Dé nieuwe manier van samenwerken

Januari 2011
Verzorgt u opleidingen, trainingen, workshops of seminars? Dan weet u vanuit
de praktijk hoe lastig het is om beschikbare locaties, tijdstippen en docenten
aan elkaar te koppelen. Hoeveel werk het u kost om cursisten of docenten te
informeren over een kleine wijziging.

Of wellicht bent u als opleidingsafdeling verantwoordelijk voor de organisatie

van opleidingen in uw eigen organisatie. En heeft u inzicht in wie van uw
medewerkers op dit moment een opleiding of cursus volgen? Of wie dat
functiehalve zouden moeten doen? Kunt u snel per medewerker een
opleidingsplan definiëren? Inclusief kosten? Weet u überhaupt wat u op
jaarbasis kwijt bent aan opleidingen en cursussen?

Heeft u een professionele tool?

Vaak vinden we het antwoord op een van bovenstaande vragen uiteindelijk wel.
Vaak krijgen we uiteindelijk wel voor elkaar wat we willen. Want alles ligt toch
vast. Ergens. Alles is toch geregeld. Door iemand. Maar we missen eenvoudig-
weg structuur. We missen het overzicht. We missen een professionele tool om
onze cursusadministratie gestalte te geven.

Voor HRM-afdelingen én opleidingsbureaus

Coachview.net is die tool. Een onmisbaar gereedschap voor iedere HRM-

afdeling en ieder opleidingsbureau om snel en efficiënt te kunnen plannen,
registreren, communiceren, analyseren en samenwerken. Alles in één gebruiks-
vriendelijk pakket om een gedegen en professionele administratie te kunnen
voeren.

Vraag om een demo

Deze brochure geeft u een eerste beeld van Coachview.net. Wilt u aan den lijve
kennismaken met het programma, vraag dan om een vrijblijvende demo. Of
kijk op www.Coachview.net.
Wat is Coachview.net?

Coachview.net is volledig ingericht op het snel,

efficiënt en professioneel kunnen organiseren en
administreren van opleidingen. Een programma dat
is ontwikkeld voor zowel organisaties die opleidingen
verzorgen als organisaties die opleidingen afnemen.

Een van de voordelen van Coachview.net is dat het

programma op maat van iedere organisatie kan
functioneren. Een eigenschap die zij te danken
heeft aan haar modulaire opbouw. Coachview.net
bestaat namelijk uit de modules:

1. Basismodule
Het openingscherm van Coachview.net
2. Bedrijven en Personen
3. Documenten en Acties
4. Opleidingen Module Bedrijven en Personen
5. Verkopen en Facturering
Deze module is niets minder dan een geavanceerd
6. Inkoopkosten relatiebeheerprogramma. Een functie die u niet
7. Materieel alleen in staat stelt alle gegevens van uw relaties te
beheren en in te zien, maar vooral ook te
8. Docent- en Locatieplanning
gebruiken. Bijvoorbeeld om alle docenten of
9. Mailing Master contactpersonen een brief of e-mail te sturen.
10. Webaanvraag
11. Evaluatie Overigens stemt Coachview.net zich relatief een-
12. Competentiemanagement voudig af op programma’s die u al gebruikt. Heeft u
bijvoorbeeld al een relatiebeheerprogramma, dan
13. Management Informatie
hoeft u dus niet alle gegevens nog eens in Coach-
view.net in te voeren. Gegevens kunt u namelijk
Op de navolgende pagina’s leest u welke functies u onderling uitwisselen.
met de afzonderlijke modules kunt uitvoeren.

Module Documenten en Acties

Basismodule
De basismodule is eigenlijk niet een aparte module,
maar de startpagina van Coachview.net. Het is de
pagina van waaruit gebruikers, naar gelang de aan
hen verleende rechten, verder in het programma
duiken.
Met deze module maakt u documenten en acties
aan die het programma vervolgens automatisch
opslaat in het dossier van bijvoorbeeld een
opleiding, cursist of docent.
Documenten

Een voorbeeld van een document is een uitnodiging

Gebruikersgemak heeft voorop gestaan bij het
ontwerpen van het ‘uiterlijk’ van het programma.
Dat heeft onder andere geresulteerd in overzichte-
lijke menubalken en herkenbare knoppen. Daar-
naast kunt u het scherm zelf naar eigen smaak en
voorkeuren in ‘panels’ inrichten. In het ene panel
plaatst u bijvoorbeeld de laatste nieuwsberichten,
in het andere de tien meest actuele opleidingen,
de nieuwe inschrijvingen vanuit uw website of uw
openstaande acties.
aan cursisten. Selecteer de doelgroep, vervolgens
de layout volgens welke het document moet worden
opgesteld en het programma genereert automatisch
voor elk lid van de doelgroep hetzelfde document;
dat vervolgens dus bij ieder van hen in het
persoonlijke dossier terechtkomt.
 • Registreren van vrijstellingen
• Controleren op dubbelboekingen
• Enz.

