Groupe-SNTR Note organique 

: GR-FIN-021
V0 05/09/2011
Société mère Procédures de gestion du cycle achats 1/11
fournisseurs
Comptabilité, Objet : Mise en place de règles communes de Toutes les
Finances et fonctions gestion comptable entités du
périphériques Groupe

1. OBJET DE LA PROCEDURE

L’objectif de la procédure d’achats a pour objectif de normaliser le processus relatif aux

opérations d’achat, pris en charge par les structures chargées des achats, sur la base du
plan d’approvisionnement, du plan d’investissement ou des demandes non programmées de
fournitures formulées par les structures utilisatrices.

Sont définies les conditions d’achat, de réception et de mise en stock, ainsi que la gestion
des situations conflictuelles éventuelles.

2. DESTINATAIRES

-services achats
-services approvisionnements
-moyens généraux
-services comptables
-services audit
-services contrôle de gestion
-services inspection

3. DOMAINE COUVERT

L’élaboration de cette procédure a été centrée sur les modalités de prise en charge des
opérations d’achat, depuis l’expression du besoin, jusqu’à la satisfaction de la demande.

Elle commence par l’expression des besoins (Demande de Fournitures) et s’étend jusqu’à la
réception physique en magasin ou par le demandeur des matières, produits ou matériel
demandés.

4. REVISIONS

Les révisions peuvent être introduites :

- sur proposition fondée par un besoin réel des la structures ayant proposé la révision,
- après examen et approbation de la Direction Générale.
- après revue et approbation, les pages révisées sont diffusées par le Directeur Financier
de l’entité à tous les détenteurs de la présente procédure.

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5. PRINCIPES DIRECTEURS

Les principes directeurs figurent dans le cadre des règles et procédures édictées (SMQ)
spécifiques à chaque entité du groupe, et en fonction de son métier.
Cependant, les éléments synthétisants sont énoncés pour rappel dans la rubrique relative au
rôle des différentes fonctions, menant à une comptabilisation optimalisée.
Un certain nombre de principes, spécifiques à l’acte d’achat peuvent être cités, notamment :

i. Expression du besoin
Les utilisateurs (demandeurs) expriment leur besoins en renseignant une demande
de fournitures. A cet effet, ils joignent une note technique dans laquelle les
caractéristiques techniques des pièces, fournitures et produits sont explicitées ; les
demandes de fournitures doivent être approuvées (signées) par la hiérarchie.
Les expressions de besoins sont communiquées aux services de gestion des stocks.
En cas de disponibilité, les services de gestion des stocks procèdent au de stockage
des quantités demandées et expriment à leur tour des demandes d’achats vers kles
services d’achat, en fonction de la rotation et des cadences de consommations
déterminées par les techniques appropriés.
Aucun mouvement de stocks ne se fait sans donner lieu à comptabilisation des flux
exprimés en signes monétaires.

ii. Prospection du marché

La chargé de prospection de l’entité nommé par décision (par le PDG, DG, Directeur
d’Unité et Chef de Centre selon le cas) prospecte le marché, se rapproche des
fournisseurs et des prestataires  et se fait établir des offres par les fournisseurs et
prestataires ;
Pour les achats de montants supérieurs ou égaux à 500 000 DA, le chargé de
prospection établit un tableau comparatif des offres (TCO) reçues ; et un choix est
proposé à la Direction;
Les documents complémentaires (Bon de Commande et Ordre de Paiement) sont
établis après approbation de la Demande d’Achat par la le Chargé du Contrôle de
Gestion et de la Direction.

iii. Vérification par la DFC

Les services comptables vérifient la demande de paiement et, si le montant est

important (plus de 100 000 DA), demande l’avis de sa hiérarchie, elle établit les effets
de paiement (chèque ou ordre de virement), ainsi qu’un Ordre de Paiement sur lequel
elle appose la mention (tampon) :
 Payé par chèque …
 N° du chèque…
 Montant du chèque…
 Date d’émission….

