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Depuis plus de 50 ans, tous les cours d’introduction au management l’enseignent : la tenue de réunions d’équipe

est une activité essentielle. Elle doit donc être bien préparée et bien conduite.
Dans trop d’organisations, les réunions sont des activités malmenées. On en change la date, on change l’heure,
on les écourte ou encore on les reporte de mois en mois.
Pourtant, cette activité bien simple est encore l’une des plus puissantes pour gérer des
personnes et une organisation. Une réunion c’est une plateforme d’échange et de communication. Les
réunions d’équipe constituent en ce sens un moyen approprié pour développer et consolider le soutien social et
le sens d’appartenance à l’équipe de travail.
Mais comment organiser une bonne réunion? Une réunion profitable qui vous aidera concrètement à
communiquer vos idées, à comprendre celles des autres et à mettre de l’avant des façons de faire qui
permettront à votre équipe de connaître le succès? Voici quatre étapes de base à suivre pour préparer et tenir
une bonne réunion.
1) Identifier vos objectifs de communication
2) Avec qui? Quand et où?
3) Préparer et diffuser l’ordre du jour
4) Tenir la réunion
1) Identifier vos objectifs de communication
Tout d’abord, pour être efficace une réunion doit avoir une raison d’être tenue et des objectifs précis. Voici sept
types d’objectifs de communication qui peuvent vous aider à préparer un plan de votre réunion. Chaque type
d’objectif à une fonction précise soit : d’informer, de planifier, de solutionner un problème, d’évaluer, de recueillir
des commentaires, de former et finalement de reconnaître les efforts.
a) Informer. Ce type d’objectif vise à communiquer de l’information aux participants comme, par exemple,
une nouvelle politique ou encore des messages que le gestionnaire ou un de vos collègues veut communiquer
à l’ensemble du personnel.
b) Planifier. La planification est un des objectifs de communication les plus courants que l’on retrouve à
l’ordre du jour. Elle sert à présenter et à échanger de l’information à propos d’un plan à plus ou moins long
terme, concernant par exemple : une production, la répartition des tâches, les horaires de travail, une activité
ou encore un événement.
c) Solutionner un problème. Ce type d’objectif permet d’aborder en équipe un problème auquel fait face
le groupe.
d) Évaluer. Ce point permet de quantifier les progrès en rapport, par exemple, avec un objectif de
production, ou encore la qualité du service à la clientèle.
e) Recueillir des commentaires. La réunion est une plateforme d’échange. Elle est l’occasion de sonder
votre équipe pour connaître ses besoins et ses perceptions sur les tâches à accomplir.
f) Former. Il peut arriver que lors d’une réunion certains éléments concernant la formation soient abordés pour
apprendre aux participants de nouvelles façons de faire leur travail.
g) Reconnaître les efforts. Ce type d’objectif est trop souvent oublié par celui ou celle qui prépare
la réunion. De temps à autre, il est bon de rappeler aux participants leurs bons coups et de
reconnaître leurs efforts. Cet élément de votre plan de réunion à un effet rassembleur et
positif sur le bien-être des personnes avec qui vous travaillez.

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Résumé de la vidéo sur comment organiser une bonne réunion


Il peut arriver bien évidemment que dans votre plan de réunion se retrouvent plusieurs de ces objectifs de
communication. Mais ce qui est important, c’est qu’à l’aide de cette grille de préparation vous sachiez
précisément le pourquoi de la réunion et les éléments d’information que vous désirez communiquer ou
recueillir des participants lors de la rencontre.
2) Avec qui? Quand et où?
Après avoir précisé vos objectifs de communication, il faut identifier les personnes qui devront assister à la
réunion. Dans ce cas, il s’agit tout simplement de dresser une liste. Il est recommandé de convoquer uniquement
les personnes qui sont concernées par les informations qui seront échangées lors de la rencontre. Vous pourrez
au besoin, si vous le jugez opportun, faire parvenir un compte rendu de la réunion aux personnes que vous
n’aurez pas convoquées.
Il est important que vous établissiez la fréquence de la réunion. Est-ce que ce sera une fois par mois, une fois
par trimestre? Idéalement, les réunions à fréquence régulière doivent être planifiées six mois à l’avance.
Puis finalement, déterminez le bon moment et le bon endroit pour tenir la rencontre. Pensez efficacité. Il est
habituellement mieux d’éviter, par exemple, le vendredi après-midi alors que les gens sont fatigués après leur
semaine de travail.

3) Préparer et diffuser l’ordre du jour


À partir des objectifs de communication que vous avez identifiés, rédigez attentivement les points qui seront à
l’ordre du jour de votre réunion. Prévoyez et inscrivez pour chaque point une durée de temps raisonnable,
particulièrement pour les sujets qui impliquent des échanges d’information.
Il est recommandé d’aborder les sujets les plus importants en premier. Utilisez au besoin des médias de
communication comme, par exemple, un tableau de présentation, ou encore une brève projection multimédia
pour faciliter la compréhension et la rétention des informations que vous désirez communiquer.
Une fois l’ordre du jour rédigé, faites-le parvenir aux participants avec les coordonnées de la réunion au
minimum une semaine avant la date fixée pour la rencontre. Si c’est nécessaire, n’oubliez pas d’inclure les
documents qu’ils auront besoin de consulter avant la rencontre.

4) Tenir la réunion
Il y a plusieurs façons de tenir une réunion. Certaines sont très officielles avec des procès-verbaux, d’autres plus
informelles. C’est à vous de choisir le type de réunion que vous voulez tenir. Au besoin, référez-vous aux
procédures de votre organisation.
Cependant, des recommandations de base demeurent. Je vous conseille d’établir, au début de la réunion,
certaines règles comme, par exemple, mentionner et au besoin écrire sur un tableau que la réunion n’est
pas un endroit pour régler des cas personnels.
Si une personne a des éléments d’information d’ordre personnel à vous communiquer ou a communiquer à un
participant, invitez-là à le faire en privé après la réunion.
Dans le même ordre d’idées, les points qui ne figurent pas à l’ordre du jour ne feront pas l’objet
de discussions. Au besoin, si quelqu’un amène un élément d’information dont il voudrait discuter, prenez-le
en note et engagez-vous à l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

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Dirigez la rencontre en suivant l’ordre du jour. Ne laissez pas les bavards dominer la réunion. Invitez les
participants à ne pas s’interrompre et à respecter les temps alloués pour chaque point qui est à l’ordre du jour.
Demandez aux participants de présenter des solutions orientées sur l’action plutôt que de longues discussions
sur les problèmes.
Il est important de toujours terminer la réunion par un rappel des décisions qui ont été prises
et des actions à entreprendre, par qui et quand. Et surtout, gardez des traces et faites un suivi des
actions à la prochaine rencontre.
À la fin de la réunion, prévoyez une période de questions afin de vous assurer de la rétention des informations
que vous avez communiquées et n’oubliez pas de remercier les participants.

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