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Messagerie,   Outlook  
contacts,  notes,  
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tâches  et  
calendrier   App  

             
Version  1.2  –  Août  2014  
Jacqueline  Frey  

   

 
 

 
 
TYPOGRAPHIE  
MENU,  COMMANDE,  ONGLETS,  OPTIONS.  ETC…  :   PREMIÈRE  LETTRE  DE  
L’ÉLÉMENT  EN  MAJUSCULE    
 
SYMBOLE   >  :   DANS   LES   PROCÉDURES   À   SUIVRE   LE   SYMBOLE   >   EST  
UTILISÉ  POUR  SÉPARER  LE  NOM  DU  MENU  DE  CELUI  DE  LA  COMMANDE    
 
NOM  DES  TOUCHES  AU  CLAVIER  :   EN  ENCADRÉ  
Table  des  matières   Page  I    
 
GÉNÉRALITÉS  ______________________________________________________  1  
Se  connecter  __________________________________________________________  1  
Se  déconnecter  ________________________________________________________  2  
Découvrir  l'interface  d'OWA  __________________________________________________  2  
Accéder  aux  différentes  fonctionnalités  d'OWA  ______________________________  3  
Réduire  les  volets  ______________________________________________________  3  
Généralités  à  propos  des  personnalisations   _____________________________________  3  
Stockage  en  local  ou  sur  le  serveur  ?  _______________________________________  3  

LA  MESSAGERIE  _____________________________________________________  4  
Régler  l'affichage  de  la  liste  des  messages   __________________________________  4  
Afficher  les  messages  en  tant  que  conversation  ______________________________  4  
Lire  et  traiter  des  messages  __________________________________________________  5  
Avertissement  lors  de  la  réception  des  messages  _____________________________  5  
Message  lu/non  lu  _____________________________________________________  5  
Filtrer  les  messages  non  lus  ______________________________________________  5  
Régler  les  options  de  lecture  automatique  __________________________________  5  
Lire  un  message  dans  une  fenêtre  séparée  __________________________________  6  
Visualiser  et  télécharger  les  pièces  jointes   __________________________________  6  
Répondre  et  transférer  un  message   _______________________________________  6  
Définir  un  expéditeur  comme  étant  indésirable  ______________________________  7  
Assurer  un  suivi   _______________________________________________________  7  
Traiter  un  suivi  ________________________________________________________  8  
Afficher  et  traiter  les  rappels  _____________________________________________  8  
Créer  des  catégories  de  couleurs  __________________________________________  9  
Affecter  une  catégorie  __________________________________________________  9  
Imprimer  un  message   _________________________________________________  10  
Supprimer  un  message  _________________________________________________  10  
Récupérer  un  message  supprimé   ________________________________________  11  
Vider  le  dossier  Éléments  supprimés  ______________________________________  11  
Récupérer  des  messages  supprimés  après  vidage  de  la  corbeille  ________________  11  
Composer  et  mettre  en  page  un  nouveau  message   ______________________________  11  
Régler  les  options  de  rédaction  -­‐  Police  par  défaut  ___________________________  11  
Rédiger  un  nouveau  message   ___________________________________________  11  
Rédiger  un  message  dans  une  nouvelle  fenêtre   _____________________________  12  
Sauvegarder  un  message  dans  le  dossier  Brouillons  __________________________  13  
Insérer  une  pièce  jointe  à  un  message   ____________________________________  13  
Insérer  une  image  à  un  message  _________________________________________  13  

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Page  II     Table  des  matières  
 
Rédiger  des  messages  en  format  HTML  ou  en  texte  brut  ______________________  13  
Mettre  en  forme  du  texte  ______________________________________________  13  
Créer  et  insérer  une  signature  ___________________________________________  14  
Régler  les  options  de  message  _______________________________________________  14  
Demander  un  accusé  de  réception  ou  de  lecture  ____________________________  14  
Paramétrer  le  gestionnaire  d'absence  du  bureau  ____________________________  14  
Effectuer  des  recherches  _______________________________________________  15  
Faire  de  l’ordre  dans  sa  boîte  ________________________________________________  16  
Créer  un  dossier  de  classement   _________________________________________  16  
Créer  une  règle  de  message   ____________________________________________  16  
Attribuer  une  stratégie  de  rétention  à  un  dossier   ___________________________  17  
Attribuer  une  stratégie  de  rétention  à  des  messages  _________________________  19  

LES  CONTACTS   ____________________________________________________  21  


Créer  un  contact  __________________________________________________________  21  
Créer  un  contact  à  partir  d'un  message  reçu   _______________________________  21  
Obtenir  des  détails  sur  un  expéditeur  _____________________________________  21  
Créer  un  groupe  de  contacts  ____________________________________________  22  
Gérer  les  contacts   ________________________________________________________  22  
Modifier  un  contact  ___________________________________________________  22  
Modifier  l'affichage  des  contacts   ________________________________________  22  
Filtrer  les  contacts  ____________________________________________________  22  
Envoyer  un  message  électronique  à  un  contact  _____________________________  22  
Envoyer  un  message  électronique  à  un  groupe  de  contacts   ___________________  23  
Organiser  une  réunion  avec  un  contact   ___________________________________  23  
Supprimer  un  contact   _________________________________________________  23  
Rechercher  un  contact  _________________________________________________  23  
Ajouter  un  collaborateur  de  l'Unil  aux  Contacts  _____________________________  23  

LES  NOTES  _______________________________________________________  24  


Consulter  une  note   ___________________________________________________  24  
Transférer  le  texte  d'une  note  ___________________________________________  24  
Supprimer  une  note  ___________________________________________________  24  
   

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Table  des  matières   Page  III    
 
LES  TÂCHES   ______________________________________________________  25  
Créer  une  tâche   __________________________________________________________  25  
Modifier  et  traiter  une  tâche  ________________________________________________  26  
Afficher  toutes  les  tâches  _______________________________________________  26  
Terminer  une  tâche  ___________________________________________________  26  
Modifier  l'affichage  des  tâches   __________________________________________  26  
Trier  les  tâches  _______________________________________________________  26  
Appliquer  une  catégorie  à  une  tâche  ______________________________________  26  
Assigner  une  tâche  ____________________________________________________  27  
Supprimer  une  tâche  __________________________________________________  27  
Les  tâches  périodiques  _____________________________________________________  27  
Créer  une  tâche  périodique  _____________________________________________  27  
Terminer  une  tâche  périodique  __________________________________________  28  
Modifier  la  date  d'échéance  d'une  tâche   __________________________________  28  
Supprimer  la  périodicité  ________________________________________________  28  
Supprimer  une  tâche  périodique  _________________________________________  28  

LE  CALENDRIER  ____________________________________________________  29  


Généralités  ______________________________________________________________  29  
Les  rendez-­‐vous  ______________________________________________________  29  
Les  réunions  _________________________________________________________  29  
Les  événements   ______________________________________________________  29  
Affichage  du  calendrier  _____________________________________________________  29  
Choisir  l'horaire  de  travail   ______________________________________________  30  
Modifier  la  couleur  d’affichage  du  calendrier  _______________________________  30  
Supprimer  l'option  de  rappel  par  défaut  ___________________________________  30  
Modifier  la  grille  horaire   _______________________________________________  31  
Créer  un  nouveau  rendez-­‐vous   ______________________________________________  31  
Déplacer  un  rendez-­‐vous  _______________________________________________  32  
Modifier  la  durée  d'un  rendez-­‐vous   ______________________________________  32  
Attribuer  une  catégorie  ________________________________________________  32  
Créer  un  rendez-­‐vous  périodique   ________________________________________  32  
Supprimer  un  rendez-­‐vous  ______________________________________________  33  
Créer  un  événement  _______________________________________________________  33  
Créer  un  événement  annuel  (par  ex.  anniversaire)  ___________________________  33  
Imprimer  le  calendrier  -­‐  régler  les  options  d’impression  ___________________________  34  
   

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Page  IV     Table  des  matières  
 
Créer  une  réunion   ________________________________________________________  34  
Donner  suite  à  une  demande  de  réunion  __________________________________  35  
Ne  pas  supprimer  automatiquement  des  demandes  de  réunion  ________________  36  
Partager  un  calendrier  _____________________________________________________  36  
Transformer  un  rendez-­‐vous  en  rendez-­‐vous  privé   __________________________  36  
Partager  un  calendrier  _________________________________________________  36  
Gérer  le  partage  du  calendrier   __________________________________________  38  
Ouvrir  le  calendrier  d'un  autre  utilisateur  __________________________________  38  
Ouvrir  le  calendrier  suite  à  une  invitation  __________________________________  39  
Afficher  un  calendrier  partagé   __________________________________________  39  
Masquer  le  calendrier  d'un  autre  utilisateur   _______________________________  40  
Supprimer  l'affichage  d'un  calendrier  d'un  autre  utilisateur   ___________________  40  
Créer  ou  afficher  des  calendriers  supplémentaires  _______________________________  40  
Créer  un  calendrier  supplémentaire  vide   __________________________________  40  
Les  groupes  de  calendriers  __________________________________________________  41  
Créer  un  groupe  de  calendriers  __________________________________________  41  
Afficher  un  groupe  de  calendriers  ________________________________________  41  
Supprimer  un  groupe  de  calendriers  ______________________________________  41  
La  délégation   ____________________________________________________________  42  
Généralités  __________________________________________________________  42  
Désigner  une  personne  comme  délégué  ___________________________________  42  
Régler  les  options  de  délégation  _________________________________________  43  
Modifier  les  autorisations  d’un  délégué  ___________________________________  43  
Supprimer  les  autorisations  _____________________________________________  43  
 

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Table  des  illustrations   Page  V    
 
