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Manual de

Extensión
Asistente 3CX, Portal de usuario
MiTeléfono, Códigos de marcación &
correo de voz para Central
Telefónica 3CX
Versión 8.0
Derechos Reservados 2006-2009, 3CX ltd.
http://www.3cx.com
E-mail: info@3cx.com

La información de este documento esta sujeta a cambios sin previo aviso. Las empresas,
nombres, y datos utilizados en los ejemplos son ficticios si no se hace mención de lo
contrario. Ninguna parte del documento puede ser reproducida o transmitida bajo
ninguna forma o medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la expresa
autorización escrita de 3CX Ltd.
Central telefónica 3CX para Windows es copyright de 3CX Ltd.
3CX es una marca registrada, Central telefónica 3CX para Windows y el logo de 3CX son
marcas registradas de 3CX Ltd. en Europa, Estados Unidos y otros países.
Versión 8.01 – Ultima actualización 5 Noviembre 2009
Tabla de Contenido
Introducción a Central Telefónica 3CX ........................................................................................ 8
Qué es Central telefónica 3CX para Windows?...................................................................... 8
Beneficios para un usuario de extensión ................................................................................ 8
Asistente 3CX.............................................................................................................................. 9
Introducción ............................................................................................................................ 9
Instalando el asistente 3CX .................................................................................................. 10
Requerimientos del sistema ............................................................................................. 10
Ejecutando la instalación ................................................................................................. 10
Configurando el Asistente 3CX ........................................................................................ 11
Usando el asistente 3CX ...................................................................................................... 11
Llamadas activas ............................................................................................................. 12
Extensiones...................................................................................................................... 13
Colas ................................................................................................................................ 13
Historial de llamadas........................................................................................................ 14
Opción de chat de texto ........................................................................................................ 14
Iniciando sesión en una cola de llamadas ............................................................................ 14
Especificando el estado de No Disponible/Disponible.......................................................... 15
Accediendo MiTelefono desde el Asistente 3CX .................................................................. 15
Opciones del Asistente 3CX ...................................................................................................... 16
Introducción .......................................................................................................................... 16
Opciones............................................................................................................................... 16
Notificaciones................................................................................................................... 16
Ver.................................................................................................................................... 17
Filtrado de llamadas.............................................................................................................. 17
Marcación ............................................................................................................................. 18
Chat ...................................................................................................................................... 19
Avanzado .............................................................................................................................. 19
Opciones CRM...................................................................................................................... 20
Correo de Voz ........................................................................................................................... 21
Introducción .......................................................................................................................... 21
Recogiendo correo de voz a través del teléfono................................................................... 21
Recibiendo correo de voz en su buzón de email ............................................................. 22
Portal de Usuario MiTelefono .................................................................................................... 23
Introducción .......................................................................................................................... 23
Iniciando sesión en MiTelefono ............................................................................................ 23
Opciones de Extensión ......................................................................................................... 24
Opciones de Correo de Voz ............................................................................................ 24
Configure su estado ......................................................................................................... 25
Reglas de desvío .................................................................................................................. 25
Qué son las reglas de desvío?......................................................................................... 25
Interfaz simple de reglas de desvío de llamadas.................................................................. 26
Configurando el comportamiento de la extensión cuando no hay respuesta .................. 26
En la sección No Respuesta (‘No Answer’): ......................................................................... 26
Configurando comportamiento cuando usuario esta ocupado o estado esta
configurado como ‘No disponible”.................................................................................... 27
Configurando Desvío de todas las llamadas.................................................................... 27
Interfaz avanzada de desvío de llamadas ............................................................................ 28
Correo de Voz....................................................................................................................... 31
Llamadas salientes, entrantes, perdidas .............................................................................. 31
Libreta de teléfonos .............................................................................................................. 31
Importando entradas a la libreta de teléfonos .................................................................. 32
Lista Negra............................................................................................................................ 32
Estado de Extensión / Puerto ............................................................................................... 32
Teléfono 3CX–Teléfono basado en Software para Windows .................................................... 34
Introducción .......................................................................................................................... 34
Descarga y documentación .................................................................................................. 34
Integración CRM........................................................................................................................ 35
Introducción .......................................................................................................................... 35
Haciendo llamadas desde Microsoft Outlook........................................................................ 35
La ventana emergente .......................................................................................................... 36
Integración CRM con Salesforce.com .................................................................................. 37
Página Wiki de integración CRM .......................................................................................... 37
Códigos de Marcación ............................................................................................................... 38
Introducción .......................................................................................................................... 38
Recoger llamada .............................................................................................................. 38
Parqueo de llamada ......................................................................................................... 38
Correo de Voz .................................................................................................................. 39
Especificando el estado No disponible / disponible ......................................................... 39
Iniciando sesión en las colas de llamadas ....................................................................... 39
Intercomunicador ............................................................................................................. 39
Conferencia ............................................................................................................................... 41
Introducción .......................................................................................................................... 41
Creando una llamada en conferencia ................................................................................... 41
Central Telefónica 3CX para Windows System for Windows www.3cx.com

Introducción a Central Telefónica 3CX

Qué es Central telefónica 3CX para Windows?

La Central Telefónica 3CX es una central IP basada en software que reemplaza un


sistema telefónico tradicional. Central telefónica 3CX envía las llamadas como paquetes
de datos sobre la red de datos en vez de la red telefónica tradicional. Los teléfonos
comparten la red con los computadores y por ende no se requiere cableado telefónico
separado.
Con el uso de una pasarela VOIP, se puede conectar líneas telefónicas existentes a la
central IP y de esta manera hacer y recibir llamadas a través de las líneas normales
PSTN.

