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{RÉUSSIR}

son déménagement
d’entreprise
Tous les conseils pratiques à connaître

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Sommaire

1 Les étapes pour RÉUSSIR


son déménagement d’entreprise.......................................... p 4

2 Éviter les RISQUES SOCIAUX


d’un déménagement d’entreprise........................................ p 14

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Introduction

Les entreprises déménagent de plus en plus souvent. Aujourd’hui, on estime qu’une socié-
té change de locaux en moyenne tous les 3 à 5 ans.
D’après une étude menée en 2011 par AOS Studley, la localisation et l’accessibilité en
transport en commun sont des éléments importants pour le choix de nouveaux locaux.
Mais la principale raison du déménagement est souvent liée à l’approche de la fin d’un bail
et le souhait de payer moins cher ailleurs. Les entreprises cherchent donc à réaliser des
économies sur le loyer. C’est la première raison évoquée par 44 % des dirigeants interrogés
dans l’étude AOS-FDR.
Un déménagement d’entreprise implique des changements notables, que ce soit au niveau
administratif, financier ou social. On estime qu’un déménagement coûte environ 225 € par
employé - la facture peut même grimper jusqu’à 2 000 € par personne, si le mobilier est
pris en compte.
Face à ces enjeux, il est donc essentiel de bien préparer son déménagement et de s’entou-
rer de professionnels de confiance. Certains déménageurs professionnels spécialisés pro-
posent notamment aux entreprises des conseils et un accompagnement à toutes les étapes
du déroulement du déménagement.
Pour vous aider à préparer et à organiser au mieux le transfert de votre entreprise, vous
trouverez ci-après une check list chronologique des tâches à accomplir mais aussi des
conseils pour gérer vos équipes.

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Les étapes pour RÉUSSIR
son déménagement d’entreprise

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Six mois avant de déménager, il est déjà temps


d’anticiper le changement de locaux. Pour que tout
J-180 se passe bien, il est primordial d’y aller étape par
étape, en priorisant intelligemment les tâches.

A. AUDIT DES LIEUX B. RESPECTER


ET NÉGOCIATIONS LE PRÉAVIS
Avant d’officialiser l’occupation
DU BAIL ACTUEL
des prochains locaux à travers En vous rapportant à votre bail,
un contrat, il est fortement vous devez savoir à quel moment
recommandé d’effectuer un vous pouvez donner un préavis
audit complet des lieux. de départ. Généralement, pour
Vérifiez soigneusement tous les un bail commercial de 9 ans,
aspects techniques en discutant vous devrez prévoir un préavis
avec le propriétaire ou le de 6 mois. De plus, pour éviter
gestionnaire des locaux. de payer des frais de résiliation
Vous éviterez ainsi les mauvaises anticipée, vous devrez vous
surprises, comme un chauffage situer à la fin d’une période
qui ne fonctionne pas ou une triennale, c’est à dire à 3 ans,
mauvaise isolation. En fonction 6 ans ou 9 ans de la signature
de ces éléments, vous pourrez du bail. Le bailleur devra être
négocier le loyer, le dépôt de informé dans les temps par lettre
garantie, mais aussi les travaux recommandée, ou bien par acte
ou la résiliation du bail. d’huissier.

Ne signez que lorsque vous


êtes entièrement sûr de vous
engager, et que vous êtes satisfait
des conditions de location ou
de vente.

Pour un bail commercial


de 9 ans, vous devrez prévoir
un préavis de 6 mois.

