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SOCIETE IMMOBILIERE CAMEROUN REAL

DU CAMERON ESTATE CORPORATION

LOGICIEL DE GESTION CLIENTELE ET


PATRIMOINE

CAHIER DES CHARGES

SICSociété Immobilière du Cameroun BP: 387YdéTél/Fax: (+237) 22 23 34 11, E-Mail: info@sicameroun.com, Web: www.sicameroun.com
Juin2009

SIC/CSI Société Immobilière du Cameroun BP: 387 YdéTél/Fax: (+237) 242 23 34 11, E-Mail: info@sic.cm, Web: www.sic.cm
CAHIER DES CHARGES SUR LA MISE EN PLACE D’UN LOGICIEL
DE GESTION CLIENTELE ET DU PATRIMOINE.

Référence : SIC/DI/2009/CahierDeschargesGescli.doc

Objet du document : Le présent document constitue le cahier de charges de la future application de gestion
clientèle et du patrimoine. Il s’agit de présenter les spécifications techniques de la future application.

Destinataires Objet de la diffusion Vu le :


SIC
Validation

Indice de
Version révision du Date Objet de la mise à jour
document

1.0 00 18/06/2009 Création du document

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Cahier de charges gestion clientèle et patrimoine Page |1

Sommaire

CONTEXTE 2
PROBLÉMATIQUE 3
1.1 OBJECTIFS 3
1.1.1 Orientation politico stratégique 3
1.1.2 Orientation conceptuelle 3
1.1.3 Orientation organisationnelle 3
1.1.4 Orientation opérationnelle 3
1.2 CHAMPS D’ÉTUDE 4
ETUDE DE L’EXISTANT 5
1.3 DESCRIPTION DES PROCESSUS 5
1.3.1 La gestion des clients 5
1.3.2 La gestion des contrats 5
1.3.3 La gestion du patrimoine 6
1.3.4 La gestion du traitement périodique 6
1.3.5 La gestion des règlements 6
1.3.6 La gestion du recouvrement 7
1.3.7 La gestion du contentieux 7
1.3.8 La gestion de la maintenance et des dégradations 8
1.3.9 La gestion des ventes 10
1.4 CRITIQUE DE L’EXISTANT 8
1.4.1 Les données 9
1.4.2 Les traitements9
1.4.3 Les documents 9
SOLUTION FUTURE 10
1.5 MODÉLISATION CONCEPTUELLE DE LA FUTURE SOLUTION 10
1.5.1 Modèle Conceptuel de Communication 10
1.5.2 Graphe de flux 15
1.5.3 Dictionnaire Des Données 23
1.5.4 Description des acteurs30
1.5.5 Description des événements 32
1.5.6 Règles de gestion 40
1.5.7 Description des processus 41
1.5.8 Modèle Conceptuel des Traitements 46
1.5.9 Modèle Conceptuel des Données 60
1.6 MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS 69
1.6.1 Règles d’organisation 69
1.6.2 Graphes MOT 74
1.7 SOLUTION TECHNIQUE 86
1.7.1 Production du Modèle Logique de Données 86
2. CONTRAINTES NON FONCTIONNELLES 90
2.1 ERGONOMIE 90
2.2 SÉCURITÉ DE L’APPLICATION 90
2.2.1 Stockage et sauvegarde des données 90
2.2.2 Authentification 90
2.3 MAINTENANCE 90
2.3.1 Maintenabilité 90
2.3.2 Support d’utilisation 91
2.4 EXIGENCES DE PERFORMANCE 91
2.5 ENVIRONNEMENT MATÉRIEL 91
2.6 ENVIRONNEMENT LOGICIEL 91
2.7 DELAIS 91
3. ANNEXES 92
3.1 QUELQUES MASQUES D’ÉCRAN 92
3.2 Quelques états 97

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CONTEXTE

La Société Immobilière du Cameroun est en train de parachever sa restructuration, cette dernière


prévoit en bonne place la maîtrise deson chiffre l’affaire. Cette maitrise du chiffre d’affaire passe
parune gestion  efficace de sa clientèle. Le logiciel de gestionclientèle apparaît ainsi comme un outil
essentiel dans cette mission.L’outil informatique de gestion clientèle actuel entré en exploitationà
Yaoundé en juillet 1999 à Douala en décembre 1999 à Garoua en mars2007 Buea, Edéa en Avril
2008 et Bertoua et Ebolowa en Juin 2008 est devenu obsolescent à plus d’un titre.

A l’exploitation, certains manquements sont apparus etl’évolution technologique a mis à jour


l’inadaptation del’architecture de ce logiciel vieux de 15 ans. Ci-après les insuffisances observées :
 La gestion du patrimoine qui s’est limitée exclusivement àl’exhaustivité des logements
oubliant les notions telles que parcelle (titre foncier), parking, immeuble, niveau de
l’appartement, positiondu logement
 La gestion de l’après-vente (certificat d’acquittement, morcellement, transfert de
propriété…) non pris en compte.
 Le suivi du commercial (visite du logement, proposition du logement, remise des clés…)
non pris en compte.
 Inexistence de la notion de portefeuille, notion importante pour lesuivi du recouvrement par
agent ou groupe de clients.
 Absence de la gestion de la copropriété ainsi que ses aspects connexes.
 Excepté les paiements effectués en espèce et chèque à la caisse dela cité du client, la prise en
compte des autres modes de paiement (retenue à la source, virement, compensation…) n’est
passatisfaisante.
 Le principe de perception de la TVA n’est pas satisfaisant et nes’applique qu’au loyer, les
autres rubriques (pénalité, frais dossiersétant exempts)
 Le suivi des procédures judiciaires se limite à la mise à jour duniveau de procédure avec
débit éventuel des frais dans le compte duclient. Il n’est pas possible de savoir quel huissier
a servi quelacte à quel client ? quand a lieu et devant quelle juridiction laprochaine audience
sur telle affaire ?
 Absence de suivi (historique) des travaux de maintenance effectuésur le patrimoine.
 Absence de suivi comptable (validation des encaissements, rapprochement et vérification
périodique…)
 Pas d’interface avec la comptabilité.
 Sécurité et gestion des autorisations approximatives ou incomplètes.
 Fonctionnement en monoposte et uniquement à la caisse dans chaquecité avec une base de
données restreintes au données de la cité, engendrant de très long délai et des difficultés
pour l’exécution decertains traitements réservés «abusivement » à l’informatique.

Au vu de tout ce qui précède et de l’importance des manquements, laSIC a décidé d’acquérir un


nouvel outil et qui va prendre en comptetous ces problèmes.

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Le principal objectif de la nouvelle application en plus de comblerles lacunes ci-dessus


évoquées est de permettre à la SIC d’avoir entemps réel les données exhaustives de clientèle
pour l’aide à ladécision. De permettre à des structures tierces (les Impôts, lecommissariat aux
comptes, la tutelle etc.) d’avoir facilement lesdonnées de l’activité commerciale de la SIC; de
permettre à nos
clients de régler leurs factures dans une cité autre que celle où ilshabitent. Ceci passe
évidemment par la mise en place d’uneinfrastructure de communication entre nos cités et le
siège pour lestransferts de données.

Le présent cahier des charges est donc l’outil préparatoire à la miseen place du nouvel outil
informatique de gestion clientèle et dupatrimoine. Il fixe de façon détaillée les besoins et le
cadre danslequel sera développé ou acquis cet outil.

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PROBLÉMATIQUE

1 Objectifs
1.1 Orientation politico stratégique
Il s’agit de normaliser et d’harmoniser la gestion des clients et du patrimoine de la SIC dans
un système unique permettant un accès rapide et un contrôle efficace. Permettre la maitrise des
recettes et disposer d’une information fiable et à jour de la situation patrimoniale de la SIC.
Améliorer la gestion et le contrôle ; Améliorer la collecte de l’information clientèle et
patrimoine au plan de la gestion individuelle que comptable et financière pouvant être utilisée pour
la prévision et la planification. Assurer une traçabilité dans la gestion.

1.2 Orientation conceptuelle


Améliorer la gestion clientèle et du patrimoine de la SIC par la prise en compte de
l’ensemble des activités du processus et des structures de données y relatives.

1.3 Orientation organisationnelle


Alléger les tâches administratives : Il s’agit d’informatiser le processus de gestion clientèle
en tenant compte de la participation de plusieurs acteurs dans le processus. Garantir la sécurité

d’accès et d’utilisation du dispositif qui sera mis en place.

1.4 Orientation opérationnelle


Le système informatique de gestion clientèle et du patrimoine de la SIC devra tenir compte
du niveau informatique pas très élevé des utilisateurs, ainsi les interfaces devront être simple et
conviviale pour l’utilisateur ;
L’application fonctionnera sur un réseau local et longue distance mis en place dans les différentes
agences, secteurs et antennes de la SIC ;
Cette application devra assurer l’échange de données avec d’autres applications
pourvoyeuses de données, notamment la comptabilité, le budget.

2 Champs d’étude
Tel que les objectifs assignés à ce projet le montrent, la présente étude a pour but de définir
les spécifications d’un outil logiciel qui devra automatiser les procédures de gestion clientèle et du
patrimoine par rapport aux textes et manuel de procédure de la SIC. En outre la reprise des données
de l’ancien système en utilisation est à prendre en compte.

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ETUDE DE L’EXISTANT

3 Description des processus


L’analyse du fonctionnement des communes a fait apparaîtreles processus majeurs suivants :
 La gestion des clients
 La gestion des contrats
 La gestion du patrimoine
 La gestion des traitements périodiques
 La gestion des règlements
 La gestion du recouvrement
 La gestion du contentieux
 La gestion de la maintenance et des dégradations
 La gestion des ventes

3.1 La gestion des clients


Le modulede gestion des clientsest un module qui joue le rôle d’interface entre la clientèle et
la SIC. En effet, ce module est chargé de récupérer les exigences et les besoins des clients sous
forme de commandes et de les transmettre aux autres processus internes. Ce processus est associé à
la Direction Marketing et commerciale.

3.2 La gestion des contrats


Le module gestion des contrats est le processus qui concrétise la relation entre le client et la
SIC en formalisant les obligations et les droit des différentes parties concernées, et en définissant
des règles qui vont conditionner la bonne marche du partenariat. Le contrat définit clairement les
bénéfices collatéraux des parties engagées, mais aussi les contraintes liées à la bonne exécution des
prestations respectives. A partir de ce module, les demandes de logements validées doivent pouvoir
aboutir à un contrat et ce processus est associé auxservicesde gestion immobilière des directions
régionales.

3.3 La gestion du patrimoine


Ce processus est chargé de l’identification, de l’enregistrement et de la mise à jour de tous
les avoirs de la SIC en terme de terrains et d’immobiliers. Ces deux grands groupes sont eux-mêmes
subdivisés en deux sous-groupes chacun. Dans le grand groupe Terrain, on distingue les terrains

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nus et les terrains bâtis, tandis que dans le grand groupe Logement on parle de logement individuel
et de logement collectif. Il est à noter que lors de l’enregistrement du patrimoine, les éléments de
commercialisation tels que le prix de vente ou le montant du loyerest à prendre en compte.

3.4 La gestion du traitement périodique


Ce processus gère tous les traitements qui se répètent de façon périodique tels que la
facturation mensuelle des contrats ordinaires (location simple et location-vente), la facturation
trimestrielle des contrats-Etat (entreprises et administrations). Il gère aussi le débit mensuel des
pénalités de retard de paiement pour les contrats ordinaires. Les dates limite de paiement des loyers
est le 10 de chaque mois pour les contrats LS et du 20 pour les contrats LV. Ces traitements
doivent pouvoir être programmés à l’avance étant donné qu’ils sont répétitifs ou alors déclenchés
par l’utilisateur en fonction de circonstances qui l’exigent (date limite de paiement des loyers qui
tombe un weekend ou un jour férié par exemple). La facturation périodique s’effectue de la manière
qui suit :
1. Identification des clients par type de contrat
2. Démarrage de la simulation du débit automatique des comptes
3. Vérification de l’opération par l’édition ou l’aperçu des états de contrôle
4. Validation et édition des extraits des comptes
Le débit des pénalités concerne uniquement les contrats ordinaires dont le mode de règlement est
espèce et chèque, et cette opération s’effectue en deux étapes :
1. La simulation du débit des pénalités ;
2. Consultation états de pénalités en simulation pour des besoins de contrôle ;
3. La validation du débit des pénalités ;
4. Consultation avec possibilité d’édition de l’état des pénalités validées.

3.5 La gestion des règlements


Le processus de gestion des règlements s’occupe de toutes les opérations de recettes en
faveur de la SIC. Parmi ces opérations, on distingue :
 Les règlements des clients ordinaires à la caisse en espèces ou chèques certifiés
 Les règlements sur bordereau qui concernent les autres formes d’encaissements telles que  :
 Les règlements par virement
 Les règlements par compensation
 Les règlements par retenue sur salaire
 Les règlements acompte sur vente

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 Le règlement des frais de procédures et frais de dégradations du patrimoine

3.6 La gestion du recouvrement


Comme son nom l’indique, ce processus est chargé du prélèvement des avoirs de la SIC
détenus par des clients insolvables, il est donc chargé d’identifier les clients en impayés, de les
relancer et d’octroyer des moratoires aux clients qu’il juge devoir en bénéficier.Ce module doit
pouvoir permettre la gestion de campagne de recouvrement en bonne et due forme. Chaque
campagne ayant une périodicité et une cible bien déterminée. Chaque campagne de recouvrement
doit pouvoir être évaluée de façon claire en lui assignant un objectif à atteindre en termes de chiffre
d’affaires à recouvrer. L’efficacité d’une campagne pourra donc être déterminée en fonction du
ratio prévision/résultat et bien d’autres indicateurs clés de performance. On devra pouvoir affecter à
chaque agent de recouvrement et pour une campagne donnée, un portefeuille client sur lequel on
pourra lui assigner des objectifs spécifiques sur lesquels il sera évalué. Ce processus est du ressort
du service de recouvrement des directions régionales.

3.7 La gestion du contentieux


Le processus gestion du contentieux est en aval de celui du recouvrement. En effet, après
plusieurs relances infructueuses de la part du service du recouvrement, le client insolvable fait
l’objet d’une sommation. C’est un ordre juridique non négociable, qui oblige le client à s’acquitter
de sa dette dans un délai bref fixé par le créancier. Si le client ne s’exécute malgré l’envoi d’une
sommation, il fait l’objet d’une assignation sous le contrôle d’un huissier de justice. C’est une
procédure judiciaire au-dessus de la sommation. Si malgré cette assignation le client ne s’exécute,
un auxiliaire de justice entame pour le compte de la SIC et devant les tribunaux, une procédure
judiciaire. A la fin de cette procédure, et après des appels éventuels de la part des parties en conflits,
une décision non révocable est prononcée. C’est la grosse, cette dernière revêt un caractère
exécutoire que lorsqu’elle est levée. Il faut noter que tout au long de la procédure, des frais de
procédures peuvent être nécessaires et ils sont à la charge du client.

3.8 La gestion de la maintenance et des dégradations

Ce processus est chargé de l’entretien du patrimoine immobilier, des réseaux d’évacuations


d’eaux usées et des espaces verts. Leservice de maintenance de chaque Direction Régionale

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s’occupe de la maintenance du patrimoine immobilier de son ressort territorial. Il s’organise en


équipes d’inspection qui effectuent des tournées hebdomadaires dans les cités selon un planning et
un chronogramme définit à l’avance. Ceci pour identifier des risques de dégradations futures et les
prévenir en utilisant des moyens adéquats : On parle ainsi de maintenance préventive, ou encore,
constater ou recueillir des demandes de réfections de la part des locataires, pour des dégradations
avérées qui nécessitent réparation urgente : on parle dans ce cas, de maintenance curative.
Entre autre, des équipes d’entretien des espaces verts sillonnent les cités en respectant un planning
hebdomadaire préétablit.

3.9 La gestion des ventes


Ce processus est chargé du suivi de la vente des logements nouvellement construits, qu’ils soient du
programme gouvernementale ou alors de projet SIC. En effet, ce sont de nouveaux logements
construits par le gouvernement à travers la SIC et dont la SIC se charge de la commercialisation. Il
ne s’agit nullement de location-vente traditionnelle. Il s’agira donc d’identifier de façon exhaustive
ce patrimoine et de le mettre à la disposition des responsables de ce processus pour leur suivi.
Une vente peut être effectuée au cash (au comptant) ou sous forme de prêts. Toutefois, doit au
préalable remplir une demande d’achat de logement et y joindre certaines pièces telles :
 Photocopie de la CNI valide
 Extrait de l’acte de naissance (demandeur et conjoint
 Extrait de l’acte de mariage
 Grosse du jugement de divorce
 Extrait d’acte de décès du conjoint
 Certificat de célibat
 Attestation de travail
 03 derniers bulletins de salaire du demandeur et du conjoint
 Dossier fiscal (pour non salarié)
 Justification d’appartenance au régime SMIC ou son équivalent (pour la diaspora)
 Reçu frais non remboursable de dossier 20.000fcfa payable à la SIC
 Engagement légalisé sur l’honneur d’occupation personnelle du logement pendant une durée
minimale de cinq ans.

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Cette demande est déposée soit à l’espace commerciale soit en ligne. Une référence est attribuée au
dossier. Le dossier est ensuite transmis à la commission d’attribution (guichet unique CFC-SIC-
MINDUH) qui l’étudie. Après étude, la commission transmet ses conclusions sous forme de PV à
l’opérateur de saisie. En cas d’avis non favorable le dossier est classé et le client est informé. En cas
d’avis favorable, une lettre d’attribution signée par le Directeur Général est éditée transmise au
client potentiel en même temps que le fichier des logements attribués est mis à jour. Un numéro de
logement lui est attribué ainsi qu’un numéro de compte des opérations lui est ouvert. Ce compte est
débité du montant de la facture de vente.

