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NAVISION 

‐ Guide utilisateur V1.0

Niveau de confidentialité C2
SOMMAIRE 

Accès aux services web p. 3

La saisie de la fiche d’activité (CRA) p. 5

Les demandes d’absences : congés et maladies p. 8

La saisie des notes de frais p. 11

NAVISION – Guide utilisateur 2

Niveau de confidentialité C2
Accès au service Web
Bienvenue sur Microsoft Dynamics NAV

La nouvelle solution Navision remplace la solution GIPSSI à partir du 1er janvier 2021.

L’accès aux services web se fait via l’adresse suivante : https://monactivite.aubay.com 

Il est préférable de vous connecter à cette adresse par le biais de Microsoft EDGE ou Chrome.

Les login et mots de passe sont identiques à ceux de votre messagerie Aubay. 

Une fois connecté, vous accédez à la page d’accueil sur laquelle apparaît des ’vignettes’ vous permettant
d’accéder à la saisie des activités, des demandes d’absences et des notes de frais.

Ce guide utilisateur est téléchargeable via le web sur la page d’accueil :

NAVISION – Guide utilisateur 3

Niveau de confidentialité C2
La page d’accueil

La saisie d’activité

La validation de l’activité

Les notes de frais

Les demandes d’absences

La saisie du CRA doit être faite impérativement avant le dernier jour ouvré du mois. N’oubliez pas d’anticiper cette saisie en cas
d’absence prévue en fin de mois.

NAVISION – Guide utilisateur 4

Niveau de confidentialité C2
La saisie de la fiche d’activité (CRA)

La saisie de votre CRA se déroule en 2 temps :


‐ la 1ère étape est la saisie qui se fait via la Fiche d’activité
‐ la 2ème est sa validation qui se fait via la Liste d’activité

La 1ère étape : la saisie de votre CRA

1 Vous avez la possibilité de saisir votre CRA à la semaine ou au mois. A vous de choisir avec la flèche déroulante.

2 Indiquez votre date de début de période.

3 Indiquez ici votre moyen de transport principal utilisé dans le mois (cliquez sur ‘…’ pour voir les types possibles).

NAVISION – Guide utilisateur 5

Niveau de confidentialité C2
La saisie de la fiche d’activité (CRA)
3

Champs  Champs 
automatiques, automatiques
à modifier 
uniquement pour 
les activités hors  Champ non 
projet. obligatoire
4

7
6

3 Choisissez le projet sur lequel vous saisissez votre activité dans la liste proposée. S’il vous manque un projet, contactez votre
assistante de facturation. Si vous travaillez sur plusieurs projets, vous devez reprendre la saisie autant de fois que de projets.

4 Le champ ‘Lieu’ vous permet de préciser si vous travaillez au siège, à votre domicile ou chez le client.

5 Si le détail des jours ne s’affichent pas, cliquez sur ‘Saisie des temps’ pour qu’ils apparaissent.

6 7 Les quantités se saisissent avec un ‘1’ pour un jour entier et ‘0,5’ pour une demi journée d’activité. Il n’y a pas d’option matin
ou après‐midi. Les charges déjà saisies sur une journée sont indiquées avec () après la date.

=> Pour finir cette 1ère étape, cliquez sur ok.

NAVISION – Guide utilisateur 6

Niveau de confidentialité C2
La validation de la fiche d’activité (CRA)
La 2ème étape : Validation de votre CRA

A la fin du mois, pour valider votre saisie et la transmettre à votre assistante, vous devez vous rendre sur
la ‘Liste activité’. En définissant la date de début, vous retrouvez l’ensemble de votre CRA du mois
(activités, hors projet et absences). C’est sur cette page que vous pouvez modifier le type de transport
journalier si besoin. A noter, vos demandes de congés validées sur la période s’intègrent à votre liste
d’activité de manière automatique, il n’y a pas besoin de faire de saisie supplémentaire.

Si l’intégralité de votre saisie est juste, cliquez sur


‘Cocher fait et Signer les temps’. Vos lignes se colorent
en vert et votre saisie de CRA se termine ici. Si vous
souhaitez y apporter des corrections, cliquez sur
‘Décocher fait’ puis ‘Modifier’, supprimez les lignes
concernées, faites vos modifications sur la page ‘Fiche
activité’ et revenez sur la ‘Liste activité’ pour valider en
cliquant de nouveau sur ‘Cocher fait et Signer les temps’.

Pour sélectionner plusieurs lignes de la


liste, utilisez les ‘…’ puis ‘sélectionner
davantage’ et choisissez les lignes à
modifier/supprimer/valider.

NAVISION – Guide utilisateur 7

Niveau de confidentialité C2
Les demandes de congés

◦ Vous avez accès à 6 vignettes sur votre tableau de bord qui vont vous permettre de suivre les étapes de
validation de votre demande d’absence.

◦ Vous pouvez créer une nouvelle demande en cliquant sur la vignette ‘Demandes de congés brouillons’ puis
le bouton ‘+Nouveau ’

◦ A la création d’une demande, sur la partie droite de votre écran, vous pourrez visualiser les soldes
disponibles de vos compteurs de congés, de RTT et de Congés Enfant Malade.

• La 1ère partie correspond à vos soldes affichés sur votre dernière fiche de paie (il me reste 10 jours de CP),
• la 2ème partie à vos demandes en cours et à venir (j’ai posé 7 jours de CP depuis ma dernière feuille de paie),
• la 3ème partie à vos soldes recalculés (à terme, il ne me reste que 3 CP).