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C. ANTICIPER TOUTES D. ETABLIR UN CAHIER


LES QUESTIONS LIÉES DES CHARGES
AU DÉMÉNAGEMENT Pour éviter les oublis et s’en tenir
Un déménagement entraîne à un calendrier précis, préparer
toujours une myriade de un cahier des charges est
décisions à prendre. Pour ne pas fondamental. Ce document
être pris de court, anticipez au détermine les grandes étapes du
maximum et priorisez les tâches déménagement et identifie les
selon leur importance. besoins, dans le but d’encadrer au
Par exemple, vous devrez ré- mieux le transfert. Contraintes,
soudre le problème du mobilier : exigences et échéances doivent
souhaitez-vous conserver l’ancien y être établies le plus
ou voulez-vous en profiter pour rigoureusement possible.
en remplacer une partie ?
Il est parfois plus intéressant de Le cahier des charges servira aussi
renouveler ses meubles que de bien en interne qu’en externe :
supporter les coûts de le transfert grâce à ces informations, les
ou de stockage. C’est pourquoi déménageurs pourront s’organiser
certaines entreprises de démé- au mieux afin de satisfaire leur
nagement vous proposent de client. Il s’agit donc d’un guide
recycler ou racheter votre ancien de travail indispensable.
mobilier. Cette solution est à
Par ailleurs, un changement de
envisager en amont.
locaux est soumis au régime
Par ailleurs, quelles prestations
du contrat de transport. Qui dit
allez-vous demander aux démé-
déménagement dit déclaration
nageurs ? Vous occuperez-vous
de la valeur des biens, afin d’être
de mettre les objets dans des
assuré face aux détériorations
cartons, ou préférez-vous qu’ils
éventuelles.
le fassent eux-mêmes ? Ce n’est
qu’une fois que vous aurez répon-
du à ces questions que vous pour-
rez établir un cahier des charges
précis, et avoir une meilleure idée
du coût du déménagement.

Anticipez au maximum et priorisez


les tâches selon leur importance

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Il ne vous reste plus que 3 mois avant le jour J.


C’est le moment de faire avancer les choses en
J-90 contractant avec des prestataires externes et en
avertissant les salariés.

Choisissez un déménageur
qui dispose de bonnes références

A. FAIRE ÉTABLIR Lorsque vous aurez plusieurs


DES DEVIS PAR devis en main, vous pourrez
LES PRESTATAIRES choisir un partenaire fiable et
expérimenté, et réserver une
Une fois que vos besoins sont
(ou plusieurs) date(s) de
précisément identifiés, vous
déménagement.
devez interroger plusieurs
compagnies afin de recevoir
des devis. Choisissez de
B. NOMMER DES RELAIS
préférence des entreprises
INTERNES POUR
spécialisées qui bénéficient
LE DÉMÉNAGEMENT
de bonnes références. Vous Plus votre entreprise est
pouvez même faire appel à importante, plus il est nécessaire
des entreprises expertes dans de garder le contrôle sur
un domaine précis, comme l’organisation du déménagement.
le déménagement de matériel
informatique ou le transfert Optez pour une délégation
industriel. de responsabilité en
désignant des collaborateurs en
Ceci ne vous dispense pas charge de chaque département.
d’assurer vos biens en cas de Ces personnes devront s’assurer
problème. Pensez à vérifier les du bon déroulement du transfert
montants de garantie prévus du mobilier et gérer les imprévus.
par les déménageurs consultés
et n’hésitez pas à souscrire une L’équipe responsable aura donc
garantie complémentaire Ad moins de contrôles à faire, et se
Valorem, pour vos biens les plus libérera du temps pour effectuer
précieux ou sensibles (matériels des tâches plus importantes.
IT, œuvres d’art, etc.).

