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Formation immersive sur

l'adoption d'Office365

Animé par : Mehdi KHELIFA


Table des matières

Formation immersive sur l'adoption d'Office365 ................................................................................................................1


Introduction ................................................................................................................................... 1
1. Présentation générale de Teams ........................................................................................... 1
2. Accès au portail ...................................................................................................................... 2
3. Découvrir l’application Teams ............................................................................................. 2
4. Création des équipes et ajout des membres ........................................................................ 4
❖ Exercice : Création d’une équipe dans Teams ............................................................ 4
5. Création des canaux .............................................................................................................. 5
❖ Exercice : Création d’un canal dans l’équipe .............................................................. 6
6. Collaboration sur Teams....................................................................................................... 7
❖ Exercice : Le versionning ............................................................................................ 15
7. Planifier et rejoindre une réunion d’équipe ou privée ..................................................... 16
❖ Exercice : Planification d’une réunion dans Teams .................................................. 16
8. Ajouter des onglets .............................................................................................................. 18
9. Utiliser la zone de recherche de commandes..................................................................... 22
Introduction
Ce document décrit l’ensemble des étapes afin de découvrir l’environnement de productivité et
de collaboration Teams. Il nous permettra de parcourir l’ensemble des services Office 365
auxquels la société Condor est souscrite.

1. Présentation générale de Teams

Microsoft Teams est une plateforme de travail collaborative proposant dans un espace centralisé,
les outils et service nécessaires à une équipe. Cette application permet de créer, partager et
collaborer facilement en équipe à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone
portable.

Microsoft Teams met à disposition des membres d’une équipe une messagerie instantanée,
prenant en charge les appels téléphoniques et la visioconférence, un espace de stockage de
fichiers partagés (ces fichiers sont stockés dans une bibliothèque de document SharePoint), un
calendrier et un bloc-notes OneNote partagés, un éditeur de pages Wiki, un planificateur et un
gestionnaire de réunions en ligne.

Grâce aux services et outils mis à disposition, les membres d’une équipe pourront effectuer les
tâches suivantes :

▪ Accéder rapidement aux éléments d’informations et données de l’équipe.


▪ Transférer des fichiers personnels ou partagés.
▪ Consulter l’historique des conversations et reprendre une conversation. (chat
persistent)
▪ Planifier et démarrer des réunions d’équipe ou privées.
▪ Collaborer et coéditer sur les fichiers partagés de l’équipe.

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2. Accès au portail
Pour commencer, nous accédons au portail d’Office 365.

Accéder à votre moteur de recherche et entrer l’URL https://portal.office.com ou directement


via https://teams.microsoft.com
L’interface des différents services Office 365 disponible pour Condor sera affichée comme
indiqué ci-dessous.

Choisir Teams.

3. Découvrir l’application Teams


La fenêtre de l’application Teams est constituée de trois volets :

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Les icônes visibles dans la barre latérale gauche donnent accès aux différents éléments de
l’application :

affiche les dernières activités des équipes dont vous faites partie, les nouveaux messages
qui ont été postés dans les canaux de discussion aisi que ceux dans lesquels vous avez été
mentionné.

donne accès à toutes vos conversations privées. Vous pouvez également démarrer de
nouvelles discussions avec des membres de l’équipe. Depuis cet espace, vous pouvez également
passer des appels (audio et vidéo).

affiche la liste des équipes (et leurs canaux) dont vous faites partie.

affiche les rendez-vous et réunions planifiées dans votre calendrier Outlook et dans
l’application Teams. Vous pouvez également planifier des réunions avec des membres de
l’équipe uniquement.

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vous permet de voir tous les fichiers récents qui ont été partagés avec vous dans vos
discussions d’équipe ainsi que les fichiers de votre espace de stockage OneDrive Entreprise.

4. Création des équipes et ajout des membres


Les équipes peuvent être publiques ou privées. Une équipe publique est ouverte à tous les
utilisateurs partageant le même abonnement Office 365 qui pourront la rejoindre sans demande
préalable au propriétaire de l’équipe. Une équipe privée est quant à elle constituée d’utilisateurs
ayant reçu une invitation pour la rejoindre.

La création d’une équipe crée automatiquement un groupe Office 365 associé, un site SharePoint
contenant les fichiers partagés de l’équipe ainsi que les pages wiki créées seront stockées, un
calendrier et un bloc-notes communs.

❖ Exercice : Création d’une équipe dans Teams

Donc créer une équipe pour le prochain plan de marketing par exemple. Pour ce faire cliquer sur
l’option rejoindre ou créer une équipe ensuite le bouton créer une équipe.

