ÉCOLE SUPÉRIEURE DE GESTION

ET D’ADMINISTRATION DES ENTREPRISES

Agrément définitif par Arrêté n°4677/MES/CAB du 05 Juillet 2017
Accréditée par le Conseil Africain et Malgache pour l’Enseignement Supérieur (CAMES)
BP : 2339 – Brazzaville – CONGO
E-mail : esgae@esgae.org Site web : www.esgae.org

Formation continue

REDACTION ADMINISTRATIVE

Parcours
Certificat d’Etudes Supérieures en
Administration des Entreprises ( CESAE)

Enseignant
Equipe pédagogique
 Classe : CESAE
UE : Rédaction administrative

Objectif général : Cet enseignement vise à fournir à l’étudiant les connaissances de base sur
l’élaboration des documents administratifs

Objectifs spécifiques : au terme de cet enseignement, l’étudiant doit être capable de

- Distinguer les types des documents administratifs ;

- maîtriser les techniques de rédaction des documents administratifs.

Masse horaire : 30 heures

Crédit : 3

Introduction

La matière première du travail administratif est l’information. Par conséquent, le document occupe
une place de choix et joue un rôle capital dans la vie de l’Administration.

Le document est d’une le support privilégié de l’information. D’autre part, l’Administration traduit
son activité dans des documents.

Par ailleurs, s’il est admis que la bonne présentation des documents est une garantie de l’efficacité
de l’activité administrative, il y a lieu de s’inquiéter de la dégradation progressive de la qualité de
ces documents dans l’Administration publique que dans l’Administration privée.

La rédaction administrative est une réponse à cette préoccupation ou inquiétude. Elle est en effet
une étude consacrée aux techniques et au style de rédaction des supports du travail
administratif, c’est-à-dire des documents dans lesquels se traduit le travail administratif.

En outre, il est admis que la rédaction administrative est en même temps une science
(universalité des techniques de rédaction) et un art.

La présente unité d’enseignement prend en compte non seulement les documents de

correspondance, mais aussi les documents d’instruction et les documents normatifs.

Chapitre I : Généralités sur la rédaction des documents administratifs

Section 1- Définition et classification des documents administratifs

1-1. Définition

On entend par document administratif tout écrit produit par l’Administration à l’occasion et
pour le besoin du travail administratif.

Cette définition présente quatre critères d’identification du document administratif :

1
  Premièrement, le document administratif est un écrit. Par conséquent, un ordre ou
un discours verbal ne peut être considéré comme document administratif ;
 Deuxièmement, le document administratif est une production de l’Administration.
En conséquence, tout document produit par la volonté d’un individu,
indépendamment de l’administration, ne peut être considéré comme document
administratif ;
 Troisièmement, le document administratif est rédigé à l’occasion du travail
administratif en d’autres termes, le document administratif porte sur une situation
administrative ;.
 Quatrièmement, le document administratif est rédigé en vue de la satisfaction d’un
besoin administratif.les agents mis à la disposition

1-2. Classification des documents administratifs

Le message que véhiculent les documents administratifs se traduit sous trois expressions
différentes. Dans certains documents, le message est informatif, dans d’autres, le message
est impératif, dans d’autres enfin, le message est normatif. Il existe donc trois classes de
document : documents d’information, documents d’instruction ou d’injonction et les
documents normatifs.

1-2-1. Documents d’information

Il s’agit des documents qui servent soit à. l’échange soit à la conservation de l’information.
Ils se divisent ainsi en documents de correspondance (ex. lettres, notes d’information) ou de
liaison (ex. fiche de liaison, bordereau de transmission) et en documents de conservation
(ex. compte rendu, procès verbal, rapport) ou de position (ex. registre, fiche).

1-2-2. Documents d’instruction ou d’injonction

Un document d’instruction est un document hiérarchique par lequel un supérieur donne des
ordres à un ou plusieurs subordonnés. Il s’agit des documents tels que la note de service, la
circulaire et l’ordre de mission.

1-2-3. Documents normatifs

Un document normatif est un document administratif qui institue un type de comportement

ou de pratique ayant force de droit ou d’obligation et dont la violation entraine une
sanction. Les documents normatifs se divisent actes législatifs (ex . la loi) et en actes
réglementaires tels que le décret et l’arrêté. Il existe cependant un acte d’origine
réglementaire ayant force de loi : l’ordonnance.
2
Section 2. Caractères ou qualités des documents administratifs

Les caractères ou qualités qui caractérisent l’administration se reflètent dans les écrits
administratifs grâce à un choix judicieux du vocabulaire et des formules consacrées qui
constituent le style administratif. Ce style se reconnait aux qualités suivantes : la dignité, la
courtoisie, le respect de la hiérarchie, le sens de responsabilité, l’objectivité, la prudence, la
précision, la clarté et la concision.

2-1. La dignité

La dignité dans l’écrit administratif consiste à éviter les expressions vulgaires, triviales (ou
obscènes), ainsi que des formules reprises du langage familier ou du sens commun (langage
populaire).

2-2. La courtoisie

Dans l’administration, la courtoisie est due à tous les correspondants. Par ailleurs, tous les
usagers des services publics sont tous égaux devant l’administration et tous dignes de
respect. Par conséquent, on évitera dans les écrits administratifs les expressions
décevantes, blessantes, péjoratives, injurieuses, désobligeantes, les refus brutaux, les ordres
trop secs ainsi que la mention des noms des tiers informateurs.