La phase commerciale peut donc démarrer.


En cas de vente cash, le client verse le montant du prix du logement dans un compte prévu à cet
effet dans un établissement financier qui lui sera indiqué sous décharge d’un reçu de versement.
En cas de vente à crédit auprès du Crédit Foncier du Cameroun, un dossier de prêt est monté par la
SIC et comprenant les pièces complémentaires suivantes :
 Plan de masse ;
 Plan de l’immeuble ;
 Plan de distribution de l’appartement ;
 Lettre d’acquittement des frais (apport personnel qui est d’au moins 10% du montant de la
vente)

Ledit dossier sera transmis au CFC.

La phase administrative.
En cas de vente cash, le client doit présenter à la SIC l’avis de virement des fonds dans le compte
d’opération vente. A partir de là, la SIC crédite le compte du client du montant de la vente et délivre
au client un reçu SIC, un certificat de propriété, le plan de l’immeuble, le plan de distribution.
En cas de vente à crédit, le client doit présenter à la SIC une lettre de fins de prêt délivrée par le
CFC. A partir de là, la SIC crédite le compte du client du montant de la vente et délivre au client un
reçu SIC, un certificat de propriété, le plan de l’immeuble, le plan de distribution.
Ce processus n’est pas informatisé.

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4 Critique de l’existant
La critique de l’existant découle logiquement de l’étude de l’existant préalablement menée.
Elle a pour but de faire apparaître les défauts et les qualités du système actuel. Cette critique peut
alors correspondre à une certaine remise en cause des domaines suivants :
 Les données
 Les traitements
 Les documents
Il serait important de noter que certains processus suscités ne seront pris en compte. Ceci est dû au
fait qu’ils ne sont pas intégrés par le système actuel et feront partir de la solution future. Il s’agit
de :
 La gestion du patrimoine
 La gestion des demandes et commercialisation
 La gestion de la maintenance et dégradation
 La gestion des ventes

4.1 Les données


Au niveau des données, le système actuel souffre encore de beaucoup
d’incohérences. Il fournit certes les résultats demandés, mais serait nettement plus
performant s’il ne contenait que les données utiles à ses traitements. On remarquera dans sa
base de données, un bon nombre de données redondantes et inutilisées, ce qui a pour effet de
surcharger la base de données et par conséquent de ralentir le système tout en entier.
L’épuration de la base de données est donc une nécessité qui s’impose.

4.2 Les traitements


L’incohérence des données a forcément teinté sur la qualité et le nombre de
traitements qu’on pourrait y effectuer. L’intelligence de ce système est à remettre en doute,
car il ne fournit en sortie que des résultats demandés sans jamais proposer face à une
situation inédite, une solution appropriée. Le système actuel ne permet pas d’effectuer des
statistiques sur les quelques processus qu’elle intègre déjà. Un système informatisée n’est il
pas un outil d’aide à la décision ?

4.3 Les documents

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Le but de la démarche informatique est d’affranchir l’homme de la contrainte


documentaire, ainsi que de prévenir les risques inhérents à la manipulation d’une grande
quantité de documents. Mais il est fort triste de constater que le système actuel dans son
fonctionnement, requiert l’utilisation d’une importante quantité de documents. C’est à se
poser la question à savoir : Qu’a-t-on informatisé ?
Le constat étant fait que le système actuel aurait besoin d’une remise à niveau, la solution
future suivante vous est proposée.

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SOLUTION FUTURE

5 Modélisation conceptuelle de la future solution

5.1 Modèle Conceptuel de Communication

1.5.1.1 La gestion du patrimoine

1
3
2
Gestion immobilière Unité d'exploitation
4

Service demandeur

1. collecte des informations sur le patrimoine


2. transmission des informations pour mise à jour (fiche d’identification)
3. mise à jour du patrimoine dans la base d’information
4. transmission des états à jour
5. mise à disposition des états à jour à la demande
6. Consultation

1.5.1.2 La gestion des demandes clients et commercialisation

2
6 8
1

Se rv ic e m a rke t in g
C lie n t 5 e t a c t io n s
c o m m e rc ia le s
7
5'

4 3
4'

Se rv ic e G e st io n
Im m o b iliè re

1. dépôt demande de logement


2. Réception et étude de la demande
3. demande disponibilité logement
4. logement disponible
4’.logement indisponible
5. Envoi lettre de proposition ou refus
5’. Mise en attente
6. Validation demande

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7. Envoi des informations financières


8. Enregistrement d’un nouveau client

1.5.1.3 La gestion des contrats

a.Création d’un contrat LV ou LS


2
3

C lie n t G e stio n im m o b iliè re


6

4 1
5

Se rv ic e
Se rv ic e c o m m e rc ia l
a d m in istra tif e t
fin a n c ie r

1. Envoi des informations financières


2. Création du contrat et débit des frais d’entrée
3. Transmission facture d’entrée
4. Paiement de la facture
5. Confirmation du paiement
6. Remise des clés

b.Clôture d’un contrat

1'
1

C lie n t 3 G e stio n im m o b iliè re

1. Envoi lettre de résiliation


1’. Motif de résiliation constaté
2. Elaboration et édition d’un avis de vacance
3. Publication de l’avis

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1.5.1.4 La gestion des règlements

a.Règlements clients ordinaires à la caisse

5 1

C lie n t C a issie r
4

Se rv ic e
c o m p ta b ilité

1. Ouverture Caisse
2. Règlement
3. Enregistrement du règlement et crédit du compte
4. Emission d’un reçu de paiement
5. Edition journal des encaissements et fermeture caisse
6. Transmision pour validation
7. Validation

b.Règlement par compensation

1
3
C lie n t 2
SIC
4
7

1. Fourniture de prestations
2. Fourniture de prestations (logement SIC)
3. Paiement frais de location
4. Règlement facture pour prestations de service
5. Facture SIC en attente de règlement
6. Mensualité(s) en attente de règlement (compte client débiteur) et Crédit du compte client du montant des
impayés par règlement sur bordereau
7. Règlement facture du fournisseur/client du montant des impayés et édition reçu de règlement

c.Règlement par retenue sur salaire

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1 6

Se rv ic e
Ba n q u e d e la SIC
c o m p t a b ilit é

2
5

Se rv ic e
a d m in ist ra t if e t 3 C a issie r
fin a n c ie r

1. Opération de retenue sur salaire effectuée par la banque de la SIC


2. Transmission des états de retenue à la source au SAF
3. Envoi des états de retenues à la source pour régularisation des comptes
4. Régularisation sur bordereau des encaissements
5. Transmission journal des encaissements
6. validation et passement des écritures comptables

d.Règlement d’un acompte sur vente

C LIENT C a issie r
3

1. Dépôt acompte sur vente


2. Identification du contrat et encaissement sur bordereau
3. Edition d’un reçu de paiement

e.Règlement par virement bancaire

1
Ba n q u e d e la SIC Ba n q u e d u C lie n t

7
5
Se rv ic e
Se rv ic e
a d m in ist ra t if e t 4 C a issie r c o m p t a b ilit é
fin a n c ie r 6

1. Virement
2. Enregistrement du virement
3. Transmission de l’état de virement bancaire
4. Envoi de l’état de virement pour régularisation du compte
5. Régularisation sur bordereau des encaissements
6. Transmission journal des encaissements
7. validation et passement des écritures comptables
1.5.1.5 La gestion du recouvrement

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4
2

Se rv ic e 8
C lie n t
re c o u v re m e n t
3
1

5 9
7

Dire c t io n ré g io n a le C a isse

1. Identification et édition des états d’impayés


2. Edition et envoi des convocations aux clients insolvables (relances)
3. demande de moratoire
4. réception et étude
5. transmission pour validation
6. validation
7. cotation du dossier
8. enregistrement et transmission du moratoire
9. paiement dans les délais sinon relance

1.5.1.6 La gestion du contentieux

10 Se rv ic e d u
C lie n t in so lv a b le
c o n te n t ie u x
9
8

6 2
7 4

C a isse Au xilia ire d e ju st ic e

1. Elaboration et édition d’un état de procédure


2. Transmission pour validation
3. Validation de l’action judiciaire
4. Envoi pour signification au client
5. signification au client
6. paiement des frais dûs
7. émission d’un état justificatif du paiement
8. transmission des justificatifs du paiement
9. validation
10. arrêt de la procédure

1.5.1.7 La gestion de la maintenance et des dégradations

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3
1
2 Brig a d e d e
C LIENT m a in t e n a n c e
8

7
4

Se rv ic e
a d m in ist ra t if e t
6 Dire c t e u r ré g io n a l
fin a n c ie r

1. dépôt demande d’intervention


2. inspection technique
3. élaboration d’un devis
4. envoi pour accord
5. validation
6. ordre de déblocage des fonds
7. déblocage des fonds
8. démarrage des travaux

1.5.1.8 La gestion des traitements périodiques

La majorité des informations manipulées dans ce processus sont internes à son sous-
système, pour son fonctionnement il dépend donc peu des évènements externes portés par
des acteurs par exemples. C’est ce qui explique l’absence d’un diagramme de
communication dans ce cas.

5.2 Graphe de flux

1.5.2.1 La gestion du patrimoine

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Recensement des informations

élaboration des fiches d'identication du


patrimoine

Activités d'exploitation

Mise à jour de la base d'information

Archivage Edition des états à la demande

1.5.2.2 La gestion des demandes des clients

Import ou dépôt
demande de
l ogement

Ajustement Enregistrem ent de la


demande

Exam en de la
dem ande
demande dem ande
rejetée validée

vérificati on
disponibilité
logem ent
logem ent
i ndisponi ble logement vacant

Elaborati on et
édition l ettre de
proposi ti on
M ise en Relance
attente

Publication lettre de
proposition

Autres
proposi tions
Vi site ou
consultation (
VEFA)
Accord Désaccord Fin

Processus
Enregistrem ent du gestion des
nouveau client
contrats

1.5.2.3 La gestion des contrats

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a.Création contrat LS

No u vea u cl i e nt

cré ati on d u
co n trat

d é b i t co m pte
d e s fra i s d'
e n trée

pai em ent des


fra i s d'e n tré e

El ab orati o n P V
co n trad i cto i re d e
l 'état de s l i e u x

E d i ti on e t
tran sm i ssi o n du P V

re m i se d e s cl é s

b.Création d’un contrat LV

Cl i ent n ouve au

créa ti on du con trat


e t du ta bl ea u d'
am orti ssem ents

d ébi t com pte


frai s d'en trée

Pai e m e nt des
frai s

Edi ti on et
tran sm i ssi on du
tab l ea u d'
a m orti ssem e nts

re m i se de cl és

c.Clôture d’un contrat

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c o nsta t d 'un m o tif d e


ré silia tio n d u c o ntra t

Dé te rm ina tio n na ture


ré silia tio n

Inte rrup tio n C o ntra t à te rm e

Dé b it c o m p te c lie nt fra is Ela b o ra tio n e t é d itio n Avis d e


d 'inte rrup tio n va c a nc e

Pub lic a tio n d e l'a vis

Lo g e m e nt va c a nt

1.5.2.4 La gestion des traitements périodiques

Date ouverture
p éri ode

Véri fi cati on sol des


des com ptes

débi t com pte des


pénal i tés et au tres
débi ts ponctuel s

véri fi cati on des


débi ts de
com ptes

Edi ti on des
e xtrai ts de
com ptes

1.5.2.5 La gestion des règlements

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a. Règlement ordinaire en caisse

Ou verture Cai sse

Enregi strem ent


pai em ent et crédi t
com p te du cl i ent

Edi ti on reçu de
cai sse

Edi ti on j o urnal des


encai ssem ent et
cl ôture cai sse

val i dati on et
archi vage

b.Règlement par compensation

Fourni ture prestati on

T ransmi ssi on facture pour


règl em ent

Im payés constatés et
déducti on sur m ontant
facture

Règl em ent des


i m payés sur
bordereau

Règlement facture
M i se à j our compte
cl i ent

Edi ti on reçu

c.Règlement par retenue à la source

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Opérati on de retenu
à l a source

T ransm i ssi on des é ta ts


d e retenu

E nre gi strem e nt de l 'opéra ti on

M i se à j o ur du
b orde rea u des
encai ssem ents

T ransm i ssi on d u
j ou rnal

V al i dati o n et
é cri tures
co m ptabl es

d.Règlement d’un acompte sur vente

Dépôt acompte

Identi fication compte


cli ent

Règl ement acompte sur


bordereau

Mi se à jour du Edition reçu de


compte associé paiement

e.Règlement par virement

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Vi rem ent effectué

Etat du vi rem ent


transm i s

Régul ari sa ti on du
co m pte sur
boredereau

Edi ti on j ournal des


e ncai ssem ent

Val i dati on et écri ture


com ptabl e

1.5.2.6 La gestion du recouvrement

Identification impayés

Elaboration des états d'


impayés

T ransmission des états Demande moratoire


Processus transmise
gestion des
règlements

Etude et validation
de mande
Processus
gestion du demande
défavorable demande accordée
contentieux

élaboration et envoi
du moratoire
délai de paiement Processus
dépassé gestion des
règlements

relance effectuée

Processus
gestion du
contentieux

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1.5.2.7 La gestion du contentieux

situation d'insolvabilité
persistente

Elaboration et envoi d'


une sommation

Elaboration et envoi
d'une assignation

Transmission du Processus
Débit compte client des contentieux devant gestion des
Exécution
frais de procédure un juge règlements

Proçès règlement
effectué

Enregistrement du
verdict fin de procédure

Levée des grosses

1.5.2.8 La gestion de la maintenance et des dégradations

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Constati on dégradati on

Détermination i mportance des réfecti ons à


effectuer

Réfecti on mi neure Réfecti on majeure

Dépôt demande d'i nterventi on


Réparation agent d'antenne

i nspection technique

Rapport technique et devi s Besoi n de sous-trai tance

Envoi rapport techni que et reférence et


Déblocage des fonds devis des PME

Réparati on
Vali dati on et choix PME

Elaborati on bon de
commande

Réparati on.

Sati sfacti on l ocataire Receoti on des travaux

Procès verbal de recepti on

Pai ement sous-traitance

5.3 Dictionnaire Des Données

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Nature(E, Type de
Nom Code Longueur
CA, CO) données
Caractère
code bloc CODE_BLOC E 50
variable (50)
Caractère
libellé bloc LIBEL_BLOC E 25
variable (25)
abréviation Caractère
ABR_DEL E 25
delagation variable (25)
libellé Caractère
LIBEL_DEL E 25
delagation variable (25)
Caractère
ville VIL E 25
variable (25)
date
DATE_CR CO Date
création
code Caractère
CODE_DEL E 50
delagation variable (50)
Caractère
code cité CODE_CITE E 50
variable (50)
Caractère
libellé cité LIBEL _CITE E 25
variable (25)
abréviation Caractère
ABR_CITE E 25
cité variable (25)
Caractère
code site CODE_SITE E 50
variable (50)
Caractère
libellé site LIBEL _SITE E 25
variable (25)
abréviation Caractère
ABR_SITE E 25
site variable (25)
Caractère
code terrain CODE_TER E 50
variable (50)
regime Caractère
REG_TER E 25
terrain variable (25)
situation
Caractère
geographiqu SIT_GEO CO 25
variable (25)
e
Caractère
superficie SURPF E 25
variable (25)
Caractère
pente PENT E 25
variable (25)
Caractère
nature NAT E 25
variable (25)
Caractère
type TYP E 25
variable (25)
n° titre N_TITRE_FO
E Entier long
foncier NCIER
coeficient
COEF_ACQ
d'acquisition
E Entier long
data
DATA_ACQ
d'acquisition
date
DATE_ACQ E Date
d'acquisition
code CODE_PRO Caractère
E 50
programme G variable (50)
libellé Caractère
LIBEL_PROG E 25
programme variable (25)

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abréviation Caractère
ABR_LIBEL E 25
libellé variable (25)
code Caractère
CODE_LOG E 50
logement variable (50)
regime Caractère
REG_LOG E 25
logement variable (25)
superficie SUPERF_PA
E Réel long
parcelle R
niveau
NIV_LOG E Entier
logement
type Caractère
TYPE_LOG E 25
logement variable (25)
date debut DATE_DEB_
E Date
construction CONST
date fin DATE_FIN_C
E Date
construction ONST
n° poste N_POST E Entier court
Caractère
code vente CODE_VTE 50
variable (50)
montant HT
MNT_HT_V CA Réel long
vente
taux TVA
T_TVA_V E Réel
vente
montant
MNT_TTC_V CA Réel long
TTC vente
montant
MNT_TVA_V CA Réel long
TVA vente
Caractère
type vente TYPE_V E 25
long (25)
code Caractère
CODE_LOC E 50
location variable (50)
montant HT
MNT_HT_L CA Réel long
location
montant
MNT_TVA_L CA Réel long
TVA lovation
taux TVA
T_TVA_L E Réel
location
montant
MNT_TTC_L CA Réel long
TTC location
code Caractère
CODE_MOB E 50
mobilier variable (50)
libellé Caractère
LIBEL_MOB E 25
mobilier long (25)
abréviation Caractère
ABR_MOB E 25
mobilier variable (25)
code Caractère
CODE_DDE E 50
demande variable (50)
numéro
NUM_DEM E Entier
demande
date
DATE_DEM E Date
demande
Caractère
régime REG E 25
variable (25)
nombre de
NBRE_P E Entier
pieces