Vous saisissez dans les différentes valeurs dans les champs nom de l’équipe et description :
• Nom de l’équipe : plan de marketing 2019
• Description : L’équipe regroupe les membres du département marketing pour la
coordination des prochains plans de marketing

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La confidentialité de l’équipe va être privée.

Cliquer sur suivant pour ajouter les membres de l’équipe avec lesquels vous allez collaborer.
Renseignez dans la zone de saisie le nom des personnes à ajouter.
Finir l’ajout des membres en cliquant sur ajouter.
Par défaut, tous les utilisateurs ajoutés ont le statut de « Membre ».

5. Création des canaux


Teams propose une fonctionnalité appelée « Canaux », qui agit en tant que sous-sites de l’équipe.
Les canaux permettent aux membres de discuter au tour de sujets et activités spécifiques.
Vous pouvez ajouter jusqu’à 100 canaux par équipes.

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Nous allons prendre un exemple de création d’un canal dédié au sponsoring et publicité ou bien
un canal pour coordonner un communiqué de presse.

Pour ce faire cliquer sur créer d’autres canaux.


❖ Exercice : Création d’un canal dans l’équipe

Saisir les champs suivants :


• Nom du canal : Communiqué de presse
• Description (facultative) : Communiqué de presse pour le lancement du nouveau produit X

Et Finalement cliquer sur ajouter.

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6. Collaboration sur Teams
Supposons que vous souhaitez collaborer avec certains membres de l’équipe au tour d’un
document bien déterminé.
Cliquer sur l’onglet files après sélectionner l’option charger en haut de la fenêtre.

Si le nombre des documents augmente vous pouvez rendre l’accès au document plus facile en le
transformant en onglet.

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Une fois chargé le responsable marketing va notifier certains membres qu’ils doivent travailler
sur ce document simultanément.

Pour ce faire, sélectionner l’onglet conversation et entrer le message suivant dans la zone de
saisie : « Bonjour @Spencer Low et @Alan Steiner. Je viens de charger la version draft du
document plan de marketing. On se réunit sur PowerPoint Online demain pour discuter. Merci »
Et envoyer le message.

Les utilisateurs tagués vont recevoir une notification dans l’équipe plan marketing.

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Revenir sur l’onglet fichier, choisir le document et cliquer sur les 3 points pour afficher les
options.
Choisir l’option modifier dans Teams.

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Une fois que les utilisateurs accèdent et commencent la modification une icône apparait pour leurs
indiquer que d’autres personnes modifient ce document aussi. Ce qu’on appelle le Co-Editing.

Ces utilisateurs peuvent aussi lancer une conversation depuis la fenêtre démarrer une conversation
du document et ceci pour discuter un point très important.
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Vous pouvez aussi lancer une réunion immédiate si vous n’avez plus le temps d’attendre la réponse
des autres collaborateurs.
Cliquer sur l’icone de vidéo pour commencer la réunion, ceci en restant toujours dans la même
interface du document.

Entrer le sujet de la réunion et cliquer rejoindre maintenant.

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Inviter les membres concernés par la réunion.

Pour avoir un compte rendu à la fin de la réunion contenant tous les points importants, cliquer sur
notes de la réunion, ensuite choisir l’option prendre des notes.

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Commencez à saisir les points importants de la réunion.

Une autre alternative pour mettre au courant les personnes indisponibles est l’enregistrement de la
réunion.

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Une fois la réunion est terminée elle sera disponible sur le mur de l’équipe.
Pour ceux qui ont raté la réunion. Ils peuvent la revoir grâce à l’enregistrement effectué lors de la
réunion.

A la fin de la réunion un nouvel onglet apparait avec le nom « Notes de la réunion ».

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❖ Exercice : Le versionning

Suite à une faute de l’un de vos collaborateurs, il est arrivé qu’il a supprimé le contenu d’un
document que vous collaborer autour. Accédez tout d’abord à l’onglet fichiers de l’équipe
sélectionnez le fichier et choisissez l’option Ouvrir dans SharePoint.

Pour pouvoir accéder à l’historique des versions du document souhaité, vous sélectionnez le
document souhaité, cliquez sur les trois points qui suivent le nom du document et choisir l’option
version history.

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Cette interface vous permet d’avoir les différentes versions du document avec la date de
modification et la personne qui a modifié le document. Vous pouvez restaurer et travailler sur la
version avant la modification.

