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REPUBLIQUE DU CONGO

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PROJET EAU, ELECTRICITE ET DEVELOPPEMENT URBAIN

(PEEDU)

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CONTRAT DE SERVICE DE LA SNDE


N° 01/SC/PEEDU 2013

M4 : Prestation d’appui à la Direction Générale

Elaboration de la procédure d’approvisionnement de la SNDE

Rapport provisoire

Ecriture : Décembre 2016 / Mars 2017

Version Préparé par : Vérifié par : Modifications apportées

0 Johan GLASSER Etienne Popeler N.A.


Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

Sommaire

1 PREAMBULE......................................................................................................................................... 4

1.1 OBJECTIFS DE LA MISSION................................................................................................................ 4

1.2 DÉROULEMENT DE LA MISSION.......................................................................................................... 4


2 PROBLÈMES ET DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES DANS LA PRATIQUE ACTUELLE........7
3 PRINCIPES DE LA NOUVELLE ORGANISATION DE LA SNDE EN MATIÈRE
D’APPROVISIONNEMENT............................................................................................................................. 9
4 RECOMMANDATIONS DE L’EXPERT................................................................................................10
5 POLITIQUE D’ACHAT......................................................................................................................... 11
6 PROCEDURE D’ETABLISSEMENT DU BUDGET ET DU PLAN DE PASSATION DE MARCHÉS...14

6.1 BUDGET......................................................................................................................................... 14

6.2 PLAN DE PASSATION DE MARCHÉS................................................................................................... 14


7 ORGANISATION DES MAGASINS..................................................................................................... 16
8 DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES POSTES À POURVOIR..............................................................17
9 FORMULAIRES DE DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT..............................................................20
10 PROCÉDURE D’APPROVISIONNEMENT..........................................................................................24

10.1 ETAPES DU « CYCLE D’APPROVISIONNEMENT »................................................................................24

10.2 VARIANTES DE LA PROCÉDURE........................................................................................................ 25

10.3 DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE ÉTAPE PAR ÉTAPE : CAS D’UN APPROVISIONNEMENT AU NIVEAU
DÉPARTEMENTAL POUR UN PETIT BESOIN DE PREMIÈRE NÉCESSITÉ DONT L’ACHAT EST POSSIBLE AU NIVEAU
DÉPARTEMENTAL......................................................................................................................................... 25

10.3.1 Expression du besoin.......................................................................................................... 26

10.3.2 Approvisionnement depuis le stock.....................................................................................27

10.3.3 Sélection du fournisseur...................................................................................................... 27

10.3.4 Validation de l’engagement................................................................................................. 28

10.3.5 Commande.......................................................................................................................... 28

10.3.6 Livraison.............................................................................................................................. 28

10.3.7 Facturation.......................................................................................................................... 29

10.3.8 Paiement............................................................................................................................. 29

10.4 DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE ÉTAPE PAR ÉTAPE : CAS D’UN APPROVISIONNEMENT CENTRAL POUR
UN BESOIN D’EXPLOITATION DONT L’ACHAT EST PROHIBÉ AU NIVEAU DÉPARTEMENTAL....................................29

10.4.1 Expression du besoin.......................................................................................................... 30

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10.4.2 Approvisionnement depuis le stock.....................................................................................31

10.4.3 Sélection du fournisseur...................................................................................................... 33

10.4.4 Validation de l’engagement................................................................................................. 34

10.4.5 Commande.......................................................................................................................... 35

10.4.6 Livraison.............................................................................................................................. 36

10.4.7 Facturation.......................................................................................................................... 37

10.4.8 Paiement............................................................................................................................. 37

10.5 DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE ÉTAPE PAR ÉTAPE : CAS D’UN APPROVISIONNEMENT CENTRAL POUR
UN BESOIN GÉNÉRAL DONT L’ACHAT EST PROHIBÉ AU NIVEAU DÉPARTEMENTAL..............................................37

10.5.1 Expression du besoin.......................................................................................................... 38

10.5.2 Approvisionnement depuis le stock.....................................................................................40

10.5.3 Sélection du fournisseur...................................................................................................... 41

10.5.4 Validation de l’engagement................................................................................................. 42

10.5.5 Commande.......................................................................................................................... 43

10.5.6 Livraison.............................................................................................................................. 44

10.5.7 Facturation.......................................................................................................................... 45

10.5.8 Paiement............................................................................................................................. 46

10.6 CATÉGORIES D’ARTICLES................................................................................................................ 48

10.7 LOGIGRAMME POUR LA PROCÉDURE DE LA PHASE D’ENGAGEMENT DE L’ACHAT..................................50

10.8 LOGIGRAMME DE LA PROCÉDURE POUR LA PHASE DE RÉALISATION DE L’ACHAT.................................51

10.9 PROCÉDURE DE DOTATION DE CAISSE............................................................................................. 52

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1 PREAMBULE

1.1 Objectifs de la mission

La SNDE (Société Nationale de Distribution d’Eau) a mobilisé l’expertise de VEOLIA à travers les
missions d’appui au management du contrat de service pour un appui technique à la formalisation
des procédures d’achat et de gestion des stocks de la SNDE, ainsi que leur mise en œuvre au
sein de l’entreprise.

La première mission de l’expert achats & approvisionnement a eu lieu en décembre 2016 et a


permis de réaliser un audit du service achats et gestion des stocks afin d’établir les propositions
d’actions et d’améliorations qui s’imposent sur le processus d’approvisionnement, dans le cadre
de la mise en œuvre de la nouvelle organisation de la SNDE. Il s’est agi de constituer le groupe
de travail idoine, l’encadrer et l’animer afin d’aboutir à l’élaboration et la rédaction de la procédure
d’approvisionnement ainsi que des recommandations sur les actions prioritaires identifiées
concernant la mise en œuvre de la procédure et la gestion des achats et des stocks en général.

La seconde mission a eu lieu en mars 2017 a eu pour objectif l’harmonisation entre les
procédures comptables et financières et la procédure d’approvisionnement. La procédure
d’approvisionnement a également été complétée par les procédures de gestion des fournisseurs
et de gestion des stocks, dans le cadre de la mise en œuvre de l’ERP de gestion THALIA.

1.2 Déroulement de la mission

La mission s’est déroulée ainsi :


 Mardi 29 novembre :
o Entretiens individuels de l’expert avec les principaux intervenants du processus
achats & approvisionnement (service achats & gestion des stocks, contrôle
budgétaire, secrétariat de la direction générale) ;
o Collecte des données relatives à la procédure en vigueur, les formulaires utilisés et
les pratiques en cours.
 Mercredi 30 novembre :
o Constitution d’un atelier de travail regroupant le personnel du Service Achats &
Gestion des Stocks, la cellule des marchés publics, le Délégué au contrôle
budgétaire et le secrétariat de la Direction Générale : première séance de 9h à
12h : présentation de la procédure existante de 2007 et identification des
principaux problèmes et axes d’amélioration ;
o Entretien avec la responsable de la cellule de gestion des marchés publics et
collecte de données sur le plan de passation de marchés.
 Jeudi 1er décembre :
o Poursuite de l’atelier de travail : deuxième séance de 9h à 12h : restitution des
exposés de chaque participant sur la présentation de la procédure de 2007 en
vigueur et les problèmes rencontrés dans son application :

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 Exposé n°1 : M. Francis GOMBE : chef de section achats : présentation de


la procédure d’achat local, scénario direction générale :
théorie/pratique/problèmes identifiés ;
 Exposé n°2 : Mme Lucienne LEBOA : secrétaire du service achats &
gestion des stocks : présentation de la procédure d’achat d’urgence ;
 Exposé n°3 : M. Jean-Aimé NGAKISSI : responsable du magasin central :
présentation de la procédure d’entrée et sortie de stock :
théorie/pratique/problèmes identifiés.
o Visite du magasin général.

 Vendredi 2 décembre :
o Poursuite de l’atelier de travail : troisième séance de 9h à 12h :
 Atelier interactif, animé par l’expert, de reconstitution de la procédure
d’approvisionnement en pratique actuelle : identification du circuit
d’approvisionnement et des étapes du contrôle interne : Expression de
besoin / Approvisionnement du demandeur / Validation de l’engagement /
Sélection du fournisseur / Commande / Livraison / Facturation / Paiement /
Comptabilisation – identification des intervenants, responsables,
contrôleurs, signataires, formulaires de traçabilités, procédures,
dysfonctionnements actuels constatés ;
 Exposé n°4 : Mme Nelly-Carole MBOUNI : responsable de la cellule des
marchés publics : présentation de la procédure d’achat par contrat 2007 et
procédures de passation de marchés : théorie/pratique/problèmes
identifiés.
o Entretien avec le DEX et de DEXA, suivi d’un besoin d’approvisionnement en
sulfate d’alumine pour l’usine du Djoué.
o Entretien avec le service budget et le DFCA, collecte des données sur le budget,
les dotations mensuelles de caisse, la comptabilité des dépenses et
investissements.
.
 Lundi 5 décembre :
o Poursuite de l’atelier de travail : quatrième séance de 9h à 12h :
 Atelier interactif, animé par l’expert, de présentation de la nouvelle
organisation de la SNDE et son incidence sur la gestion des achats et des
stocks : identification des changements dans l’organisation, identification
des problèmes actuels et opportunités d’amélioration liés à la nouvelle
organisation. Ecoute des propositions des intervenants du Département
Achats & Gestion des stocks et autres intervenants ;
 Lecture de la proposition de nouvelle procédure d’achat par bon de
commande émise par la Direction Financière et Comptable. Commentaires
et débats.

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 Exposé n°5 : M. Adolphe BALONGANA : délégué au contrôle budgétaire :


présentation des amendements du DCB sur la procédure d’achat par bon
de commande préconisée par la DFC.
 Exposé n°6 : l’Expert M. GLASSER Johan : présentation de la fonction :
gestion des fournisseurs : référencement / qualification / évaluation.
o Entretien avec le DFCA sur les spécificités de fonctionnement des achats et
approvisionnements dans les Directions Départementales.
 Mardi 6 décembre :
o Dernière séance de l’atelier de travail : cinquième séance de 9h à 14h : atelier
réalisé en présence de M. TATI, chef de service budget, représentant la DFC pour
contrôler les aspects financiers liés à la procédure.
 Exposé n°6 : Mme Alice NKOUKOU : chef du service Achats & Gestion des
stocks : présentation des spécificités liés aux achats à l’étranger :
procédure 2007 / Pratique en vigueur/problèmes rencontrés.
 Présentation des préconisations de l’expert sur la procédure
d’approvisionnement : M. Johan GLASSER : présentation de la procédure
proposée, application avec la nouvelle organisation et résolution des
problèmes rencontrés dans la pratique actuelle. Discussion, débats.
 Rédaction en séance de la procédure d’approvisionnement retenue par le
groupe de travail.
 Mercredi 7 décembre : rédaction du rapport et de la procédure par l’expert ;
 Jeudi 8 décembre : rédaction du rapport et de la procédure par l’expert ;
 Vendredi 9 décembre : restitution des conclusions de l’atelier par l’expert auprès du comité
de direction de la SNDE.
 Jeudi 23 mars : revue des commentaires de la DFC, la DEX et la DC sur le rapport ;
 Vendredi 24 mars : mise à jour du rapport par l’expert ;
 Samedi 25 mars : revue des procédures de gestion documentaire de la DFC ;
 Lundi 27 mars : mise en cohérence des procédures de trésorerie, des procédures
comptables et des procédures de gestion documentaire de la DFC avec la procédure
d’approvisionnement et les règles de contrôle interne.
 Mardi 28 mars : définition des procédures de gestion des stocks en concertation avec le
groupe de travail de mise en œuvre de l’ERP THALIA et le service approvisionnement.
 Mercredi 29 mars : définition des procédures de gestion des fournisseurs en concertation
avec le groupe de travail de mise en œuvre de l’ERP THALIA et le service
approvisionnement.

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2 PROBLÈMES ET DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES DANS LA


PRATIQUE ACTUELLE
Le service achats & approvisionnement, ainsi que les autres services impliqués dans le processus
d’approvisionnement ont fait part à l’expert du fonctionnement actuel, des problèmes et difficultés
rencontrés dans le circuit d’approvisionnement, aussi bien en termes d’efficacité du processus
que du contrôle de gestion. L’expert a ainsi pu identifier un certain nombre de dysfonctionnements
qui sont pour la plupart bien connus à la SNDE, mais l’absence de procédures adaptées ne
permet pas de les solutionner actuellement.

Parmi les principaux problèmes identifiés, on peut citer :

 Un manque d’anticipation des commandes pour le réapprovisionnement de stock qui


engendre des ruptures de stock fréquentes et une gestion des achats au coup par coup et
dans l’urgence ;

 Une absence de contrats cadres en vigueur, malgré plusieurs tentatives de négociations


de ce type de contrats pour plusieurs catégories d’articles (produits chimiques, carburant,
réparation de moteurs etc.) ;

 Un manque de planification dans la gestion des commandes, la notion de commande


groupée n’est pas suffisamment intégrée, les commandes réalisées sont trop peu mises
en relation avec les budgets établis en début d’année et le plan de passation de marché
n’est pas suivi ni appliqué de manière systématique ;

 Plusieurs manquements aux procédures imposées par le code des marchés publics
relatives à la mise en concurrence des fournisseurs et à la formalisation des contrats et
des conditions d’achat, notamment pour les commandes dépassant un certain montant au-
dessus des seuils imposés par le code des marchés et malgré un plan de passation de
marchés approuvé par la DGCMP ;

 Un manque de dialogue et de coordination entre le service demandeur et la Direction des


Exploitations (DEX) d’un côté, et le service achats & stock de l’autre : d’un côté le service
achats n’implique pas suffisamment le service demandeur ou les directions « métiers »
dans le choix du fournisseur et la réception du matériel spécialisé ; de l’autre il n’est pas
rare que le service demandeur, appuyé par la DEX, prépare l’achat lui-même (consultation
du fournisseur et négociation, transmission des devis directement à la DFC pour prévenir
du besoin de la dépense) et ne consulte le service achats qu’au dernier moment pour
préparer le bon de commande ;

 Un manque de contrôle budgétaire a priori dans la validation des engagements. Les


demandes d’achat à partir d’un certain montant doivent systématiquement passer par un
contrôle de leur ligne budgétaire à la DFC avant la préparation du bon de commande, ce
qui est indispensable dans un souci de gestion rentable et d’autant plus dans le cadre de
la mise en place d’une comptabilité analytique ;

 Un manque d’implication du service achat dans la négociation avec les fournisseurs et le


choix des fournisseurs. Aucun travail de référencement exhaustif des fournisseurs, de
qualification et d’évaluation des fournisseurs n’est réalisé. Le service achats &
approvisionnement devrait être impliqué dans la démarche économique de baisser les
coûts en participant à la recherche et la négociation des contrats cadres, des commandes
groupées, le suivi des fournisseurs etc. ;

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 Un bon de commande trop chargé en signatures (5 signataires !). Bien que le bon de


commande soit l’un des documents le mieux respecté dans le cycle d’achat de la SNDE, il
comprend trop de signataires et certains signataires arrivent tardivement dans le cycle de
validation alors qu’ils devraient être impliqués plus tôt. Ce cycle de validation est un
processus interne à la SNDE. Il n’a pas besoin d’apparaître sur le bon de commande, qui
ne devrait comporter tout au plus que 3 signatures : celle du chef de Département
responsable des achats, celle du Directeur Général et celle du Délégué au Contrôle
Budgétaire de l’état ;