Figure  1  -­‐  Fenêtre  de  connexion  à  OWA  _________________________________________  1  
Figure  2  -­‐  Interface  d'OWA   ___________________________________________________  2  
Figure  3  -­‐  Barre  de  navigation  _________________________________________________  3  
Figure  4  -­‐  Barre  de  navigation  _________________________________________________  4  
Figure  5  -­‐  Options  d'avertissement  d'arrivée  de  nouveaux  messages  __________________  5  
Figure  6  -­‐  Barre  de  filtrage  ____________________________________________________  5  
Figure  7  -­‐  Options  de  la  messagerie   ____________________________________________  6  
Figure  8  -­‐  Options  du  bouton  Indicateur  _________________________________________  7  
Figure  9  -­‐  Fenêtre  des  rappels  _________________________________________________  8  
Figure  10  -­‐  Boîte  de  dialogue  Gérer  les  catégories  _________________________________  9  
Figure  11  -­‐  Exemple  de  catégories  dans  le  calendrier  ______________________________  10  
Figure  12  -­‐  Exemple  de  catégories  dans  les  tâches  ________________________________  10  
Figure  13  -­‐  Option  de  mise  en  forme  par  défaut   _________________________________  11  
Figure  14  -­‐  Choix  du  format  des  messages  ______________________________________  13  
Figure  15  -­‐  Zone  créer  une  signature   __________________________________________  14  
Figure  16  -­‐  Fenêtre  Options  des  messages   ______________________________________  14  
Figure  17  -­‐  Boîte  de  dialogue  réponses  automatiques  (absence  du  bureau)  ____________  15  
Figure  18  -­‐  Zone  de  filtrage  des  résultats   _______________________________________  15  
Figure  19  -­‐  Zone  des  Favoris   _________________________________________________  16  
Figure  20  -­‐  Boîte  de  dialogue  Créer  une  règle  ____________________________________  16  
Figure  21  -­‐  Fenêtre  de  gestion  des  règles  _______________________________________  17  
Figure  22  -­‐  Liste  des  délais  de  rétention  ________________________________________  18  
Figure  23  -­‐  Barre  de  navigation  _______________________________________________  21  
Figure  24  -­‐  Fenêtre  de  nouveau  contact  ________________________________________  21  
Figure  25  -­‐  Zone  d'information  de  l'expéditeur   __________________________________  21  
Figure  26  -­‐  Fenêtre  Nouveau  groupe  de  contacts  _________________________________  22  
Figure  27  -­‐  Emplacement  de  recherches  ________________________________________  23  
Figure  28  -­‐  Barre  de  navigation  _______________________________________________  25  
Figure  29  -­‐  Fenêtre  Nouvelle  tâche  ____________________________________________  25  
Figure  30  -­‐  Exemple  dans  OWA  d'une  tâche  assignée  via  Outlook  ____________________  27  
Figure  31  -­‐  Liste  des  périodicités  ______________________________________________  27  
Figure  32  -­‐  Barre  de  navigation  _______________________________________________  29  
Figure  33  -­‐  Options  des  horaires  de  travail  ______________________________________  30  
Figure  34  -­‐  Options  rappel  par  défaut  __________________________________________  30  
Figure  35  -­‐  Navigateur  de  dates   ______________________________________________  31  
Figure  36  -­‐  Liste  des  disponibilités  _____________________________________________  31  
Figure  37  -­‐  Boîte  de  dialogue  Périodicité  du  rendez-­‐vous   __________________________  32  
Figure  38  -­‐  Boîte  de  dialogue  Imprimer  /  Paramètres  d'impression  ___________________  34  
Figure  39  -­‐  fenêtre  Organiser  une  réunion   ______________________________________  34  
Figure  40  -­‐  Fenêtre  Assistant  de  planification  ____________________________________  35  
Figure  41  -­‐  Boîte  de  dialogue  de  partage   _______________________________________  36  
Figure  42  -­‐  Fenêtre  de  gestion  des  autorisations  _________________________________  38  
Figure  43  -­‐  Exemple  d'ouverture  de  calendrier  ___________________________________  38  
Figure  44  -­‐  Boîte  de  dialogue  Ouvrir  ce  calendrier  ________________________________  39  
Figure  45  -­‐  Volet  des  calendriers  ______________________________________________  39  
Figure  46  -­‐  Affichage  des  calendriers  partagés  ___________________________________  39  

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Page  VI     Table  des  illustrations  
 
Figure  47  -­‐  Zone  Mes  calendriers  _____________________________________________  40  
Figure  48  -­‐  Zone  Groupe  de  calendriers  ________________________________________  41  
Figure  49  -­‐  Fenêtre  Nommer  un  délégué  _______________________________________  42  
Figure  50  -­‐  Options  de  délégation  _____________________________________________  43  
 

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OUTLOOK  WEB  APP        
MESSAGERIE,  CONTACTS,  NOTES,  
TÂCHES  ET  CALENDRIER  
G ÉNÉRALITÉS  
L’interface   Outlook   Web   App   (OWA)   vous   permet   d’accéder   à   votre  
boîte   aux   lettres   depuis   n’importe   quel   poste   de   travail   connecté   à  
Internet.   Ainsi,   vous   avez   accès   à   la   messagerie,   aux   contacts   (les  
vôtres   ainsi   que   ceux   de   l'Unil),   aux   calendriers,   aux   tâches   et   aux  
notes.    

S E   C O N N E C T E R  
 Tapez  l'adresse  owa.unil.ch  ou  allez  sur  le  portail  my.unil.ch  
 Saisissez  votre  nom  d’utilisateur  et  votre  mot  de  passe  UNIL  
 Si  souhaité,  cochez  la  case  Ordinateur  privé,  sachant  que  :  

 Si   la   case   Ordinateur   privé   est   cochée   :   vous   êtes   automa-­‐


tiquement  déconnecté  après  un  délai  de  8  heures  
 Si   la   case   Ordinateur   privé   n'est   pas   cochée   :   vous   êtes   auto-­‐
matiquement  déconnecté  après  un  délai  de  15  minutes  

 
F IGURE   1   -­‐   F ENÊTRE  DE  CONNEXION  À   OWA  

VOS  IDENTIFIANTS  CIRCULENT  SUR  LE  RÉSEAU  SOUS  FORME  CRYPTÉE.  

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Page  2     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
S E   D É C O N N E C T E R  
 A   la   fin   de   votre   session   de   travail,   cliquez   sur   le   bouton   portant  
votre  nom    >  Se  déconnecter  
 Si   vous   utilisez   un   ordinateur   situé   dans   un   lieu   public,   fermez   le  
navigateur  web  

OWA   EST   UNE   APPLICATION   WEB   ET   NON   PAS   UN   SITE   WEB  


ORDINAIRE.   AFIN  D’ASSURER  SON  BON  FONCTIONNEMENT,  IL  FAUT  S’Y  
DÉPLACER  EN  UTILISANT  LES  COMMANDES  DE  L’APPLICATION,  ET  NON  
PAS  LES  BOUTONS  DE  LA  BARRE  D’OUTILS  DU  NAVIGATEUR.  

D É C O U V R IR  L ' IN T E R F A C E  D 'OWA  
Par   défaut   à   l'ouverture   d'OWA,   l'interface   affiche   votre   Boîte   de  
réception  :  
2   3  

1  
5  
4  

6   7   8  

 
F IGURE   2   -­‐   I NTERFACE  D 'OWA  

1. Bouton  Nouveau  (message,  tâches,  rendez-­‐vous…)  


2. Barre   de   navigation   entre   les   différentes   fonctionnalités  
d'OWA  
3. Zone  de  règlages  des  préférences  de  l'utilisateur  
4. Boutons  de  filtrage  
5. Zone  de  gestion  
6. Volet  des  dossiers  (ou  Volet  des  calendriers,  Volet  des  tâches…)  
7. Liste  des  messages  
8. Volet  de  lecture  

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  3  
 
A C C É D E R   A U X   D I F F É R E N T E S   F O N C T I O N N A L I T É S   D 'OWA  
En  haut  à  droite  de  l'interface,  vous  trouvez  une  Barre  de  navigation  
vous  permettant  d'accéder  aux  différentes  fonctionnalités  :  

 
F IGURE   3   -­‐   B ARRE  DE  NAVIGATION  

REMARQUEZ   L'ABSENCE   DANS   CETTE   BARRE   DE   NAVIGATION   DE   LA  


FONCTIONNALITÉS   NOTES;   CELLES-­‐CI   SONT   ACCESSIBLES   DEPUIS   LE  
DOSSIER  NOTES  SITUÉ  AU  BAS  DU  VOLET  DES  DOSSIERS.  

R É D U I R E   L E S   V O L E T S  
 Pour  réduire  ou  développer  un  volet,  cliquez  sur  les  flèches    

G É N É R A L IT É S  À  P R O P O S  D E S  P E R S O N N A L IS A T IO N S  
Au   fur   et   à   mesure   que   vous   utiliserez   OWA,   vous   serez   amené   à   en  
modifier   son   interface   afin   qu'elle   réponde   à   vos   besoins.   En   plus   de  
ces   réglages   "cosmétiques",   vous   allez   utiliser   des   fonctionnalités  
telles   que   les   signatures,   le   gestionnaire   d'absence   du   bureau,   les  
catégories,   etc…   Il   est   bon   de   savoir   que   certaines   de   ces  
personnalisations  sont  enregistrées  en  local  et  d'autres  sur  le  serveur.  
Si   les   personnalisations   sont   enregistrées   sur   le   serveur,   vous   les  
retrouverez   lorsque   vous   ouvrez   une   session   sur   un   autre   ordinateur  
ou  lorsque  vous  ouvrez  votre  boîte  aux  lettres  depuis  Outlook.  

S T O C K A G E   E N   L O C A L   O U   S U R   L E   S E R V E U R   ?  
Exemples  de  personnalisations   Local   Serveur  
Régler  la  taille  des  zones  de  l'interface       
Modifier  le  classement  des  contacts           
Modifier  les  polices  de  rédaction       
Créer  et  appliquer  des  catégories       
Placer  des  indicateurs       
Créer  des  règles       
Régler  le  gestionnaire  d'absence       
Créer  des  signatures       
Créer  des  groupes  de  calendriers       
 

   

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Page  4     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
L A  MESSAGERIE    
 Cliquez   sur   le   bouton   Messagerie   dans   la   Barre   de   navigation   pour  
atteindre  votre  boîte  aux  lettres  :  

 
F IGURE   4   -­‐   B ARRE  DE  NAVIGATION  

 Cliquez  sur  votre  Boîte  de  réception  

R É G L E R   L ' A F F I C H A G E   D E   L A   L I S T E   D E S   M E S S A G E S  
 Placez   votre   souris   sur   l'une   des   bordures   et   glissez   dans   le   sens  
souhaité  pour  effectuer  le  redimensionnement  des  zones  
 Utilisez   les   boutons    pour   filtrer   les  
messages    
 Cliquez   sur   le   bouton    pour   définir   le   tri   et  
l'ordre  de  classement  des  messages    
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Paramètres   d'affichage   >   onglet   Liste  
des  messages  et  choisissez  si  vous  souhaitez  afficher  l'aperçu  de  la  
1ère  ligne  des  messages  >  validez  à  l'aide  du  bouton    
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Paramètres   d'affichage   >   onglet   Volet  
de   lecture   et   choisissez   comment   doit   être   affiché   le   volet   de  
lecture  >  validez  à  l'aide  du  bouton    

A F F I C H E R   L E S   M E S S A G E S   E N   T A N T   Q U E   C O N V E R S A T I O N  
 Cliquez   sur   le   bouton   pour   choisir   le  
regroupement   des   messages   par   conversation.   Cette   option  
permet   de   regrouper   les   messages   par   sujet   (comme   dans   les  
forums  de  discussion  sur  le  Web)  
 Pour  régler  les  options  de  conversation,  cliquez  sur  le  bouton    >  
Paramètres  d'affichage  >  onglet  Conversations  >  validez  à  l'aide  du  
bouton    

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  5  
 
L IR E  E T  T R A IT E R  D E S  M E S S A G E S  

A V E R T I S S E M E N T   L O R S   D E   L A   R É C E P T I O N   D E S   M E S S A G E S  
Vous   êtes   notamment   averti   de   l'arrivée   de   nouveaux   messages   par  
l'icône    dans   la   Barre   de   navigation;   de   plus   le   dossier   Boîte   de  
réception  change  d'apparence  (en  gras)  et  affiche  entre  parenthèses  le  
nombre  de  messages  non  lus.  