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Caractère
cité CIT E 25
variable (25)
montant
MNT_L CA Réel long
loyer/mois
matricule Caractère
MAT_EMP E 25
employé long (25)
nom Caractère
NOM_EMP E 25
employé variable (25)
prenom Caractère
P_EMP E 25
employé variable (25)
fonction Caractère
FONCT_EMP E 25
employé variable (25)
service Caractère
SCE_EMP E 25
employé variable (25)
Caractère
Code client CODE_CLI E 50
variable (50)
Nom client NOM_CLI E Texte
Prénom
P_CLI E Texte
client
Profession
PROF_CLI E Texte
client
Employeur EMP E Texte
Nationalité NAT E Texte
Date
DATE_NAIS E Date
Naissance
Province
PROV_ORG E Texte
Origine
Situation
SIT_MAT E Texte
Matrimoniale
N° CNI ou
NUM_CNI E Entier
passeport
Téléphone TEL_CLI E Entier
Boite
postale BP_CLI Entier
Client
Banque Caractère
BANQ_CLI E 25
Client variable (25)
Caractère
Resources RSRCES E 50
variable (50)
nombres
NBRES_ENF
d'enfants à E Entier court
_C
charge
Mail du Caractère
MAIL_CLI E 25
Client variable (25)
numéro Caractère
NUM_PROP E 50
proposition variable (50)
date
DATE_PROP E Date
proposition
loyer prevu LOY_PREV E Réel long
charges Caractère
CC E 25
communes variable (25)
TVA TVA E Réel court
total
TT_MENS CA Réel long
mensuel
montant MNT_FR_EN CA Réel long

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frais
d'entrée
Caractère
n° de contrat N_CONT E 50
variable (50)
type de Caractère
TYPE_CONT E 25
contrat variable (25)
date début DATE_DEB_
E Date
contrat CONT
date fin DATE_FIN_C
E Date
contrat ONT
N° compte NUM_CPTE_
E Entier long
Client CLI
periodicité Caractère
PERIOD_P E 25
de paiement variable (25)
mode de Caractère
MODE_P E 25
paiement variable (25)
taux
TAUX_FACT E Réel court
facturation
nombre de
NBRE_LOG E Entier
logement
taux d'interet TAUX_INTER E Réel court
date
DATE_OUV E Date
ouverture
solde SOLDE E Réel long
Caractère
code compte CODE_CPT E 50
variable (50)
code Caractère
CODE_MOV E 50
mouvement variable (50)
libellé Caractère
LIBEL_MOV E 25
mouvement variable (25)
type Caractère
TYPE_MOV E 25
mouvement variable (25)
montant
MNT_MOV CA Réel long
mouvement
code Caractère
CODE_PEN E 50
penalite variable (50)
Caractère
type penalite TYPE_PEN E 25
variable (25)
date penalite DATE_PEN E Date
objet Caractère
OBJ_PEN E 50
penalite long (50)
montant
MNT_PEN CA Réel long
penalite

N_BOR E Entier long
bordereau
date
etablisseme DATE_ET_B E Date
ntborderau
libellé Caractère
LIBEL_B E 50
bordereau variable (50)
n° caisse N_CAIS E Entier long
Caractère
libellé caisse LIBEL_CAIS E 50
variable (50)
heure action H_ACT E Heure
code CODE_REG E Caractère 50

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reglement variable (50)


libellé
LIBEL_REG E Texte
reglement
mode Caractère
MODE_REG E 25
reglement variable (25)
date
DATE_REG E Date
reglement
n° de facture N_FACT E Entier long
date édition DATE_ED_F
E Date
facture ACT
date limite DATE_L_RE
E Date
reglement G
montant
MNT_TTAL CA Réel long
total
mois de Caractère
MOIS_FACT E 25
facturation variable (25)
montant
MNT_MENS_
mensualité CA Réel long
B
brute
montant MNT_CHAR
CA Réel long
charge G
montant
assurance MNT_A_VIE CA Réel long
vie
montant
MNT_A CA Réel long
assurance à
montant
MNT_TVA CA Réel
TVA
Caractère
code impayé CODE_IMP E 50
variable (50)
nombre
NBRE_IMP E Entier court
d'impayé
reference Caractère
REF_IMP E 25
impayés variable (25)
montant des
MNT_IMP CA Réel long
impayés
Caractère
code relance CODE_REL E 50
(50)
Caractère
objet relance OBJET_REL E 25
variable (25)
date relance DATE_REL E Date
numero
NUM_M E Entier long
moratoire
date édition
DATE_ED_M E Date
moratoire
date
echeance DATE_E_M E Date
moratoire
objet Caractère
OBJET_M E 50
moratoire variable (50)
code Caractère
CODE_AUX E 50
auxiliaire variable (50)
nom Caractère
NOM_AUX E 25
auxiliaire variable (25)
prenom P_AUX E Caractère 25

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auxiliaire variable (25)


profession Caractère
PROF_AUX E 25
auxiliaire variable (25)
code Caractère
CODE_PRO E 50
procédure variable (50)
libellé Caractère
LIBEL_PRO E 25
procédure variable (25)
type Caractère
TYPE_PROC E 25
procédure variable (25)
niveau
NIV_PRO E Entier
procédure
decision Caractère
DEC_PRO E 50
procédure variable (50)
code Caractère
CODE_INT E 50
intervention variable (50)
objet Caractère
OBJET_INT E 50
intervention variable (50)
date
DATE_INT E Date
intervention
site
Caractère
d'interventio SITE_INT E 50
variable (50)
n
nature Caractère
NAT_INT E 50
intervention variable (50)
information Caractère
INFO_CLI CO 50
client variable (50)
code CODE_REFE Caractère
E 50
refection C variable (50)
nature Caractère
NAT_REFEC E 25
refection variable (25)
date DATE_REFE
E Date
refection C
niveau de Caractère
NIV_REFEC E 25
refection variable (25)
durée des
DUR_TRAV E Réel court
travaux
Caractère
code equipe CODE_EQP E 50
variable (50)
responsable Caractère
RESP_EQP E 50
equipe variable (50)
Caractère
nom equipe NOM_EQP E 25
variable (25)
effectif
EFF_EQP E Entier court
equipe
code Caractère
COD_PREST E 50
prestataire variable (50)
nom Caractère
N_PREST E 25
prestataire variable (25)
domaine Caractère
DOM_PREST E 25
prestataire variable (25)
exprerience Caractère
EXP_PREST E 25
prestataire variable (25)
adresse Caractère
ADR_PREST CO 25
prestataire variable (25)
telephone TEL_PREST E Entier court

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prestataire
mail Caractère
MAIL_PREST CO 25
prestataire variable (25)
code Caractère
CODE_COM E 50
commande variable (50)
numéro
NUM_COM E Entier long
commande
date edition DAT_ED_CO
E Date
commande M
date debut DAT_DEB_C
E Date
commande OM
date fin DAT_FIN_CO
E Date
commande M
objet Caractère
OBJ_COM E 50
commande variable (50)
Caractère
code PV CODE_PV E 50
variable (50)
numero PV NUM_PV E Entier long
date
DAT_DEL_P
delivrance E Date
V
PV
Caractère
objet PV OBJ_PV E 50
variable (50)

NUM_PASS E Entier long
Passeport
Date
DATE_EM E Date
émission
Date édition DATE_ED E Date & Heure
Date
DATE_EXAM E Date système
examen
Date DATE_RECE
E Date
réception PT
Date
DATE_MOUV E Date
mouvement
Catégorie CAT E Texte

5.4 Description des acteurs

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Type Rôle
 Encaisser
 Enregistrer un paiement
 Transmettre le journal des encaissements pour validation
Caissière Interne
 Recevoir un état de retenue à la source pour régularisation
 Régulariser un avis d’opération bancaire sur un bordereau
 Editer un reçu de paiement
 Emettre une demande de logement
 Recevoir des lettres de propositions
 Accepter ou refuser les demandes de propositions
 Envoyer les informations financières en cas d’acceptation d’une
lettre de proposition
 Payer la facture d’entrée
 Envoyer une lettre de résiliation de contrat
Client Externe
 Effectuer un paiement
 Fournir des prestations à la SIC
 Recevoir des prestations de la SIC
 Etre un créancier de la SIC
 Payer les impayés
 Recevoir une convocation pour impayés
 Demander un moratoire
 Valider les encaissements
Service
Interne  Passer les écritures comptables
comptabilité
 Recevoir le journal des encaissements pour validation
 Effectuer une opération de retenue à la source
Banque de la SIC Externe  Recevoir un virement d’une autre banque
 Transmettre un état de virement
 Recevoir un avis d’opération bancaire
Service
 Enregistrer l’avis d’opération bancaire
Administratif et Interne
 Transmettre l’avis d’opération bancaire pour régularisation
financier
 Débloquer les moyens financiers
Banque du Client Externe  Effectuer une opération de virement bancaire en faveur de la SIC
 Identifier un client insolvable et éditer un état d’impayés
 Convoquer un client insolvable
Service
Interne  Recevoir et étudier une demande de moratoire
recouvrement
 Transmettre les demandes de moratoire pour validation
 Enregistrer et transmettre le moratoire validé
 Valider une demande de moratoire
 Transmettre la demande de moratoire validée
 Recevoir un devis de réfection
Directeur
Interne  Valider un devis de réfection
Régional
 Demander la mise en disponibilé des ressources financières
 Recevoir les dossiers des prestataires pour une réfection
 Effectuer le choix d’un prestataire
 Elaborer et éditer un état de procédure
 Transmettre un état de procédure pour validation
Service du  Signifier les actes de justice au client
Interne
Contentieux  Arrêter la procédure juridique
 Recevoir les justificatifs de paiements
 Recevoir des procédures validées
Interne  Valider l’action judiciaire
Auxiliaire de
/  Recevoir un état de procédure
justice
Externe  Transmettre un état de procédure validé

Brigade de Interne  Recevoir demande de réfection


Maintenance  Effectuer une inspection technique

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 Elaborer un devis de réfection


 Effectuer la réfection
 Proposer des prestataires pour effectuer la réfection
 Transmettre les dossiers des prestataires
 Déclencher le recensement du parc immobilier
 Vérifier et enregistrer les données collectées
 Vérifier la disponibilité des logements demandés
 Créer un contrat
 Débiter le compte du client des frais d’entrée
Service Gestion
Interne  Valider le paiement des frais d’entrée
immobilière
 Envoyer la facture d’entrée au client
 Elaborer et éditer un avis de vacance de logement
 Procéder à la remise ou à la reprise des clés du logement
 Constater un motif de résiliation de contrat
 Publier l’avis de vacance
Interne  Collecte et organise les informations recenser
Equipe de
/  Transmettre les données collectées
recensement
Externe 
 Réceptionner et étudier les demandes de logement
 Demander la vérification de la disponibilité des logements
Service marketing
 Emettre des lettres de propositions en cas de logement vacants
et actions Interne
commerciales  Mettre en attente les demandes dont les logements sont
indisponibles
 Enregistrer un nouveau client
 Fournir des produits (location de logements) et des services
SIC Interne (expertise dans l’immobilier) au client
 Régler les factures de ses fournisseurs

5.5 Description des événements

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Processus gestion des demandes des clients


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages
Numéro demande, date
demande, régime, nombre de
Import ou dépôt
Formulaire et pièces, cité choisie, montant
E1 des demandes de Externe
document maximum loyer, informations
logement
sur le demandeur

Numéro demande, date


demande, régime, nombre de
Enregistrement de pièces, cité choisie, montant
E2 formulaire interne
la demande maximum loyer, informations
sur le demandeur

régime, nombre de pièces, cité


Vérification de la
choisie, montant maximum
E3 disponibilité d’un formulaire interne
loyer
logement
régime, superficie parcelle,
montant loyer brut, montant
Elaboration et charges communes, montant
E4 édition de la lettre formulaire interne TVA, montant frais d’entrée,
de proposition durée du bail, durée location
accession, informations sur le
demandeur
Publication lettre idem E4, adresse du
E5 formulaire interne
de proposition demandeur
informations sur le demandeur,
E6 Création d’un client formulaire interne
informations financières

Processus gestion du patrimoine


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

informations sur l’équipe de


Recensement des
E1 document Externe recensement, informations sur
informations
le parc immobilier recensé

numéro logement, régime,


organisation des
E2 document externe superficie parcelle,…
données
numéro terrain type de terrain,.
Transmission des
E3 document externe idem E2, date transmission
données
validation et
document,
E4 enregistrement des interne idem E2
formulaire
données collectées

création d’un contrat LS

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Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

numéro contrat, date début,


date échéance, mode de
E1 création du contrat formulaire interne
paiement, code du logement,
numéroe de compte, …

éléments de la facture
d’entrée : frais
débit du compte
E2 formulaire interne d’enregistrement, frais de
des frais d’entrés
dossier, caution, avance
d’assurances
élaboration du
caractéristique du logement
procès-verbal
E3 formulaire interne lors de l’entrée du nouveau
contradictoire de
locataire
l’état des lieux
idem E3, informations sur le
Edition et
E4 formulaire interne nouveau client
publication du PV

création d’un contrat LV


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages
numéro contrat, date début,
date échéance, mode de
paiement, code du logement,
numéroe de compte, taux
E1 création du contrat formulaire interne
d’intérêt, montant apport
personnel, taux assurance
incendie, taux assurance
invalidité et déçès, taux TVA
éléments de la facture
d’entrée : frais
débit du compte
E2 formulaire interne d’enregistrement, frais de
des frais d’entrés
dossier, caution, avance
d’assurances
prix de vente du logement,
élaboration du montant du loyer mensuel, tx
E3 tableau formulaire interne de TVA, txass incendie, txass
d’amortissements invalidité et déçès, montant
apport personnel
Édition et
idem E3, informations sur le
publication du
E4 formulaire interne nouveau client
tableau
d’amortissements

clôture d’un contrat


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désengagement de l’état
désengagement de
l’assemblée nationale
désistement de l’attributaire
détermination de la départ régulier du locataire
E1 responsabilité de la document externe expulsion du locataire
résiliation sous-location du logement
transfert en location vente
vente du logement
transfert du locataire vers autre
logement
frais de procédures éventuels
loyers impayés éventuels
débit compte des
E2 formulaire interne frais de réparations locatives
frais d’interruption
indemnité forfaitaire pour
indisponibilité de biens
numéro avis, numéro compte,
élaboration et
numéro contrat, numéro
E3 édition Avis de formulaire interne
logement, code du client, date
vacance
de vacance
idem E3, informations sur le
publication de l’Avis
E4 formulaire interne nouveau client
de vacance

gestion des traitements périodiques


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages
numéro contrat, numéro
compte, mouvement du
Contrôle relevé de formulaire de compte, type de mouvement,
E1 interne
compte consultation date mouvement, solde du
compte, mode de règlement,
type de règlement
numéro contrat, code client,
débit compte de
code du logement, montant
mensualités, pénalités
E2 formulaire interne loyer, montant frais de
et autres débits
dégradation, mtant frais de
ponctuels
procédures, mtant pénalité,…
numéro contrat, numéro
compte, mouvement du
Contrôle relevé de compte, type de mouvement,
E3 formulaire interne
compte date mouvement, solde du
compte, mode de règlement,
type de règlement
numéro contrat, numéro
compte, mouvement du
compte, type de mouvement,
Edition des extraits de formulaire, date mouvement, solde du
E4 interne
compte document compte, mode de règlement,
type de règlement, période de
facturation, numéro extrait de
compte

gestion des règlements à la caisse


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date ouverture, heure


E1 Ouverture de la caisse formulaire interne
ouverture, numéro de caisse

numéro compte, numéro


Enregistrement du
logement, cité, nom du client,
E2 paiement et crédit du formulaire interne
numéro du contrat, montant du
compte client
règlement, numéro de caisse

numéro compte, numéro


logement, cité, nom du client,
Edition d’un reçu de numéro du contrat, montant du
E3 formulaire interne
caisse règlement, numéro extrait de
compte, numéro reçu, numéro
de caisse

gestion des règlements par compensation


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

Fourniture de nature de la prestation,


E1 document Externe
prestations montant de la prestation

Transmission numéro facture prestation,


E2 facture pour document externe nature de la prestation,
règlement montant de la prestation
numéro contrat, numéro client,
Constatation des
E3 formulaire interne numéro compte, nombre
impayés
d’impayés
Déduction des numéro compte, numéro
impayés sur facture logement, cité, nom du client,
E4 formulaire interne
en attente de numéro du contrat, montant du
règlement règlement, numéro bordereau
numéro compte, numéro
logement, cité, nom du client,
Edition d’un reçu
E5 formulaire interne numéro du contrat, montant du
de caisse
règlement, numéro reçu,
numéro du bordereau

gestion du règlement par retenue à la source


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

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Opération de retenue à propriétés internes au système


E1 document externe
la source d’information de la banque

référence de l’état de retenue à


Transmission des états la source, matricule de
E2 document externe
de retenue à la source l’employé, montant de la
retenue, adresse SIC

numéro compte, numéro


logement, cité, nom du client,
Régularisation du
E3 formulaire interne numéro du contrat, montant du
compte client
règlement, numéro du
bordereau

numéro journal, montant total


Transmission du
journal, numéro contrat, type
E4 journal des document interne
contrat, libellé logement,
encaissements
montant de chaque règlement
Validation et compte client, compte caisse,
E5 passement des document interne compte banque, montant
écritures comptales mouvement comptable

gestion du règlement d’un acompte sur vente


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

E1 Dépôt acompte document externe montant de l’acompte

numéro compte, numéro


Enregistrement du logement, cité, nom du client,
E2 paiement et crédit du formulaire interne numéro du contrat, montant du
compte client règlement, numéro de
bordereau, code du client

numéro compte, numéro


logement, cité, nom du client,
Edition d’un reçu de
E3 formulaire interne numéro du contrat, montant du
paiement
règlement, numéro reçu,
numéro de bordereau

gestion du règlement par virement


Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

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Virement bancaire propriétés internes au système


