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BIBLIOG:
Gestión y organización de Congresos Ed. Síntesis. Paloma Herrero Blanco.
Editur y Hostelsur (Revistas).
TEMA 1 INTRODUCCIÓN
Tº Reuniones:
Es aquel q genera un conjunto de actividades tcas como consecuencia de la org de encuentros de
un destino a elegir y cuyos motivos giran entorno a temas profesionales.
Tº Negocios:
Pero incluye viajes individuales, ferias y exposiciones.
El Tº de Reuniones y Negocios es el q > Nº de ingresos genera por turista en comparación con
otros sectores de la industria, con la consecución de Beneficios para la ciudad elegida o destino ya que
constituye en gran medida a la rentabilidad del patrimonio cultural y artístico.
Debido a la gran competencia a la q éstos se ven sometidos, se ven obligados a mejorar su
calidad en infraestructuras (acceso de carreteras) y equipamientos de recintos congresales (museos, en
Universidades, Palacios de Congresos, salas de hotel,...)
El segmento de congresos y convenciones tiene ante sí un brillante futuro en ESPAÑA, pero
debe tener en cuenta los retos y desafíos por parte de los de+ destinos competidores.
Existen varios factores q pueden contribuir al crecimiento sostenido del Tº español como el q se
implante la moneda única (para España será beneficioso, no van a perder el cambio de la moneda).
Cada vez en mayor medida el Mdo internacional elige España como lugar preferente para la
celebración de sus reuniones, pero hay q mantener ese posicionamiento por tanto, es preciso un esfuerzo
por la mejora de infraestructuras y Servicios. No solo se debe modernizar, renovar las instalaciones como
en los últimos años, sino que hay q cuidar y mejorar todo lo referente a accesos y comunicaciones. (sobre
todo las áreas). La + frecuente es Málaga con Ingleses y Alemanes. Y en Sevilla ha aumentado el turismo
a partir del servicio del AVE.
PTOS FUERTES DEL Tº DE NEGOCIOS
Es un estímulo para la promoción del destino. El asistente a estas reuniones puede convertirse en
un gran promotor de la ciudad e incluso repetir la visita.
El beneficio económico q genera, repercute en los distintos subsectores como gastronomía,
lúdico, transporte, alojamiento, ocio,... Se puede afirmar q tiene un efecto multiplicador sobre la
economía del lugar.
Contribuye a desestacionalizar la oferta de los destinos de sol y playa ( no va a influir en Madrid).
Nº de Eventos en España:
Las visiones de evolución son de lo + optimistas, los eventos se han incrementado desde 1995-99
en un 33’22 %. En 1999 hubo un total de 8655 eventos, con un total de asistentes de casi 1,800,000.
Nº jornadas: 3,514
Convenciones: 3,355
Congresos : 1,783
Nº delegados:
En jornadas: 588,000
Convenciones: 538,000
Congresos: 634,000
En cuanto al tipo de reuniones q + se han celebrado son las jornadas (40,61%). Pero las
convenciones son las q + han crecido un 229% en el Nº de eventos y un 200% en el Nº de delegados.
Cuando vemos el Nº de participantes es todo lo contrario, si hay + asistentes el + importante es el de
Congresos.
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Entre los Congresos, los de carácter Internacional son los q conocen un > Nº de participantes,
mientras que las jornadas y convenciones cuentan con un > Nº de asistentes en los Regionales.
DURACIÓN MEDIA
El promedio de duración de los Eventos fue en 1999 de 2,659 días, en gral. Esto confirma q la
tendencia de las reuniones son de menor duración. Vamos a ver el impacto económico.
IMPACTO ECONÓMICO
El impacto económico durante 1999 fue de 209,000 millones de ptas. y desde 1995 la tendencia
es al alza. Y el Gasto medio ponderado por persona y día, incluyendo: alojamiento, alimentación, cuota
de inscripción, compras y actividades complementarias fue de 43,934 ptas. El gasto medio es muy
superior en las colonias con + de 1,000,000 de hab. 53,000 ptas. en MAD y BCN. Sin embargo, en las
poblaciones con – de 200,000 hab el gasto medio es de 40,000 ptas.
CONGRESOS: Reuniones promovidas por una entidad, asociación, empresa que decide la celebración
del mismo y su organización (fecha, lugar, contenido,...) Los asistentes deciden asistir o no, con lo cual
dependerá del Nº de asistentes.
Existen diversos niveles de Congresos:
+ Internacionales.
+ Regionales.
+ Nacionales.
Y de distinta periodicidad: anuales, bianuales, incluso esporádicos.
Un grupo muy reducido de países tiene la mayoría de la demanda, a pesar de ello, ninguno
supera el 10%. Las 5 primeras tienen una ¼ parte del Mdo Mundial de Congresos.
La primacía la tiene EE.UU. se debe fundamental/ a sus buenas comunicaciones con el resto del
mundo, a la apertura de muchos centros de exposiciones y congresos, ade+ de la promoción llevada a
cabo por los operadores locales.
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En Andalucía hay una mala promoción pq gestionamos mal. Por tanto, es probable q este país mejore e
incluso refuerce su cota de Mdo Mundial.
En España las + importantes son MAD y BCN seguidas de VAL, SVQ, Zaragoza, y Málaga.
CANDIDATURA DE LA CIUDAD:
Se hace a través de concurso. Las ciudades q optan al Congreso presentan sus candidaturas al
comité de Selección (el que decide hacer el Congreso) como la mayoría de los Congresos son de carácter
periódico (no esporádicos) un 90% son anuales. Las candidaturas q no fueron elegidas ese año se
presentan al año siguiente.
Aquí juega un papel muy importante el organismo q se responsabiliza de promocionar la ciudad,
en el q normal/ participa un agente público, de carácter local y agentes privados representativos de la
ciudad y relacionados con el turismo de Congresos (hoteles, AAVV, Restaurantes, OPC,...)
FACTORES DE COMPETITIVIDAD:
FACTORES ESENCIALES:
1. ACCESIBILIDAD (carreteras)
2. INFRAESTRUCTURAS CONGRENSUALES (museos, Palacios de Congresos, salas
de hotel...)
3. INFRAESTRUCTURAS LOGÍSTICAS (medios, equipamiento tecnológico)
4. CANDIDATURA OFICIAL (lo que se presenta).
5. DISPONIBILIDAD HOTELERA.
FACTORES COMPLEMENTARIOS:
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La repercusión de la edad y el sexo han sido poco analizados pero según algunos estudios
realizados, los gastos aumentan con la edad hasta estabilizarse en los 55. Los congresistas entre 25-35
años gastan la mitad que los q se encuentran entre 45-55 años. Esta tendencia se corresponde con la
evolución de la carrera profesional.
Con respecto al sexo femenino, se puede decir q la mayoría de los congresistas son hombres y q
el sexo femenino predomina como acompañante.
TIPO DE CONGRESOS
La mayor parte de los Congresos celebrados durante 1998 fueron de carácter Nacional 8en
53,3%) seguidos de los Internacionales con un 32,9% y los Regionales con el resto 13,8% (pq muchas
veces no están registradas.)
Éstos de carácter Regional han experimentado un > crecimiento en España, aunque tb. las otras 2
pero en < cuantía.