 Un bon de commande en un seul exemplaire original ! Le passage à l’informatique a eu


pour effet indésirable de supprimer 2 des 3 exemplaires initialement présents dans
l’établissement des bons de commande (par papier carbone). Ceci oblige le service achat
et la DFC à réclamer au fournisseur de ramener l’original du bon de commande pour se
faire payer, ce qui est improductif et donne une image peu professionnelle de la SNDE. Il
est impératif de rétablir un minimum de 2 exemplaires originaux du bon de commande, l’un
à destination du fournisseur et l’autre conservé à la SNDE pour attester de la livraison ;

 En théorie (selon la procédure de 2007), toutes les catégories d’articles sont traitées de la
même manière et toutes les demandes doivent être centralisées au service achats &
gestion de stock, ce qui n’est pas forcément faisable dans la pratique et qui risque de
submerger le service achat. Dans la pratique, le traitement des achats est très variable
selon le type de besoin (certaines demandes sont transmises à la DEX, d’autres à la
Direction Générale, d’autres au service achats, d’autres sont traitées localement par le
Directeur Départemental sur sa dotation mensuelle, d’autres sont intégrées dans les
projets de la Direction du Développement pour être prises en charge sur des financements
externes etc.). L’absence de règles strictes nuit à la compréhension des procédures et
dégrade le contrôle de gestion. Des procédures claires sont requises, mais elles doivent
également tenir compte de la complexité des cas de figure et ne pas entraver le
fonctionnement de l’entreprise. Ces procédures doivent tenir compte des spécificités selon
les catégories d’articles et notamment tenir compte de la notion d’impact du produit sur la
qualité du service rendu par la SNDE. Par exemple, la qualité ou la marque du sulfate
d’alumine a une importance sur la qualité du traitement de l’eau, ce que n’a pas la qualité
des consommables de bureau ;

 Une procédure de réception qui est trop lourde et qui oublie le principal intéressé : dans la
procédure en vigueur actuellement, la réception des livraisons est faite par l’acheteur du
service achat, qui se déplace au magasin général en personne pour constater la
conformité de la livraison par rapport au bon de commande, en présence d’un
représentant du contrôle budgétaire de l’état. Le responsable du magasin, dont c’est
pourtant le métier, n’est pas habilité à attester des quantités du matériel livré. De plus, s’il
s’agit d’un matériel technique ou spécifique, la direction métier n’est que très rarement
associée à la réception alors qu’elle est la seule habilitée à certifier la conformité du
produit. De plus, la DEX n’est pas destinataire de copies, ni des bons de commandes, ni
des bons de livraison, ce qui rend difficile le pilotage des réserves en stock par les
exploitants, qui sont pourtant les principaux utilisateurs concernés par les produits et
équipements livrés et les mieux à même d’effectuer le pilotage puisqu’ils sont les seuls à
connaître les consommations ;

 Enfin une gestion des décaissements parfois mal encadrée. Les règles de gestion en
vigueur doivent être plus fermement appliquées et devraient faire l’objet de notes de
service de rappel dans le cadre de la publication des nouvelles procédures. Par exemple,
aucune sortie de caisse ne doit être autorisée sans l’accord signé du Directeur Général
(pour le siège) ou du Directeur Départemental (pour les caisses départementales) et
aucune sortie de caisse ne doit être autorisée pour un montant excédent un certain seuil

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(500 000 F CFA selon les recommandations de la DFC), sans un bon de commande


dûment signé par tous les intervenants impliqués dans le circuit du contrôle interne.

3 PRINCIPES DE LA NOUVELLE ORGANISATION DE LA SNDE EN


MATIÈRE D’APPROVISIONNEMENT
L’esprit de la nouvelle organisation pour les processus Achats et Approvisionnement vise en
premier lieu à Centraliser la fonction Achat, dans un objectif essentiel de Rationnaliser et de
Professionnaliser les achats.

Cette approche poursuit les trois objectifs stratégiques suivants :

1. Une plus grande efficacité d’approvisionnement ;

2. Une baisse et une meilleure maîtrise des coûts liés aux achats et à l’approvisionnement
des ressources matérielles ;

3. Une plus grande efficacité du contrôle interne relatif aux achats & approvisionnements.

Dans le cadre de la nouvelle organisation, le service Achats & gestion des stocks se voit
renommé « Service Approvisionnement » et se trouve rattaché au département des Affaires
Générales (dAG).

Il est constitué de deux sections, placées sous la responsabilité d’un chef de Service
Approvisionnement :

 Une section achats ;

 Une section gestion des stocks.

Ce service est destiné à remplir trois fonctions :

1. Assurer l’approvisionnement de tous les services internes de la SNDE et en priorité les


services d’exploitation ;

2. Réaliser TOUS les achats pour la société ;

3. Assurer la gestion et le contrôle du stock central de la SNDE (magasin central de


Brazzaville & magasin de transit de Pointe Noire).( je propose de tous les stocks de la
SNDE)

En plus de ces deux magasins centraux, quatre magasins sont prévus d’être maintenus dans la
nouvelle organisation et leur comptabilité devra également être tenue à jour et transmise
régulièrement à la DFC, il s’agit : a modifier je pense que ce sont les stocks de tous les
magasins qu’il faut gérer a discuter

 D’un magasin départemental à Pointe Noire ;

 D’un magasin départemental à Dolisie ;

 D’un magasin départemental à Oyo ;

A discuter magasin de Brazzaville !!!!

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 D’un magasin pour les fournitures de bureau & matériel informatique au siège à
Brazzaville.

Les magasins départementaux sont placés sous la responsabilité de leurs Directions


Départementales respectives.

Le magasin des fournitures du siège est placé sous la responsabilité du service Moyens
Généraux, rattaché au département des Affaires Générales.

Dans l’organisation des approvisionnements, le Service Approvisionnement s’appuie également


sur deux « Correspondants Approvisionnement », l’un à la Direction des Exploitations – Service
support d’exploitation, l’autre au département des Affaires Générales – Service moyens généraux.

Ces « Correspondants Appros » sont des créations de postes spécifiques à la nouvelle


organisation. Leur rôle est de servir de relais entre les besoins des unités opérationnelles et le
service approvisionnement. Ils ont un rôle déterminant qui permet de gagner en efficacité sur la
chaîne d’approvisionnement interne, en terme de délais d’approvisionnement et de conformité du
produit avec la qualité requise.

Les fonctions précises relatives à chaque poste dans l’organisation des approvisionnements
(service appro, magasins, correspondants appros) sont décrites dans le chapitre .

La nouvelle organisation de la SNDE va d’autre part s’appuyer sur un nouveau logiciel de gestion,
THALIA, qui comprend un module lié aux Achats, à la gestion des Stocks et la gestion des
Fournisseurs. Toutes les procédures achats & approvisionnement de la nouvelle organisation
devront s’intégrer à l’utilisation du logiciel THALIA, qui apportera bon nombres de facilités en
terme de contrôle interne et contrôle de gestion.

4 RECOMMANDATIONS DE L’EXPERT
Les recommandations de l’expert telles qu’elles ont été exposées à l’issue des 5 jours d’atelier du
groupe de travail sont les suivantes. Elles se présentent sous la forme d’un plan d’action à mettre
en œuvre pour la SNDE :

1. Fabriquer un nouveau formulaire de « Demande d’Approvisionnement ». Ce formulaire


doit être diffusé à tous les chefs de service de la société et remplace tout autre type de
document, fiche liaison ou fiche problème utilisé pour les demandes d’approvisionnement.
Ce formulaire est détaillé au chapitre 9.

2. Mettre en application sous la forme d’une note de service dès la diffusion du formulaire, la
nouvelle Procédure d’Approvisionnement, une fois intégrés les derniers amendements et
la procédure approuvée par la Direction Générale et toutes les parties prenantes. Cette
mise en application peut intervenir avant même la mise en place de la nouvelle
organisation.

3. Procéder sans tarder au recrutements pour pourvoir les postes du nouveau Service
Approvisionnement, les différents responsables de magasins et les Correspondants
Appros.

4. Former le Service Approvisionnement à l’utilisation de THALIA et à son intégration avec la


procédure d’approvisionnement.

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5. Diffuser dans l’entreprise la nouvelle procédure en vigueur et l’usage de THALIA, les


principes d’approvisionnement de la nouvelle organisation et l’organisation des magasins.

6. Adopter une « Politique d’Achat », la diffuser dans l’entreprise et la mettre en œuvre en


s’appuyant sur le service approvisionnement et sur la cellule des marchés publics.

7. Mettre l’accent sur la planification du budget, le suivi du plan de passation de marché et le


contrôle budgétaire.

5 POLITIQUE D’ACHAT
Une politique d’achat claire doit être adoptée et diffusée dans l’entreprise afin qu’elle soit
reconnue et appliquée. Cette politique doit être alignée sur les 3 objectifs stratégiques de la
nouvelle organisation : plus d’efficacité d’approvisionnement, baisse et maîtrise des coûts et
amélioration du contrôle interne.

Cette politique doit par ailleurs poursuivre l’objectif d’ancrer la SNDE dans le principe du respect
du code des marchés publics, et cela même en situation d’urgence.

Les différents échanges de l’expert avec les directions les plus impliquées dans le processus
d’approvisionnement et le travail d’analyse du groupe de travail ont permis d’identifier les axes
principaux de cette politique. Ces axes ont été étudiés et débattus lors des séances de travail du
groupe.

Ainsi en se conformant aux prescriptions du code des marchés publics, le groupe de travail a pu
aboutir à la proposition suivante, qui consiste à adopter trois grands principes quant à l’orientation
de la politique d’achat.

Les trois principes se présentent ainsi :

A. Mettre en place un grand nombre de contrats cadres, si possible avec plusieurs


fournisseurs concurrents (2 ou 3) et sans exclusivité, négocier les conditions
d’approvisionnement et garantir des stocks minimaux, négocier des facilités de paiement
moyennant éventuellement des garanties sur les volumes achetés et tirer les prix à la
baisse.

Si la SNDE doit s’engager sur un volume de quantités achetées par année, il est
indispensable de consulter plusieurs entreprises et même selon les montants, d’appliquer
une procédure d’appel d’offre ouvert pour passation d’un marché à bons de commandes.
Les contrats cadres doivent se conformer au code des marchés publics, comme tout autre
contrat. Les contrats cadres doivent être négociés sur une durée limitée dans le temps et
remis en concurrence régulièrement, par le lancement d’un nouvel appel d’offre.

Un certain nombre de contrats cadres ont déjà fait l’objet de négociations préliminaires
(KChimie, TOTAL, Burotop) et certains sont même entrés en vigueur. Il est primordial de
généraliser cette pratique, qui est bénéfique autant sur l’efficacité d’approvisionnement, le
coût et le contrôle interne. Des contrats cadres doivent être recherchés :
 Pour les réactifs de traitement d’eau ;
 Le carburant ;
 Les fournitures de bureau ;
 Tuyauterie & robinetterie ;

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 Matériel de branchement et compteurs d’eau ;


 Matériel de laboratoire ;
 Outillages ;
 Equipements électromécaniques ;
 Maintenance des moteurs électriques...

B. Planifier les achats et les approvisionnements dans le cadre du plan annuel de passation
de marchés. Il est primordial d’avoir une vision budgétaire des besoins en ressources
matérielles de la SNDE, que ce soit pour les consommables, les équipements de travail ou
les immobilisations. Théoriquement, aucun achat ne devrait être imprévu. Même les
pannes et les casses sont prévisibles. La bonne gestion des dépenses repose sur
l’élaboration d’un budget précis et sa mise à jour périodique (trimestrielle). La préparation
du budget doit impliquer l’ensemble des intervenants concernés dans la société (Direction
des Exploitations, Direction du Développement, Direction de la Clientèle, Département des
Affaires Générales, Directions Départementales etc.). Le budget doit ensuite être
transformé en plan de passation de marchés dont l’objectif, outre la planification des
investissements, doit être un regroupement des commandes, permettant de gagner sur
les coûts, sur la mise en concurrence des fournisseurs, sur une meilleure négociation des
facilités de paiement, des garanties d’approvisionnement etc.

C. Appliquer systématiquement et scrupuleusement les prescriptions du code des marchés


publics concernant les obligations imposées aux procédures d’achat selon les seuils de
montants prévus par la loi.

La politique d’achat doit devenir une véritable doctrine pour le Service Approvisionnement.

Ainsi le Service Approvisionnement devra se doter d’un schéma décisionnel pour le guider dans
son choix vers la bonne procédure d’achat à adopter selon le montant et le type d’achat à
effectuer.

Schéma Décisionnel de la politique d’achat :


 Si Montant < 500 000 F CFA ->

1. Priorité 1 : Achat via un contrat cadre existant à bons de commandes ;

2. Priorité 2 : Différer l’achat pour le joindre à une commande groupée si


possible dans le cadre du plan de passation de marchés ;

3. Priorité 3 : Achat direct sur dotation de caisse et sans bon de commande.
Privilégier le paiement par chèque

 Si Montant > 500 000 F CFA et < 10 Millions F CFA ->

1. Priorité 1 : Achat via un contrat cadre existant à bons de commandes ;

2. Priorité 2 : Différer l’achat pour le joindre à une commande groupée si


possible dans le cadre du plan de passation de marchés ;

3. Priorité 3 : Achat


Mars 2016 direct
Veolia Eau –par bon de commande
Compagnie après
Générale des consultation
Eaux Pagede
12 3sur 51
fournisseurs.

 Si Montant > 10 Millions F CFA et inférieur au seuil d’appel d’offre ouvert 50 Millions *
->
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

: Seuil d’appel d’offre ouvert = 50 MF CFA pour prestations intellectuelles,

6 PROCEDURE D’ETABLISSEMENT DU BUDGET ET DU PLAN DE


PASSATION DE MARCHÉS

6.1 Budget

L’élaboration et le pilotage du budget sont du ressort de la Direction Financière et Comptable.


Cependant pour budgéter les charges, la DFC doit pouvoir s’appuyer sur les directions en charge
de centraliser les besoins d’approvisionnement et d’investissement de la société. Ceci est
indispensable pour élaborer un budget précis et conforme aux prévisions réelles pour l’année à

d’exploitation
généraux
venir. Besoins

Besoins
Le rôle de chaque entité dans l’élaboration du budget doit donc se répartir ainsi, en ce qui
concerne la préparation des besoins :

Direction du Développement,
Service Assistance à Maîtrise
Service Moyens Généraux,

Département des Affaires

Budget d’investissement
Service Informatique

Générales,

d’Ouvrage
Service Support d’Exploitation
Direction des Exploitations,
Service Moyens Généraux,

Budget de fonctionnement
Département des Affaires
Service Informatique

Générales,

Chaque entité doit avoir la responsabilité de centraliser les besoins sur la catégorie budgétaire qui
la concerne et de collecter ces besoins par l’intermédiaire des Fiches Budget. Ensuite, chaque
entité doit centraliser le budget vers le Service Budget de la DFC qui in fine est responsable du
budget. Ce service doit par ailleurs jouer un rôle de pilotage dans l’élaboration du budget.

6.2 Plan de passation de marchés

Suite à l’élaboration du budget, chaque entité doit assembler les besoins centralisés en un plan
de passation de marchés pour l’année à venir, de manière à regrouper les commandes pour
lesquelles il est pertinent d’établir des regroupements. Ainsi :

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 13 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

 La Direction du Développement doit proposer un plan de passation de marchés pour les


investissements de l’année suivante sur les actifs d’exploitation, projets de construction,
de réhabilitation, de renforcement, d’extension, de renouvellement etc ;

 La Direction des Exploitations doit proposer un plan de passation de marchés pour les
achats de consommables, d’outillages & équipements de travail, de travaux d’entretien et
travaux de maintenance sous-traités ;

 Le Département des Affaires Générales doit proposer un plan de passation de marchés


pour les achats généraux (véhicules et engins motorisés, consommables, équipements et
mobilier de bureau, travaux de réparation des bâtiments, réseaux et VRD internes SNDE,
matériels et équipements informatiques, téléphonie, internet).