E1 document externe
effectué d’information de la banque

référence de l’état de retenue à


Transmission de l’état la source, matricule de
E2 document externe l’employé, montant de la
du virement bancaire
retenue, adresse SIC
numéro compte, numéro
logement, cité, nom du client,
Régularisation du
E3 formulaire interne numéro du contrat, montant du
compte client
règlement, numéro du
bordereau
numéro journal, montant total
Transmission du
journal, numéro contrat, type
E4 journal des document interne
contrat, libellé logement,
encaissements
montant de chaque règlement

Validation et compte client, compte caisse,


E5 passement des document interne compte banque, montant
écritures comptables mouvement comptable

gestion du recouvrement

Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

Constatation des numéro contrat, numéro client,


E1 impayés et élaboration formulaire interne numéro compte, nombre
des convocation d’impayés
numéro contrat, numéro client,
Publication des formulaire, numéro compte, nombre
E2 interne
convocations document d’impayés

numéro compte, numéro


logement, cité, nom du client,
Edition d’un reçu de
E3 formulaire interne numéro du contrat, montant du
paiement
règlement, numéro reçu,
numéro de bordereau
Examen des numéro logement, montant
E4 demandes de document interne impayé, numéro contrat, code
moratoire client
numéro logement, montant
Elaboration et édition
E5 formulaire interne impayé, numéro contrat, code
des moratoires
client, durée du moratoire

Publication des formulaire, numéro moratoire, information


E6 interne
moratoires document sur client

gestion du contentieux

Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

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numéro contrat, numéro client,


Elaboration et
formulaire, numéro compte, nombre
E1 transmission d’une interne
document d’impayés, numéro client,
sommation
numéro sommation
numéro contrat, numéro client,
Elaboration et
formulaire, numéro compte, nombre
E2 transmission d’une interne
document d’impayés, numéro client,
assignation
numéro assignation
Transmission du référence assignation, nom
formulaire, auxiliaire de justice, tribunal,
E3 contentieux devant un interne
document date audience
tribunal

date audience, nom juge,


E4 Suivi du proçès formulaire interne
tribunal, décision audience

Enregistrement du date verdict, verdict, date


E5 formulaire interne
verdict exécution du verdict

numéro compte, numéro


Débit compte client
E6 formulaire interne contrat, libellé procédure, date
des frais de procédure
procédure

gestion de la maintenance

Numéro Evènement Support Nature Propriétés/messages

dépôt demande formulaire, nature intervention, site


E1 externe
d’intervention document intervention

coût intervention, date


détermination importance intervention, durée
E2 document externe
des réfections à effectuer intervention, expertise
nécessaire
nature intervention, site
Elaboration et transmission intervention, coût intervention,
E3 du rapport technique et document externe date intervention, durée
devis équipe technique intervention, expertise
nécessaire
nature intervention, site
Elaboration et transmission
intervention, coût intervention,
du rapport technique, du
E4 document externe date intervention, durée
devis et des références des
intervention, références
PME
prestataires
Validation et choix de la date validation, prestataire
E5 document externe
PME choisi, signature DG
numéro bon cde, date début
Elaboration du bon de formulaire, des travaux, durée des
E6 interne
commande document travaux, numéro prestataire,
cout réfection
numéro intervention, date
Enregistrement de la intervention, numéro
E7 formulaire interne
réfection prestataire, numéro équipe
technique, coût réfection

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Elaboration du procès – formulaire, numéro PV, date délivrance,


E8 interne
verbal de réception document objet PV,observations

5.6 Règles de gestion

1.5.6.1 La gestion du patrimoine

1. RG1 : Une Direction régionale peut gérer plus d’une cité


2. RG2 : Un bloc est un regroupement de logement de tout type

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3. RG3 : Une cité est implantée sur un site


4. RG5 : Tout logement appartient à un programme social
5. RG6 : Un logement peut faire l’objet d’une location ou d’une vente
6. RG7 : Un logement peut contenir du mobilier

1.5.6.2 La gestion des demandes et commercialisation

1. RG1 : Un client peut émettre plusieurs demandes de logement


2. RG2 : Un client peut recevoir plusieurs lettres de propositions
3. RG3 : Chaque demande fait l’objet d’une étude
4. RG4 : Un client peut faire l’objet de plusieurs relances

1.5.6.3 La gestion des contrats

1. RG1 : Un client peut posséder plus d’un contrat


2. RG2 : Un contrat concerne un ou plusieurs logements
3. RG3 : Tout contrat est enregistré par la SIC
4. RG4 : Tout contrat est d’un et d’un seul type
5. RG5 : Un employé SIC peut être un client
6. RG6 : Un compte équivaut à un contrat

1.5.6.4 La gestion des règlements

1. RG1 : Une cité peut avoir plusieurs guichets de paiement


2. RG2 : Une caisse dépend d’une seule cité
3. RG3 : Tout client dépend d’une cité
4. RG4 : Un client peut posséder plus d’un compte
5. RG5 : Tout compte fait l’objet de plusieurs opérations
7. RG7 : Un mouvement peut concerner un extrait de compte
8. RG8 : Tout règlement s’effectue au niveau d’une seule caisse ou
d’un seul bordereau des encaissements.

1.5.6.5 La gestion des traitements périodiques


1. RG1 : Tout contrat est lié à un compte uniquement
2. RG2 : Un compte peut faire l’objet de pénalités de retard

1.5.6.6 La gestion du recouvrement

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1. RG1 : Tout client peut faire l’objet de plusieurs impayés


2. RG2 : Tout moratoire est destiné à un client insolvable
3. RG3 : Un client peut demander plusieurs moratoires
4. RG4 : Un moratoire ne concerne qu’un seul compte

1.5.6.7 La gestion du contentieux


1. RG1 : Tout client peut faire l’objet de plusieurs procédures
2. RG2 : Il existe plusieurs types de procédures
3. RG3 : Un auxiliaire de justice peut suivre plusieurs procédures
4. RG4 : Un client peut faire l’objet d’une relance

1.5.6.8 La gestion de la maintenance et des dégradations


1. RG1 : Tout client peut demander une intervention
2. RG2 : Toute réfection est effectuée par une équipe
3. RG3 : Une réfection peut être effectuée par un prestataire
4. RG4 : Un prestataire peut faire l’objet de plusieurs bons de
commande
5. RG5 : Un procès-verbal ne concerne qu’une réfection

5.7 Description des processus

Le futur système va prendre en charge les processus et suivants :


 Gestion du patrimoine
 Gestion des demandes clients
 Gestion des contrats
 Gestion des traitements périodiques
 Gestion des règlements
 Gestion du recouvrement
 Gestion du contentieux
 Gestion de la maintenance et dégradation
 Gestion des ventes

1.5.6.1 La gestion du patrimoine

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C’est l’un des modules qui n’était pas pris en charge par l’ancien système, ce nouveau module
permettra le référencement de tous les avoirs de la SIC en terme de patrimoine. Ce patrimoine est
géré par Direction régionale. On pourra ainsi enregistrer dans la base d’informations tous les
logements et terrains, avec leurs caractéristiques respectives. L’on pourra également suivre
l’évolution des éléments de commercialisation (montant du loyer ou prix de vente) sur plusieurs
périodes. On doit pouvoir avoir une vue clair du patrimoine par type d’occupation (fonctionnaire,
agents SIC, privées et les contrats-Etat). Le patrimoine en exploitation doit pouvoir être mis
automatiquement à jour en fonction des éléments de la facturation et des mises à jour ponctuelles
d’exploitation. Un état à jour du patrimoine par cité doit pouvoir être imprimable à la demande.

1.5.6.2 La gestion des demandes clients et commercialisation

Le module gestion des demandes des clients est l’une des innovations du futur système. Il prendra
en charge toutes les exigences et besoins du client sous forme de demandes de location ou vente de
logements. Ces demandes pourront être importées via une interface web ou réceptionnées au niveau
du courrier. Grâce aux informations contenues dans ces demandes, il sera aisé d’effectuer des
statistiques sur les attentes des clients et futurs clients et ainsi d’anticiper sur leurs besoins tout en
améliorant la qualité du service rendu. Les demandes dont les logements seront indisponibles feront
l’objet de mise en attente et seront immédiatement relancées en cas de vacance de logement. Les
visites ou consultations des logements pourront se faire en ligne pour les demandeurs éloignés. Des
lettres de propositions seront éditées et publiées à l’attention des demandeurs via le web ou par
poste. Il est prévu un délai de validation des lettres de propositions, passé ce délai, la procédure est
tout simplement annulée. Ce processus doit pouvoir permettre l’archivage électronique des contrats
des clients.

1.5.6.3 La gestion des contrats

Le module gestion des contrats est le plus important parce qu’il conditionne tous les traitements
futurs qui s’effectueront sur le client. Le type de contrat détermine la nature des opérations à
effectuer sur celui-ci. Un contrat ne peut être créé que si le client concerné existe déjà dans la base.
Le module gestion des contrats permet l’enregistrement de contrats. Un client peut faire l’objet de
plusieurs contrats, et chaque contrat est lié à un logement. La création d’un contrat donne lieu à
l’ouverture d’un compte. Après création du contrat, des frais d’entrée sont déterminés et entraînent
le débit du compte associé au contrat. Lorsque le client s’est acquitté de ces frais d’entrée, les clés

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du logement et une copie du contrat lui est remise. Lors de la création d’un contrat en location-
vente, un tableau d’amortissements est créé et mis à jour automatiquement lors des opérations sur le
compte associé. Ce processus doit pouvoir permettre l’archivage électronique des contrats des
clients.

1.5.6.4 La gestion des traitements périodiques

Ce processus s’occupe essentiellement de la facturation mensuelle ou trimestrielle, du débit des


pénalités et d’autres frais éventuels à la charge du client et se termine par l’édition des extrais de
compte. En fait tous les mouvements qui s’effectuent dans les comptes des clients pendant cette
période sont débiteurs. Lafacturation mensuelle concerne les contrats ordinaires (Location simple et
location vente) et le débit des pénalités ne concerne que ce type de contrat. La facturation
trimestrielle concerne les contrats-Etat ou conventions signées entre la SIC et des administrations
par exemple sur la location d’un ensemble de logements.Ce module devra permettre d’élaborer des
prévisions budgétaires sur les ventes et devra être interfacé avec la direction financière et
comptable.

1.5.6.5 La gestion des règlements

Ce processus n’est qu’une simple régularisation des comptes clients ou encore la contrepartie de la
gestion des traitements périodiques. Tous les traitements qui s’effectuent à ce niveau sur les
comptes clients sont créditeurs. Comme traitements nous avons les règlements des clients ordinaires
à la caisse et les règlements sur bordereau. Par règlement des contrats ordinaires, nous entendons ici
le règlement des clients qui reçoivent des extraits de compte mensuellement. Ces derniers effectuent
leur paiement à la caisse lors des périodes de paiement et sont passibles de pénalités en cas de retard
dans leur paiement. Ils peuvent payer soit en espèces ou par chèques certifiés. Les règlements sur
bordereau concerne tous les autres types de régularisations (les virements, les compensations, les
retenues sur salaire, les paiements hors place, les acomptes sur ventes, la régularisation des frais de
procédures et de dégradation). Il sera aussi possible d’effectuer des statistiques sur les
encaissements par date, type de produits ou structure (siège, division régionale, agences et bureaux
locaux), de comparer les encaissements sur deux périodes (jour, mois année) et d’éditer ces états.
L’interprétation de ces statistiques permettra d’améliorer la comptabilité analytique (pour des

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encaissements par type de produits), ou encore de déterminer le taux d’évolution du chiffre


d’affaire en comparant les encaissements sur deux périodes.Ces statistiques pourront être exportées
sur des fichiers texte ou PDF, ou sur des classeurs Excel.Ce processus est aussi chargé d’élaborer
des statistiques sur les encaissements Ce module devra être interfacé avec la direction financière et
comptable.

1.5.6.6 La gestion des recouvrements

Ce processus est en amont de celui du contentieux. Il se chargera d’identifier les clients insolvables
et de les relancer en leur transmettant les états de leurs impayés. Les demandes de moratoires
pourront être importées via une interface web ou entrées par saisie d’un formulaire. Il se chargera
aussi d’éditer des moratoires pour les clients qui en bénéficieront. Des statistiques pourront être
élaborées sur le chiffre d’affaire effectué sur une période, par agent de recouvrement et par client. Il
sera possible de comparer le chiffre d’affaire sur deux périodes ou par rapport aux prévisions.

1.5.6.7 La gestion du contentieux

Le contentieux débute en effet lorsqu’un client insolvable persévère dans cette situation et ne réagit
à aucune relance. Ce processus permettra donc le suivi du client en phase contentieuse. Il sera
possible d’élaborer et d’éditer des états relatifs à chaque niveau de procédure et de savoir à tout
moment dans quel niveau de procédure le client se trouve, quel auxiliaire de justice est en charge du
dossier et les frais de procédures déjà engagés. Si la procédure continue devant un tribunal, il sera
possible de faire un suivi des audiences en sachant à tout moment dans quel tribunal et à quelle date
se déroule le procès, quelles sont les conclusions d’audiences, la date de la prochaine audience et
l’auxiliaire de justice en charge du dossier. Ce module doit permettre un réel suivi du niveau de
procédure d’un contrat donné. Ainsi, pour chaque contrat en contentieux ou non, le système doit
pouvoir nous donner de façon claire son évolution et non se limiter à un simple enregistrement des
niveaux de procédures comme c’est le cas actuellement. Ce processus est lié au service du
recouvrement et à la Cellule juridique.

1.5.6.8 La gestion de la maintenance et dégradation


Ce processus est chargé du suivi des travaux effectués sur le patrimoine (immeubles et
appartements). Ainsi, il sera possible d’importer via une interface web les demandes d’intervention,
de les classer par ordre de priorité et d’affecter à chaque demande les ressources matérielles,

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financières et humaines nécessaires au bon déroulement des travaux. Il sera possible d’éditer des
bons de commandes et des procès-verbaux de réception pour les prestataires. On pourra élaborer
des statistiques sur les demandes pour déterminer la récurrence de certainesdégradations et faire
ainsi de la maintenance préventive. Ce module doit pouvoir permettre d’automatiser ce processus.
De l’enregistrement d’une demande de maintenance à la réalisation des travaux. En passant par
l’élaboration des devis et leur validation en facture.

1.5.6.9 La gestion de la sécurité et des autorisations


Pour plus d’efficacité dans la sécurité, l’affectation des droits aux utilisateurs se fera en fonction des
postes de responsabilité et du niveau d’habilitation y afférent.

1.5.6.10 La gestion des ventes


Ce processus devra déjà permettre le recensement et la mise à jour de ce nouveau patrimoine et
permettre son exploitation à travers :
 L’enregistrement des demandes de logements en ligne
 La création des comptes de vente pour les logements attribués
 La notification des clients
 La facturation des logements attribués
 La création de nouveaux logements
 La gestion des désistements
 La clôture des comptes soldés

1.5.6.11 Notification
Ce processus sera l’une des innovations du futur système. En effet, il permettra d’informer tout
responsable d’un site sur les opérations qui ont été effectuées sur les clients dont il a la
responsabilité. Les dites opérations qui auront été effectuées en dehors du site auquel appartient le
client.