Pour  changer  les  options  d'avertissement  :  

 Cliquez  sur  le  bouton    >  Options  >  catégorie  Paramètres  


 Décochez  les  options  souhaitées  :  

 
F IGURE   5   -­‐   O PTIONS  D ' AVERTISSEMENT  D ' ARRIVÉE  DE  NOUVEAUX  MESSAGES  

 Cliquez  sur  Enregistrer    


 Cliquez  sur   pour  retourner  à  votre  Boîte  de  réception    

M E S S A G E   L U / N O N   L U  
 Cliquez   sur   le   message   souhaité   à   l'aide   du   bouton   droit   de   la  
souris    
 Choisissez  la  commande  Marquer  comme  lu  /  non  lu  

F I L T R E R   L E S   M E S S A G E S   N O N   L U S  
 Dans  la  barre  de  filtrage,  cliquez  sur  le  bouton  Non  lu  :  

 
F IGURE   6   -­‐   B ARRE  DE  FILTRAGE  

R É G L E R   L E S   O P T I O N S   D E   L E C T U R E   A U T O M A T I Q U E  
Par   défaut,   si   vous   cliquez   sur   un   message   puis   sur   un   autre  
(changement  de  sélection),  OWA  considère  que  le  1er  message  est  lu.    

 Pour  modifier  ce  paramètre,  cliquez  sur  le  bouton    >  Options  >  
catégorie  Paramètres  >  onglet  Messagerie  
 Cliquez  sur  l'option  Ne  pas  signaler  automatiquement  les  éléments  
comme  lus  

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Page  6     Outlook  Web  App  (OWA)  
 

 
F IGURE   7   -­‐   O PTIONS  DE  LA  MESSAGERIE  

 Cliquez  sur  Enregistrer    


 Cliquez  sur   pour  retourner  à  votre  Boîte  de  réception    

L I R E   U N   M E S S A G E   D A N S   U N E   F E N Ê T R E   S É P A R É E  
Cette  fonctionnalité  est  utile  si  vous  souhaitez  par  exemple  avoir  sous  
les  yeux  à  la  fois  un  message  et  votre  calendrier.  

 Sélectionnez  un  message  >  cliquez  sur  le  bouton    >  choisissez  
Ouvrir  dans  une  fenêtre  séparée  
 Utilisez  la  1ère  fenêtre  pour  atteindre  le  dossier  de  votre  choix  

V I S U A L I S E R   E T   T É L É C H A R G E R   L E S   P I È C E S   J O I N T E S    
 Ouvrez   le   message   dont   vous   souhaitez   prévisualiser   la   pièce  
jointe  
 Pointez  sur  l’icône  de  la  pièce  jointe  contenue  dans  le  message    
 Utilisez  la  commande  Aperçu  pour  visualiser  la  pièce  jointe  
 Si   souhaité,   cliquez   sur   le   bouton   Télécharger   pour   enregistrer   la  
pièce  jointe  dans  le  dossier  Téléchargement  de  votre  navigateur  

R É P O N D R E   E T   T R A N S F É R E R   U N   M E S S A G E  
 Sélectionnez  le  message    
 Utilisez  un  des  boutons    

   

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D É F I N I R   U N   E X P É D I T E U R   C O M M E   É T A N T   I N D É S I R A B L E  
 Sélectionnez  un  message  >  cliquez  sur  le  bouton    >  choisissez  
Marquer  comme  indésirable;  les  messages  déjà  reçus  et  les  futurs  
messages   de   cet   expéditeur   seront   dorénavant   déplacés   dans   le  
dossier  Courrier  indésirable    

PAR   LA   SUITE,   SI   VOUS   REGRETTEZ   D'AVOIR   AJOUTÉ   UN   EXPÉDITEUR  


AUX   INDÉSIRABLES,   CLIQUEZ   SUR   LE   DOSSIER   COURRIER   INDÉSIRABLE  
>   CLIQUEZ   SUR   LE   BOUTON    >   CHOISISSEZ   LA   COMMANDE  
MARQUER  COMME  LÉGITIME.    
REMARQUEZ   QU'IL   N'EST   PAS   POSSIBLE   DE   MARQUER   UNE   ADRESSE  
@UNIL.CH   COMME   ÉTANT   INDÉSIRABLE;   IL   EST   NÉCESSAIRE   DANS   CE  
CAS  DE  CRÉER  UNE  RÈGLE  DE  COURRIER.  

A S S U R E R   U N   S U I V I    
Si   vous   n'êtes   pas   en   mesure   de   traiter   un   message   immédiatement,  
utilisez   le   système   de   suivi   afin   de   ne   pas   oublier   de   le   traiter  
ultérieurement.   Vous   pouvez   indiquez   une   échéance   et   obtenir   un  
rappel   si   vous   le   souhaitez.   Les   messages   ainsi   marqués   figureront  
dans  votre  liste  des  tâches.  

 Cliquez  sur  le  message  pour  lequel  vous  souhaitez  assurer  un  suivi  
 Cliquez  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  sur  l'indicateur    
 Choisissez  parmi  les  options  de  la  liste  :  

 
F IGURE   8   -­‐   O PTIONS  DU  BOUTON   I NDICATEUR  

REMARQUEZ  QUE  L'UTILISATION  DES  INDICATEURS    "TRANSFORME"  


LES   MESSAGES   EN   TÂCHES;   IL   EST   DONC   NORMAL   DE   LES   RETROUVER  
DANS  LA  LISTE  DES  TÂCHES.  

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T R A I T E R   U N   S U I V I  
Afin   d'éviter   des   rappels   intempestifs,   il   est   nécessaire   d'indiquer   à  
OWA  que  vous  avez  effectué  le  suivi  d'une  tâche  sur  un  message.  

 Cliquez  sur  l'indicateur    afin  de  marquer  la  tâche  comme  étant  
faite    

A F F I C H E R   E T   T R A I T E R   L E S   R A P P E L S  
 Cliquez  sur  le  bouton    
 Sélectionnez  le  rappel,  choisissez  de  le  répéter  dans  X  minutes  ou  
faites-­‐le  disparaître  définitivement;  pour  traiter  plusieurs  rappels  à  
la  fois,  sélectionnez-­‐les  avec  la  touche  Maj    

:  
F IGURE   9   -­‐   F ENÊTRE  DES  RAPPELS  

SI   VOS   MESSAGES   OU   TÂCHES   APPARAISSENT   ÉCRITS   EN   ROUGE   DANS  


LA   LISTE   DES   MESSAGES   OU   LA   LISTE   DES   TÂCHES   CELA   SIGNIFIE   QUE  
VOUS  AVEZ  OMIS  D'INDIQUER  À  OWA  QUE  LE  TRAVAIL  A  ÉTÉ  FAIT…  OU  
QUE  VOUS  AVEZ  "LOUPÉ"  L'ÉCHÉANCE  INDIQUÉE.  

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  9  
 
C R É E R   D E S   C A T É G O R I E S   D E   C O U L E U R S  
Par   défaut,   OWA   propose   des   catégories   de   couleurs   permettant   de  
classer   les   différents   éléments   (messages,   rendez-­‐vous,   tâches,  
contacts…)  afin  de  les  identifier  aisément.  L'intérêt  réside  dans  le  fait  
que   vous   allez   pouvoir   personnaliser   ces   catégories   afin   qu'elles  
répondent  à  vos  besoins.  

 Pour  créer  des  catégories,  cliquez  sur  le  bouton    >  Catégoriser  
>  Gérer  les  catégories  
 Cliquez  sur  Ajouter  une  nouvelle  catégorie  
 Donnez-­‐lui  un  nom  et  attribuez-­‐lui  une  couleur  

 
F IGURE   10   -­‐   B OÎTE  DE  DIALOGUE   G ÉRER  LES  CATÉGORIES  

A F F E C T E R   U N E   C A T É G O R I E  
Une   fois   les   catégories   créées,   il   ne   vous   reste   plus   qu'à   les   affecter  
aux  différents  éléments.    

 Cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la   souris   sur   l'élément   à  


catégoriser  >  commande  Catégoriser  >  choisissez  une  catégorie    

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F IGURE   11   -­‐   E XEMPLE  DE  CATÉGORIES  DANS  LE  CALENDRIER  

 
F IGURE   12   -­‐   E XEMPLE  DE  CATÉGORIES  DANS  LES  TÂCHES  

I M P R I M E R   U N   M E S S A G E  
 Sélectionnez  dans  la  liste  le  message  à  imprimer    
 Cliquez  sur  le  bouton    >  Imprimer  

S U P P R I M E R   U N   M E S S A G E  
 Sélectionnez  le  ou  les  messages  à  l'aide  des  touches  Ctrl  ou  Maj  
 Cliquez   sur   le   bouton   (ou   appuyez   sur   la   touche  
Effacement);   le   message   transite   alors   dans   le   dossier   Éléments  
supprimés  où  vous  pouvez  encore  le  récupérer  

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  11  
 
R É C U P É R E R   U N   M E S S A G E   S U P P R I M É  
 Allez  dans  le  dossier  Éléments  supprimés  
 Sélectionnez  le  message  que  vous  voulez  récupérer  
 Faites-­‐le  glisser  dans  le  dossier  souhaité  

V I D E R   L E   D O S S I E R   É L É M E N T S   S U P P R I M É S  
 Cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la   souris   sur   le   dossier   Éléments  
supprimés  >  Vider  

R É C U P É R E R   D E S   M E S S A G E S   S U P P R I M É S   A P R È S   V I D A G E   D E   L A  
C O R B E I L L E  
 Cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la   souris   sur   le   dossier   Éléments  
supprimés  >  choisissez  Récupérer  les  éléments  supprimés  
 Sélectionnez   les   éléments   à   récupérer   et   cliquez   sur   le   bouton  
    en   bas   à   droite   de   la   fenêtre;   ils   sont   alors   replacés  
dans  le  dossier  Éléments  supprimés  

C O M P O S E R  E T  M E T T R E  E N  P A G E  U N  N O U V E A U  M E S S A G E  

R É G L E R   L E S   O P T I O N S   D E   R É D A C T I O N   -­‐   P O L I C E   P A R   D É F A U T  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Paramètres   >  
onglet  Messagerie  >  zone  Format  des  messages    
 Choisissez  la  police  et  la  taille  par  défaut  :  

 
F IGURE   13   -­‐   O PTION  DE  MISE  EN  FORME  PAR  DÉFAUT  

 Cliquez  sur  Enregistrer    


 Cliquez  sur   pour  retourner  à  votre  Boîte  de  réception    

R É D I G E R   U N   N O U V E A U   M E S S A G E  
 Cliquez  sur  le  bouton    
 Tapez   l'adresse   de   messagerie   du   destinataire;   il   est   possible  
d’indiquer   plusieurs   destinataires   les   uns   après   les   autres   en   les  
séparant   par   un   point-­‐virgule   (par   défaut   la   virgule   n'est   pas  
autorisée)  

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 Ou,   si   vous   ne   souhaitez   pas   saisir   manuellement   l'adresse   du  
destinataire,   tapez   au   minimum   une   lettre   et   utilisez   le   bouton  

   

LA  SAISIE  SEMI-­‐AUTOMATIQUE  FAITE  PAR   OWA  TIENT  COMPTE  DE  LA  


FRÉQUENCE   ET   DE   LA   DATE   D'ENVOI   DES   MESSAGES.   LES   PERSONNES  
AUXQUELLES   VOUS   AVEZ   LE   PLUS   FRÉQUEMMENT   ENVOYÉ   DES  
MESSAGES  ET  LE  PLUS  RÉCEMMENT  APPARAISSENT  TOUJOURS  EN  TÊTE  
DANS  LA  LISTE  DE  NOMS  SUGGÉRÉS.    

