Explorer les Livres électroniques
Catégories
Explorer les Livres audio
Catégories
Explorer les Magazines
Catégories
Explorer les Documents
Catégories
20 Congrès de maîtrise des risques et de sûreté de fonctionnement - Saint-Malo 11-13 octobre 2016
Résumé
Les entreprises et collectivités sont soumises aujourd’hui à des contraintes réglementaires de plus en plus importantes,
notamment en matière de maîtrise des risques (risques industriels, risques professionnels, etc.). La bonne prise en compte de
ces évolutions permanentes, souvent complexes, constitue l’un des enjeux important en matière de maîtrise des risques vis-à-
vis des résultats attendu (ex : accidentologie, pollution). Encore faut-il que la gestion de son référentiel réglementaire initial,
ainsi que la gestion de sa veille périodique soient le plus facilitée possible.
Cette communication présente une méthodologie de suivi de conformité réglementaire en matière de maîtrise des risques au
sens large, au travers de l’utilisation d’un outil informatique de suivi et de gestion de cette conformité.
L’objectif est de pouvoir proposer un outil simple d’utilisation, garantissant un accès à une base de textes règlementaires
actualisée chaque mois, et permettant un suivi de conformité personnalisé.
Dans ce sens, LGM propose un outil accessible via internet qui permet à chaque utilisateur d’être entièrement autonome dans
sa gestion de veille et de suivi de conformité réglementaire. Il fournit également le niveau d’information utile grâce à sa base
commune de textes réglementaires mise à jour régulièrement. Cet outil est le vecteur d’une méthodologie détaillée dans cet
article.
Summary
Companies and local authorities are facing an increasing number of regulatory requirements, especially in Health Safety and
Environment risk management (industrial risks, occupational hazards, etc.). These requirements are constantly evolving and
might be complex. Taking them into account represents one of the key challenges of Helath Safety and Environment risk
management in order to reach assigned objectives (e.g. prevention of accidents, of pollution).
This is only possible if the knowledge of the initial regulatory framework, as well as its periodic watch are eased as much as
possible.
This communication presents a methodology for regulatory compliance follow-up regarding HSE risk management, through the
use of a dedicated IT tool for follow-up and management of this compliance.
Our purpose is to offer a user-friendly tool, which ensures access to a monthly updated database of regulatory documentation
and allows a user-defined compliance follow-up.
LGM offers a tool accessible through the internet, which allows each user being fully autonomous in its management of
regulatory watch and compliance follow-up. It provides as well the necessary level of information thanks to its single regulatory
documents database, updated regularly. This tool is the key element supporting the methodology detailed in this article.
Problématique
Pour toute entreprise, collectivité, projet ou même produit quel que soit son secteur d’activité ou sa taille, l’application des textes
réglementaires est la première étape de toute démarche de maîtrise des risques et de mise en place d’un système de
management associé.
La veille réglementaire dans le domaine de l'environnement et de la santé-sécurité au travail constitue un enjeu de taille pour
les entreprises et les organisations, en particulier, pour celles qui souhaitent obtenir une certification permettant de démontrer
leur capacité à s’organiser et ainsi à gagner des parts de marché. Pour obtenir cette certification dans les meilleurs délais, il faut
souvent mettre en place des systèmes de management et cela exige de démontrer sa capacité au respect des exigences
légales et réglementaires.
Pour ce faire, l’entreprise/l’organisation doit avoir une connaissance parfaite de ce qui lui est applicable de fait et en parallèle
elle doit faire face à une pression d’évolution réglementaire grandissante. L'enjeu de conformité devient donc aujourd'hui un
élément clé de la pérennité et de la valorisation de l'entreprise. Dans ce contexte de pression réglementaire, il est aujourd'hui
plus que jamais indispensable d'anticiper les changements à venir afin de piloter efficacement son système de management.
Pour y faire face, les sources d'informations réglementaires ne manquent pas et notamment sur internet où elles sont denses et
gratuites. Malgré cela, la veille réglementaire et l'exigence de conformité sont perçues comme difficiles, chronophages et
sources d'interrogations voire d'angoisses pour bon nombre d’organisations et particulièrement celles aux effectifs plus réduits
en nombre et de surcroit non formées sur ces sujets.