Ainsi on ne dira pas :

- « vous avez vraiment tort de n’avoir pas participé à cette réunion » ; mais dire « il
me parait regrettable que vous n’ayez pas participé à cette réunion » ;
- « votre demande est stupide » ; mais dire « votre demande me parait peu fondée »
- « transmettez-moi ce dossier » ; mais dire « je vous prie de vouloir bien me
transmettre ce dossier »
- « le directeur général m’a signalé que vous êtes complice dans … » ; mais dire « il
m’a été signalé que vous seriez impliqué dans… ».

2-3. Le respect de la hiérarchie

Le respect de la hiérarchie est indispensable au bon fonctionnement des services. Il est le

gage (garantie) de la discipline et de l’efficacité dans le travail.

Dans les écrits administratifs le respect de la hiérarchie se traduit par l’emploi des mots et
des expressions ou formules qui marquent le respect ou la considération des positions
hiérarchiques.

Ainsi, le supérieur prie son subordonné de vouloir bien, alors que celui-ci prie son supérieur
de bien vouloir. Vis-à-vis du subordonné, le supérieur informe, fait savoir, fait connaître, fait

3
observer, fait remarquer, demande l’avis, engage, ordonne, prescrit, alors que vis-à-vis du
supérieur le subordonné rend compte, expose, propose, suggère, …

2-4. Le sens de responsabilité

Le sens de responsabilité se traduit dans les documents administratifs par le refus de

l’anonymat. Tout document administratif doit être signé sauf lorsqu’il s’agit d’un projet. La
signature doit être lisible ou tout au moins reconnaissable. Elle doit être suivie de l’identité
du signataire et dans certains cas, surmontée de l’attache.

Par ailleurs le sens de responsabilité proscrit (interdit) l’emploi du pronom indéfini « on

» et du « nous » de majesté qui est courant dans le style commercial. On utilisera de

préférence le pronom personnel « je ».

2-5. La prudence

Dans tout écrit administratif, la prudence s’impose. Les documents administratifs engagent
la responsabilité de l’administration, et donc toute erreur et toute négligence dans ces écrits
sont imputables à l’administration. Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice à
l’administré ou à l’administration elle-même.

La prudence peut aussi se traduire par une certaine réserve dans les déclarations. On évitera
tout jugement et toute affirmation ayant un caractère absolu ou péremptoire. Ce qui est
décidé ne doit pas être facilement remis en cause.

Dans certains cas le conditionnel et les formules suivantes seront fréquemment utilisées : il
me semble que …, à mon avis …,

II-6. L’objectivité

L’objectivité dans les documents administratifs se traduira par une expression impartiale et
sereine, à l’abri de tout sentiment, de toute émotion et d’arbitraire. On évitera les
expressions telles que : En espérant une suite favorable…,/ Dans l’attente d’une suite
favorable…

Les expressions telles que « J’ai le plaisir… » ou « Il m’est agréable… » peuvent cependant
être utilisées lorsque l’auteur du document a des rapports particuliers avec le destinataire.

2-7. La précision

Si tout ce qui est aléatoire doit être exprimé avec réserve, tout ce qui est certain doit être
dit avec précision. Les documents administratifs étant des instruments de travail, il est
important qu’ils soient d’une compréhension rapide et identique par tous, dans le temps et

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dans l’espace, et qu’ils soient aussi d’une identification et classification rapide grâce à la
normalisation.

Dans les documents administratifs on doit éviter toute abréviation non conventionnelle ou
approximative, tout terme non accepté dans la langue utilisée.

Ainsi, on ne dira pas :

- En réponse à votre lettre du mois dernier…, mais on dira « En réponse à votre lettre
no ….du…..
- Conformément au décret du président de la république… ; mais on dira
« Conformément au décret no….du………. »

2-8. La concision et la clarté

La phrase administrative se caractérise entre autres par sa longueur à cause notamment de

la complexité de l’activité administrative qu’elle tend à traduire. Mais la longueur de la
phrase ne doit pas sacrifier la concision et la clarté qui, elles aussi contribuent à l’efficacité
du document.

La clarté du document administratif résulte non seulement d’un choix judicieux des termes
et expressions, de construction et l’équilibre des phrases, mais aussi du raisonnement.

La concision consiste en l’élimination des digressions sans intérêts, des répétitions ou des
redondances et des formules ou expressions confuses ou encore des phrases inutilement
longues.

Un écrit précis, concis et clair est efficace. Il permet d’avancer le problème traité vers la
solution dans les meilleurs délais.

3. Mentions des documents administratifs

Il existe deux types de mentions : les mentions courantes et les mentions occasionnelles

3-1. Mentions courantes

Les mentions courantes sont : le timbre et le numéro d’enregistrement, la dénomination de

l’Etat et la devise nationale (pour les services de l’Etat), la date, la suscription, l’objet, la
formule d’appel, le corps du document, la formule de courtoisie, l’attache, la signature et
l’identité du signataire.

3-1-1. Le timbre et le numéro d’enregistrement

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Le timbre est une mention d’identification du service émetteur du document. Il doit faire
apparaitre avec précision l’origine du document en respectant la hiérarchie des services. Le
timbre est très bref si le document émane d’une haute instance hiérarchique, plus
complexe, s’il est produit par une instance subordonnée.

Exemple 1 : timbre bref

COUR CONSTITUTIONNELLE

SECRETARIAT GENERAL

SERVICE DU PROTOCOLE

No………./CC/SG-SP

Exemple 2 : timbre complexe

MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA POPULATION

CABINET

DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION

DE LA REGLEMENTATION ET DES RESSOURCES FINANCIERES

DIRECTION DE LA REGLEMENTATION

SERVICE DE ………………….