Les trois plans de passation de marché doivent être centralisés au niveau du service du budget
pour vérification d’accordance au budget approuvé par le conseil d’administration. Ensuite, une
fois lui-même approuvé par le conseil d’administration, le plan de passation de marché doit être
transmis à la cellule de gestion des marchés publics, qui se chargera de le soumettre à la
Direction Générale des Marchés Publics pour avis et approbation.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 14 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

7 ORGANISATION DES MAGASINS


L’organisation préconisée pour les magasins de la SNDE et la gestion des flux est la suivante :

Sortie
USINES
Sortie Sortie

Transfert
Magasin
Sortie Transfert
départemental
d’Oyo
Magasin Sortie
départemental de
Magasin Central Dolisie
Brazzaville

Transit
Achat Transfert

Magasin
Siège
Brazzaville
Magasin de Transit Magasin
Pointe Noire départemental de
Pointe Noire
Achat

Achat

Les entités en bleu sont sous la gestion du Service Approvisionnement.


Approvisionnement par les achats
Les entités en vert sont sous la gestion respective de chaque Direction Départementale.

Suite à cette intervention, l’expert recommande que soit engagée une mission d’appui technique
complémentaire spécifique sur la gestion des flux, la logistique et la définition des stocks
minimaux, seuils d’alerte et règles de réapprovisionnement des usines, des différents centres
SNDE et des magasins centraux et départementaux.

En règle générale, le réapprovisionnement des stocks départementaux doit se faire de manière


périodique (mensuellement), sur la base d’un suivi des niveaux minimums d’alerte des quantités
en stock. Les magasiniers départementaux doivent être en charge du suivi des niveaux minimums
et doivent signaler mensuellement les besoins en réapprovisionnement. Ces
réapprovisionnements mensuels doivent se faire en suivant un quantitatif prédéfini par la DEX et
le service Moyens Généraux et remis à jour annuellement, sur la base du budget de
fonctionnement des exploitations.

Les livraisons mensuelles en réapprovisionnement des stocks départementaux doivent être


pilotées par la DEX (et le service Moyens Généraux) et réalisées par le service central
d’approvisionnement.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 15 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

8 DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES POSTES À POURVOIR


Rôle du Chef de Service Approvisionnement dans la nouvelle organisation :

Le Chef de Service Approvisionnement rapporte au Chef de Département Affaires Générales.

Il est chargé de :


 Réceptionner les demandes d’approvisionnement ;
 Orienter la demande vers le responsable des stocks ou vers la section achats selon le
besoin ;
 Coordonner le Service Approvisionnement et assurer la liaison entre la section achats et la
section gestion des stocks ;
 Déterminer la bonne procédure d’achat à appliquer selon le schéma décisionnel et la
politique d’achat ;
 Proposer au demandeur si besoin de retarder l’achat en vue d’une commande groupée
planifiée ;
 Solliciter la section achats pour l’établissement des devis auprès des fournisseurs ;
 Rédiger les rapports d’argumentaires sur les fournisseurs consultés ;
 Exiger des fournisseurs les dossiers fiscaux en règle ;
 Rédiger les clauses administratives particulières des dossiers de consultations et des
contrats avec les fournisseurs, clauses de disqualification (absence de dossiers fiscaux,
antécédents etc.), les DAO et règlements de consultations ;
 Solliciter les Correspondants Appros pour obtenir les spécifications techniques et les
termes de références relativement aux achats ;
 Mettre à jour les conditions générales d’achat de la SNDE et les clauses administratives
générales des marchés, en relation avec le service juridique et la cellule de passation des
marchés publics ;
 Assister le Département Affaires Générales et la Direction Général durant la phase de
négociation, prendre les rendez-vous auprès des fournisseurs, assurer la logistique des
réunions etc ;
 Etablir les bons de commande selon la procédure, une fois les engagements validés, dans
l’ERP THALIA et classer un exemplaire original du BC dans le dossier fournisseur ;
 Coordonner la gestion administrative des commandes, livraisons, facturations et paiement
des fournisseurs selon la procédure d’approvisionnement, en s’appuyant sur la Section
Achats pour les relances auprès des fournisseurs et en liaison avec les Correspondants
Appros et tous les intervenants impliqués dans la procédure ;
 Assurer les démarches administratives auprès des transitaires, des autorités publiques et
des services douaniers dans le cadre des achats à l’étranger, sur instruction du chef de
Département Affaires Générales et en coordination avec la DFC, en s’appuyant si besoin
sur la Section Achats ;
 Piloter les transits entre le magasin de transit de Pointe Noire et le Magasin central de
Brazzaville, selon les instructions du Directeur d’Exploitation (DEX) et en concertation
avec le Correspondant Appro de la Direction des Exploitations (DEX). Rédiger, signer et
transmettre les instructions de transit au Responsable de la gestion des stocks.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 16 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

Rôle du Chef de Section Achats dans la nouvelle organisation :

Le Chef de Section Achats rapporte au Chef de Service Approvisionnement.


 Réaliser les consultations des fournisseurs, selon la procédure, sur instruction de son
supérieur hiérarchique et selon la politique d’achats et rédiger les PVs de consultation ;
 Diffuser les conditions d’achat en vigueur de la SNDE auprès des fournisseurs ;
 Prospecter auprès des fournisseurs de la place, catégorie d’article par catégorie d’article,
sur instruction du Directeur Général, du Directeur des Exploitations ou du chef de
département Affaires Générales, afin de connaître leurs offres, conditions de vente et prix
pratiqués ;
 Réaliser les achats selon la procédure, sur instruction de son supérieur hiérarchique et
selon la politique d’achats ;
 Préparer les pièces constitutives des dossiers de consultation et rassembler les devis et
documents proformats et administratifs collectés auprès des fournisseurs ;
 Renseigner et tenir à jour le dossier administratif des fournisseurs (coordonnées postales
et bancaires, historique des commandes, commandes en cours, livraisons effectuées,
dossier fiscal, contrats-cadres, conditions d’achats, facilités de paiement, devis, prix,
évaluation des prestations livrées etc.). Tous ces documents doivent être classés au
secrétariat du département Affaires Générales ;
 Renseigner et tenir à jour le référencement des fournisseurs dans l’ERP THALIA, réaliser
les créations de Tiers dans la base de donnée, les renseigner et les mettre à jour ;
 Transmettre tous les documents, visés par son supérieur hiérarchique au secrétariat du
département des Affaires Générales, à l’attention du Chef de Département ;
 Être l’interlocuteur des fournisseurs dans les processus de commande, livraison,
facturation et paiement ;
 Assurer l’encadrement de tous les acheteurs affectés à sa section.

Rôle du Chef de Section Gestion des stocks dans la nouvelle organisation :

Le Chef de Section Gestion des Stocks rapporte au Chef de Service Approvisionnement.


 Réaliser la gestion quotidienne et le contrôle du Magasin Central de Brazzaville ;
 Réaliser les inventaires périodiques du stock et tenir à jour le dossier papier des fiches de
stocks avec toutes les quantités à jour de tous les articles en stock, conformément à la
nomenclature de stock inscrite dans l’ERP THALIA ;
 Assurer les sorties de stock pour livraison des services demandeurs ou des magasins
départementaux demandeurs, sur réception d’une demande d’approvisionnement signée
de son supérieur hiérarchique, selon la procédure d’approvisionnement et en présence de
l’agent demandeur qui émarge le bon de sortie ;
 Réceptionner les entrées de stock livrés par les fournisseurs selon la procédure et sur
instruction de son supérieur hiérarchique, en présence du Correspondant Appro et d’un
représentant du Contrôle Budgétaire de l’Etat ;

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 17 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

 Coordonner la logistique des transports de matériel du magasin de transit de Pointe Noire


vers le magasin central de Brazzaville, sur instruction de son supérieur hiérarchique.
 Donner les instructions au chef du magasin du siège de Brazzaville ;
 Donner les instructions au chef magasinier du magasin de transit de Pointe Noire
relativement aux aspects logistiques, et aux magasins départementaux ;
 Assurer l’encadrement de tous les magasiniers affectés à sa section et le lien avec le chef
magasiner de Pointe Noire.

Rôle des Correspondants Appros dans la nouvelle organisation :

L’organigramme de la SNDE pour la nouvelle organisation compte 2 « correspondants


approvisionnement ». Un premier à la DEX et un second au Service des Moyens Généraux du
département des Affaires Générales.

Le Correspondant Appro rapporte à son Chef de Service (Support d’Exploitation ou Moyens


Généraux). Le rôle du Correspondant Appro est de servir d’intermédiaire entre les services
demandeurs et le service approvisionnement. Il joue un rôle de centralisation et de prétraitement
des demandes d’approvisionnement. Il joue un rôle technique sur le choix des produits et assure
la réception des livraisons.
 Centraliser toutes les demandes d’approvisionnement qui concernent les catégories
d’articles associées à son métier (Exploitation / Moyens généraux) ;
 Recueillir l’avis du responsable de sa Direction Métier (DEX ou Chef du dAG) sur toutes
les demandes d’approvisionnement avant de les transmettre au Service Appros ;
 Rédiger les spécifications techniques des équipements et matériels à acheter ;
 Emettre un avis sur le choix des fournisseurs auprès du Directeur des Exploitations / du
Chef de Département Affaires Générales ;
 Réaliser une veille et un référencement des fournisseurs des matériels et équipements
concernant ses catégorie d’articles et alimenter le dossier technique « papier » des
fournisseurs qui comprend : coordonnées postales, listing des articles fournis,
spécifications techniques, devis, prix, évaluation des prestations livrées, historique des
commandes, commandes en cours, livraisons effectuées, etc. ;
 Organiser la qualification des fournisseurs et les délivrances d’agrément par la SNDE ;
 Organiser l’évaluation a posteriori des fournisseurs et recueillir les avis techniques sur les
produits, de la part des exploitants utilisateurs ;
 Assurer toutes les réceptions de matériel de ses catégories d’articles livrés par les
fournisseurs aux magasins centraux et certifier la qualité du matériel livré et la conformité
au bon de commande ;
 Archiver systématiquement des copies des bons de commandes et de livraison dans le
dossier technique « papier » des fournisseurs, suite aux livraisons effectuées ;
 Piloter la collecte des besoins auprès des services demandeurs dans le cadre de la
préparation annuelle des budgets.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 18 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

9 FORMULAIRES DE DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT


Le groupe de travail sur la procédure propose l’adoption du formulaire de « Demande
d’Approvisionnement » suivant pour servir à consigner toutes les demandes d’approvisionnement
internes de la SNDE. Tous les anciens formulaires d’expression de besoins, de demande d’achat,
fiches liaison etc. doivent être supprimés et remplacés par le formulaire de demande
d’approvisionnement destiné à traiter toutes les demandes quelles qu’elles soient et dans le cadre
de la nouvelle procédure d’approvisionnement.

Le modèle de formulaire proposé ci-après est encore une proposition en « version travail ». Il sera
nécessaire de l’analyser et le tester avant sa mise en service.

Ce modèle se décline en 3 versions, selon que la Demande d’Approvisionnement concerne :

1. Une demande d’article sollicitée au niveau départemental. Elle doit être adressée au
préalable au magasinier départemental, afin d’être autorisée par le Directeur
Départemental. Le formulaire vert : demande départementale s’applique.

2. Un article correspondant à un besoin d’exploitation qui ne peut pas être traité au niveau
départemental. La Demande d’Approvisionnement doit donc être adressée par le Directeur
Départemental au correspondant appro de la DEX. Le formulaire bleu : besoin
d’exploitation s’applique ;

3. Un article correspondant à un besoin général qui soit ne peut pas être traité au niveau
départemental soit est sollicité par une direction centrale. La Demande
d’Approvisionnement doit être adressée au correspondant appro du service moyens
généraux. Le formulaire rouge : besoin général s’applique ;

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 19 sur 51
Société Nationale
Contrat de Servicede Distribution
de la SNDE d’Eau
Appui à la– rédaction
SNDE –desAdresse – tel d’approvisionnement
procédures
DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT N°201600XXYYZZ DEMANDE
DEPARTEMENTALE
4.
Service Demandeur : Description de la demande : Date : Signature :
Chef du Service/Centre/Agence …………………………………………… ..../…./….
…………………………………………...
……………………………………………

Supérieur hiérarchique : Approbation de la demande : Date : Signature :


M. (Mme)……………………… …………………………………………… ..../…./….

Magasinier Départemental : Spécification de la demande : Date : Signature :


…………………………………………… ..../…./….
……………………………………………
Catégorie d’article : ……………………………………………

Quantité disponible en stock :


……………………………………………

Directeur Départemental : Ajustement de la demande : Date : Signature :


…………………………………………… ..../…./….
……………………………………………

Traitement de la demande :
Quantité à livrer du stock :
Stock départemental …………………… Stock central………………………

Quantité à acheter localement :


……………………………………………

Acheteur Départemental : Fournisseur(s) consulté(s) : Date : Signature :


……………………………………………. ..../…./….
………....………………………………….
…………………………………………….
Attention : Si Devis > 500 k F CFA : DEMANDE A REPORTER OBLIGATOIREMENT AU SIEGE

Si Devis < 500 k F CFA :


Directeur Départemental : Fournisseur retenu : Date : Signature :
……………………………………………. ..../…./….

Dotation de caisse :
………………………………….
Imputation analytique :
Caissier Départemental ………………………………….

Directeur Départemental : Validation de l’engagement : Date : Signature :


Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux
…………………………………. ..../…./…. Page 20 sur 51
Société Nationale de Distribution d’Eau – SNDE – Adresse – tel
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement
DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT N°201700XXYYZZ - BESOIN D’EXPLOITATION

Directeur Départemental : Description de la demande : Date : Signature :


…………………………………………… ..../…./….
……………………………………………
…………………………………………...
Département concerné : ……………………………………………

Correspondant Appro : Spécification de la demande : Date : Signature :


de la DEX …………………………………………… ..../…./….
……………………………………………
Catégorie d’article : ……………………………………………

Directeur d’Exploitation : Ajustement de la demande : Date : Signature :


…………………………………………… ..../…./….
……………………………………………

Chef du Service Appro : Traitement de la demande : Date : Signature :


..../…./….

Quantité à livrer du stock :


……………………………………………
Magasin mobilisé : ……………………………………………

Quantité à acheter :
……………………………………………

Département Affaires Générales : Procédure d’achat : Date : Signature C d’AG :


Chef du Département …………………………………. ..../…./….
Si Devis > 10 M F CFA : dossier de consultation et contrat obligatoires à préparer et transmettre à la
cellule des marchés pour validation avant consultation

Si Devis < 10 M F CFA : Fournisseur(s) préconisé(s) : Date : Signature C d’AG :


……………………………………………. ..../…./….

………....………………………………….

……………………………………………. Date : Signature DEX :


Choix du DEX sur le fournisseur ..../…./….
(Cocher la case du fournisseur recommandé par le DEX)

Si Devis > 500 k F CFA :

Direction Financière et Comptable : Contrôle budgétaire : Date : Signature :


Directeur Financier …………………………………. ..../…./….
Imputation analytique :
Chef du service Budget ………………………………….

