UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

ADMINISTRACION I
DOCUMENTO 4: LA PLANEACION.
I. DEFINICION:
• Previsión estudia “lo que puede hacerse” “prevé” las condiciones en que deberá
desarrollarse la futura acción administrativa con base en esas previsiones. La
planeación fija con precisión “lo que va a hacerse”
• La planeación es la primera etapa del Proceso Administrativo. Consiste en fijar el
curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán
de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de
tiempos y números necesarios para su realización.
• Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para
realizar las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es,
elegir entre alternativas de futuros cursos de acción.
• Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro,
generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes
alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.
• Es el proceso sistemático y consistente de tomar decisiones acerca de las metas y
actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán, sobre lo que
habrá de lograrse en el futuro.
• La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente
constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos
cambios.
• Proceso de determinar objetivos, estrategias… a través de técnicas y procedimientos
definidos, necesarios para alcanzar los resultados esperados.
• Acto de definir las metas de la organización, determinar las estrategias para
alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización.
(Robbins/Coulter)
II. OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
Razones para la planeación: (Robbins/Coulter. Administración. Prentice Hall)
A) Marca una dirección. Cuando los empleados saben a donde se dirige la empresa, se
dirige la organización o la unidad de trabajo y qué deben aportar para alcanzar las metas,
pueden coordinar sus actividades, cooperar y hacer lo necesario para conseguir dichas
metas. Sin planeación, departamentos e individuos podrían trabajar por fines
contraproducentes, lo que evitaría que la organización avanzara hacia sus metas.
B) Reduce la incertidumbre. Obliga a mirar hacia delante, anticipar los cambios,
considerar los impactos y preparar las respuestas que convengan.
C) Reduce los desechos y las redundancias. Reduce superposición y desperdicio de
actividades y recursos.
D) Establece los criterios para controlar, promueve la eficiencia al eliminar la
improvisación. Si no se está seguro de lo que se trata de conseguir, ¿Cómo sabremos si de
verdad lo conseguimos? En la planeación se determina/establece las metas, en el control
comparamos el desempeño con las metas, identifica las desviaciones importantes y se
emprenden las medidas correctivas adecuadas, de manera que sin planeación no habría
manera de controlar.
Otras razones por las cuales es importante la planeación.
 • En la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica es planear. Se
necesita hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse.
• Todo control es imposible si no se compara con el plan previo. Sin planes se
trabaja a ciegas.
• La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presenten con
las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación. Promueve la
eficiencia.
• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más
no los elimina.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán
de lograr y mejorar las cosas.
• Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
• Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a
través de las cuales operará la empresa.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador
magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
• Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
III. NATURALEZA DE LA PLANEACION. ASPECTOS PRINCIPALES
A. LA CONTRIBUCION DE LA PLANEACION A LOS PROPOSITOS Y OBJETIVOS
Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y los
objetivos de la empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la empresa
organizada, que existe para el logro del propósito de grupo mediante la cooperación
deliberada.
B. SUPREMACÍA DE LA PLANEACION
Ya que las operaciones administrativas en la organización, integración de personal,
dirección y control están diseñadas para apoyar el logro de los objetivos de la empresa, la
planeación lógicamente antecede a la ejecución de todas las demás funciones
administrativas. Aunque en la práctica todas las funciones se combinan como un sistema de
acción, la planeación es única en el sentido de que implica establecer los objetivos
necesarios para todo el esfuerzo de grupo. Además, un gerente debe planear con el fin de
saber que tipo de relaciones de organización y aptitudes personales se necesitan, junto con
los cursos que los subordinados seguirán y que tipo de control deberá aplicarse. Y, por
supuesto, todas las demás funciones administrativas deben planearse para que sean
eficaces.
C. GENERALIZACION DE LA PLANEACION
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la
planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes
establecidos por los superiores. Si a los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o
discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos ejecutivos.
Es interesante observar que en los estudios de satisfacciones laborales, un factor principal
del éxito de los supervisores en el nivel inferior de la organización era el grado de su
habilidad para planear.
Aunque todos los gerentes planean, el programa de trabajo para los supervisores de
primera línea difiere del plan estratégico desarrollado por los gerentes de alta dirección.
D. EFICIENCIA DE LOS PLANES RESULTANTES
Si los planes reducen costos, están encaminados a obtener mayor productividad… la
planeación es eficiente.
IV. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los
elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de
guía a la acción.
Los principios son:
 Principio de universalidad: Los principios en la planeación son muy importantes
para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una
proposición que se formula para que sirva de guía a la acción.

