du besoin  S’assure que tous les champs de la fiche
(DA/DT) sont dûment renseignés ;
 S’assure que la définition des besoins fait
l’objet d’un cahier des charges ;
Pendant la séance  S’assure du respect des critères
d’évaluation d’évaluation
RAF Avant la validation de la
liste définitive des  S’assure que la séance d’évaluation s’est
fournisseurs retenus et tenue et que la liste transmise est
éliminés conforme au rapport d’analyse ;
 Vérifie la conformité des documents
DG Avant la validation de la
liste définitive des  S’assure que la séance d’évaluation s’est
fournisseurs retenus et tenue et que la liste transmise est
éliminés conforme au rapport d’analyse ;
Audit et Trimestrielle ou lors d’un
Contrôle contrôle d’audit  S’assure que la procédure est respectée ;
Interne  S’assure que les contrôles de niveau 1
sont correctement effectués ;
 S’assure que des mises en concurrences
sont effectuées régulièrement pour les
achats significatifs,
81
V.4.2.2 Identification des risques liés à la procédure
Fraudes et malversations liées à la complaisance des évaluateurs ;

Inefficacité du traitement des dossiers (délai de traitement) ;
Mauvaise appréciation des fournisseurs (reconduction de fournisseurs non compétents, ou ne
disposant pas d’autorisation d’exercer) ...
V.5. Gestion du parc auto
Les principaux objectifs sont la mise en place :

- des mesures permettant une utilisation rationnelle des véhicules et du carburant ;
- des mesures visant à assurer une maintenance appropriée des véhicules ;
- des registres permettant le suivi des coûts et la gestion du parc automobile
Règles de gestion
 Cette procédure est applicable à tout membre du personnel qui utilise un bien appartenant
à AGRO MAP ;
 L’utilisation des véhicules de la société est strictement interdite à toute personne étrangère
à l’entreprise ;
 Dans le cadre d’une mission à l’intérieur ou à l’extérieur de sa zone d’affectation,
tout employé pourra demander la mise à disposition d’un véhicule. Il précisera dans la
demande toutes les informations exigées par la fiche de demande de Véhicule ;
 Le RAF est chargé de la gestion du parc auto et doit tenir un registre pour tous les
véhicules ;
 Le service technique est chargé de la réception des nouveaux véhicules, de leur gestion
et entretiens préventifs, des réparations, des décisions de transfert et de cession ;
 AGRO MAP prendra en charge les dépenses usuelles notamment l’assurance, la vignette,
La visite technique, l’entretien, les réparations et le carburant selon le barème défini ;
 La direction technique a en charge, la gestion du planning de tous les chauffeurs ;
 Tous les véhicules de liaison doivent être impérativement stationnés dans les locaux
de la société sauf en cas de nécessité ;
 Tout entretien ou réparation sur un véhicule d’AGRO MAP sans autorisation du
RAF, constituera un manquement à la présente disposition.
Types de véhicules
 Véhicules de Fonction
Un véhicule de fonction est un véhicule appartenant à la mutuelle et alloué à un collaborateur
au regard de sa position et ses responsabilités au sein de la société. L’utilisateur peut en disposer
pour un usage professionnel et privé.
82
 Véhicules de Service
Un Véhicule de service est un véhicule alloué à un collaborateur pour la réalisation de ses
activités professionnelles.
 Véhicules de Liaison ou d’exploitation
Il s’agit de véhicules gérés directement par le service de technique et servant à un usage
ponctuel pour des raisons uniquement professionnelles. Ils sont à la disposition de tous les
employés dont l’activité nécessite une intervention ponctuelle, régulière ou irrégulière.
Tout déplacement de ces véhicules devra être autorisé par le DG, et la fiche de mise à
disposition de véhicule dument renseignée.
 Assurances
Le RAF doit :
- Veiller à ce que toute nouvelle acquisition d’immobilisation soit couverte par une
police d’assurance, et procéder à la correcte réévaluation des sinistres couverts
par les assurances ;
- Prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les biens concernés par
les polices existent et sont la propriété de la mutuelle ;
L’administration doit aussi entreprendre une révision des contrats chaque fois que le risque
couvert varie sensiblement.
V.5.1 Description de la procédure
V.5.1.1 L’entrée des véhicules dans le patrimoine
L’entrée des véhicules dans le patrimoine s’effectue en 3 étapes qui sont :
 L’établissement du bon d’entrée dans le patrimoine