Direction Générale : Validation de l’engagement : Date : Signature :


Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 21 sur 51
Directeur Général …………………………………. ..../…./….
Société Nationale de DistributionAppui
d’Eau – SNDE – Adresse – tel
Contrat de Service de la SNDE à la rédaction des procédures d’approvisionnement
DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT N°201600XXYYZZ BESOIN GENERAL

Directeur demandeur : Description de la demande : Date : Signature :


M. (Mme)……...………………. …………………………………………… ..../…./….
…………………………………………...
……………………………………………

Correspondant Appro : Spécification de la demande : Date : Signature :


Du service Moyens Généraux …………………………………………… ..../…./….
……………………………………………
Catégorie d’article : ……………………………………………

Département Affaires Générales : Ajustement de la demande : Date : Signature :


Chef du Département …………………………………………… ..../…./….
……………………………………………

Chef du Service Appro : Traitement de la demande : Date : Signature :


..../…./….

Quantité à livrer du stock :


……………………………………………
Magasin mobilisé : ……………………………………………

Quantité à acheter :
……………………………………………

Département Affaires Générales : Procédure d’achat : Date : Signature C d’AG :


Chef du Département …………………………………. ..../…./….
Si Devis > 10 M F CFA : dossier de consultation et contrat obligatoires à préparer et transmettre à la
cellule des marchés pour validation avant consultation

Si Devis < 10 M F CFA :


Chef de Service Appro : Fournisseur(s) consulté(s) : Date : Signature :
……………………………………………. ..../…./….
………....………………………………….
………....………………………………….

Département Affaires Générales : Fournisseur préconisé : Date : Signature C d’AG :


……………………………………………. ..../…./….

Si Devis > 500 k F CFA :


Direction Financière et Comptable : Contrôle budgétaire : Date : Signature :
Directeur Financier …………………………………. ..../…./….
Imputation analytique :
Chef du service Budget ………………………………….

Directeur Général : Validation de l’engagement : Date : Signature :

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale..../…./….


…………………………………. des Eaux Page 22 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

10 PROCÉDURE D’APPROVISIONNEMENT
La procédure d’approvisionnement suivante a été élaborée par l’expert, en collaboration et en
concertation avec le groupe de travail SNDE formé à cette occasion. Elle est le fruit des réflexions
menées sur le sujet des achats et approvisionnements durant les 5 jours d’atelier.

Cette procédure est très similaire aux pratiques actuelles d’achat et d’approvisionnement de la
SNDE. Elle a pour but de corriger un certain nombre des problèmes évoqués et rencontrés par les
agents SNDE en charge du processus des approvisionnements, sans pour autant remettre en
cause les bonnes habitudes et bonnes pratiques déjà à l’œuvre dans l’entreprise.

Elle est conçue pour permettre de mettre en application la nouvelle organisation de la SNDE vis-
à-vis de la problématique des approvisionnements. Elle est dans la ligne droite des objectifs
stratégiques de la nouvelle organisation et de la politique d’achat préconisée.

Le formulaire qui sous-tend la procédure d’approvisionnement est le formulaire de « Demande


d’Approvisionnement » présenté au chapitre précédent.

10.1 Etapes du « cycle d’approvisionnement »

La procédure d’approvisionnement est constituée de 8 étapes clés qui constituent le « Cycle


d’achat & approvisionnement ».

1 Expression 2 Appro 3 Sélection 4 Validation


du besoin depuis Stock Fournisseur Engagement

Les 4 premières étapes correspondent à la phase d’engagement de l’achat.

1 Commande 2 Livraison 3 Facturation 4 Paiement

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 23 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

Les 4 étapes suivantes correspondent à la phase de réalisation de l’achat.

10.2 Variantes de la procédure

La procédure comprend deux variantes selon les catégories d’articles concernés (achats de
matériel d’exploitation ou achat général). Elle varie également selon le montant prévisionnel de
l’achat et selon si le service demandeur dépend de la Direction Générale ou d’une Direction
Départementale.

A l’étape n°1 : Expression du besoin, la procédure comprend 3 variantes, selon la « Direction


Métier » vers laquelle le service demandeur doit initialement orienter sa demande. Les 3 variantes
sont distinguées par 3 formulaires différents :

1. Le formulaire vert : pour toutes les demandes effectuées au niveau départemental ;

2. Le formulaire bleu : pour toutes les demandes correspondant à un besoin d’exploitation,


adressé par une direction départementale à la DEX ;

3. Le formulaire rouge : pour toutes les demandes correspondant à un besoin général,


adressé par une direction (départementale ou centrale) au service moyens généraux du
siège.

Dans certains cas particuliers, les demandes peuvent aussi être adressées à la Direction du
Développement. C’est le cas uniquement pour les demandes d’études, de travaux ou de logiciels
spécialisés. Ces cas de figure ne sont pas directement gérés par la procédure
d’approvisionnement et nécessitent au préalable une autorisation d’investissement liée à un
projet. Le support pour la demande est une Fiche Problème. Ensuite, la Direction du
Développement ouvre une Fiche projet et peut faire appel au Service Approvisionnement le cas
échéant pour une demande d’achat, mais dans ce cas c’est la Direction du Développement qui
fait office de Service Demandeur.

A l’étape n°4 : Sélection du fournisseur, la procédure comprend 4 variantes, selon le montant de


la dépense à engager. Les seuils et le choix de la procédure d’achat à adopter correspondent aux
prescriptions du code des marchés publics pour la sélection des fournisseurs et sont précisés
dans le schéma décisionnel de la politique d’achat préconisée.

Aux étapes n°5 à 8 : phase de réalisation, la procédure comprend 3 variantes, suivant que la
procédure d’achat requiert l’établissement d’un contrat, l’émission d’un bon de commande ou si
elle concerne un achat de faible montant (<500 000 F CFA) qui peut être effectué sur dotation de
caisse. Dans ce cas la procédure de réalisation suit un schéma simplifié d’achat direct au
fournisseur (voir chapitre 10.9).

10.3 Description de la procédure étape par étape : cas d’un approvisionnement au


niveau départemental pour un petit besoin de première nécessité dont l’achat
est possible au niveau départemental

Dans le cas des demandes exprimées dans les Directions Départementales, lorsqu’elles
concernent les demandes de première nécessité (carburant, petit matériel, petites réparations,
petites fournitures, travaux d’entretien etc.), les demandes d’approvisionnement peuvent être
adressées au Directeur Départemental uniquement. En effet, certaines demandes nécessitent
d’être traitées localement, selon l’urgence du besoin, surtout pour le cas des centres éloignés, et

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 24 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

ne peuvent pas toujours être satisfaites par la filière d’approvisionnement depuis le magasin
central.

Ces achats fait localement suivent une procédure d’achat simplifiée. Ceci n’est néanmoins
possible que pour certaines catégories d’articles, pour des montants faibles (< 500 000 F CFA) et
à condition que le besoin ait initialement été identifié dans la dotation budgétaire mensuelle de la
Direction Départementale concernée.

Le Directeur Départemental n’est autorisé à réaliser ces achats localement uniquement que pour
les catégories d’articles qui le concernent (voir chapitre 10.6), pour les achats inférieurs à 500 000
F CFA et uniquement à condition que le budget soit inscrit préalablement dans sa dotation de
caisse mensuelle. Par ailleurs le Directeur Départemental doit appliquer la politique d’achat de la
SNDE. De ce fait, si des accords-cadres existent pour le matériel nécessaire, il doit effectuer sa
commande par l’intermédiaire de l’accord cadre et en appliquer les facilités de paiement. De la
même façon si une commande groupée de matériel est prévu par le service approvisionnements
et que le cas n’est pas urgent, il doit différer l’achat et attendre le réapprovisionnement du stock.

10.3.1 Expression du besoin

1_ L’expression du besoin doit être émise par un service demandeur. Elle prend la forme d’une
demande d’approvisionnement (fiche verte) et signée par le chef de service. La description de la
demande doit être quantifiée dans des unités à préciser et être détaillée (modèle, calibre,
spécifications techniques...). Le chef de service soumet sa demande à son supérieur hiérarchique
(chef de département) pour approbation.

2_ Le Chef de Département approuve (ou rejette éventuellement) la demande


d’approvisionnement, la signe, puis se charge d’orienter la demande vers le bon interlocuteur : le
magasinier du dépôt départemental (pour toute Demande d’Approvisionnement au niveau
départemental) – utiliser le formulaire vert.

3_ Le magasinier départemental effectue un prétraitement des Demandes d’Approvisionnement :

 Il vérifie si l’article demandé correspond à une référence existante en stock ;

 Il précise ou corrige les spécifications techniques de l’article demandé et l’unité qui


s’applique aux quantités ;

 Il inscrit le code article sur la fiche de Demande d’Approvisionnement ;

 Il consulte l’état du stock départemental concernant cet article et inscrit la quantité


disponible en stock.

 Il signe la Demande d’Approvisionnement ;

 Enfin il transmet la Demande d’Approvisionnement à l’attention du Directeur


Départemental pour approbation.

4_ Le Directeur Départemental ajuste si besoin la demande (si les quantités demandées sont trop
importantes par exemple vis-à-vis de l’approvisionnement global de tous les centres, agences,
services). Il indique sur la Demande d’approvisionnement la quantité accordée au service
demandeur, la quantité à livrer du stock et la quantité à acheter localement.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 25 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

Le Directeur Départemental signe la Demande d’Approvisionnement et la transmet soit au


magasinier départemental pour l’instruire d’une sortie de stock à effectuer, soit à son acheteur
local en cas de besoin de réaliser un achat local. Si des quantités doivent être approvisionnées à
la fois depuis le stock et depuis un fournisseur, il signe et transmet deux copies signées.

10.3.2 Approvisionnement depuis le stock

1_Le Magasinier reçoit la demande d’approvisionnement en retour de la part du Directeur


Départemental avec la quantité à livrer.

 Il émet un bon de sortie de stock, le signe et effectue la sortie de stock en présence de


l’agent du service demandeur qui émarge le bon de sortie ;

 Il livre les articles à l’agent du service demandeur qui les réceptionne et conserve un
exemplaire du bon de sortie (carbone) à l’attention de son chef de service ;

 Il paraphe la fiche de demande d’approvisionnement en indiquant que la quantité est


livrés ;

 Il met à jour l’état de stock sur les fiches d’inventaire « papier » en indiquant la date,
les quantités sorties et le numéro du bon de sortie ;

 Il transmet la fiche de demande d’approvisionnement paraphée au secrétariat du


Directeur Départemental pour archivage dans le dossier des approvisionnements ;

 Il conserve un exemplaire du bon de sortie de stock et transmet le 3 ème exemplaire


(carbone) au comptable magasin de la direction départementale.

2_ Le comptable magasin effectue la saisie de sortie de stock dans le logiciel THALIA sur la base
du bon de sortie.

10.3.3 Sélection du fournisseur

1_ L’acheteur départemental effectue 2 ou 3 consultations de fournisseurs sur la base des


éléments descriptifs de la demande d’approvisionnement et tout autre document complémentaire
transmis par le service demandeur sur la spécification du matériel.

Il retourne les factures pro-forma à l’attention du Directeur Départemental avec la fiche de


Demande d’Approvisionnement signée.

2_ Si la valeur de l’achat dépasse la somme de 500 000 F CFA ou que la nature de l’achat


concerne une catégorie d’article qui nécessite un achat centralisé et n’est donc pas du ressort des
Directeurs Départementaux, l’achat ne peut pas se faire localement – sauf dérogation dûment
signée par le Directeur Général, en cas d’urgence, et co-signée par le Délégué de l’Etat au
Contrôle Budgétaire. Dans ce cas le Directeur Départemental doit s’adresser au Correspondant
Appro de la DEX (pour un besoin d’exploitation) ou du service Moyens Généraux (pour un besoin
général). Il doit leur adresser un formulaire de Demande d’Approvisionnement (formulaire bleu ou
rouge) et ainsi relayer la demande de son service vers le siège de la SNDE.

Si la nature de l’achat correspond à une catégorie d’achat autorisé pour les Directeur
Départementaux, que l’achat est prévu dans leur dotation budgétaire mensuelle de caisse et que
la valeur de l’achat est inférieure à 500 000 F CFA, le Directeur Départemental peut réaliser
l’achat à son niveau. Il choisit le fournisseur parmi les devis présentés par son acheteur et
l’indique sur la fiche de Demande d’Approvisionnement (fiche verte). Il signe la validation du
fournisseur.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 26 sur 51
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Il indique la ligne budgétaire de sa dotation mensuelle de trésorerie à laquelle l’achat doit être
imputé.

10.3.4 Validation de l’engagement

Si et seulement si la valeur d’achat n’excède pas 500 000 F CFA (ou si dérogation signée par le
Directeur Général et co-signée par le Délégué de l’Etat au Contrôle Budgétaire), le Directeur
Départemental signe la validation de l’engagement tout en bas de la fiche de Demande
d’Approvisionnement.

Il renseigne un ordre de paiement qu’il transmet à l’attention du caissier pour réaliser l’avance de
caisse pour l’achat à effectuer en reportant sur l’ordre de paiement :

 La nature de la dépense ;

 La quantité et l’unité ;

 Le montant de l’achat inscrit sur la facture proformat ;

 La ligne de dotation de caisse ;

 L’agent en charge de l’achat qui doit réceptionner l’avance de caisse.

Il transmet la fiche de demande d’approvisionnement au caissier départemental, en joignant les


factures proformats et éléments du dossier.

Le caissier départemental précise le numéro d’imputation analytique sur la fiche de demande


d’approvisionnement (si différent du numéro de dotation de caisse).

10.3.5 Commande

La fiche de Demande d’Approvisionnement validée par le Directeur Départemental fait office de


commande. L’acheteur départemental conserve la Demande d’Approvisionnement validée par
devers lui jusqu’à la livraison du produit.

10.3.6 Livraison

1_En règle générale, soit le fournisseur effectue la livraison lui-même au niveau du magasin
départemental, soit l’acheteur réceptionne le produit directement à la boutique contre facture et
paiement, auquel cas c’est l’acheteur départemental qui doit ensuite livrer les produits achetés au
magasin départemental.

2_La livraison doit toujours être réceptionnée et contrôlée par le magasinier départemental.

Le magasinier départemental contrôle les quantités livrées, émarge le bon de livraison si la


livraison est conforme (ou l’amende le cas échéant) et émet un bon d’entrée en stock qu’il signe
en 2 exemplaires (carbone).

En cas de besoin, le magasinier départemental peut exiger la présence d’un représentant du


service demandeur pour contrôler la conformité du produit. Ce contrôle peut être précisé
également par le service demandeur sur la fiche de Demande d’Approvisionnement.

En règle générale, un représentant du Contrôle Budgétaire de l’Etat est requis pour toutes les
réceptions de livraisons en provenance des fournisseurs. Le magasinier doit le convoquer pour
assister à la livraison et qu’il émarge le bon de livraison.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 27 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

Le magasinier conserve un exemplaire du bon de livraison signé, qu’il transmet ensuite à


l’acheteur départemental.

Il conserve un exemplaire du bon d’entrée en stock et transmet le 2ème exemplaire (carbone) au


comptable magasin de la direction départementale.

2_ Le comptable magasin effectue la saisie d’entrée en stock dans le logiciel THALIA sur la base
du bon d’entrée.

3_L’acheteur départemental rapproche le bon de livraison et la Demande d’Approvisionnement


signée. Il transmet les éléments au secrétariat du Directeur Départemental pour classement dans
le dossier des fournisseurs.

10.3.7 Facturation

Le fournisseur transmet sa facture suite à la livraison, soit directement à l’acheteur en cas de


livraison à la boutique, soit il la dépose ultérieurement au secrétariat du Directeur Départemental.

La facture est transmise au caissier départemental pour la comptabiliser dans la comptabilité de la


caisse. Le caissier demande à l’acheteur ou au secrétariat la demande d’approvisionnement et le
bon de livraison le cas échéant pour les rapprocher de la facture. Il vérifie que la facture est
conforme à la livraison et la comptabilise dans la comptabilité de la caisse (outil de comptabilité
de caisse ACCESS), y compris en indiquant l’imputation analytique.