DISTRIBUCIÓN DE LAS REUNIONES POR SECTORES:
+ MÉDICO SANITARIO 21,95 %
+ ECO-FRO 19,52 %
+ PÚBLICO 12,05 %
+ OTROS 11,44 %
+ CULTURAL 11,18 %
+ UNIVERSITARIOS 11 %
+ CIENTÍFICO 7,06 %
+ TECNOLÓGICO 5,78 %
Por sectores de actividad predomina el ámbito médico-sanitario aunque éste ha perdido peso
respecto a otros sectores, como el eco-fro y el cultural.
LUGAR DE CELEBRACIÓN:
La > parte de Congresos se celebran en hoteles y Palacios de Congresos. Aunque por 1ª vez en
los últimos años la sede + elegida en 1999 fueron los Palacios de Congresos con un 34,10 %.
+ PALACIOS DE CONGRESOS 34,10 %
+ SALAS DE HOTEL 30,13 %
+ CENTROS CULTURALES Y OTROS 22,54 %
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+ UNIVERSIDADES 13,23 %
Sin embargo, esta tendencia no se observa en las ciudades con + de 1,000,000 de hab desde las
reuniones en los Palacios de Congresos descienden al 12,71 %. Y, las q tienen como sede el
hotel suponen el 55,73 %. Ade+ en los últimos años ha disminuido la celebración en
Universidades, museos, etc., por el aumento de las necesidades de los profesionales.
ALOJAMIENTO 32 %
CUOTA DE INSCRIPCIÓN 25 %
OTROS 3%
OCIO 8%
TRANSPORTE INT 3%
COMIDA 18 %
COMPRAS 11 %
Las activ’s complementarias q habitual/ son + solicitadas por los participantes y acompañantes
han sido las visitas a lugares tcos, seguidas de las gastronomía y las activ’s culturales. La s2 últimas
posiciones la suele tener el ir de compras y la práctica del deporte.
BCN
A raíz de los JJ.OO del 92, BCN ha conseguido aprovechar su imagen como ciudad organizadora
de grandes acontecimientos. Las reuniones y congresos han crecido un 17 % en el 1999, superó el millar
de reuniones entre convenciones, Congresos y Viajes de incentivos.
Dejaron unos ingresos calculados en 54,000 millones de ptas., lo cual supone un aumento del 40
% desde 1997.
La razón se debe al Nº de pernoctaciones. LA > parte de las reuniones fueron Internacionales y
el Nº de delegados extranjeros tb. incrementan un 68 %. Destacan por su tamaño. Respecto al lugar de
celebración, el crecimiento + espectacular lo tuvieron los hoteles. Y la caída + importante fueron las de
los Auditorios en un 10 %.
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MAD
Tienen el otro 50 % y estos Congresos son de < tamaño. La participación del resto en los
Congresos Internacionales es muy baja y sólo SVQ ha alcanzado, en los últimos años, un cierto nivel.
FIBES:
El 80% pertenece al Ayuntamiento y el 20 % a la Diputación provincial. Actualmente a penas
llega a las 1,000 butacas en un solo salón. Se pretende ampliar construyendo un auditorio. Se pretende
triplicar la capacidad entre 2,500 y 3,000 personas y se va a convertir en el > espacio escénico de SVQ
(ahora mismo es el Teatro de la Maestranza = 1,800 plazas.) Así q podrá competir con los Palacios de
Congresos de MAD, BCN, Bilbao y VAL. Ade+ esta zona se utilizaría para catering, exposiciones (en la
zona de aparcamientos.)
FUENTE DE FINANCIACIÓN:
Existen 4 posibilidades como fuente de financiación:
1. A través de los fondos europeos q podrá llegar a cubrir hasta el 75 % del total.
2. Subvenciones del Junta de Andalucía.
3. Préstamo hipotecario hasta 25 años.
4. Construcción de un hotel y centros comerciales para rentabilizar.
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SALAS DE HOTEL:
Las salas de Hotel están aumentando en los últimos años, el ppal motivo es q muchos de ellas, en
especial 4 y 5 estrellas, apuestan por este Mdo de Congresos y se han dotado de los equipos necesarios
haciendo las veces de un OPC (organizarlo todo).
Estos Servicios e instalaciones son ofrecidos en muchos casos sin coste alguno, obteniendo la
rentabilidad a cambio del alto nivel de ocupación y el > nivel de gastos en su hotel.
Existen + de 33 hoteles con salones adecuados en Andalucía, con una capacidad media de 525
personas. Mucho + diversificada es la oferta para convenciones, q dispone de + de 300 hoteles con una
capacidad para 80,000 personas.
El ppal destino por capacidad para Salas de Congresos es la Costa del Sol, seguido de SVQ.
Entre ambos destinos tienen el 60,6 % de la capacidad congresal y el 66,3 % de ñas plazas.
Los hoteles con un > Nº de plazas para congresos en Andalucía es “D. Carlos” de Marbella con
1,300 plazas. “Meliá Sevilla” con 1,000 plazas y “Porto Magno” de Aguadulce en Almería con 1,000
plazas.
Mientras q el Nº de salones, destacan: el Gran Hotel Renacimiento con 21 salones y el Monasterio de
S. Miguel en el Puerto de Sta. Mª con 16 salones.
CIUDADES + ESCOGIDAS
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Cerca de las 2/3 partes de las reuniones q se celebran en Europa son convenciones y España
capta un 8 % de éstas.
Aunque el tamaño ½ es inferior al de los Congresos, el gasto ½ de los participantes en las
convenciones es un 20-25 % > q el de los congresos.
Está liderado por EE.UU en Europa el tamaño ½ de las convenciones es de unas 50 pers. para los
hoteles de una categoría superior (**** y *****) y en las de una categoría inferior de 30 pers. (debido a
la capacidad hotelera).
El Nº de Convenciones es + difícil de registrar debido a q normal/ se desarrollan en el ámbito
privado y no tienen la obligación de registrarse.
Por sectores destacan: los fros y de seguros, los automóviles, electrodomésticos, laboratorios,
perfumería y cosmética, informática y teleco y alimentación.
DURACIÓN ½
Es de 2,2 días en Europa. En cuanto a la elección del destino se tienen en cta. los factores de
distancia, coste y tiempo, tanto desde el pto de vista de los gastos directos como el de la repercusión por
el coste de tiempo de los empleados q asisten por ello, se incrementan las reuniones de < tamaño y
desciende el Nº de participantes y priman los criterios de proximidad.
Por regla gral, las Convenciones se suelen celebrar en Hoteles y sólo las grandes reuniones en los
Palacios de Congresos.
Las Convenciones están en alza, debido al auge de las reuniones promovidas por empresas q
organizan el 60 % y se aprecia un < crecimiento por parte de las asociaciones y la Admón. pública.
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2.1.- ASAMBLEAS
Se trata de una reunión periódica, convocada por el consejo de Admón. de una Empresa. Va
dirigida a los miembros de las empresas, a los accionistas, socios,... con el fin de informar, analizar
resultados, repartir dividendos, o resolver problemas. Se suelen celebrar su reunión o asamblea en los
mismos salones de la entidad. La organización es sencilla y se centra en la convocatoria, recepción y
asistencia de los participantes.
2.2.- CONFERENCIAS
En la mayoría de los casos se tratan de debates políticos al + alto nivel y su organización corre a
cargo del gobierno anfitrión.