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 Les effets de paiement et l’ordre de paiement sont soumis à la signature de la
hiérarchie.

NB : Les originaux de chèques annulés sont revêtus de la mention « Annulé »

et agrafés au chéquier et archivé par la DFC. A chaque émission de chèque, il
ya lieu pour la DFC de mettre à jour le brouillard de banque. La remise de
chèque est matérialisée par la signature du bénéficiaire (demande de paiement
ou registre des chèques).

iv. L’acte d’achat

Les chargés des approvisionnements sont tenus de veiller à ce que la marchandise

achetée soit conforme aux prescriptions techniques.
A cet effet, elle peut solliciter l’expertise du demandeur pour confirmer que la
marchandise à acheter est bien conforme à la demande.

Par ailleurs, les documents d’achat originaux sont transmis à la comptabilité aux fins
de comptabilisation.

NB1 : Pour les achats à payer au comptant et en espèces acceptés par la

Direction, il y a lieu d’observer les procédures caisse.
En cas d’achat de service, la DAG met le sous-traitant en relation avec le
service demandeur auquel il remet un modèle d’Attestation de Service Fait.

v. La réception en stock

 Toute marchandise achetée doit transiter par le magasin (qui est en interface
avec la comptabilité).
 Les éléments achetés doivent faire l’objet de contrôles de réceptions pour
déterminer, sous la responsabilité des services de réception ou des services
des achats :
-les déficits de réception (manquantes, non conformes, …)
-les stocks à recevoir
-les stocks à l’extérieur
 Les services de gestion des stocks doivent solliciter, le cas échéant,
l’expertise du demandeur pour s’assurer de la conformité du produit acheté ;

 Les entrées en stocks sont matérialisées par un Bon d’Entrée au Magasin,

dont un exemplaire est obligatoirement transmis à la comptabilité.

 Les mouvements d’entrées et de sortie sont saisis sur le logiciel de gestion

des stocks ou sur fiches de stocks.

Une fois la marchandise entrée en magasin, elle peut être récupérée par le
demandeur. Les sorties sont matérialisées par des bons de sorties magasin, dont
une copie est obligatoirement et systématiquement transmise à la comptabilité.

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 vi. Cas des prestations de services (Prestations reçues)

 Pour l’achat de prestations (études, conseil, assistance technique…), les

structures demandeuses expriment leur besoin en clarifiant les exigences
dans un cahier des charges.
 Le service demandeur  et bénéficiaire de la prestation suit les travaux relatifs
à la prestation demandée, vérifie la conformité des travaux et réceptionne la
bonne exécution, puis renseigne l’Attestation de Service Fait, la signe et rend
une copie à la structure chargée des achats.
 Les prestations et études de plus de 4.000.000 DA sont soumis aux
procédures du Bureau Central des Marchés.

6. SUPPORTS ET REFERENCES DOCUMENTAIRES

L’application de la présente procédure, requiert le recours aux structures et aux outils de

référence suivants :
 La directive annuelle du PDG
 La norme ISO 9001/2008
 Manuels de comptabilité
 Le manuel de qualité des différentes filiales – SMQ (Maintenance Plus, AGEFAL, …)
 Les procédures de passation des marchés
 Les contrats ou conventions-cadre
 Les fichiers et dossiers
 Les bons de livraison ou ce qui en tient lieu
 Bon de Commande (Fournisseurs)
 Bordereau de Livraison
 Facture
 Registre des chèques et des OV donnés
 Brouillard de banque
 Ordre de paiement (en dépense)
 Bons de d’entrée magasin
 Bons de réception
 Bons de sortie
 Bons de réintégration
 Demande d’achat émanant des services de maintenance

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7. GRILLE DE SEPARATION DES TACHES 
La grille de séparation des taches énonce le rôle des fonctions concernées par le
processus de traitement des opérations relatives aux activités ordinaires telles que
définies par IAS 18.
Les fonctions concernées par le processus lié aux achats-fournisseurs sont :