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Niveau de confidentialité C2
La saisie d’une demande d’absence

Pour joindre un justificatif, cliquez sur ‘Pièce jointe’ et sélectionner votre document. 
Les pièces ainsi jointes sont consultables en cliquant, sur l’icône ‘Liens’.

Champs 
automatiques 3

Pour réaliser une demande, vous devez saisir les éléments ci‐dessous :

1 Le type de demande : choisissez entre Absence ou Maladie

2 Le Code Tâche : choisissez le type d’absence (CP, RTT…) ou de maladie (maladie, congé paternité…)

3 La date de début et de fin du congé : vous pouvez préciser l’indication Matin ou Après‐midi dans les champs 
‘Option date’ pour les demies journées.

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Niveau de confidentialité C2
La validation d’une demande d’absence
Pour valider votre demande et sortir de votre saisie, cliquez sur la croix en haut à droite. Pour une
saisie d’absence, une pop up s’ouvre vous demandant de cocher les conditions d’acceptation. Si
vous ne validez pas ces étapes, votre demande restera au statut ‘Brouillon’. Si vous souhaitez
reprendre votre saisie, cliquer sur les ‘…’ et modifier votre demande.

Votre demande ainsi prise en compte passe au statut ‘Demandes de congés soumises’ (seconde vignette).

Si votre demande d’absence dépasse le nombre de jours restants de votre solde, un message d’erreur apparaîtra, il faudra
alors répartir votre demande sur d’autres compteurs.

La traitement d’une demande d’absence
Une fois que vous avez soumis votre demande d’absence, elle sera envoyée à votre assistante et aux responsables
concernés pour validation :
• En cas d’acceptation, votre demande passera au statut ‘Acceptée’ et vous recevrez un mail vous notifiant la
validation. Dès lors, les absences seront reportées automatiquement dans votre liste d’activité.
• En cas de refus, votre demande passera au statut ‘Refusée’. Ce refus vous sera également notifié par mail avec un
commentaire expliquant ce refus. Vous devrez alors refaire une nouvelle demande.

Les demandes au statut ‘Supprimée’ correspondent aux absences supprimées après la validation du responsable ; et les 
demandes au statut 'Annulée' correspondent aux absences annulées après l’émission de votre feuille de paie.

Les notifications vous seront envoyées sur votre adresse mail Aubay.

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Niveau de confidentialité C2
La saisie des notes de frais

Pour accéder à la création d’une note de frais, rendez‐vous sur la vignette ‘Liste note frais’. Vous y trouverez la liste de toutes vos
notes de frais avec les différents statuts. En cliquant sur ‘+ nouveau’, vous accédez au formulaire de saisie.

Champ non obligatoire
Champs 
automatiques

Champs 
1 automatiques

1 Choisissez le mois puis l’année de déclaration de votre note de frais.

2 Pour joindre un justificatif, comme pour les absences, utilisez la ‘Pièce jointe’ dans le ruban.

Si vous êtes affectés à plusieurs projets, vous devez émettre une note de frais différente par projet.

NAVISION – Guide utilisateur 11

Niveau de confidentialité C2
Les éléments à saisir dans la note de frais

5 6
3 7
4

3 Choisissez dans le code rubrique votre type de frais (ex : billet d’avion, essence…)

4 Pour des indemnités kilométriques, vous devez sélectionner votre ‘N° immatriculation’ qui doit être enregistré au
préalable. S’il n’apparaît pas, contactez votre assistante et transmettez la carte grise du véhicule.

5 Indiquez la date exacte du frais.

6 Choisissez le projet concerné parmi la liste proposée.

7 Indiquez la quantité et le montant du frais à rembourser en TTC .

Pour rappel : les notes de frais ne peuvent être engagées qu’après accord de votre manager, et tous les frais engagés
dans le mois doivent être saisis. Vous devez également envoyer vos notes de frais accompagnées des originaux des
justificatifs à chaque fin de mois, ce qui conditionnera leurs remboursements aux alentours du 15 du mois suivant.

NAVISION – Guide utilisateur 12

Niveau de confidentialité C2
La validation et le traitement d’une note de frais

Pour finaliser votre note de frais, vous devez la transmettre. Pour cela, cliquez sur ‘Envoyer demande d’approbation’ puis
cliquez sur la croix en haut à droite pour sortir de l’écran de saisie.

Votre note de frais passe ainsi au statut ‘Envoyer demande d’approbation’. Tant qu’elle reste à ce statut, vous avez encore
la possibilité d’annuler cette demande et de modifier votre note de frais.

Votre note de frais va ensuite passer par les étapes (les statuts) du workflow de validation :

‐ Ouvert : votre demande est encore modifiable
‐ En attente d’approbation : votre note de frais a été transmise à votre responsable
‐ Lancé : elle a été acceptée (vous recevrez un mail)
‐ Ouvert : elle a été refusée (vous recevrez un mail avec un motif de refus), vous pouvez alors la modifier
‐ Visé : vos justificatifs sont ok et votre assistante va procéder à son paiement
‐ Clôturé : la note de frais est archivée.

Les notifications vous seront envoyées sur votre adresse mail Aubay.

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Niveau de confidentialité C2
Qui contacter en cas de problèmes ?

Pour toutes questions sur vos absences, frais ou encore projets, vous pouvez contacter
votre assistante de gestion.

Pour toutes questions liées à l’utilisation de Navision, vous pouvez contacter le support 
à l’adresse : support‐navision@aubay.com

Pour toutes questions techniques ou concernant vos mots de passe, vous pouvez
contacter le support à l’adresse : esi@aubay.com

Bonne utilisation

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