Para la organización de este tipo de eventos, conviene tener un gran dominio de las normas
protocolarias tanto nacionales como internacionales, así como, un control de los sistemas de seguridad.
2.3.- CONGRESOS
Se trata de reuniones entre personas con un interés común o miembros de una asociación q se
congregan para intercambiar ideas e información. El hecho relevante es que el participante viaja y
pernocta fuera de su domicilio para asistir a esas reuniones por otra parte, el Congreso suele convocar a
un gran Nº de participantes. Son reuniones a grandes escalas normal abiertas (q pueden asistir quien
quiera.) pero, dirigida a un sector determinado. La organización y responsabilidad están en manos de un
Comité organizador q se convierte en el órgano de decisión.
Durante todo el proceso de elaboración del congreso el OPC o AA.VV deberá estar en continuo
contacto con este comité organizador, lo cual implica la celebración de reuniones periódicas entre ellos
para la buena organización y gestión.
2.4.- CONVENCIONES
Son convocadas de forma cerrada (participación restringida a los miembros de una org o
empresa), el motivo central suele ser analizar la marcha de la empresa, discutir o evaluar objvos,
presentaciones de nuevos productos, políticas,...
Suelen ser periódicas y rotativas (lugar distinto), alternando entre las distintas ciudades donde la
empresa tenga sucursales, ade+ en los últimos años está adquiriendo un componente lúdico (con
excursiones).
Su organización es menos compleja q la de los Congresos no sola/ pq no conlleva cuota sino pq
el responsable de convocarlas es una sola persona y él es quien decide dónde, cuando, medio de
transporte, duración y si los participantes irán sin o con acompañantes. Y ade+ pagan todos los gastos la
empresa.
Se trata de reuniones de carácter formativo, en los cuales se exponen temas, se organizan grupos
de trabajo, debates, contraste de opiniones y sus correspondientes conclusiones.
La organización se suele llevar a cabo por la organización q la convoca (universidades,
empresas, asociaciones,...) en colaboración con el hotel o lugar donde se desarrolle el evento y con una
A.V encargada del transporte y alojamiento de los asistentes.
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FERIA DE MUESTRA:
No está permitido la venta y entrega de las muestras durante la Feria.
Hoy en día ésta es la tendencia gral.
OCASIONALES:
Son las exposiciones.
La ppal distinción entre las Ferias y Exposiciones, es q las exposiciones buscan objvos de
promoción tca, cultural, técnica... y las Ferias de carácter comercial es su objvo.
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Son hoy en día para las AA.VV especializadas, uno de los componentes + imp’s dentro del
fenómeno del Tº, de hecho, en este segmento es donde cada ciudad y país reciben los turistas q gastan +
dinero.
Lo que interesa a cualquier destino tco es alcanzar la > rentabilidad del equipamiento tco con el
< Nº de usuarios para evitar la saturación y el consecuente deterioro del mismo. Están normal/
organizados por las medianas y grandes empresas y constituye un instrumento de estrategia de motivación
para estimular el rendimiento personal de los workers.
Son premios concedidos a los colaboradores + destacados q han alcanzado un objvo previa/
fijados. En estos viajes se aprovecha tb. para incluir programas de actividades de interés para la Cía,
seminarios en Inglés,...
Los gastos de un viaje de incentivos corren íntegramente a cargo de las empresas promotoras y
son del modelo todo incluido. (Transporte, alojamiento, restauración, animación, etc..) y a veces dinero
de bolsillo para gastos adicionales, como forma de diferenciación y calidad.
La competencia entre las propias empresas q organizan estos viajes es cada vez >, todos
procuran realizar programas atractivos y con pptos elevados. Los programas de este tipo incluyen normal/
la realización de banquetes, recepciones y cóctel en museos, espectáculos en castillos,... permitiendo, por
otro lado, la rentabilidad del patrimonio cultural y artístico de las grandes ciudades, normal/
iberoamericanas, q ofrecen un Tº de gran calidad.
El destino es siempre elegido por la empresa o por la agencia sin q el worker interfiriera en él.
Normal/ a ciudades nuevas y exóticas.
Sin embargo, se trata tb. de su segmento muy inestable pq se realiza cuando las economías de las
empresas es estable y fuerte. Este segmento está + desarrollado en los países + desarrollados. Y entre los
destinos + elegidos son: ROM, PAR, MAD, BCN, LIS,... (entre otros). Y en América Latina: Río de
Janeiro, Buenos Aires, MEX,... Los servicios + solicitados son: Hotel de lujo, programa de animación,
diurna y nocturna, q tiene q ser muy original y atrayente con mucha comida y bebida.
Las compras representan otro factor muy importante ya q reservan su dinero de bolsillo para
realizar compras originales y por tanto, los viajes de incentivo representa tb. para la ciudad y país, una
excelente fuente de ingresos con efectos multiplicadores en la hostelería, animación y comercio en gral.
2.8.- OTROS
existen otros tipos de eventos q debido al gran Nº de participantes con los q cuentan, necesitan
los servicios de una empresa especializada para la organización como por ejemplo:
Campeonatos, JJ.OO., Conciertos, Religiosos, Carreras de caballos, festivales,... pero cada uno de ellos
tiene peculiaridades diferentes.
T.3.- LA COMERCIALIZACIÓN
3.1. EMPRESAS TCAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS
A) AA.VV ESPECIALIZADAS
Son AA.VV pero con un dpto dedicado exclusiva/ a la organización de eventos especiales
ofrecen las mismas garantías q las AA.VV, facilitan todos los Servicios tcos: pasajes, transfer, visitas
concertadas, ... pero ade+ dando un servicio especializado al cliente.
B) OPC
Es una empresa especializada en la org de eventos en gral y de Congresos, Convenciones,
Exposiciones, y Ferias y viajes de Incentivos en particular. La distinción entre AA.VV especializada y
OPC, es que los OPC no están autorizados para la venta de billetes de transporte para lo cual necesitan la
ayuda de una AA.VV.
Ambos tienen la misma capacidad para desarrollar todos los servicios pero la diferencia radica
ahí. El contenido de las labores de un OPC es contactar con Empresas, entidades q convocan el evento y
por otro con los proveedores necesarios para el desarrollo del mismo todo unido en el asesoramiento y
seguimiento en todo momento de profesionales del sector.
Ofrecen Servicio de personal, equipos audiovisuales, contratación de salones y otros servicios
adicionales como la decoración de salas, la señalización, programas para acompañantes,...
Siempre se suele producir un roce entre AA.VV y los OPC pq son competidores y última/ los
hoteles y Palacios de Congresos. Los problemas surgen cuando alguno de los 2 se entremeten en
actividades q realizan. Las AA.VV se dedican + a aspectos tco: transfer, visitas, billetes y los OPC
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realizan operaciones + concretos como es el asesoramiento. La diferencia según los OPC radica en el
trato diferenciado a los congresistas, ade+ de la orientación profesional y la supervisión.
La contratación de los OPC puede hacerse de 2 maneras:
1.- A través de una petición de ofertas a otras empresas.
2.- Mediante la convocatoria de un concurso.
Tanto los OPC como las AA.VV especializadas, trabajan con profesionales externos con los
cuales tienen tarifas negociadas, normal/ + eco. De manera q ade+ de conseguir precios + eco para el
cliente, consiguen un Beneficio de Producción por volumen.