Les principales difficultés rencontrées résident alors dans le fait qu’il existe un nombre de textes très importants, dont les sujets
sont très diversifiés et en constante évolution. En effet, le champ des sujets en matière de maîtrise des risques est extrêmement
large. Une même organisation peut être impactée par des problématiques de risques majeurs, par des contraintes
réglementaires ICPE, en passant par des problématiques de pollution de l’air tout en étant contraint par des problématiques de
risques professionnels. Bref, les sujets peuvent être très variés et potentiellement très éloignés les uns des autres.
Rappel du contexte
Une enquête LGM, réalisée entre 2012 et 2014 auprès d’acteurs du métier en interne et auprès de plusieurs clients, a soulevé 3
besoins unanimes :
- Accéder facilement aux textes règlementaires applicables aux domaines de la maitrise des risques, en ayant l’assurance
de toujours consulter des textes à jour.
- Pouvoir évaluer simplement et rapidement la conformité aux textes.
- Pouvoir anticiper les dépenses de mises en conformité.
De ce constat est née l’idée de développer une méthodologie d’analyse complétée par un outil permettant de répondre aux
enjeux de toute entreprise ou organisation :
- Se concentrer sur la mise en œuvre des exigences légales plutôt que sur leur identification.
- Etre en conformité avec la réglementation (responsabilité pénale, image de marque) et être capable de le prouver.
- Assurer une gestion du suivi de conformité à travers un pilotage facilité (reporting au travers d’un tableau de bord
automatisé).
L’outil proposé qui complète la méthode, sous forme d’application web, lie technicité et simplicité d’utilisation. Il a pour vocation
d’assurer à la fois une navigation intuitive et une accessibilité simple et rapide aux informations recherchées.
Derrière le terme de réglementation apparait la notion de règle du jeu. La réglementation constitue l'ensemble des règles
applicables à un sujet ou à un domaine particulier. D’une manière générale, en France, la réglementation se compose des lois
votées par le parlement et promulguées par le Président de la République, des ordonnances, des règlements, des décrets
d’application relatifs à certaines lois, et des circulaires, émises par les services des ministères et destinées à préciser ou à
éclairer des points particuliers des lois ou des décrets. Ces textes peuvent être rassemblés sous forme de codes juridiques
comme le code du travail par exemple pour ce qui relève des droits des salariés.
La réglementation étant constituée de textes divers, elle peut couvrir divers buts. Certains « objectifs » de la réglementation
sont issus d’une volonté de protection du plus faible. On peut citer par exemple les réglementations qui visent à protéger le
consommateur du marchand, l'employé de l'employeur etc.
Cette réglementation en perpétuel mouvement introduit la nécessité de veille et lorsque l’on commence à parler de veille
réglementaire, il faut d’abord parler de périmètre de veille. C’est un point fondamental à ne pas négliger car c’est une des clés
d’une « bonne veille ». Pour illustrer, ce propos, nous pouvons simplement donner les divers exemples de terminologie des
domaines de la maîtrise des risques qu’on entend très souvent au travers d’acronymes de responsabilités comme HSE, SSE,
QSE, QHSE, etc. Derrière ces terminologies se cache finalement une notion de périmètre.
De plus, l’impact des référentiels de management ajoutent une notion d’enjeu à cette obligation. En effet, « Faire d'une
contrainte un levier », c'est ce que nous proposent les référentiels de management qui par leurs exigences méthodologiques
mais également de résultats invitent ou contraignent (selon que l'on se place du côté de la contrainte ou du levier) les
organisations à structurer leur démarche d'identification et de prise en compte de leurs « obligations de conformité ». Ce terme
est d’ailleurs particulièrement d’actualité puisqu’il est repris dans la norme ISO 14001v2015.
La veille réglementaire peut donc être définie comme le processus formalisé d’identification et de mise à jour des
exigences légales applicables.
Il s’agit alors d’évaluer pour chacune des exigences applicables au sein d’un texte le niveau de conformité des installations,
procédés, infrastructures, projet ou même produit et d’aboutir à une action de mise en conformité si nécessaire.
En effet, un texte peut contenir une, voire des centaines d’exigences. Si le texte lui-même est applicable, il se peut (et il est
probable) que toutes les exigences dudit texte ne soient pas applicables.