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5.8 Modèle Conceptuel des Traitements


1.5.8.1 La gestion du patrimoine

Ordre de
Nouveau
recensement et
patrimoine
évaluation du
patrimoine

ou
ou
RECENSEMENT DU PATRIMOINE
descente sur le terrain des équipes
recueil des information
toujours

fiche identité fiche identité


établie transmise

activités d'
etet exploitation
ENREGISTREMENT
mise à jour BD
enregistrement patrimoine
toujours

Besoin exprimé
patrimoine maj

etet

EDITION

toujours

Etat édité

1.5.8.2 La gestion des demandes clients

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depot de la import demande


demande

ou
ou
ou
ou
ou
ou
enregistrement démarche
saisie données

toujours

demande
enrégistrée séance de travail

et
et
et
et
et
et
examen de la demande

demande non validée demande vaildée

demande logement rejetée demande approuvée

(A)

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fichier logement
ouvert
(A)

et
et
et
et
et
et

relance vérificaion disponibil ité logement


choi x critères de recherche

non ok ok

logement
mise en attente i ndisponible
logement vacant

fichier client ouvert

et
et
et
et
et
et
edition lettre de proposition

touj ours

lettre édi tée logement demandé


disponnible

(B)
et
et
et
et
et
et
publication
sms.
mail.
poste.

toujours

lettre de propositi on proposi ti on de viste émise


transmite

et
et
et
et
et
et
vi site en consul tati on

(1)

accord pas d'accord relance

propositi on sati sfaisante proposition non satisfai sante

informations financieres
fournies

et
et
et
et
et
et
enreistrement i nformations
MAJ informations du cli ent

toujours

informations financi ères


enregi strées

1.5.8.3 La gestion des contrats

SIC/CSI Société Immobilière du Cameroun BP: 387 YdéTél/Fax: (+237) 242 23 34 11, E-Mail: info@sic.cm, Web: www.sic.cm
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a. création d’un contrat en location simple

Nouveau client informations financières


transmises

et
et
et
et
et
et
Création du contrat
recherche du cli ent
recherche du logement
détermination des mensualités
choix du mode de facturation
choix périodicité de facturation
choix du taux de facturation
Choix type d'adresse de facturation

toujours

contrat établit compte associé ouvert

et
et
et
et
et
et
Elaboration facture d'entrée
détermination des éléments de la facture d'entrée
Débit du compte
Edition factures d'avance
toujours

facture d'avance éditée


compte mouvementé
et transmise

et
et
et
et
et
et
Paiement facture d'entrée
édition d'un recu

toujours

reçu de paiement
compte crédité édité et transmis

et
et
et
et
et
et
Elaboration PV
inspection du logement
Enregistrement des caractéristiques du logement
Edition PV états des lieux

toujours

remise de clés PV état des lieux

SIC/CSI Société Immobilière du Cameroun BP: 387 YdéTél/Fax: (+237) 242 23 34 11, E-Mail: info@sic.cm, Web: www.sic.cm
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b. création d’un contrat en location-vente

Nouveau client2 informations financières


transmises2

et
et
et
et
et
et
Création du contrat2
recherche du client
recherche du logement
détermination des mensualités
choix du mode de facturation
choix périodicité de facturation
choix du taux de facturation
Choix type d'adresse de facturation
création tableau d'amortissements

toujours

T ableau d'
amortissements édité
contrat LV établit

compte LV associé
et
et
et
et
et
et
T raitement facture d'entrée
détermination des éléments de la facture d'entrée
Débit du compte
Edition factures d'avance
toujours

facture d'avance éditée


compte LV mouvementé et émise

et
et
et
et
et
et
Règlement facture d'entrée
édition d'un recu

toujours

compte LV crédité reçu de paiement


édité et émis

et
et
et
et
et
et
T raitement PV état des lieux
inspection du logement
Enregistrement des caractéristiques du logement
Edition PV états des lieux

toujours

Tableau d'
PV état des lieux établit remise clés du logement amortissements transmis

b. clôture d’un contrat

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vacance logement
constatée
dépot avis de vacance

autres motif

et
et
et
et
et
et
enregistrement d'une clotue de contrat
choix type contrat
choix logement
motif cloture

toujours

contrat cloturé données fin de contrat


éditées

étude d'emission
informations etudes
client

et
et
et
et
et
et
publication informations
mail'
sms'
poste'

toujours

données émises

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1.5.8.4 La gestion des traitements périodiques


a.Débits périodiques

a.1 Facturation périodique des clients ordinaires

péri ode facturati on


arri vée

OUVERT URE PERIODE


enregi strement date ouverture

touj ours

péri ode oouverte comptes cli ents i denti fiés

et
et
et
et
et
et
VERIFICAT ION SOLDE
i dentifi cation des mouvements effectué sur le compte

touj ours

sol de confi rmé date débi t

et
et
et
et
et
et
DEBIT DES COMPT ES
m ouvements des comptes
determi nati on du nouveau sol de
M AJ tabl eau amorti ssements

touj ours

Besoin de contrôl e
comptes débi tés rel evé de comptes

et
et
et
et
et
et
Véri fi cation nouveau sol de
apercu des com ptes
hi stori que des comptes

touj ours

comptes vi sual i sés date facturati on

et
et
et
et
et
et
Edi ti on des extrai ts com ptes
i mpressi on etats actuel s des comptes

touj ours

extrai ts edi tés péri ode facturation clôturée

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a.2 Débit mensuel des pénalités

date cl ôture de cai sse


dépassée

FERMET URECAISSE

touj ours

date débi t pénal ité compte


dél ai de pai ement détermi né
dépassé

et
et
et
et
et
et
DEBIT _PENALIT E
déterminati on compte à débiter
débi t automati que

touj ours

compte débi té MAJ hi stori que compte

b.Débits ponctuels

b.1 Frais de dégradations

constatati on d'une dégradati on


éffe ctuée

EVALUAT ION DES DEGAT S


défi ni ti i on des responsabi l i tés
coût fi nanci er et tech ni ques
touj ou rs

coût à a charge du
coût fi na nci er établi t cli ent

fond déb loqué

et
et
et
et
et
et
REPARAT ION DES DOM AGES

touj ours

facturati on d u coût au
réparation effectuée cli ent

et
et
et
et
et
et
débi t compte cl i ent

touj ou rs

Compte débite

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b.2 Frais de procédures

si tuation contentieuse
avérée contrat du cl i ent

et
et
et
et
et
et
i denti fication ni veau procédure

touj ours

informati on sur l e
cl i ent
ni veau procédure
i denti fié
i nformati on su le compte

et
et
et
et
et
et
enregistrement et débit compte
compte mouvementé
MAJ ni veau procedure
touj ours

ni veau procédure MAJ l e compte est débité

b.3 Autres régularisations à la charge du client

autres régul ati ons à la


charge du cl ient

i nformati ons sur l e i nformations sur le


cli ent compte

et
et
et
et
et
et
enrégistrement + débi t compte
détermi nati on du compte
MAJ compte

touj ours

compte débi té. enrégistrement effectué/MAJ

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1.5.8.5 La gestion des règlements

a.Règlement à la caisse

encaisses ou chèque
disponible

présentation de la
jours ouvrables
facture

ou
ou
ou
ou
ou
ou
Règlement en caisse
ouverture de la caisse
Choix du type d'opération
validation de l'opération
Edition d'un reçu de paiement

toujours

Règlement effectué reçu édi té

b.Règlementsur bordereau

Paiement hors place

Régularisations et avoirs
Paiements par compensation,
en faveur SIC
virements ou retenue sur salaire

ou
ou
ou
ou
ou
ou
Règlement sur boredereau
Choix du type d'opération
validation de l'opération
Edition d'un reçu de paiement
toujours

Règlement effectué2 reçu édité2

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1.5.8.6 La gestion du recouvrement

a.Gestion du recouvrement

regroupement des clients en


portefeuille demande service du contentieux

ou
ou
ou
ou
ou
ou
indentification des impayés
consultation du solde des comptes
determination nombre de mensualités+pénalités et autres charges

toujours

liste des clients insolvables choix des clients à relancer


établ ie

et
et
et
et
et
et
Edition des états d'impayés

toujours

identifaication des canaux d'


etats édités
informations

et
et
et
et
et
et
information des clients
envoi mail
envoi sms
envoi poste
envoi fax
toujours

clients informés

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b.Gestion des moratoires

dépot demande de moratoire

examen demande

avis favorable avis défavorable

ordre d'edition des


moratoires demande rejetée

demande accordée

et
et
et
et
et
et
édition des moratoires
date d'edition
date d'échéance retenu

toujours

moratoire édité et transmis date échéance

impayés en attente de
reglement

ET
ET
ET
ET
ET
ET
PROCESSUS GEST ION relance
CONT ENT IEUSE

toujours

relances infructueuses relance

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1.5.8.7 La gestion du contentieux

impayés contaté relance infructueuse

et
et
et
et
et
et
envoi d'une sommati on
élaborati on d'une sommati on
enrégistrement de la procédure
transmissi on de la sommati on au cl ient
débit frai s de la procédure au cli ent

touj ours

sommati on transmise compte cl ient débi té


procédure entamée

non exécution de l a
procédure

et
et
et
et
et
et
envoi d'une assi gnation
MAJ ni veau procédure
débit frai s procédure
toujours

compte cl ient débi té.


assignation transmi se

MAJ niveau procédure

contact avec auxi liaire de


justi ce

et
et
et
et
et
et
ouverture et sui vi du procès
enrégistrement audi ance
enrégistrement des décisions
enrégistrement des appels

touj ours

compte client débi té


fin procès
Décision rendue

Actes si gnifié aux cli ent

et
et
et
et
et
et
Enregistrement de la levée des grosses

toujours

exécution de la décisi on de
grosses enregi strées
j ustice

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1.5.8.8 La gestion de la maintenance et des dégradations

dépot demande d' Import demande d'


i nterventi on i ntervention

ou
ou
ou
ou
ou
ou
détermi nation de l a responsabi l i té
Dégradation naturell e
Dégradation provoquée

touj ours

demande d'éval uation


résponsabi l i té établ ie
supéri eur hi érarchi que

et
et
et
et
et
et
eval uati on techni que et fi nanci ère

réfecti on mi neure refecti on i mportante

budget rédui t BM i ncompétente

BM compétente
(B)

agent d'antenne compéant pour


effectuer l es travaux (A)

 Cas où les travaux sont effectués par la Brigade de Maintenance (A)

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rapport technique et dévis


élaborer (A)

et
et
et
et
et
et
réajustement
examen du rapport

avis favorable avis défavorable

dévis rejeté
dévis accepté

fonds matériels
disponibles
et
et
et
et
et
et
Enregistrement de l'intervention

toujours

intervention démarrage des


enrégistrée réfections

 Cas où les travaux sont effectués par une PME prestataire (B)

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rapport technique
besoin de sous
traitance
dévis et référence des
PME
(B)

et
et
et
et
et
et
Examen des offres de compétence

toujours

prestataire choisi offres transmises

et
et
et
et
et
et
Elaboration bon de commande

toujours

bon de commande démarrage des


élaboré travaux

satisfaction du client
fin des travaux

et
et
et
et
et
et
Elaboration du PV de réception

toujours

travaux receptionnés Paiement du


PV de recption établit prestataire

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5.9 Modèle Conceptuel des Données

5.9.1 Sous modèle Gestion du patrimoine

DELEGATION
CITE
code delagation <pi> Caractère variable (50) <O>
1,n GERER 1,1 code cité <pi> Caractère variable (50) <O> 1,1
libellé delagation Texte etre implanté sur
abréviation delagation Texte libellé cité Texte
ville Texte abréviation cité Texte
date création Date code cité <pi>
code delagation <pi> 1,1

1,n SITE
code site <pi> Caractère variable (50) <O>
libellé site Texte
BLOC abréviation site Texte
code bloc <pi> Caractère variable (50) <O> code site <pi>
libellé bloc Texte
abréviation delagation Texte
CONSTITUER
code bloc <pi>

1,n
regrouper en

1,1 NIVEAU SOCIAL


code niveau social <pi> Caractère variable (50) <O>
VENTE libellé niveau social Texte
LOGEMENT abréviation libellé Texte
code vente <pi> Caractère variable (50) <O>
code logement <pi> Caractère variable (50) <O> code programme <pi>
montant HT vente Réel long
0,1 regime logement Caractère variable (25)
taux TVA vente Réel
superficie parcelle Réel long
montant TTC vente Réel long
niveau logement Entier 0,n
montant TVA vente Réel long
date debut construction Date
type vente Caractère long (25) 1,1
0,1 date fin construction Date FAIRE PARTIE
code vente <pi> n° porte Entier court
code logement <pi>
1,1

FAIRE L'OBJET 0,n 0,n


CONTENIR
1,1 FAIRE L'OBJET DE
date location Date

Type logement 0,n


1,1
libellé type lgmt Texte 1,n FAIRE PARTIE
abréviation type lgmt Texte MOBILIER
LOCATION
code type logemeny <pi> code mobilier <pi> Caractère variable (50) <O>
code location <pi> Caractère variable (50) <O>
libellé type lgmt Texte
montant HT location Réel long
abréviation type lgmt Texte
montant TVA lovation Réel long
taux TVA location Réel code mobilier <pi>
montant TTC location Réel long
code location <pi>

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5.9.2 Sous modèle Gestion des demandes et commercialisation

CLIENT
Code client <pi> Caractère variable (50) <O>
Nom client T exte
Prénom cli ent T exte
Profession client T exte
DEMANDE Employeur T exte
code demande <pi> Caractère variable (50) <O> Nationalité T exte
numéro demande Entier Date Naissance Date
date demande Date EMET T RE Province Origine T exte
1,1 0,n
régime Caractère variable (25) Si tuation Matrimonial e T exte
Date émi ssion Date N° CNI ou passeport Enti er
nombre de pi eces Entier
cité Caractère variable (25) N° Passeport Enti er long
montant loyer/mois Réel long Téléphone Enti er
Mail du Client Caractère variable (25)
code demande <pi>
Boite postale Cl ient Enti er
N° compte Client Enti er long
Banque Cl ient Caractère variable (25)
0,n
Resources Caractère variable (50)
0,1
nombres d'enfants à charge Enti er court
code cli ent <pi>
EMPLOYE
matri cul e employé <pi> Caractère long (25) <O> RECEVOIR
nom employé T exte 0,1 DEVENIR Date réception Date
prenom empl oyé T exte
PROPOSITION
fonction employé T exte
service employé T exte numéro proposition <pi> Caractère variable (50) <O>
1,1
Catégorie T exte date proposition Date
matri cul e employé <pi> l oyer prevu Réel long
charges communes Caractère variable (25)
T VA Réel court
total mensuel Réel long
montant frai s d'entrée Réel long
numéro proposition <pi>

1,1

CONCERNER

0,n

LOGEMENT
code logement <pi> Caractère variable (50) <O>
regi me logement Caractère variable (25)
superfi cie parcelle Réel long
niveau logement Enti er
type logement Caractère variable (25)
date debut construction Date
date fi n constructi on Date
n° porte Enti er court
code logement <pi>

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5.9.3 Sous modèle Gestion des contrats

CONT RAT
n° de contrat <pi> Caractère variable (50) <O>
type de contrat Caractère variable (25)
date début contrat Date
date fin contrat Date
N° compte Client Entier long
periodicité de paiement Caractère variable (25)
mode de paiement T exte
se regrouper taux facturation Réel court
taux d'interet Réel court
0,n CONCERNER
taux T VA Réel court 1,1
T aux assurance incendie Réel court
1,n
taux assurance invalidité Réel court
taux charges Réel court
PORTEFEUILLE Montant loyer hors taxe Monnaie 1,1
prix de vente Monnaie
Code portefeuille <pi> Caractère long (25) <O>
Libellé portefeuille T exte n° de contrat <pi>
LOGEMENT
date création portefeuille T exte
type portefeuille T exte code logement <pi> Caractère variable (50) <O>
1,1 regime logement Caractère variable (25)
matricule employé <pi>
superficie parcelle Réel long
POSSEDER niveau logement Entier
type logement Caractère variable (25)
date debut construction Date
date fin construction Date
n° porte Entier court
1,n
code logement <pi>

CLIENT
Code client <pi> Caractère variable (50) <O>
Nom client T exte
Prénom client T exte
Profession client T exte
Employeur T exte
Nationalité T exte
Date Naissance Date
Province Origine T exte
Situation Matrimoniale T exte
N° CNI ou passeport Entier
N° Passeport Entier long
Téléphone Entier
Mail du Client Caractère variable (25)
Boite postale Client Entier
N° compte Client Entier long
Banque Client Caractère variable (25)
Resources Caractère variable (50)
nombres d'enfants à charge Entier court
code client <pi>

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5.9.4 Sous modèle Gestion des traitements périodiques

CLIENT
Code client <pi> Caractère variable (50) <O>
Nom client Texte
Prénom client Texte
Profession client Texte
Employeur Texte
Nationalité Texte
Date Naissance Date
Province Origine Texte
Situation Matrimoniale Texte
N° CNI ou passeport Entier
N° Passeport Entier long
Téléphone Entier
Mail du Client Caractère variable (25)
PENALITE
Boite postale Client Entier
Code comptable Entier long code penalite <pi> Caractère variable (50) <O>
Banque Client Caractère variable (25) type penalite Caractère variable (25)
Resources Caractère variable (50) date penalite Date
objet penalite Caractère long (50) 1,n ENTRAINER
nombres d'enfants à charge Entier court
code client <pi> montant penalite Réel long
code penalite <pi>

1,n
0,n
POSSEDER.. 1,1

MOUVEMENT DEBITEUR
1,n Libellé mouvement deb Texte (50) 1,1 CORRESPONDRE
1,1 FAIRE L'OBJET
Montant mouvement deb Monnaie
date penalite Date
Code mouvement deb <pi>
CONTRAT
n° de contrat <pi> Caractère variable (50) <O> 0,n
type de contrat Caractère variable (25) 0,n
date début contrat Date
date fin contrat Date EQUIVALENT COMPTABLE
Code comptable Entier long ETRE LIE FAIRE L'OBJET.
1,1 Code comptable Entier long
periodicité de paiement Caractère variable (25) Date mouvement Date numéro compte Date
mode de paiement Texte libellé compte Texte (20)
taux facturation Réel court Code comptable <pi>
taux d'interet Réel court
1,1 0,n
taux TVA Réel court
Taux assurance incendie Réel court
taux assurance invalidité Réel court COMPTE
taux charges Réel court
numéro compte Date
Montant loyer hors taxe Monnaie
libellé compte Texte (20)
prix de vente Monnaie
code compte <pi> Caractère variable (50) <O>
n° de contrat <pi> Solde compte Monnaie (10)
code compte <pi>

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5.9.5 Sous modèle Gestion des règlements

