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CYCLE DES STOCKS

1. DESCRIPTION DU CYCYLE
Pour une entreprise, les stocks représentent des biens et services entrant dans son cycle
d’exploitation en fin d’être vendus en l’état, âpres production ou transformation, ou
consommés a la première utilisation et ils doivent appartenir a l’entreprise au moment de
l’inventaire et doivent en outre être correctement évalues a la fin de chaque période.
Concernant le PREABASE Les fournitures et les consommables sont stockés par le Directeur
de l’Administration des finances qui met a la disposition de la secrétaire au fur et à mesure
des consommations sur décharge d’un registre.

Les règles de fonctionnement de la procédure de gestion des stocks sont les suivantes :

 Les entrées et les sorties : concernant le entrée il est enregistrée sur la base des
factures et/ou bon de livraison à la réception des achats et les sorties ils doivent être
matérialisée par une demande de fournitures signée par le responsable de la Section
utilisatrice et le Coordonnateur.

 Inventaire physique : Un inventaire physique est effectué chaque fin de semestre et le


résultat de cet inventaire permet d’établir les régularisations comptables de fin
d’exercice en vue de l’établissement des états financiers. Il conduit également à
l’établissement d’une fiche d’inventaire signée conjointement par les participants à
l’inventaire (le comptable et l’AGF).Toute différence entre stock physique et stock
comptable doit être mentionnée et expliquée sur la fiche d'inventaire et faire l'objet
d'une note adressée au Coordonnateur du projet.
 La gestion des carburants : cette procédure permet de contrôler et de suivre
l’utilisation des véhicules et leurs consommations de carburant. Toutes les transactions
y afférentes de la prise de véhicule jusqu’à sa restitution sont tenues dans un registre
détenu par la secrétaire.
Point forts Point faible
Constats Risques Recommandations
Cumul de postes La gestion du stock et Risque de Confier la gestion du
incompatibles l'approvisionnement est détournement du stock de fourniture à une
géré par le directeur matériel personne autre que le
administratif et financier. directeur administratif et
financier ;
Un inventaire la procédure demande de Risque de non Respecter les
physique est faire un inventaire enregistrements procédures
effectué au moins physique des stocks des mouvements
une fois à chaque chaque trimestre
qui fait perdre à
fin de semestre
l’inventaire sa
fiabilité
Suivi efficace de - Le Coordonnateur du
l’ensemble des projet, veille à la maîtrise
transactions lié des dépenses de
aux stocks (Par la carburant et fait procéder
désignation des à l’inventaire des
signataires coupons chaque mois ou
habilités et les de manière inopinée par
contrôles de le comptable sous la
pièces) supervision du comptable
de l’AGF.

Cycle immobilisation
2. Description du cycle
Le cycle immobilisation : est un cycle qui doit permettre de détecter un certain nombre d’erreurs et
d’incohérences, liées à la qualification des opérations sur les charges ou immobilisations 1. C’est un
cycle qui n’est pas négligeable. Pour ce projet La gestion de ces immobilisations est assurée par le
comptable sous la supervision du Directeur de l’Administration et des Finances. Chaque
immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d'immatriculation unique. Le numéro
d'immatriculation et le label du projet sont inscrits sur l'immobilisation. Ainsi, la gestion des
immobilisations selon le schéma suivant :

- Codification et marquage des immobilisations

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- Suivi des immobilisations qui se subdivisent en huit étapes : Enregistrement des acquisitions,
inventaire physique, tableau récapitulatif des immobilisations, formalités administratives des
immobilisations, sortie des immobilisations, entretien et réparation, exécution de l'entretien,
réparation des immobilisations

Points forts

- Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d'immatriculation unique.
Le numéro d'immatriculation et le label du projet sont inscrits sur l'immobilisation.
- Codification et marquage des immobilisations

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