AUTOMOBILE La gestion du parc automobile est un métier de la logistique qui, essentiellement est en charge de la gestion administrative qui concerne les documents des véhicules (Carte grise, attestations d’assurance, vignette, stationnement, visite technique, taxe à l’essieu, redevance publicitaire, droit de timbre etc.…) , de la gestion des maintenances et sinistre du parc automobile (achat des prestations d’entretien ou de maintenance ) , de la gestion des consommations carburant et la gestion du dispatching des véhicules ( affectations , mouvement ou suivi des missions) , gestion des capacités de transport (politique d’acquisition et adaptabilité) et de la disponibilité des équipements de premiers secours ( boite à pharmacie , extincteur , triangle de sécurité , roue de secours ). La gestion du parc automobile se pratique dans les services « production ou exploitation » des compagnies de transport et de location de voitures dans les services « généraux » ou « logistiques » des entreprises industrielles ou commerciales. Les services généraux gèrent le parc de véhicule affectés aux personnels dans le cadre de leurs activités professionnelles.
Dans les services logistiques, on gère essentiellement le parc de véhicule destiné au
transport des marchandises et les engins de manutention. Dans tous les cas, le parc de véhicules géré peut être interne ou externe à l’entreprise.
I. LES RESPONSABILITES DU GESTIONNAIRE DE PARC
AUTOMOBILE Comme qualité le gestionnaire de flotte automobile doit être un excellent gestionnaire :
Savoir analyser les priorités, se soumettre aux contraintes de sa fonction et
trouver la solution la mieux adaptée à chaque situation opérationnelle ; Possède de bonne capacités rédactionnelles et maitrise le matériel spécifique à la pratique de son activité ; Savoir communiquer (pouvoir s’exprimer en français et en anglais), avoir le sens de la négociation, d’organisation, de la rigueur d’intégrité, de la réactivité, responsabilités et gestion budgétaire ; Avoir le sens du reporting ;
Bonne connaissance de la réglementation en matière de transport.
En outre, ces responsabilités sont également administratives ; nous pouvons citer
entre autre : La planification du transport ; L’émission des ordres de missions ; La Gestion des heures de travail (pointage des chauffeurs) ; L’émission des notes de frais pour le chauffeur ; L’émission des documents de transport ;
Le Contrôle, suivi et actualisation des documents des véhicules et des documents
des chauffeurs ; La Gestion des entrées et sorties des véhicules ;
Le Tracking (gestion de la traçabilité des véhicules sur le terrain) ;
Le chetkinq (Savoir si l’ensemble du véhicule est bon, passable, ou mauvais).
Le rôle gestionnaire de flotte est souvent qualifié de responsable multitâche. Ce
poste engage de nombreuses responsabilités, et est souvent associé à d’autres rôles dans l’entreprise. Mais quels sont ces rôles que les responsables de flottes doivent s’approprier pour atteindre le succès recherché ?
a- Les ressources humaines
Tout d’abord, les gestionnaires prennent part au processus de recrutement des conducteurs. Ils s’assurent aussi d’une bonne communication fluide, concernant les processus et idées à mettre en place ou les tâches à réaliser avec d’une part, les conducteurs, mais aussi les membres d’autres services.
b- Gestion des opérations
Pour toute entreprise propriétaire d’un parc automobile et dont l’activité repose sur la conduite, les trajets et livraisons doivent s’effectuer dans les temps. Les véhicules doivent rouler correctement et les conducteurs adopter un comportement sure et responsables sur la route.
c- Les finances Les coûts sont des principales préoccupations d’un gestionnaire, qui se voit parfois alloué un budget serré. Par ailleurs, le remplacement d’un véhicule ou l’investissement dans une nouvelle technologie nécessite des justifications pour être approuvés. En prenant la bonne décision, les résultats parleront d’eux-mêmes et le retour sur investissement devra satisfaire toute l’équipe.
d- La maintenance
Le gestionnaire de flotte n’est pas forcement technicien, mais a son mot à dire lorsqu’il en vient au processus de sélection d’un prestataire pour l’entretien et la maintenance des véhicules. Il intervient également dans le choix d’une maintenance interne ou externalisée, et sera notamment en charge des coûts, de l’efficacité et du développement de cette maintenance.
