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Université Jean Moulin Lyon3

Logiciels Documentaires & GEIDE

Master 1 Stratégies Informationnelles et


Documents Numériques
Plan du CM
I.Les fondements de l'information et
documentation
II. L'informatique documentaire
III. Les systèmes d'information
1. Les progiciels de gestion intégrée
2. La GED
3. Les SIGB
4. Les ECM (Entreprise Content Management)
I - Les fondements
Définitions
– P. Otlet (1934) : "modèle qui peut s'expliquer à tout
processus d'information, et normalement restreint à
l'information scientifique. Le producteur de
l'information (auteur, chercheur) utilise également
l'information et se l'approprie. L'utilisation d'outils
spécialisés pour répondre à sa recherche –
thésaurus, classification, description – est une
constante de cette appropriation.
– S. Briet (1951) définit le document comme "tout
indice concret ou symbolique, conservé ou
enregistré aux fins de représenter, de reconstituer
ou de prouver un phénomène ou physique ou
intellectuel" ; "un document est une preuve à
l'appui d'un fait".
Les fondements
– N. Buckland (2017) désigne « La discipline qui a
l'information comme seul objet d'intérêt est la science
de l'information. Celle-ci a grandi au cours du XXe
siècle à partir des préoccupations du «mouvement de la
documentation», qui cherchait à comprendre la nature
des documents de toutes sortes, et donc à en donner
accès d'une manière beaucoup plus sophistiquée que
les catalogues et les index classiques pourraient fournir.
L'avènement de l'ordinateur numérique a donné une
impulsion à la nouvelle discipline, qui s'est chevauchée
avec l’information tout en restant distincte. La science
de l'information se préoccupe de tous les aspects de
l'organisation et de la communication de l'information
enregistrée, de l'information et des littératies digitales
nécessaires pour l'utiliser, ainsi que des questions
éthiques connexes. Les idées de la discipline sont d'une
importance cruciale dans le développement de
l'infosphère radicalement changeante ».
Les fondements

La documentation consiste dans l'indexation des


documents ( ceux ci sont ensuite stockés dans
une perspective de réutilisation et de publication)
L'information a un rôle plus actif puisqu'elle est
orientée en fonction de la demande de l'utilisateur
et de la manière dont elle est communiquée
Les fondements
Les dimensions du document
● Salaün JM (2010) ; le document possède trois

dimensions
● Anthropologique correspond à une forme

(support et inscipriton) anthropologique


● Intellectuelle, l'accent se met sur un contenu

(code et représentation)
● Sociale renvoie au document comme

médium (mémoire et transaction)


● Et trois fonctions du document sont

exploitées : la classification, l'indexation et la


circulation
Les fondements
Les supports de document
● Support Papier :
● Imprimé : document reproduit au format papier

selon les techniques de l'imprimerie ou de la


PAO (Publication assistée par ordinateur)
● Manuscrit : document écrit ou copié à la main

sur papier
●Support numérique sur lequel sont stocké des
données sous form numérique (issu d'un codage
informatique)
Support microforme : microfiche, microfilm
Les fondements
Le cercle de l'information et de la documentation

Producteur

Publication Utilisateur

Document Recherche

Vocabulaire

Indexation Question

Stockage Description

Accès

Documentation – Bibliothèque - Information


II - L'informatique documentaire
=> Approche globale, facile d'accès, pour les
utilisateurs.
● Système transversal à une organisation.
● Direction Informatique
● Direction du Système d'information
● Objectifs
Objectif principal : Simplifier le chemin entre
l'utilisateur et l'information ou document
L'informatique documentaire
Objectifs secondaires
● Améliorer la gestion d'un fonds documentaire
● Optimiser la recherche d'information
● Faciliter l'accès aux documents
● Influer la production et la diffusion de produits
documentaires
● Accèder à des sources documentaires
externes, banques de données
● Tenir des indicateurs statistiques
● Communiquer avec les utilisateurs
L'informatique documentaire
● Les enjeux lié à l'usage
● La traçabilité
● L'automation
● La documentation
● La diffusion
● La conservation
II - Les systèmes d'information
Le système d'information (SI) est un ensemble de ressources et de dispositifs permettant de
collecter, stocker, traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement d'une organisation
(administration, entreprise…).

1. Les progiciels de gestion intégrée ou ERP (Entreprise Resource Planning)

2. La GED

3. Les SIGB

4. Les ECM (Electronic Content Management)

5. Les archives

6. La gestion des connaissances


II - Les systèmes d'information
Le système d'information (SI) est un ensemble de ressources et de dispositifs permettant de
collecter, stocker, traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement d'une organisation
(administration, entreprise…).

1. Les progiciels de gestion intégrée ou ERP (Entreprise Resource Planning)

a) Caractéristiques

Logiciel est édité par un éditeur de logiciel unique

L’information est mise à jour en temps réel. Les données sont saisies en une seule fois.

