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Qu'est-ce que la gestion administrative ?

 
La gestion administrative en entreprise désigne l’ensemble des formalités et tâches
nécessaires et obligatoires, pour être en conformité avec la loi et avec vos objectifs
stratégiques.
Elle englobe les domaines suivants : 

  La comptabilité  : édition et envoi des devis et factures, relances clients débiteurs,
règlement des factures, déclarations périodiques de CA et de TVA, paiement des
cotisations sociales, approbation et dépôt des comptes annuels, paiement de
l’impôt…

  Les ressources humaines  : embauches et fins de contrats, fiches de paie et charges


sociales, planning des congés, remplacements en cas d’absences, gestion des litiges et
contentieux prud’homal, suivi des formations obligatoires…

  Les achats et ventes : commandes fournisseurs, gestion des stocks, SAV… 

3 objectifs :
Bien gérer votre administratif limite vos risques et revêt 3 objectifs majeurs.

Ne pas perdre d’argent inutilement


Vendre vos produits ou services représente le cœur de votre métier. C’est grâce à vos ventes
que vous gagnez de l’argent – pour vous rémunérer et vous développer. Dommage d’en
perdre inutilement… Une mauvaise gestion administrative est source de pertes financières.

Illustrations  : un bon suivi de votre encours client limite le risque d’impayés  ; le respect des délais
légaux dans le cadre de vos obligations fiscales et sociales permet d’éviter les pénalités de retard.

Maintenir votre productivité


Pour gagner en performance, vous devez être efficace sur le plan opérationnel. Une bonne
organisation dans votre entreprise est indispensable à cet effet, et la gestion de votre
administratif y est pour beaucoup… Dotée d’une bonne organisation administrative,
l’entreprise s’assure de préserver les documents et fichiers essentiels à son activité. Pas de
risque de perte ou de destruction, votre productivité est préservée. 
Gagner en sérénité
Quand l’administratif s’accumule, l’esprit du chef d’entreprise s’embrume. Libérez votre
esprit en vous désencombrant des préoccupations administratives, pour avancer plus
sereinement et efficacement.

Illustrations  : payer vos factures en temps et en heure vous évite les relances désagréables  de vos
créanciers (fournisseurs ou administrations publiques)  ; bien gérer votre personnel vous permet
de limiter les recours et procédures judiciaires  ; traiter votre courrier au fil de l’eau évite qu’il ne
s’amoncelle sur votre bureau.

3 enjeux :
Vous devez concilier 3 enjeux pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise : 

  Faire vite  : soyez réactif et traitez l’administratif sans perdre de temps – vous
consacrerez votre gain de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

  Gérer de manière fiable  : vitesse ne rime pas avec précipitation… Ne faites pas
d’erreur à aller trop vite, les conséquences sont désagréables – vous devez procéder
de nouveau, vous payez des pénalités…

  Limiter les frais  : parce que la gestion administrative ne vous fait pas directement
gagner d’argent, tentez de réduire les coûts a minima.

Gestion administrative en interne : les outils indispensables


Hormis les missions qui peuvent être déléguées, les autres tâches administratives restent à
la charge de l’entreprise en interne. Certains dirigeants embauchent spécialement pour cela,
d’autres décident de gérer seuls – principalement pour limiter leurs coûts.

Augmentez votre efficacité par la qualité de vos processus administratifs

Les responsables administratifs doivent le plus souvent se former sur le tas alors même que l'organisation et la
gestion des processus administratifs sont au cœur de nombreuses activités et partout très importantes car si le
processus administratif ne va pas, rien ne va.

Ce guide est un outil de travail très performant, utilisable efficacement par la direction, les managers et les
équipes administratives elles-mêmes.

Il explique la démarche qui permet d'utiliser des outils de gestion adéquats, notamment informatiques, pour
atteindre des résultats pertinents, rapides et à prix de revient optimisé.
Il montre comment l'utilisation d'outils efficaces est indispensable à une bonne organisation et gestion
administrative. Ces outils permettent aux responsables, aux gestionnaires, aux analystes, aux informaticiens
de moduler leurs choix pour parvenir à la meilleure organisation possible dans le contexte où ils se trouvent.