En cas d’irrégularité constatée il doit alerter le Directeur Départemental.

10.3.8 Paiement

Puisque les achats au niveau départemental sont exclusivement des achats d’un montant
inférieur à 500 000 F CFA entrant dans le cadre des dotations mensuelles de caisse, les ordres
de paiement sont établis par le Directeur Départemental en avance de la livraison et le paiement
est en règle générale effectué en cash par l’acheteur au moment de la livraison.

Sur présentation d’un ordre de paiement signé du Directeur Départemental, le caissier établi à
l’attention de l’acheteur une avance de caisse contre reçu de caisse.

Suite à l’achat, le caissier affranchi le reçu de caisse sur présentation par l’acheteur de la facture
de l’article acheté, du bon de livraison dûment signé par le magasinier, le représentant du contrôle
budgétaire de l’état, le représentant et du service demandeur si le besoin est précisé.

10.4 Description de la procédure étape par étape : cas d’un approvisionnement


central pour un besoin d’exploitation dont l’achat est prohibé au niveau
départemental

Dans le cas des demandes exprimées dans les Directions Départementales, lorsqu’elles
concernent les besoins liés à l’exploitation en matériel technique, équipements, consommables
ayant un impact sur la qualité de service et pour tous les achats d’un montant supérieur à
500 000 F CFA (réactifs de traitement, tuyauterie, robinetterie, équipements, matériel électrique,
pièces de rechange, outillage etc., voir liste des catégories au chapitre 10.6), le Directeur
Départemental lorsqu’il reçoit ces demandes d’approvisionnement et dans le cas où il ne peut pas
y répondre avec le stock local du magasin départemental, doit les ré-adresser à la Direction des
Exploitations en vue d’être transmises au service approvisionnement central du siège. En effet,
dans le cadre de la rationalisation et la centralisation des achats, par soucis de contrôle interne et

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 28 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

d’homogénéité du matériel utilisé par la SNDE, tous les achats doivent être traités par le service
d’approvisionnement.

Le service d’approvisionnement central se charge d’appliquer la politique d’achat de la SNDE. De


ce fait, si des accords-cadres existent pour le matériel nécessaire, les commandes doivent être
effectuées par l’intermédiaire de l’accord cadre et en appliquant les facilités de paiement
négociées. De la même façon si une commande groupée de matériel est prévue, le service
d’approvisionnement doit différer l’achat et attendre le réapprovisionnement du stock.

10.4.1 Expression du besoin

1_ L’expression du besoin doit être émise par un service demandeur. Elle prend la forme d’une
Demande d’Approvisionnement (fiche verte) et signée par le chef de service. La description de la
demande doit être quantifiée dans des unités à préciser et être détaillée (modèle, calibre,
spécifications techniques...). Le chef de service soumet sa demande à son supérieur hiérarchique
(chef de département) pour approbation.

2_ Le Chef de Département approuve (ou rejette éventuellement) la Demande


d’Approvisionnement, la signe, puis se charge d’orienter la demande vers le bon interlocuteur : le
magasinier du dépôt départemental (pour toute demande d’approvisionnement au niveau
départemental) – utiliser le formulaire vert.

3_ Le magasinier départemental effectue un prétraitement des demandes d’approvisionnement :

 Il vérifie si l’article demandé correspond à une référence existante en stock ;

 Il précise ou corrige les spécifications techniques de l’article demandé et l’unité qui


s’applique aux quantités ;

 Il inscrit le code article sur la fiche de Demande d’Approvisionnement ;

 Il consulte l’état du stock départemental concernant cet article et inscrit la quantité


disponible en stock.

 Il signe la Demande d’Approvisionnement ;

 Enfin il transmet la demande d’approvisionnement à l’attention du Directeur Départemental


pour approbation.

4_ Le Directeur Départemental ajuste si besoin la demande (si les quantités demandées sont trop
importantes par exemple vis-à-vis de l’approvisionnement global de tous les centres, agences,
services). Il indique sur la Demande d’Approvisionnement la quantité accordée au service
demandeur, la quantité à livrer du stock départemental et la quantité à livrer par le service
d’approvisionnement central.

Puisqu’il s’agit d’une demande qui concerne un article dont l’achat local est interdit, la demande
d’approvisionnement doit obligatoirement être transférée au siège – à la DEX lorsqu’il s’agit d’un
besoin d’exploitation.

Le Directeur Départemental signe la demande d’approvisionnement départemental (fiche verte) –


au niveau ajustement de la demande - puis ouvre une seconde fiche de demande
d’approvisionnement (fiche bleue) à destination de la DEX, en y joignant la fiche verte.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 29 sur 51
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Il renseigne la partie de description de la demande sur la fiche bleue, la signe et la transmet au


correspondant Appro de la DEX en joignant la fiche verte. En cas d’éloignement géographique,
l’envoi se fait par e-mail et la copie scannée de la fiche est suffisante.

Réapprovisionnement du magasin départemental :

Selon la même procédure d’approvisionnement, le Directeur Départemental peut ouvrir une fiche
bleue indépendamment de l’existence d’une fiche verte ou du besoin spécifié par un service, pour
réapprovisionnement périodique du stock départemental.

Le réapprovisionnement du stock départemental doit se faire de manière périodique


(mensuellement), sur la base d’un suivi des niveaux minimums d’alerte des quantités en stock. Le
magasinier départemental est en charge du suivi des niveaux minimums et doit signaler
mensuellement les besoins en réapprovisionnement. Ces réapprovisionnements mensuels
doivent se faire en suivant un quantitatif prédéfini et remis à jour annuellement, sur la base du
budget de fonctionnement des exploitations.

Les livraisons mensuelles en réapprovisionnement des stocks départementaux pour les besoins
d’exploitation doivent être pilotées par la DEX et réalisées par le service central
d’approvisionnement.

Les besoins sont exprimés par le Directeur Départemental par l’intermédiaire d’une Demande
d’Approvisionnement – fiche bleue. De la même façon que pour une demande ponctuelle, il
renseigne la partie de description de la demande sur la fiche bleue, la signe et la transmet au
correspondant Appro de la DEX.

5_ Le correspondant Appro de la DEX effectue un prétraitement des demandes


d’approvisionnement :

 Il vérifie si l’article demandé correspond à une référence existante en stock ;

 Il précise ou corrige les spécifications techniques de l’article demandé et l’unité qui


s’applique aux quantités ;

 Il inscrit le code article sur la fiche de Demande d’Approvisionnement ;

 Il joint à la Demande d’Approvisionnement les spécifications techniques de la SNDE sur


l’article concerné et rédige éventuellement une note à l’attention du DEX concernant la
Demande d’Approvisionnement concernée ;

 Il consulte l’état du stock central et des autres stocks départementaux concernant cet
article via THALIA et indique au DEX dans sa note les quantités disponibles en stock.

 Il signe la Demande d’Approvisionnement ;

 Enfin il transmet la Demande d’Approvisionnement à l’attention du Directeur d’Exploitation


pour ajustement éventuel.

6_ Le Directeur d’Exploitation ajuste la demande si besoin (si les quantités demandées sont trop
importantes par exemple vis-à-vis de l’approvisionnement global de tous les départements). Il
indique sur la Demande d’Approvisionnement la quantité accordée au département demandeur. Il
transmet la demande au chef du service d’approvisionnement.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 30 sur 51
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10.4.2 Approvisionnement depuis le stock

1_Le Chef du service Appro examine la demande d’approvisionnement reçue et signée du DEX, il
consulte l’état du stock sur THALIA et indique sur la fiche de demande d’approvisionnement les
quantités à approvisionner depuis le stock central, (de Brazzaville ou depuis le magasin de transit
de Pointe Noire), éventuellement les transferts à effectuer depuis d’autres magasins
départementaux et les quantités à acheter. Il signe la fiche de Demande d’Approvisionnement.

Le chef du service Appro à la responsabilité de la gestion des flux de stocks et a le pouvoir


d’effectuer des transferts de stocks d’un département à un autre. Il doit cependant respecter les
stocks minimaux et a la responsabilité de garantir le réapprovisionnement des stocks
départementaux.

Il transmet au responsable de la gestion des stocks (chef du magasin central de Brazzaville)


l’instruction d’effectuer la livraison par l’intermédiaire de la fiche de Demande
d’Approvisionnement signée.

Il transmet au responsable des achats l’instruction d’effectuer la consultation des fournisseurs par
l’intermédiaire de la fiche de Demande d’approvisionnement signée.

Si des quantités doivent être approvisionnées à la fois depuis le stock et depuis un fournisseur, il
signe et transmet deux copies signées.

2_Le Responsable de la gestion des stocks reçoit et traite la Demande d’Approvisionnement


depuis le stock du magasin central ou la relaie au magasinier concerné (magasin de Transit de
Pointe Noire, magasin d’un autre département etc.). En cas d’éloignement géographique, l’envoi
se fait par e-mail et la copie scannée de la fiche est suffisante.

3_Le magasinier qui reçoit finalement la Demande d’Approvisionnement effectue les opérations
suivantes :

 Il émet un bon de sortie de stock, le signe et effectue la sortie de stock – en présence


de l’agent du service demandeur ou de l’agent transitaire interne en charge de
l’acheminement qui émarge le bon de sortie ;

 Il livre les articles à l’agent du service demandeur (ou agent transitaire) qui les
réceptionne et conserve un exemplaire du bon de sortie (carbone) à l’attention du chef
de service demandeur (ou du magasinier départemental en cas de
réapprovisionnement de stock départemental) ;

 Il paraphe la fiche de demande d’approvisionnement en indiquant que la quantité est


livrée ;

 Il met à jour l’état de stock sur les fiches d’inventaire « papier » en indiquant la date,
les quantités sorties et le numéro du bon de sortie ;

 Il transmet la fiche de demande d’approvisionnement paraphée au responsable de la


gestion des stocks pour archivage dans le dossier des approvisionnements du
secrétariat du département des affaires générales. En cas d’éloignement
géographique, l’envoi se fait par e-mail et la copie scannée de la fiche est suffisante ;

 Il conserve un exemplaire du bon de sortie de stock et transmet le 3 ème exemplaire


(carbone) au comptable magasin de son magasin.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 31 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

4_ Le comptable magasin effectue la saisie de sortie de stock dans le logiciel THALIA sur la
base du bon de sortie.

10.4.3 Sélection du fournisseur

1_ Le chef de service Appro doit se conformer à la politique d’achat de la SNDE (privilégier les
achats via les contrats cadres négociés et les commandes groupées). Il indique au
responsable des achats la marche à suivre pour chaque achat et il peut proposer au Directeur
d’Exploitation le cas échéant de différer l’achat afin de le joindre à une commande groupée
(sauf si cela pénalise fortement la production). Si un achat ponctuel est nécessaire en dehors
des contrats-cadres, il instruit son responsable des achats pour la réalisation des
consultations.

2_Le responsable des achats reçoit l’instruction du chef de service Appro par l’intermédiaire
de la fiche de Demande d’Approvisionnement signée puis instruit un acheteur pour réaliser les
consultations. L’acheteur effectue un minimum de 3 consultations de fournisseurs sur la base
des éléments descriptifs de la demande d’approvisionnement et tout autre document
complémentaire transmis par le service demandeur sur la spécification du matériel.

Il retourne les factures proformat à l’attention du Chef de service Appro en les joignant à la
fiche de Demande d’Approvisionnement. Il accompagne si besoin les factures proformat d’un
PV de consultation rédigé et signé. Le Chef de service Appro soumet la fiche de demande
d’approvisionnement, le PV et les devis au chef du département Affaires Générales.

3_Le chef de département Affaires Générales indique la procédure d’achat, puis signe la fiche
de Demande d’Approvisionnement à l’emplacement correspondant.

3a_Si la valeur de l’achat dépasse la somme de 10 MF CFA, la procédure SNDE implique


qu’une consultation restreinte soit effectuée avec un règlement de consultation écrit et des
critères de sélection objectifs et énoncés préalablement aux soumissionnaires. L’examen des
offres et le choix du fournisseur doit se faire par l’intermédiaire d’une cellule des marchés
publics réunissant les décideurs concernés de la SNDE pour l’évaluation et l’attribution du
marché. Dans la mesure du possible, les achats pour un montant dépassant 10 MF CFA
doivent être anticipés et programmés dans le cadre du budget annuel et du plan de passation
de marchés de la SNDE. Ce plan de passation de marché est soumis annuellement à la
validation de la DGCMP. Selon les types d’achat (fournitures, travaux, prestations de service),
le code des marchés publics de la République du Congo fixe les procédures de passation de
marchés publics en vigueur et les montants seuils pour lesquels un appel d’offre ouvert doit
être publié et pour lesquels le DAO et la procédure doivent être préalablement ou a posteriori
soumis à la validation de la DGCMP.

Dans ce cas de figure, le chef du département Affaires Générales transmet la fiche de


Demande d’Approvisionnement au responsable de la cellule des marchés publics de la SNDE,
qui se charge d’alerter les membres de la cellule des marchés pour les réunir, et de faire
applique les procédures de passation de marchés publics (notamment dans les implications
de la DGCMP).

Le chef de département Affaires Générales instruit le chef du service Appro de préparer le


projet de contrat pour le fournisseur ainsi que le règlement de la consultation et le DAO. S’il
s’agit d’un achat qui dépasse le seuil de 50 MF CFA, c’est le responsable de la cellule des
marchés publics qui prépare le DAO, le projet de contrat et le règlement de la consultation.

Le projet de contrat, de DAO et de règlement de la consultation est ensuite transmis à la


cellule des marchés publics qui se charge d’organiser la consultation.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 32 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

L’attribution du marché et sa signature suit la procédure du code des marchés publics. Le


responsable de la cellule des marchés est en charge de l’organisation de la cellule des
marchés et de la mise en œuvre des étapes d’engagement.

3b_Si la valeur de l’achat est inférieure au seuil de 10 MF CFA, le chef du département


Affaires Générales indique les fournisseurs présélectionnés, par ordre de préférence. Il signe
la fiche de Demande d’Approvisionnement à l’emplacement correspondant puis la transmet au
DEX, avec les devis et les spécifications techniques des équipements.

4_ Pour le cas des achats qui ne nécessitent pas la réunion de la cellule des marchés publics,
le DEX a la possibilité de préciser le fournisseur recommandé – c’est-à-dire celui qui présente
la meilleure offre technique. Pour cela il coche la case du fournisseur recommandé par la
Direction des Exploitations et signe la fiche de Demande d’Approvisionnement à
l’emplacement correspondant. Il retourne la fiche de Demande d’Approvisionnement au chef
du département Affaires Générales.

10.4.4 Validation de l’engagement

1_ Si la valeur de l’achat dépasse la somme de 500 000 F CFA, un contrôle budgétaire est


obligatoire et le chef de département Affaires Générales doit transmettre au Directeur
Financier et Comptable la fiche de Demande d’Approvisionnement pour validation avec les
devis et le montant prévisionnel de l’achat.

Si la valeur de l’achat dépasse la somme de 10 MF CFA, c’est le responsable de la cellule des


marchés publics qui transmet au DFC la fiche de Demande d’Approvisionnement pour
effectuer le contrôle budgétaire.

Le Directeur Financier et Comptable consulte son service budget pour vérification de


l’imputation analytique de l’achat et pour effectuer le contrôle budgétaire. Le Chef de service
budget indique l’imputation analytique sur la Demande d’Approvisionnement. Le Directeur
Financier et Comptable émet son visa pour certifier que le contrôle budgétaire a été effectué
et signe la Demande d’Approvisionnement. Si l’achat s’avère être hors budget, le DFC peut
rejeter la demande d’achat.