Gérer un ensemble de modules et interconnecter les données

Service a un périmètre de saisie relatif à son métier

=> Traçabilité importante à toutes les saisies


=> Suppression du cloisonnement grâce à l’interconnexion

Les spécificités sont liées au métier et non à l’organisation. L’organisation est la même quelque soit
l’environnement
II - Les systèmes d'information
b) Avantages & Inconvénients

Avantages :

Eviter les doublons

Respect du processus métier

Inconvénients :

Coût conséquent pour un système -> Perte de productivité


II - Les systèmes d'information
2. La GED (Gestion Electronique de Documents)
La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management
System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne un procédé informatisé visant à définir,
concevoir, produire, organiser, diffuser et gérer des informations et des documents papier ou des documents
électroniques au sein d'une organisation.

a) Le contexte historique

Les prémices de la GED peuvent être perçus dès les années 1940 et années 1950.
Vannevar Bush imagine en 1945 les bases d'une machine, appelée le Memex, permettant d'archiver, de lier,
d'annoter des documents multimédia, préfigurant la GED et les liens hypertexte.
Le terme de GED apparaît dans les années 1980 pour désigner l'informatisation de la recherche de
documents imprimés au sein de collections.
Les premières bases des outils de gestion électronique de documents apparaissent à la fin des années 1980
et dans les années 1990.
En 1995, le premier logiciel à avoir été développé pour la GED fut dénommé Taurus.
II - Les systèmes d'information
2. La GED (Gestion Electronique de Documents)

b) Les enjeux d’une GED


• Maitrise des flux de documents
• Répondre aux normes légales et aux processus qualité
• Traçabilité des documents de la documentation
• Dématérialisation des documents

Notions clés :

Contenu désigne une entité d’informations numériques


Document est définit selon la norme ISO 30301:2019
Traçabilité : capacité de suivre et retrouver les informations, les documents grâce à des éléments identifiés
(ex : date, auteur..)
c) Les objectifs
• Acquérir des documents et les référencer
• Mutualiser et gérer les flux de documents
• Favoriser l’accès à l’information et aux documents
• Laisser une trace
• Sécuriser les accès
• Faciliter le travail collaboratif

d) Le périmètre de la GED
Dépend de la stratégie informationnelle et de la gouvernance documentaire mise en place dans l’organisation
II - Les systèmes d'information
2. La GED (Gestion Electronique de Documents)
e) Le process

Acquisition
Traitement Stockage Diffusion
/ Création
II - Les systèmes d'information
2. La GED (Gestion Electronique de Documents)

i. La création ou acquisition des documents


• Supports
• Format
• Les métadonnées

ii. Le Traitement
• Indexation : manuelle ou automatique
• Le plan de classement
• Le cycle de vie ou workflow :draft, review, under approval, approved, effective, inactive, archived….
• Le versioning : version 1,0 (version majeure ou définitive) ; version 1,1 (version mineure ou de travail)
• La gestion des droits : groupes ou individuels
• Permission
• Roles

iii. Le stockage

ii. La diffusion

• Via l’outil de GED : notification


• Via l’outil outlook
• Via une interface
• SAAS : solution logicielle applicative hébergée dans le cloud et exploitée en dehors de l'organisation ou de l'entreprise par un
tiers, aussi appelé fournisseur de service. https://c6.eu/fr/
II - Les systèmes d'information
2. La GED (Gestion Electronique de Documents)

f) Différents catégories de GED existent


- GED bureautique intégré au poste de travail

- GED documentaire

- GED numérique

- GED COLD (Computer output on Laser disc : documents générés à partir des données provenant
des systèmes d’impression qui traitent et exploitent les documents présents dans les flux
d’impression)
II - Les systèmes d'information
3. Le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèques)
L’usage du SIGB découle du besoin d’informatisation des bibliothèques, médiathèques.

a) Historique

• Années 1980 : transposer le catalogue papier dans un système machine


• Années 1990 : FRBR remet l’utilisateur final au centre du système

b) Objectifs principaux

• Enregistrer les collections et catalogue des bibliothèques


• Rendre accessible au plus grand nombre les informations du catalogue
• Identifier des résultats de recherche pertinents
• Trouver des références
• Se procurer les documents
II - Les systèmes d'information
3. Le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèques)

c) La notion de Format
Format : structure caractérisant l’organisation d’informations (définition Larousse)

• MARC (Machine Readable Catalogue) : dans le but de diffuser et d’échanger des notices bibliographiques. Ce format très
spécialisé – n’est utilisé que par les bibliothèques et leurs partenaires institutionnels ou commerciaux – contient seulement
de l’information bibliographique calquée sur les normes de catalogage comme l’ISBD ou celles qui structurent les points
d’accès. Les formats MARC sont implémentés dans les SIGB et donc les catalogues informatisés. => MARC21 est
maintenu par la Library of Congress