 Ou  cliquez  sur  le  "A"    ou  sur  le  +  pour  accéder  à  vos  contacts  

 A  =  le  ou  les  destinataires  reçoivent  le  message  original  


 Cc  =  les  destinataires  reçoivent  une  copie  du  message  
 Cci  =  les  destinataires  reçoivent  une  copie  invisible.  Les  autres  
destinataires   (sous   A:   et   Cc:)   ne   peuvent   pas   savoir   que   vous  
avez  envoyé  une  copie  du  message  à  ces  personnes  

SI   LE   CHAMP   CCI   N'EST   PAS   VISIBLE,   CLIQUEZ   SUR   LE   BOUTON    >  


OPTIONS   >   CATÉGORIE   PARAMÈTRES   >   ONGLET   MESSAGERIE   >  
COCHEZ  L'OPTION  TOUJOURS  AFFICHER  LE  CHAMPS  CCI.    

R É D I G E R   U N   M E S S A G E   D A N S   U N E   N O U V E L L E   F E N Ê T R E  
 Si   vous   ne   souhaitez   pas   utiliser   le   panneau   de   lecture   pour  
rédiger  un  nouveau  message,  cliquez  sur  le  bouton    >  Options  >  
catégorie  Paramètres  >  onglet  Messagerie  >  zone  Volet  de  lecture  
>  cochez  l'option  Écrivez  dans  une  nouvelle  fenêtre  
 Cliquez   sur   le   bouton   Enregistrer   puis   sortez   des   options   en  
cliquant  sur    

DANS   FIREFOX,   CETTE   OPTION   PEUT   PROVOQUER,   À   LA   RÉDACTION  


D'UN  NOUVEAU  MESSAGE,  L'ALERTE  SUIVANTE      
.      
POUR   ÉVITER   CE   BLOCAGE,   CLIQUEZ   SUR   LE   BOUTON    DU  
PANNEAU  D'ALERTE  ET  AUTORISEZ  LES  POP-­‐UPS  D'OWA.      
DANS   LES   AUTRES   NAVIGATEURS,   IL   SERA   ÉGALEMENT   NÉCESSAIRE  
D'AUTORISER  L'AFFICHAGE  DES  FENÊTRES  SURGISSANTES.  

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  13  
 
S A U V E G A R D E R   U N   M E S S A G E   D A N S   L E   D O S S I E R   B R O U I L L O N S  
 Dans   la   fenêtre   du   message   en   cours   d'édition,   cliquez   sur   le  
bouton   >  choisissez  la  commande  Enregistrer  
 Pour  poursuivre  la  rédaction  du  message  enregistré,  allez  dans  le  
dossier  Brouillons  et  cliquez  sur  le  bouton    
 Pour   abandonner   la   rédaction   du   message,   cliquez   sur   ;   le  
message  est  alors  envoyé  dans  le  dossier  Eléments  supprimés  

I N S É R E R   U N E   P I È C E   J O I N T E   À   U N   M E S S A G E  
 Dans   la   fenêtre   de   rédaction   du   message   >   cliquez   sur   le   bouton  
 >  pièce  jointe  

UN   CLIQUER-­‐GLISSER   DE   LA   PIÈCE   JOINTE   DANS   LA   FENÊTRE   DU  


MESSAGE  FONCTIONNE  ÉGALEMENT.  

I N S É R E R   U N E   I M A G E   À   U N   M E S S A G E  
 Dans   la   fenêtre   de   rédaction   du   message   >   cliquez   sur   le   bouton  
 >  image  

R É D I G E R   D E S   M E S S A G E S   E N   F O R M A T   HTML   O U   E N   T E X T E   B R U T  
Dans   OWA,   les   messages   que   vous   rédigez   peuvent   être   en   deux  
formats  soit  Texte  brut  ou  HTML.    

 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Paramètres   >  


onglet  Messagerie  >  Zone  Format  des  messages  :  

 
F IGURE   14   -­‐   C HOIX  DU  FORMAT  DES  MESSAGES  

M E T T R E   E N   F O R M E   D U   T E X T E    
 Utilisez  les  boutons  de  la  barre  d'outils  de  mise  en  forme;  

 
 Remarquez   la   présence   du   bouton    offrant   davantage   d'option  
de  formatage  

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C R É E R   E T   I N S É R E R   U N E   S I G N A T U R E  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Paramètres   >  
onglet  Messagerie  >  Zone  Signature  :  

 
F IGURE   15   -­‐   Z ONE  CRÉER  UNE  SIGNATURE  

 Tapez  le  texte  de  votre  signature  et  mettez-­‐la  en  forme  
 Éventuellement   ajoutez   automatiquement   votre   signature   aux  
messages  envoyés  

DANS  LE  CAS  OÙ  VOUS  AVEZ  CHOISI  DE  NE  PAS  DÉFINIR  DE  SIGNATURE  
PAR   DÉFAUT,   VOUS   POUVEZ   L'INSÉRER   MANUELLEMENT   DANS   LA  

FENÊTRE  DU  MESSAGE  >  BOUTON    >  SIGNATURE.  

R É G L E R  L E S  O P T IO N S  D E  M E S S A G E  

D E M A N D E R   U N   A C C U S É   D E   R É C E P T I O N   O U   D E   L E C T U R E  
 Dans   la   fenêtre   de   rédaction   du   message,   cliquez   sur   le   bouton  
 >  commande  Afficher  les  options  de  messagerie  :  

 
F IGURE   16   -­‐   F ENÊTRE   O PTIONS  DES  MESSAGES  

P A R A M É T R E R   L E   G E S T I O N N A I R E   D ' A B S E N C E   D U   B U R E A U  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Organiser   la  
messagerie  >  onglet  Réponses  automatiques  
 Cliquez  sur  l'option  Envoyer  des  réponses  automatiques    
 Si   souhaité,   indiquez   les   dates   de   début   et   de   fin   de   validité   du  
gestionnaire  d'absence  

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  15  
 
 Saisissez  le  texte  à  renvoyer  aux  collaborateurs  de  votre  entreprise  
et,  si  souhaité,  également  en  dehors  de  votre  entreprise  :  

 
F IGURE   17   -­‐   B OÎTE  DE  DIALOGUE  RÉPONSES  AUTOMATIQUES   ( ABSENCE  DU  BUREAU )  

E F F E C T U E R   D E S   R E C H E R C H E S  

 Tapez  un  mot-­‐clé  dans  la  zone      


 Remarquez   que   vous   pouvez   affiner   les   résultats   à   l'aide   des  
options  suivantes  :  

 
F IGURE   18   -­‐   Z ONE  DE  FILTRAGE  DES  RÉSULTATS  

LES  RECHERCHES  PORTENT  ÉGALEMENT  SUR  LES  CONTACTS.    

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Page  16     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
F A IR E  D E  L ’ O R D R E  D A N S  S A  B O ÎT E  

C R É E R   U N   D O S S I E R   D E   C L A S S E M E N T  
 Dans   le   volet   des   dossiers,   cliquez  sur   le   dossier   principal   souhaité  
avec  le  bouton  droit  de  la  souris    
 Choisissez  Créer  un  dossier  
 Si   souhaité,   déplacez   ce   nouveau   dossier   de   recherche   dans   la  
zone  des  Favoris  à  l’aide  d’un  cliquer-­‐glisser  :  

 
F IGURE   19   -­‐   Z ONE  DES   F AVORIS  

IL  EST  POSSIBLE  DE  DÉFINIR  DES  RÈGLES  QUI  FERONT  EN  SORTE  QUE  LE  
COURRIER   ENTRANT   SOIT   ANALYSÉ   ET   TRAITÉ   AUTOMATIQUEMENT,  
PAR  EXEMPLE  EN  ÉTANT  CLASSÉ  DANS  UN  DOSSIER  SPÉCIFIQUE.  

C R É E R   U N E   R È G L E   D E   M E S S A G E  
 Allez  dans  votre  Boîte  de  réception  et  cliquez  sur  un  message  avec  
le  bouton  droit  de  la  souris    
 Choisissez  la  commande  Créer  une  règle  
 Donnez   un   nom   à   cette   nouvelle   règle   et   définissez-­‐en   les  
paramètres  :    

 
F IGURE   20   -­‐   B OÎTE  DE  DIALOGUE   C RÉER  UNE  RÈGLE  

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  17  
 
 Cochez  la  condition  souhaitée  (par  exemple  Reçu  de)    
 Indiquez   quelle   action   doit   être   exécutée   (par   ex.   Déplacer   le  
message  vers  le  dossier…)  
 Cliquez  sur  Enregistrer  
 Par   la   suite,   pour   éditer   une   règle,   cliquez   sur   le   bouton    >  
Options  >  catégorie  Organiser  la  messagerie  >  onglet  Règles  de  la  
Boîte  de  réception  

 
F IGURE   21   -­‐   F ENÊTRE  DE  GESTION  DES  RÈGLES  

A T T R I B U E R   U N E   S T R A T É G I E   D E   R É T E N T I O N   À   U N   D O S S I E R  
Les   stratégies   de   rétention   permettent   de   définir   la   durée   de  
conservation   des   éléments   de   votre   boîte   aux   lettres  ;   elles   simplifient  
de   ce   fait   la   suppression   des   messages   qui   n’ont   plus   d’intérêt   pour  
vous,  par  exemple  ceux  dont  le  contenu  est  devenu  obsolète.  

Par   exemple  :   vous   êtes   abonné   à   une  


newsletter   et   vous   souhaitez   que   les   news  
datant   de   plus   de   30   jours   soient  
automatiquement   supprimées.   Bien  
entendu,   vous   avez   créé   au   préalable   un  
dossier  de  classement  (par  ex.  Newsletters)  
pour  le  stockage  de  ces  news.  

