– ETABLISSEMENT ET CONTROLE DE LA COMMANDE D’ACHAT

1-Définition :
La mission d’une «commande d’achat» est de procurer à l’entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de
coûts, de délais et de sécurité, les biens et services dont elle a besoin pour ses activités

2. Qu'est-ce qu'une entreprise achète ?

- Équipement : composé de toutes les machines, pièces de rechange, les fournitures et outillages, accessoires d'atelier,
Meubles, matériel de bureau, etc., dont l’entreprise utilise durablement dans son activité.
- Matières premières, matières consommables, emballage perdu, énergie,…. C’est les matériaux qui entrent dans le
cycle d’exploitation du produit fabriqué.
- marchandise : les biens destinés à être revendus en l’état
- Services et sous-traitance : l’entreprise aura besoin des services d'autres entreprises, tels que les services de sécurité,
de transport, d’entretien, et de réparation de l’équipement. Dans plusieurs cas elle peut sous-traiter certains travaux de
production si elle ne possède pas les compétences nécessaires ou pour un travail saisonnier.

3. Les conditions à respécter avant d’établir une commande d’achat: Ces procédure dont un impact sur la
conformité de nos prestations.
3.1-L’équipement : avant d'acheter tout équipement il faut :
- Parler à vos partenaires d'affaires, à des personnes qui utilisent un équipement identique ou à des spécialistes. -
- trouver sur internet des informations sur les spécifications techniques des équipements, leur fiabilité et leurs
limitations.
- se renseigner sur la disponibilité des pièces de rechange et les garanties offertes.
3.2-Matières premières :
- L’activité productive doit être bien planifiée et les délais de livraison en matières premières doivent être bien établis
et précis.
- Utiliser une bonne qualité qui est facilement disponibles chez des fournisseurs fiables.
3.3- les produits finis : Découvrez comment vos clients perçoivent certaines marchandises..
3.4 -Services et sous-traitance Avant de sélectionner des fournisseurs de services ou des sous-traitants, vérifiez leurs
compétences dans le domaine.

4-Les objectifs d’une commande d’achat :

* Le service achat doit mettre à la disposition du service production des quantités de matières suffisantes pour son bon
fonctionnement afin d’éviter tout arrêt ou ralentissement de la fabrication dans la mesure où toute rupture de stock
implique une perte des clients.
* La qualité est une condition importante pour la réussite d’un produit. Le choix du produit et du fournisseur de qualité
assure une efficacité pour l’entreprise.
L’entreprise réduit les coûts inutiles (coûts des malfaçons, des déchets, des retards ou erreurs de livraisons…)
l’objectif de qualité participe à la compétitivité de l’entreprise.
* Les services d’approvisionnement cherchent toujours à réduire les coûts d’achat (par le choix du fournisseur offrant
des prix plus avantageux) et à minimiser les couts de stockage (ne stocker que si c’est nécessaire).

5 Les types de la commande d’achat

A- La commande fermée précise de manière ferme l'objet, les quantités, prix et délais. 
B- Commande ouverte généralement établie quand un client s’est engagé d’à acheter de grandes quantités à
livrer en plusieurs expéditions de plus petite taille au cours d’une période déterminée. Souvent, les commandes
ouvertes ne portent que sur un seul article avec des dates de livraison prédéterminées. 
C- La commande cadencée L’objectif principal du cadencement des commandes est la diminution des
commande, de réduire le coût du processus d'approvisionnement. et de fluidifier l’approvisionnement des
produits et d’éviter les ruptures. Avant de mettre en place cet outil, il a fallu évaluer les besoins, par rapport à
la consommation de l’année précédente. Le réapprovisionnement se fait donc avec des quantités fixes et à une
date définie.

5-Les étapes d’une commande d’achat :

A-Détermination des besoins : l’établissement d’une commande relève d’un constat, chaque fois qu’il y a un manque
de matières. La détermination de ces besoins dans tous services de l’entreprise permet d’établir des programmes
d’approvisionnement.

B-Sélection des fournisseurs

Une fois les besoins sont déterminés, l’entreprise passe à la prise de décision d’achat.
- L’entreprise peut faire appel aux fournisseurs habituels ou nouveaux comme. Elle peut effectuer un appel d’offre sur
le marché national ou international.
- Négociez les termes du contrat : demander les meilleures conditions que les fournisseurs peuvent offrir. Comparez
les devis pour déterminer ce qui est le mieux pour l’entreprise.
Les fournisseurs sont généralement sélectionnés sur les critères suivants :
Le prix ;
La qualité ;
Le délai de livraison ;
Le mode et les conditions de paiement ;
La réputation.

Exemple d’un devis d’n fournisseur

Manufacture de Cheveux et ongles
3 rue milinuim, ORAN DEVIS Numéro : 135
Tel: +254726546789 Date: 19 Mars 2020
Détails du client:
Salon des Cheveux et ongles 2ème étage chambre 493
Oran. algerie
Mobile: +254712975632
Chère Madame RAMDAN, En référence à votre demande, nous sommes heureux de vous offrir les produits aux
conditions suivantes :

Modalités et conditions :
- livraison gratuite. La livraison sera effectuée dans les deux semaines après la date de la commande.
- Le paiement doit être effectué dans les 14 jours après la réception des marchandises.
- Les marchandises peuvent être échangés dans les 7 jours suivant l'achat à condition que l'emballage soit maintenu.
- Le paiement doit être effectué sur le compte bancaire suivant :
Banque CPA
Nom De Compte : Fabricants des Cheveux et ongles
Numéro de compte : 001234679
Filiale : Rue de Moi
Bien Respectueusement, M. BEN ALI MOHAMED Directeur des Ventes