No………./MSP/CAB/DGARRH/DR/S…

3-1-2. La dénomination de l’Etat et la devise nationale

La dénomination de l’Etat et la devise nationale constituent une mention de

souveraineté (exclusive des services de l’Etat), qui symbolise l’autorité et la puissance
publique. De façon courante, cette mention se dispose à l’angle supérieur droit du
document administratif. Les différents vocables ou termes de la devise nationale sont reliés
par des traits d’union.

Exemple : REPUBLIQUE DU CONGO

Unité-Travail-Progrès

6
 3-1-3. La date

Généralement précédé du lieu d’émission, la date est une mention d’identification du

document administratif. Dans certains cas, les documents administratifs prennent effet dès
leur date de signature. La date peut donc aussi être une mention de validité.

Exemple : La présente note de service prend effet à compter de la date de signature

De façon générale, la date figure à l’angle supérieur droit du document, sous l’appellation et
la devise de l’Etat. La date est constituée ainsi qu’il suit :

- le nom de la localité d’émission en toutes lettres ;

- le quantième en chiffres ;
- le mois en toutes lettres ;
- l’année en quatre chiffres.

Exemple : Brazzaville, le 10 octobre 2015.

Dans certains documents, la date figure en dessous du texte ou dispositif, sur le

prolongement de la dénomination et la devise de l’Etat.

3-1-4. La suscription

La suscription est la formule d’envoi au destinataire. Elle peut être composée de deux
parties reliées par la préposition « à » : la première indique la qualité de l’expéditeur tandis
que la seconde partie désigne la qualité du destinataire.

Exemple : Le Secrétaire Général

Monsieur le Ministre de la Fonction Publique

à Brazzaville

Cependant, la première composante de la suscription sera supprimée lorsque la qualité du

signataire est déjà indiquée dans le timbre ou si on préfère la designer à l’attache.

Dans ce cas, la suscription ne fera mention que de la qualité du destinataire.

Exemple : A Monsieur le Ministre de la Fonction Publique

et de la Reforme de l’Etat

3-1-5. L’objet

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L’objet est une mention d’identification du message contenu dans le document. Il permet
ainsi d’individualiser le document afin d’en faciliter la ventilation, le traitement et le
classement. Cette mention doit être suffisamment claire et concise.

Dans certains documents le terme « objet » figure en dessous du timbre (après le numéro
d’enregistrement), dans d’autres, le contenu concernant l’objet est relié à l’intitulé du
document ou intégré dans le corps du document.

3-1-6. La formule d’appel

La formule d’appel est une mention exclusive des lettres à forme personnelle. Elle
personnalise la lettre administrative soit par rapport à l’expéditeur (lettre d’un subordonné
à sa hiérarchie portant sur un sujet d’intérêt personnel) soit par rapport au destinataire
(lettre de l’Administration à des tiers ou à ses agents). C’est le fait que la lettre
administrative est personnalisée, qu’elle comporte la formule d’appel qui est une marque
de respect. La formule d’appel correspond à la formule de courtoisie.

Exemples de formules de courtoisie : Monsieur, Madame, Monsieur le Directeur Général,

Monsieur le Ministre, …

3-1-7. Le corps ou le dispositif

Le corps ou le dispositif (contenu des documents normatifs) équivaut au texte du document.

Cette mention essentielle du document ne porterait que sur un seul sujet. Les différentes
idées y relatives doivent faire l’objet de paragraphes distincts.

Par ailleurs, la rédaction du corps du document exige l’observation de toutes les qualités du
style administratif : la dignité, la courtoisie, le sens de responsabilité, la précision, …

3-1-8. La formule de courtoisie

La formule de courtoisie ou de politesse est l’expression de l’affection, l’amitié, de la

considération du dévouement ou de la déférence que le signataire exprime au destinataire.
Cette mention concerne particulièrement les lettres à forme personnelle. Elle commence
généralement par l’expression « Je vous prie d’agréer… » ou « je vous prie de croire … ». Elle
contient soit « l’assurance » pour les personnes d’un rang égal ou supérieur au destinataire
de la lettre soit « l’expression » lorsqu’on s’adresse à une personne de rang supérieur (par
rapport à l’expéditeur).

Exemple :

- Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de ma très haute

considération.
- Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes respectueux hommages.
- Veuillez croire, monsieur, en l’assurance de ma considération distinguée.

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3-1-9. L’attache et la signature

 L’attache est la qualité ou la fonction du signataire lorsqu’elle indiquée juste

au dessus de la signature. Exemple :
Le Directeur Général de la Santé
Signature
Prénom et nom

 La signature est une mention de validité du document administratif. En effet,

avant la signature, le document est soit inexistant soit un projet.

Dans l’Administration, le pouvoir de signer, en principe n’appartient qu’aux autorités

administratives. Il existe cependant de nombreux cas où des documents administratifs sont
signés par des agents autres que des autorités administratives. Il s’agit des cas de :

- Signature par ordre (P.O), concernant des correspondances courantes, sous l’ordre
verbal ou écrit de l’autorité ou du responsable titulaire ;
Exemple :
Pour le Directeur Général
P.O, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Prénom et nom
- Signature par intérim (P.I), lorsqu’en l’absence assez prolongée (6 mois au plus) du
titulaire, une personne a été désignée (par un texte) pour assurer l’expédition des
affaires courantes ;

Exemple :
Pour le Directeur Général
P.I, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Prénom et nom

Ou le Directeur Général P.I

Signature
Prénom et nom

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 - Délégation de signature : déconcentration de la charge de signature entre un
titulaire et un collaborateur ;

Exemple : Pour le Directeur le Général

et par délégation, le Directeur des Ressources Humaines
Signature
Prénom et nom

- Délégation de compétence ou transfert de responsabilité : c’est la forme ordinaire

de signature.