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Page  18     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
IL  EST  PLUS  SIMPLE  ET  PLUS  RAPIDE  D’ATTRIBUER  UNE  STRATÉGIE  DE  
RÉTENTION   À   UN   DOSSIER   PLUTÔT   QU’À   CHAQUE   MESSAGE.  
TOUTEFOIS,   MÊME   LORSQU’UNE   STRATÉGIE   DE   RÉTENTION   EST  
ATTRIBUÉE   À   UN   DOSSIER,   VOUS   POUVEZ   SÉLECTIONNER   UN   OU  
PLUSIEURS   MESSAGES,   PUIS   DÉCIDER   D’ATTRIBUER   UNE   AUTRE  
STRATÉGIE  À  CES  MESSAGES  UNIQUEMENT.      
SOUVENEZ-­‐VOUS   QU’UNE   STRATÉGIE   ATTRIBUÉE   À   UN   MESSAGE   EST  
PRIORITAIRE  PAR  RAPPORT  À  LA  STRATÉGIE  ATTRIBUÉE  AU  DOSSIER.  

 Dans   le   volet   de   navigation,   cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la  


souris  sur  le  dossier  de  messagerie  souhaité  (par  ex.  Newsletters)  
>  commande  Affecter  une  Stratégie  >  choisissez  le  délai  souhaité  :  

 
F IGURE   22   -­‐   L ISTE  DES  DÉLAIS  DE  RÉTENTION  

 Dans   cet   exemple,   les   messages   plus   vieux   de   30   jours   contenus  


dans  ce  dossier  seront  effacés  quotidiennement  

BIEN   ENTENDU,   IL   EST   TOUJOURS   POSSIBLE   ULTÉRIEUREMENT   DE  


RÉCUPÉRER   UN   ÉLÉMENT   SUPPRIMÉ   AVEC   UN   CLIC-­‐DROIT   SUR   LE  
DOSSIER   ÉLÉMENTS   SUPPRIMÉS   >   COMMANDE   RÉCUPÉRER   LES  
ÉLÉMENTS  SUPPRIMÉS.    

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  19  
 
A T T R I B U E R   U N E   S T R A T É G I E   D E   R É T E N T I O N   À   D E S   M E S S A G E S  
 Dans   la   liste   des   messages,   sélectionnez   le   ou   les   messages  
concernés  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   commande   Affecter   une   stratégie   et  
choisissez  le  délai  souhaité  dans  la  liste  

PAR   LA   SUITE,   POUR   CONNAÎTRE   LA   STRATÉGIE   DE   RÉTENTION   D’UN  

MESSAGE,  SÉLECTIONNEZ  LE  MESSAGE  ET  CLIQUEZ  SUR  LE  BOUTON    


>   AFFECTER   UNE   STRATÉGIE;   LE   DÉLAI   CHOISI   EST   PRÉCÉDÉ   D'UNE  
COCHE.      
SI   LE   MESSAGE   NE   POSSÈDE   PAS   DE   STRATÉGIE   PARTICULIÈRE,  
L'INDICATION   UTILISER   LA   STRATÉGIE   DE   DOSSIER   PARENT   EST  
COCHÉE.  

Supprimer   une   stratégie   de   rétention   appliquée   à   un  


message  
 Dans   la   liste   des   messages,   sélectionnez   le   ou   les   messages  
concernés  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   commande   Affecter   une   stratégie   et  
choisissez   la   commande   Utiliser   la   stratégie   de   dossier   parent;    
en   effet   lorsque   vous   supprimez   une   stratégie   de   rétention   d’un  
message  c'est  la  stratégie  du  dossier  qui  s’applique  

Attribuer  la  stratégie  "Ne  jamais  supprimer"  


Si   on   reprend   l’exemple   du   dossier   Newsletters,   vous   pourriez   avoir  
envie   de   ne   jamais   supprimer   certains   messages   contenus   dans   ce  
dossier.   Bien   entendu,   vous   pourriez   indiquer   pour   lesdits   messages  
un  délai  particulièrement  long  (par  ex.  5  ans).  Le  temps  passant,  il  est  
probable   que   vous   oubliez   ce   délai   et   une   fois   l’échéance   arrivée   les  
messages   seront   supprimés.   Il   pourrait   donc   être   utile   de   disposer,  
dans  le  choix  des  délais,  de  l’option  "Ne  jamais  supprimer".  

 Cliquez  sur  le  bouton    >  Options  >  puis  cliquez  sur  la  catégorie  
Organiser  la  messagerie  >  onglet  Stratégies  de  rétention  
 Cliquez  sur  le  +  
 Ajoutez   la   stratégie   "Never   Delete",   validez   et   retournez   dans  
votre  boîte  aux  lettres  à  l'aide  du  bouton    

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Page  20     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
 Dans   la   liste   des   messages,   sélectionnez   le   ou   les   messages  
concernés  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   commande   Affecter   une   stratégie   et  
choisissez  "Never  Delete"    

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  21  
 
L ES  CONTACTS  
C R É E R  U N  C O N T A C T  
 Cliquez  sur  le  bouton  Personnes  dans  la  Barre  de  navigation  :  

 
F IGURE   23   -­‐   B ARRE  DE  NAVIGATION    

 Cliquez  sur  le  bouton    >  Créer  un  contact  


 Cliquez  sur    pour  obtenir  davantage  de  champs  
 Saisissez  les  informations  souhaitées  et  enregistrez  la  fiche  

 
F IGURE   24   -­‐   F ENÊTRE  DE  NOUVEAU  CONTACT  

C R É E R   U N   C O N T A C T   À   P A R T I R   D ' U N   M E S S A G E   R E Ç U  
 Sélectionnez  le  message  reçu  
 Pointez  sur  la  zone  d'information  de  l'expéditeur  

 
F IGURE   25   -­‐   Z ONE  D ' INFORMATION  DE  L ' EXPÉDITEUR  

 Cliquez  sur  Ajouter  aux  contacts    


 Complétez  les  informations  et  cliquez  sur  Enregistrer  

O B T E N I R   D E S   D É T A I L S   S U R   U N   E X P É D I T E U R  
 Sélectionnez  le  message  reçu  
 Cliquez  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  sur  la  zone  d'information  
de  l'expéditeur  >  cliquez  sur  Détails  

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Page  22     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
C R É E R   U N   G R O U P E   D E   C O N T A C T S  

 Cliquez  sur  le  bouton    >  Créer  un  groupe  

 
F IGURE   26   -­‐   F ENÊTRE   N OUVEAU  GROUPE  DE  CONTACTS  

 Dans   la   zone   Nom,   tapez   le   nom   du   groupe   (les   destinataires   ne  


sauront  pas  le  nom  que  vous  avez  donné  au  groupe)  
 Saisissez  les  noms  ou  les  adresses  dans  la  zone  Membres  
 Cliquez  sur  Enregistrer  

G É R E R  L E S  C O N T A C T S  

M O D I F I E R   U N   C O N T A C T  
 Sélectionnez  le  contact  >  cliquez  sur  Modifier  
 Apportez  les  modifications  souhaitées  

M O D I F I E R   L ' A F F I C H A G E   D E S   C O N T A C T S  

 Cliquez  sur  le  bouton    et  choisissez  la  clé  de  tri  

F I L T R E R   L E S   C O N T A C T S  
 Utilisez  les  boutons      

E N V O Y E R   U N   M E S S A G E   É L E C T R O N I Q U E   À   U N   C O N T A C T  
 Sélectionnez  le  contact    
 Cliquez  sur  le  bouton  Envoyer  un  message  électronique    
 Complétez  le  texte  du  message  et  cliquez  sur  Envoyer    

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  23  
 
E N V O Y E R   U N   M E S S A G E   É L E C T R O N I Q U E   À   U N   G R O U P E   D E   C O N T A C T S  
 Sélectionnez  le  groupe  de  contacts  
 Cliquez  sur  le  bouton  Envoyer  un  message  électronique    
 Complétez  le  texte  du  message  et  cliquez  sur  Envoyer    

LORS   DE   LA   RÉDACTION   DU   MESSAGE   -­‐   EN   CAS   DE   DOUTE   SUR   "QUI  


SONT   LES   MEMBRES   DU   GROUPE"   -­‐   FAITES   UN   DOUBLE-­‐CLIC   SUR   LE  

NOM  DU  GROUPE   .    

O R G A N I S E R   U N E   R É U N I O N   A V E C   U N   C O N T A C T  
 Sélectionnez  un  ou  plusieurs  contacts  

 Cliquez  sur  le  bouton  Planification  de  réunion    


 Complétez  en  indiquant  l’objet  et  l’emplacement  de  la  réunion  et  
cliquez  sur  Envoyer  

S U P P R I M E R   U N   C O N T A C T  
 Sélectionnez  le  ou  les  contacts  à  supprimer  
 Cliquez  sur  le  bouton  Supprimer  ou  sur  la  touche  Delete  

R E C H E R C H E R   U N   C O N T A C T  
 Cliquez  dans  la  zone  de  recherche    
 Tapez  le  texte  à  rechercher  et  appuyez  sur  Enter  
 Filtrez  éventuellement  l'emplacement  de  la  recherche  :  

 
F IGURE   27   -­‐   E MPLACEMENT  DE  RECHERCHES  

A J O U T E R   U N   C O L L A B O R A T E U R   D E   L 'U N I L   A U X   C O N T A C T S  
 Cliquez  sur  le  dossier  Répertoire  Unil  dans  le  volet  des  dossiers  
 Recherchez  la  personne  souhaitée  
 Cliquez  sur  le  bouton  Ajouter  aux  contacts  

REMARQUEZ   LA   POSSIBILITÉ   D'ÉCRIRE   UN   MESSAGE   OU   D'ENVOYER  


UNE  DEMANDE  DE  RÉUNION    

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Page  24     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
L ES  NOTES  
DANS   OWA   ET   PAR   RAPPORT   AUX   AUTRES   ÉLÉMENTS   (MESSAGES,  
CONTACTS,   CALENDRIER,   TÂCHES)   LES   NOTES   SONT   TRAITÉES   DE  
MANIÈRE   DIFFÉRENTE.   EN   EFFET,   ELLES   SONT   PRÉVUES   À   L'ORIGINE  
POUR  ÊTRE  EXPLOITÉES  DANS  OUTLOOK.      
CELA   SIGNIFIE   QUE   VOUS   NE   POUVEZ   PAS,   DANS   OWA,   CRÉER   UNE  
NOUVELLE  NOTE  OU  EN  MODIFIER  UNE  EXISTANTE.  