CLIENT
Code client <pi> Caractère variable (50) <O> CITE
Nom client Texte
code cité <pi> Caractère variable (50) <O> 1,n GERER
Prénom client Texte
Appartenir. libellé cité Texte
Profession client Texte 1,1 1,n
abréviation cité Texte
Employeur Texte
Nationalité Texte code cité <pi>
1,1
Date Naissance Date
Province Origine Texte
Situation Matrimoniale Texte
N° CNI ou passeport Entier CAISSE
N° Passeport Entier long n° caisse <pi> Entier long <O>
Téléphone Entier libellé caisse Caractère variable (50)
Mail du Client Caractère variable (25) heure ouverture Heure
Boite postale Client Entier 1,n
n° caisse <pi>
Code comptable Entier long
Banque Client Caractère variable (25)
Resources Caractère variable (50)
POSSEDER. 0,n
nombres d'enfants à charge Entier court
code client <pi>
MOUVEMENT CREDITEUR
code mouvement <pi> Caractère variable (50) <O> 1,1 S'EFFECTUER
libellé mouvement Caractère variable (25)
montant mouvement Réel long
CONTRAT.
code mouvement <pi>
n° de contrat <pi> Caractère variable (50) <O>
type de contrat Caractère variable (25) 1,1
date début contrat Date
date fin contrat Date 0,n 0,1
Code comptable Entier long 1,1 ETRE LIE.
EQUIVALENT COMPTABLE.
periodicité de paiement Caractère variable (25)
mode de paiement Texte Code comptable Entier long
CORRESPONDRE. 0,n
taux facturation Réel court numéro compte Date
1,1 libellé compte Texte (20)
taux d'interet Réel court
taux TVA Réel court COMPTE Code comptable <pi>
Taux assurance incendie Réel court
taux assurance invalidité Réel court numéro compte Date FAIRE L'OBJET.
0,n
taux charges Réel court libellé compte Texte (20)
Date mouvement Date
Montant loyer hors taxe Monnaie code compte <pi> Caractère variable (50) <O>
prix de vente Monnaie Solde compte Monnaie (10)
n° de contrat <pi> code compte <pi>

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5.9.6 Sous modèle Gestion du recouvrement

CLIENT
Code client <pi> Caractère variable (50) <O>
Nom client T exte
Prénom client T exte
Profession client T exte
Employeur T exte
Nationalité T exte
Date Naissance Date
Province Origine T exte
Situation Matrimoniale T exte
N° CNI ou passeport Entier
N° Passeport Entier long
Téléphone Entier
Mail du Client Caractère variable (25)
RELANCE Boite postale Client Entier
code relance <pi> Caractère (50) <O> Code comptable Entier long CONTRAT..
objet relance Caractère variable (25) Banque Client Caractère variable (25)
n° de contrat <pi> Caractère variable (50) <O>
date relance Date Resources Caractère variable (50)
type de contrat Caractère variable (25)
nombres d'enfants à charge Entier court
code relance <pi> date début contrat Date
code client <pi> date fin contrat Date
Code comptable Entier long
1,1 periodicité de paiement Caractère variable (25)
0,n
1,n mode de paiement Texte
FAIRE L'OBJET OBTENIR taux facturation Réel court
taux d'interet Réel court
POSSEDER. 1,1 taux TVA Réel court
T aux assurance incendie Réel court
1,1
0,1 1,1 taux assurance invalidité Réel court
taux charges Réel court
Montant loyer hors taxe Monnaie
MORAT OIRE prix de vente Monnaie
numero moratoire <pi> Entier long <O> n° de contrat <pi> CONCERNER
date édition moratoire Date
date echeance moratoire Date AVOIR
objet moratoire Caractère variable (50)
0,n
numero moratoire <pi>

1,1
1,1 LOGEMENT. 1,1
IMPAYE code logement <pi> Caractère variable (50) <O>
CONCERNER. 0,1 regime logement Caractère variable (25)
code impayé <pi> Caractère variable (50) <O>
superficie parcelle Réel long
nombre d'impayé Entier court
niveau logement Entier
reference impayés Caractère variable (25) type logement Caractère variable (25)
montant des impayés Réel long
date debut construction Date
code impayé <pi> date fin construction Date
n° porte Entier court
code logement <pi>

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5.9.7 Sous modèle Gestion du contentieux

EMPLOYE
matricule employé <pi> Caractère long (25) <O>
nom empl oyé Caractère variabl e (25)
prenom empl oyé Caractère variabl e (25) AUXILIAIRE
fonction employé Caractère variabl e (25)
service empl oyé Caractère variabl e (25) code auxi liaire <pi> Caractère vari abl e (50) <O>
Catégorie T exte nom auxil i aire Caractère vari abl e (25)
prenom auxil i aire Caractère vari abl e (25)
matricule employé <pi>
professi on auxi liaire Caractère vari abl e (25)
code auxi liaire <pi >
0,1

ET RE 0,n
CONDUIRE

0,1
1,1
CLIENT
Code client <pi> Caractère variable (50) <O> PROCEDURE
Nom cl ient Texte code procédure <pi> Caractère vari abl e (50) <O>
Prénom cl ient Texte 0,n FAIRE L'OBLET libellé procédure Caractère vari abl e (25)
Profession client Texte 0,n decisi on procédure Caractère vari abl e (50)
date procédure Date
Employeur Texte
code procédure <pi >
Nationali té Texte
Date Naissance Date
Province Ori gine Texte
Si tuati on Matri moniale Texte
N° CNI ou passeport Entier
N° Passeport Entier long
T él éphone Entier
Mail du Client Caractère variable (25) RELANCE
Boi te postal e Cl ient Entier RECEVOIR code relance <pi> Caractère (50) <O>
0,n
N° compte Cli ent Entier long obj et relance Caractère variable (25)
Banque Cli ent Caractère variable (25) 1,1
date rel ance Date
Resources Caractère variable (50)
code relance <pi >
nombres d'enfants à charge Entier court
code client <pi >

0,n IMPAYES
code i mpayé <pi> Caractère variabl e (50) <O>
AVOIR nombre d'impayé Enti er court
1,1
reference impayés Caractère variabl e (25)
montant des i mpayés Réel l ong
code i mpayé <pi>

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5.9.8 Sous modèle Gestion de la maintenance et des dégradations

CONCERNER
1,1

INTERVENTION 1,1

code intervention <pi> Caractère variable (50) <O>


objet intervention Caractère variable (50) PROCES VERBAL
date intervention Date code PV <pi> Caractère variable (50) <O>
site d'intervention Caractère variable (50) numero PV Entier long
nature intervention Caractère variable (50) date delivrance PV Date
1,1 coût intervention Réel objet PV Caractère variable (50)
durée intervention Entier Observations Texte
code intervention <pi> code PV <pi>
DEMANDER

1,1 1,1

EFFECTUER PAR S'ADRESSER A


0,n

0,n 1,1
CLIENT
Code client <pi> Caractère variable (50) <O>
EQUIPE TECHNIQUE PRESTATAIRE
Nom client Texte
EFFECTUER PAR 0,n
Prénom client Texte code equipe <pi> Caractère variable (50) <O> code prestataire <pi> Caractère variable (50) <O>
Profession client Texte responsable equipe Caractère variable (50) nom prestataire Caractère variable (25)
Employeur Texte nom equipe Caractère variable (25) domaine prestataire Caractère variable (25)
Nationalité Texte effectif equipe Entier court exprerience prestataire Caractère variable (25)
Date Naissance Date code equipe <pi> adresse prestataire Caractère variable (25)
Province Origine Texte telephone prestataire Entier court
Situation Matrimoniale Texte mail prestataire Caractère variable (25)
N° CNI ou passeport Entier code prestataire <pi>
N° Passeport Entier long
Téléphone Entier BON DE COMMANDE
Mail du Client Caractère variable (25) 0,n
Boite postale Client Entier code commande <pi> Caractère variable (50) <O>
Code comptable Entier long numéro commande Entier long AVOIR DROIT
1,1
Banque Client Caractère variable (25) date edition commande Date
Resources Caractère variable (50) date debut commande Date
nombres d'enfants à charge Entier court date fin commande Date
objet commande Caractère variable (50)
code client <pi>
code commande <pi>

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5.9.1 Sous modèle Gestion de la sécurité et des autorisations

UTILISATEUR

ETRE.. 1,1 Nom utilisateur Texte


Prénom utlisateur Texte
Catégorie utilisateur Texte
Mot de passe Caractère variable (10) PORTEFEUILLE.
0,1
Code utils <pi> Code portefeuille <pi> Caractère long (25) <O>
Libellé portefeuille Texte
EMPLOYE date création portefeuille Texte
Nom Texte 1,n type portefeuille Texte
Prénom Texte Possèder matricule employé <pi>
Sexe Texte
Fonction Texte
Catégorie socioprofessionnelle Texte
1,n
Matricule <pi> 0,n

PRIVILEGE 0,n Concerner.


Type privilège Texte (50)
Code privilège <pi>

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6 MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS

6.1 Règles d’organisation

6.1.1 Processus Gestion du patrimoine

1. Le patrimoine immobilier de la SIC est géré par Direction régionale, et lors de


l’acquisition d’un nouveau patrimoine, le service de la gestion immobilière procède
d’abord à l’identification et au référencement de ce dernier.
2. Le service de la gestion immobilière dispose de micros ordinateurs destinés à
l’enregistrement des cartes d’identités du patrimoine élaborées préalablement.
3. Des équipes d’inspection sont envoyées sur le terrain pour collecter toutes les
informations relatives au patrimoine de la SIC.

6.1.2 Processus Gestion des demandes des clients

1. Les demandes de logements sont déposées au niveau du service courrier des


Directions régionales, de la Direction Générale et en ligne.
2. Après dépôt ou import des demandes, celles-ci sont transmises au service
commercial qui les étudie.
3. Après examen des demandes, le service Gestion immobilière vérifie la disponibilité
des logements selon les besoins exprimés.
4. Les demandes dont les logements sont indisponibles font l’objet de mise en attente.
En cas de disponibilité d’un logement, elles font l’objet d’une relance.
5. Lors d’une vacance de logement, une lettre de proposition est éditée et transmise au
demandeur.

6.1.3 Processus Gestion des contrats

Après enregistrement du client, le service de la gestion immobilière procède à la


création du contrat du nouveau client.
1. Après création d’un contrat, un compte est ouvert pour le client.
2. Avant la remise des clés au client, ce dernier devra s’acquitter des frais d’entrée
3. Un contrat est résilié lorsqu’il arrive à terme ou par émission d’un avis de vacance de
logement de la part du client.

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4. Les clients privés payent à plein tarif, tandis que les fonctionnaires payent la moitié
du tarif.
5. Seuls les clients ayant pour mode de paiement espèces ou chèques sont pénalisés en
cas de retard de paiement.
6. Le premier loyer, généralement payé sur la facture d’entrée, est quelque soit le taux
de facturation fait à plein tarif.

1.1.1 Processus gestion des traitements périodiques

La période de facturationdébute la 3ème semaine de chaque mois pour les clients


ordinaires
Les clients qui jouissent d’une personnalité morale sont facturés trimestriellement
Les comptes des clients ayant des retards dans le paiement mensuel de leur facture,
sont débités d’un montant représentant les pénalités de retard.
Dans le cas d’un contrat en location-vente, le débit du compte associé entraîne
automatiquement la mise à jour d’un tableau d’amortissements.
Le compte d’un client peut-être débité d’autres frais éventuels à sa charge. Ces débits
sont reportés sur l’extrait de compte édité lors de la facturation.

1.1.1 Processus gestion des règlements

L’ouverture des caisses se fait généralement dès 7h30 pour se refermer à 14h30 par
jour ouvrable.
Les clients ordinaires règlent leur facture à la caisse, soit par espèces ou parchèques.
Les autres types de règlements se font sur un bordereau des encaissements.
Après encaissement et fermeture des caisses, le service comptabilité procède à une
validation des encaissements.
Les règlements tels que les virements, les compensations, les paiements hors place,
les retenues sur salaire, les acomptes sur vente et autres régularisations à la charge du
client sont considérés comme des règlements spéciaux.
Des statistiques sur les encaissements peuvent être élaborées à la demande à tout
moment.

1.1.1 Processus gestion du recouvrement

Le service du recouvrement identifie les clients insolvables.

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Un état des impayés est envoyé à chaque client insolvable pour rappel.
Le service du recouvrement reçoit et examine les demandes de moratoires.
Les demandes validées sont enregistrées et un avis est transmis aux clients
demandeurs.
Le client insolvable fait l’objet de relances si la date d’échéance de son moratoire est
expirée.

1.1.1 Processus gestion du contentieux

Après plusieurs infructueuses, un client insolvable peut faire l’objet d’une


sommation ; c’est le début du contentieux.
Si après une sommation un client en procédure ne s’exécute toujours pas, alors il fait l’objet d’une
assignation.
Si malgré une assignation le client reste sans réponse, l’auxiliaire de justice en charge du dossier
engage pour le compte de la SIC une procédure devant le tribunal de la juridiction compétente.
Le suivi des audiences se fait au fur et à mesure de leur évolution
Toute conclusion d’audience ou décision de justice est enregistrée par le service du contentieux.
L’une des deux parties en conflit a la possibilité de faire appel lorsque la décision rendue par la cour
ne lui convient pas

1.1.1 Processus gestion de la maintenance et des dégradations


La Brigade de maintenance effectue des tournées ponctuelles dans les citées dont elle
est chargée d’assurer l’entretien.
Les demandes de réfections sont examinées et enregistrées par la brigade.
Si la dégradation du patrimoine est de la responsabilité du locataire, des frais de
dégradations lui sont imputés.
Chaque antenne dispose d’une équipe d’entretien permanente chargée des réparations
mineures qui n’exige pas le déploiement de moyens importants.
Elle effectue toujours une inspection technique pour déterminer le niveau de gravité
des dégâts et élabore pour la circonstance un rapport technique et un devis.
Si la Brigade, après inspection conclue qu’elle est compétente pour effectuer les
réparations, elle transmet le rapport et le devis à la hiérarchie pour validation.
Dans le cas contraire, elle propose à la hiérarchie une liste de prestataires ou PME
avec leurs devis respectifs pour examen et validation.

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Un bon de commande est élaboré et remis au prestataire qui effectuera les


réparations, selon une échéance bien déterminée.
La réception des travaux de réfection est conditionnée par la satisfaction du client.
Une commission effectue une descente sur le terrain pour vérifier de la conformité
des travaux et du respect du cahier des charges.
Et seulement si le client est satisfait, un procès verbal de réception est élaboré et
remis au prestataire.
La Brigade élabore un planning hebdomadaire pour l’entretien des espaces verts.
La Brigade dispose de ressources matériels, et humaines nécessaire pour la bonne
conduite de son action

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1.1 Graphes MOT

1.6.2.1 Processus gestion du patrimoine

Période Enchainement des procédures fonctionnelles Poste de travail Type

Ordre d'inspection Equipe d'inspection

et
et
et
et
Début Recensement des informations Service de la Manuel
2 Mois
Gestion Immobilière

Toujours

Informations
recueillies

et
et
et
et
Pendant Recensement Infos Etablissement Carte d'identité Service de la Manuel
1 mois Gestion Immobilière

toujours

Carte d'identité agent de bureau


établie disponible

et
et
et
et
Enregistrement
Après Etablissement Carte Service de la Automatique
5 minutes - Lire Gestion Immobilière
- Ecrire

Toujours

Patrimoine reférencé

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1.6.2.2 Processus gestion des demandes clients


Péri ode En chai nem ent d es Procé dures Foncti onnel l es Poste de travai l T ype

Dépôt Import dem andée

e
ett
et
et
et
et
ENREGIST REMENT DEM ANDE
JOUR OUVRABLE ou NON
Servi ce Inte racti f
5 m i n utes - Li re
- Ecri re Co mm erci al e

T ouj o urs

Dem ande enregi strée Age nt servi ce com merci al e

et
et
et
et
et
et
EXAMEN DES DEM ANDES
JOURS OUVRABLES
Servi ce Manuel
1H 30'
Com m erci al e

OK NON OK

Demandes val i des Demandes non val i des

Respon sabl e servi ce GI


di sponi bl e

e
ett
et
et
et
et

JOURS OUVRABLES VERIFICAT ION DISPONIBILIT E Servi ce Gesti on


Im m obi l i ère Manuel
30 mi nutes
Rel ance

OK NON OK

Logement non vacant


Logement vacan t

Ag ent servi ce comm erci al


di spo ni bl e

et
et
et
et
e t
et

JOURS OUVRABLES EDIT ION LET T RE DE PROPOSIT ION


Autre
1H Servi ce
Comm erci al e

T ouj ours

Adresse dem andeur


Proposi ti ons édi tées
di sponi bl e

et
et
et
e t
et
et
PUBLICAT ION
JOURS OUVRABLES
Autre
1H Servi ce
Com m erci al e

T ouj ours

Proposi ti ons publ i ées Proposi ti ons acceptées

et
et
et
et
e t
et

JOURS OUVRABLES ENREGIST REM ENT CLIENT Servi ce


Ge sti on Autom ati q ue
1H - Li re
Immobi l i ère
- Ecri re

T ouj ours

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Nouveau Cl i ent GEST ION DES


CONT RAT S
Cahier de charges gestion clientèle et patrimoine P a g e | 80

1.6.2.3 Processus gestion des contrats


Péri ode Enchainement des procédures Fonctionnelles Poste de travail Type

Lettre de proposi tion


Clients enregistrés acceptation

et
et
et
et
et
et

Dès Accord SCE COM CREATION D'UN CONTRAT


Service Gestion Automatique
5 minutes
Immobilière

Toujours

Compte client débité


Contrat créé

et
et
et
et
et
et
APRES CREATION CONTRAT EDITION FACTURE D'AVANCE
Service Gestion Interactif
5 minutes
Immobilière

T oujours

Facture éditée Facture transmise

et
et
et
et
et
et

APRES CREATION CONTRAT PAIEMENT FACTURE


Caisse Automatique
10 mi nutes

Toujours

Reçu transmis
Reçu paiement édité

et
et
et
et
et
et

APRES PAIEMENT FACT VALIDATION PAIEMENT


Directi on Manuel
2 j ours Générale

Toujours

Chef service Gestion


Immobil ière présent
Paiement validé

Client convoqué

et
et
et
et
et
et
APRES VALIDATION PAIE REMISE DES CLES
Service Gestion Manuel
30 mi nutes
Immobilière