• UNIMARC est basé sur le format MARC (MAchine-Readable Cataloging), UNIMARC en est une variante créée par l'IFLA
(International Federation of Library Associations) en 1977.Ce format est le format officiel d'échange de données
bibliographiques en France. Une notice UNIMARC est constituée de différents blocs numérotés qui correspondent à des
types d'informations.Chacun de ces blocs est constitué de champs et de sous-champs. Les champs sont numérotés, les
sous-champs sont introduits par le symbole $ suivi d'une lettre

• FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records = Fonctionnalités Requises des Notices
Bibliographiques ou Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques). est un modèle conceptuel : c’est-à-dire une
représentation schématique et simplifiée de l’activité de catalogage. Ce modèle analyse la notice catalographique comme
un ensemble d’informations portant sur quatre aspects distincts du document décrit : ses caractéristiques individuelles en
tant qu’exemplaire, les caractéristiques de la publication à laquelle il appartient, les caractéristiques de son contenu
intellectuel ou artistique,et les caractéristiques de la création abstraite à laquelle se rattache ce contenu (par exemple : le
texte original d’un roman et une traduction de ce roman se rattachent à une même création abstraite). Ces quatre aspects
sont dénommés : Item, Manifestation, Expression,Œuvre.

• Le Web Sémantique et ses formats : organise les données disponibles en triplet : un sujet, un prédicat et un objet.
Nouveau format : RDF & SKOS

• RDA RDA (Resource Description and Access / Ressources : Description et Accès). Nouveau code de catalogage à
vocation internationale se référant explicitement au modèle IFLA LRM, constitue une opportunité sans précédent pour
exposer les catalogues de bibliothèques sur le web de données.
II - Les systèmes d'information
3. Le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèques)

Base de données relationnelles d’un catalogue de bibliothèque

.
II - Les systèmes d'information
3. Le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèques)

d) Le contenu

Le Plan de
Les documents Le catalogue Circulation
Classement
• Numérique • La notice ou • CDU • Recherche
• Papier référencement • Dewey • Panier
• Auteur • La cotation • Réservation
• Titre • Référence, • Prêt
• Collection identification
• Editeur
• Dates

Notions clés
Une collection est un ensemble de médias (documents, vidéos…)
Une notice bibliographique permet de décrire un document dans un catalogue utilise le format ISBD
(International standard bibliographic description)
II - Les systèmes d'information
3. Le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèques)
Classifications
II - Les systèmes d'information
3. Le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèques)

a) Le process

Acquisition • Achats

• Saisie des données


Catalogage • Récupération des données

• Gestion des Prêts


Circulation • Relance
• Réservation

• Interface
Recherche • Portail
II - Les systèmes d'information
4. L’ECM (Entreprise Content Management – Gestion du Contenu de l’Entreprise)
Gestion du Contenu de l’Entreprise – ou Enterprise Content Management (ECM) – s’intéresse principalement
au Contenu de l’organisation.

« Élément de connaissance susceptible d’être représenté à l’aide de conventions pour être conservé, traité ou
communiqué ».

On considère donc que le domaine de l’ECM est plus vaste que le domaine de la GED, car il s’intéresse non
seulement aux documents, mais également à d’autres types de contenus. Deux écoles prévalent actuellement à ce
sujet, sans être toutefois en opposition de point de vue, une prochaine convergence étant une tendance
communément observée :
- wiki, pages et sites Web, mails, news. Objectif est de permettre aux utilisateurs de stocker et partager des
informations diverses et variées dans leur forme
- Contenu à forte valeur ajoutée, à savoir les documents et les données structurées

a) objectif principal

donner accès au document en soi, mais également aux informations (données et métadonnées) associées
II - Les systèmes d'information
4. L’ECM (Entreprise Content Management – Gestion du Contenu de l’Entreprise)
b) Le périmètre
II - Les systèmes d'information
4. L’ECM (Entreprise Content Management – Gestion du Contenu de l’Entreprise)

a) Fonctionnalités d’un ECM

• Bibliothèque : référentiel de stockage des document


• Recherche
• Contexte : métadonnées, données liées aux documents
• Contrôle de version
• Workflow
• Collaboration
• Accès sécurisé
• Règles et actions : un critère (objet du message…) s’associe à une action spécifique => automatisation
du processus
• Facilité d’utilisation
• Entreprise étendue à des environnements/organisations extérieures (third partie)
Sources

GED

https://www.bpms.info/4-etapes-a-maitriser-pour-mettre-en-place-un-outil-de-ged/

Outil SAAS : https://c6.eu/fr/

SIGB

https://doc.sigb.net/pmb42/co/definitions_v42.html

ECM

https://www.journaldunet.com/solutions/reseau-social-d-entreprise/1141200-les-10-
fondamentaux-de-la-gestion-de-contenu-d-entreprise-ecm/

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