FONCTIONS
TACHES REGULIERES ET CONTOLES PERIODIQUES
PRINCIPAL

La fonction Réception demande d’achat

Etablissement des commandes
chargée des
achats et Autorisation de commande auprès du responsable entité

appros Réception
Comparaison facture – commande
La prospection fournisseurs
Traitement des commandes
Elaboration des offres
Constitution du dossier
Ordonnancement et règlement des factures de sous-traitance
Tenue de journal des achats
Contrôle commande – facture
Vérification de la séquence des numéros de bon de commande
émis
PV de réceptions de matériels (activité maintenance)
Etablissement de liste et détails de bons d’entrée non facturés
Tenue du répertoire de facturation où sont consignés les
renseignements suivants ;
- Le numéro de l’affaire (dossier),
- Le nom ou la raison sociale du fournisseur ;
- La désignation de l’affaire;
- Les contraintes éventuelles (manque de
document, …)
- Les débours,
- Les références fiscales
- Autres charges

Etablissement de la balance âgée des fournisseurs

Gestion fournisseurs
- Création de comptes auxiliaires par fournisseurs
- Ordonnancement auprès du responsable de
l’entité
- Mise à jour des soldes fournisseurs

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 - Tenue du registre – tableau de bord

Réception des factures des sous-traitants

Comptabilisation des factures des sous-traitants

Réception des factures fournisseurs

Comptabilisation des factures fournisseurs

Comptabilisation des règlements

La fonction
Confirmation des soldes des comptes fournisseurs avec la
comptabilité Fonction Achats Appros

et finances Règlement de dettes dûment ordonnancées en conformité avec

le guide des ordonnateurs

Etablissement des états des dettes impayées

Communication des états des dettes impayés à l’audit et

contrôle de gestion

Suivi des règlements

La fonction Points de contrôle et pistes d’audit relatifs à la créance, et aux

produits des activités ordinaires, conformément au manuel
Audit d’audit en vigueur
-suivi par fiches d’engagement (par contrat et marché)

La fonction -ratios et taux de réalisation des objectifs

Contrôle de -impact des impayés

gestion - contrôle des engagements hors bilan (bon de commande)

-bilans par affaire

7.1 ROLE DES FONCTIONS PERIPHERIQUES

Le rôle des fonctions périphériques, en ce qui concerne la facturation des prestations,
est défini dans le cadre des procédures « SMQ ».
Le tableau ci-dessus énonce les principales étapes de cette activité.

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7.2 ROLE DES SERVICES COMPTABILITE ET FINANCE

7.2.1– COMPTABILISATION
La comptabilisation est associée à la réception des éléments constituant le
dossier relatif à l’affaire. En général, on a les éléments suivants :
 La facture constatant la dette
 Les moyens de règlement arrivant souvent avec un certain décalage temporel

7.2.2– PAIEMENT PAR LE BIAIS DU PAPIER COMMERCIAL

Pour les décaissements, la Structure Finances et Comptabilité:
 Emet les effets de paiement,
 Emet les notes de détail,
 Procède à la vérification d’usage
 Etablit les chèques de paiement
 Etablit les décharges de remises du papier commercial au fournisseur ;
 Remet le papier commercial avec décharge aux structures gestionnaires des
achats fournisseurs,

7.2.3PAIEMENT PAR VIREMENTS :

En général, les avis de débit (virements) sont directement exécutés par la
Structure Finances et Comptabilité au profit du fournisseur.

Dans de tels cas, la Structure Finances envoie une copie de l’avis de virement à la
structure en charge des achats-fournisseurs, pour suivi.