Entre los Servicios + comunes q se suelen pptar en la organización de un Congreso, de un
evento, se pueden dividir en 2:
1.- Servicios q cubren los gastos globales de organización. (importes totales)
2.- Servicios q cubren los gastos personales. (gastos por persona)
- GASTOS GLOBALES
LOS GASTOS DE IMAGEN:
Diseño del logotipo y eslogan del Congreso q se aplicará a todos los materiales, folletos, y de+
soportes publicitarios. El coste dependerá del prestigio del creador.
GASTOS DE IMPRENTA:
En este concepto se incluyen: la producción, ed , la impresión y edición de papelería (sobres,
folios, tarjetas de visitas, acreditaciones,...)
MEDIOS AUDIVISUALES:
Como es imposible cotizarlo todo a priori, no siempre se sabe q medios vamos a poder necesitar,
se presupuestará todos los elem’s de uso común (ordenadores, pantallas,...). El alquiler del equipo
requiere la asistencia de unos técnicos, normal/ en un Hotel hay un personal de mantenimiento.
TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA:
Habrá que tener en cta el Nº de traductores q se necesitan dependiendo del Nº de idiomas
utilizados, tb depende de la duración de las sesiones. Lo normal es una cabina por cada 2 traductores
deben ser contratados con bastante anterioridad para la preparación de la documentación.
AZAFATAS, AZAFATES:
La cotización se hace por un horario de 8 horas, idiomas hablados, precio adicional por día
festivo, hora extra y comida. Cuando se cuenta con + de 10 azafatas es aconsejable nombrar a una jefa q
actúa como coordinadora.
GABINETE DE PRENSA:
Se contará con los servicios de un empresa especializadas q trabaje con los medios de
comunicación haciendo la correspondiente publicidad del Congreso.
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congresista o bien mediante el cobro de un % determinado (+ ó – el 10%) o bien, fijando unos honorarios
globales por la organización del evento, con independencia del Nº de Congresistas.
LA CONTRATACIÓN DE SEGUROS:
Existen 3 tipos:
El seguro del Congreso (póliza q cubre la realización y desarrollo del Congreso, protegiendo
riesgos de cancelación por causas específicas ajenas al organizador y al operador).
El seguro del congresista, cubre al congresista durante la organización (asistencia médica,
robo,...)
El seguro de vigilancia, es el personal de seguridad sobre todo durante el montaje de
exposiciones.
- GASTOS PERSONALES:
ALOJAMIENTO:
Se tienen q ofrecer varios hoteles y al menos, de 3 categorías distintas. Se realizan el bloqueo de
las hab’s para todos los días incluyendo el día anterior, siempre y cuando el hotel mantenga las hab’s
reservadas, sin compromiso hasta una fecha límite. Normal cuando se trata de Congresos Internacionales
se hacen un Hospitality-desk.
El precio del Hotel será x persona y día y se dará ña posibilidad de hab. Doble o individual y en
régimen de AD (HD) habitación y desayuno.
TRASLADOS:
Se suele alquilar un autobús o minibus, coche privado o taxis en la recogida. Tb se suele ofrecer
el Sº de shuttle, es un transporte entre 2 ptos con bastante frecuencia, para recoger a los congresistas de
los distintos hoteles y llevarlos de vuelta.
CATERING:
Se refiere a los coffe break, agua mineral y caramelos de los ponentes y almuerzos de trabajo.
CENA DE GALA:
Es el evento social + imp, se ofrecerán varias posibilidades de menú y deciden. Tener en cta
(religión, Nº de personas, vegetarianos, diabéticos, dependiendo de la fecha, nacionalidad,...) y el lugar de
celebración.
Ade+ suele ir acompañada de un espectáculo o baile en el caso dq los congresistas vayan
acompañados. Hay que tener en cta hora de finalización.
OBSEQUIOS:
Nos pondremos en contacto con una empresa especializada con artículos de regalos para empresa
en la > se grava el logotipo de la empresa, pero de manera discreta normal/ suele ser en el envoltorio,
bolígrafos, agendas, calculadoras y algo de mayor categoría para los ponentes.
C) CONVENTION BUREAU
Están formados por organismos mixtos, públicos y privados. Lo + simbólico es, q se trata de
organismos sin fines lucrativos y su ppal objvo es la captación de turismo de negocio para la ciudad
(reuniones, congresos, convenciones...) para las ciudades en las q radica.
En sí mismo una oficina de congresos q proporciona información actualizada sobre la
infraestructura y servicio de la ciudad para la organización del evento.
Todas las empresas q lo forman, OPC, AA.VV. especializadas, catering,... pasan por un proceso
de análisis, selección y control de calidad garantizando de esta manera la profesionalidad. Los Servicios q
ofrece son total/ gratuitos y entre ellos, los + imp’s son:
1) Asesoramiento. Facilitando información y los contactos necesarios con dichas empresas y
de+ servicios para la organización.
2) Asistencia a Ferias y jornadas nacionales e internacionales.
3) Asistencia a Workshops. Encuentro entre profesionales para promocionar.
4) Apoyo a la presentación de la candidatura de la ciudad. Confeccionando un dossier técnico,
cediendo material gráfico, coordinación de visitas,...
5) Distribución de material informativo y promocional de la ciudad.
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D) EMPRESAS AUXILIARES
Tb se necesita la ayuda de otro tipo de empresas q son imprescindibles para el buen desarrollo de
dichos eventos y son las empresas q ofrecen servicios como equipos audiovisuales, azafatas, limpieza,
traductores, rent a car,...
Hay q destacar el uso q hacen de ellas tanto los OPC como AA.VV. especializadas y el alto
grado de cooperación entre ellas.
E) ASOCIACIONES:
Debido al gran desarrollo de estos eventos distintas empresas son las q han optado por formar
asociaciones como medio para conseguir la información necesaria para el desarrollo de esta actividad.
I.C.C.A.: INTERNATIONAL CONGRESS & CONVENTION ASOCIATION.
Con la unión de 6 AA.VV. de distintos países, q estaban especializadas en la organización de
Congresos y Convenciones con el fin de intercambiar información.
La I.C.C.A. crece rápida/ y se unen a ella cías aéreas, cadenas hoteleras, oficinas de turismo y
OPC. Actual/ tienes si sede en Amsterdam y está compuesta por 500 empresas y organismos relacionados
con el turismo de negocios en todo el mundo. Es quizás la fuente de información + válida e importante a
nivel internacional.
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PLACE
PRODUCT
PRICE
PROMOTION
El LUGAR, es donde se celebra el evento. En cualquier caso, existen + requisitos básicos para la
organización de un evento. Buenas comunicaciones, amplia capacidad hotelera, instalaciones para
reuniones, oferta cultural y de ocio, estabilidad política y seguridad ciudadana y por último,
profesionalidad por parte de las empresas con buena relación calidad/precio.
PRECIO:
El precio está influido por la estructura empresarial y del Mdo, q son los q imponen un precio al
pdto, no obstante, tb está influido por otros 2 factores: competencia y el valor percibido del pdto. No se
puede competir exclusivamente por el Precio, sino tb por la calidad q puede transmitir, ed, seguridad,
garantía, experiencias y profesionalidad.
El organizador de estos eventos tiene q ser consciente de las singularidades de este pdto-Sº, compuesto
por una parte física visible y otra invisible.
El valor de todo el conjunto será el precio q el cliente está dispuesto a pagar y por tanto el
verdadero precio del pdto.