 La mise à jour du fichier des immobilisations
1 - Etablissement du bon d’entrée dans le patrimoine

- S’assurent de l’existence effective des véhicules
inscrits sur le bordereau de réception
- Établissent un bon d’entrée dans le patrimoine

(Annexe)
- Mettent à jour des pièces administratives du Bordereau de

véhicule réception
Le RAF et le  Carte grise
Directeur  Assurance
 Vignette
Technique  Autres documents pour pick-up (carte de
Bon d’entrée
stationnement, patente)
- Archivent une copie des documents et conserve

le double des clés ;
- Transmettent le véhicule à l’utilisateur en lui
83
signifiant les règles d’utilisation.
Le Le double des clés est conservé par le CDALMG
2 - Mise à jour du fichier des immobilisations

- Inscrit le véhicule acquis dans le fichier des
immobilisations : Fichier des
Le Comptable immobilisations
Il indique à l’enregistrement du véhicule dans le fichier
des immobilisations les données suivantes :
 La désignation du véhicule
 Le numéro de série du véhicule
V.5.1.2. La mise à disposition des cartes de carburant
Les cartes « carburant missions » sont utilisées comme support pour l’approvisionnement en carburant
dans les stations affiliées. Elles sont destinées au déplacement des membres du personnel dans le
cadre de leur mission.
Avant utilisation, une copie de l’ordre de mission doit être déposé auprès du RAF au plus tard à J-2 du
jour de départ pour une mission à effectuer à Abidjan et à J-3 pour une mission en province.
Les cartes « carburant missions » sont conservées dans un coffre-fort chez le RAF.
Les différentes étapes de cette procédure sont les suivantes :
 La transmission de l’ordre de mission au RAF

 La remise de la carte carburant au Responsable du Parc auto
 Le relevé du kilométrage d’arrivée
 La restitution de la carte carburant
1 - La transmission de l’ordre de mission au RAF

L’Agent du - Transmet son ordre de mission signé par sa
service hiérarchie par mail ou dépose une copie chez le RAF Ordre de
demandeur pour effectuer une demande de véhicule. mission
2 - La remise de la carte carburant au Responsable du Parc auto

Carte
Dès que le véhicule de mission est attribué à l’agent demandeur carburant
84
- Fait relever par le Responsable du parc auto le
kilométrage du véhicule avant le départ.
Le RAF - Transcrit le kilométrage sur la copie de l’ordre de

mission afin de pouvoir calculer le kilométrage
parcouru après retour de mission
De même, le kilométrage retour est relevé
Cahier de
transmission
- Remet au chauffeur la carte carburant et le code
confidentiel d’utilisation de la carte contre décharge dans
un cahier de transmission.
3- Le relevé du kilométrage d’arrivée

Au retour de la mission,
- Relève le kilométrage d’arrivée s’affichant sur le

tableau de bord du véhicule dans le cahier de bord
Le Responsable dédié à cet effet qu’il transmet au RAF Cahier de bord
du parc auto du véhicule
N: Cette inscription permet, plus tard de faire un rapprochement
entre le nombre de kilomètre parcouru et la quantité de
carburant consommée.
4 - La restitution de la carte carburant

- Remet au RAF la carte carburant et tous les reçus Carte carburant
de consommation de carburant liés à la carte contre
Le Chauffeur décharge dans le cahier de transmission du Reçu de
Responsable du Parc auto. consommation
V.5.1.3. Gestion des entretiens et maintenance des véhicules
- Organisent les visites périodiques des véhicules

selon le programme d’entretien indiqué par le
constructeur et les réparations éventuelles desdits
véhicules.
a- Demande d’entretien ou de maintenance
Les chauffeurs  Tous les besoins d’intervention sur véhicule devront Demande de
être communiqués au RAF à l’aide d’une demande travaux
de travaux ;
 Tout utilisateur véhicule pourra signaler au
85
Responsable Parc Auto toutes les anomalies
constatées sur son véhicule par mail. Ce mail devra
préciser les informations telles que :
- L’immatriculation,
- La marque,
- Le kilométrage actuel,
- Le kilométrage de révision,
- L’état du véhicule (documents, moteur, carrosserie et
accessoires),
- La désignation succincte des problèmes rencontrés
sur le véhicule.
Autorisation d’Intervention sur Véhicule (Suite)
Cas des Entretiens