Beneficios para un usuario de extensión

Central telefónica 3CX ofrece varios beneficios a los usuarios del sistema:
• Habilidad para responder y hacer llamadas desde cualquier parte, incluso fuera de la
oficina

• Fácil administración de extensión usando un navegador


• Habilidad de rápidamente ver la presencia (estado de la extensión) de otros usuarios
• Habilidad de ver el estado de las líneas entrantes
• Habilidad de ver los números de las personas que llaman que están en la cola

• Habilidad de recibir su correo de voz y faxes en su buzón de email


• Desviar llamadas basado en el ID de persona que llama o ID de llamada, hora y tipo
de llamada

• Abrir rápidamente llamadas perdidas


• Visualizar una lista de números de extensión actualizada automáticamente

• Transferir llamadas entrantes a cualquier usuario con unos pocos clics del ratón
• Hacer llamada con un solo clic desde Microsoft Outlook, Salesforce.com u otros

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Asistente 3CX

Introducción

El asistente 3CX es una utilidad compacta que le permite fácilmente administrar su


extensión con unos pocos clics del ratón, en vez de a través de una complicada y
limitada interfaz telefónica.
El asistente 3CX no es un teléfono. Puede funcionar al mismo tiempo con un teléfono IP
existente de hardware o de software o incluso un teléfono análogo. Las llamadas son
hechas y respondidas en su teléfono existente. El asistente 3CX provee las siguientes
funciones:
1. Ventana de llamada: cuando hay una llamada entrante, una pequeña ventana de
dialogo aparecerá, la cual le permite rechazar una llamada o trasferirla a otra persona
o a correo de voz, con un solo clic o usando arrastrar y soltar.
2. Fácil transferencia / parqueo de llamada: cuando se esta en una llamada, se
puede transferir o parquear una llamada con unos pocos clics del ratón, sin
necesidad de aprenderse códigos de marcación y sin necesidad de procedimientos
de transferencia en el teléfono.
3. Detección de presencia: se muestra el estado de otras extensiones, permitiéndole
así evitar llamadas o trasferencias innecesarias a colegas.
4. Clic para llamar: haga llamadas con un solo clic del ratón. Haga doble clic sobre una
extensión para llamar a la persona o ingrese un número con su teclado. La llamada
será conectada y su teléfono timbrará.
5. Monitoreo de colas: vea el estado de colas de las que se es miembro. Se verán las
personas que llaman que están esperando en la cola y será capaz de tomar una
llamada de la cola.
6. Chat de Texto : Envíe mensajes a otros usuarios usando la opción incluida de chat
7. Grabe llamadas : Se puede inicializar la grabación de una llamada al pulsar el botón
de grabación
8. Abrir MiTelefono: Se puede abrir fácilmente la página de MiTelefono desde el
Asistente 3CX. La autenticación será hecha automáticamente usando las
credenciales del Asistente 3CX y los usuarios podrán configurar desvío de llamadas o
visualizar la actividad reciente de llamadas incluyendo llamadas perdidas.
9. Libreta de teléfonos: el Asistente 3CX provee fácil acceso a la libreta de teléfonos
personal y de la empresa, y permite al usuario inicializar una llamada simplemente
tecleando un nombre. Después el número será resuelto en la libreta y hará la
llamada.
El asistente 3CX mostrará diferentes informaciones basado en si se es un usuario
normal, un supervisor de departamento o un administrador de la empresa. En el modo de

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supervisor de departamento se verá las llamadas de cualquiera de los miembros de ese


departamento. En modo administración se verá la información de la empresa completa.
Estos privilegios son configurados por el administrador de la central telefónica.

Instalando el asistente 3CX

Requerimientos del sistema


• Windows XP, Vista o superior
• .NET 2.0 framework o superior. La mayoría de instalaciones Windows tienen esto
ya instalado. Revíselo dirigiéndose al panel de control > Agregar/Quitar Programas.
Si no esta instalado, el más reciente .NET framework puede ser descargado desde
el sitio web de Microsoft en: http://msdn.microsoft.com/en-us/netframework/

Ejecutando la instalación
1. Descargue el Asistente 3CX aquí:
http://www.3cx.com/downloads/3CXAssistantSetup8.exe
2. Ejecute el archivo de instalación y siga las instrucciones del asistente.
3. Se le preguntará si desea instalar integración CRM y/o el teléfono 3CX. Integración
CRM permite que las llamadas sean inicializadas desde Microsoft Outlook o
Salesforce.com, así como también mostrará el registro del cliente a quien se esta
llamando o el cliente que esta llamando a la empresa, todo esto basado en el ID de
persona que llama (Caller ID). Mayor información acerca de integración CRM puede ser
encontrada en el capitulo ‘Integración CRM’.
Teléfono 3CX es un teléfono basado en software que le permitirá hacer y recibir llamadas
desde su computador. Si se instala el teléfono 3CX, se puede configurar el asistente 3CX
para integrarse con el y abrir el teléfono 3CX automáticamente para llamadas salientes y
entrantes.

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Configurando el Asistente 3CX

Pantalla 1 – Configuración de Asistente 3CX

La primera vez que se abre el asistente 3CX, se deben ingresar los detalles de su
extensión:
1. En la sección de inicio de sesión, ingrese su número de extensión y su número de
pin de correo de voz (por defecto el PIN es el número de su extensión). Se puede
cambiar esto desde el menu de correo de voz o desde el portal de usuario de
MiTelefono.
2. En la sección de localización, especifique en la oficina o fuera de la oficina.
3. En la sección de opciones de servidor, especifique la IP local o el nombre de
servidor de la maquina que tiene instalada la Central Telefónica 3CX.
4. Si se va a utilizar el Asistente 3Cx fuera de la oficina, se debe también especificar lo
siguiente:
a. La IP pública o nombre de servidor de la máquina que tiene instalada la
Central Telefónica 3CX
b. Contraseña del túnel
c. Puerto del túnel
5. Haga clic en OK.

Usando el asistente 3CX

La ventana del Asistente 3CX esta dividida en 4 secciones: Llamadas activas,


Extensiones, Colas de llamadas e Historial de llamadas.

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Llamadas activas

La sección de llamadas activas muestra todas las llamadas activas, divididas en:
• Mis llamadas – muestra las llamadas activas en la que se es parte

• Llamadas externas – muestra las llamadas externas que están siendo hechas en
el sistema (requiere privilegios de administración)

• Llamadas en cola – muestra las personas que están en las colas


• Llamadas parqueadas – muestra llamadas que han sido parqueadas
Se puede hacer clic derecho en cualquier llamada activa y realice una de las siguientes
acciones:
• Rechazar – cuelga la llamada
• Desviar – desvía una llamada a otro número. Desvío esta disponible cuando una
llamada esta timbrando.
• Trasferir – trasfiere una llamada a otra extensión. Esta opción esta disponible
después de que se ha respondido una llamada. Se le preguntará por un número
de extensión.
• Parquear – parquea una llamada de manera que otro usuario puede recoger la
llamada parqueada.