7. Planifier et rejoindre une réunion d’équipe ou privée


Les réunions en ligne Teams prennent en charge la vidéo conférence.
Seuls les membres d’une équipe peuvent planifier et rejoindre une réunion en ligne Microsoft
Teams.
❖ Exercice : Planification d’une réunion dans Teams

Pour planifier une réunion, cliquez sur l’icône Réunions dans la barre latérale gauche.
En bas du volet central, cliquez sur le bouton Planifier une réunion.
Le formulaire Nouvelle réunion s’affiche

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Renseignez le Titre de la réunion dans la zone correspondante.
À l’aide des listes Début et Fin, choisissez la date ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion.
L’option Répéter permet de planifier une réunion répétitive.
Dans la zone Détails, saisissez éventuellement des informations complémentaires relatives à la
réunion.
Si besoin, dans la liste Sélectionner un canal pour la réunion, choisissez le canal dans lequel la
publication de la réunion apparaîtra.
Le choix d’un canal permet à tous les membres d’une équipe de rejoindre la réunion ; si aucun
canal n’est choisi, la réunion sera alors privée et seuls les participants que vous ajouterez pourront
rejoindre cette réunion.
Pour ajouter des participants, cliquez dans la zone Inviter quelqu’un et saisissez le nom ou le
prénom de la première personne à inviter, lorsque son nom s’affiche dans la liste, cliquez dessus.

Répétez cette procédure pour chacune des personnes à ajouter.

Pour rappel, si vous avez choisi un canal, il n’est pas nécessaire d’ajouter des participants puisque
tous les membres de l’équipe pourront rejoindre cette réunion.

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La disponibilité des utilisateurs invités est indiquée sous leur nom. Sous les listes horaires de la
réunion, des suggestions de plages horaires indiquant les disponibilités des participants peuvent
être proposées. Vous pouvez cliquer sur une des suggestions proposées si un des participants n’est
pas disponible par exemple. Le lien Assistant de planification vous permet de consulter leurs
disponibilités afin de trouver plus facilement un horaire qui convient à tous les participants.

Cliquez sur Planifier une réunion.


Cliquez ensuite sur Fermer.
La réunion est ajoutée à la liste Agenda du volet central.

8. Ajouter des onglets


Il est possible d’ajouter d’autres onglets qui correspondent au besoin de l’équipe.
Cliquer sur « + » pour avoir la liste des onglets.

Vous allez accéder à une panoplie d’onglets, choisissez l’onglet qui vous servira le mieux dans
votre métier.
Choisir par exemple Trello pour la gestion des taches durant les projets, Google pour faire les
recherches dans Teams sans pour autant avoir besoin d’accéder à un moteur de recherche depuis
l’extérieur, Forms pour la création des formulaires, etc…

Cliquer sur le symbole « + » et choisir l’application souhaitée.

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Nous allons choisir comme exemple le service planificateur. Il faut donner un nom à cet onglet
tout d’abord. Puis cliquer sur Enregistrer.

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Une fois crée, il faut planifier des taches et les affecter aux personnes concernées.

Après avoir ajouter la tache il faut l’affecter à une personne.

Il est possible aussi d’ajouter des connecteurs sur Teams pour pouvoir utiliser d’autres applications
tout en restant sur Teams. Ces applications peuvent être soit Microsoft soit des applications tierces.
On accède au store des applications et on choisit l’application à intégrer.

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Choisissons alors le réseau social de l’entreprise Yammer. Il faut choisir l’équipe dans la quelle
on souhaite ajouter Yammer.

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Une fois les applications ajoutées, nous pouvons accéder à ces applications via les onglets ci-
dessous.

9. Utiliser la zone de recherche de commandes

La zone Recherchez ou tapez une commande vous permet non seulement d’effectuer une
recherche d’éléments (message, fichier ou membre) mais également d’exécuter des commandes
Teams comme, par exemple, afficher la liste de vos fichiers récents, rejoindre une équipe, mettre
à jour votre statut...

• Rechercher un message, un fichier ou un membre

Saisissez, dans la zone Recherchez ou tapez une commande, le nom de l’élément recherché puis
appuyez sur [Entrée] pour lancer la recherche.
Les résultats de la recherche apparaissent dans le volet central :

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Selon le type d’éléments recherchés, cliquez sur l’onglet Messages, Personnes ou Fichiers pour
afficher les résultats correspondants.

Vous pouvez cliquer sur un message, un fichier ou une personne pour afficher le détail dans le
volet principal.

Pour fermer la recherche, cliquez sur l’outil.

• Utiliser une commande Teams

Cliquez dans la zone Recherchez ou tapez une commande et saisissez une barre oblique /.
La liste des commandes Teams disponibles s’affiche :

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Sélectionnez la commande souhaitée et, si besoin, complétez-la puis appuyez sur [Entrée].
Par exemple, si vous avez choisi la commande /fichiers, la liste de vos fichiers récents s’affiche
dans la liste ; si vous souhaitez ouvrir un fichier particulier, cliquez sur son nom dans la liste ou
saisissez le nom du fichier à ouvrir à la suite de la commande /fichiers et appuyez sur [Entrée].

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