Ensuite le DFC transmet la fiche de demande d’Approvisionnement signé à l’attention du


Directeur Général pour validation de l’engagement. Il joint les pièces du dossier (devis des
fournisseurs, spécifications techniques etc.).

2_Le Directeur Général reçoit la fiche de Demande d’Approvisionnement de la part du DFC et


il signe la validation de l’engagement tout en bas de la fiche de demande
d’approvisionnement.

Il a éventuellement la possibilité de rejeter l’achat ou le fournisseur préconisé.

Si le montant de l’achat est supérieur à 500 000 F CFA, il renvoi la fiche de Demande


d’Approvisionnement validée au chef du département Affaires Générales pour établissement
du Bon de Commande dans THALIA.

Aucun achat d’un montant supérieur à 500 000 F CFA ne peut être effectué sans bon de
commande, sauf dérogation pour cas d’urgence, écrite et signée par le Directeur
Général et co-signée par le Délégué de l’Etat au Contrôle Budgétaire.

Si le montant de l’achat est supérieur à 10 MF CFA, un contrat doit préalablement être signé
entre la SNDE et le fournisseur avant l’établissement d’un bon de commande. La sélection du
fournisseur doit être effectuée par la cellule des marchés publics de la SNDE.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 33 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

Le Directeur Général n’est pas autorisé par la procédure à engager la dépense


unilatéralement. Le choix du fournisseur doit résulter de l’analyse des offres par la cellule des
marchés publics. La validation de la Demande d’Approvisionnement n’a donc pas valeur
d’engagement, mais d’autorisation de procéder à l’appel d’offre.

Le Directeur Général signe alors la fiche de Demande d’Approvisionnement puis la transmet


au responsable de la cellule des marchés publics. C’est seulement suite à la validation de la
fiche de Demande d’Approvisionnement par le Directeur Général que l’appel d’offre (ou la
consultation restreinte) peut être lancé.

Aucun achat d’un montant supérieur à 10 MF CFA ne peut être effectué sans
l’établissement d’un contrat avec le fournisseur et sans sélection préalable du
fournisseur par la cellule des marchés publics de la SNDE.

Suite à l’attribution du marché par la cellule des marchés, selon les procédures du code des
marchés publics congolais, le responsable de la cellule des marchés publics transmet le
contrat signé au chef du département Affaires Générales qui se charge d’organiser avec le
fournisseur, les négociations et la signature du contrat.

Le contrat avec le fournisseur est signé par le Directeur Général en 3 exemplaires :

 Un exemplaire pour le fournisseur,

 Un exemplaire transmis à la Direction Financière et Comptable à l’attention du DFC,


qui le transmet ensuite pour classement le contrat au service comptabilité,

 Un exemplaire pour le département des Affaires Générales, qui est rangé avec la fiche
de Demande d’Approvisionnement.

10.4.5 Commande

Suite à la validation de l’engagement par le Directeur Général, tout achat d’un montant
supérieur à 500 000 F CFA nécessite l’établissement d’un Bon de Commande.

1_Le chef de Département instruit le chef de service Appro pour l’établissement d’un bon de
commande en lui retournant la fiche de Demande d’Approvisionnement signée par le DG.

2_S’il s’agit d’un nouveau fournisseur, le chef de service Appro instruit le responsable Achats
pour qu’il créé dans le logiciel THALIA, la référence du nouveau fournisseur en indiquant les
renseignements adéquats et négociés avec ce fournisseur en termes de conditions de
livraison, conditions de paiement, facilités de caisse etc.

3_Le responsable Achats se charge également d’établir le Dossier Fiscal du fournisseur.

4_Ensuite c’est le chef de service Appro qui édite le Bon de Commande et le soumet à la
signature en 2 exemplaires, du chef de département Affaires Générales. Il y joint l’intégralité
des pièces du Dossier d’Achat :

 Demande d’Approvisionnement signée par le Directeur Général ;

 PV de consultation le cas échéant ;

 Facture proformat du fournisseur sélectionné & conditions de l’achat ;

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 34 sur 51
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 PV d’analyse des offres et d’attribution du marché le cas échéant ;

 PV de négociation et contrat signé avec le fournisseur le cas échéant ;

 Dossier fiscal du fournisseur.

5_Le chef du département Affaires Générales signe le Bon de Commande en 2 exemplaires


puis le transmet avec tout le dossier au Délégué du Contrôle Budgétaire ;

6_Le Délégué du contrôle Budgétaire signe le Bon de Commande en 2 exemplaires puis le


transmet avec tout le dossier à l’attention du Directeur Général ;

7_Le Directeur Général signe le Bon de Commande en 2 exemplaires puis le retourne à


l’attention du chef de département Affaires Générales.

8_Le chef de Département Affaires Générales transmet les 2 exemplaires signés du Bon de
Commande au chef de service Appro, qui en archive une copie dans le Dossier Fournisseur
du département des Affaires Générales et envoi le second exemplaire au fournisseur pour
Commande.

Il transmet systématiquement une copie du bon de commande signé au Correspondant Appro


de la DEX, pour l’informer de la livraison prochaine du produit.

10.4.6 Livraison

1_ En règle générale, le fournisseur effectue la livraison lui-même au niveau du magasin


central – en règle générale, tout le matériel d’exploitation doit être livré au magasin central ou
au magasin de transit de Pointe Noire. Une livraison directement dans un magasin
départemental est possible mais doit rester un cas d’urgence exceptionnel et exige l’accord
écrit du chef de service Appro.

La livraison doit toujours être réceptionnée et contrôlée par le magasinier.

2_Le magasinier contrôle les quantités livrées, émarge le bon de livraison si la livraison est
conforme (ou l’amende le cas échéant) et émet un bon d’entrée en stock qu’il signe en 2
exemplaires. Le bon d’entrée en stock doit nécessairement porter mention du nom du
fournisseur.

La livraison de matériel d’exploitation doit systématiquement se faire en présence du


Correspondant Appro de la DEX, pour contrôler la conformité à la commande et la qualité du
produit. Ce contrôle est obligatoire pour tous les produits d’exploitation.

Le Correspondant Appro doit signer le bon de livraison pour attester de sa conformité à la


commande.

Un représentant du Contrôle Budgétaire de l’Etat est également requis pour toutes les
réceptions de livraisons en provenance des fournisseurs. Le magasinier doit le convoquer
pour assister à la livraison et il doit émarger le bon de livraison.

Le magasinier conserve un exemplaire du bon de livraison signé, qu’il transmet ensuite au


Responsable de la gestion des stocks.

Le magasinier conserve un exemplaire du bon d’entrée en stock qu’il classe avec les fiches de
suivi de stock papier et transmet le 2ème exemplaire au comptable magasin.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 35 sur 51
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3_Le comptable magasin effectue la saisie d’entrée en stock dans le logiciel THALIA sur la
base du bon d’entrée en stock. Le logiciel impute la livraison automatiquement à un
fournisseur et à une commande existante ouverte et en cours.

Si l’entrée en stock ne correspond pas à une commande en cours ni à un fournisseur


référencé, le logiciel THALIA envoie un message d’erreur au comptable magasin ainsi qu’au
Responsable de Gestion des Stocks et au chef de service Appro.

4_Le responsable de la gestion des stocks rapproche ensuite le bon de livraison du bon de
commande classé dans le dossier fournisseur du secrétariat du département des Affaires
Générales. Il contrôle que la livraison est conforme à la commande et il classe l’ensemble
dans le dossier fournisseur.

Il se charge d’acquitter les messages d’erreur du logiciel THALIA concernant les livraisons et
de réclamer auprès du chef de service Appro les mises à jour nécessaires de commandes et
de références fournisseurs le cas échéant.

10.4.7 Facturation

1_Le fournisseur transmet sa facture suite à la livraison, soit directement à l’acheteur en cas
de livraison à la boutique, soit il la dépose ultérieurement au secrétariat du Directeur Général.

La facture est transmise au comptable fournisseur de la DFC pour la comptabiliser dans la


comptabilité fournisseur. Le comptable demande au secrétariat du département Affaires
Générales, la demande d’approvisionnement, le bon de commande et le bon de livraison pour
les rapprocher de la facture.

2_Le comptable vérifie que la facture est conforme à la livraison.

Le comptable fournisseur comptabilise la facture dans le logiciel THALIA, si et seulement si la


livraison est correctement enregistrée dans la comptabilité du stock et que le bon de livraison
est validé par le magasinier, le correspondant Appro de la DEX et le représentant du DCB.

Il inscrit l’imputation analytique de l’achat, tel qu’il figure sur la fiche de Demande
d’Approvisionnement.

En cas d’irrégularité constatée il doit alerter son supérieur hiérarchique et/ou le Directeur
Financier et comptable.

10.4.8 Paiement

Si le montant de l’achat est supérieur à 500 000 F CFA, le paiement est effectué par le service
trésorerie de la Direction Financière et Comptable, suite à la comptabilisation de la facture par
le comptable fournisseur, dans le délai et les conditions de paiement contractualisés avec le
fournisseur. L’ordre de paiement est alors établi et signé par le DFC, co-signé par Directeur
Général et le paiement est de la responsabilité du chef de service trésorerie qui sollicite le DFC
et le DG le cas échéant pour signer les chèques et/ou les ordres de virement.

10.5 Description de la procédure étape par étape : cas d’un approvisionnement


central pour un besoin général dont l’achat est prohibé au niveau
départemental

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Dans le cas des demandes exprimées soit dans les Directions Départementales, soit dans les
Directions Centrales, lorsqu’elles concernent les besoins d’ordre général en matériel, équipement,
bureautique, véhicules, consommables etc, n’ayant pas d’impact sur la qualité de service et pour
tous les achats d’un montant supérieur à 500 000 F CFA (carburant, véhicules, bureautique,
informatique, produits d’entretien, papier d’impression, équipements des bâtiments,
consommables de bureau - voir liste des catégories au chapitre 10.6), le Directeur
Départemental/Central concerné lorsqu’il reçoit ces demandes d’approvisionnement et dans le
cas où il ne peut pas y répondre avec le stock local du magasin départemental, doit les ré-
adresser au service des Moyens Généraux du siège en vue d’être transmises au service
approvisionnement central. En effet, dans le cadre de la rationalisation et la centralisation des
achats, par soucis de contrôle interne et d’homogénéité du matériel utilisé par la SNDE, tous les
achats doivent être traités par le service d’approvisionnement.

Le service d’approvisionnement central se charge d’appliquer la politique d’achat de la SNDE. De


ce fait, si des accords-cadres existent pour le matériel nécessaire, les commandes doivent être
effectuées par l’intermédiaire de l’accord cadre et en appliquant les facilités de paiement
négociées. De la même façon si une commande groupée de matériel est prévue, le service
d’approvisionnement doit différer l’achat et attendre le réapprovisionnement du stock.

10.5.1 Expression du besoin

1_ L’expression du besoin doit être émise par un service demandeur. Elle prend la forme d’une
Demande d’Approvisionnement (fiche verte) et signée par le chef de service. La description de la
demande doit être quantifiée dans des unités à préciser et être détaillée (modèle, calibre,
spécifications techniques...). Le chef de service soumet sa demande à son supérieur hiérarchique
(chef de département) pour approbation.

2_ Le Chef de Département approuve (ou rejette éventuellement) la Demande


d’Approvisionnement, la signe, puis se charge d’orienter la demande vers le bon interlocuteur : le
magasinier du dépôt départemental (pour toute demande d’approvisionnement au niveau
départemental) – utiliser le formulaire vert.

3_ Le magasinier départemental effectue un prétraitement des demandes d’approvisionnement :

 Il vérifie si l’article demandé correspond à une référence existante en stock ;

 Il précise ou corrige les spécifications techniques de l’article demandé et l’unité qui


s’applique aux quantités ;

 Il inscrit le code article sur la fiche de Demande d’Approvisionnement ;

 Il consulte l’état du stock départemental concernant cet article et inscrit la quantité


disponible en stock.

 Il signe la Demande d’Approvisionnement ;

 Enfin il transmet la demande d’approvisionnement à l’attention du Directeur Départemental


pour approbation.

4_ Le Directeur Départemental ajuste si besoin la demande (si les quantités demandées sont trop
importantes par exemple vis-à-vis de l’approvisionnement global de tous les centres, agences,
services). Il indique sur la Demande d’Approvisionnement la quantité accordée au service

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demandeur, la quantité à livrer du stock départemental et la quantité à livrer par le service


d’approvisionnement central.

Puisqu’il s’agit d’une demande qui concerne un article dont l’achat local est interdit, la demande
d’approvisionnement doit obligatoirement être transférée au siège – au Service Moyens Généraux
lorsqu’il s’agit d’un besoin général.

Le Directeur Départemental signe la demande d’approvisionnement départemental (fiche verte) –


au niveau ajustement de la demande - puis ouvre une seconde fiche de demande
d’approvisionnement (fiche rouge) à destination du service Moyens Généraux, en y joignant la
fiche verte.

Il renseigne la partie de description de la demande sur la fiche rouge, la signe et la transmet au


correspondant Appro du service Moyens Généraux en joignant la fiche verte. En cas
d’éloignement géographique, l’envoi se fait par e-mail et la copie scannée de la fiche est
suffisante.

Réapprovisionnement du magasin départemental :

Selon la même procédure d’approvisionnement, le Directeur Départemental peut ouvrir une fiche
rouge indépendamment de l’existence d’une fiche verte ou du besoin spécifié par un service, pour
réapprovisionnement périodique du stock départemental.

Le réapprovisionnement du stock départemental doit se faire de manière périodique


(mensuellement), sur la base d’un suivi des niveaux minimums d’alerte des quantités en stock. Le
magasinier départemental est en charge du suivi des niveaux minimums et doit signaler
mensuellement les besoins en réapprovisionnement. Ces réapprovisionnements mensuels
doivent se faire en suivant un quantitatif prédéfini et remis à jour annuellement, sur la base du
budget de fonctionnement des exploitations.

Les livraisons mensuelles en réapprovisionnement des stocks départementaux pour les besoins
généraux doivent être pilotées par le service Moyens Généraux et réalisées par le service central
d’approvisionnement.

Les besoins sont exprimés par le Directeur Départemental par l’intermédiaire d’une Demande
d’Approvisionnement – fiche rouge. De la même façon que pour une demande ponctuelle, il
renseigne la partie de description de la demande sur la fiche rouge, la signe et la transmet au
correspondant Appro du service Moyens Généraux.

5_ Le correspondant Appro du service Moyens Généraux effectue un prétraitement des


demandes d’approvisionnement :

 Il vérifie si l’article demandé correspond à une référence existante en stock ;

 Il précise ou corrige les spécifications techniques de l’article demandé et l’unité qui


s’applique aux quantités ;

 Il inscrit le code article sur la fiche de Demande d’Approvisionnement ;

 Il joint à la Demande d’Approvisionnement les spécifications techniques de la SNDE sur


l’article concerné et rédige éventuellement une note à l’attention du chef de département
Affaires Générales concernant la Demande d’Approvisionnement concernée ;

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 Il consulte l’état du stock central et des autres stocks départementaux concernant cet
article via THALIA et indique au chef du département Affaires Générales dans sa note les
quantités disponibles en stock.

 Il signe la Demande d’Approvisionnement ;

 Enfin il transmet la Demande d’Approvisionnement à l’attention du Chef du département


Affaires Générales pour ajustement éventuel.

6_ Le Chef du département Affaires Générales ajuste la demande si besoin (si les quantités
demandées sont trop importantes par exemple vis-à-vis de l’approvisionnement global de tous les
départements). Il indique sur la Demande d’Approvisionnement la quantité accordée au
département demandeur. Il transmet la demande au chef du service d’approvisionnement (dAG).