Pour réaliser une veille réglementaire adaptée et personnalisée, il faut connaitre son « terrain de jeu », c’est-à-dire tout ce qui
va constituer son périmètre de veille. Cela passera par la connaissance d’un certains nombres de paramètres « techniques »
comme, par exemple, la situation administrative de l’entreprise, l’ensemble des risques auxquels elle peut être confrontée ainsi
que son niveau de maturité. Cette étape de connaissance du « terrain de jeu » est une étape préalable importante lorsqu’on se
lance pour la première fois dans le processus de veille.
- 1ère étape : Constitution du ou des référentiels réglementaires applicables et mise en place du processus de veille. Il peut
être en effet nécessaire de constituer plusieurs référentiels distincts à plusieurs sites d’une même entreprise si besoin
(complexité technique et/ou organisationnelle, différences d’activité au sein d’une même entreprise, etc.).
- 2ème étape : Evaluation de la conformité et mise en place des plans d’actions pour une mise en conformité et une
amélioration continue.
- 3ème étape : Suivi et pilotage des actions au travers de reportings précis et simples d’utilisation.
1- Effectuer la veille
2- Evaluer la conformité 3- Etablir les plans d’actions
réglementaire
Pour mener à bien ces trois étapes, le recours aux outils est inéluctable…
Méthodologiquement, il faut donc définir, pour chaque catégorie de textes, la source d'accès et la périodicité de consultation de
la source pour réaliser la mise à jour.
Il convient de disposer d'une source d'information, à titre d’illustration, on peut citer :
o JO (quotidiens), BO (mensuel) : sources officielles exhaustives … mais peu pratiques,
o Recueils commerciaux (CD-rom ou papier) : VIJI, Ex-Professo, Code et Dictionnaire Permanents, LAMY,
DALLOZ… très utilisés par les entreprises.
o Sites Internet « métiers » : aida.ineris.fr, legifrance.gouv.fr, etc.
Conventions collectives (exemple la convention collective des industries chimiques est particulièrement riche en
matière de prescriptions d'organisation santé sécurité du travail, notamment sur l'intervention d'entreprises
extérieures),
Recommandations des organismes institutionnels (CARSAT, OPPBTP) et professionnels (UIC, UIMM…)
Cette étape initiale d'identification des « exigences légales et autres exigences » permettant de bâtir le référentiel réglementaire
initial (la base) nécessite un investissement en temps important du fait de l'étendue de la réglementation existante en matière
de maîtrise des risques.
Cette étape nécessite également un niveau de compétence minimum en matière de réglementation, car la notion d'exigence
n'est pas définie par les référentiels normatifs usuels. L'INERIS, par exemple, considère qu'une exigence est une obligation
édictée par un texte réglementaire ou auquel l'organisme a souscrit. En matière de santé, sécurité au travail, les
recommandations de la CNAMTS peuvent par exemple acquérir une valeur réglementaire en l'absence ou en complément
d'exigences réglementaires. L'exigence peut être de nature administrative (communiquer une information à l'autorité
compétente), technique (disposer d'un mur coupe-feu), organisationnelle (avoir un personnel compétent pour la réalisation
d'une tâche spécifique) ou financière (s'acquitter d'une taxe).
Pour bâtir le référentiel réglementaire initial applicable à une entreprise ou à une organisation dédiée, il est donc indispensable
de caractériser le périmètre en amont.
Prenons l’exemple d’un site industriel, le périmètre est lié :
Sur la base de ces informations, peut être alors constitué un fond documentaire regroupant l’ensemble des textes visés et pour
lequel il est nécessaire de faire le tri entre ce qui est applicable et ce qui ne l’est pas. Pour aider à bâtir son référentiel initial,
l’outil de gestion de veille réglementaire et normative GOVERN de LGM, permet de rassembler l’ensemble des informations
utiles à la réalisation de ce référentiel.
Pour chaque texte, des informations spécifiques sont disponibles. Il s’agit :
Du titre,
De la référence,
De la thématique associée,
De la nature du texte,
De la date de mise à jour du texte,
De la date de publication du texte,
D’un résumé
De sa mise en application,
Des évolutions,
Et du statut ABROGE : oui/non.
L’accès à un texte se fait soit au travers d’une arborescence personnalisée (Domaine, Sous domaine, Thématique,..) soit par
recherches multicritères.
Suite à cette étape initiale, la veille réglementaire et les actions qui en découlent continueront à représenter une étape clé dans
la vie du système considéré. Les présélections ainsi effectuées permettent de simplifier l'accès aux très nombreuses évolutions
réglementaires.