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Le projet de déménagement
devra être communiqué
le plus tôt possible

C. INFORMER LES Légalement, vous devrez infor-


SALARIÉS ET mer les représentants du person-
REPRÉSENTANTS nel, et organiser une assemblée
DU PERSONNEL générale extraordinaire dans le
cas où vous transférez le siège
Quelles que soient les raisons
social. Vous devrez aussi in-
poussant au déménagement,
former le CSE (Comité Social
lorsque la décision est prise, les
et Economique), ainsi que le
salariés sont directement impac-
médecin du travail. Enfin, il vous
tés. En effet, leur lieu de travail
faudra contacter le centre des
va être modifié. Si les nouveaux
formalités des entreprises pour
locaux sont éloignés des anciens,
modifier votre adresse.
Il faudra prévoir de revoir leurs
contrats de travail et de consulter
les représentants du personnel
D. FAIRE DES DEVIS
CONCERNANT
Pour préparer les équipes sans LES TRAVAUX DES
les mettre devant le fait accom- NOUVEAUX LOCAUX
pli, le projet de déménagement Avant d’être opérationnels, il ar-
devra être communiqué le plus rive que les nouveaux locaux né-
tôt possible. Idéalement, les em- cessitent des travaux de remise
ployés devraient recevoir l’infor- en état. Pour les réaliser à temps,
mation plusieurs mois à l’avance, sans risquer des retards préjudi-
afin de se projeter et d’adapter ciables pour le personnel, il est
leurs habitudes. Surtout si les fondamental de bien s’organiser.
nouveaux locaux les obligent à
prendre d’autres routes ou trans- Prenez rapidement contact avec
ports en commun ! des prestataires, afin de débuter
les travaux le plus tôt possible et
Utilisez les outils de communica- parer aux imprévus.
tion dont vous disposez, impli-
quez les ressources humaines, et
mettez à profit votre site intranet
pour y diffuser des renseigne-
ments précis et actualisés.

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RÉALISER LES TRAVAUX


DANS LES ANCIENS LOCAUX
J-60 A J-60, les travaux des nouveaux rénovations pour éviter d’avoir à
locaux sont en cours, les devis payer des frais supplémentaires
sont signés et les employés lors de la remise des clés.
préparés au départ.
Là encore, faites élaborer
Mais attention, prévoyez éga- plusieurs devis, dans le but de
lement la remise en état de vos trouver l’entreprise qui vous aidera
anciens locaux. Il est possible que à restituer vos anciens locaux
vous ayez à réaliser des modifica- dans le meilleur état possible.
tions, des réparations ou bien des

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C’est le dernier mois avant le jour J.


Désormais, il s’agit d’organiser minutieusement
J-30 les derniers détails et de réaliser les formalités
administratives.

A. TRIER Vous pouvez aussi profiter du


déménagement pour changer
Durant les dernières semaines,
d’opérateurs.
impliquez vos employés en
leur demandant de trier et Quoi qu’il en soit, ne vous occupez
d’archiver leurs affaires. Il est pas de l’installation téléphonique
contre-productif d’emmener des ou de la connexion à Internet à la
Créer documents inutiles et des objets
détériorés.
dernière minute.
Le jour de l’arrivée des employés,
un système tout devra être en état de marche.
B. ETIQUETER
de code sur Planifiez de manière organisée D. LES CHANGEMENTS
étiquettes l’étiquetage des meubles et des
équipements par le personnel.
D’ADRESSE
Faites rediriger votre courrier
Créez un système de codes sur en renseignant votre nouvelle
les étiquettes, afin que chaque adresse.
élément soit remis à la même
place dans les nouveaux bureaux. Dressez une liste de vos presta-
taires, organismes, caisses de
C. LA NOUVELLE LIGNE retraite et de sécurité sociale,
TÉLÉPHONIQUE afin de leur communiquer vos
Certains opérateurs vous aideront nouvelles coordonnées. D’autre
à transférer vos lignes télépho- part, n’oubliez pas d’informer
niques dans vos nouveaux bu- les autorités compétentes afin
reaux sans perdre votre numéro. que les documents officiels
de la société soient mis à jour.