PROMOCIÓN:
(captación del evento) Se trata simple/ de atraer el interés de los convocantes (empresa) cuando
acuden a una AA.VV u OPC para la celebración de un evento pq muchas personas se sienten incapaces
de enfrentarse a la organización de estas reuniones.
T.4.- EL CONGRESO
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Consiste en aportar todo el material necesario para vender la ciudad como la + idónea para la
celebración, la oficina municipal de Congresos o Convention Bureau, ofrece gratuita/ su apoyo a la
candidatura. El organizador candidato entregará su curriculum, va a estar basado en una memoria y un
dossier del proyecto de la organización del evento, ayudándose de imágenes visuales y documentación,
mostrando las ventajas que tienen la ciudad.
La presentación de la candidatura deberá garantizar 2 cosas:
• Que los candidatos al Comité organizador local estén capacitados y q cuentan con los
recursos necesarios.
• Que la ciudad reúna todos los atractivos culturales y turísticos y las infraestructuras
necesarias para desarrollar el evento aportando información y estadística de otros eventos,
anteriores, similares.
Tb información de los Sºs complementarios.
Una de las primeras cosas q deberá hacer la institución convocante es crear un Comité
organizador, que no es + q un órgano gestor del evento.
Está compuesto por personas de gran prestigio del sector al q pertenece el congreso y otras no
tan conocidas pero q dedican + tiempo a la organización. Las personalidades sirven + de imagen. Está
integrado el comité organizador por:
PRESIDENTE
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VICEPRESIDENTE
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SECRETARIO
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COORDINADOR
| | | | | |
PROGRAMA P.SOCIAL IMAGEN TESORERÍA LOGÍSTICA EXPOSICIÓN
CIENTÍFICO (NO TODOS)
Este comité organizador tendrá reuniones periódicas y estará en continuo contacto con el
profesional contratado.
El Comité Organizador acudirá a un experto, AA.VV u OPC para dejarse asesorar sobre las
siguientes cuestiones:
• La naturaleza del congreso: definiremos q tipo de congreso es : científico, político,
eco, cultural,....
• Objetivos: hay que fijar las metas y después medirlas mediante un proceso de
evaluación para ver si los objvos se han cumplido.
• Participantes: el éxito del congreso dependerá en gran medida del nivel de preparación
e interés de los participantes, ed, de los congresistas y ponentes.
• Congresistas: son seleccionados por estar vinculados al sector. Tb representantes de
instituciones y empresas de prestigio. El Nº de participantes varía dependiendo del tipo de
congreso. Un congreso científico puede reunir entre 100 y 500 personas, pero si se trata de
un congreso de médicos internacionales ronda entre los 1,000 y 5,000 participantes.
• Ponentes: tb son llamados conferenciantes, son grandes oradores y expertos en el tema
y su presencia influye mucho en la asistencia.
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• Elección del lugar: Suele ser un Palacio de Congresos u hotel o edificios q cuenten con
salas suficientes. Que haya una sala ppal para todos los congresistas, tb salas para reuniones
de trabajo, salas para exposiciones,...
• Elección de la fecha y duración del Congreso: es necesario fijar la fecha con la
suficiente antelación y hacer una previa reserva. Tb escogeremos el momento + oportuno
para la celebración: no haya otros congresos o reuniones paralelas en esa ciudad aunque no
sea del mismo sector, pues puede ser q no haya disponibilidad hotelera. Que no coincida con
otros eventos como Ferias, fiestas locales, que haga buen tiempo al ser posible ni mucho frío
ni mucho calor. Tampoco que haya eventos políticos o sociales que puedan influir en la
asistencia. Tb hay que tener en cta la duración y los días de la semana en q se van a celebrar,
estará en función del tipo de congreso, el público al q va dirigido y los posibles actos
paralelos.
• Imagen del Congreso: Se refiere a la creación del logotipo y el eslogan q identifican al
evento. Suele aparecer este logotipo en las acreditaciones, documentación,...
• Patrocinio y RR. Económicos: los gastos grales de organización se cubrirán a través de
la cuota de inscripción, los patrocinadores y expositores.
• Coordinación y contratación de los medios humanos y logísticos: equipo humano:
azafatas/es, traductores, técnicos, seguridad,...
• Comité de Honor: a parte del Comité organizador se designará en Comité de Honor, se
trata de un Comité de imagen el presidente del Comité organizador escribirá una carta a cada
una de las autoridades invitadas a formar parte del Comité de Honor, compuesto por
Presidente, vice y demás vocales.
Dependiendo del tipo de congreso se suele optar por ministros y miembros de la Corona
Real. Una vez recibida la confirmación y aprox 1 ó 2 meses antes de la celebración se
procederá a la invitación para el acto inaugural y de esta manera se podrá saber con qué
personalidades contamos.
4.2.- EL PRE-CONGRESO
las tareas previas a la celebración del congreso la vamos a dividir en 6 grupos:
1º) ANUNCIO Y DISTRIBUCIÓN PROGRAMA:
Será definido por el Comité organizador a través de la Secretaría técnica (es la q se encarga de las
relaciones entre ponentes y congresistas). Se suele hacer en varias etapas y de distintas maneras a través
de los medios de comunicación, mailing, Páginas webs.
Páginas Webs: es el medio + económico y + utilizado y debe estar operativa 1 ó 2 años antes
de la celebración. Tiene q estar bien diseñada y debe abrirse de forma rápida. Debe tener links: con las
distintas páginas webs de los centros de información y proveedores de servicios.
Tener la información actualizada y permite la interacción a través del e-mail.
Tb se puede utilizar como soporte promocional y de motivación.
Mailing: El objvo es hacer una comunicación masiva del congreso. Este 1er mailing se mandará
con mucho tiempo de antelación 1 ó 2 años antes para preparar la lista de los posibles interesados. Hay q
tener en cta el Nº estimado de congresistas q queremos q asista. P.ej: se estima q para la asistencia de
1,000 hay q enviar aprox 10,000. Además del envío de estos saldrá publicado en medios de prensa
especializados.
Anuncio Final: aunque el programa oficial se entregará el 1er día del Congreso, unos 3 mese antes se
aconseja enviar la información del contenido final. Se hace a través de un díptico o de la misma página
Web. Se distribuye a todos los congresistas, así como a los proveedores de servicios contratados y a los
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hoteles. Incluye una bienvenida del Presidente, horario detallado del programa de ponencias y nombre de
los ponentes.
Lugar de la entrega de documentación y horario, información sobre la vestimenta normal/ para la cena de
Gala.
Cena de Gala: es la comida + imp., suele tener lugar la noche anterior a la clausura. Lo +
habitual es que vaya acompañado de un espectáculo o baile, es imprescindible que se sepa que
personalidades asistirán para aplicar protocolo. Un dato importante es que si el banquete está incluido en
el precio con la inscripción, suelen asistir entre un75-85% de los que han pagado y de los que no han
pagado un 35% van.
Sala de reuniones: elegiremos la sede dependiendo del nº de asistentes. La capacidad depende no solo
del tamaño si no de cómo se dispongan las sillas y las mesas, los medios audiovisuales, la mesa
presidencial, atril y las cabinas de traducción. Los montajes + comunes son: en teatro, en escuela, mesa
redonda, imperial y mesa en U.