• Correo de voz – trasfiere la llamada a su correo de voz. La persona que llama


podrá dejar un mensaje

• Grabar llamada – graba la conversación. Esto almacenará la llamada como un


archivo wav en el servidor

• Intervenir (si se tienen los derechos) – únase a una llamada en progreso y podrá
puede hablar o escuchar en la llamada existente.
Se puede también arrastrar y soltar una llamada que esta timbrando o una llamada
conectada a:

• Otras extensiones,
• Colas
• Lugares de parqueo (solamente llamadas conectadas)

• Mis llamadas (para recoger la llamada)


El icono de llamada mostrado cambiará dependiendo hacia donde pasa la llamada. La
acción será realizada cuando el ratón es liberado.

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Por ejemplo, si se pasa una llamada sobre la sección de llamadas parqueadas, el


apuntador del ratón cambiará al icono P el cual se refiere a parquear. Si se trata de
transferir una llamada a una posición ilegal (por ejemplo trasferir una llamada a su propia
extensión), el cursor del ratón cambiará para mostrar el signo de no permitido.

Extensiones

La sección de extensiones del asistente 3CX lista todas las extensiones y muestra su
estado. Se puede llamar a una extensión haciendo doble clic sobre la extensión. Los
siguientes estados de extensión son posibles:
• Disponible – verde – Usuario no esta en llamada y esta disponible
• No disponible – rojo – Usuario no es capaz de tomar una llamada
• En llamada interna – azul claro – usuario esta haciendo una llamada interna
• En llamada externa – naranja – usuario esta en una llamada externa
• Timbrando – amarillo – el teléfono del usuario esta timbrando
• No registrado – gris – usuario no tiene un teléfono registrado para tomar llamadas

Colas

La sección de colas muestra todas las colas, y los agentes que han iniciado sesión para
tomar llamadas de la cola. Llamadas que están esperando en la cola serán mostradas en
la parte superior de la cola. El tiempo que la persona que llama ha estado en la cola será
mostrado después del ID de persona que llama.
Para recoger una llamad que esta esperando en la cola, haga clic sobre la llamada y en
el menu seleccione ‘Recoger’. Alternativamente, haga clic derecho sobre la llamada y
seleccione ‘Recoger’.

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Historial de llamadas

El historial de llamadas muestra todas las llamadas entrantes, salientes y perdidas.


Haciendo doble clic en una de las entradas inicializará la llamada a ese número. Para ver
todo el historial de llamadas, haga clic derecho en una de las entradas y seleccione
‘Mostrar todo‘ (Show All). Esto abrirá el historial de llamadas disponible en el servidor y lo
mostrará en su página de MiTelefono.

Opción de chat de texto

Pantalla 2 – La opción de chat de texto

Se puede enviar texto vía chat a otros usuarios del Asistente 3CX, simplemente al hacer
clic en el usuario y luego haciendo clic derecho y seleccionando ‘chat‘, o haciendo clic en
botón de chat de la barra de herramientas. Alternativamente selecciones la opción de
chat en el menu de acción. Para chatear con otros usuarios, ellos deben tener habilitado
el Asistente 3CX.

Iniciando sesión en una cola de llamadas

Central Telefónica 3CX tiene una característica potente llamada colas de llamadas, la
cual permite que las personas que llaman sean encolados hasta que alguno de los
agentes pueda tomar la llamada. La configuración concreta de quién es un agente es
hecha desde la consola de administración 3CX. Si se es un agente para una cola, se
necesita entonces iniciar sesión en las colas para dejarle saber a la central telefónica que
se esta disponible para empezar a tomar llamadas. Esto evita que las llamadas sean
enviadas a su extensión sin que se este disponible.
Para iniciar sesión en todas las colas de llamadas de las que se es miembro:

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• Haga clic en el botón ‘Iniciar sesión en cola‘ (‘Login Queue’) en la barra de


herramientas
• Alternativamente desde el menu seleccione Acción > Iniciar sesión en todas las
colas.
Para cerrar sesión, seleccione Acción > Cerrar sesión en todas las colas o haga clic en el
mismo icono.

Especificando el estado de No Disponible/Disponible

Todas las llamadas que son enviadas a su extensión, serán manejadas de acuerdo a las
opciones configuradas en su extensión para ‘teléfono ocupado‘.
Para fijar el estado de su extensión, seleccione “Disponible” o “No Disponible” desde la
barra de herramientas. Note que esta opción persistirá incluso si se cierra el asistente
3CX.
Para configurar lo que debería suceder cuando su teléfono esta ocupado, diríjase a la
página de MiTelefono > ‘Reglas de desvío’.

Accediendo MiTelefono desde el Asistente 3CX

El menu de MiTelefono provee rápido y fácil acceso a páginas importantes de MiTelefono


sin necesidad de abrir un navegador y sin necesidad de iniciar sesión. Así, se tiene
acceso con un solo clic a las opciones:
• Configuración de reglas de desvío (Re-dirección de llamadas)

• Lista de llamadas salientes


• Lista de llamadas entrantes
• Lista de llamadas perdidas
• Libreta de teléfonos
• Lista negra

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Opciones del Asistente 3CX

Introducción

Se puede personalizar el asistente 3CX desde la ventana de dialogo de configuración.


Esta es accesible desde el menu Archivo > Configuración. Se puede personalizar lo
siguiente:

Opciones

Pantalla 3 – Opciones del Asistente 3CX

Notificaciones
• Notificar llamadas entrantes – esto abrirá una ventana de dialogo en su escritorio
notificándole de la llamada y permitiéndole el rechazarla o transferirla.

• Notificar programa externo – opcionalmente se puede ejecutar un programa


externo que realice ciertas acciones sobre las llamadas entrantes, por ejemplo
abrir un registro de clientes. Seleccione el ejecutable del programa y cualquier
parámetro opcional para habilitar esta función.