e- Le chef d’entreprise
Dans les entreprises dont les opérations de flotte sont la première source de revenus (transport, logistique etc.). Le gestionnaire peut avoir autant de responsabilités que le chef d’entreprise. II. LES INTERVENANTS DANS LA GESTION D’UN PARC AUTOMOBILE
Il sera question pour nous de ressortir les intervenants et les dispositions à
prendre pour une meilleure gestion du parc automobile. a- Le responsable du parc
C’est la personne sur qui repose l’ensemble des véhicules en exploitation ou
devant être exploités. Il s’assure du bon état des véhicules et de la disponibilité de ceux-ci afin de les mettre à la disposition du service d’exploitation. Il est aussi celui qui coordonne les activités du parc. Autrement dit, il est celui qui prend les décisions sur la gestion du parc.
Le responsable du service d’exploitation
Après avoir reçu les véhicules mis à sa disposition par le responsable du parc, il organise les opérations; c’est-à-dire les véhicules qui seront en service ainsi que les chauffeurs les itinéraires des véhicules. En outre, il est chargé de planifier l’exploitation des véhicules et même la location des véhicules.
Le responsable logistique
En dehors des fonctions qui lui sont assignées, le responsable logistique pilote l’ensemble des activités à la gestion du parc automobile. Autrement dit, il est chargé de l’administration du parc, de la gestion des documents administratifs (renouvellement assurance, visites techniques et patentes), de la dotation de carburant aux véhicules. Il est chargé également de l’exploitation journalière des rapports du parc et de suivi des véhicules (position des véhicules entretien et maintenance des véhicules en pannes) en collaboration avec les mécaniciens et les chauffeurs. Le mécanicien
C’est celui qui est chargé de prévenir ou de réparer les éventuelles pannes que peuvent avoir les véhicules du parc. En effet, il est le spécialiste qui peut se prononcer avec certitude sur les pannes que peuvent avoir les véhicules et peut les réparer. Pour cela, nous pouvons dire qu’il a un rôle crucial dans la gestion du parc.
a. Le chauffeur
C’est celui qui est le plus en contact avec le véhicule. En effet, le
chauffeur est celui-là qui utilise les véhicules du parc comme outil de travail. Il est donc responsable du véhicule lorsqu’il sort du parc et se doit de le ramener en bonne état. Il est aussi important de noter que la durée de vie d’un véhicule dépend de la conduite ou l’usage du chauffeur.
III. LES FACTEURS DE LA GESTION DU PARC AUTOMOBILE
La gestion du parc automobile est une composante de la supply chain
management (SCM) ou gestion de la chaine logistique (GCL).Théoriquement, elle peut être découpé en cinq (05) facteurs : la marchandise ; l’espace géographique ; le véhicule ; les ressources humaines ; la technologie.
1- La marchandise
Le respect La marchandise influence le choix des moyens de transport et de
manutention. Il est important d’avoir au préalable une information juste sur le type d’emballage ou le conditionnement des UL (Unités logistiques) et des UM (Unités de manutention). Informations qui plus tard servent à renseigner les documents de transport, permettent d’anticiper sur la nature des moyens matériels à mobiliser au lieu du chargement des marchandises. Eléments clés :
Respect du dimensionnement du véhicule ;
Optimisation du chargement ;
Respect des contraintes liées au moyen de manutention à mobiliser ;
Des conditions de transport (emballage, protection, sécurité…)
2- L’espace géographique
L’espace géographique influence outre le choix des moyens de transport, mais
aussi l’organisation de l’opération de transport. Pour chaque opération de transport, il est essentiel de définir le lieu de départ, le lieu d’arrivée et les principaux points d’escales qui ensemble constituent l’itinéraire. L’organisateur de l’opération de transport peut ainsi recenser les lieux de prélèvements et de livraisons successifs des marchandises tout au long de son itinéraire et déterminer le chemin optimal. La détermination de l’itinéraire permet d’évaluer les moyens de manutention nécessaires et disponibles à chaque point de rupture de charge. L’itinéraire choisi sert à prévoir le nombre de péage routier, les points de pesage routier et d’intégrer ces éléments dans le cahier de charge du chauffeur. L’espace géographique enfin permet de prendre aussi en considération l’état des routes le relief, le climat, les mœurs de populations qui influencent chacun à sa manière le choix des horaires dans le planning en fonction des heures de travail dans la région.