 Principio de racionalidad: Todos y cada uno de los planes deben estar

fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y
también los recursos necesarios para lograrlos.

 Principio de precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y

genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor
fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos
robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el
que pueden calcularse las adaptaciones futuras.

 Principio de flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan
en éste. Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con lo anterior,
pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo
rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una
dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo
después volver a su dirección inicial.

 Principio de unidad de dirección: Es evidente que mientras haya planes

inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos
planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción, Ventas,
Finanzas y Contabilidad, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan
puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.
Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los
planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
  Principio de factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante
elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse.
La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan
en el medio ambiente.
 Principio de consistencia: Todo plan deberá estar integrado a los demás planes,
para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los
recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

 Principio de compromiso: La planeación debe comprender un periodo en el futuro,

necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los
compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a
largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la
empresa encajen en el futuro.

 Principio de factor limitante: En la planeación se hace necesario que los

administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que
puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la
empresa.

 Principio de inherencia: La planeación es necesaria en cualquier organización

humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de
alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar
conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los
cambios sociales.

 Principio de rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los
beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente
estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más
cuantitativa posible. El plan necesariamente debe expresar que los resultados deben
ser superiores a los insumos o gastos. Es obvio que todo plan en el cual los
resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo. Los resultados
pueden ser de tipo no económico sino social, principalmente cuando se trata de una
empresa no lucrativa.

 Principio de participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación

de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna
manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo asegura un resultado más
objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista
distintos y complementarios. Además esta participación constituye una de las
mayores motivaciones en sus participantes, existe un mayor grado de compromiso
con el plan en el que se ha aportado.