Dès réception de la demande d’intervention (visite
périodique), le Responsable du Parc auto adressera
un ordre de travail aux concessionnaires ou garages Demande de
de sorte que la prise en charge se fasse dans les travaux
meilleurs délais (72 heures max).
Le Responsable
du parc auto Cas de Réparations
Le devis pour les cas de réparation est validé par le
Responsable du Parc Auto avant émission d’une
demande de travaux validée par la hiérarchie
Certification de la prestation Fiche de

Après toute réparation de véhicule, il sera établit une recueil des
fiche de recueil des avis (utilisateur véhicule et le avis
Responsable Parc auto) sur la qualité de la prestation.
Une semaine après la réparation et livraison du
véhicule, l’utilisateur devra transmettre la fiche
d’appréciation dûment remplie et signée au RAF.
Cette fiche sera jointe à la facture du prestataire pour
être admise en paiement.
Les Sinistres Auto

En cas de sinistre, de vol ou toute autre forme de
sinistre, l’employé concerné par ce sinistre devra :
- Faire immédiatement une déclaration à la police
- Faire le constat du sinistre par la police ou la
gendarmerie
- Informer sans délai les moyens généraux
- Transmettre dans les vingt-quatre (24) heures, un
rapport sur les circonstances du sinistre avec le Visa de
86
son responsable hiérarchique, au service des moyens
généraux qui se chargeront de déclarer le sinistre à la
maison d’assurance (dans les quarante-huit (48) heures
maximum, après le sinistre).
- Le sinistre fera l’objet d’enquête en interne pour en
déterminer les causes et des sanctions disciplinaires
pourraient être affligées à l’agent concerné.

B - Autorisation d’Intervention sur Véhicule(suite)
Contrôle des Véhicules

Le Responsable du Parc procédera régulièrement à un
contrôle inopiné de l’ensemble des véhicules.
 Chaque véhicule sera soumis à ce contrôle au
Le moins deux (02) fois par an.
Responsable  Les utilisateurs des véhicules affectés devront
du parc auto faciliter l’accès à leur véhicule.
 Le contrôle portera sur les points suivants : Demande de
- Les documents administratifs du véhicule travaux
- L’état général de la carrosserie (capot, ailes,
carrosserie arrière, pneus, rétroviseur, plaque
d’immatriculation).
- L’état général du moteur (clés de contact, allumage,
bruit moteur, consommation d’huile et essence),
- Les accessoires du véhicule (poste auto, baffes, cric,
clés de roue, enjoliveurs, extincteurs, triangle),
- La propreté du véhicule (propreté intérieure et
extérieure, rangement sièges et coffre).
87
V.5.2.1. Points de contrôle
CONTROLES
Intervenant périodicité forme
Responsable du De façon périodique  S’assure que les véhicules sont
Parc auto régulièrement entretenus ;
 S’assure que les fiches d’entretien sont
correctement renseignés ;
Responsable du De façon périodique  S’assure de l’exhaustivité du patrimoine
Patrimoine de AGRO MAP
RAF De façon périodique  S’assure que les véhicules sont

régulièrement entretenus ;
 S’assure que les fiches d’entretien sont
correctement renseignées ;
 S’assure de l’exhaustivité du patrimoine
de AGRO MAP ;
 S’assure que les véhicules sont
couverts par une police d’assurance
 S’assure que les polices d’assurance
sont valides
Audit et Contrôle Trimestrielle ou lors  S’assurer que les cahiers de bord des
Interne d’un contrôle d’audit véhicules sont correctement
renseignés.
 S'assurer que les véhicules font
88
régulièrement l'objet d'un entretien qui
tient compte du niveau d'utilisation de
chaque véhicule.
 S’assurer que les fiches de maintenance
des véhicules sont à jour et sont
conformes
V.5.2.2. Identification des risques liés a la procédure
Exhaustivité des véhicules du pool dans le fichier des immobilisations ;