C O N S U L T E R   U N E   N O T E  
 Atteignez  votre  boîte  aux  lettres  
 Cliquez  sur  le  dossier  Notes  dans  le  Volet  des  dossiers  

T R A N S F É R E R   L E   T E X T E   D ' U N E   N O T E  
 Sélectionnez  la  note    
 Cliquez  sur  la  commande  Transférer  
 Tapez   l'adresse   de   messagerie   du   destinataire   et   envoyez   votre  
message  

LA   NOTE   EST   PLACÉE   EN   OBJET   DU   MESSAGE   AINSI   QUE   DANS   LE   CORPS  


DU   MESSAGE.   BIEN   ENTENDU,   ELLE   NE   DISPARAÎT   PAS   DE   VOTRE  
DOSSIER  NOTES.  

S U P P R I M E R   U N E   N O T E  
 Cliquez   sur   la   note   et   appuyez   sur   Delete   ou   sur   le   bouton    ;   les  
notes   supprimées   sont   placées   dans   le   dossier   Éléments  
Supprimés  

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  25  
 
L ES  TÂCHES  
C R É E R  U N E  T Â C H E  
 Cliquez  sur  le  bouton  Tâches  dans  la  barre  de  navigation  :  

 
F IGURE   28   -­‐   B ARRE  DE  NAVIGATION  

 Cliquez  sur  le  bouton    


 Tapez  ensuite  le  sujet  de  la  tâche  :  

 
F IGURE   29   -­‐   F ENÊTRE   N OUVELLE  TÂCHE  

 Cliquez   sur   le   bouton   Afficher   plus   de   détails   et   indiquez  


éventuellement  des  options  :  

 S'il  y  a  une  échéance  pour  la  réalisation  de  cette  tâche  


 Si  elle  a  été  commencée  (si  oui,  à  quel  %  de  réalisation)  
 Si  vous  souhaitez  un  rappel  avant  l'échéance    
 Si  cette  tâche  est  prioritaire  
 Si  elle  est  privée  
 Cliquez  sur  le  bouton  Enregistrer    
 Poursuivez  ainsi  afin  de  créer  une  liste  des  tâches  

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Page  26     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
M O D IF IE R  E T  T R A IT E R  U N E  T Â C H E  

A F F I C H E R   T O U T E S   L E S   T Â C H E S  
Dans   la   liste   des   tâches,   OWA   fait   la   distinction   entre   les   messages  
possédant  un  indicateur  de  suivi    et  les  tâches  ordinaires.    

La   zone   Mes   tâches   dans   le   Volet   des   tâches   possède   en   effet   deux  
dossiers  :  

 Éléments   et   tâches   signalés   :   regroupe   toutes   les   tâches   y.c.   les  


messages  possédant  un  indicateur  de  suivi  
 Tâches  :  ne  regroupe  que  les  tâches    

T E R M I N E R   U N E   T Â C H E  
 Cliquez  sur  l'indicateur    ou  sur   ;  OWA  trace  la  tâche,  modifie  
automatiquement  son  état  d'achèvement  et  la  fait   disparaître  de  
la  liste  des  tâches  

LA   TÂCHE   TERMINÉE   N'EST   PAS   SUPPRIMÉE.   VOUS   POUVEZ   LA  


VISUALISER  EN  MODIFIANT  LES  OPTIONS  D'AFFICHAGE  DES  TÂCHES.  

M O D I F I E R   L ' A F F I C H A G E   D E S   T Â C H E S    
 Utilisez   les   boutons   pour   filtrer   l'affichage  
des  tâches  

T R I E R   L E S   T Â C H E S  
 Utilisez   le   bouton    et   choisissez   la   clé   de   tri  
souhaitée  

A P P L I Q U E R   U N E   C A T É G O R I E   À   U N E   T Â C H E  
 Sélectionnez  la  tâche  à  catégoriser  
 Cliquez  sur  le  bouton   >  Catégoriser    

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  27  
 
A S S I G N E R   U N E   T Â C H E    
Contrairement  à  Outlook,  OWA  ne  permet  pas  d'assigner  une  tâche  à  
quelqu'un.   Pour   exploiter   cette   fonctionnalité,   vous   devez   utiliser  
Outlook.    

 
F IGURE   30   -­‐   E XEMPLE  DANS   OWA  D ' UNE  TÂCHE  ASSIGNÉE  VIA   O UTLOOK  

CONTRAIREMENT   À   OUTLOOK,   OWA   NE   PERMET   PAS   DE   RÉPONDRE  


AUX   DEMANDES   DE   TÂCHES   QUE   QUELQU'UN   VOUS   AURAIT   ENVOYÉ.   LÀ  
AUSSI,   CETTE   FONCTIONNALITÉ   N'EST   DISPONIBLE   QUE   DANS  
OUTLOOK.  

S U P P R I M E R   U N E   T Â C H E  
 Cliquez   sur   la   tâche   et   appuyez   sur   la   touche   Delete   ou   sur   le  
bouton      

L E S  T Â C H E S  P É R IO D IQ U E S  

C R É E R   U N E   T Â C H E   P É R I O D I Q U E  
 Créez  une  nouvelle  tâche  et  cliquez  sur  le  bouton  Afficher  plus  de  
détails  
 Dans  la  liste  Périodicité,  choisissez  la  périodicité  souhaitée:  

 
F IGURE   31   -­‐   L ISTE  DES  PÉRIODICITÉS  

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T E R M I N E R   U N E   T Â C H E   P ÉR I O D I Q U E  
 Cliquez   sur   l'indicateur    ou   sur   ;   l'occurrence   actuelle   de   la  
tâche   périodique   est   considérée   comme   achevée   et   OWA   passe  
automatiquement  à  la  prochaine  occurrence  

M O D I F I E R   L A   D A T E   D ' É C H É A N C E   D ' U N E   T Â C H E  
 Sélectionnez   la   tâche   dont   vous   voulez   modifier   la   date  
d'échéance  
 Cliquez  sur  le  bouton    et  spécifiez  une  nouvelle  échéance  

S U P P R I M E R   L A   P É R I O D I C I T É  
 Ouvrez  la  tâche  périodique  et  déroulez  la  liste  des  périodicités  
 Dans  la  liste,  choisissez  l'option  Jamais  et  cliquez  sur  Enregistrer  

S U P P R I M E R   U N E   T Â C H E   P É R I O D I Q U E  
 Cliquez  sur  la  tâche  et  appuyez  sur  Delete  
 Choisissez   entre   Supprimer   uniquement   cette   occurrence   ou  
Supprimer  toutes  les  occurrences  futures  

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  29  
 
L E  CALENDRIER  
G É N É R A L IT É S  

L E S   R E N D E Z -­‐ V O U S    
Un  rendez-­‐vous  est  une  activité  pour  laquelle  vous  bloquez  du  temps  
dans   votre   calendrier.   Il   n'implique   ni   l'invitation   d'autres   personnes,  
ni   la   réservation   de   ressources   matérielles.   Pendant   un   rendez-­‐vous,  
OWA  considère  par  défaut  que  vous  êtes  occupé.  

L E S   R É U N I O N S  
La   réunion   est   un   rendez-­‐vous   pour   lequel   vous   conviez   d'autres  
personnes   et   pour   lequel   vous   avez   éventuellement   besoin   de  
ressources   (salles,   installation   de   matériel…).   Pendant   une   réunion,  
OWA  considère  par  défaut  que  vous  êtes  occupé.  

L E S   É V É N E M E N T S  
Un   événement   est   un   élément   qui   dure   au   minimum   24   heures,   par  
ex.   un   forum,   des   vacances...   Un   événement   annuel,   tel   qu'un  
anniversaire,   a   lieu   chaque   année   à   la   même   date,   alors   qu'un  
événement   ordinaire   survient   une   seule   fois   et   peut   durer   un   ou  
plusieurs   jours.   Pendant   un   événement,   OWA   considère   par   défaut  
que  vous  êtes  disponible.  

A F F IC H A G E  D U  C A L E N D R I E R  
 Cliquez  sur  le  bouton  Calendrier  dans  la  Barre  de  navigation  :  

 
F IGURE   32   -­‐   B ARRE  DE  NAVIGATION  

 Utilisez   les   boutons   pour  


régler  l'affichage  du  calendrier  
 Utilisez  les  boutons  ci-­‐dessous  pour  vous  déplacer  dans  le  temps  :  
 
 Ou   utilisez   le   Navigateur   de   dates   pour   vous  
déplacer  plus  rapidement    
 Pour   revenir   au   jour   courant,   cliquez   sur   le  
bouton    

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Page  30     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
C H O I S I R   L ' H O R A I R E   D E   T R A V A I L  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Paramètres   >  
onglet  Calendrier  >  zone  Apparence  
 Indiquez   quand   débutent   et   se   terminent   vos   journées   de   travail  
en  général  :  

 
F IGURE   33   -­‐   O PTIONS  DES  HORAIRES  DE  TRAVAIL  

REMARQUEZ   LA   POSSIBILITÉ   TRÈS   PRATIQUE   D'AFFICHER   LES  


NUMÉROS   DE   SEMAINE   LORSQUE   VOTRE   CALENDRIER   EST   AFFICHÉ  
SOUS  FORME  DE  SEMAINE  OU  DE  MOIS.  

M O D I F I E R   L A   C O U L E U R   D ’ A F F I C H A G E   D U   C A L E N D R I E R  
 Dans   le   Volet   des   calendriers,   cliquez   sur   Calendrier   avec   le  
bouton  droit  de  la  souris  >  commande  Couleur  

S U P P R I M E R   L ' O P T I O N   D E   R A P P E L   P A R   D É F A U T  
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Paramètres   >  
onglet  Calendrier  >  zone  Rappels  
 Désactivez  la  case  à  cocher  Afficher  les  alertes  de  rappel  

 
F IGURE   34   -­‐   O PTIONS  RAPPEL  PAR  DÉFAUT  

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  31  
 
M O D I F I E R   L A   G R I L L E   H O R A I R E    
 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Paramètres   >  
onglet  Calendrier  >  zone  Apparence  
 Choisissez  un  autre  incrément    

C R É E R  U N  N O U V E A U  R E N D E Z -­‐ V O U S  
 À  l'aide  du  Navigateur  de  dates,  cliquez  sur  le  jour  souhaité  :  

 
F IGURE   35   -­‐   N AVIGATEUR  DE  DATES  

 Pour   créer   un   rendez-­‐vous,   faites   un   double   clic   sur   la   plage  


horaire   à   l'endroit   souhaité   ou   cliquez   sur   le   bouton   Nouvel  
événement    
 Tapez  l'objet  du  rendez-­‐vous  
 Indiquez  des  options  telles  que  :  

 L'emplacement  du  rendez-­‐vous  


 Si  le  rendez-­‐vous  dure  toute  la  journée    
 Votre  disponibilité  durant  le  rendez-­‐vous  :  

 
F IGURE   36   -­‐   L ISTE  DES  DISPONIBILITÉS  

L'INDICATION   DE   VOTRE   DISPONIBILITÉ   EST   UTILE   POUR   LES  


PERSONNES   CONSULTANT   VOTRE   CALENDRIER   NOTAMMENT   À   L'AIDE  
DE   L'ASSISTANT   DE   PLANIFICATION;   SOUVENEZ-­‐VOUS   QUE   LA  
CONSULTATION   EST   POSSIBLE   MÊME   SI   VOUS   N'AVEZ   PAS   PARTAGÉ  
VOTRE   CALENDRIER   CAR   CELUI-­‐CI   EST   PUBLIÉ   SUR   LE   SERVEUR  
EXCHANGE.   IL   N'EST   PAS   POSSIBLE   DANS   OWA   DE   MODIFIER   CE  
PARAMÈTRE.    