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Effectuer un inventaire
J-10 du parc informatique

A. COMMUNIQUER travaux de rénovations avant


UNE FEUILLE DE ROUTE d’investir les bureaux ! Tour-
PERSONNELLE nez-vous vers une entreprise
de nettoyage spécialisée afin de
Afin que tout se déroule comme
faire le ménage dans vos nou-
prévu, il est recommandé de
veaux locaux administratifs.
préparer une feuille de route per-
sonnelle pour chaque employé.
Même si vous avez communiqué
C. L’INVENTAIRE DU PARC
efficacement autour du démé-
INFORMATIQUE
nagement, la feuille de route Le matériel informatique a une
contiendra des informations importance considérable :
cruciales sur le déroulement des en plus d’avoir un coût financier
événements, et sur les tâches de important, il stocke des données
chacun. critiques qui assurent la bonne
marche de l’entreprise.
Ce document pourra com-
prendre des checklists, des Quelques jours avant le déména-
plannings et même une carte des gement, vous devrez effectuer un
nouveaux espaces. Chaque em- inventaire du parc informatique
ployé y trouvera ses responsabili- en organisant une traçabilité
tés personnelles, comme mettre entre chaque poste et chaque
ses affaires dans des cartons, et salarié, ainsi qu’en sauvegardant
des données utiles pour se rendre les serveurs.
dans les nouveaux bureaux.
Pour vous faire gagner du temps,
B. NETTOYER LES certaines entreprises de démé-
NOUVEAUX LOCAUX nagement proposent ce service.
Renseignez-vous au préalable
Cette étape est fondamentale - afin d’assigner cette tâche à vos
surtout si vous avez effectué des déménageurs.

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La veille du déménagement devrait être utilisée


pour compléter les dernières besognes, terminer
J-1 l’empaquetage, et vérifier une nouvelle fois que
tout est prêt.
Le cas échéant, vous pouvez décider de mettre
cette journée à profit pour organiser une visite
des nouveaux locaux - mais seulement si vous êtes
sûr que tout est opérationnel pour le changement
de bureaux.

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Le déménagement se déroule généralement lorsque


les salariés sont absents. Souvent le week-end
JOUR-J pour les PME, et même la nuit dans les plus grandes
entreprises.
On estime que la durée moyenne d’un déménagement
est de 3 jours.
Quoi qu’il en soit, une fois que le transfert a lieu,
il vous restera deux cases à cocher dans votre
checklist.

A. VÉRIFICATION B. UNE CELLULE


ET NETTOYAGE DE SUPPORT
L’entreprise devra vérifier que Même avec la meilleure organisa-
les nouveaux locaux sont prêts tion du monde, il est impossible
La durée à accueillir les salariés.
L’image positive renvoyée par
d’éviter tous les imprévus.

moyenne d’un des nouveaux bureaux propres Anticipez les problèmes en


désignant un responsable chargé
et rangés les aideront à mieux
déménagement vivre cette transition. de recevoir les réclamations des
salariés. Ces plaintes pourront
est de 3 jours Il faudra aussi penser à faire concerner des objets perdus,
nettoyer les anciens locaux et à cassés ou non opérationnels.
procéder à un état des lieux avec De cette façon, les employés
l’agence immobilière, afin de clore se sentiront soutenus et épaulés
définitivement leur occupation. pour faire face au changement.

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Éviter les RISQUES SOCIAUX
d’un déménagement d’entreprise

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L’impact d’un déménagement est d’abord global,
sur l’organisation et les équipes, mais aussi in-
dividuel, au niveau des salariés contraints de
s’adapter à la nouvelle situation.