La démarche et les outils pour l'organisation du processus administratif et sa


gestion au quotidien
 Les 8 outils de l'analyse administrative
 L'analyse des coûts
 Le diagnostic d'un processus
 Les tableaux de bord du suivi administratif
 L'informatisation des processus
Quatrième de couverture
Augmentez votre efficacité par la qualité de vos processus administratifs

Les responsables administratifs doivent le plus souvent se former sur le tas alors même que l'organisation et la
gestion des processus administratifs sont au coeur de nombreuses activités et partout très importantes car si le
processus administratif ne va pas, rien ne va.

Ce guide est un outil de travail très performant, utilisable efficacement par la direction, les managers et les
équipes administratives elles-mêmes.

Il explique la démarche qui permet d'utiliser des outils de gestion adéquats, notamment informatiques, pour
atteindre des résultats pertinents, rapides et à prix de revient optimisé.

Il montre comment l'utilisation d'outils efficaces est indispensable à une bonne organisation et gestion
administrative. Ces outils permettent aux responsables, aux gestionnaires, aux analystes, aux informaticiens
de moduler leurs choix pour parvenir à la meilleure organisation possible dans le contexte où ils se trouvent.

La démarche et les outils pour l'organisation du processus administratif et sa


gestion au quotidien
 Les 8 outils de l'analyse administrative
 L'analyse des coûts
 Le diagnostic d'un processus
 Les tableaux de bord du suivi administratif
 L'informatisation des processus

La gestion de l’information

La réception, le tri et la diffusion de l’information sont des tâches qui ont beaucoup plus
d’importance qu’on ne leur en accorde habituellement. Le gestionnaire administratif se chargera de la
réception et de l’envoi des courriers.
Il assume la responsabilité de rédaction, de classement, de diffusion réglementaire et d’explication des
informations contenues dans les correspondances de la société en particulier les notes relatives à la
réglementation du travail ou celles qui concernent les nouveautés apportées à ces réglementations.

La communication au sein de l’entreprise

Ce rôle d’interlocuteur que détient l’administratif lui confère la posture de communication, que cela
concerne la communication externe (avec les partenaires de l’entreprise) ou la communication
interne, à destination des effectifs.

En effet, c’est le responsable administratif, sous l’autorité et le contrôle du dirigeant, qui doit transmettre
les messages qui proviennent de l’environnement externe de l’entreprise auprès des services concernés.
Selon les entreprises, le gestionnaire aura ou pas la charge le traitement et la sécurisation des données
informatiques.

En plus de la diffusion des fichiers et des données pour un respect total du règlement du travail. Cette
transmission de l’information intègre aussi l’accueil et l’orientation des interlocuteurs de la société
vers les bons contacts / services.

La mission pourra le cas échant comprendre la gestion du service client ou SAV qui au-delà de la volonté
de fournir un service de qualité (satisfaction des clients, image de marque) permet de remonter des
informations de terrain sur la manière dont les offres, les produits et les services que l’entreprise
commercialise sont perçus par les clients.

L’archivage des informations quantitatives et qualitatives

Enfin, la constitution d’une base de données susceptible de fournir des renseignements sur
l’évolution de la situation de l’entreprise est une tâche importante qui entre dans le domaine de
compétence de l’administratif. Il doit alimenter périodiquement la base de données de la société par les
nouveautés qui surgissent sur le terrain et en vue d’une utilisation ultérieure.
LE SUIVI ADMINISTRATIF DES RESSOURCES HUMAINES
(SUIVRE LA RÉGLEMENTATION ET LE DROIT DU
TRAVAIL)
Le gestionnaire administratif entretient une relation forte avec la fonction de la gestion des ressources
humaines et de l’élaboration de la paie.

La gestion du personnel et le respect des procédures réglementaires

Il veille à l’application des règles et des procédures propres à son domaine d’activité, particulièrement
en matière du règlement et du droit du travail et de versement des rémunérations.

Il participe à l’élaboration des fiches de poste, se charge de la partie administrative du recrutement et des
éventuelles sanctions en étant attentif à respecter les procédures et les délais réglementaires.

De ce fait, il doit organiser les visites d’aptitude des médecins du travail. Le gestionnaire administratif
intervient également au quotidien pour l’orientation, le conseil, l’information des collaborateurs sur leurs
droits et leurs obligations. Il assure le suivi du temps du travail et la gestion des dossiers des salariés. En
sus de ce travail, l’administratif analyse les données relatives aux ressources humaines et participe à
l’élaboration de la politique des ressources humaines de l’entreprise.

La formation du personnel

La formation du personnel fait partie intégrante des tâches de l’administratif. Il élabore, en partenariat avec
le service des ressources humaines, le plan de formation et assure sa mise en place.