Toujours

Copie contrat remis au


Clés remises client
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1.6.2.4 Processus gestion des traitements périodiques

a. Quittancement périodique

Période Enchainement des Procédures Fonctionnelles Poste de Travail Type

Agent Service Gestion


Période ouverte Immobilière disponible

et
et
et
et
OUVERTE PERIODE (9H) VERIFICATION HISTORIQUE COMPTE Service Gestion Interactif
5 minutes Immobilière

Toujours

Historique du compte
Date débit
consulté

et
et
et
et

APRES VERIFICATION DEBIT DES COMPTES


Service Gestion Interactif
10 minutes
Immobilière

Toujours

Comptes débités Vérification solde effectué

et
et
et
et

APRES DEBIT COMPTE EDITION EXTRAIT DES COMPTES


Service Gestion Interactif
1 jour Immobilière

Toujours

Extrait compte édité Période facturation close

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b. Débit des pénalités

Période Enchainement des Procédures Fonctionnelles Poste de T ravail T ype

Date débit pénali té


Delai Paiement dépassé déterminée

et
et
et
et
et
et
APRES DAT E LIMITE IDENT IFICAT ION DES RET ARDATAIRES Service Gestion Interactif
10 minutes
Immobil ière

T oujours

Clients retardataires
i dentifi és

APRES IDENTIFICAT ION DEBIT DES PENALIT ES


Interactif
30 minutes Servi ce Gestion
Immobilière

T oujours

comptes clients
mouvementés

c. Débit ponctuel des autres régularisations à la charge du lient

Période Enchainement des Procédures Fonctionnelles Poste de Travail Type

Autres ré gularisations en
faveur de la SIC

et
et
et
et
Jours ouvrables REGULARISATION ET DEBIT COMPTE CLIENT Tous services
Interactif
10 minutes concernés par la
régularisation
Toujours

compte débité régularisation effectuée

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1.6.2.5 Processus gestion des règlements

a. Règlement en caisse

Péri ode Enchainem ent des Procédures Fonctionnelles Poste de T ravail T ype

Heure d'ouverture Caissi ère disponi ble

et
et
et
et
et
et
VALIDAT ION OUVERTURE
DES 8H
Caisse Interactif
1 mi nutes

T oujours

Heure d'ouverture
val idée Cai sse ouverte

Présentati on facture
Choi x mode paiement

et
et
et
et
et
et
ENCAISSEMENT
DES OUVERTURE
Caisse Interactif
5 mi nutes

T oujours

Com pte client mis à


jour Reçu édité

Facture encaissée

Fin de journée

et
et
et
et
et
et

DES OUVERT URE CAISSE VERIFICAT ION ENCAISSEMENT


Cai sse Interactif
5 mi nutes

T oujours

Encaissement véri fi é

et
et
et
et
et
et
CLOT URE CAISSE
FIN JOURNEE
Cai sse Interactif
2 mi nutes

Toujours

Heure clôture validée


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b. Règlement sur bordereau

Période Enchainement des Procédures Fonctionnelles Poste de travail Type

Autres types de règlement Facture présentée

Caissière disponible Mode paiement choisi

et
et
et
et
ENCAISSEMENT SUR BORDEREAU
JOURS OUVRABLES
- Lecture Caisse Interactif
10 minutes
- Ecriture

Toujours

Encaissement effectué reçu édité et bordereau mis à


jour

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1.6.2.6 Processus gestion du recouvrement

a. Recouvrement

Période Enchainement des procédures Fonctionnelles Poste de Travail Type

regroupement client
Période règlement dépassée
portefeuille

et
et
et
et

PERIODE RGLMT DEPASSES IDENTIFICATION DES IMPAYES


Service Manuel
30 minutes Recouvrement

Toujours

Listes des insolvables choix des clients à


établie relancer

et
et
et
et

APRES CHOIX CLIENTS EDITION DES ETATS D'IMPAYES/CLIENT


Service Interactif
5 minutes
Recouvrement

Toujours

Information client disponible


Etats impayés édités

Moyen de communication
disponibles

et
et
et
et
PUBLICATION
APRES EDITION ETATS
Service Manuel
5 minutes recouvrement

Toujours

Etats publiés Clients informés

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b. Gestion des moratoires

Période Enchainements des procédures Fonctionnelles Poste de Travail Type

Demandes déposées Demandes importées

et
et
et
et
et
JOURS OUVRABLES EXAMEN
Service Manuel
2H
Recouvrement

OK NON OK

Avis favorables Avis non favorables

Ordre d'édition

et
et
et
et

JOURS OUVRABLES EDITION MORATOIRE


Service Automatique
30 minutes Recouvrement

Toujours

Moratoire édité et transmis Moyens de communication


disponibles

et
et
et
et
PUBLICATION
JOURS OUVRABLES Service Automatique
15 minutes Recouvrement

Toujours

Moratoire publié Impayé en attente


règlement

Date échéance
Relance moratoire
infructueuse

et
et
et
et

JOURS OUVRABLES RELANCE


GESTION Service Automatique
5 minutes CONTENTIEUSE Recouvrement

Toujours

Relance
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1.6.2.7 Processus gestion du contentieux

Période Enchainements des procédures Fonctionnelles Poste de Travail Type

Clients insolvables
identifiés relances infructueuses

et
et
et
et
JOURS OUVRABLES ENREGISTREMENT SOMMATION
Service Interactif
2H
contentieux

toujours

sommation enregistrée et
Débit du compte client
transmise

Non exécution établie échéance dépassée

et
et
et
et

Après sommation sans effet ENREGISTREMENT ASSIGNATION


Service Interactif
10 minutes
contentieux

Toujours

Assignation
Débit du compte
transmise client2

et
et
et
et
Après assignation sans effet Enregistrement et suivi des audience Service Interactif
10 minutes
contentieux

Toujours

MAJ suivi des


décision rendue audiences

appels rejetés

et
et
et
et
Dès verdict rendu Enregistrement de la décision Interactif
5 minutes

Toujours Service
contentieux

débit compte clients des


levée des grosses frais de procédures

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1.6.2.7 Processus gestion de la maintenance et des dégradations

Cas où Brigade Maintenance compétente

Période Enchainement des Procédures Fonctionnelles Poste de travail Type

Dépôt ou import demande Equipe d'inspection


d'intervention disponible

et
et
et
Dès réception demande et J.O et
Manuel
1 Jour EVALUATION TECHNIQUE BRIGADE
Toujours MAINTENANCE

Rapport et dévis établi Responsabilité


dégagée

et
et
et
Après évaluation technique et
Manuel
1 Jour PROPOSITION ET EXAMEN DEMANDE Directeur
Ajustement Régional
Avis favorable Avis défavorable

Dévis accepté Dévis rejeté


Fonds disponibles

et
et
et
Après examen et J.O et
Interactif
15' ENREGISTREMENT DE L'INTERVENTION BRIGADE
Toujours MAINTENANCE

intervention démarrage des


enregistrée
travaux

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Cas où Brigade Maintenance non compétente

Période Enchainement des Procédures Fonctionnelles Poste de travail Type

Dépôt ou import demande


Equipe d'inspection
d'intervention disponible

et
et
et
et
Dès réception demande et J.O
Manuel
1 Jour EVALUATION TECHNIQUE BRIGADE
Toujours MAINTENANCE

Rapport et dévis établi Responsabilité


dégagée

Dévis et références
prestataires
et
et
et
et
Après évaluation technique
Manuel
3 Jour PROPOSITION ET EXAMEN DEMANDE Directeur Général
toujours

Prestataire Offre transmise


déterminé

et
et
et
Après examen et J.O et
Interactif
15' Elaboration bon commande et enregistrement intervention Brigade
Maintenance
Toujours

intervention bon commande


enregistrée élaboré et démarrage
des travaux

travaux
réceptionnés Fin des travaux

et
et
et
Dès réception rapport de contrôle et J.O et
Service Manuel
3 Jour Elaboration PV Administratif et
Toujours financier

PV établit

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1 Solution technique
1.1 Production du Modèle Logique de Données

Définition des symboles et concepts utilisés

Le MLD ci-dessous sera représenté en utilisant les concepts du modèle relationnel.

Une relation : c’est la représentation d’une entité. Elle est constituée d’un ensemble de
propriétés dépendant de façon fonctionnelle, élémentaire et directe à l’une d’entre elles
nommée identifiant

Une clé primaire : c’est une propriété qui ne supporte pas d’homonyme dans la relation
concernée. Il est convenu de noter chaque clé primaire en la soulignant.

Une clé externe : c’est une propriété qui supporte les homonymes. Il est convenu de les
noter en les précédent d’un #.

Un attribut : c’est une propriété d’une relation

Description du MLD

Relations statiques

 DELEGATION (Code délégation, libellé délégation, abréviation, ville, date création)


 BLOC (Code bloc, libellé bloc, abréviation bloc)
 MOBILIER (Code mobilier, libellé mobilier, abréviation)
 NIVEAU SOCIAL (Code niveau social, libellé, abréviation)
 PENALITE (Code pénalité, libellé, montant)
 Equivalent comptable (Code équivalence, numéro compte, libellé du compte)
 AUXILIAIRE (Code auxiliaire, nom, prénom, profession)

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 EQUIPE TECHNIQUE (Code équipe, responsable équipe, nom éauipe, effectif


équipe)
 PORTEFEUILLE (Code portefeuille, libellé, date création, type)
 PRIVILEGE (Code privilège, type privilège)
 Type logement (Code type lgmt, libellé type lgmt, abréviation type lgmt)

Relations dynamiques (1er niveau)

 CITE (Code cité, libellé cité, abréviation cité, #Code délégation, #Code site)
 SITE (Code site, libellé site, abréviation site, #Code cité)
 LOGEMENT (code logement, régime, superficie parcelle, niveau, date début
construction, date fin construction, numéro de porte, #Code cité, #Code bloc, #Code
vente, #Code niveau social, #Code mobilier, #Code contrat)
 LOCATION (Code location, loyer brut, montant TVA, loyer net, date location,
#Code logement)
 CLIENT (Code client, nom client, prénom client, profession client, employeur client,
nationalité client, date naissance client, provine d’origine client, situation
matrimoniale, numéro CNI ou passport, téléphone, courriel, adresse postale, numéro
de compte bancaire, ressources, #Code employé)
 DEMA NDE (Code demande, numéro dde, date dde, régime, nombre de pièces, nom
cité, montant loyer maximum, #Code client)
 PROPOSITION (Numéro proposition, montant loyer, montant charges communes,
taux de tva, montant tva, total mensuel, montant frais d’entrée, #Code client, #code
logement)
 EMPLOYE (Matricule, nom, prénom, fonction, catégoriesocioprofessionnelle,#Code
client)
 CONTRAT (Numéro contrat, type contrat, date début, date fin, numéro compte,
périodicité paiement, mode paiement, taux facturation, taux intérêt, taux TVA, taux
assurance incendie, taux assurance invalidité, taux charges, Montant loyer hors taxe,
montant prix de vente, #Code client, #Code logement, #Code compte)
 Mouvement Débiteur (Code mvtdéb, libellé mvtdéb, montant mvtdéb,#Code compte,
#Code pénalité, #Code équivalent cptable)
 COMPTE (Code compte, numéro cpte, libellé cpte, #Code contrat)

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 Mouvement Créditeur (Code mvt créditeur, libellé mvt créditeur, montant mvt
créditeur, #Code compte, #Code équivalent cptable, #Numéro caisse)
 CAISSE (Numéro caisse, libellé caisse, heure ouverture, #Code cité)
 MORATOIRE (Numéro moratoire, date édition, date échéance, objet, #Code clt,
#Code relance, #Code impayé)
 IMPAYE (Code impayé, référence impayé, nombre d’impayés, montant impayé,
#Code contrat, #Code moratoire)
 RELANCE (Code relance, objet relance, date relance, #Code moratoire)
 PROCEDURE (Code procédure, libellé procédure, décision, montant frais de
procédure, #Code contrat, #Code auxiliaire)
 INTERVENTION (Code intervention, objet, date, site, nature, coût, durée, #Code
client, #Code équipe, #Code prestataire, #Code PV)
 BON DE COMMANDE (Code bon cde, numéro bon cde, date édition bon cde, date
début travaux, durée travaux, objet bon cde, #Code prestataire)
 PROCES-VERBAL (Code PV, numéro PV, date délivrance, objet PV, Observations
PV, #Code intervention, #Code prestataire)
 PRESTATAIRE (Code prestataire, nom, domaine, expérience, adresse, téléphone,
courriel, #Code PV).

Relations dynamiques (2ème niveau)

 Contenir (#Code mobilier, #Code logement)


 Se regrouper (#Code portefeuille, #Code contrat)
 Faire l’objet1 (#Code contrat, Code pénalité, date pénalité)
 Faire l’objet2 (#Code compte, #Code mvt créditeur, date mvt)
 Faire l’objet3 (#Code client, #Code procédure, date procédure)
 Faire l’objet4 (#Code compte, #Code mvt débiteur, date mvt)
 Appartenir (#Equipe technique, #Code employé)
 Posséder (#Code utilisateur, #Code privilège)
 Concerner (#Code privilège, #Code portefeuille)

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1. CONTRAINTES NON FONCTIONNELLES

2 Ergonomie

L’interface utilisateur est en langue française avec une possibilité de traduction en anglais ;
La charte graphique devra être conforme à celle de la SIC ;
Toutes les erreurs d’exécution doivent être maîtrisées ;
L’application devra fournir des formulaires simples et en nombre réduits afin de faciliter sa prise en
main par les utilisateurs ;
Les saisies dans les formulaires devront être simples et intuitives ;

3 Sécurité de l’application
3.1 Stockage et sauvegarde des données
Compte tenu du volume des informations à manipuler, leur stockage dans un SGBD s'impose, pour
des raisons de sécurité, de robustesse et de performance ;
L’application devra fournir une interface permettant de réaliser une sauvegarde à chaud de la base
de données en exploitation ;
Le système devra permettre périodiquement d’effectuer une sauvegarde base fermée.

3.2 Authentification
Seuls les utilisateurs authentifiés pourront utiliser l’application ;
Les fonctions accessibles au menu aux utilisateurs seront fonction des profils utilisateurs
préalablement définis par l’administrateur du système ;
Toutes les opérations effectuées par les utilisateurs devront être tracées ;
La définition des profils utilisateurs par l’administrateur du système devra intégrer la gestion des
groupes d’utilisateurs et les différentes habilitations ;

4 Maintenance
4.1 Maintenabilité
En tant qu’application web, les utilisateurs devront pouvoir se servir des navigateurs web les plus
répandu sur le marché pour l’exploiter ;
Toutes les erreurs d’exécution devront être tracées, compréhensibles et exploitables par les
administrateurs système ;
L’application devra être modulaire et disposer d’une documentation technique permettant d’assurer
sa maintenance corrective et évolutive ;

4.2 Support d’utilisation

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L’application devra être fournie avec un guide utilisateur, un guide d’administration et un guide
d’installation ;
L’application devra disposer d’une aide en ligne accessible par tout utilisateur connecté ;

5 Exigences de performance
L’utilisation des formulaires de l’application doit avoir un temps de réponse minimal ;
L’application devra permettre le travail simultané de tous les acteurs.
L’application devra permettre la conservation en ligne des données sur une période de 10 ans
Taille max. des fichiers sources

6 Environnement matériel
Le logiciel de gestion clientèle et du patrimoine fonctionnera en environnement trois tiers.
L’application devra pouvoir fonctionner sur une infrastructure réseau, indifféremment sous
Windows ou Linux.

7 Environnement logiciel
Le système de stockage des données devra être un SGBDR libre, robuste, fiable, sécurisé, multi
plateforme et performant et être capable de supporter un gros volume de données ;
Le serveurweb utilisé devra satisfaire les mêmes exigences.
Le système devra pouvoir s’exécuter sur un navigateur supportant le Web 2.0.
Le système devra permettre d’exporter les données au format CSV pour une exploitation par un
tableur.

8 Délais

Le projet devrait tenir sur les 180 jours soit sur six mois calendaires.

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…………………………………………
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2. ANNEXES

9 Quelques masques d’écran


9.1 Processus de gestion du Patrimoine

Mise à jour des informations patrimoine


Numéro logement Numéro de porte
………………
Type logement xxxxxxxxxxxxxx Zone
xxxxxxxxxxxxxx ………………
………………
type Destination Niveau de finition
N° contrat en cours Surface Hab. ………………
………………… ………………
Nom Client ……………………
Solde/CRD
Date d’entrée Procédure en cours ………………
……………………
Loyer ou PV aff Cité ………………
Loyer ou PV pra …………………… ………………
……………………
…………………… ………………

Enregistrer Annuler

Enregistrement d’un logement


Code logement
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Type logement
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Superficie de la parcelle …………………………………………
Niveau logement …………………………………………
Nature planche
Date début construction …………………………………………
Date fin construction …………………………………………
N° porte
…………………………………………

Enregistrer Annuler

Editions des états


Code cité xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
Num_Logt Zone Destination Niv_Finition Type Client Entrée Loyer Type solde
client

Fiche identité logement Etat patrimoine

9.2 Processus de gestion des demandes clients

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Enregistrement d’une demande de logement

Numéro demande xxxxxxxxxxxxxxxx

Direction régionale …………………

Cité xxxxxxxxxxxxxx

Nombre de pièces xxxxxxxxxxxxxx

Montant loyer recherché


……………………….

Montant maximum vente


……………………….

Nom du demandeur ……………………….

Adresse demandeur ……………………….