Exemple : le Directeur Général

Signature

Prénom et nom

3-2. Mentions occasionnelles

Il existe plusieurs mentions occasionnelles. Mais à titre indicatifs, on peut retenir les
mentions :

- sous couvert ou sous le couvert (S/C)

- références(Réf.) ;
- pièces jointes(P.J) ;
- ampliations ou annexes.

Ces mentions ne figurent dans les documents que s’il y a lieu. Elles ne sont pas obligatoires.

3-2-1. Le sous couvert (S/C)

Le sous couvert est une mention qu’on insère dans la suscription lorsque le document doit
suivre la voie hiérarchique intermédiaire entre l’expéditeur et le destinataire, que cette voie
soit ascendante ou descendante.

Exemples : Le Sous Préfet de…

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 à Monsieur le Ministre de…

sous couvert de Monsieur le Préfet de …

ou

Le Ministre de…

à Monsieur le Sous Préfet de…

sous couvert de Monsieur le Préfet de…….

Lorsque la voie hiérarchique doit comporter plusieurs étapes, le sous couvert est remplacé par
l’inscription – voie hiérarchique -

3-2-2. Références (Réf.)

Cette mention est utilisée si l’on se réfère à un événement antérieur : un règlement, une
décision administrative ou judiciaire, un entretien ou une communication téléphonique
peuvent être des supports relatifs à l’événement de référence. Selon les cas, la référence
comportera :

- le numéro d’enregistrement et la date de la correspondance

Ex. Réf. : V/L no 020/MSP/DGS du 23 octobre 2015
- la date de la concertation ou de la communication
Ex. Réf. : notre concertation à l’hôtel Atlantic Palace le 08 octobre 2015
- le numéro d’un texte
Ex. : Réf. : article 221 de la loi no 021-89 du 14 novembre 1989 portant refonte du
statut général de la fonction publique

3-2-3. Ampliations

Cette mention est utilisée lorsque des copies signées et conformes à l’original sont
adressées à d’autres services ou personnes que le destinataire principal du document.

La mention de ces destinataires ou ampliataires doit être faite sur la lettre. C’est ainsi que le
destinataire principal indiqué en suscription saura que la lettre qui lui destinée est aussi
adressée à d’autres personnes. Par ailleurs, la mention ampliations fixe le programme de
répartition du document. Cette mention est disposée à l’angle inférieur gauche de la
dernière page du document.

Ex. : Ampliations :

11
 MSP-CAB……………………………………02

DRH ………………………………………….01

DP …………………………………………….01

Intéressés ………………………………….10

Affichage …………………………………….02

Archivage …………………………………….02/18

La synergie entre des notions d’ordre général qui viennent d’être étudiées et l’usage des
formules consacrées du style administratif constituent la base sur laquelle les administratifs
en actes et en devenir doivent maitriser pour réaliser des performances efficaces en
situation de rédaction administrative

Section 4 : Conditions d’une bonne rédaction administrative

- Conditions immédiates ;
- Conditions médiates ;
- Conditions concomitantes.

Chapitre 2 : Rédaction des documents d’information

Section 1 : Documents de correspondance

1-1 Lettre à forme personnelle

La lettre à forme personnelle est rédigée lors que:

- un agent s’adresse à sa hiérarchie ou à une autorité administrative au sujet

d’une préoccupation d’intérêt personnel ;
- l’Administration répond ou écrit à un agent sur un sujet concernant
particulièrement ce dernier;
- l’Administration de l’Etat s’adresse à une personne morale ou physique
privée;
- l’Administration de l’Etat s’adresse à une Administration étrangère ou
internationale.

La lettre à forme personnelle se distingue entre autres par l’existence des formules
d’appel et de courtoisie

12
  Lettre à forme personnelle d’un agent à sa hiérarchie

Jacques MANOU Brazzaville, le 2 mai 2006

Comptable Principal
en service à la
Direction Générale
du Trésor
à Brazzaville
A Monsieur le Directeur
Général du Trésor
à Brazzaville

Objet : mutation

Monsieur le Directeur Général,

Pour des raisons de convenance personnelle, j’ai l’honneur de solliciter de

votre bienveillance ma mutation dans une Direction départementale du Trésor, de
préférence dans le département de la Likouala.

Je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur le Directeur général,

l’expression de mon profond respect. /-

(é) Jacques MANOU

 lettre à forme personnelle d’un agent à sa hiérarchie

Antoine KADIE Abidjan, le 20 septembre 2006

Attaché Administratif, Chef
du bureau des pensions,
Direction de la
13
Prévoyance Sociale et des
Pensions
A Monsieur le Ministre de la Fonction
Publique
Sous couvert de Monsieur le
Directeur de la Prévoyance Sociale
et des Pensions

Objet : Autorisation d’absence en vue d’un concours

Réf. : Décret n°65-16 du 14 janvier 1965 portant

modalité d’application du Statut général
de la Fonction Publique, article 26.

Monsieur le Ministre,

J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance une autorisation spéciale

d’absence de trois jours pour me permettre de me présenter aux épreuves écrites
du concours d’accès au cycle supérieur de l’Ecole Nationale d’Administration qui se
dérouleront les 3, 4 et 5 octobre prochains..

Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mon

profond respect. /-

Antoine KADIE

 Structure-type de la Lettre à forme personnelle d’un

administrateur public à un agent

TIMBRE Dénomination officielle de l’Etat

et Devise Nationale
N° d’enregistrement

14
 Suscription

Objet :

Référence (Réf.) :

Pièces jointes (P.J) :

Formule d’appel,

________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

___________________________________

________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

___________________________________

Formule de courtoisie

Attache (fonction du signataire)

Signature
L’identité du signataire

15
  Lettres à forme personnelle d’un administrateur public à un agent

MINISTERE DE L’ECONOMIE REPUBLIQUE DU CONGO

DES FINANCES ET DU BUDGET Unité-Travail-Progrès
--------------- ----------
DIRECTION GENERALE
DU TRESOR Brazzaville, le
---------------
DIRECTION DE GESTION DU
PERSONNEL
---------------

N°_______/MEFB/DGT/DGP Le Directeur Général

A
Monsieur Jacques MANOU
Comptable Principal en service
à la Direction Générale du trésor

Objet : Mutation

Réf. : V/I du 2 mai 2006

Monsieur,

Par votre lettre citée en référence, vous avez sollicité pour des raisons de convenance
personnelle votre mutation dans une Direction départementale, de préférence, dans le Département de
la Likouala.

J’ai l’honneur de vous faire connaitre que par le jeu de vacances de postes, seul le
Département de la Sangha disposera l’année prochaine d’un poste correspondant à votre qualification,
qui pourrait vous être attribué.

En conséquence, veuillez me faire connaitre dans les meilleurs délais votre acceptation de
cette éventuelle mutation.

Veuillez agréer, monsieur, l’assurance de ma considération distinguée. /-

(é) Emile DOSSOU

16
MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES REPUBLIQUE DU CONGO
ET DE LA COOPERATION Unité-Travail-Progrès
---------- ----------
CABINET
----------
Brazzaville, le
N°__________/MAEC-CAB

Le Ministre

Monsieur,

Vous avez bien voulu m’adresser un message de félicitation à l’occasion de ma

reconduction au poste de Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération.

J’en suis très sensible à cette marque d’intérêt et vous en remercie vivement.

Je vous prie de croire, Monsieur, à l’expression de ma considération distinguée. /-

Basile IKOUEBE

Monsieur le Responsable du Collectif

des Etudiants de l’Ecole Nationale
Moyenne d’Administration (ENMA),
Filière Diplomatie : 1ere année, en
stage au Ministère des Affaires
Etrangères et de la Coopération

-BRAZZAVILLE-

17

BP. 2070-BRAZZAVILLE-Tel/Fax (242)81.41.60-email : cab_maef@yahoo.fr

18
 REPUBLIQUE TUNISIENNE Tunis, le
---------------
MINISTERE
DE L’EDUCATION NATIONALE
---------------
DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT
SUPERIEUR Le Ministre de l’Education Nationale
---------------
RB/SA A
Monsieur Ali B.
N°_______/MEN/DES/SP Professeur au Lycée Bizerte
sous couvert de Monsieur le Proviseur du
Lycée de Bizerte

Objet : Changement d’affectation

Réf. : Votre lettre du ….

Monsieur,

Par lettre citée en référence ci-dessus vous avez sollicité pour des motifs d’ordre familial et de
santé, votre affectation dans un lycée du Gouvernorat de Sousse, et de préférence au lycée de Ksar
Bellal.

J’ai l’honneur de vous faire connaitre que, par le jeu de vacances de postes, seul le lycée de
Mahdia disposera de la prochaine rentrée d’un poste correspondant à votre qualification et qui pourrait
vous être attribué.

En conséquence, vous voudriez bien me faire connaitre dans les meilleurs délais, et au plus
tard le …. votre acceptation de cette affectation éventuelle.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée./-

Pour le Ministre et par délégation,

le Directeur de l’Enseignement
secondaire

Abdelouahab YACOUD

19
 MINISTERE DE L’ECONOMIE REPUBLIQUE DU CONGO
DES FINANCES ET DU BUDGET Unité-Travail-Progrès
--------------- ----------
DIRECTION GENERALE
DU TRESOR
---------------
DIRECTION DE GESTION DU Brazzaville, le
PERSONNEL
---------------

N°_______/METB/DGT/DGP Le Directeur

A
Monsieur Jacques MANOU
Comptable Principal
à la Direction Générale du trésor
à Brazzaville

Objet : Mutation

Réf. : V/I du 2 mai 2006

Monsieur,

Par votre lettre citée en référence, vous avez sollicité pour des raisons de convenance
personnelle votre mutation dans une Direction Départementale, de préférence dans la Département de
la Likouala.

J’ai l’honneur de vous faire connaitre que par le jeu de vacances de postes, seul le
Département de la Sangha disposera l’année prochaine d’un poste correspondant à votre qualification,
qui pourrait vous être attribué.

En conséquence, veuillez me faire connaitre dans les meilleurs délais votre acceptation de
cette éventuelle acceptation.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’assurance de ma considération distinguée. /-

(e) Emile DOSSOU

20
  Lettre à forme personnelle d’une personne morale privée à une administration
publique

ECOLE SUPERIEURE D’ADMINISTRATION ET DE GESTION DES ENTREPRISES

(ESGAE)
DIRECTION GENERALE

Brazzaville, le 16 novembre 2011

N/Réf. : 659 /ESGAE /DG/2011

Le Directeur Général

Monsieur le Directeur Général de la

Caisse Nationale de Sécurité Sociale
(CNSS)
Brazzaville

Objet : Demande de stage

Monsieur le Directeur général,

Il est de plus en plus admis qu’une formation de type supérieur soit complétée par un séjour sur
le terrain afin de mieux appréhender l’enseignement théorique acquis à l’école.