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 Si  vous  souhaitez  un  rappel    
 Si  le  rendez-­‐vous  est  privé  
 Cliquez  sur  le  bouton  Enregistrer    

D É P L A C E R   U N   R E N D E Z -­‐ V O U S  
 À   l’aide   d’un   cliquer-­‐glisser,   déplacez   le   rendez-­‐vous   sur   une  
nouvelle  heure  ou  sur  une  nouvelle  date;  si  nécessaire  passez  en  
affichage  Mois.  

SI   LE   RENDEZ-­‐VOUS   EST   DE   TYPE   PÉRIODIQUE,   SEULE   L'OCCURRENCE  


SÉLECTIONNÉE  DU  RENDEZ-­‐VOUS  EST  DÉPLACÉE.      
 
CONTRAIREMENT   À   OUTLOOK,   IL   N'EST   MALHEUREUSEMENT   PAS  
POSSIBLE  DANS  OWA  DE  COPIER  UN  RENDEZ-­‐VOUS.  

M O D I F I E R   L A   D U R É E   D ' U N   R E N D E Z -­‐ V O U S  
 Sélectionnez  le  rendez-­‐vous  
 Faites  glisser  la  poignée  de  redimensionnement  au  haut/bas  de  la  
case  

A T T R I B U E R   U N E   C A T É G O R I E    
 Cliquez   sur   le   rendez-­‐vous   avec   le   bouton   droit   de   la   souris   >  
commande  Catégoriser  

C R É E R   U N   R E N D E Z -­‐ V O U S   P É R I O D I Q U E  
 Créez  un  rendez-­‐vous  ordinaire    
 Dans  la  zone  Répéter,  choisissez  une  périodicité  dans  la  liste  :  

 
F IGURE   37   -­‐   B OÎTE  DE  DIALOGUE   P ÉRIODICITÉ  DU  RENDEZ -­‐ VOUS  

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  33  
 
S U P P R I M E R   U N   R E N D E Z -­‐ V O U S  
 Sélectionnez  l'élément  à  supprimer  
 Appuyez  sur  Delete  ou  cliquez  sur  le  bouton    

DANS  LE  CAS  D'UN  RENDEZ-­‐VOUS  PÉRIODIQUE,  CHOISISSEZ  S'IL  S'AGIT  


DE  SUPPRIMER  TOUS  LES  RENDEZ-­‐VOUS  OU  SEULEMENT  L'OCCURRENCE  
SÉLECTIONNÉE.  

C R É E R  U N  É V É N E M E N T  
 À  l'aide  du  Navigateur  de  dates,  atteignez  le  jour  souhaité  
 Pour  créer  un  événement,  faites  un  double  clic  sur  l'en-­‐tête  de  la  
journée  (juste  sous  l'indication  de  la  date  du  jour)  ou  cliquez  sur  le  
bouton  Nouvel  événement  
 Dans  la  liste  Durée,  choisissez  Toute  la  journée  
 Si  nécessaire,  indiquez  une  date  de  début  et  de  fin    
 Tapez  un  objet    
 Sélectionnez  les  autres  options  souhaitées  
 Cliquez  sur  Enregistrer    

CONTRAIREMENT   AUX   RENDEZ-­‐VOUS,   LES   ÉVÉNEMENTS   INDIQUENT  


PAR  DÉFAUT  QUE  VOUS  ÊTES  LIBRE  DURANT  L'ÉVÉNEMENT.  

C R É E R   U N   É V É N E M E N T   A N N U E L   ( P A R   E X .   A N N I V E R S A I R E )  
 Créez  un  événement  
 Tapez  l'objet  (faites  court  au  niveau  du  libellé)  
 Dans  la  liste  Durée,  choisissez  Toute  la  journée  
 Indiquez  si  vous  souhaitez  un  rappel  
 Dans   la   fenêtre   Nouvel   événement,   déroulez   la   liste   des  
périodicité   >   choisissez   l'option   par   ex.   Tous   les  5   juillet   ou   cliquez  
sur  Plus…  >  choisissez  l'option  Le  même  jour  chaque…  
 Indiquez  si  l'anniversaire  doit  être  marqué  comme  privé  
 Cliquez  sur  Enregistrer;  l'anniversaire  apparaît  ainsi  en  en-­‐tête  de  
calendrier   .   Dans   l'exemple   ci-­‐contre,   la   barre   violette  
indique   que   je   suis   absente   du   bureau,   les   doubles   flèches   et   le  
cadenas  qu'il  s'agit  d'un  événement  périodique  privé  

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I M P R IM E R   L E   C A L E N D R IE R   -­‐   R É G L E R   L E S   O P T IO N S  
D ’ IM P R E S S IO N  
 Affichez  le  calendrier  souhaité  
 Placez-­‐vous  sur  la  semaine  à  imprimer  
 Cliquez  sur  le  bouton    
 Faites  votre  choix  dans  les  paramètres  :    

 
F IGURE   38   -­‐   B OÎTE  DE  DIALOGUE   I MPRIMER   /   P ARAMÈTRES  D ' IMPRESSION  

C R É E R  U N E  R É U N IO N  
 Créez  un  rendez-­‐vous  ordinaire  
 Saisissez   le   sujet   et   choisissez   le   jour   et   l'heure   de   la   future  
réunion  
 Dans   la   zone   Participants,   tapez   les   adresses   de   messagerie   des  
personnes  que  vous  souhaitez  inviter  (ou  cliquez  sur  le  bouton  +)  

 
F IGURE   39   -­‐  FENÊTRE   O RGANISER  UNE  RÉUNION  

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  35  
 
 Cliquez   sur   le   bouton   si   vous   souhaitez   ajouter   une   pièce  
jointe  à  cette  demande  de  réunion  (par  ex.  l'ordre  du  jour)  
 Utilisez   le   bouton   Assistant   de   planification   pour   visualiser   la  
disponibilité   des   participants   (que   ceux-­‐ci   aient   partagé   leur  
calendrier  avec  vous  ou  pas)  :  

 
F IGURE   40   -­‐   F ENÊTRE   A SSISTANT  DE  PLANIFICATION  

 Validez  cette  fenêtre  à  l'aide  du  bouton  OK    


 Finalisez  votre  demande  de  réunion  en  cliquant  sur  Envoyer    

D O N N E R   S U I T E   À   U N E   D E M A N D E   D E   R É U N I O N  
 Ouvrez  la  demande  de  réunion  arrivée  dans  la  Boîte  de  réception    
 Pour   traiter   la   demande   reçue,   utilisez   l'un   des   boutons  
,  sachant  que  :  

 Accepter   :   inscrit   automatiquement   la   réunion   dans   votre  


calendrier  (disponibilité  occupée)  
 Provisoire   :   inscrit   automatiquement   la   réunion   dans   votre  
calendrier  (disponibilité  provisoire)  
 Refuser  :  pas  d'inscription  dans  votre  calendrier  
 

REMARQUEZ   QUE   VOUS   POUVEZ   RÉPONDRE   À   UNE   DEMANDE   DE  


RÉUNION   EN   L'OUVRANT   DIRECTEMENT   DANS   VOTRE   CALENDRIER;  
VOUS  DISPOSEZ  ÉGALEMENT  DES  BOUTONS   ACCEPTER,   PROVISOIRE  ET  
REFUSER.  

   

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Page  36     Outlook  Web  App  (OWA)  
 
N E  
P A S   S U P P R I M E R   A U T O M A T I Q U E M E N T   D E S   D E M A N D E S   D E  
R É U N I O N    

 Cliquez   sur   le   bouton    >   Options   >   catégorie   Paramètres   >  


onglet  Calendrier  >  zone  Traitement  automatique  
 Décochez  l'option  Supprimer  les  demandes  de  réunion…  

CETTE  OPTION  EST  ACTIVE  PAR  DÉFAUT;  NE  SOYEZ  PAS  DONC  ÉTONNÉ  
SI  LES  DEMANDES  DE  RÉUNION   "DISPARAISSENT"   DE  VOTRE   BOÎTE   DE  
RÉCEPTION  UNE  FOIS  QUE  VOUS  LES  AVEZ  TRAITÉES.  

P A R T A G E R  U N  C A L E N D R IE R    

T R A N S F O R M E R   U N   R E N D E Z -­‐ V O U S   E N   R E N D E Z -­‐ V O U S   P R I V É  
Avant  de  partager  votre  calendrier,  assurez-­‐vous  que  les  rendez-­‐vous  
privés  soient  masqués  :  

 Ouvrez   le   rendez-­‐vous   qui   ne   doit   pas   être   visible   aux   autres  


utilisateurs    
 Cochez   l'option   Marquer   comme   privé;   les   éléments   marqués  
comme  privé  affichent  l'icône  d'un  cadenas  

P A R T A G E R   U N   C A L E N D R I E R    
 Cliquez  avec  le  bouton  droit  de  la  souris  sur  le  calendrier  que  vous  
souhaitez  partager  >  Partager  le  calendrier  
 Ajoutez   les   personnes   auxquelles   vous   souhaitez   accorder   des  
autorisations  d'accès  :  

 
F IGURE   41   -­‐   B OÎTE  DE  DIALOGUE  DE  PARTAGE  

   

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Outlook  Web  App  (OWA)   Page  37  
 
 Indiquez  le  niveau  de  détails  auquel  les  invités  auront  accès  :  

 Disponibilité   uniquement   :   permet   aux   invités   de   voir   votre  


disponibilité  Occupée,  Disponible,  Tentative  ou  Absente  
 Détails  limités  :  permet  aux  invités  de  voir  le  libellé,  la  date  et  
l'heure  ainsi  que  le  lieu,  mais  pas  les  commentaires  saisis  ni  les  
éventuelles  pièces  jointes  
 Tous  les  détails  :  permet  aux  invités  de  voir  le  libellé,  la  date  et  
l'heure   ainsi   que   le   lieu,   les   commentaires   saisis   mais   pas   les  
éventuelles  pièces  jointes  
 Editeur  :  permet  aux  invités  de  créer,   voir,  modifier  et  suppri-­‐
mer  les  rendez-­‐vous  
 Délégué   :   Les   délégués   reçoivent   des   autorisations   supplé-­‐
mentaires,   telles   la   possibilité   de   créer   des   messages   électro-­‐
niques  ou  de  répondre  aux  demandes  de  réunion  en  votre  nom  
 
 Modifiez  éventuellement  le  texte  de  l'objet  de  l'invitation  
 Dans  le  cas  où  vous  possédez  plusieurs  calendriers,  vérifiez  que  le  
partage  porte  sur  le  calendrier  souhaité  
 Finalisez  le  partage  en  cliquant  sur  le  bouton  Envoyer    

REMARQUEZ   QUE   VOUS   POUVEZ   PARTAGER   VOTRE   CALENDRIER   AVEC  


UNE  PERSONNE  HORS  UNIL  (EN  TAPANT  SIMPLEMENT   SON  ADRESSE  DE  
MESSAGERIE).   CETTE  PERSONNE  RECEVRA  UN  MESSAGE  D'INVITATION  
LUI   PROPOSANT   D'ATTEINDRE   L'URL   DE   VOTRE   CALENDRIER.   BIEN  
ENTENDU,   UNE   PERSONNE   HORS   UNIL   NE   PEUT   PAS   ÊTRE   NOMMÉE  
DÉLÉGUÉ  OU  EDITEUR.  