- Le contrat de vente : Une fois le fournisseur sélectionné il faut Signez le contrat en précisant les responsabilités de
cheque partie :
le contrat commercial est un acte juridique. Un engagement liant le vendeur et son client sur des bases précises,
acceptées par les 2 parties. Ce contrat devra être exécuté dans ses termes jusqu'à son expiration.
Les clauses d'un contrat commercial
Elles sont nombreuses et dépendent de sa nature. On peut citer :
  l'objet du contrat
 Les parties contractantes (vendeur et acheteur)
  les dates de validité
  les prix et modalités de révision
  Conditions de règlement
  Limitation de responsabilité
  les garanties contractuelles
 Pénalités attribuées au non-respect des conditions du contrat
  la clause de confidentialité
 Signature des deux parties
 CONTRAT DE VENTE DE BIENS
Le présent contrat est signé et prend effet à partir du [DATE],

ENTRE : (le "Vendeur"), une société [INDIQUER LE TYPE DE SOCIÉTÉ] incorporée sous le régime de
le siège social :(ADRESSE COMPLÈTE)

ET : [NOM DE L’ACHETEUR] (une société) INDIQUER LE TYPE DE SOCIÉTÉ incorporée sous le régime de
et dont le siège social est :[L’ADRESSE]

1. VENTE DES MARCHANDISES

Le Vendeur devra vendre, transférer, et remettre à l’Acheteur au plus tard le [DATE] les biens suivants :
[DESCRIPTION DES BIENS]

2. CONTREPARTIE

L’Acheteur devra accepter les biens et payer en contrepartie la somme de [MONTANT].

3. IDENTIFICATION DES BIENS

L’identification des biens objet du présent contrat se fera lorsque l’Acheteur et le Vendeur attesteront par écrit que les
biens en question sont conformes au présent contrat.

4. PAIEMENT À LA RÉCEPTION

L’Acheteur devra effectuer le paiement des biens au plus tard 14 jours après leur réception.

5. RÉCEPTION EFFECTIVE À LA LIVRAISON

Les biens seront jugés reçus par l’Acheteur lorsqu’ils sont livrés à l’Acheteur au [ADRESSE], [VILLE],

6. RISQUE DE PERTE

Le risque de perte des biens, quelle qu’en soit la cause, sera la responsabilité du Vendeur jusqu’à ce que les biens
aient été acceptés par l’Acheteur.

7. GARANTIE DE NON-ENGAGEMENT
Par ailleurs, le Vendeur garantit qu’au moment de la signature de ce contrat le Vendeur ne connaît, ni n’a aucune
raison de reconnaître l’existence d’un titre existant ou d’une plainte pour titre s’opposant au droit du Vendeur sur les
biens

8. DROIT D’INSPECTION
L’Acheteur aura le droit d’inspecter les biens à leur arrivée, et au plus [NOMBRE] jours après leur livraison l’Acheteur
devra notifier au Vendeur toute demande dédommagement pour raison de condition, de qualité ou du niveau de biens,
et l’Acheteur devra spécifier de façon détaillée la base de sa revendication. L’incapacité de l’Acheteur à respecter ces
conditions sera considérée comme une acceptation des biens par l’Acheteur.

Les parties ont signé le présent contrat [LIEU DE SIGNATURE] ce [DATE].

L’ACHETEUR LE VENDEUR

Signature Signature

Nom et Fonction Nom et Fonction

C-La commande :
L’achat entraine l’exécution d’un certain nombre de travaux et la création de certain documents.
 La demande d’achat : c’est document émis par le service demandeur (le magasin), il comporte les informations
suivantes :
Numéro de commande ;
Date ;
Nom du service utilisateur ;
Référence des biens à acheter ;
Signature du demandeur.
Ce document est établi en plusieurs exemplaires :
1 doit resté au magasin ;
1 adressé au service des achats.

 La commande : elle est rédigée par les services achats par le biais d’un bon de commande, ou bulletin de commande.
Adressés au fournisseur (reviendra au service achat signé par le fournisseur)

« Nom de l’entreprise » (client)

« Nom de l’entreprise » (fournisseur) « Adresse »
« Adresse » « Code postal » « Ville »
« Code postal » « Ville »
« Téléphone » « Fax »
« Ville », le « date »
BON DE COMMANDE n° (numéro du BC : année/mois/n° chronologique)

Date de la commande :
Date de livraison :
Adresse de livraison (si différente de celle du destinataire) :
PRIX TOTAL
RÉF. DÉSIGNATION QUANTITÉ TOTAL HT TVA
UNITAIRE HT TTC
             
             
             
             
             
             
             
             
             
TOTAL      

Acompte de « nombre » %, payable à la commande par « mode de paiement » (s’il y a lieu).

Solde payable « délai de paiement » à la réception de la facture, par « mode de paiement ».
Pénalité de retard au taux annuel de « nombre » %
Modalités de rétraction : (délai et moyen pour le client de se rétracter)
Accepté par le client : (date et signature du client)

Faire mention du statut de l’entreprise, son capital, son immatriculation au RC

D- La réception et le contrôle : une fois la commande passé elle est suivie de La réception qui doit être organisée et
contrôlée dans le temps et l’espace par les services de stockage.
- Vérifiez la facture s’assurer que toute la marchandise est reçue qu’elle est conforme en quantité et qualité.
S’l y a un problème le service achat devra contacter immédiatement le fournisseur. Avant Le paiement
Si la marchandise et en règle le service des achats signe la facture ou le bon de réception et garde des copies comme
preuve. Un exemplaire de la facture sera envoyée au service finance pour la comptabilisée, et la marchandise sera
stockée après rédaction d’un bon d’entrée.

E- le règlement de la facture : pour cela le service des finances rédige un ordre de paiement adressé au responsable qui
déclenche l’établissement d’un chèque au profit du fournisseur.
.