C’est pour cette raison que je me permets de vous adresser cette demande de stage en vue de
permettre à notre étudiant(e) …………. titulaire d’une Licence Professionnelle en Administration des
Entreprises , d’approfondir ses connaissances et d’acquérir une pratique professionnelle au sein de
votre Administration.

A la fin du stage, vous voudriez bien délivrer une attestation de fin de stage à l’étudiant(e).

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur général, l’assurance de ma profonde gratitude.

Prof Roger A. MAKANY

21
 1-2 Lettres entre services ou lettres administratives

La lettre entre services est une correspondance qui est échangée entre deux administrations de l’Etat
au sujet des préoccupations liées au service.

Ici, le terme service a une portée générale. Il peut s’agir d’un échange entre deux directions générales
ou entre deux ministères. (cf. cas concrets)

Initiales du APPELATION DE L’ETAT

rédacteur Devise nationale
1.
Timbre du service
Lieu et date

N° d’enregistrement

Réclame ou
suscription

Objet

Référence : (s’il y a lieu)

Pièces jointes : (s’il y a lieu)

Corps

de

la

lettre

22
Ampliation Attache et
(S’il y a lieu) Signature
Identité du signataire
 PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE REPUBLIQUE DU CONGO
--------------- Unité-Travail-Progrès
MAISON MILITAIRE ----------
---------------
CABINET
---------------

N°_______/PR/MM/CAB Brazzaville, le

Le Directeur de Cabinet

Monsieur le Directeur de l’Ecole

Nationale Moyenne d’Administration
-Brazzaville-

Objet : A/R de la demande de stage

Référence : V/L N°038/METPFQE/DGAS/DDETP-B/ENMA/DS du 18 janvier 2012

Sur instruction du Chef de la Maison Militaire du Président de la République, j’ai l’honneur de

bien vouloir vous donner une suite favorable, en réponse à votre lettre ci-dessus référencée, par
laquelle vous sollicitiez la réception à la grande chancellerie des Ordres Nationaux, des étudiants
finalistes de l’Ecole Nationale Moyenne d’Administration (ENMA), au titre de l’année scolaire 2011-
2012, pour un stage pratique du 1er mars au 30 avril 2012.

Cependant, je vous demande de vous rapprocher des services de la Grande Chancellerie des
Ordres Nationaux, sis à l’ex-station de Radio Congo, pour examiner les modalités pratiques du
déroulement dudit stage.

Colonel Ignace IBARA

Copie : Au GCON « A titre d’info » 23

MINISTRE D’ETAT, DES TRANSPORTS ET REPUBLIQUE DU CONGO
DES PRIVATISATIONS, CHARGE DE LA Unité-Travail-Progrès
COORDINATION DE L’ACTION ----------
GOUVERNEMENTALE
---------------
CABINET Brazzaville, le
---------------
 2148 -  : 81 10 70 / 81 53 78
Fax : 81 10 58 / 81 10 60

N°_______/PR/MM/CAB LE MINISTRE D’ETAT

Monsieur le Ministre
de la Fonction Publique et
de la Réforme de l’Etat

BRAZZAVILLE

Je vous demande de me proposer des éléments de réponse concernant le

dossier des diplômés externes de l’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature
(ENAM) et de l’Ecole Nationale Moyenne d’Administration (ENMA), en marge de l’audit
que vous comptez réaliser sur les recrutements déjà effectués à la fonction publique.

Isidore MVOUBA

24
 MINISTERE DE L’ECONOMIE REPUBLIQUE DU CONGO
DES FINANCES ET DU BUDGET Unité-Travail-Progrès
--------------- ----------
CABINET
---------------
DIRECTION GENERALE
DU BUDGET Brazzaville, le
---------------

N°_______/MEFB/CAB/DGB

Le Ministre
A
Monsieur le Secrétaire Général
du Gouvernement

-Brazzaville-

Objet : Transmission du Projet de Budget

P.J : Trente (30) exemplaires du Projet

de Budget exercice 2006

J’ai l’honneur de vous faire parvenir ci-joint en trente (30) exemplaires, pour examen et
adoption à la prochaine réunion du Conseil des Ministres, le projet de budget exercice 2006.

Pour le Ministre
et par délégation,
Le Directeur Général du
Budget

Alain PAMBA

25
MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET REPUBLIQUE DU CONGO
DE LA SECURITE SOCIALE Unité-Travail-Progrès
--------------- ----------
OFFICE NATIONALE DE L’EMPLOI ET
DE LA MAIN-D’ŒUVRE
--------------- Brazzaville, le
DIRECTION GENERALE
---------------
DIRECTION DE L’EMPLOI ET DE LA LE DIRECTEUR GENERAL DE
MAIIN-D’ŒUVRE L’OFFICE NATIONALE DE L’EMPLOI
---------- ET DE LA MAIN-D’OEUVRE

N°_______/MTESS/ONEMO/DG/DEMO A

Monsieur le Directeur de l’Ecole Nationale

Moyenne d’Administration (ENMA)

Brazzaville
----------

Objet : Réponse à votre lettre du 21 mars 2006

En réponse à votre correspondance n°175/METP-DGAS-DDETP-ENMA-D du 21 mars 2006,

par laquelle vous sollicitez un partenariat pour le 25ème anniversaire et la journée « portes ouvertes » de
l’Ecole Nationale Moyenne d’Administration (ENMA), j’ai l’honneur de vous informer que je marque mon
accord sur la remise des deux prix ou récompenses à donner aux meilleurs stagiaires de la filière
« Gestion scolaire » de cette école.