• Notificar llamadas entrantes al sistema – esta opción le notificará de todas las


llamadas entrando a la central telefónica.

• Habilitar integración CRM – esta opción le permite al Asistente 3CX integrarse


con software de administración de contactos tales como Microsoft Outlook o
Salesforce.com. Esta opción estará solamente activa si se ha seleccionado esta
opción cuando se estaba instalando el Asistente 3CX.

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Ver
• Mostrar ventana principal – la ventana permanecerá en la parte superior
• Ocultar ventana principal – automáticamente la minimiza en el arranque

• Organizar extensiones por nombre o número

Filtrado de llamadas

Pantalla 4 – Opciones de filtrado de llamadas

La ventana de dialogo de filtrado de llamadas le permite configurar cuales llamadas son


mostradas en la sección de ‘Mis llamadas‘ del asistente 3CX. Se puede mostrar / ocultar
el grupo entero (opción mostrar) y sus llamadas respectivas, y se puede también mostrar
/ ocultar el encabezado de grupo (opción grupo) pero de todas maneras mostrar las
llamadas respectivas.

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Marcación

Pantalla 5 – Opciones de marcado

Las opciones de marcado pueden ser usadas para configurar cómo las llamadas
salientes deberían ser inicializadas. De manera predeterminada, la central PBX llamará
al número que se ingresó en su extensión.
Es también posible el inicializar llamadas directamente desde el teléfono, lo cual es más
rápido. Esto requiere que el teléfono soporte el inicializar una llamadas a través de una
URL o a través de un ejecutable.
Si va a usar un teléfono basado en software, se puede seleccionar el hacer la llamada a
través del teléfono 3CX, el cual esta por supuesto completamente integrado con el
Asistente 3CX.
La URL a ingresar dependerá del modelo del teléfono que se esta usando. Por ejemplo,
para usar esta opción con un teléfono SNOM, inserte la siguiente URL:
http://10.172.0.116/command.htm?number=%number%
donde 10.172.0.116 es la IP de su teléfono. Llamadas pueden entonces ser inicializadas
como si el número se hubiera ingresado directamente en el teléfono.
Para otros teléfonos por favor diríjase a la documentación del teléfono en particular
respecto a cómo configurarlo o también puede ir al Wiki de 3CX.
La opción de tecla abreviada le permite seleccionar un número en una página web o en
documento y teclear una combinación de teclas para iniciar la llamada.

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Chat

Pantalla 6 – Opciones de Chat

La pestaña de opciones de chat le permite configurar las preferencias de chat. Se puede


inhabilitar el chat para su extensión, así como también inhabilitar los sonidos que son
reproducidos cuando un nuevo mensaje de texto aparece. También se puede bloquear
chats provenientes de extensiones específicas.

Avanzado

Pantalla 7 – Configuración avanzada

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La configuración avanzada contiene un número de opciones que pueden ser usadas por
el administrador para controlar en qué puerto y en qué interfaz de red el Asistente 3CX
debería comunicarse.
La opción más importante en la opción de idioma, la cual le permite cambiar el idioma del
Asistente 3CX.

Opciones CRM

Se puede configurar las opciones de integración CRM dirigiéndose a Archivo > Opciones
CRM.

En estas ventanas de diálogos se puede configurar el comportamiento deseado de las


ventanas emergentes.
Se puede escoger el agregar un prefijo al número. Normalmente esto es configurado
desde la sección de Teléfonos y modems en el Panel de Control (para aplicaciones
TAPI), pero en el caso de Salesforce.com se puede agregar un prefijo que será
adicionado al número de salida.
Si se ha habilitado la integración con Microsoft Outlook y con Salesforce, se puede definir
un orden de consulta en la pestaña de agregados CRM. La pestaña de estado de
agregado muestra si los agregados CRM están funcionando correctamente.

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Correo de Voz

Introducción

Si no esta disponible para tomar una llamada, la Central Telefónica 3CX puede grabar un
mensaje que deje la persona que llama. Estos mensajes pueden ser escuchados en las
siguientes maneras:

• Se puede enviar el mensaje de correo de voz por correo electrónico a usted como un
adjunto tipo WAV que puede ser reproducido en Windows media player.
• Se puede enviar un mensaje de notificación por correo electrónico a usted, de tal
manera que usted puede marcar al sistema de correo de voz y escuchar el correo de
voz a través del teléfono.

• Se pueden recoger los correos de voz marcando 999 (número de extensión


predeterminada para el correo de voz)
La Central Telefónica 3CX tiene en cuenta el concepto de sistema de mensajería
unificada, en la cual el usuario solo necesita revisar su buzón de correo electrónico para
ver emails, correos de voz y mensajes de fax.

Recogiendo correo de voz a través del teléfono

Para recoger sus correos de voz a través del teléfono:


1. Marque el número de extensión del sistema de correo de voz - 999. Si se encuentra
fuera de la empresa, se puede marcar este número desde cualquier menú de
recepcionista digital.
2. Ingrese su número de extensión y cuando se le pregunte, ingrese su número de pin.
Luego presione #
3. Un conjunto de mensajes de sistema será reproducido en el que se indica el número
de mensajes leídos y no leídos en su buzón de correo de voz.
4. Presione * para reproducir sus mensajes no leídos.
5. Mientras escucha su correo de voz, se tienen estas opciones:

• 0 – Saltar al siguiente mensaje


• 1 – Saltar al mensaje anterior.
• 2 – Repetir el mensaje actual.
• 3 – Borrar el mensaje actual e ir automáticamente al siguiente mensaje.
• 4 – Retornar llamada – esto inicializará una llamada al número de quien dejo el
mensaje basado en el ID de persona que llama.