7.2.4 – VERIFICATION ET ENREGISTREMENT COMPTABLE

 La Structure Comptabilité, vérifie les documents reçus, et procède aux

imputations comptables
 L’imputation est effectuée conformément aux règles de fonctionnement des
comptes.
 Les services d’audit sont appelés à effectuer périodiquement des sondages
ou des révisions (sur la base de la lecture des balances, journaux et grands
livres,…)

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 7.2.5 – DETTES
 Les dettes sont gérées conjointement par les services achats
approvisionnements et les services comptabilité-finances ; les services d’audit et
de contrôle de gestion sont également concernés pour les analyses et les
contrôles périodiques ; à cet effet, ces derniers recevront périodiquement une
édition des états récapitulatifs des dettes commerciales conjointement signés par
les deux services.

 Périodiquement, une balance des dettes par comptes auxiliaires, est expédiée
aux services centraux de la société et des services de contrôle de gestion

8. SYSTEME DE CONTROLE DE L’EXHAUSTIVITE

8.1 La prospection doit respecter les procédures de passation des marchés en vigueur au
sein du Groupe SNTR.
8.2 La prospection est faite auprès de trois fournisseurs au minima, ensuite un tableau
comparatif des offres est élaboré par le contrôleur de gestion de l’entité.
8.3 Le choix définitif parmi les offres reçues est porté et argumenté par le responsable de
l’entité sur le TCO.
8.4 Préalablement à la commande, une fiche d’engagement enseignée par le contrôleur de
gestion et approuvées par le responsable de l’entité.
8.5 Les marchandises reçues doivent être enregistrées sur les bons d’entrée visés par le
responsable de l’entité.
8.6 Les prestations reçues sont sanctionnées par des attestations de service fait visées par
le responsable de l’entité.
8.7 Les bons de retour doivent être établis sur des formulaires standards et prénumérotés.
8.8 Le service comptable vérifie la séquence numérique des bons d’entrée et des bons de
retour.
8.9 Le service comptable doit ouvrir un registre des réceptions et des retours ou
réclamations pour lesquels il n y a pas reçu de factures ou d’avoirs de la part des
fournisseurs.
8.10 Le journal des achats doit faire l’objet de rapprochement mensuel avec le registre
des réceptions et retours.
8.11 Les produits afférents aux achats (ristournes) sont matérialisés par des avoirs
fournisseurs.
8.12 Les charges de transport doivent être imputées directement au coût d’achat des
fournitures.

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8.13 Les comptes auxiliaires des fournisseurs sont rapprochés mensuellement du compte
général et des relevés des fournisseurs.

9. SYSTEME DE CONTROLE DE REALITE

9.1 Les factures reçues ne sont enregistrées que s’ils sont préalablement rapprochées du
bon de réception, retour et réclamation et des bons de commande (conventions
contrats).
9.2 Les bons de réception, retour ou réclamation sont annexés aux factures et avoirs.
9.3 La comptabilisation de duplicatas de factures est soumise à l’autorisation de la Direction
Financière de l’entité.
9.4 L’entité doit tenir à jour une liste des fournisseurs autorisés.
9.5 L’ouverture d’un nouveau compte auxiliaire fournisseur est soumis à l’autorisation de la
Direction Financière de l’entité.
9.6 Les factures doivent être vérifiées au niveau de toutes les structures (en amont de la
structure financière) quant au respect de la règlementation, notamment :
 Dénomination sociale du fournisseur
 Numéro de registre de commerce
 NIF
 Rapprochement par rapport au bon d’entrée
(bonde retour s’agissant des avoirs)
 Rapprochement par rapport au bon de
commande
 Article d’imposition
 Quantités
 Prix unitaires
 calculs
 TVA et franchises
 Montant en chiffre
 Montant en lettre
 Autres déductions ou charges.
9.7 Les bons de commande non honorés sont chiffrés, totalisé et enregistrés sur un registre
spécial en vue d’évaluer les engagements hors bilan de l’entité.
9.8 Les achats effectués en monnaies étrangère sont évalués et comptabilisés suivant le
cours de la date de transaction.
9.9 Les dettes fournisseurs étrangers sont actualisées à la date de paiement et en fin de
période suivant le cours de la Banque d’Algérie.

