Consideraciones sobre Recurso Humano necesario

Ante todo, se diferencian dos etapas o fases en la implantación y posterior uso eficiente de un
SIM o Programa de Administración de Mantenimiento. La primera, durante el proceso de
implantación del sistema, donde en conjunto con la capacitación, se realiza el ingreso masivo
de datos; y la segunda, equivalente a la operación normal, diaria y rutinaria.

La primera fase es de uso intensivo del sistema de información, por un equipo de trabajo
encargado de la planeación e ingreso de datos; este proceso es voluminoso y normalmente
exige el uso intensivo del sistema por los miembros del equipo. Por estas razones se
recomienda, para una realización exitosa de esta primera parte del trabajo, que tanto el
recurso computacional como el humano definido estén disponibles todo el tiempo.

El grupo de trabajo recomendado debería estar compuesto por el Jefe de Mantenimiento, y

la(s) persona(s) que lo asisten en la función de programación, seguimiento y control de las
actividades de mantenimiento; también se considera muy importante la participación de un
delegado del área de Producción, con conocimiento del área y de sus relaciones con
Mantenimiento. Adicionalmente, se precisa una persona del área de Almacén, que conozca
la relación Almacén/Mantenimiento, con el fin de detallar todo el manejo de materiales y
repuestos dentro del sistema. La participación de delegados del área Informática es bien
importante, para aspectos técnicos de Administración de datos, usuarios, respaldos,
planeación de un apoyo básico cercano y demás. Representantes de otras áreas pueden ser
requeridos.

Este grupo está en función de apoyo y planeación, respaldando a otro(s) miembro(s)

operativo(s), que conoce(n) del área, de los equipos y de Mantenimiento; esta(s) persona(s)
está(n) encargada(s) de la labor de recolección detallada de información, su verificación ante
el grupo de apoyo y su posterior ingreso al sistema. Es deseable que esta(s) persona(s)
conozca(n) y se sienta(n) a gusto con el manejo de computadores y conozca(n) los aspectos
básicos de Windows y programas básicos (Procesadores de texto, hojas de cálculo, etc), y por
supuesto que tenga(n) conocimientos o experiencia básica en Mantenimiento y en su
Organización.

En la segunda fase, habiendo definido ya la estructura de información de una o varias áreas,

del total de los recursos productivos de la organización, los objetos de mantenimiento y su
respectiva programación, se procede a iniciar y mantener la dinámica operacional del
Sistema de Información de Mantenimiento, y para ello surgen un conjunto de funciones que
garantizan tal dinámica. A continuación enumeraremos tales actividades generales:

§ Generación diaria de Ordenes de Trabajo de tipo No Programado (Mantenimiento

Correctivo, Calibraciones, Instalaciones o Montajes, etc.), que aparecen con el transcurrir
de la operación de la empresa, y que normalmente se deben generar en un momento muy
cercano a la ocurrencia del daño, fallo o requerimiento.
§ Seguimiento permanente a todas las órdenes en ejecución o pendientes de ejecución,
analizando criterios como: Disponibilidad de recursos, prioridades, equipos, áreas, etc.
§ Actualización permanente del sistema de Información, retroalimentándolo con la
información sobre ejecución de las órdenes cerradas, ejecutadas total o parcialmente, en
lo referente a recursos utilizados, tiempos, costos y comentarios al respecto. Mientras mayor
detalle exija el control de costos, será mayor la información requerida, puesto que por cada
orden de trabajo se deberán ingresar el detalle de los oficios requeridos con sus respectivas
horas, los repuestos utilizados y otros gastos inherentes a su ejecución,
§ Impresión de reportes y generación de estudios especiales pre-seleccionando grupos de
información con requerimientos específicos del área.
§ Tomar respaldos periódicos de la información para evitar problemas mayores en caso de
alguna falla: Problemas de hardware, sistema operativo, fluido eléctrico, etc.
§ Seguimiento a las actividades realizadas en horarios extra-laborales o turnos de producción
que no generaron a priori una orden de trabajo. De igual forma, aquellos trabajos que en
primera instancia no requirieron una OT.
§ Revisión, seguimiento y registro de medidores de control o contadores de trabajo de
equipos sobre los que se planea su mantenimiento preventivo (horómetros, descargas,etc).
§ Generación periódica (semanal o mensual), anticipada, de las labores de mantenimiento
preventivas, procurando su programación e impresión adecuadas.
§ Impresión de distintos tipos de reportes asociados a órdenes de trabajo, con objetivo
control,
§ Seguimiento a inventario de repuestos, bien sea a través del Kárdex, o mediante la
importación de datos desde el sistema general de Inventario. Impresión de reportes de
presupuesto de materiales y repuestos sobre el lote de órdenes recién generado.
§ Mantenimiento y afinación de los Programas de Mantenimiento en lo referente a
periodicidades, frecuencias, presupuesto y comentarios generales.Cierre permanente de
órdenes de trabajo y su posterior envío a historia de mantenimiento.
§ Definición y modificación de perfiles de usuarios, controlando los distintos esquemas de
seguridad y acceso a datos.
§ Pero además, se requiere la realización de un conjunto de labores no clericales, como por
ejemplo:
§ Organización y distribución de órdenes de trabajo
§ Proceso de Archivo de órdenes de trabajo, de fichas técnicas de equipos, y de los distintos
reportes del sistema.
§ Definición, codificación, revisión y archivo de los procedimientos o instructivos de
mantenimiento, según normas de aseguramiento de calidad.
§ Visitas periódicas a las áreas productivas y reuniones eventuales con los operarios de
mantenimiento con miras a hacer aclaraciones o complementar información sobre algunos
de los tópicos de mantenimiento en el sistema.

La ejecución de todas las labores planteadas en esta segunda fase exigen, dependiendo de
volúmenes propios de cada empresa, del concurso de al menos una persona, capacitada en
el sistema, con entrenamiento en el área y conocimientos básicos sobre Mantenimiento e
Informática, que se desempeñe entre medio tiempo y tiempo completo. De igual forma
requiere el apoyo de los Jefes Operativos y Administrativos de Mantenimiento y de Producción,
y del área de Sistemas o Informática de la empresa.

Es posible que los mismos ejecutores de las órdenes de trabajo colaboren en el proceso de
generación manual, alimentación y cierre de las mismas en el sistema. Sin embargo, esto no
descarta la necesidad de que haya un usuario responsable del sistema, de su operación,
control y administración de rutinas.

A lo largo de estas dos fases, el proveedor debe suministrar capacitación y asesoría

personalizadas permanentemente, ya sea en el sitio de trabajo, telefónicamente o mediante
correo electrónico, dependiendo del esquema de contratación por el que se haya optado.

Estos delineamientos generales deben tomarse como tales, y para cada se debe prestar
atención a condiciones particulares de cada empresa.

Nov. 2008