Salas de Prensa u otras salas: una sala dedicada a los periodistas donde puedan recibir su
acreditación y otra sala privada para entrevistas y ruedas de prensa.
Tb se contará con otras salas para el Comité organizador, los ponentes y las secretarías.
Medios audiovisuales: Se hace a través de empresas especializadas. Normalmente los palacios
de congresos y hoteles trabajan en exclusividad con uno.
Señalización y cartelería: aunque casi siempre los Palacios de Congresos y hoteles disponen de
señalización propia, a veces se dispone una señalización especial. Flip-chat.
Azafatas: se contrata en función de las salas y de las sesiones. Deben estar en la entrada de las
salas, tb deben haber azafatas en la presidencia y dentro de las salas para el registro de los ponentes dando
información y en megafonía.
Gabinete de Prensa: se contratará a una empresa de comunicación q se encargue del impacto
del Congreso en los medios de comunicación. Guardar recortes de prensa, comunicaciones, fotos,...
Viajes o tours pre y post congreso: se suelen organizar sobre todo en Congresos
Internacionales se ofrecen distintas posibilidades, así como las fechas de inscripción y de pago. Duración
media 3-4 días. Es opcional. Y están orientados a la práctica de deportes, sol y playa o para conocer la
zona y alrededores.
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Programa de acompañantes: es normal que los congresistas viajen con sus parejas. Puede ser
que no pertenezca al sector y, por tanto, no asista al Congreso, así que se le organiza un programa normal/
de carácter cultural y social.
Traslados: son tanto de llegada como de salida. Y del aeropuerto al hotel y a la sede del
congreso.
5) GESTIÓN DE TESORERÍA
Se trata de la apertura de una cuenta bancaria de uso exclusivo para el Congreso en las q se
ingresa todas las cantidades percibidas de los patrocinadores, cuota de inscripción, expositores (caso que
haya), y de ayudas y subvenciones y con este saldo se procederá al pago de los proveedores.
Normalmente la cuenta la abre el OPC o AA.VV la cual hace todos los pagos a proveedores de
servicios. Así que informaremos de todos los movimientos al Comité organizador.
4.3.- LA SECRETARÍA
Es la encargada de la preparación del programa y de la relación de los distintos ponentes.
Los distintos ponentes, presentaciones o funciones + comunes:
3) PANELES: (mesa redonda) se escoge un tema específico y cada uno de los panelistas, q no
deben pasar de 6, hace una breve presentación y defiende su pto de vista y seguido de un debate
entre ellos y los asistentes. Son por invitación, no voluntario.
4) POSTERS: se trata de trabajos específicos presentados por escrito por un autor o autores. La
presentación se hace a través de una sesión de posters para q la gente los visite durante todo el
Congreso.
(hay q tener en cta el horario de las sesiones, en gral, pq hay excursiones después)
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PARALELAS: están programadas en distintas salas pero en la misma franja horaria, de manera que los
congresistas sólo podrán asistir a una. Asistencia + reducida.
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4.4.- LA FINANCIACIÓN
SON 3 PPALES FUENTES DE FINANCIACIÓN:
Los gastos pueden ser de 2 tipos:
1. PARTICULAR (gastos q cada congresista paga individual/).
2. CARÁCTER GRAL (q son los derivados de la propia organización).
El responsable fro de l comité organizador es el q tiene la función de buscar las fuentes de
financiación q son: a través de cuota de inscripción, patrocinadores y expositores.
• CUOTA DE INSCRIPCIÓN:
Varía en función del congreso y de los costes para la preparación del mismo. En caso de tratarse
de un congreso internacional, las cuotas cobradas pueden ser distintas. Se parte de una cuota gral
q sufrirá reducciones o aumentos en función de la fecha de inscripción y de los participantes
(estudiantes, expositores, ponentes,...). tb hay q tener en cta la asistencia estimada y las
deducciones correspondientes a los invitados q no van a pagar la cuota.
Los ingresos deben cubrir, al menos, documentación del congresista, los servicios de
restauración, gastos por ponentes y el transporte y los actos sociales. El total de gasto lo vamos a
dividir entre el Nº estimado de asistentes y nos dará la cuota gral.
• PATROCINIO:
Proceso de búsqueda de los patrocinadores lleva mucho tiempo ya q hay q demostrarles q es un
evento viable y prometedor. Ésta búsqueda suele comenzar un año y ½ antes de la celebración o
incluso 2 años antes. En cualquier caso debe estar ya cerrado 6 meses antes.
Esta tarea corresponde (búsqueda) al Comité organizador aunque el organizador profesional
puede asesorar.
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• EXPOSICIONES:
Cada expositor tiene un stand, mediante el alquiler de módulos. Las medidas estándar son
normal/ de 2 x 2, 3 x 2, 3 x 3,... El alquiler del módulo incluye el suelo y los paneles e
iluminación.
4.5.- EL CONGRESO
1) SECRETARÍA DE LA SEDE:
Tiene a su cargo la coordinación gral de todos los servicios prestados, ed, inscripciones,
alojamientos,, transportes,... El responsable se pondrá en contacto con el coordinador del Palacio
de Congresos u Hotel y le enviará previamente un resumen con todas las instrucciones (salas q
van a ocupar, horario,...)
Además, todo el personal de la secretaría debe conocer bien las instalaciones para dar respuesta a
problemas o cuestiones. Las azafatas deben saber como hacer el registro de los congresistas y
conocer bien los horarios.
3) INAUGURACIÓN:
Preparar este pto lleva consigo llevar a cabo las normas protocolarias, en la aplicación se tendrá
en cta:
• Invitaciones a las autoridades: el jefe de protocolo, de la institución q lo convoca, es
el q se encarga del envío, se le enviará a cada miembro del Comité de Honor.
• Protocolo de bienvenida: en todos los actos siempre hay un anfitrión q es el 1º q le da
la bienvenida a las autoridades (anfitrión = presidente del Comité de Honor)
• Presidencia de la mesa: se colocan a las personalidades según su rango y se colocan
los carteles con sus nombres.
• Atril: debe contar de micrófono y luz propia y tb de un puntero láser.
• Colocación de las banderas y ornamentación de las mesas.
• Orden de intervención de los invitados: esto se organiza entre el jefe fe protocolo y el
presidente del Comité organizador. (orden de importancia es de < a >)
• Convocatoria de los medios de comunicación: las 1ªs filas se reservan para los
periodistas y fotógrafos y a ellos hay q mimarlos pues depende de ellos, en gran medida, el
éxito del Congreso.
Las salas deben estar bien equipadas y montadas según el tipo de presentación, además de contar
con los medios audiovisuales necesarios. (azafatas deben saber donde están los enchufes y los
interruptores y saber como funciona los aires acondicionados)
5) SALAS DE PONENTES:
Se reúnen al menos 1 hora antes para coordinar las intervenciones y los tiempos y preparar
diapositivas,...
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6) CABINAS DE TRADUCCIÓN:
El Palacio de Congresos u hotel sabrá de antemano cuantas cabinas son necesarias. Los
intérpretes recibirán los textos con antelación.
7) SERVICIOS DE RESTAURACIÓN:
Aunque el catering siempre tienen una estimación de cuantas personas serán, el Nº exacto no se
sabrá hasta el mismo día y siempre tienen un margen al alza o a la baja. (10%) Mientras q para el
coffee break no se pide el ticket y basta con la acreditación para el almuerzo hay + control y hay
q presentar las resguardos.