Example: ETD (estimated time of departure) et ETA (estimated time of arrival).
3- Le véhicule de transport
La marchandise à transporter et l’itinéraire du transport permettent de faire un
premier choix du type de véhicule de transport. Trois autres contraintes vont permettent de finaliser et de valider ce choix. Il s’agit de contraintes techniques, contraintes administratives et logistiques. a-Contrainte Techniques
Ils se rapportent à :
La pneumatique (état des roues et présence de roues de secours) ;
La signalisation lumineuse ;
La signalisation sonore ;
La présence à bord du matériel de sécurité (triangle de signalisation,
extincteur,
ARI …)
La présence du matériel de premiers secours.
Ce sont là quelques éléments techniques sur lesquels on peut facilement effectuer
un contrôle. Cependant la présence de la « visite technique » valide est une preuve du bon état de marche du véhicule. C’est le document administratif qui atteste que le véhicule est apte à la circulation.
Contraintes Administrative Il s’agit :
des documents des véhicules ;
du marquage et l’étiquetage de l’automobile ;
des documents du chauffeur ;
des documents de la marchandise.
Contraintes Logistiques
L’avitaillement du véhicule : ceci sous-entend aussi l’intégration d’une gestion
de stock de consommables aux responsabilités du gestionnaire du parc automobile. 4. Les ressources humaines
Le personnel affecté à un système de gestion du parc automobile est varié.
Outre les chauffeurs, il existe généralement une équipe de mécaniciens, les HTM (hommes à toute main) et le personnel administratif. 4- La Car Policy ou Procédures
La Car Policy ou procédures de gestion d’une flotte automobile a pour but de
définir les règles de gestion et précise les modalités d’utilisation des véhicules de l’entreprise. Elle a pour objectif de mettre en place des mesures permettant une utilisation rationnelle des véhicules et du carburant ; à assurer une maintenance appropriée de véhicules et le suivi des coûts de gestion.
6. La technologie
La gestion du parc automobile utilise les logiciels de type : TMS (Transport
Management System) ou SGT (Système de Gestion du Transport).Mais comme dans toutes les activités de gestion les tableurs tels qu’Excel sont également utile. En effet, les principales fonctionnalités cette technologie (TMS) sont : Gestion des stocks de consommables et de pièces de rechange ;
Gestion des ressources humaines (horaires de travail, repos) ;
Gestion de la maintenance ;
Planification des livraisons ;
Gestion des transports (traçabilité, documents de transport).
SECTION II : LES INDICATEURS ET CARACTERISTIQUES D’UNE FLOTTE
AUTOMOBILE 1- Le TCO (Total Cost of Ownership: Cout Total de Detention) Le TCO doit intégrer tous les coûts de détention d’un véhicule : financement, consommations, assurances, fiscalité, maintenance, amendes…Il mesure effectivement l’ensemble des couts directs, sous réserve, d’être bien organises pour n’en oublier aucun et les consolider correctement. Si les méthodes et outils d’analyses et de calculs apportent des indications précieuses, n’oublions pas la nécessite d’un gestionnaire efficient et disponible. Néanmoins il reste bien insuffisant à l’évaluation des coûts indirects : immobilisation des véhicules, mécontentement des conducteurs, écart aux procédures et à la Car Policy.
2-Le Prix de Revient Kilométrique (PRK)
Un indicateur pertinent doit être ramené au kilométrage parcouru, il s’agit du
Prix de Revient Kilométrique (PRK) : le rapport du TCO pendant une durée donnée sur le kilométrage parcouru pendant la même durée. Un véhicule roulant peu a un PRK élevé, même si ton TCO n’est pas excessif, on peut alors se poser la question de son utilisation ou de son maintien dans son parc.
3-Le Kilométrage Moyen Parcouru.
A l’inverse, un véhicule roulant beaucoup aura un TCO élevé et un PRK
modéré. Il peut être alors intéressant d’examiner le kilométrage moyen mensuel. Et au-delà de certains seuils, de s’interroger sur l’organisation pour envisager de réduire de kilométrage. Un collaborateur qui parcourt plus de 5000 km/mois (60000 km/an) passe plus de la moitié de son temps de travail au volant. (Faire tableau comparatif)