Personnes informées
Réglementation (en interne et en externe)
Périmètre
- Activités
- Produits Etablir la liste des textes
Référentiel réglementaire Identifier les exigences
- Services applicables
Cette étape d’analyse de l’applicabilité peut se faire plus facilement si elle est mutualisée au sein d’un outil informatique. C’est
dans cette optique que l’outil GOVERN a été pensé et permet de caractériser l’applicabilité d’un texte avant de passer à l’étape
d’évaluation de conformité. L’outil permet donc non seulement de réaliser l’action de veille (étape 1), mais aussi de gérer
l’applicabilité ainsi qu’évaluer la conformité.
Alors, pour chaque texte applicable, les diverses exigences sont identifiées et analysée afin de déterminer le degré de
conformité. Une des possibilités majeures de l’outil réside dans le fait que l’analyse et la gestion de la conformité est rendu
possible au niveau de l’exigence et non pas au niveau du texte comme cela est communément réalisé. Le fait de pouvoir gérer
le niveau de conformité au niveau de granularité de l’exigence permet alors d’assurer une analyse exhaustive des textes et
permet d’apporter les éléments de démonstration pertinents aux autorités (administratives, auditeurs externes, etc.).
Dans cette optique, l’outil GOVERN offre la possibilité de découper « le texte applicable » en « sommes d’exigences
applicables ». C’est en effet important car au sein d’un texte seule une partie des exigences sera applicable bien souvent.
Reporting/Statistiques
Interne et Externe
Non-Conformités identifiées
En fonction de l’applicabilité et du niveau de conformité à ces exigences, un plan d’actions particulier et personnalisé est monté
directement au sein de l’outil qui a de ce fait le grand avantage d’être autoporteur en matière de pilotage. A chaque action est
associée un pilote, un délai, et un suivi de l’avancement des mises en conformité. Cette possibilité-là répond aux lettres « GO »
de GOVERN, à savoir la « Gestion Outillée» de la veille.
L’outil rend possible le fait d’évaluer l’impact de ces contraintes et d’anticiper techniquement et financièrement les impacts. La
gestion des droits utilisateurs permet de différencier les vues et donc les organes de pilotage.
La vue « Plans d’action » permet d’accéder à un tableau de bord synthétique de l’ensemble des plans d’action existants au sein
de l’outil, par pilote, leur statut étant calculé automatiquement par l’outil en fonction des dates réelles.
- un profil de type « admin » pourra accéder à l’ensemble des plans d’actions existants… ce qui permet d’avoir une vue
d’ensemble :
- M. DUPOND, qui a le profil utilisateur simple, n’aura accès qu’à la liste de ses propres plans d’actions et peut donc
piloter son plan d’action avec une vue de reporting limitée à son périmètre :
Conclusion
Néanmoins, avec la mise à disposition d’un outil de gestion de veille réglementaire tel que GOVERN, il est constaté une
amélioration significative de la gestion de la conformité réglementaire et en particulier sur les points suivants :
- L’accès rapide et simple à l’information (de par les fonctions de recherche),
- L’ergonomie assurant une prise en main de l’outil aisée,
- La possibilité de justifier à tout moment de son niveau de conformité et de l’état d’avancement du ou des plans d’actions,
- Le gain de temps pour l’utilisateur de l’outil dans le pilotage de sa veille et dans le pilotage de ses actions.
Au-delà de ces aspects d’amélioration, il est constaté que l’outil initialement pensé pour les entreprises de type PME, est également
pertinent pour des entreprises plus conséquentes, en donnant la possibilité de créer de multiples référentiels.
L’outil permet non seulement de réaliser la veille, d’évaluer la conformité, de gérer le plan de mise en conformité, mais il permet
également d’être un bon levier de communication interne (personnel, direction) ou externe (autorités administratives, auditeurs)
pour montrer sa maîtrise, ou simplement pour fournir de l’information.
http://outildeveille.lgm.fr:8000/demo
Identifiant : demo
Mode de passe : demo
Acronymes
Références
- D. Watts, 2015, Démystifier la veille réglementaire HSE
- Guide technique INERIS N° - DRA-13-133307-11335A
- https://www.legifrance.gouv.fr/
- Norme NF EN ISO14001 : 2015
- R. Hagelstein, Interaction entre règles et acteurs dans la production de l'espace bâti