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9.10 L’entité doit disposer régulièrement des cours de change.

10. – CONDITIONS D’EVALUATION

10.1 Les factures achats fournisseurs doivent être correctement évaluées, conformément
aux bons de commande, devis, contrats et autres conventions.
10.2 Les comptes fournisseurs sont lettrés et les écarts analysés chaque décade et
envoyés en format électronique (excel) à la Direction Financière de l’entité.

10.3 Une procédure de fixation de plafonds des engagements fournisseurs est arrêtée par
l’organe de gestion de l’entité.
10.4 Il est interdit de faire des achats sans commande et devis dûment accepté par le
responsable de l’entité.
10.5 L’insertion d’un nouveau fournisseur est précédée par la création de code fournisseur
par le service achat et justifié par le dossier fournisseur.
10.6 Les changements et modifications du fichier fournisseurs est autorisé par le
responsable de l’entité et appuyés par des documents probants (changement d’adresse,
de raison sociale, …).

11. CONDITIONS D’ENREGISTREMENT

11.1Les comptes fournisseurs doivent être régulièrement tenus à jour avec récolements
mensuels concernant les facturations et les règlements.
11.2Les services achat doivent disposer d’une table de plafonnement des achats
régulièrement mise à jour et le cas échéant par type de client ou personnalisée.
11.3En fin de période le service comptable de l’entité doit élaborer et transmettre à la
Direction Financière :
 Les bons de livraison non facturés
 Les bons de retour et réclamation sans avoirs
En vue d’évaluer les provisions pour factures et avoirs à recevoir.
11.4A la date de clôture le service comptable s’assure auprès du service achats des derniers
numéros de séquence des documents évoqués précédemment.
11.5L’apurement des provisions pour factures et avoirs à recevoir est autorisé par la
Direction Financière de l’entité.
11.6Les charges récurrentes et chevauchantes entre deux exercices (loyers, assurances,…)
sont réparties au prorata-temporis des périodes de rattachement.

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 vii. – CONDITIONS DE COMPTABILISATION
12.1 Les services comptables doivent disposer d’une codification des fournisseurs
constamment mise à jour.
12.2 Les factures (avoirs) ne sont comptabilisées et payées que si elles sont
accompagnées des documents suivants :
 ordre de paiement ordonnancé par le
responsable de l’entité
 attestation de services faits du responsable
 bon de commande
 bon de réception
 bon de retour (avoirs)
 TCO de trois offres au moins dûment renseigné
et argumenté par le responsable
 fiche d’engagement budgétaire

12.3 La totalisation des journaux et balances est vérifiée mensuellement.

12.4 Les balances auxiliaires sont rapprochées des journaux afin de détecter d’éventuelles
erreurs.
12.5 Les comptes fournisseurs doivent être régulièrement lettrés (en informatique).
12.6 Aucune comptabilisation d’une facture ne peut se faire sans vérification exhaustive
des éléments qu’elle contient aux plans : financier, juridique, fiscal et organisationnel.
12.7 Les services juridique de l’entité doit être régulièrement informés sur les cas de
dettes fournisseurs impayés de plus d’une année en vue d’évaluer les risques juridiques.
12.8 Le contrôle à postériori relève conjointement des services d’audit et des services de
contrôle de gestion (pour ce qui concerne les chiffrages).
12.9 Pour les besoins d’uniformisation des traitements comptables dans le cadre de la
consolidation des comptes du Groupe SNTR, la balance des fournisseurs est déposée
au niveau de la Direction Financière de la Société Mère en vue d’évaluer les
engagements consolidés.

A- LOGIGRAMMES

Les logigrammes figurent dans les manuels d’organisation (SMQ) ad hoc à chaque entité ou
filiale.

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