CONCLUSION
Le gestionnaire administratif joue un rôle de coordinateur central au sein de l’entreprise. La multitude de
tâches à réaliser et à imbriquer fait de ce poste une clé pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Toutefois, certaines petites et moyennes entreprises se résignent à embaucher un collaborateur pour
assumer cette responsabilité, vu le coût élevé à supporter pour avoir ce poste au sein de la structure, ce qui
est fort dommageable au vu de la plus-value apportée.

LA GESTION ADMINISTRATIVE CLÉ DE VOÛTE D’UNE


SOCIÉTÉ EN DÉVELOPPEMENT
Bien qu’elle apparaisse souvent comme une tâche contraignante et fastidieuse la gestion est, avec
le commerce, l’animation d’équipe et la production l’un des 4 piliers de toute entreprise. Une
entreprise bien gérée est une entreprise qui possède de des ressources de différentes natures
pour se développer, faire évoluer son organisation et s’adapter aux difficultés conjoncturelles.

De trop nombreuses TPE et PME souffrant d’un manque de gestion sont amenées à devoir cesser
leur activité ou se faire racheter alors qu’elles possèdent un savoir-faire, une image et un potentiel
de développement.

Bien que les dirigeants et les créateurs reconnaissent que la gestion est indispensable au bon
fonctionnement de l’entreprise, le poste de gestion est souvent l’enfant pauvre de l’entreprise.

Les entrepreneurs, créateurs et dirigeants d’entreprise expérimentés tardent à le créer préférant


s’en occuper eux même le soir, ou déléguer cette tâche à une assistante multitâches qui a plus en
charge le suivi administratif de l’entreprise que sa réelle gestion.

Mieux définir les contours du poste de gestionnaire administratif contribuera sans doute à prendre
conscience de l’importance stratégique de ce poste et de la nécessite de lui donner la place et la
reconnaissance qu’il mérite.

LE GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF EST-IL LE


COMPTABLE ?

Il est facile de faire l’amalgame ou la confusion entre gestion et comptabilité.

Pourtant ces deux missions sont différentes, le gestionnaire a pour mission d’aider le dirigeant à
affecter les ressources aux bonnes dépenses, aux bons services et aux bons moments, mais aussi
de maitriser les dépenses, mesurer l’efficacité des démarches réalisées et anticiper l’avenir.

Le rôle du comptable
Dans les TPE/PME la comptabilité est souvent prise en charge pas l’expert-comptable qui
s’occupe de l’enregistrement comptable (suivi comptable), de la réalisation et de la certification
des comptes annuels.

Il peut aussi élaborer les bulletins de paie et gérer les obligations fiscales et sociales de
l’entreprise. Les moyennes et grandes entreprises disposent généralement d’un service comptable
dédié à ces missions (sauf la certification des comptes et/ou la réalisation des comptes annuels qui
restent l’apanage des experts-comptables).

Le rôle du gestionnaire administratif

Le gestionnaire administratif n’est donc pas le comptable, il travaille en parallèle des missions de
l’expert-comptable et à partir de certaines de ses données.

Il utilise notamment les situation intermédiaires (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles), les


journaux de la comptabilité et les comptes annuels pour calculer et suivre de près la rentabilité
de l’entreprise.

Il dispose d’une mission beaucoup plus large qui assure une cohésion financière entre les
différents services et dans le respect de la stratégie de l’entreprise.

Les comptables peuvent-il aider le dirigeant à gérer l’entreprise ?

De nombreux expert-comptable ventent la qualité de leur conseil et leur compétence pour aider
le dirigeant à gérer l’entreprise.

Ces derniers sont effectivement en capacité d’aider ne serait-ce que parce qu’ils disposent des
comptes de l’entreprise et que la position de conseil les aide à avoir du recul par rapport à
l’entreprise ainsi qu’une vision globale sur les tendances économiques.

Ils aident donc le dirigeant à respecter les contraintes financières de l’entreprise et c’est une
première démarche indispensable.

