1. DESCRIPTION DU CYCYLE Pour une entreprise, les stocks représentent des biens et services entrant dans son cycle d’exploitation en fin d’être vendus en l’état, âpres production ou transformation, ou consommés a la première utilisation et ils doivent appartenir a l’entreprise au moment de l’inventaire et doivent en outre être correctement évalues a la fin de chaque période. Concernant le PREABASE Les fournitures et les consommables sont stockés par le Directeur de l’Administration des finances qui met a la disposition de la secrétaire au fur et à mesure des consommations sur décharge d’un registre.
Les règles de fonctionnement de la procédure de gestion des stocks sont les suivantes :
Les entrées et les sorties : concernant le entrée il est enregistrée sur la base des factures et/ou bon de livraison à la réception des achats et les sorties ils doivent être matérialisée par une demande de fournitures signée par le responsable de la Section utilisatrice et le Coordonnateur.
Inventaire physique : Un inventaire physique est effectué chaque fin de semestre et le
résultat de cet inventaire permet d’établir les régularisations comptables de fin d’exercice en vue de l’établissement des états financiers. Il conduit également à l’établissement d’une fiche d’inventaire signée conjointement par les participants à l’inventaire (le comptable et l’AGF).Toute différence entre stock physique et stock comptable doit être mentionnée et expliquée sur la fiche d'inventaire et faire l'objet d'une note adressée au Coordonnateur du projet. La gestion des carburants : cette procédure permet de contrôler et de suivre l’utilisation des véhicules et leurs consommations de carburant. Toutes les transactions y afférentes de la prise de véhicule jusqu’à sa restitution sont tenues dans un registre détenu par la secrétaire. Point forts Point faible Constats Risques Recommandations Cumul de postes La gestion du stock et Risque de Confier la gestion du incompatibles l'approvisionnement est détournement du stock de fourniture à une géré par le directeur matériel personne autre que le administratif et financier. directeur administratif et financier ; Un inventaire la procédure demande de Risque de non Respecter les physique est faire un inventaire enregistrements procédures effectué au moins physique des stocks des mouvements une fois à chaque chaque trimestre qui fait perdre à fin de semestre l’inventaire sa fiabilité Suivi efficace de - Le Coordonnateur du l’ensemble des projet, veille à la maîtrise transactions lié des dépenses de aux stocks (Par la carburant et fait procéder désignation des à l’inventaire des signataires coupons chaque mois ou habilités et les de manière inopinée par contrôles de le comptable sous la pièces) supervision du comptable de l’AGF.
Cycle immobilisation 2. Description du cycle Le cycle immobilisation : est un cycle qui doit permettre de détecter un certain nombre d’erreurs et d’incohérences, liées à la qualification des opérations sur les charges ou immobilisations 1. C’est un cycle qui n’est pas négligeable. Pour ce projet La gestion de ces immobilisations est assurée par le comptable sous la supervision du Directeur de l’Administration et des Finances. Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d'immatriculation unique. Le numéro d'immatriculation et le label du projet sont inscrits sur l'immobilisation. Ainsi, la gestion des immobilisations selon le schéma suivant :
- Codification et marquage des immobilisations
1 www.compta-online.com - Suivi des immobilisations qui se subdivisent en huit étapes : Enregistrement des acquisitions, inventaire physique, tableau récapitulatif des immobilisations, formalités administratives des immobilisations, sortie des immobilisations, entretien et réparation, exécution de l'entretien, réparation des immobilisations
Points forts
- Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d'immatriculation unique. Le numéro d'immatriculation et le label du projet sont inscrits sur l'immobilisation. - Codification et marquage des immobilisations