André NYANGA-ELENGA

26
 1-3 .La note administrative

La note administrative est un document de correspondance au sein d’une même

Administration lors qu’il s’agit des préoccupations liées au service.

Elle peut avoir comme formule d’envoi ou intitulé :

- Note à l’attention de …, lors qu’elle est adressée à un supérieur hiérarchique;

- Note à l’intention de … ou Note pour … lors qu’elle est adressée à un
subordonné.
- Entre collègues, le choix de la formule d’envoi est libre.

Note administrative d’un agent à sa hiérarchie

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT TECHNIQUE ET PROFESSIONNEL REPUBLIQUE DU CONGO
DE LA FORMATION QUALIFIANTE ET DE L’EMPLOI Unité-Travail-Progrès
--------------- ----------
DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION SCOLAIRE
---------------
DIRECTION DEPARTEMENTALE DE L’ENSEIGNEMENT TECHNIQUE
Brazzaville, le
ET PROFESIONNEL DE BRAZZAVILLE
---------------
ECOLE NATIONALE MOYENNE D’ADMINISTRATION
---------------

N°______/METP/DGAS/DDETP.B/ENMA

Objet : Stage des étudiants de

la filière Diplomatie

NOTE A LA HAUTE
ATTENTION DE MONSIEUR LE DIRECTEUR GENERAL
DE L’ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL
------------------------------

Après la phase théorique des enseignements du 1er semestre, les étudiants de l’ENMA inscrits en 2e
année ont été mis en stage dans différentes administrations publiques et privées depuis le 1 er mars
2002.

Malheureusement, ceux de la filière Diplomatie n’ont pas été reçus, sous prétexte que la fermeture de
cette filière serait exigée par l’Administration des Affaires Etrangères depuis quelques années.

27
Aussi, souhaiterai-je votre intervention en vue de débloquer cette situation.

Pour respectueuse note./-

Le Directeur de l’ENMA

Roger Marcel OKANA

Section 2 : Les documents de conservation de l'information

2 Structure du compte rendu de réunion

28
Le compte rendu de réunion est établi à la suite d’une réunion. Il reprend les débats et les conclusions
y relatives.

Il y a trois formes de compte-rendu : le compte rendu analytique, le compte-rendu intégral et le compte

rendu synoptique (sous forme de tableau)

Le compte-rendu intégral ou ‘’in extenso’’ se caractérise par la reprise en style direct des différentes
interventions, en suivant le mot à mot des débats, en faisant directement parler les participants.

Ex : Le Président : le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je donne la parole à

Monsieur TATY qui va vous exposer le premier point inscrit à l’ordre du jour.

Le compte-rendu analytique consiste à citer les propos des participants en les nommant mais on ne les
fait pas parler directement.

Ex : Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le président déclare la séance
ouverte et donne la parole à Monsieur TATY qui fait le point des travaux de son service sur la première
question inscrite à l’ordre du jour

. Le corps du compte-rendu de réunion comprend un prologue et un développement.

29
Le prologue est constitué d’au moins quatre (4) éléments : il s’agit d’une phrase introductive qui
rappelle la date, l’heure, le lieu, le président et l’objet de la réunion.

Cette phrase est suivie de la liste des présences et le cas échéant de la liste des absences dans l’ordre
de préséance ou dans un autre ordre (alphabétique par exemple).

Cette liste reprend l’identité et la qualité de chaque membre et peut préciser au besoin si le participant
à voix délibératoire ou consultative. Lorsque la liste est trop longue, elle sera annexée au compte
rendu.

La liste des présences est suivie de l’ordre du jour.

Le développement du compte-rendu se fait conformément aux points inscrits à l’ordre du jour.

Il se termine par une formule finale (stéréotypée) qui est le dernier paragraphe du corps.

Ex : l’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 13 heures.

La date du compte-rendu, est la date de l’établissement ou de signature du compte-rendu.

Ex. Fait à Brazzaville, le 3 février 2016

3 Le procès verbal

Les étapes de rédaction du procès verbal de réunion sont presque les mêmes que celles du
compte rendu de réunion.

Cependant les points de différences essentielles entre ces deux documents administratifs sont indiqués
ci-après.

 La dénomination: Procès verbal

 La formule solennelle d’introduction:
ex. l’an deux mille dix sept et le 27 janvier s’est tenu dans la salle des conférences de l’école
supérieure de chemins de fer à 10 heures, le Conseil d’administration de l’Agence de Régulation des
Transferts de Fonds, sous la direction de Monsieur Robert MASSAMBA-DEBAT, Directeur général de
ladite agence.

 La formule pré-finale: ex. l’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 15 heures.
 La formule finale: ex. En foi de quoi le présent procès verbal est établi pour servir et valoir ce
que de droit
 Plusieurs signataires: le procès verbal doit être signé par au moins deux personnes.

30
4 Le rapport

Contrairement au compte rendu, le rapport n’est pas une simple description des faits. Car au delà de la
description, le rapport peut contenir des observations, des critiques, des remarques ainsi que des
propositions ou suggestions.

Structure du rapport

MINISTERE DE ______________ ETAT

DIRECTION _________________ et devise
SERVICE ___________________
----------
N° ________/________
lieu __________date___________

RAPPORT

À M. le ____________________

Objet : __________________________

1. Introduction
- J’ai l’honneur …
- Comme suite à …

2. Développement1
- exposé des faits
- raisonnement et commentaire
- propositions
Le développement sera charpenté de façon plus ou moins apparente (parties, sous-parties) en fonction de
son volume.