10.5.2 Approvisionnement depuis le stock

1_Le Chef du service Appro examine la demande d’approvisionnement reçue et signée du chef
du dAG, il consulte l’état du stock sur THALIA et indique sur la fiche de demande
d’approvisionnement les quantités à approvisionner depuis le stock central, (de Brazzaville ou
depuis le magasin de transit de Pointe Noire), éventuellement les transferts à effectuer depuis
d’autres magasins départementaux et les quantités à acheter. Il signe la fiche de Demande
d’Approvisionnement.

Le chef du service Appro à la responsabilité de la gestion des flux de stocks et a le pouvoir


d’effectuer des transferts de stocks d’un département à un autre. Il doit cependant respecter les
stocks minimaux et a la responsabilité de garantir le réapprovisionnement des stocks
départementaux.

Il transmet au responsable de la gestion des stocks (chef du magasin central de Brazzaville)


l’instruction d’effectuer la livraison par l’intermédiaire de la fiche de Demande
d’Approvisionnement signée.

Il transmet au responsable des achats l’instruction d’effectuer la consultation des fournisseurs par
l’intermédiaire de la fiche de Demande d’approvisionnement signée.

Si des quantités doivent être approvisionnées à la fois depuis le stock et depuis un fournisseur, il
signe et transmet deux copies signées.

2_Le Responsable de la gestion des stocks reçoit et traite la Demande d’Approvisionnement


depuis le stock du magasin central ou la relaie au magasinier concerné (magasin de Transit de
Pointe Noire, magasin d’un autre département etc.). En cas d’éloignement géographique, l’envoi
se fait par e-mail et la copie scannée de la fiche est suffisante.

3_Le magasinier qui reçoit finalement la Demande d’Approvisionnement effectue les opérations
suivantes :

 Il émet un bon de sortie de stock, le signe et effectue la sortie de stock – en présence


de l’agent du service demandeur ou de l’agent transitaire interne en charge de
l’acheminement qui émarge le bon de sortie ;

 Il livre les articles à l’agent du service demandeur (ou agent transitaire) qui les
réceptionne et conserve un exemplaire du bon de sortie (carbone) à l’attention du chef
de service demandeur (ou du magasinier départemental en cas de
réapprovisionnement de stock départemental) ;

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 Il paraphe la fiche de demande d’approvisionnement en indiquant que la quantité est


livrée ;

 Il met à jour l’état de stock sur les fiches d’inventaire « papier » en indiquant la date,
les quantités sorties et le numéro du bon de sortie ;

 Il transmet la fiche de demande d’approvisionnement paraphée au responsable de la


gestion des stocks pour archivage dans le dossier des approvisionnements du
secrétariat du département des affaires générales. En cas d’éloignement
géographique, l’envoi se fait par e-mail et la copie scannée de la fiche est suffisante ;

 Il conserve un exemplaire du bon de sortie de stock et transmet le 3 ème exemplaire


(carbone) au comptable magasin de son magasin.

4_ Le comptable magasin effectue la saisie de sortie de stock dans le logiciel THALIA sur la
base du bon de sortie.

10.5.3 Sélection du fournisseur

1_ Le chef de service Appro doit se conformer à la politique d’achat de la SNDE (privilégier les
achats via les contrats cadres négociés et les commandes groupées). Il indique au
responsable des achats la marche à suivre pour chaque achat et il peut proposer au chef du
département Affaires Générales le cas échéant de différer l’achat afin de le joindre à une
commande groupée (sauf si cela pénalise fortement la production). Si un achat ponctuel est
nécessaire en dehors des contrats-cadres, il instruit son responsable des achats pour la
réalisation des consultations.

2_Le responsable des achats reçoit l’instruction du chef de service Appro par l’intermédiaire
de la fiche de Demande d’Approvisionnement signée puis instruit un acheteur pour réaliser les
consultations. L’acheteur effectue un minimum de 3 consultations de fournisseurs sur la base
des éléments descriptifs de la demande d’approvisionnement et tout autre document
complémentaire transmis par le service demandeur sur la spécification du matériel.

Il retourne les factures proformat à l’attention du Chef de service Appro en les joignant à la
fiche de Demande d’Approvisionnement. Il accompagne si besoin les factures proformat d’un
PV de consultation rédigé et signé.

3_Le Chef de service Appro soumet la fiche de demande d’approvisionnement, le PV et les


devis au chef du département Affaires Générales. Si le montant de l’achat est inférieur à 10
MF CFA, il inscrit sur la fiche de Demande d’Approvisionnement les 3 fournisseurs consultés,
à l’attention du chef de département Affaires Générales et signe la fiche à l’emplacement
correspondant.

3_Le chef de département Affaires Générales indique la procédure d’achat, puis signe la fiche
de Demande d’Approvisionnement à l’emplacement correspondant.

3a_Si la valeur de l’achat dépasse la somme de 10 MF CFA, la procédure SNDE implique


qu’une consultation restreinte soit effectuée avec un règlement de consultation écrit et des
critères de sélection objectifs et énoncés préalablement aux soumissionnaires. L’examen des
offres et le choix du fournisseur doit se faire par l’intermédiaire d’une cellule des marchés
publics réunissant les décideurs concernés de la SNDE pour l’évaluation et l’attribution du
marché. Dans la mesure du possible, les achats pour un montant dépassant 10 MF CFA
doivent être anticipés et programmés dans le cadre du budget annuel et du plan de passation
de marchés de la SNDE. Ce plan de passation de marché est soumis annuellement à la
validation de la DGCMP. Selon les types d’achat (fournitures, travaux, prestations de service),

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le code des marchés publics de la République du Congo fixe les procédures de passation de
marchés publics en vigueur et les montants seuils pour lesquels un appel d’offre ouvert doit
être publié et pour lesquels le DAO et la procédure doivent être préalablement ou a posteriori
soumis à la validation de la DGCMP.

Dans ce cas de figure, le chef du département Affaires Générales transmet la fiche de


Demande d’Approvisionnement au responsable de la cellule des marchés publics de la SNDE,
qui se charge d’alerter les membres de la cellule des marchés pour les réunir, et de faire
applique les procédures de passation de marchés publics (notamment dans les implications
de la DGCMP).

Le chef de département Affaires Générales instruit le chef du service Appro de préparer le


projet de contrat pour le fournisseur ainsi que le règlement de la consultation et le DAO. S’il
s’agit d’un achat qui dépasse le seuil de 50 MF CFA, c’est le responsable de la cellule des
marchés publics qui prépare le DAO, le projet de contrat et le règlement de la consultation.

Le projet de contrat, de DAO et de règlement de la consultation est ensuite transmis à la


cellule des marchés publics qui se charge d’organiser la consultation.

L’attribution du marché et sa signature suit la procédure du code des marchés publics. Le


responsable de la cellule des marchés est en charge de l’organisation de la cellule des
marchés et de la mise en œuvre des étapes d’engagement.

3b_Si la valeur de l’achat est inférieure au seuil de 10 MF CFA, le chef du département


Affaires Générales indique le fournisseur préconisé parmi la liste des 3 fournisseurs
présélectionné par le chef de service Appro. Il signe la fiche de Demande
d’Approvisionnement à l’emplacement correspondant puis la transmet soit au DFC pour
contrôle budgétaire, soit directement au Directeur Général, selon le montant de l’achat
concerné.

10.5.4 Validation de l’engagement

1_ Si la valeur de l’achat dépasse la somme de 500 000 F CFA, un contrôle budgétaire est


obligatoire et le chef de département Affaires Générales doit transmettre au Directeur
Financier et Comptable la fiche de Demande d’Approvisionnement pour validation avec les
devis et le montant prévisionnel de l’achat.

Si la valeur de l’achat dépasse la somme de 10 MF CFA, c’est le responsable de la cellule des


marchés publics qui transmet au DFC la fiche de Demande d’Approvisionnement pour
effectuer le contrôle budgétaire.

Le Directeur Financier et Comptable consulte son service budget pour vérification de


l’imputation analytique de l’achat et pour effectuer le contrôle budgétaire. Le Chef de service
budget indique l’imputation analytique sur la Demande d’Approvisionnement. Le Directeur
Financier et Comptable émet son visa pour certifier que le contrôle budgétaire a été effectué
et signe la Demande d’Approvisionnement. Si l’achat s’avère être hors budget, le DFC peut
rejeter la demande d’achat.

Ensuite le DFC transmet la fiche de demande d’Approvisionnement signé à l’attention du


Directeur Général pour validation de l’engagement. Il joint les pièces du dossier (devis des
fournisseurs, spécifications techniques etc.).

2_Si la valeur de l’achat est inférieure à 500 000 F CFA, l’achat peut se faire directement à
partir de la caisse du siège, à condition qu’il corresponde à une ligne budgétaire de la dotation
de caisse mensuelle du siège.

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Dans ce cas de figure, le chef de département Affaires Générales indique la ligne budgétaire
de sa dotation mensuelle de trésorerie à laquelle l’achat doit être imputée et l’imputation
analytique, sur la fiche de Demande d’Approvisionnement.

Si et seulement si la valeur d’achat n’excède pas 500 000 F CFA (ou si dérogation signée par
le Directeur Général et co-signée par le Délégué de l’Etat au Contrôle Budgétaire), le Chef de
département Affaires Générales transmet la fiche de Demande d’Approvisionnement
directement à l’attention du Directeur Général pour validation de l’engagement. Il joint les
pièces du dossier (devis des fournisseurs, spécifications techniques etc.).

3_Le Directeur Général reçoit la fiche de Demande d’Approvisionnement de la part du DFC ou


du chef de département Affaires Générales et il signe la validation de l’engagement tout en
bas de la fiche de demande d’approvisionnement.

Il a éventuellement la possibilité de rejeter l’achat ou le fournisseur préconisé.

Si le montant de l’achat est inférieur à 500 000 F CFA, le Directeur Général renseigne


directement un ordre de paiement qu’il transmet à l’attention du DFC en y joignant la fiche de
Demande d’Approvisionnement et les pièces du dossier pour réaliser l’avance de caisse pour
l’achat.

Si le montant de l’achat est supérieur à 500 000 F CFA, il renvoi la fiche de Demande


d’Approvisionnement validée au chef du département Affaires Générales pour établissement
du Bon de Commande dans THALIA.

Aucun achat d’un montant supérieur à 500 000 F CFA ne peut être effectué sans bon de
commande, sauf dérogation pour cas d’urgence, écrite et signée par le Directeur
Général et co-signée par le Délégué de l’Etat au Contrôle Budgétaire.

Si le montant de l’achat est supérieur à 10 MF CFA, un contrat doit préalablement être signé
entre la SNDE et le fournisseur avant l’établissement d’un bon de commande. La sélection du
fournisseur doit être effectuée par la cellule des marchés publics de la SNDE.

Le Directeur Général n’est pas autorisé par la procédure à engager la dépense


unilatéralement. Le choix du fournisseur doit résulter de l’analyse des offres par la cellule des
marchés publics. La validation de la Demande d’Approvisionnement n’a donc pas valeur
d’engagement, mais d’autorisation de procéder à l’appel d’offre.

Le Directeur Général signe alors la fiche de Demande d’Approvisionnement puis la transmet


au responsable de la cellule des marchés publics. C’est seulement suite à la validation de la
fiche de Demande d’Approvisionnement par le Directeur Général que l’appel d’offre (ou la
consultation restreinte) peut être lancé.

Aucun achat d’un montant supérieur à 10 MF CFA ne peut être effectué sans
l’établissement d’un contrat avec le fournisseur et sans sélection préalable du
fournisseur par la cellule des marchés publics de la SNDE.

Suite à l’attribution du marché par la cellule des marchés, selon les procédures du code des
marchés publics congolais, le responsable de la cellule des marchés publics transmet le
contrat signé au chef du département Affaires Générales qui se charge d’organiser avec le
fournisseur, les négociations et la signature du contrat.

Le contrat avec le fournisseur est signé par le Directeur Général en 3 exemplaires :

 Un exemplaire pour le fournisseur,

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 Un exemplaire transmis à la Direction Financière et Comptable à l’attention du DFC,


qui le transmet ensuite pour classement le contrat au service comptabilité,

 Un exemplaire pour le département des Affaires Générales, qui est rangé avec la fiche
de Demande d’Approvisionnement.

10.5.5 Commande

Suite à la validation de l’engagement par le Directeur Général, tout achat d’un montant
supérieur à 500 000 F CFA nécessite l’établissement d’un Bon de Commande.

1_Le chef de Département instruit le chef de service Appro pour l’établissement d’un bon de
commande en lui retournant la fiche de Demande d’Approvisionnement signée par le DG.

2_S’il s’agit d’un nouveau fournisseur, le chef de service Appro instruit le responsable Achats
pour qu’il créé dans le logiciel THALIA, la référence du nouveau fournisseur en indiquant les
renseignements adéquats et négociés avec ce fournisseur en termes de conditions de
livraison, conditions de paiement, facilités de caisse etc.

3_Le responsable Achats se charge également d’établir le Dossier Fiscal du fournisseur.

4_Ensuite c’est le chef de service Appro qui édite le Bon de Commande et le soumet à la
signature en 2 exemplaires, du chef de département Affaires Générales. Il y joint l’intégralité
des pièces du Dossier d’Achat :

 Demande d’Approvisionnement signée par le Directeur Général ;

 PV de consultation le cas échéant ;

 Facture proformat du fournisseur sélectionné & conditions de l’achat ;

 PV d’analyse des offres et d’attribution du marché le cas échéant ;

 PV de négociation et contrat signé avec le fournisseur le cas échéant ;

 Dossier fiscal du fournisseur.

5_Le chef du département Affaires Générales signe le Bon de Commande en 2 exemplaires


puis le transmet avec tout le dossier au Délégué du Contrôle Budgétaire ;

6_Le Délégué du contrôle Budgétaire signe le Bon de Commande en 2 exemplaires puis le


transmet avec tout le dossier à l’attention du Directeur Général ;

7_Le Directeur Général signe le Bon de Commande en 2 exemplaires puis le retourne à


l’attention du chef de département Affaires Générales.

8_Le chef de Département Affaires Générales transmet les 2 exemplaires signés du Bon de
Commande au chef de service Appro, qui en archive une copie dans le Dossier Fournisseur
du département des Affaires Générales et envoi le second exemplaire au fournisseur pour
Commande.

Il transmet systématiquement une copie du bon de commande signé au Correspondant Appro


de la DEX, pour l’informer de la livraison prochaine du produit.

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10.5.6 Livraison

1_ règle générale, le fournisseur effectue la livraison lui-même au niveau du magasin central –


en règle générale, tout le matériel d’exploitation doit être livré au magasin central ou au
magasin de transit de Pointe Noire. Une livraison directement dans un magasin départemental
est possible mais doit rester un cas d’urgence exceptionnel et exige l’accord écrit du chef de
service Appro.

Dans le cas d’un petit achat d’un montant inférieur à 500 000 F CFA, l’acheteur du service
Appro peut aussi réceptionner le produit directement à la boutique du fournisseur contre
facture et paiement, auquel cas c’est l’acheteur qui doit ensuite livrer les produits achetés au
magasin central.

La livraison doit toujours être réceptionnée et contrôlée par le magasinier.

2_Le magasinier contrôle les quantités livrées, émarge le bon de livraison si la livraison est
conforme (ou l’amende le cas échéant) et émet un bon d’entrée en stock qu’il signe en 2
exemplaires. Le bon d’entrée en stock doit nécessairement porter mention du nom du
fournisseur.