En cuanto a la Cena de Gala pasa igual si asisten x invitación tendrán q pasar x secretaría para
recoger su ticket y se hace previo pago. El ticket será entregado al hacer la inscripción.
1) LOS TOURS O VIAJES POSTCONGRESO: estos viajes tienen una especial demanda en
los congresos internacionales tanto la oferta como la inscripción del viaje se suelen hacer
junto a la inscripción del congreso. Son abonados antes de la salida.
2) DESMONTAJE: el OPC deberá supervisar la recogida de todo el material y coordinarlo
con los proveedores, normal/, cuando se realiza en un lugar q no sea un Hotel debe tener un
horario concreto y estricto.
3) CONCLUSIONES: el Comité organizador da a conocer las conclusiones científicas,
técnicas o comerciales sobre los debates celebrados, presentan un docu al gabinete de prensa
para posterior/ difundirlo en los distintos medios.
4) LIQUIDACIÓN Y PAGO DE FACTURAS: el responsable de tesorería del comité
organizador es el q lo lleva a cabo. Tb el operador profesional presentará las ctas al comité
organizador donde se refleja el Bcio q ha dado el Congreso, con un resumen de los gastos y
de los ingresos.
5) DOSSIER FINAL DEL GABINETE DE PRENSA: éste redacta un dossier donde
aparecen todas las noticias q se han publicado del congreso indicando las fechas y los
medios en los q han salido. El comité organizador enviará un resumen de este dossier a los
patrocinadores para q puedan comprobar la operación del mismo.
6) CONTROL DE CALIDAD: este sistema es utilizado para ver los resultados del congreso y
los posibles errores, se ayudan de distintos informes.
• Informe de la secretaría técnica: (congresista-comité): evalúan su funcionamiento
dedicación y coordinación con la secretaría técnica y con el personal de la sede.
• Informe de las azafatas: se evalúa su distribución en los distintos puestos, la
coordinación con la secretaría técnica y con el personal de la sede.
• Cuestionario de los congresistas: lo reciben junto a la documentación y se les pide q le
entreguen a la secretaría técnica antes dq termine el congreso. Esta información aunque no
es entregada por muchos es muy importante, ya q se puede analizar mucha información.
Debe ser corta y con preguntas cerradas y aporta información objva y cuantificable.
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CÓCTEL Y RECEPCIÓN: son en esencia la misma cosa, ed, gente invitada por alguien con un objvo
definido, q comen y beben de pie en el mismo sitio. La diferencia está en q el cocktail es normal/ privado
(familiar entre amigos) y la recepción es oficial y formal, y siempre ofrecida por una autoridad o
personalidad. Permite, el cóctel, tener + invitados y > interacción entre ellos. Al no tener los invitados un
lugar predeterminado tienen la libertad de elegir donde ponerse y con quien conversar.
BUFFET: es como un cóctel donde la gente come sentada. En mesa redonda se circula en sentidos de las
agujas del reloj. Pegada a la pared de izquierda a derecha.
dibujar:
5.2.2.- LA PRESIDENCIA
La presidencia de la mesa estará dando la espalda a la pared y de cara a los ventanales o puerta
de acceso. La presidencia de una mesa y la ordenación de los de+ comensales suele fijarse en torno a 2
criterios: FRANCESA E INGLESA.
EL INGLËS: sitúa las presidencias en las cabeceras ,así se consigue una conversación +
uniforme al generarse 2 focos de charla. Los invitados de < rango al estar sentados en el centro no están
tan discriminados y las categorías se simulan bastante.
En ppo la presidencia es ocupada por el anfitrión, ed, la persona q organiza la comida. Si se trata
de un matrimonio lo + cortés es ceder la 1ª presidencia a su mujer, no es obligatorio. Las presidencias
suelen estar una enfrente de la otra.
En el caso, q el anfitrión no ocupe la presidencia este lugar será adjudicado al invitado de honor,
q será la persona de > edad o de > posición jerárquica.
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• Se intentará q las mujeres no queden en los extremos de las mesas, así q se cerrará
siempre q sea posible con hombres.
• Se intentará q 2 mujeres no se sienten juntas.
• Con presidencia a la francesa hay q intentar q el Nº de comensales a cada lado sea
impar.
• Los lugares mejores han de reservarse para las personas de > edad o rango. (los
cercanos a la presidencia).
• Edad, cargo y sexo tienen mucha importancia.
• Los asientos peores o + lejos de la presidencia son para los jóvenes.
• La mujer casada precede a la soltera.
• El extranjero precede al nacional.
• Los familiares + próximos a los anfitriones son desplazados muchas veces por debajo
del lugar q le corresponde, para permitir el mejor asiento al invitado.
• Tb hay q dejar el lugar + próximo a la cocina a la anfitriona.
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Nos vamos a referir a las comidas privadas q no suelen sobrepasar los 12-14 comensales.
(Las comidas oficiales se rigen por el Real Decreto de Precedencia.)
Lo 1º q se debe hacer es establecer el orden de precedencia de los invitados, los invitados deben
tener algo en común. Establecer el orden de precedencia es + fácil en el ámbito oficial q en el privado
pues la finalidad es evitar estos conflictos entre las altas autoridades.
Por el contrario, dentro del mundo no oficial tales normas no existen aunque si existe la
tradición, las costumbres y el sentido común.
Para las comidas privadas y pequeñas es preferible usar el sistema inglés al francés, pq con el
sistema francés nos queda 2 señoras en las puntas.
Una mesa de 8 personas tiene + problemas, cuando es una mesa que hay hombres y mujeres y el
Nº de comensales es divisible por 4. El plano de la mesa no nos quedará bien a la 1ª pues nos
encontraremos 2 mujeres o 2 hombres juntos. Así que, la solución sería cambiar la presidencia, que
presida el anfitrión con el invitado de honor o la anfitriona con la invitada de honor.
Solución: como no queremos q se sienten 2 hombres juntos o 2 mujeres juntas, tenemos q cambiar la
presidencia: la 1ª presidencia la ocupa el anfitrión y la 2ª presidencia la ocupa el invitado de honor (la
cede la anfitriona). En este caso, la anfitriona queda a la izquierda del invitado de honor, puesto q siempre
tiene q darle la derecha
Consejo: cuando hay mesas mixtas y están precedidas por 2 hombres o 2 mujeres, se colocan por el
sistema en X.
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Mesa de 12 personas: en X
Tb podemos optar pq el anfitrión presida con el invitado de honor y la anfitriona con la invitada de honor:
doble presidencia:
Mesas difíciles:
Hasta ahora sólo hemos hablado de mesas en las q el Nº de hombre y mujeres era el mismo. Pero
no siempre es así. Las combinaciones aquí son infinitas y hay q usar la imaginación y el sentido común.
Lo 1º en lo q tenemos q pensar es en las invitaciones. Tampoco debemos invitar a 2 personas de
rango equivalente, pq no sabemos quién tendrá la precedencia.
En estos casos lo complicamos todavía más.
Consejos:
El sistema en X se aplica en las mesas en las q presiden 2 hombres o 2 mujeres y tb en las mesas
donde sólo hay mujeres o sólo hombres.