• 5 – Reenviar mensaje a otra extensión

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• 9 - Ir al menú de opciones del correo de voz


• # - Para terminar la llamada
6. Menú de opciones del correo de voz
El menú de opciones del correo de voz le permite configurar un nuevo código pin y
también borrar todos los mensajes escuchados. Se puede llegar a él marcando 9 durante
la reproducción de un mensaje. Las siguientes opciones son validas en ese menú:

• 3 – para marcar un número externo o extensión interna


• 4 - 4 – para borrar todos los mensajes
• 6 – para reproducir información del buzón
• 7 – para cambiar el número de pin
• 8 – para cambiar su saludo para correo de voz
• 9 – para repetir el menú de opciones
• # - para colgar la llamada

Recibiendo correo de voz en su buzón de email

Pantalla 8 - Recibiendo correo de voz en su buzón de email

Si su sistema esta configurado para adjuntar el correo de voz y enviarlo a su correo


electrónico, simplemente abra su correo electrónico y haga doble clic sobre el adjunto. El
correo de voz ha sido adjuntado en formato wav, entonces automáticamente abrirá
Windows media player y se reproducirá el mensaje.

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Portal de Usuario MiTelefono

Introducción

El portal de usuario le permite administrar sus opciones de extensión a través de la web.


Con el portal de usuario de MiTelefono se puede:

• Cambiar el PIN
• Ver llamadas perdidas

• Ver todas sus llamadas entrantes y salientes


• Editar su libreta de teléfonos personal
• Poner personas que llaman en la lista negra

• Escuchar su correo de voz


• Configurar el desvío de llamadas cuando se esta ausente, fuera de la oficina o en
el teléfono.

Iniciando sesión en MiTelefono

Para iniciar sesión en el portal de usuario de MiTelefono:


1. Seleccione ‘MiTelefono’ – Inicio, desde el menu MiTelefono en el Asistente 3CX. Esto
iniciará sesión automáticamente usando las credenciales que se ingresaron para entrar
en el Asistente 3CX.
2. Alternativamente, si no se ha instalado el Asistente 3CX, se puede abrir un navegador
web y dirigirse a: http://<Central-Telefonica>/Myphone/ (si esta usando IIS), o
http://<Central-Telefonica>:5000 (si esta usando Cassini), donde <Central-Telefonica> es
la IP o nombre del servidor de Central Telefónica. Especifique su número de extensión y
PIN y luego haga clic en iniciar sesión (‘Login’). Después de iniciar sesión exitosamente,
las opciones de configuración actuales serán mostradas.

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Opciones de Extensión

Pantalla 9 - Opciones de Extensión

En la pestaña ‘Extension Settings‘ (Opciones de Extensión), se puede configurar sus


opciones de extensión y sus opciones de correo de voz.
Se puede configurar su nombre, dirección de email, número de pin e ID de llamada
saliente. El número de PIN será usado para autenticarse con el sistema de correo de voz
así como también con el portal de usuario. El ID de llamada saliente será mostrado en
sus llamadas salientes. Note que esta opción podría ser sobrescrita por el proveedor de
telecomunicaciones.

Opciones de Correo de Voz


La pestaña de opciones de correo de voz le permite configurar sus opciones de correo
de voz.

Pantalla 10 - Opciones de Correo de Voz

Se puede configurar las siguientes opciones:

• Habilitar o inhabilitar correo de voz


• Reproducir ID de persona que llamó y que dejó el correo de voz
• Configurar si se reproduce la hora del mensaje o no

• Especificar si se quiere o no tener correo de voz enviado a través de email.

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• Opcionalmente cambiar su PIN. (Este PIN es también utilizado para iniciar sesión
en el portal)

Configure su estado

Pantalla 11 - Estado

La página de estado le permite iniciar sesión en colas de llamadas de manera que puede
empezar a tomar llamadas de las colas de llamadas, también como le permite especificar
el estado de ‘No disponible’ o ‘Disponible’:
• Configure su estado: si esta o no disponible para tomar llamadas. Si se selecciona
el estado como ‘No disponible’, las llamadas serán tratadas por la PBX como si su
extensión estuviera ocupada.

• Configure su estado en cola de llamadas: Se puede iniciar sesión o cerrar sesión de


las colas de llamadas. Para recibir llamadas desde cualquiera de las colas, se tiene
que haber iniciado sesión en las colas.

Reglas de desvío

Qué son las reglas de desvío?


Usando la característica de reglas de desvío, se puede configurar exactamente qué
debería pasarle a llamadas cuando una extensión esta ocupada, una llamada permanece
sin ser contestada o cuando una extensión no esta registrada. Es posible configurar
estas reglas basadas en las horas de oficina, ID de persona que llama o tipo de llamada.
Central Telefónica 3CX tiene funcionalidad avanzada de reglas de llamadas y debido a la
gran cantidad de funcionalidades que pueden ser obtenidas, se ha creado 2 interfaces:
una interfaz de desvío de llamadas simple y una avanzada.

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Interfaz simple de reglas de desvío de llamadas

Pantalla 12 – La interfaz simple de reglas de desvío de llamadas

La interfaz simple de reglas de desvío de llamadas le permite fácilmente configurar


desvío de llamadas que cumpliría con la mayoría de las expectativas de la mayoría de
usuarios. Se puede configurar a donde una llamada debería ser re-direccionada cuando
no se contesta la llamada, o cuando se encuentra ya en el teléfono o cuando su estado
esta configurado como ‘No disponible’. Adicionalmente, si se esta fuera de la oficina, la
sección ‘desviar todas‘ puede ser configurada. La interfaz simple de desvío de llamadas
creará las reglas necesarias de desvío de llamadas. Estas pueden ser vistas en la
pestaña de interfaz avanzada.

Configurando el comportamiento de la extensión cuando no hay respuesta

En la sección No Respuesta (‘No Answer’):

1. Especifique el tiempo en segundos que se quiere que el sistema espere antes de


considerar la llamada como no respondida.
2. Seleccione una de las siguientes opciones:
• Enviar llamada a correo de voz (de esa extensión)
• Enviar llamada a otra extensión
• Desconectar

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Configurando comportamiento cuando usuario esta ocupado o estado esta


configurado como ‘No disponible”
En la sección ‘Teléfono esta ocupado’:
1. Seleccione una de las siguientes opciones

• Enviar llamada a correo de voz (de la extensión)


• Enviar llamada a otra extensión

• Dar tono de ocupado a la persona que llama


2. Ahora seleccione si se desea tener la capacidad de recibir una segunda llamada. De
manera predeterminada, la mayoría de teléfonos SIP aceptan una segunda llamada
entrante. Si se dese tomar una segunda llamada cuando se esta ya en una llamada, se
necesita seleccionar la opción ‘Quiero aceptar más de una llamada al mismo tiempo‘ (“I
want to be able to accept more then 1 call at the same time”).
3. Haga clic en OK para guardar su configuración.