Pour autant peu d’entre eux parviennent à apporter une réelle aide en gestion et ce pour
plusieurs raisons :

 La première tient du fait de la nature de leur activité. Les comptables se concentrent sur


l’exactitude des comptes et ce au centime près. L’exercice consistant à passer du microscope
comptable aux analyses de gestion est parfois un peu difficile. Ainsi nombre d’entre eux confondent
le tableau de bord qui est un outil composé d’indicateurs d’alerte et de synthèse avec un compte de
résultat détaillé servant à suivre la rentabilité de l’entreprise dans le détail.
 Le second tient au fait qu’ils sont débordés et ne peuvent pas prendre le temps d’étudier les
dossiers et voir leurs clients régulièrement. Or la gestion est un travail qui nécessite un travail
régulier.
 Enfin parce qu’ils ne disposent pas de l’ensemble des informations nécessaires. La gestion se
nourrit de bien plus que des éléments comptables, elle doit prendre en compte l’organisation de
l’entreprise, les ressources humaines dans son ensemble, les aspects commerciaux, le process de
production de valeur, ….

Quelle est la mission administrative du gestionnaire ?

Nous l’avons dit, le gestionnaire à un rôle central qui repose sur 3 missions incontournables :

 S’assurer du respect de la réglementation (administratif, fiscal, juridique, …) ;


 Assurer le fonctionnement administratif et social de l’entreprise ;
 S’assurer que l’entreprise dispose des ressources financières suffisantes pour fonctionner.
Au-delà des aspects réglementaires et administratifs, le gestionnaire (souvent le directeur
administratif et financier ou DAF) s’assurera que l’entreprise dispose des moyens financiers pour
exercer son activité. Il surveillera la trésorerie, évaluera les moyens de financement, élaborera le
budget prévisionnel…

Ainsi le gestionnaire pourra si nécessaire intervenir ou tout au moins être consulté dans des
tâches aussi diverses que :

 La fixation des prix pour s’assurer de la rentabilité de l’entreprise (taux de marge, cout de revient,
seuil de rentabilité, …)
 La politique commerciale (relance clients, conditions commerciales, types de règlements,
escomptes, …)
 La stratégie commerciale pour donner son avis sur la rentabilité de certains produits, secteurs,
établissements, …
 Les process de production (coût de revient, niveau de rotation des stocks, prix d’achat, …
 Organisation administrative (validation des commandes, archivage, …)
 Politique d’investissement (R&D, investissements matériels de production, …)
 Financement
de l’activité (partenaires financiers, conditions financières, tableau de financement, tableaux de
trésorerie, budgets prévisionnels, …)
 Politique RH (recrutements, formations, ….)
 Partenariats, …
Enfin, le gestionnaire administratif est amené à établir le bilan provisoire et il participe au suivi et
aux déclarations de la TVA, en partenariat avec l’expert-comptable.

Bref, le gestionnaire administratif est, notamment dans les petites entreprises, l’équivalent du
service de contrôle de gestion et/ou de comptabilité analytique.

LE VOLET GESTION (ANALYSE DE LA COMPTABILITÉ /


RÉALISATION DE TABLEAUX DE BORD POUR PILOTER
L’ENTREPRISE)

Le gestionnaire administratif rassemble les informations quantitatives et qualitatives provenant de


l’ensemble des services de l’entreprise, dont les documents comptables pour :

 Réaliser un budget prévisionnel général qui cadre avec la stratégie à long terme de l’entreprise. Il
contribué à transformer la stratégie en étapes.
 Prévoir un budget par service. Ce budget permet de fixer des objectifs concrets à court et moyen
terme.
 Élaborer et suivre des tableaux de bord contenant des indicateurs qui accompagneront le dirigeant
dans sa prise de décision.
Ainsi, dans le cadre de sa mission, le gestionnaire :

 Réalise des collectes d’informations (auprès des autres services de l’entreprise, c’est-à-dire en


interne, mais aussi des informations externes relatives à l’environnement)
 Constitue de bases de données pour évaluer les actions menées et étudier l’impact des décisions à
venir,
 Établit des tableaux de bords pertinents
 Analyse les résultats obtenus et propose des actions correctives.
Le gestionnaire tire des conclusions sur les possibilités de l’entreprise à atteindre ses objectifs et à
pérenniser sa croissance. De même les informations tirées de l’environnement extérieur
permettent de saisir les opportunités et de faire face aux menaces.

Sommaire
 La gestion administrative clé de voûte d’une société en développement
 Le gestionnaire administratif est-il le comptable ?
 Le volet gestion (analyse de la comptabilité / réalisation de tableaux de bord pour
piloter l’entreprise)
 Le volet administratif (courrier / organisation des archives et bases de données)
 Le suivi administratif des ressources humaines (suivre la réglementation et le
droit du travail)
 Conclusion

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