Mauvaise utilisation de la carte de carburant ;
Mauvaise gestion des pannes des véhicules ;
Perte de la carte de carburant…
89
Liste des annexes
Annexe 1 : Programme d’activité

Annexe 2 : Budget annuel (*)
Annexe 3 : Fiche d’imputation des engagements (*)
Annexe 4 : Configuration des cachets (**)
Annexe 5 : Attestation de début de travaux (**)
Annexe 6 : Rapport d’évolution de travaux (**)
Annexe 7 : Attestation de fin de travaux (**)
Annexe 8 : Bon de réquisition d’achat (*)
Annexe 9 : Etat récapitulatif des engagements
Annexe 10 : Tableau d’exécution du budget annuel
Annexe 11 : Bon de commande (*)
Annexe 12 : Bordereau de réception (**)
Annexe 13 : Etat de proposition des aménagements budgétaires (**)
Annexe 14 : Bon d’entrée en stock (*)
Annexe 15 : Fiche de stock (**)
Annexe 16 : Fiche d’identification de véhicule (**)
Annexe 17 : Demande de biens (*)
Annexe 18 : Bon de sortie de stock (*)
Annexe 19 : Cahier de bord
Annexe 20 : Fiche d’inventaire de stock (**)
Annexe 21 : Situation des consommations périodiques en carburant (**)
Annexe 22 : Situation des consommations périodiques de biens (**)
Annexe 23 : Formulaire A2
Annexe 26 : Budget prévisionnel à financer par l’Etat (**)
Annexe 27 : Etat récapitulatif des dépenses effectuées (**)
(*) : Document modifié

(**) : Document créé
Annexe 28 : Etat récapitulatif des activités à financer par l’Etat (**)
Annexe 29 : Echéancier de règlement des fournisseurs (**)
Annexe 30 : Fiche de retenue de l’acompte de 3% sur l’impôt sur les bénéfices
90
Annexe 31 : Configuration du registre de transmission des chèques aux fournisseurs (**)
Annexe 32 : Ordre de paiement
Annexe 33 : Listing de virement des salaires (*)
Annexe 34 : Etat des salaires (*)
Annexe 35 : Liste des salaires à régler par chèques (**)
Annexe 36 : Etat récapitulatif des dépenses effectuées – IS (**)
Annexe 37 : Etat récapitulatif des activités à financer – IS (**)
Annexe 38 : Fiche d’analyse de demande de fonds (**)
Annexe 39 : Demande de fonds (**)
Annexe 40 : Bon de sortie de caisse (**)
Annexe 41 : Livre de caisse (*)
Annexe 42 : Fiche de justification de fonds ou de biens (**)
Annexe 43 : Bon d’entrée en caisse (**)
Annexe 44 : Fiche d’inventaire physique de caisse (**)
Annexe 45 : Demande de réapprovisionnement de la caisse de fonctionnement (**)
Annexe 46 : Demande de recrutement de personnel (**)
Annexe 47 : Fiche de notation (**)
Annexe 48 : Bulletin de paie des salariés (**)
Annexe 49 : L’Etat des impôts et taxes sur les salaires (*)
Annexe 50 : Demande d’avance sur salaire (**)
Annexe 51 : Planning individuel des missions (**)
Annexe 52 : Planning général des missions (**)
Annexe 53 : Demande d’autorisation de mission (**)
Annexe 54 : Ordre de mission
(*) : Document modifié

(**) : Document créé
Annexe 55 : Attestation de services rendus (**)

Annexe 56 : Formulaire de déclaration mensuelle de la TPR
Annexe 57 : Etat des contributions au FARG (*)
Annexe 58 : Fiche de déclaration de cotisation à la CSR
Annexe 59 : Relevé nominatif des rémunérations
Annexe 60 : Etat des cotisations à la RAMA (*)
Annexe 61 : Etat des retenues effectuées au titre de l’acompte de 3% sur l’impôt sur les
bénéfices (*)
Annexe 62 : Etat récapitulatif de la TVA payée (*)