Coachview.net bevat een eigen ingebouwde documenten-

editor: optimale flexibiliteit in layout en inhoud!

Voorbeeld van een scherm met de deelnemers aan een

Acties opleiding. Inclusief presentie- en slagingsregistratie.

Acties zijn de ‘niet vergeten te doen’ stickers. Maar

dan in een digitale variant. En snel en eenvoudig
aan te maken. U tikt uw bericht in, kiest de datum
waarop de actie moet zijn afgerond en de contact-
persoon die de actie moet ondernemen.
Bij het aanmaken van acties kunt u handig gebruik
maken van templates. Een voorbeeld? Maakt u een
nieuwe opleiding aan, dan krijgt uw collega drie
weken voor aanvang van de opleiding automatisch
een herinnering om de cursisten uit te nodigen.
Kortom
Met deze module maakt, bewaart en beheert u alle
documenten en acties die zijn gerelateerd aan uw
opleidingsadministratie.
Module Verkoop en Facturering
Met deze module koppelt u verkoopregels aan een
aanvraag. Dat kan informatie zijn over deelname-
kosten, kosten van lesmateriaal, examenkosten,
enz. Op basis van deze gegevens stelt u later een-
voudig de factuur op of belast u de kosten intern
door.
Met deze module kunt u tevens op elk gewenst
moment de status van een aanvraag nagaan. U ziet
direct of een offerte al is uitgebracht, of de aan-
vraag reeds order is geworden en of de aanvraag al
is ingepland.
Overigens kunt u de financiële gegevens gemakke-
lijk doorsluizen naar uw financieel pakket. U hoeft
dus geen dubbel werk te verrichten.

Module Opleidingen

Dit is de kern van het programma. De daadwerke- Module Inkoopkosten

lijke opleidingsadministratie. Alle taken die bij het
Met de module Inkoopkosten registreert u
organiseren of uitbesteden van opleidingen, trai-
eenvoudig de kosten die u maakt bij de uitvoering
ningen of cursussen horen, komen in deze module
van een opleiding, cursus, training of seminar. Denk
aan bod. Het voert te ver om alle functies toe te
hierbij aan de kosten voor de docent, de locatie, de
lichten. Vandaar een opsomming van de belangrijk-
gebruikte middelen, het lesmateriaal, etc.
ste functies:
Gebruikt u ook de module Verkoop en Facturering
• Vastleggen van aanvragen voor informatie en de module Management Informatie? Dan heeft u
of deelname met slechts een enkele muisklik, op ieder gewenst
• Uitbrengen en bewaken van offertes moment, direct en actueel inzicht in wat u nu
• Volplannen van een klas eigenlijk heeft verdiend (per opleidingssoort, per
• Uitnodigen van cursisten opleiding of zelfs per opdrachtgever).
• Aanleggen van een presentielijst
• Registreren van behaalde cijfers
• Vastleggen kwalificaties van docenten
• Genereren van certificaten