Dans le cadre d’un déménage- Seule exception : les représen-


ment, votre entreprise devra tants du personnel, qui bénéfi-
suivre des règles précises pour cient d’un régime spécial. Même
informer les employés et repré- si leurs contrats comportent une
sentants du personnel. clause de mobilité, il est impos-
Les exigences varient selon le sible de leur imposer une déci-
contexte du déménagement. sion sans obtenir leur accord.
Par exemple, lorsque le transfert
n’implique pas de changement • DANS LES AUTRES CAS (PAS
de secteur géographique, les DE CLAUSES DE MOBILITÉ
/ DÉMÉNAGEMENT DANS
procédures seront allégées. C’est
UN AUTRE SECTEUR)
le cas pour la plupart des démé-
nagements : en moyenne, on L’entreprise devra envoyer une
estime que 98% d’entre eux se lettre recommandée avec accusé
font sur une distance inférieure de réception à tous les employés
à 50 km. pour les informer de la situation.
En cas de refus, ils auront un
Pour schématiser, on peut diviser mois pour s’exprimer. Sinon, leur
les situations en deux cas : silence vaudra acceptation. Dans
ce contexte, il est possible que
• SI LES CONTRATS des salariés souhaitent renégocier
COMPORTENT DES CLAUSES leurs contrats de travail.
DE MOBILITÉ /
SI L’ENTREPRISE DÉMÉNAGE
Quelle que soit la situation, l’en-
SANS CHANGER DE SECTEUR
GÉOGRAPHIQUE treprise devra impérativement
consulter le comité d’entreprise,
Le transfert sera facilité, car
le CSE, ainsi que le médecin du
l’accord des salariés ne sera pas
travail. Des mesures pourront
demandé. En cas de refus de la
être négociées par les représen-
part d’un employé, la loi sera du
tants du personnel, afin d’obte-
côté de l’entreprise, qui pourra
nir de meilleures conditions de
envisager un licenciement pour
travail.
motif disciplinaire.

Informer les employés


et représentants du personnel

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Que faire en cas de désaccord ?

Si un ou plusieurs salariés Attention, le désaccord ne doit


refusent le déménagement, pas être motivé par un refus
le chef d’entreprise pourra de déménager, mais par une
procéder à un licenciement remise en cause des raisons
économique (collectif ou non). qui poussent l’entreprise à
Dans ce cas-là, un plan de changer de locaux.
sauvegarde de l’emploi devra
être élaboré.

Comment éviter le désaccord des salariés ?

Afin d’éviter la résistance au Plus les salariés seront impliqués


changement des employés, il est dans le projet global, plus ils
judicieux d’agir en amont pour accepteront le projet.
tenter de les mettre en confiance.
L’implication des représentants
Ceci passe par un certain nombre
du personnel sera particulière-
d’actions concrètes, comme par
ment importante : ce sont eux qui
exemple :
seront chargés d’accompagner les
- Organiser une visite des locaux employés tout au long du transfert.
- Proposer de nouveaux services,
comme une cantine ou une
garde d‘enfants sur place
- Permettre un aménagement
personnalisé de leur nouvel
espace de travail
- Les consulter sur la nouvelle
organisation

Plus les salariés seront impliqués


dans le projet global,
plus ils accepteront le projet.

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En conclusion
A première vue, déménager une d’une organisation précise. Celle-
entreprise peut sembler une tâche ci devra inclure la création d’un
gigantesque. Trouver des nou- calendrier détaillé et la priorisation
veaux locaux, quitter les anciens, rigoureuse de chaque action.
faire des travaux, convaincre les
salariés, racheter des meubles, En plus des aspects techniques et
renégocier des contrats, des as- administratifs, le facteur humain
surances… Sans une planification sera d’une importance cruciale.
préalable, il est facile de s’y perdre. L’écoute et l’accompagnement des
salariés joueront un rôle clé, en
Pourtant, réussir un déménage-
permettant de leur faire accepter
ment d’entreprise est à la portée
plus facilement le changement.
de tous. Le succès du transfert
réside dans l’implémentation

Pour aller plus loin


Loin d’être une décision anodine, un déménagement constitue une
étape très importante dans la vie d’une entreprise. C’est pour cela que
nous mettons à votre disposition une check list du déménagement
d’entreprise, qui vous aidera à bien vous préparer cet événement.
N’hésitez pas à la demander.

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ZI des Richardets Tél. : 01 43 03 11 12
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