Ressources demandeur……………………….

Régime du logement
…………………

Enregistrer
Annuler

Recherche logement vacant

Type
Cité
Nombre de pièces
Régime . Rechercher
Loyer . et
. ………………………. ……………………….
Historique logement
Type Cité Nombre de pièces Régime Loyer

Edition des lettres de proposition

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Grille des demandes en instance


Récapitulatifs des infos de la demande
Code Nom Nbre pièces régime Loyer Nombre de pièces : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Loyer mensuel maximum : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Régime du logement : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Cité demandée : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Grille des logements vacants
Cité Logement Nbre pièces régime Loyer

Définition des éléments du loyer


Loyer brut _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ELABORER
Charges : _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Frais de sous location : _ _ _ _ _ _ _ _ _
Nombre de mois de Caution : _ _ _ _ _ _ FERMER
Frais de dossier : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Montant Facture : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

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9.3 Processus de gestion des contrats


Elaboration d’un contrat
Information sur le client Informations sur le logement Postes facturés
Code Nom N° Porte Type Niveau Finition Loyer brut Charges Assurance Assurance vie TVA
incendie

Nombre de mois de caution :


Nombre de logements :
Montant loyer TTC :
Informations complémentaires
Périodicité :
Mode de paiement :
Taux de facturation : ENREGISTRER
Type de contrat :
Numéro de contrat : ANNULER
Date d’effet : EDITION DU CONTRAT
Date de fin :
Référence :
Frais régularisation :

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9.4 Processus de gestion des règlements


Formulaire d’encaissement
Identification contrat
N° contrat
Type xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Date création xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nombre de logement xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Information client
Code
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nom xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Information logement
Cité Logement Type Programme

Information règlement
Solde avant règlement
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Montant règlement
………………………………………………
Mode de règlement ………………………………………………
N° chèque ………………………………………………
Banque ………………………………………………
Détail de règlement
Type Libellé Période Montant

Solde après règlement


xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Encaisser Annuler

9.5 Processus de gestion des traitements périodiques

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Facturation
Informations dernière facturation
Mois facturé :
Date d’arrêt de compte :
Date de validation :
Nombres de factures émises par destination
Fonctionnaires Privées Agents SIC Contrats- Etat Total

Informations sur la facturation courante


Mois de facturation : Simulation
Date d’arrêt de compte : Validation
Date de validation :
Nombres de factures émises par destination
Fonctionnaires Privées Agents SIC Contrats- Etat Total Lancer le traitement

Pénalités
Informations dernière pénalisation
Mois pénalisé :
Date d’arrêt de compte :
Date de validation :
Nombres de contrats pénalisés Montant total équivalent

Informations sur la pénalisation courante


Mois de facturation : Simulation
Date d’arrêt de compte : Validation
Date de validation :
Nombres de contrats pénalisés Montant total équivalent

Lancer le traitement

9.6 Processus de gestion du recouvrement et du contentieux

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Enregistrement d’une procédure


N° contrat Type xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
N° client Nom xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nombre de logement xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx N° Logement xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Date procédure …………………………… Cité xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Informations sur la procédure


Date auxiliaires
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Procédure Frais
xxxxxxxxxxxxxxxxxx ……………………………
Date échéance Décision
…………………………… ……………………………

Enregistrer Annuler Fermer

Enregistrement d’un moratoire


N° contrat
Non client xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Motif
…………………………………………..
Date échéance
…………………………………………..

Enregistrer Modifier Fermer

Listing des impayés


Type contrat
…………………………………………..
Rafraîchir la liste
Période du : ……………. Au ………………………..

Listing
N° N° contrat Nom Client Nombre mensualité Montant

Montant total impayés : …………………………


Editer un état d’impayé

10 Quelques états
10.1 Processus gestion du patrimoine

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ETAT RECAPITULATIF DU PATRIMOINE PAR CITE


Direction Régionale : Yaoundé
Cité : HIPPODROME

Répartition des logements LS en cours


Fonctionnaire Agent SIC Privés Contrats- Récapitulatif LS
Etat
Potentiel en FCFA
Nombre
Taux d’occupation

Répartition des logements LV


LV en cours LV soldées Récapitulatif LV
Potentiel en FCFA
Nombre
Taux d’occupation

Total LS + LV en cours
Potentiel en FCFA
Nombre

Total LS non facturées et LV soldées


LS non facturé LV soldé Total
Potentiel en FCFA
Nombre

Total construit
LS + LV cours Total LS non facturé et LV Total construit
soldé
Potentiel en FCFA
Nombre

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ETAT EXHAUSTIF DU PATRIMOINE


Cité : nom de la cité
Type de patrimoine : (individuel ou collectif)
LoyPv LoyPv AGT
Ord Cum Dst Prg Logt Typ I/C NvFin Sfce FCT50% PRIVES MINDCAF MINDEF FINANC CLIENT ENTREE APP/OBS CRD/SLD PROC
Aff Pra SIC
Immeuble xx

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10.2 Processus gestion des demandes clients

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : DEMANDE DE LOGEMENT
(location simple ou vente)
DATE D’EDITION :
REFERNCE :
Nom :
Nationalité :
Date de naissance :
Lieu de naissance :
Région d’origine :
Situation matrimoniale :
Profession :
DEMANDEUR
Employeur :
Adresse :
Téléphone :
CNI :
Date délivrance :
N° compte :
Banque :
Nom de jeune fille :
Date de naissance :
Lieu de naissance :
Nationalité :
CONJOINT Adresse :
Employeur :
Téléphone :
N°CNI :
Date délivrance :
Garçons : Nombres : Ages : Observations
ENFANTS LEGITIMES OU A
Filles : Nombres : Ages : Observations
CHARGE
Salaire net du demandeur :
Salaire net du conjoint :
RESSOURCES DU FOYER
Autres revenus :
Total des revenus :
Régime du logement demandé (IND ou Col) :
Type de logement ou Nombre de pièces :
Nom de la cité :
LOGEMENT RECHERCHE Commune de la cité :
Loyer mensuel maximum à payer :
Prix de vente souhaité :
Apport personnel disponible :
Date de début :
ENGAGEMENTS MENSUELS Date de fin :
Banque :

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : LETTRE DE PROPOSITION
DATE D’ELABORATION :
REFERENCE :
Numéro de porte :
Type de finition:
Niveau de finition :
INFORMATION SUR LE
Régime :
LOGEMENT
Cité :
Ville :
Loyer mensuel :
Loyer brut : (100%)
INFORMATIONS SUR LES Quote part des charges communes : (7% du loyer brut)
PRODUITS DU LOYER TVA : (19.25%)
Total mensuel :
Frais de régularisation sous location :
Participation à l’assainissement :
Frais de dossier :
PRODUITS DE LA FACTURE
Frais de timbrage :
D’ENTREE
Caution :
Loyer TTC :
Montant facture TTC :

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SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : ETATS STATISTIQUES
DATE D’ELABORATION :
REFERNCE :
Type de logement demandé au cours d’une période donnée :
Tendance des loyers mensuels souhaités au cours d’une période donnée :
Taux de régime exprimé au cours d’une période donnée :
CRITERES DE RECHERCHE Occurrence des Villes souhaités :
Occurrence des cités souhaitées :
Type de demandeur :
Données sur les Professions les plus récurrentes des demandeurs :

HISTOGRAMMES

10.3 Processus gestion des contrats

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : CONTRAT DE BAIL
DATE D’EDITION :
REFERNCE :
Nom :
Civilité :
BAILLEUR
Adresse :
Code postal :
Nom :
Civilité :
Date de naissance :
LOCATAIRE
Téléphone :
Adresse :
Code postal :
Adresse 1 :
Adresse 2 :
Cité :
Numéro de porte :
ADRESSE ET CONSISTANCE
Type de logement :
DU LOGEMENT
Bloc :
Régime :
Surface habitable :
Nombre de pièces :
Loyer mensuel :
Charges mensuelles :
CONDITIONS FINANCIERES Total mensuel :
Caution :
Date limite de paiement :
Durée :
DUREE ET
Date de prise d’effet :
RENOUVELLEMENT
Date fin contrat :
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
CONDITIOND GENERALES
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Signature bailleur :
PARAPHES Signature locataire :
Date de signature :

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SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : ETAT DES LIEUX
REFERENCE :
DATE D’ENTREE :
DATE SORTIE :
Adresse 1 :
Adresse 2 :
Cité :
ADRESSE DU LOGEMENT Numéro de porte :
Type de logement :
Bloc :
Régime :
Nom :
Civilité :
BAILLEUR
Adresse :
Code postal :
Nom :
Civilité :
Date de naissance :
LOCATAIRE
Téléphone :
Adresse :
Code postal :
Surface habitable :
CONSISTANCE DU Nombre de pièces :
LOGEMENT Nombres de serrures :
Nombres de clés remises :
Très bon état :
Bon état : OBSERVATIONS
ENTREE
Etat moyen :
Mauvais état :
Très bon état :
Bon état : OBSERVATIONS
SEJOUR
Etat moyen :
Mauvais état :
Très bon état :
Bon état : OBSERVATIONS
SALLE A MANGER
Etat moyen :
Mauvais état :
Très bon état :
ETAT DES ELEMENTS DU Bon état : OBSERVATIONS
CHAMBRE X
LOGEMENT Etat moyen :
Mauvais état :
Très bon état :
Bon état : OBSERVATIONS
CUISINE
Etat moyen :
Mauvais état :
Très bon état :
Bon état : OBSERVATIONS
SALLE DE BAINS ET WC
Etat moyen :
Mauvais état :
Très bon état :
Bon état : OBSERVATIONS
ACCESSOIRES ET AUTRES
Etat moyen :
Mauvais état :
Signature bailleur :
PARAPHES Signature locataire :
Date de signature :

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INTITULE : AVIS DE VACANCE DU LOGEMENT
REFERENCE :
DATE SORTIE :
Adresse 1 :
Adresse 2 :
Cité :
ADRESSE DU LOGEMENT Numéro de porte :
Type de logement :
Bloc :
Régime :
Nom :
Civilité :
BAILLEUR
Adresse :
Code postal :
Nom :
Civilité :
Date de naissance :
LOCATAIRE
Téléphone :
Adresse :
Code postal :
Départ régulier du locataire
Départ clandestin
MOTIF
Autres motifs
Etc.
Signature bailleur :
PARAPHES Signature locataire :
Date de signature :

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10.4 Processus gestion des traitements périodiques

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : JOURNAL DE FACTURATION
Mois :
Année :
Date de validation :
Date d’édition :
Date d’arrêt de compte :
N° Contrat Type Tx_facturation Client Num_porte Type Programme régime Cité Entrée Loy_brut Charge Enregistrement Loy_HT TVA Loyer_TTC

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : JOURNAL DE CAISSE
Date du jour:
Cité :
Nom caissier :
Date d’édition :
Montant
N° ordre Num_Contrat Client Num_porte Type Référence Montant chèque
espèce

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SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : SITUATION DES CLIENTS
Mois :
Année :
Période :
Mode de paiement :
Date de situation :
Date d’édition :
Date d’arrêt de compte :
N Typ Clien Typ régim Cit Entré
Contrat Tx_facturation Num_porte Prog Loyer_TT Solde_locatif Solde_compte Nbre_mois_impayés Niv_Proc
° e t e e é e

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : JOURNAL DES PENALITES
Mois :
Année :
Date de situation :
Date d’édition :
Date d’arrêt de compte :
Etat :
Cité :
N° Contrat Type Tx_facturation Client Num_porte Type Prog régime Cité Entrée Mode_paiement Solde_mensuel Pénalité

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SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : DETAIL DES RECETTES
Mois :
Année :
Période :
Cité :
Mode de paiement :
Date de situation :
Date d’édition :
Date d’arrêt de compte :
Libellé_rubrique Mois_reference Mois_avance Autres mois_exercices Exercices_antérieurs Totaux
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMEROUN


INTITULE : RELEVE DE COMPTE
Numéro contrat :
Date édition :
Nom client :
Nombre logement :
Date entrée :
Mode paiement :
Taux facturation :
Numéro logement :
Cité :
Procédure en cours :
Date mouvement Libellé mouvement Mouvements débits Mouvements crédits période

Solde après une période d’un mois :

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INTITULE : RECU DE CAISSE
Code caisse :
Numéro caissier :
Nom caissier
Référence :
Date règlement :
N° COMPTE N° LOGEMENT CITE NOM CLIENT

Règlement Détail règlement montant


Montant
Mode règlement
N° chèque
Banque
Solde après opération

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INTITULE : FACTURE OU EXTRAIT DE COMPTE
Mois :
Date d’édition :
Date limite règlement :
N° COMPTE N° LOGEMENT CITE NOM CLIENT

Décomposition de la mensualité Mini relevé mensuel Débit Crédit


Loyer brut
charges
enregistrement
Assurance vie
Assurance incendie
TVA
Loyer TTC

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INTITULE : BORDERAU DES ENCAISSEMENTS
Date du jour:
Cité :
Nom caissier :
Date d’édition :
Numéro bordereau :

N° ordre Numéro Contrat Client Règlements N° Factures et périodes Observations


Espèces Chèques Ordre de virement
Montant N° et Banques

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INTITULE : ETAT DES CONTRATS CREES
Période:
Cité :
Date d’édition :
N° ordre Numéro Contrat Client Logement Date effet Date création Nom utilisateur créateur
N° Porte Type Régime

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INTITULE : ETAT DES FACTURATION CHANGEES
Période:
Cité :
Date d’édition :
Facturation du Facturation
N° ordre Numéro Contrat Client Logement Ecart
mois précédente
N° Porte Type Régime

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10.5 Processus gestion du recouvrement

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INTITULE : LETTRE DE RELANCE DE RETARD DE PAIEMENT DE FACTURE

…, le 26 décembre 2018
Objet : retard de paiement de facture

Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de … FCFA.
Ce montant correspond à nos factures suivantes restées impayées :
Numéro Date Montant

L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation par retour de courrier. Dans le cas où votre règlement aurait
été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

XXXXX

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INTITULE : LETTRE DE RELANCE DE RETARD DE PAIEMENT DE FACTURE

…, le 26 décembre 2018
Objet : dernier rappel de paiement de facture

Monsieur,
Nous constatons avec regret que vous n’avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de … FCFA correspondant à nos
factures suivantes restées impayées :
Numéro Date Montant

Nous vous mettons donc en demeure de nous régler sous huitaine l’intégralité de la somme. Passé ce délai, nous confierons le dossier au cabinet Escient
Recouvrement qui mettra en œuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.
Dans l’attente d’un règlement, nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

XXXXX

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INTITULE : FICHE SIGNALETIQUE D’UNE CAMPAGNE DE RECOUVREMENT
Numéro campagne :
Date début :
Durée campagne :
Date fin :
Libellé portefeuille Nombre de clients Montant portefeuille Objectif de recouvrement (en % du montant du portefeuille) Equipe affectée Responsable

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INTITULE : FICHE SIGNALETIQUE BILAN DE CAMPAGNE DE RECOUVREMENT
Numéro campagne :
Date début :
Durée campagne :
Date fin :
Objectif de recouvrement
Libellé Nombre de Montant Equipe
(en % du montant du Responsable
portefeuille clients portefeuille réalisation affectée
portefeuille)

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INTITULE : ETAT DES PROCEDURES JUDICIAIRES
Mois :
Année :
Date d’édition :
Numéro Niveau de procédure Date dernière Juridiction en
Client Logement Montant facture impayé Tiers en charge
contrat en cours mise à jour charge

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10.6 Processus gestion de la maintenance et des dégradations

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INTITULE : DEVIS DE MAINTENANCE
Numéro contrat :
Client :
Logement :
Cité :
Date :
Nom de l’agent de maintenance :
Matricule :
Visa supérieur hiérarchique :
Objet de la réparation :
Description Quantité Prix unitaire HT Total HT TVA

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INTITULE : FACTURE
Numéro contrat :
Client :
Logement :
Cité :
Date :
Nom de l’agent de maintenance :
Matricule :
Visa supérieur hiérarchique :
Objet de la réparation :
Description Quantité Prix unitaire HT Total HT TVA

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INTITULE : FICHE D’INTERVENTION
Numéro de contrat :
Nature intervention :
Responsable intervention :
Date :
Duré :
Date d’édition :
Cité :
Patrimoine en Moyens Travaux
Nature Travaux à réaliser N° Facture Observations
cause utilisés effectués

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INTITULE : ETAT DES INTERVENTIONS EFFECTUEES
Période :
Date d’édition :
N° ordre Interventions Date Coût Etat Responsable Observations Facture Cité

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INTITULE : ETAT DES DEGRADATIONS RECENSEES
Période :
Date d’édition :
Date
N° ordre Description Patrimoine Devis Facture Agent recenseur Cité
recensement

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INTITULE : CONTRAT DE MAINTENANCE
DATE D’EDITION :
REFERNCE :
Nom :
Civilité :
BAILLEUR
Adresse :
Code postal :
Nom :
Civilité :
Date de naissance :
LOCATAIRE
Téléphone :
Adresse :
Code postal :
Adresse 1 :
Adresse 2 :
Cité :
Numéro de porte :
ADRESSE ET CONSISTANCE
Type de logement :
DU LOGEMENT
Bloc :
Régime :
Surface habitable :
Nombre de pièces :
Type de maintenance :
CONDITIONS FINANCIERES Tarif :
Durée :
DUREE ET
Date de prise d’effet :
RENOUVELLEMENT
Date fin contrat :
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
CONDITIOND GENERALES Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Signature bailleur :
PARAPHES Signature locataire :
Date de signature :

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10.7 Processus gestion des ventes

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