Configurando Desvío de todas las llamadas

Pantalla 13 – Desvío de todas las llamadas

La opción de desvío de todas las llamadas es utilizada típicamente cuando se esta fuera
de la oficina. Esta opción toma prioridad sobre cualquier otra regla y desvía todas las
llamadas al destino configurado. Para configurar esta opción:
1. Seleccione la opción ‘Desviar todas las llamadas / Fuera de la oficina (‘Forward ALL
calls / Out of the office’).
2. Seleccione una de las siguientes opciones:

• Enviar llamada a correo de voz (de la extensión)


• Enviar llamada a otra extensión

• Un número externo o ID de Skype


3. Si se seleccionó desvío a un número externo, se puede especificar si desea usar la
opción ‘Ofrecer opción de rechazar llamada y desviar a correo de voz‘ (‘Offer option to
reject call and divert to voice mail’). Esta característica le permite a la persona que
recibe la llamada (el usuario de la extensión), el rechazar la llamada y enviarla al
sistema de correo de voz de la empresa. Esto evita que la llamada sea enviada al
buzón de voz del celular del usuario. Esto funciona:

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o Central Telefónica 3CX informa a la persona que llama “Por favor


manténgase en la línea mientras localizamos” “John” (mensaje del ID del
usuario), y coloca a la persona que llama en espera (música de espera).
o 3CX ahora llama al número externo especificado y luego le anuncia a usted
“You have a call from “0123456789″ “Press 1 to take call, press 2 or hang-up
to send to voicemail”. Si no se responde dentro de 30 segundos entonces
llamada va correo de voz.
4. Seleccione si se desea que las llamadas recibidas fuera de horas de oficina sean
también redireccionadas. Si no se selecciona esta opción, las llamadas fuera de horas de
oficina serán desviadas al correo de voz.
5. Seleccione si se desea solamente que las llamadas externas sean re-direccionadas.
Seleccione esta opción para enviar todas las llamadas internas al correo de voz.
6. Haga clic en OK para guardar su configuración.
Nota: desvío de llamadas a un ID de Skype requiere que la pasarela Skype este
instalada y activa.

Interfaz avanzada de desvío de llamadas

Si se tiene unos requerimientos de desvío de llamadas más complejos, se puede


entonces utilizar la interfaz avanzada de desvío de llamadas. Con esta interfaz se
pueden configurar reglas de desvío basadas en horas de oficina personalizadas, ID de
persona que llama, tipo de llamada (Interna o Externa) y más.

Pantalla 14 - Seleccionando Simple o Avanzado

Para cambiar a la interfaz avanzada de desvío de llamadas, simplemente haga clic en el


botón de selección ’Advanced’. Se puede cambiar de nuevo a reglas simples en
cualquier momento. Las reglas simples de desvío de llamadas serán listadas
automáticamente. Sin embargo, note que cuando se regresa a reglas simples, sus reglas
avanzadas de desvío de llamadas serán borradas y se tendrá que re-configurar el desvío
de llamadas simple.

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Pantalla 15 – Configuración de destino inalcanzable

Para crear una regla de desvío en la interfaz avanzada:


1. Haga clic en la pestaña de ‘reglas de desvío’. Ahora especifique las siguientes
opciones de regla:
2. Tipo de regla – Defina a cuales llamadas esta regla aplicará:

• No Respuesta – Se necesitará especificar el tiempo en segundos que se desea


que el sistema espera antes de considerar la llamada como no respondida. Esta
opción puede ser configurada en la caja de edición ‘Continuar Timbrando’ que
se encuentra en la parte de debajo de la ventana. Esta opción aplicará a toas
las reglas de ‘No Respuesta’.

• Teléfono Ocupado – Se tendrá que especificar si se quiere que el teléfono o la


central den la señal de ocupado. Por defecto, la mayoría de teléfonos no dan
una señal de ocupado, sino que aceptan una segunda llamada entrante. Si se
quiere redireccionar una llamada cuando la extensión esta ocupada, se tendrá
que especificar “Usar estado de la central”, en la lista desplegable de detección
de ocupado.

• Teléfono no registrado – Si el teléfono SIP no se ha registrado con la Central


Telefónica 3CX (por ejemplo, esta apagado), entonces el teléfono es
considerado no registrado y la regla arrancará.

• Desviar todas las llamadas – Esta regla desviará todas las llamadas.
• Basado en ID de persona que llama – Se pueden manejar llamadas desde
personas específicas que llaman al especificar su ID.

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3. Se puede ahora especificar un tiempo específico durante el cual esta regla debe
aplicar. Se puede configurar la regla para que sea valida todo el tiempo (Todas
Horas), durante o fuera de horas de oficina (depende de la configuración global
de sistema de horas de oficina), o durante horas específicas (en este caso se
puede configurar las horas específicas usando el botón ‘Horas específicas’)
4. Especificar el tipo de llamada – Si esta regla debería aplicar a todas las llamadas,
o solamente a llamadas externas o internas.
5. Especificar la acción que la regla debería tomar:
• Finalizar llamada
• Desviar a correo de voz

• Desviar a extensión – Especifique en la lista desplegable la extensión a la que se


debe desviar

• Desviar a número externo – En este caso el sistema desviará la llamada a un


número externo. Asegúrese de incluir el número completo a marcar incluyendo el
prefijo.
• Ofrece opción de desviar a vm – Esta opción también desvía llamadas a un
número externo, sin embargo provee la opción de que se pueda rechazar la
llamada y enviarla al sistema de correo de voz de la empresa. Esto funciona:
• Central Telefónica 3CX informa a la persona que llama “Por favor
manténgase en la línea mientras localizamos” “John” (mensaje del ID del
usuario), y coloca a la persona que llama en espera (música de espera).
• 3CX ahora llama al número externo especificado y luego le anuncia a usted
“You have a call from “0123456789″ “Press 1 to take call, press 2 or hang-up
to send to voicemail”. Si no se responde dentro de 30 segundos entonces
llamada va correo de voz.
• Desviar a cola de llamadas / grupo de timbre – Especifique el número de
extensión virtual del grupo de timbre o de la cola de llamadas en la lista
desplegable
• Desviar a recepcionista digital – Especifique el número de extensión virtual de la
recepcionista digital en la lista desplegable.
5. Una vez se han llenado los campos necesarios, haga clic en el botón ‘Agregar‘ para
crear una regla nueva. Se puede ordenar la prioridad de las reglas al moverlas arriba o
abajo. La primera regla que cumpla con las condiciones será iniciada.