3. Conclusion
Résumé des propositions présentées (important surtout pour un long rapport) et s’il y a lieu demande
d’instructions

Qualité

Signature

1
Si plusieurs questions différentes sont traitées dans le rapport, chacune d’elles sera reprise dans une partie
construite sur le même schéma. On n’oubliera pas de ménager des liaisons d’une partie à l’autre.

31
Nom

32
5 L’attestation et le certificat

L’attestation et le certificat sont des documents de conservation de l’information qui ont

pour rôle de porter un témoignage au profit d’un agent ou d’un citoyen, dans le cadre
des situations administratives ou civiles.
Exemple d’attestation

SENAT REPUBLIQUE DU CONGO

--------------- Unité-Travail-Progrès
DEUXIEME SECRETARIAT ----------
---------------
CABINET
---------------

N°______/S/DS/CAB

ATTESTATION DE PRISE DE SERVICE

Le Directeur de Cabinet du deuxième Secrétaire du sénat par Intérim, soussigné, atteste que Monsieur
Jacques MOKOLO nommé Conseiller Politique et Diplomatique du Deuxième Secrétaire du Sénat par
note n°140/… du 5 mai 2017 a effectivement pris ses fonctions le 7 mai 2017

En foi de quoi, la présente attestation est établie pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à Brazzaville, le

Ampliations :

Sénat/Cab ................ 06
SG/Sénat .................. 01
SGA/Sénat................ 01
DFARH/Sénat ........... 01
Com. Per./Sénat ...... 06
Emmanuel POUPET
Groupes/Part ........... 03
Intéressé .................. 02
Archives ............. 02/22
33
Chapitre 3 : Rédaction des documents d’instruction
La note de service

La note de service est un document d’instruction par lequel un supérieur hiérarchique transmet ou
donne des ordres à un ou plusieurs subordonnés. Il s’agit d’un document hiérarchique à caractère
impératif.

Exemple de note de service

MINISTERE DU TRAVAIL REPUBLIQUE DU CONGO

--------------- Unité-Travail-Progrès
CABINET ----------
---------------
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
---------------
Brazzaville, le
N°______/MT/CAB/DRH

NOTE DE SERVICE
portant affectation de certains agents à la Direction Générale du Travail
------------------------------

Les agents dont les noms et prénoms suivent, intégrés à la fonction publique et mis à la disposition du
Ministère du Travail par décret no …./…./…du …sont affectés à la Direction Générale du Travail en
complément d’effectifs. Il s’agit de :

No Noms et prénoms Grades

1 BOUNKOUTA David Administrateur des SAF
2 NGAMI KABI Arthur Administrateur des SAF
3 ONTSOMA William Secrétaire d’administration
4 SIKANGUI NGALA E Secrétaire pricipale d’administration
5 ADZABI Nancy Administrateur des SAF adjoint

La présente note de service prend effet à compter de la date de signature

34
 Fait à Brazzaville, le

La Directrice des Ressources Humaines

Bénédicte BIDOUNGA

Ampliations :

MT/Cab ................... 02
DGT/SD .................... 01
DRH ......................... 01
Intéressés ................ 05
Archives .............. 02/11

La circulaire

La circulaire est aussi un document d’instruction. Mais elle est forcement adressée à plusieurs
subordonnés ou destinataires. (cf. cas concrets)

Chapitre 4 : Observation des documents normatifs

Les documents normatifs sont des actes réglementaires et législatifs instituant des types de
comportements ayant force de droit ou d’obligation.

Les principaux documents à observer sont :

- la loi : texte législatif ;

- le décret : texte réglementaire ;
- l’arrêté : texte réglementaire.

Bibliographie

- CATHERINE Robert (2005), Le style administratif, édition Albin Michel, Paris, 277
pages
- FAYET Michelle et NISHIMATA Aline,(2001), Savoir Rédiger le Courrier d’Entreprise,
éd. d’Organisation, Paris.

35
 - FERRANDIS Yolande(2001), La rédaction administrative en pratique, éd.
d’Organisation, Paris
- GANDOUIN Jacques (2008), Correspondance et rédaction administrative, éditions
Armand Colin, Paris, 369 pages
- GANDOUIN Jacques et ROUSSIGNOL Jean-Marie (1980), Rédaction Administrative,
éditions Armand Colin, Paris 206 pages
- KINENGUE Marcel (1991), cours de Techniques administratives, ENAM, Brazzaville,
464 pages

ANNEXE

La corrélation entre la formule d’appel et la formule de courtoisie

Il doit y avoir corrélation entre la formule d’appel et la formule de courtoisie.

On n’assure pas un camarade ou un collègue de sa considération ou de son
respect, une personne d’un rang moindre que le sien, de ses sentiments
respectueux.

Formules d’appel Formules de courtoisie

correspondantes
Madame Hommages respectueux /respectueux
hommages
Monsieur Salutations distinguées
Cher monsieur, cher ami, cher Sentiments les meilleurs
camarade
Monsieur le Président
Monsieur le Député Considération distinguée
Monsieur le Sénateur
Autorités supérieures Respectueux sentiments
Monsieur le Gouverneur Sentiments déférents et dévoués
36
 Très haute considération
Haute considération

Remarques : la formule « Je vous prie d’agréer…, Je vous prie de bien vouloir

agréer » est beaucoup plus déférente que « Veuillez agréer ……. »

Les salutations, les hommages s’expriment. On n’en donne pas l’assurance. De

ce qui précède, on écrira par exemple :

- Veuillez agréer Madame, l’expression de mes hommages

- Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de
mon profond respect
- Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président de la
République, l’expression de ma très haute considération et de …

37
38