Module Materieel
U gebruikt regelmatig materieel bij bepaalde
trainingen (beamers, reanimatiepoppen, etc.)? Dan
kunt u de planning hiervan overlaten aan de
materieel-module. Zo krijgt u automatisch een
seintje wanneer een bepaald benodigd materieel
niet meer voorhanden is.
Maar ook kunt u automatisch materieel van de
voorraad laten afboeken dat u daadwerkelijk
verbruikt. Lesboeken zijn hier een praktisch
voorbeeld van. Met het grootste gemak bewaakt u
het optimale bestelmoment!
Module Docenten-/Locatieplanning
Deze module is het visuele hulpmiddel voor
organisaties die opleidingen en cursussen ver-
zorgen. Zij helpt u bij het maken van een tijds-
planning en bij het indelen van docenten, locaties
en cursisten.
De planningsmodule geeft u in één oogopslag
inzicht in de status van een opleiding: hoeveel vrije
plaatsen er nog zijn, wie de docent is, wanneer de
opleiding wordt gegeven en op welke locatie.
Kortom: een overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en
onmisbaar hulpmiddel bij het plannen van opleidin-
gen en cursussen.
De planningsmodule: uw opleidingsplanning weergegeven
op dag-, week- of maandbasis.
Module Mailing Master
Met deze module maakt en verstuurt u meerdere
documenten tegelijk, per brief of per mail. In een
handomdraai nodigt u bijvoorbeeld alle deelnemers
aan een opleiding uit en stuurt u een bevestiging
naar alle docenten.
En met evenveel gemak stuurt u een kerstkaart
naar relaties die u op basis van door u gekozen
criteria heeft geselecteerd.
Module Webaanvraag
U krijgt met enige regelmaat inschrijvingen of
aanvragen binnen vanuit uw website of intranetsite?
En deze voert u vervolgens handmatig in uw
cursusadministratie in? Uiteraard een tijdrovende
en foutgevoelige bezigheid.
Coachview.net heeft hier de oplossing voor gevonden
in de vorm van de module Webaanvraag. Via een
eenmalige code die u toevoegt aan het huidige
inschrijfformulier van uw website, worden nieuwe
inschrijvingen direct doorgezet naar Coachview.net.
Deze nieuwe webaanvragen verschijnen automa-
tisch in het opstartscherm. Vervolgens hoeft u de
gegevens alleen nog maar te controleren, waarna u
de webaanvraag al dan niet door kunt zetten.
Een nieuwe internet-inschrijving verschijnt automatisch op
het opstartscherm ter verdere verwerking.
Module Evaluatie
U wilt de kwaliteit van uw dienstverlening
monitoren en voert derhalve evaluaties uit van uw
cursussen, opleidingen, workshops, etc. De module
Evaluatie ondersteunt dit proces op een zeer
efficiënte en praktische wijze.
U kunt standaard-evaluaties samenstellen door
eenvoudig de vragen te definiëren die u wilt gaan
stellen. Inclusief de antwoordmogelijkheden:
multiple choice, een open vraag of een absoluut
beoordelingscijfer.