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Correo de Voz

Pantalla 16 – Escuchar el correo de voz

La pestaña de correo de voz le permite reproducir o administrar sus mensajes de correo


de voz desde un navegador en vez de hacerlo desde el teléfono.

Llamadas salientes, entrantes, perdidas

Se puede ver un registro de todas las llamadas que usted ha hecho al dirigirse a las
pestañas de llamadas salientes, entrantes y perdidas. Haga clic en el botón de llamada
ubicado en el lado derecho para inicializar la llamada.

Libreta de teléfonos

Pantalla 17 – Manteniendo su libreta de teléfonos personal

La libreta de teléfonos personal le permite crear una lista de números personales los
cuales se pueden usar como marcaciones rápidas desde la interfaz del Asistente 3CX.

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Para administrar las entradas de números telefónicos, cambie a la pestaña de libreta de


teléfonos. Se puede agregar, editar o eliminar entradas al hacer clic sobre el botón
respectivo en la barra de herramientas.

Importando entradas a la libreta de teléfonos


Se pueden importar entradas a la libreta de teléfonos desde un archivo CSV. El formato
debería ser como sigue:
Nombre, Apellido, Número telefónico
Cada entrada para la libreta de teléfonos debería estar en una nueva línea.

Lista Negra

Pantalla 18 – Personas que llaman que han sido agregados a la lista negra

Es posible agregar una persona que llama a la lista negra. Llamadas provenientes de
personas que están en la lista negra serán automáticamente colgadas. Para agregar un
número a la lista negra:
1. Diríjase a la pestaña de lista negra
2. Ingrese el ID de persona que llama como lo vio en su teléfono
3. Haga clic en OK.
Nota: Actualmente hay un máximo de 15 entradas para la lista negra.

Estado de Extensión / Puerto

En esta página se puede ver el estado de otras extensiones en la central telefónica,


permitiéndole evitar llamadas o transferencias si las extensiones ya se encuentran
ocupadas.

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Pantalla 19 – Estado de extensiones

Si se es parte del grupo de administración, también será posible ver el estado de las
líneas telefónicas entrantes de la empresa (Puertos)

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Teléfono 3CX–Teléfono basado en Software para Windows

Introducción

Pantalla 20 – El teléfono 3CX

El teléfono 3CX es una pequeña aplicación Windows que le permite hacer y recibir
llamada usando una diadema conectada directamente a su computador. El teléfono 3CX
es fácil de instalar y de usar, y puede conectarse a una Central Telefónica 3CX usando
un Túnel 3CX. Puede ser utilizado al mismo tiempo que un teléfono de escritorio (es
decir, ambos el teléfono de software y el de hardware pueden ser registrados usando el
mismo número de extensión). Se puede instalar el teléfono 3CX como parte de la
instalación del Asistente 3CX, o también se puede descargar separadamente.

Descarga y documentación

Se puede descargar el teléfono 3CX desde:


http://www.3cx.com/downloads/3CXPhone4.msi
El manual puede ser encontrado en:
http://www.3cx.com/manual/3CXPhonemanual4.pdf

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Integración CRM

Introducción

El Asistente 3CX de integración CRM es un modulo que le permite automáticamente


inicializar llamadas desde sus aplicaciones CRM tales como Microsoft Outlook, o
Salesforce.com. Además de inicializar llamadas, también mantendrá un registro de todas
las llamadas que se han hecho o recibido desde ese contacto. La integración CRM
también abre una ventana con el perfil y registros del cliente cuando este lo esta
llamando a su extensión.
El modulo 3CX de integración CRM es parte de la instalación del Asistente 3CX. Cuando
se esta instalando el Asistente 3CX, se debe especificar que se desea instalar la
integración CRM.

Haciendo llamadas desde Microsoft Outlook

Si se usa Microsoft Outlook o cualquier aplicación compatible con TAPI, y si se almacena


todos sus números telefónicos en los contactos de Outlook, entonces se puede
fácilmente hacer llamadas directamente desde Outlook. Para hacer esto:
1. Haga clic derecho sobre el contacto en Microsoft Outlook, y seleccione ‘Llamar
contacto’

Pantalla 21 – Haga clic derecho sobre un contacto

2. La ventana de llamada nueva de Microsoft Outlook aparecerá. En la primera vez que


usa la integración con Microsoft Outlook, haga clic en ‘Opciones de marcado’

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Pantalla 22 – Ventana de dialogo de nueva llamada de Microsoft Outlook

3. En la sección ‘Conectar usando línea’, seleccione la entrada de Central Telefónica


3CX. Haga clic en OK para salir de la ventana de dialogo.

Pantalla 23 – La ventana de dialogo de opciones de marcado

4. Ahora puede hacer clic en el botón de empezar llamada. La llamada será enviada a
su teléfono.

La ventana emergente

Cuando una llamada entrante llega a su extensión, una ventana emergente mostrará los
detalles y perfil del respectivo cliente. Se puede cerrar la ventana inmediatamente o
esperar a que la aplicación la cierre automáticamente.

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Pantalla 24 – Ventana emergente

Para abrir el registro de un contacto en Microsoft Outlook o Salesforce, haga clic en el


enlace “Clic para abrir el registro del contacto”. Cuando un contacto no es encontrado ni
en Microsoft Outlook o Salesforce, se le puede crear automáticamente haciendo clic en
el enlace “Clic para crear un nuevo registro de contacto”.