V. TIPOS DE PLANES (para el curso también lo llamaremos elementos): (Harold

Koontz, Heinz Weihrich, Administración una perspectiva global, McGraw Hill)
 Propósitos y misiones
En la misión o propósito se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución
o de una parte de estas.
Todo establecimiento organizado, sea de tipo que sea, tiene un propósito o misión.
En todo sistema social, las empresas tienen una función que la sociedad le asigna.
Por ejemplo, el propósito de una empresa comercial es generalmente la producción y
distribución de bienes y servicios. El propósito de los tribunales es la interpretación de las
leyes y su aplicación. El propósito de una universidad es la enseñanza, la investigación y la
prestación de servicios a la comunidad
 Objetivos o metas
Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u
otra índole, representando no solo el punto terminal de la planeación, sino también el fin
que se persigue mediante lo organización, la integración de personal, la dirección y el
control.
OBJETIVO: Es el punto de partida de la planeación. Saber a donde se pretende llegar,
para saber en que forma puede llegarse hasta allá.
PLAN: Es el punto de partida de la planeación. Saber a donde se pretende llegar,
para saber en que forma puede llegarse hasta allá.
PREVISION: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas encontrar los
factores que puedan influir favorable o desfavorablemente en el mismo futuro, sobre
la marcha de la empresa.
 Procedimientos
Son planes por medio de lo cuales se establece un método para el manejo de actividades
futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de
acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizar
ciertas actividades.
Ejemplo:
 Políticas
Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de
decisiones. Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que se
consideran enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la
toma de decisiones.
En las políticas se define un área dentro de la cual habrá de tomarse una decisión y se
garantiza que ésta sea consistente y contribuya a un objetivo.
Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas.
 Estrategias
Estrategia es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la
adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su
cumplimiento.
En el ejercicio se ha empleado tradicionalmente el termino “estrategia” para designar los
grandes planes resultantes de la deducción de las probables acciones u omisiones del
enemigo. Pero a pesar del termino “estrategia” sigue teniendo implicaciones competitivas,
los administradores lo usan cada vez mas para referirse a extensas áreas de la operación
de un empresa.
 Reglas
En las reglas se exponen acciones o prohibiciones especificas, no sujetas a la
discrecionalidad de cada persona.
Son por lo general el tipo de planes mas simples “no fumar” es una regla que no permita
ninguna desviación respecto de la accione estipulada. La esencia de una regla es reflejar
una decisión administrativa en cuanto a la obligación realización u omisión de una acción.
El propósito de las políticas es orientar la toma de decisiones mediante el señalamiento de
las areas en las que los administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio
no permiten discrecionalidad alguna en su aplicación.
 Presupuestos
Un presupuesto es la formulación de resultados esperados expresada en términos
numéricos.
Un presupuesto puede expresarse en términos financieros, en términos de horas-hombre,
unidades de productos u horas –maquina, o en cualquier otro termino numéricamente
medibles. Presupuesto de egresos, desembolsos de capital, presupuesto de inversiones de
capital, flujo de efectivo.
El presupuesto es una herramienta de control. Es el instrumento de planeación fundamental
de muchas compañías.
 Programas
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas asignaciones de tareas, pasos a
seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción
dado. Habitualmente se apoyan en presupuestos.
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este
último con las actividades que deban realizarse Para ejecutar una acción específica, la
programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o
simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas
complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de
datos, etc.

VI. TIPOS DE PLANES: (Robbins Stephen P., Coulter Mary, Administración,

Prentice Hall) pág. 162
Las formas más usuales para describir los planes de las organizaciones son:
A) Por su línea estratégica:

1. Planes estratégicos: se aplican a toda la organización, fijan sus metas generales y tratan
de posicionarla en su contexto. Abarcan un plazo mayor, tienen un panorama más amplio
de la organización, incluyen la formulación de metas.
2. Planea operativos: Especifican los detalles de cómo van a alcanzarse las metas
generales, comprenden periodos más breves, de meses, semanas o días, definen las
maneras de alcanzar las metas.

B) Según el plazo:

1. Planes de largo plazo: su duración rebasa los tres años.

2. Planes de corto plazo: abarcan un año o menos.

C) Por su especificidad:
1. Planes Direccionales: planes flexibles, que establecen lineamientos generales

2. Planes Específicos: planes detallados, tienen objetivos definidos claramente.

D) Frecuencia:

1. Planes Únicos: Plan destinado a satisfacer las necesidades de una sola ocasión.

2. Planes Permanentes: Planes continuos que encauzan las actividades que se realizan
repetidamente. Comprenden las políticas, reglas y procedimientos.

VII. PASOS PARA LA PLANEACION:

• Atención a las oportunidades: a la luz de mercado, competencia, deseos de los
clientes, nuestras fortalezas, nuestras debilidades.
• Establecimiento de Objetivos y Metas: Dónde quisiéramos estar y que deseamos
hacer y cuándo.
• Consideración de las Premisas: En que condiciones (internas o externas) operaran
nuestros planes. (premisas son supuestos acerca de las condiciones en las que el
plan se realizará.
• Identificación de alternativas: Cuáles son las alternativas más promisorias para el
cumplimiento de nuestros objetivos.
• Comparación de alternativa con base en las metas propuestas: Qué alternativa nos
ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores
ganancias.
• Selección de una alternativa: Selección del curso de acción que seguiremos.
• Formulación de planes de apoyo: como planes para compra de equipo, compra de
materiales, contratación y capacitación de empleados, desarrollo de un nuevo
producto.
• Conversión de planes en cifras mediante la realización de presupuestos: desarrollo de
presupuestos como volumen o precio de ventas, gastos de operación necesarios para
los planes, inversión en bienes de capital.