Annexe 63 : Formulaire de demande de remboursement de la TVA payée
91
Annexe 64 : Méthode de numérotation des pièces comptables (**)
Annexe 65 : Fiche d’imputation comptable (*)
Annexe 66 : Détermination du prix moyen unitaire d’un article (*)
Annexe 67 : La fiche de suivi courrier (**)
Annexe 68 : Bordereau de transmission – Note interne (**)
Annexe 69 : Planning des congés (**)
Annexe 70 : Demande de départ en congé (**)
Annexe 71 : Attestation de congé (**)
Annexe 72 : Fiche de reprise de travail (**)
Annexe 73 A : Modèle de lettre de confirmation de solde adressée aux fournisseurs
Annexe 73 B : Modèle de lettre de confirmation de solde adressée aux banques
Annexe 74 : Tableau des Emplois et Ressources
Annexe 75 : Etat des dépenses du Projet
Annexe 76 : Tableau d’évolution de la Trésorerie
92
93
94

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AGRO MAP - Manuel de Procédures Admnistratives Comptables Et Financières V1

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Ce manuel de procédures de gestion administrative, comptable et financière a été

La mise à jour du manuel de procédures incombe en premier lieu à la Direction

I.1. Règles générales en vigueur

I.1.1. Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité

I.1.2. Règle générale relative aux paiements

Par application des bonnes pratiques permettant le renforcement de la gouvernance,

Ces outils de gestion budgétaire renferment notamment :

La première étape du cycle de préparation du budget consiste à définir au niveau de

II.2. Principes généraux

La gestion budgétaire comprend donc trois phases à savoir la prévision, l’exécution et

Le budget est un sous-produit de la comptabilité à laquelle il est intégré.

Le Plan d’Action et Budget Annuel précise les coûts détaillés par :

II.4. Elaboration du programme d’activité et du budget annuel

II.4.1. Règles de gestion

 Le plan d’action annuel et le budget qui en découle sont élaborés à partir du

II.4.2. Description de la procédure

Les travaux de l’élaboration du PAA suivent les étapes suivantes :

 L’élaboration du plan d’action annuel

1 – Elaboration du plan d’action annuel

Ainsi, ils arrêtent pour chaque composante : Le PAA par

- Finalisent et valident le PAA de la direction

- Transmet le projet de budget annuel des différentes

2.2. Le DG - Vérifie selon la lettre de cadrage que les projets de budget

- Mentionne ses observations sur le projet de budget centralisé

A la réception du projet de budget du DG, le RAF corrige selon ses instructions.

II.5.1. Règles de gestion

 Le budget approuvé dans sa version définitive est mis en exécution par la

II.5.2. Description de la procédure

Le suivi de l’exécution budgétaire s’effectue selon la procédure décrite ci-après et dont

 La vérification du niveau de réalisation de la ligne budgétaire ;

1 – Vérification du niveau de réalisation de la ligne budgétaire

- Vérifie que les biens à acquérir concernent les activités

Le RAF En cas de disponibilité de la ligne budgétaire

- Procède à l’imputation budgétaire et signe la DA/DT

- Indique sur le Tableau d’exécution du budget (Annexe 3)

Cf. 2.b. En cas d’insuffisance budgétaire.

- Examinent à partir du Tableau d’exécution du budget

En cas de rejet de la requête

II.6. Points de contrôle et identification des risques

II.6.1. Points de contrôle

II.6.2. Identification des risques liés à la procédure

Dépenses ne correspondant pas aux besoins de l’entreprise ;

CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE

III.1. Cadre Comptable

III.1.1. Cadre général du système d’information comptable

III.1.2. Le plan comptable

Le plan comptable d’AGRO MAP comporte quatre niveaux :

La comptabilisation des immobilisations se fait au coût historique. Les immobilisations

Désignation Durée de vie Taux d’amortissement

III.1.4. La comptabilité analytique et budgétaire

Le système de "reporting" de la Comptabilité générale génère des brouillards de

Tandis que le « reporting » de la comptabilité analytique et budgétaire génère :

III.1.6. Principe de saisie des pièces comptables

Les types de journaux utilisés sont :

III.2. Organisation Comptable

III.2.1. Organisation du système comptable

L’organisation comptable doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour

Les livres comptables à tenir obligatoirement sont :

Des principes de base de saisie

III.2.2. Règles de gestion

 Le classement des pièces comptables est réalisé quotidiennement ;

III.3. Description de la procédure

III.3.1. La comptabilisation des factures d’achat de biens et services

L’La procédure de traitement des factures d’achat de biens et services s’effectue en 04