Voor de uitvoering van de evaluatie kunt u de
evaluatieformulieren uitprinten. Maar nog efficiënter
is het wanneer u de cursisten een email stuurt met
de mogelijkheid de evaluatie online in te voeren!
Zodra een cursist klaar is, ziet u de resultaten direct
in Coachview.net. Zowel individueel als
getotaliseerd per groep of per vraag.
Een voorbeeld van een online evaluatie; uiteraard te
voorzien van uw eigen logo.
Module Management Informatie
Met deze zeer uitgebreide module genereert u
operationele en financiële informatie. Wat is het
presentiepercentage, het slagingspercentage, het
aantal verzorgde opleidingsuren, de omzet, de
verwachte omzet, enz.? En alles aan opleiding,
opdrachtgever en periode te relateren.
U genereert informatie die u (helder gepresenteerd
in tekst en grafieken) ondersteunt in het sturen of
bijsturen van uw organisatie.
De module Management Informatie toont overzichtelijk alle
mogelijk gewenste kengetallen
Module Competentie Management
Deze laatste module is met name interessant voor
onze HRM-klanten: de opleidingsafdelingen van de
(veelal wat grotere) organisaties.
Met deze module definieert u de competentie-eisen
per afdeling, functie of medewerker. U koppelt
acties aan hiaten in opleiding. U legt competentie-
profielen per medewerker aan. En stelt per mede-
werker een persoonlijk opleidingsplan (POP) op.
Sturen op competenties is een nobel streven. In de
praktijk levert dat echter de nodige administratieve
strubbelingen op. Met deze module overwint u die
strubbelingen. En geeft u het begrip competentie
management eindelijk handen en voeten.
Eenvoudig koppelen met
andere systemen
Alle gegevens uit Coachview.net kunt u exporteren
naar elk gewenst programma of pakket dat u reeds
in gebruik heeft. Dat kan een systeem zijn om
personeelsgegevens uit te wisselen, een financieel
pakket, een content management systeem, uw
website, maar bijvoorbeeld ook een e-learning
systeem.
Andersom geldt hetzelfde. Gegevens die u in uw
bestaande systeem al eens heeft ingevoerd, kunt u
in Coachview.net importeren. Dat scheelt u meestal
een heleboel administratief werk en voorkomt
fouten.
‘Background module’
Al wat daarvoor moet gebeuren is het inrichten van
een zogeheten ‘background’ module. Deze maakt
het importeren en/of exporteren van gegevens
mogelijk.
Waarschijnlijk bestaat deze module al voor uw
pakket. Is dat niet het geval, dan inventariseren we
eenmalig de gegevens die u uit wilt kunnen
wisselen. De ‘background’ module passen wij daar
vervolgens op aan.
Waarom Coachview.net?
Coachview.net is software waarmee u uw oplei-
dingsadministratie eindelijk op professionele wijze
handen en voeten geeft. Een programma waarmee
u snel en eenvoudig alle gegevens beheert die
betrekking hebben op cursussen, trainingen en
opleidingen die uw medewerkers volgen of die u
voor uw klanten organiseert.
Als u op voorgaande pagina’s heeft gelezen welke
taken u met de afzonderlijke modules zoal kunt
uitvoeren, dan kent u de vele voordelen die het
programma u heeft te bieden. Heel kort samen-
gevat, komen die op het volgende neer:
1. Met Coachview.net werkt u samen
Coachview.net is volledig gericht
op het ‘samen doen’. U kunt
namelijk iedereen, zowel van
binnen als van buiten uw
organisatie, unieke gebruiks-
rechten verlenen. Zodat iedereen
op eigen wijze bij kan dragen aan een gestructu-
reerd verloop van een cursus of opleiding.
Dan moet u bijvoorbeeld denken aan de docent die
de presentielijsten bijwerkt, rechtstreeks in het
programma. De cursist die zijn feedback op een
opleiding geeft. Een manager of klant die zijn
medewerkers inschrijft. Of een collega die alle
cursisten een bericht stuurt dat de cursus een uur
later plaatsvindt dan aanvankelijk gepland.
Een programma dus met inbreng door iedereen en
informatie voor iedereen die bij een cursus of
opleiding is betrokken.
2. Met Coachview.net werkt u efficiënter
Gebruikersgemak is ‘heilig’ binnen
Coachview.net. Zo is alle
informatie begrijpelijk gepresen-
teerd. In overzichtelijke, ‘simpele’
schermen en herkenbare sym-
bolen. Met handige voorkeur-
menu’s op maat van de gebruiker. Alles in ‘gewone
mensen taal’ uitgelegd. En met een gratis helpdesk
op de achtergrond.
We hebben het over efficiënt werken? U kunt op elk
moment van de dag, vanaf elke computer met een
internetverbinding, in het programma inloggen.
Coachview.net is namelijk een zogeheten web
based applicatie. Dat wil zeggen: u start het
programma via uw browser, zoals Internet Explorer
of Mozilla Firefox. Dat betekent: altijd en overal
toegang.
3. Met Coachview.net stuurt u uw
organisatie aan
Coachview.net is meer dan een
programma om structuur aan te
brengen in de organisatie van
opleidingen en cursussen. Veel
meer. Het programma is tevens
hulpmiddel bij het aansturen of
bijsturen van uw organisatie.
Voor directies en HRM-afdelingen
Coachview.net helpt u bijvoorbeeld met het
definiëren van uw opleidingsplannen per afdeling of
per medewerker. U ziet precies hoe uw mede-
werkers het doen. Wie hoe vaak aanwezig was op
cursus. Wie welke resultaten heeft geboekt.
Gegevens die door de docent zelf in uw systeem
zijn ingeboekt en door u met slechts enkele klikken
met de muis zijn uit te lezen.
Voor opleidingsbureaus
Als opleidingsbureau ziet u met Coachview.net in
een handomdraai welke aanvragen reeds order zijn
geworden. Welke kosten nog moeten worden door-
berekend. En welke facturen nog moeten worden
betaald. In een handomdraai creëert u het benodig-
de inzicht om gericht actie op te ondernemen.
Kortom
Met Coachview.net heeft u eindelijk het gereed-
schap in handen om doelgericht actie te kunnen
ondernemen richting klanten, afdelingen of mede-
werkers. Niet op basis van uw onderbuikgevoel of
uitgebreid rekenwerk, maar op basis van snel
toegankelijke en objectieve managementinformatie.
Er is maar één beste oplossing
Wilt u uw opleidingsadministratie definitief goed op
de rit zetten? Wilt u kosten besparen en fouten
voorkomen door iedereen dezelfde ‘taal’ te laten
spreken? Door iedereen een uniforme werkwijze te
laten hanteren? Door eindelijk structuur aan te
brengen in uw administratie?
Dan is er maar één beste oplossing, waarmee u
klaar bent voor de toekomst: Coachview.net.
 • U hoeft niet te investeren in hardware: het
Coachview.net is Software as a enige wat u nodig heeft om Coachview.net te
Service laten draaien is een werkplek met internet-
verbinding.