La aplicación del sistema en reloj en una nesa de sólo hombres o sólos mujeres con 2 presidencias,
no es recomendable, ya que se elige a un invitado de honor para copresidir la mesa y es mucho más
amable hacia él, utilizar el sistema en X.
No son siempre fáciles de distinguir cuándo son actos oficiales, privados o mixtos.
Se haría un peinado (en mixtos), es decir, se debe alternar en la mesa autoridades o personalidades
privadas (no incluidas en el R.D.) y los cargos públicos.
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CONFLICTO DE PRECEDENCIAS:
La llegada o irrupción de la mujer en los altos cargos ha causado una gran revolución en el protocolo. En
la vida oficial, el ppo gral es q a las mujeres les corresponde el mismo rango q a su marido, pero al revés
no ocurre, el marido no ocupa el mismo cargo q la mujer.
existen una serie de normas protocolarias q varían en función de la aplicación y de las personas
hacia las q va dirigido el protocolo.
1. Protocolo privado: es aquél q va dirigido a todas las personas. No existe una normativa legal al
respecto, por lo q los actos privados se organizan de manera similar al protocolo público y de estado.
3. Protocolo de estado: es el q va dirigido a los jefes de estado, al Papa, al presidente de las repúblicas.
el origen del protocolo está basado en el respeto, la educación, la costumbre y la ley, y de ahí
surgen 3 tipos de normas:
1. Normas de carácter moral: son aquéllas q vienen exigidas por el cumplimiento del deber moral o
inspiradas por caridad o solidaridad para con los semejantes. (= lo que está bien o mal visto) ej:
saludar al llegar a algún sitio.
2. Normas de carácter social: éstas nacen de los distintos usos y costumbres vigentes en cada una de
las sociedades y en cada momento histórico. Ej: lo q está bien visto en un país puede estar mal visto
en otro. Son normas de etiqueta o simples reglas convencionales, variables en cada sitio o país.
3. Normas de carácter jdco: son las que dicta el Estado o la Comunidad Internacional. Ej:
Ordenamiento Gral de Precedencias. (es un R.D.)
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En un coche, los asientos tb tienen sus precedencias. El orden para subir y bajar se rige igual/,
por una serie de normas q se inspiran en el sentido común.
Al subir a un coche con chófer, accederán 1º las señoras, ocupando el asiento trasero a la
derecha, y el hombre el trasero a la izquierda (cuando sea posible por la puerta izqda). Si hay tráfico por
la izqda, entra 1º el hombre por la derecha y se pasa a la izqda, aunque lo protocolario es, q la persona de
mayor rango ocupe el asiento posterior a la derecha y la 2ª en autoridad (aunque se trate de una selora) a
su izqda, y la 3ª estaría delante con el conductor.
La persona de > rango accederá 1º y después lo harán las otras personas, ocupando los demás
puestos.
Si fuera una limousine: la distribución es la misma, pero colocando a las personas 3 y 4 en los
conocidos asientos transpontines o estrapontines.
Si por no tener coche oficial, el ejecutivo acude a recoger al invitado en su propio coche, el invitado
ocupará el lado derecho del conductor.
Si se trata de una pareja q va a recoger a otra pareja. Las seloras ocuparán las plazas trajeras y el
hombre delante. Si conduce la mujer al revés.
Si es una mujer sola la q va a recoger a una pareja, la mujer ocupa el asiento delantero y el hombre
detrás.
Una vez subida la escalera, al entrar en el edificio o sala, entrarán 1º las mujeres y luego los hombres. Al
salir puede salir el hombre o la mujer. Al bajar las escaleras, lo harán 1º las mujeres y luego los hombres.
PRESENTACIONES
Se debe presentar 1º a la persona de < rango, ed, q damos 1º el nombre de la persona de < rango
y después de la q tiene > rango.
Entre hombres y mujeres, se da 1º el nombre del hombre y luego el de la mujer, aunque existen
excepciones. P.ej: si se trata de un señor de cierta edad y de una joven, se presentará 1º a la joven, y lo
mismo ocurre si el hombre tiene un cargo de gran relevancia.
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En cualquier caso, la precedencia la tiene el sexo, la edad y el cargo o relevancia social. Cuando
se trata de una alta personalidad de sobra conocida, en este caso se omitirá su nombre, pq podría restarle
importancia a no ser q sea un extranjero o a una persona q no sea de su entorno.
En la vida empresarial, se debe dar 1º el nombre del ejecutivo de la empresa y después el del
cliente (es + imp).
En cualquier caso, se deberá responder con unas palabras de satisfacción por haberle conocido.
EL BESO: en España saludaremos con un beso cuando estemos seguros de q será recibido como algo
natural/, si no es mejor abstenerse.
ESTRECHANDO LA MANO: la forma de saludar nos indica cómo es la educación de una persona y su
don de gentes.
El apretón de manos debe ser firme y correcto: ni un gran apretón, ni dejar la mano blanda. Deben
mirarse fija/ a los ojos y sonreir.
Nunca se debe de mirar a otro sitio mientras se saluda.
Antigua/ la costumbre era esperar a q la persona + imp. Extendida 1º la mano, hoy en día esto ha
caído en desuso y se extiende a la vez.
Si se trata de una presentación, escucharemos con atención la mano.
COMO BESAR LA MANO: para besar la mano se deben mantener los pies junto y las piernas rectas, e
inclinarse leve/ a la vez q se sube la mano de la señora. Ésta no se besa real/, sino q se roza o se besa el
mismo dedo el hombre.
Por regla gral se besa la mano sólo a las señoras casadas y no a las solteras. Tb si está divorciada se basa.
Hay q tener en cta en las circustancias en las q se besa: no se debe besar al aire libre, ni en un
lugar público (como en un ministerio, aeroopuerto o estación).
Cuando se trate de una recepción, se besa la mano a la anfitriona y cuando a ésta la acompañan
otras señoras, se les da la mano a las restantes.
Hay q recordar q la mano se besa desnuda, ed, sin guante.
Tb se le saluda de esta manera a los altos cargos eclesiásticos. Tanto hombres como mujeres
hacen el ademán de besarle el anillo.
LA REVERENCIA: en España, las señoras le hacen la reverencia a los reyes y a la familia real.
Para hacer la reverencia, se espera a q la persona extiende su mano, entonces la pierna derecha
atrás y sin dejar de mirar a la persona a la q saludamos.
Los hombres, cuando saludan al rey o al príncipe, hacen una breve inclinación con la cabeza,
manteniendo los pies juntos y cuando saludan a la reina o a las infantas, les besa la mano.
6.6.- SIMBOLOGÍA
LAS BANDERAS
LAS PRENDAS DE ETIQUETA
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- de exterior: pueden ser de balcón o de mástil vertical. En los 2 casos, las medidas son iguales: 2’75m
x 1’5m. El mástil del balcón mide 4m y el mástil vertical mide 8m.
- De interior: aquí las banderas son + pequeños y tb el mástil. Bandera : 1’5m x 0’80. Mástil: 2’5m.
Colocación delas banderas: cuando se utilice la bandera de España, ocupará siempre un lugar
destacado y de honor. Si junto a ellas hay otras banderas la de España ocupará la de máximo honor y
las restantes no podrán se de > tamaño.
Cuando el Nº de banderas sea impar, la posición es central. Cuando el Nº es par, la + importante
estará a la derecha de la presidencia e izqda del observador.
Veamos varios ejemplos:
a) Nº impar de banderas:
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