   

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G É R E R   L E   P A R T A G E   D U   C A L E N D R I E R    
 Dans   le   Volet   des   calendriers,   cliquez   sur   le   calendrier   partagé  
avec  le  bouton  droit  de  la  souris  >  Autorisations    
 Si  souhaité,  modifiez  les  droits  d'accès  accordés  :  

 
F IGURE   42   -­‐   F ENÊTRE  DE  GESTION  DES  AUTORISATIONS  

DANS   LE   CAS   OÙ   VOUS   TRAVAILLEZ   EN   ÉQUIPE,   LE   PLUS   SIMPLE   EST  


D'OPTER  POUR  :      
1°   UN   DROIT   D'ÉDITEUR   DESTINÉ   À   1   OU   2   PERSONNES   AVEC  
LESQUELLES  VOUS  TRAVAILLEZ  ÉTROITEMENT  ET      
2°   UN   DROIT   DÉTAILS   LIMITÉS   OU   TOUS   LES   DÉTAILS   AU   RESTE   DE  
L'ÉQUIPE.    

O U V R I R   L E   C A L E N D R I E R   D ' U N   A U T R E   U T I L I S A T E U R  
 Dans  le  Volet  des  calendriers,  cliquez  sur  Mes  calendriers  avec  le  
bouton  droit  de  la  souris  >  Ouvrir  le  calendrier    
 Dans  la  zone  A  partir  de  l'annuaire,  tapez  le  nom  de  la  personne    
 Cliquez  sur  Ouvrir  

 
F IGURE   43   -­‐   E XEMPLE  D ' OUVERTURE  DE  CALENDRIER  

   

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O U V R I R   L E   C A L E N D R I E R   S U I T E   À   U N E   I N V I T A T I O N  
 Ouvrez  le  message  de  partage  de  calendrier  que  vous  avez  reçu  :  

 
F IGURE   44   -­‐   B OÎTE  DE  DIALOGUE   O UVRIR  CE  CALENDRIER  

 Cliquez   sur   le   bouton   Ajouter   un   calendrier;   le   calendrier   ajouté  


apparaît  ainsi  dans  le  Volet  des  calendriers  :  

 
F IGURE   45   -­‐   V OLET  DES  CALENDRIERS    

VOUS   AVEZ   LA   POSSIBILITÉ   DE   MODIFIER   LES   COULEURS   DES   CALEN-­‐


DRIERS   PARTAGÉS   À   L'AIDE   D'UN   CLIC   DROIT   SUR   LE   CALENDRIER   EN  
QUESTION  >  COULEUR.    

A F F I C H E R   U N   C A L E N D R I E R   P A R T A G É  
 Dans   le   Volet   des   calendriers,   cochez   la   case   en   face   du   calendrier  
partagé   afin   de   l'afficher   ;   une   fois   les   calendriers  
partagés  affichés,  vous  obtenez  la  vue  suivante  :  

 
F IGURE   46   -­‐   A FFICHAGE  DES  CALENDRIERS  PARTAGÉS    

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M A S Q U E R   L E   C A L E N D R I E R   D ' U N   A U T R E   U T I L I S A T E U R  
 Dans   le   Volet   des   calendriers,   décochez   la   case   du   calendrier  

partagé    
 Ou   cliquez   sur   la   croix   dans   l'onglet   du   calendrier   partagé  

S U P P R I M E R   L ' A F F I C H A G E   D ' U N   C A L E N D R I E R   D ' U N   A U T R E  


U T I L I S A T E U R  
 Dans   le   Volet   des   calendriers,   cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la  
souris  sur  le  calendrier  partagé  
 Choisissez  la  commande  Supprimer  

C R É E R  O U  A F F IC H E R  D E S  C A L E N D R IE R S  S U P P L É M E N T A IR E S  
Bien   qu'OWA   soit   prévu   pour   regrouper   tous   vos   rendez-­‐vous,  
réunions  et   événements  dans  un  seul  et  même  calendrier,  vous  avez  
néanmoins   la  possibilité  de  créer  des  calendriers  supplémentaires  en  
fonction  de  vos  besoins.  

C R É E R   U N   C A L E N D R I E R   S U P P L É M E N T A I R E   V I D E  
 Dans   le   Volet   des   calendrier   >   cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la  
souris  sur  Mes  calendrier  >  commande  Nouveau  Calendrier  
 Donnez   un   nom   (par   ex.   Mes   cours   ou   Personnel)   à   ce   nouveau  
calendrier;  celui-­‐ci  apparaît  dans  le  Volet  des  calendriers  sous  Mes  
calendriers  :  

 
F IGURE   47   -­‐   Z ONE   M ES  CALENDRIERS  

 Cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la   souris   sur   le   nom   du   nouveau  


calendrier  pour  en  modifier  la  couleur  

   

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L E S  G R O U P E S  D E  C A L E N D R IE R S    
Cette  fonctionnalité  permet  de  regrouper  les  calendriers  de  plusieurs  
personnes  ou  ressources  sur  un  seul  calendrier.  

C R É E R   U N   G R O U P E   D E   C A L E N D R I E R S  
 Dans  le  Volet  des  calendriers  >  cliquez  avec  le  bouton  droit  de  la  
souris   sur   Mes   calendrier   >   commande   Nouveau   groupe   de  
calendriers  
 Tapez  le  nom  du  groupe  
 Cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la   souris   sur   le   nom   du   groupe   >  
Ouvrir  le  calendrier  
 Tapez  l'adresse  de  messagerie  de  la  personne  à  ajouter  au  groupe  
 Cliquez  sur  Ouvrir  
 Poursuivez  ainsi  pour  ajouter  les  autres  calendriers  au  groupe  

A F F I C H E R   U N   G R O U P E   D E   C A L E N D R I E R S  
 Dans  le  Volet  des  calendriers,  cliquez  sur  le  calendrier  de  groupe  à  
afficher  :  

 
F IGURE   48   -­‐   Z ONE   G ROUPE  DE  CALENDRIERS  

REMARQUEZ  QUE  VOUS  NE  POUVEZ  PAS  DANS  OWA  AFFICHER  PLUS  DE  
5  CALENDRIERS  À  LA  FOIS.  

S U P P R I M E R   U N   G R O U P E   D E   C A L E N D R I E R S  
 Cliquez   à   l’aide   du   bouton   droit   de   la   souris   sur   le   groupe   de  
calendriers  et  choisissez  la  commande  Supprimer  

REMARQUEZ   QUE   VOUS   NE   POUVEZ   PAS   SUPPRIMER   UN   GROUPE   DE  


CALENDRIER   SI   VOUS   N'AVEZ   PAS   AU   PRÉALABLE   SUPPRIMÉ   LES  
CALENDRIERS   DES   PERSONNES…   AUTREMENT   DIT   LE   GROUPE   DOIT  
ÊTRE  VIDE  POUR  ÊTRE  SUPPRIMÉ.  

   

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L A  D É L É G A T IO N  

G É N É R A L I T É S  
La   délégation   va   au-­‐delà   du   simple   partage.   En   effet,   les   délégués  
reçoivent   des   autorisations   supplémentaires,   telles   que   la   possibilité  
de   créer   des   messages   électroniques   ou   de   répondre   aux   demandes  
de   réunion   en   votre   nom.   Bien   entendu,   comme   c’est   vous   qui  
accordez   les   autorisations,   vous   déterminez   le   niveau   d’accès   du  
délégué.    

Par   défaut,   lorsque   vous   nommez   un   délégué,   ce   dernier   a   un   accès  


complet  à  vos  dossiers  Calendrier  et  Tâches.  Toutefois,  le  délégué  ne  
dispose  pas  d’un  accès  en  lecture  aux  autres  messages  de  votre  Boîte  
de   réception.   Cela   signifie   qu'il   peut   répondre   aux   demandes   de  
réunion  à  votre  place  mais  pas  aux  messages  électroniques  ordinaires.  

D É S I G N E R   U N E   P E R S O N N E   C O M M E   D É L É G U É  
 Cliquez  sur  le  bouton    ou  cliquez  avec  le  bouton  droit  
de  la  souris  sur  le  calendrier  à  partager  >  Partager  le  calendrier  
 Ajoutez   la   personne   que   vous   souhaitez   désigner   comme   étant  
votre  délégué  
 Choisissez  Délégué  dans  la  liste;  votre  délégué  recevra  une  copie  
de   toutes   vos   demandes   de   réunion   et   pourra   les   traiter   à   votre  
place  :  

 
F IGURE   49   -­‐   F ENÊTRE   N OMMER  UN  DÉLÉGUÉ  

DANS   LA   PRATIQUE,   IL   EST   ASSEZ   RARE   DE   COCHER   L'OPTION  


AUTORISER  L'AFFICHAGE  DES  RENDEZ-­‐VOUS  PRIVÉS.    

   

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R É G L E R   L E S   O P T I O N S   D E   D É L É G A T I O N  
Lorsque  vous  nommez  une  personne  en  tant  que  délégué,  des  options  
supplémentaires  sont  alors  disponibles.  Pour  accéder  à  ces  options  :  

 Dans   le   Volet   des   calendriers,   cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la  


souris  sur  votre  Calendrier  >  Autorisations  
 Choisissez  à  qui  les  demandes  et  réponses  de  réunion  doivent  être  
envoyées  :  

 
F IGURE   50   -­‐   O PTIONS  DE  DÉLÉGATION  

M O D I F I E R   L E S   A U T O R I S A T I O N S   D ’ U N   D É L É G U É  
 Dans   le   Volet   des   calendriers,   cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la  
souris  sur  votre  Calendrier  >  Autorisations  
 Apporter   les   modifications   souhaitées   en   attribuant   un   autre   droit  
d'accès    

S U P P R I M E R   L E S   A U T O R I S A T I O N S  
 Dans   le   Volet   des   calendriers,   cliquez   avec   le   bouton   droit   de   la  
souris  sur  votre  Calendrier  >  Autorisations  
 Cliquez   sur   la   croix   en   face   du   délégué   dont   vous   souhaitez  
supprimer  les  autorisations    

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