Integración CRM con Salesforce.com

Para información de como configurar la integración CRM para usar con Salesforce.com,
por favor visite el enlace: http://wiki.3cx.com/documentation/general/CRM/salesforce-
integration

Página Wiki de integración CRM

Mayor información acerca del modulo de integración CRM puede ser encontrado en el
Wiki de 3CX:
http://wiki.3cx.com/documentation/general/CRM

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Códigos de Marcación

Introducción

Códigos de marcación son combinaciones específicas de números / teclas, utilizados


para acceder funciones específicas dentro de la Central Telefónica directamente desde
el teléfono.

Recoger llamada
Si se escucha una extensión específica timbrando, y si se sabe que esa persona no
puede tomar la llamada, se puede entonces tomar la llamada utilizando la opción ‘Call
Pickup’ (Tomar llamada). Para hacer esto, teclee:
*20* <número de extensión>
Esto redireccionará la llamada activa desde la extensión especificada a su extensión.
Se puede también obtener una llamada de una extensión que esta timbrando sin
especificar el número de la extensión. Para hacer esto, teclee *20* seguido por la tecla
enviar. Esto redireccionará la primera llamada activa disponible a su extensión.

Parqueo de llamada
Si se desea se puede “parquear” una llamada y luego tomarla desde otra extensión,
entonces se puede parquear la llamada en un sitio de parqueo y luego recoger la
llamada desde otra extensión.
Para parquear una llamada:
Botón de transferencia directa seguido por *00 a 09 para especificar el sitio de
parqueo
Por ejemplo *01 colocará la llamada en sitio de parqueo 1.
Para recoger una llamada
*10 a 19 donde 0 – 9 es el número del sitio de parqueo
Por ejemplo *11 recogerá cualquier llamada parqueada en el sitio de parqueo 1
Llamadas múltiples en lotes de parqueo
Lotes de parqueo soportan el parqueo de múltiples llamadas. Como resultado, cuando se
remueve una llamada del parqueo, se puede agregar el número de extensión desde la
cual la llamada fue parqueada para estar seguro de que se esta tomando la llamada
específica que se había parqueado allí.
Por ejemplo: si la extensión 100 parqueó una llamada en el parqueadero 0, esta llamada
puede ser recogida por la extensión 101 al teclear *10100
Ejemplos para teléfonos IP populares

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Algunos ejemplos de parqueo de una llamada con teléfonos IP populares:

• Con un teléfono Grandstream, presione el botón TRNF y marque *00


• Con un teléfono Snom, presione el botón TRANSFER y marque *00

• Con un teléfono Polycom, presione el botón TRANSFER, luego desde la pantalla


seleccione la opción BLIND y luego marque *00

• Con un teléfono Cisco, seleccione en la pantalla "more", seleccione BlndXfr y


marque *00
• Con un teléfono Linksys, presione la tecla de flecha derecha en el botón de
navegación para más opciones y luego escoja bxfer y marque *00
Nota: Las opciones de ‘tomar llamada‘ y ‘parqueo de llamada‘, solo están disponibles en
las ediciones comerciales de Central Telefónica 3CX

Correo de Voz
Para dejar un mensaje en el buzón de correo de voz de una extensión específica;
Marque *4{extensión}
Por ejemplo, *4100, dejará un mensaje de correo de voz en el buzón de correo de voz de
la extensión 100

Especificando el estado No disponible / disponible


Para especificar el estado de ‘No disponible’ o ‘Disponible’ para una extensión
específica:
Marque *60 para configurar la extensión como disponible
Marque *61 para configurar la extensión como no disponible
Nota: Las opciones ‘No Disponible’ y ‘Disponible’ solo están disponibles en la ediciones
comerciales de Central Telefónica 3CX

Iniciando sesión en las colas de llamadas


Para iniciar sesión en una cola de llamadas;
Marque *62 para que la extensión inicie sesión en todas las colas de llamadas de la
cuales la extensión es miembro.
Marque *63 para que la extensión cierre sesión en todas las colas de llamadas en la
cuales la extensión había iniciado sesión.
Nota: Colas de llamadas solamente están disponibles en las ediciones comerciales de
Central Telefónica 3CX

Intercomunicador
La opción de intercomunicador permite a un usuario de la central telefónica hacer un
anuncio a otra extensión sin requerir que la otra parte levante el auricular. El mensaje

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será reproducido a través del parlante del teléfono. El audio es de de dos vías, y la
persona que recibe la llamada puede responder inmediatamente sin levantar el auricular.
Para llamar a un usuario a través de la función de intercomunicador:
Agregue el prefijo *9, seguido por el número de la extensión que se quiere llamar. Por
ejemplo para hacer una llamada de intercomunicador a la extensión 100, se debería
marcar:
'*9100'
Nota: La opción de intercomunicador requiere un teléfono que la soporte y que esté
configurado para permitirla. Si tiene dudas, revise con el administrador de la red.

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Conferencia

Introducción

Llamada en conferencia le permite fácilmente organizar una llamada en conferencia con


hasta 32 personas (permitido por la licencia). Aunque existen muchos servicios de
conferencia de llamadas, normalmente es más fácil y más barato el alojar sus propias
audio conferencias.
Conferencias pueden ser organizadas inmediatamente, sin la necesidad de reservar una
sala de conferencia. Esto se ha hecho para simplificar la organización de llamadas en
conferencia.

Creando una llamada en conferencia

Para organizar una llamada en conferencia:


1. Marque el número de extensión de conferencia, por defecto este es 700
2. Se le pedirá que ingrese un ID de conferencia. Este puede ser cualquier número,
por ejemplo ‘100’. Todas las personas que llaman y desean unirse a la conferencia
deben utilizar el mismo ID de conferencia.
3. Si se es el primer participante, el sistema de conferencia preguntará que confirme la
creación de la conferencia. Presione * para confirmar o # para cancelar.
4. Se le preguntará que provea su nombre después del beep y luego presione un
botón para continuar.
5. Ahora ingresará a la conferencia. Si se es la primera persona que llama, se
escuchará la música de espera, mientras las otras personas se unen. Tan pronto
como otra persona se una a la conferencia, su nombre será anunciado.

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