U betaalt geen aanschafkosten om Coachview.net

te kunnen gebruiken. Geen kosten voor de dagelijk-
se backups. Geen onderhoudskosten. En zelfs geen
kosten voor periodieke upgrades. U betaalt
uitsluitend een maandelijkse ‘huur’ waarvan u in
zekere zin zelf de hoogte bepaalt.
Software as a Service
Coachview.net is Software as a Service (SaaS). Dat
wil zeggen: het programma draait op een externe
server en vormt daarmee geen belasting voor uw
eigen systeem. Via uw browser (dus via het
internet) logt u met uw persoonlijke code in het
programma in. Het is eigenlijk precies zoals de
naam al aangeeft: software als een dienst, niet als
een product.
Zijn mijn gegevens veilig?
Met Coachview.net huurt u ruimte op een externe
server. Deze staat in een zwaar beveiligd pand, met
onder andere strenge toegangscontrole, klimaat-
beheersing, geheel redundant uitgevoerde data-
lijnen en verschillende noodstroomvoorzieningen.
Het programma en de database lopen op twee
fysiek gescheiden servers. Backups staan op weer
een andere locatie. Er zijn firewalls geïnstalleerd.
De verbinding is beveiligd met een SSL-certificaat…
enz.
U ziet: maximale veiligheid is gewaarborgd. De
kans is zelfs groot dat uw gegevens vele malen
veiliger zijn opgeslagen dan op dit moment.

Vraag om een vrijblijvende offerte

Hoe hoog is uw ‘huur’?
De hoogte van uw tarief is afhankelijk van het
aantal gebruikers en het aantal modules per
gebruiker. Kort door de bocht, huurt u gebruikers-
licenties. Omdat u zelf bepaalt wie tot welke
modules toegang heeft, heeft u ook zelf invloed op
de hoogte van uw maandtarief.
Heeft u inzicht in de personele en administratieve
kosten die u nu kwijt bent aan het plannen en
beheren van uw opleidingen? Zet die dan eens af
tegen het maandtarief dat u betaalt voor gebruik van
Coachview.net. U zult zien dat de investering zich
niet alleen functioneel maar ook financieel loont.
Vraag om een vrijblijvende offerte. En reken uw
voordeel uit.

Uw voordelen

Een heel groot voordeel is dat u uitsluitend betaalt

voor het effectieve gebruik van het programma.
Ofwel: what you get is what you pay. Te allen tijde
duidelijkheid dus. U weet immers tevoren precies
wat u betaalt.

Nog enkele voordelen van Coachview.net als SaaS:

• U zit niet vast aan langdurige verplichtingen.

Als u voor het einde van de maand een module
of gebruiker ‘uitzet’, komt deze met ingang
van de nieuwe maand te vervallen.

• U komt niet voor onvoorziene werkzaamheden

of kosten te staan: updates en back-ups
vinden automatisch plaats en zijn in het
maandtarief inbegrepen.

• U kunt onbeperkt terugvallen op onze gratis

helpdesk.
Vraag om een vrijblijvende demo

Deze brochure is bedoeld om een eerste indruk te geven van het programma.
Meer inhoudelijke informatie over het programma vindt u hier: Coachview.net
Cursusadministratie Software.

Wilt u aan den lijve kennismaken met Coachview.net? Vraag dan om een vrijblijvende
demo.

Coachview.net

Postbus 135, 5460 AC Veghel

Bastion 1-5, 5491 AN Sint-Oedenrode

Tel. 0413-483088
Fax 0413-483086

Info@Coachview.net
www.Coachview.net

De organisatie achter Coachview.net

InnoPhase BV is de organisatie achter Coachview.net. Een software-ontwikkelbureau

dat door jarenlange ervaring met het product OIS (Opleidings Informatie Systeem) is
uitgegroeid tot één van de specialisten in de markt op het gebied van opleidings-
administratiesoftware.

Naast het product Coachview.net bouwen we maatwerksoftware voor aansprekende

klanten als DHL, Exel, Betonson en Rijkswaterstaat. Wilt u meer weten over de
organisatie achter Coachview.net? Bezoek dan onze website: www.InnoPhase.nl.

InnoPhase BV

Postbus 135, 5460 AC Veghel

Bastion 1-5, 5491 AN Sint-Oedenrode

Tel. 0413-483088
Fax 0413-483086

Info@InnoPhase.nl
www.InnoPhase.nl