VIII. PLANEACION OPERATIVA

Consiste en establecer claramente la aplicación del plan estratégico conforme a objetivos
específicos.
Proceso de identificación de los procedimientos y procesos específicos que se requieren en
los niveles inferiores de la organización. Los gerentes de nivel operativo desarrollan planes
para periodos muy cortos y se centran en tareas de rutina, como programas de producción,
horarios de entrega y requerimientos de recursos humanos.
La planeación operativa debe tomar en cuanta las experiencias:
 ¿Qué estuvo bien?
 ¿Qué estuvo mal?
 ¿Por qué?
 ¿Cuáles fueron los costos y dónde se pueden hacer ahorros?
 ¿Qué procedimientos pueden simplificarse?
Un cronograma bien establecido puede ser desarrollado en las siguientes etapas:
Primera etapa: Elaboración y Articulación de la Visión y Misión de la Institución
Duración: 4 semanas
Segunda etapa: Definición Misión organizacional integral y áreas relevantes
Duración: 4 semanas
Tercera etapa: Diagnóstico de las áreas relevantes:
Duración: 6 semanas
Cuarta etapa: Definición de Factores Claves para lograr el Éxito
Duración: 2 semanas
Quinta etapa: Desarrollo de Objetivos, generales y específicos, estrategias, programas
y proyectos:
Duración: 4 semanas
Sexta Etapa: Diseño del sistema de control
Duración: 4 semanas
Séptima Etapa: Transferencia de metodologías e Implementación:
Duración: 24 semanas

IX. PLANEACION ESTRATEGICA:

Conjunto de procedimientos para la toma de decisiones con respecto a las metas y
estrategias de largo plazo de la organización.
La planeación estratégica implica tomar decisiones acerca de las metas y estrategias de
largo plazo de la organización. Las metas estratégicas son los fines principales o resultados
finales que se relacionan con la supervivencia, valor y crecimiento de largo plazo de la
organización. Entre las metas estratégicas (principales resultados finales que se relacionan
con la supervivencia, valor y crecimiento de la organización a largo plazo) comunes se
cuentan diversas medidas de rendimiento para los accionistas, rentabilidad, cantidad,
calidad de los productos, participación de mercado, productividad y contribución a la
sociedad.
Planificación estratégica es anticipar como será el futuro de una empresa, tanto inmediato
como a largo plazo, y plantearlo en forma de trabajo.
Nuestro futuro Lo creamos con las decisiones que tomamos en el presente.
Las decisiones que tomemos hoy marcarán el rumbo que tengamos mañana.

X. FACTORES DE CONTINGENCIA EN LA PLANEACION.

A. CONCEPTOS:
ENFOQUE: Manera de considerar o tratar un asunto.
CONTINGENCIA: Posibilidad de que una cosa suceda o no suceda. Algo incierto o eventual,
proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la
evidencia y no por la razón.
TEORIA: Conjunto de conocimientos que dan la explicación completa de un cierto orden de
hechos. Conjunto sistematizado de opiniones, de ideas.
B. TEORIA CONTINGENCIA
El enfoque de contingencia explica que hay una relación funcional entre las condiciones del
ambiente y las técnicas de Planeación apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos
de la organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran
variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables
dependientes.
Las acciones administrativas pueden generarse a partir de características situacionales para
obtener resultados organizacionales.
C. AMBIENTE
Es todo aquello que rodea externamente una organización ( o un sistema. Existe una
ambiente general y un ambiente de tarea.
a) Ambiente general: condiciones tecnológicas, legales, políticas, económicas,
demográficas, ecológicas, culturales, etc.
b) Ambiente de tarea. El más próximo e inmediato a cada organización: proveedores de
insumos, clientes o usuarios, competidores, entidades reguladoras.