La livraison de matériel général doit systématiquement se faire en présence du Correspondant


Appro du service Moyens Généraux, pour contrôler la conformité à la commande et la qualité
du produit. Ce contrôle est obligatoire pour tous les produits d’ordre général.

Le Correspondant Appro doit signer le bon de livraison pour attester de sa conformité à la


commande.

Un représentant du Contrôle Budgétaire de l’Etat est également requis pour toutes les
réceptions de livraisons en provenance des fournisseurs. Le magasinier doit le convoquer
pour assister à la livraison et il doit émarger le bon de livraison.

Le magasinier conserve un exemplaire du bon de livraison signé, qu’il transmet ensuite au


Responsable de la gestion des stocks.

Le magasinier conserve un exemplaire du bon d’entrée en stock qu’il classe avec les fiches de
suivi de stock papier et transmet le 2ème exemplaire au comptable magasin.

3_Le comptable magasin effectue la saisie d’entrée en stock dans le logiciel THALIA sur la
base du bon d’entrée en stock. Le logiciel impute la livraison automatiquement à un
fournisseur et à une commande existante ouverte et en cours.

Si l’entrée en stock ne correspond pas à une commande en cours ni à un fournisseur


référencé, le logiciel THALIA envoie un message d’erreur au comptable magasin ainsi qu’au
Responsable de Gestion des Stocks et au chef de service Appro.

4_Le responsable de la gestion des stocks rapproche ensuite le bon de livraison du bon de
commande classé dans le dossier fournisseur du secrétariat du département des Affaires
Générales. Il contrôle que la livraison est conforme à la commande et il classe l’ensemble
dans le dossier fournisseur.

Il se charge d’acquitter les messages d’erreur du logiciel THALIA concernant les livraisons et
de réclamer auprès du chef de service Appro les mises à jour nécessaires de commandes et
de références fournisseurs le cas échéant.

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10.5.7 Facturation

1_Le fournisseur transmet sa facture suite à la livraison, soit directement à l’acheteur en cas
de livraison à la boutique, soit il la dépose ultérieurement au secrétariat du Directeur Général.

La facture est transmise au comptable fournisseur de la DFC pour la comptabiliser dans la


comptabilité fournisseur, ou au comptable caisse s’il s’agit d’un achat en liquide (montant
inférieur à 500 000 F CFA) effectué par un acheteur dans le cadre de la procédure d’achat
simplifié par avance de caisse sur la caisse du siège. Le comptable demande à l’acheteur ou
au secrétariat du département Affaires Générales, la demande d’approvisionnement, le bon de
commande et le bon de livraison pour les rapprocher de la facture.

2_Le comptable vérifie que la facture est conforme à la livraison.

Le comptable fournisseur comptabilise la facture dans le logiciel THALIA, si et seulement si la


livraison est correctement enregistrée dans la comptabilité du stock et que le bon de livraison
est validé par le magasinier, le correspondant Appro du service Moyens Généraux et le
représentant du DCB.

Il inscrit l’imputation analytique de l’achat, tel qu’il figure sur la fiche de Demande
d’Approvisionnement.

Le comptable caisse, s’il s’agit d’un achat en liquide (montant inférieur à 500 000 F CFA)
effectué par un acheteur dans le cadre de la procédure d’achat simplifié par avance de caisse
sur la caisse du siège, comptabilise la facture dans la comptabilité de la caisse (outil de
comptabilité de caisse ACCESS), y compris en indiquant l’imputation analytique. De la même
façon, il doit vérifier que le bon de livraison porte la signature du magasinier et du
correspondant Appro du service Moyens Généraux.

En cas d’irrégularité constatée il doit alerter son supérieur hiérarchique et/ou le Directeur
Financier et comptable.

10.5.8 Paiement

A1_Si le montant de l’achat à effectuer est inférieur au montant seuil de 500 000 F CFA et s’il
est inscrit au budget mensuel de dotation de trésorerie de la caisse du siège, le chef de
département Affaires Générales peut soumettre au Directeur Général la Demande
d’Approvisionnement sans passer par la DFC pour un contrôle budgétaire préalable. Dans ce
cas il précise à l’attention du Directeur Général qu’un ordre de paiement doit être établi et une
avance à l’attention de l’acheteur désigné. Il précise la ligne de dotation de caisse du siège
sur laquelle l’achat doit être imputé.

Le Directeur Général établit et signe l’ordre de paiement à l’attention du DFC, en précisant :

 La nature de la dépense ;

 La quantité et l’unité ;

 Le montant de l’achat inscrit sur la facture proformat ;

 La ligne de dotation de caisse du siège ;

 L’agent en charge de l’achat qui doit réceptionner l’avance de caisse.

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Il transmet au DFC l’ordre de paiement joint à la fiche de Demande d’Approvisionnement, en


joignant les factures proformats et éléments du dossier d’achat.

A2_Le DFC co-signe l’ordre de paiement et le transmet au caissier de la caisse du siège. Il


précise le numéro d’imputation analytique sur la fiche de demande d’approvisionnement (si
différent du numéro de dotation de caisse).

Les achats en liquide sont exclusivement des achats d’un montant inférieur à 500 000 F CFA
entrant dans le cadre des dotations mensuelles de la caisse du siège.

La dotation de caisse est budgétée par le chef de département Affaires Générales.

Les ordres de paiement sont établis par le Directeur Général en avance de la livraison et le
paiement est en règle générale effectué en cash par l’acheteur au moment de la livraison.

Sur présentation d’un ordre de paiement signé du Directeur Général, le caissier établi à
l’attention de l’acheteur une avance de caisse contre reçu de caisse.

A3_Suite à l’achat, le caissier affranchi le reçu de caisse sur présentation par l’acheteur de la
facture de l’article acheté, du bon de livraison dûment signé par le magasinier et le
Correspondant Appro du service Moyens Généraux pour les achats de matériel d’exploitation.

B_ Si le montant de l’achat est supérieur à 500 000 F CFA, le paiement est effectué par le
service trésorerie de la Direction Financière et Comptable, suite à la comptabilisation de la
facture par le comptable fournisseur, dans le délai et les conditions de paiement
contractualisés avec le fournisseur. L’ordre de paiement est alors établi et signé par le DFC,
co-signé par Directeur Général et le paiement est de la responsabilité du chef de service
trésorerie qui sollicite le DFC et le DG le cas échéant pour signer les chèques et/ou les ordres
de virement.

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10.6 Catégories d’articles


Le tableau suivant présente les différentes catégories d’articles identifiées par le groupe de travail.
Elles ne se prétendent pas exhaustives et pourront être complétées. Le tableau précise selon la
catégorie s’il s’agit d’un article à considérer comme actif immobilisé ou à passer en charge et
dans le budget de fonctionnement (consommable etc.). Il précise également selon la catégorie
d’article, vers quelle direction (ou département) la demande d’approvisionnement doit être
adressée.

La nomenclature des articles dans la gestion des stocks doit correspondre à ces catégories (ou
familles) d’articles.

Catégorie d’article Direction Métier Charge / Immo

Réactifs de traitement d’eau DEX C


Matériel de laboratoire DEX I
Tuyauterie & robinetterie DEX I
Matériel de Branchement DEX I
Compteurs d’eau DEX I
Electropompes, moteurs, équipements DEX I
électromécaniques
Armoires électriques, équipements électriques DEX I
Petites pièces de rechange mécaniques DEX C
Petites pièces de rechange électriques DEX C
Travaux de maintenance de niveau 2 - usine DEX C
Outillage spécialisé réseau DEX C
Outillage spécialisé usine DEX I
Carburant groupe électrogènes de production DDep C
Carburant groupe électrogène d’éclairage DDep/dAG C
Carburant véhicules et engins DDep/dAG C
Petit matériel de réparation réseau DDep C
Petit matériel de réparation usine DDep C
Outillage basique DDep C
Travaux de maintenance de niveau 1 - usine DDep C
Réparation des véhicules et engins – niveau 1 DDep/dAG C
Réparation des bâtiments, réseaux et VRD DDep/dAG I
(climatisation, éclairage, électricité, plomberie,
serrurerie, menuiserie etc.)
Travaux d’entretien des locaux DDep/dAG C
Frais généraux et administratifs DDep/dAG C
Acquisition de véhicules & engins de travaux dAG I

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 47 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

Catégorie d’article Direction Métier Charge / Immo

Réparations des véhicules et engins de niveau 2 dAG I


Papier d’impression dAG C
Consommables de bureau, consommable dAG C
informatique, matériel de bureau
Mobilier de bureau dAG I
Micro-ordinateurs, équipements informatiques, dAG I
téléphoniques et internet, serveurs,
imprimantes, logiciels généraux
Etudes, prestations intellectuelles DDev C
Travaux d’infrastructure (construction, DDev I
renforcement, réhabilitation, extension,
renouvellement)
Logiciels métiers spécialisés DDev I

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 48 sur 51
Contrat de Service de la SNDE Appui à la rédaction des procédures d’approvisionnement

10.7 Logigramme pour la procédure de la phase d’engagement de l’achat

PHASE 1_Expression 2_Approvisionnement par 3_Sélection du 4_Validation de


D’ENGAGEMEN du besoin le Stock Fournisseur l’Engagement
T FICHE DE BON DE SORTIE DEVIS PROFORMAT FICHE DE DEMANDE
DEMANDE ETAT DE STOCK RAPPORT D’APPRO
D’APPRO D’ARGUMENTAIRE DOSSIER DE
CONSULTATION

C. de Service RECEPTIONNE LA FOURNITURE


EMET DEMANDE
Demandeur EMARGE LE BON DE SORTIE
D’APPRO CONSERVE UN EXEMPLAIRE

Dir.. / C. de Dép.
Demandeur SIGNE

Si M>0,5 MF CFA ET
DEX / C.de Dep.AG
AJUSTE LA ACHAT TECHNIQUE
D.Dev ou Dir. Dep. 1 -> DEX APPROUVE LE
DEMANDE FOURNISSEUR

Correspondant CONSEIL SUR LES


AJOUTE LES
Appro FOURNISSEURS
SPECIFICATIONS
TECHNIQUES
Service RECUPERE UN EXEMPLAIRE DU INSTRUIT LA SECTION PROPOSE LA PROCEDURE
Approvisionnement BON DE SORTIE AVEC LA ACHAT POUR D’ACHAT2
CONSULTE LE
DEMANDE D’APPRO : ARCHIVE CONSULTATIONS Si M>10 MF CFA
RESPONSABLE DU
FOURNISSEURS REDIGE UN DOSSIER DE
STOCK
REDIGE LE RAPPORT CONSULTATION
D’ARGUMENTAIRE
VERIFIE LA EMET BON DE SORTIE
Responsable du
LIVRE LE SERVICE DEMANDEUR RENVOI DEMANDE
DISPONIBILITE OUI
Stock MET A JOUR L’ETAT DE STOCK D’APPRO AVEC
SIGNE LA DEMANDE D’APPRO MENTION « RUPTURE
NON
DE STOCK »
VALIDE LA PROCEDURE
C. de Dep.AG Si M<10 MF  CFA
D’ACHAT
PROPOSE LE CHOIX
Si M<50 MF CFA
DU FOURNISSEUR3 VALIDE LE DOSSIER DE
CONSULTATION

Service Budget Si M>0,5 MF CFA


CONTROLE LA LIGNE
BUDGETAIRE

DFC
Si M>0,5 MF CFA SIGNE
LE CONTROLE BUDGETAIRE

DCB
DG Si M<10 MF CFA
Si M<200 MF CFA VALIDE
VALIDE LE CHOIX DU
L’ENGAGEMENT
FOURNISSEUR
Cellule des Marchés
Si M>10 MF  CFA Si M>50 MF CFA
Publics LANCE LA VALIDE LE DOSSIER DE
CONSULTATION CONSULTATION OU DAO
10.8 Logigramme de la procédure pour la phase de réalisation de l’achat

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PHASE DE 1_Commande 2_Livraison 3_Facturation 4_Paiement


REALISATION BON DE BON DE LIVRAISON FACTURE FICHE DE DEPENSE
COMMANDE ORDRE DE PAIEMENT ENGAGEE

C. de Service
Demandeur

Dir.. / C. de Dép.
Demandeur

DEX / C.de Dep.AG


ou Dir. Dep.
RECUPERE UNE
Correspondant PARTICIPE A LA RECEPTION
COPIE DU BC
Appro CONTROLE LA QUALITE
ET/OU DU
SIGNE LE BON DE LIVRAISON
CONTRAT

Service Si ENGAGEMENT
Approvisionnement VALIDÉ & RECUPERE LE BON DE
JOINT LE BC ET LE BL
FOURNISSEUR LIVRAISON SIGNÉ ET LE JOINT
AU DOSSIER DU
SELECTIONNÉ -> A L’ORIGINAL DU BC
FOURNISSEUR
PREPARE LE BON
DE COMMANDE
OU LE CONTRAT
(2 originaux)
RECEPTIONNE LA LIVRAISON
Responsable du
CONTROLE LA LIVRAISON
Stock SIGNE LE BON DE LIVRAISON
SIGNE LE BON D’ENTREE
INFORME SON SUPERIEUR

C. de Dep.AG RECEPTIONE LA
SIGNE CONSERVE LE BC (1 original)
FACTURE, JOINT LE
JOINT LA DEMANDE D’APPRO, LES OFFRES FOURNISSEURS, LE DOSSIER FISCAL, LES PVS DE CONSULTATION

DOSSIER
FOURNISSEUR
INDIQUE « BON A
PAYER »
DFC PREPARE LA FICHE DE
DEPENSE ENGAGÉE ET LA
SIGNE & INSTRUIT LA
TRESORERIE POUR LE
PAIEMENT
Service Budget

DCB CONTROLE CONTROLE LA LIVRAISON SIGNE


SIGNE LE BON DE LIVRAISON
DG SIGNE L’ORDRE DE
APPROUVE SIGNE
PAIEMENT

Fournisseur RECOIT LE BC
(1 original)
LIVRE LA FOURNITURE DEPOSE LA FACTURE

10.9 Procédure de dotation de caisse


Les dotations de caisse sont budgétées mensuellement pour la caisse centrale de la Direction
Générale et pour les 4 caisses départementales des 4 départements.

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Les dépenses éligibles dans les dotations de caisse doivent correspondre aux besoins qui ne sont
pas couverts par aucun contrat cadre, qui ne font pas l’objet de commandes groupées et
représentent des montants unitaires inférieurs à 500 000 F CFA.

Les achats qui concernent les besoins des services départementaux, réalisés donc à partir des
caisses départementales, doivent strictement correspondre aux catégories d’articles qui sont du
ressort des Directeurs Départementaux (voir catégories d’articles – chapitre 10.6).

Les achats qui concernent les besoins des services centraux, réalisés à partir de la caisse
centrale, concernent uniquement les besoins généraux, et sont donc orientés vers le département
des Affaires Générales (voir catégories d’achat – chapitre 10.6).

La dotation de caisse mensuelle est soumise au contrôle budgétaire a priori, du service budget de
la DFC d’une part, et du délégué du contrôle budgétaire de l’Etat Congolais d’autre part. Ces
contrôles a priori sont réalisés à l’occasion des comités de trésorerie.

Les dépenses réalisées sur dotation de caisse doivent par ailleurs être contrôlées a posteriori, par
les mêmes services, à la fin de chaque mois, à l’occasion de leur saisie dans la comptabilité à
partir des comptabilités de caisses.

Les comptabilités de caisses (sur support MS ACCESS) sont remontées bimensuellement pour
les caisses départementales et hebdomadairement pour la caisse du siège, afin d’être saisies
dans la comptabilité centrale de THALIA.

Mars 2016 Veolia Eau – Compagnie Générale des Eaux Page 51 sur 51

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