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GESTION DU TEMPS ET EFFICACITE

PERSONNELLE

La gestion du temps est une compétence permettant d’organiser nos activités en harmonies avec ses
objectifs et ses priorités. Il s’agit d’un savoir-faire essentiel pour assurer un meilleur usage de son
temps.
Notre capacité à bien utiliser notre temps efficacement nous permettra de réaliser nos projets
personnels et professionnels avec une grande efficacité, et donc atteindre les résultats les plus
importants.
Comme toute compétence, la gestion de temps est un savoir-faire et un ensemble d’habiletés qui
s’acquièrent et se développent. Il n’existe pas de solution unique, mais de diverses et multiples outils
et techniques à mettre en place et à enrichir au fur et à mesure pour faire progresser sa pratique à
un stade supérieur dans différents domaines : Etudes, vie personnelle, vie professionnelle, vie
sociale…
Gérer son temps efficacement permet d’acquérir de multiples bénéfices :
- Accomplir beaucoup plus avec beaucoup moins d’effort.
- être plus relaxé et moins stressé.
- Garder un niveau d’énergie élevé.
- Obtenir des résultats en alignement avec les objectifs importants.
Nous vivons de plus en plus un rythme effréné pour atteindre des niveaux élevés de performance,
imposé par la réalité du marché, l’avancée technologique, l’énorme quantité d’informations à
maitriser. L’utilisation grandissante des outils technologiques : Internet, téléphone, messagerie, a
également modifié notre comportement vis-à-vis du temps.

Les principes fondamentaux de la gestion du temps


Le temps est une ressource rare et précieuse dont chacun dispose d’une quantité égale. Le temps est
déterminé par l’ordre des évènements

La valeur du temps  :

Le Capital Temps : Tous les jours, nous disposons tous de 24 heures : à employer
judicieusement, à vivre aujourd’hui
24 heures : à bien répartir entre :
 Le temps de l’action
 Le temps de la réflexion
 Le temps du rêve
 Le temps de la production
 Le temps de la consommation
 Le temps de loisir
 Le temps de récupération
Critères :
 le temps est un paramètre qui permet de situer les évènements dans leurs chronologies. Ce sont
les évènements qui donnent de la réalité au temps.
 le temps est une ressource non renouvelable.
 le temps ne s’achète pas, ne se manufacture pas, ne s’emprunte pas.
 le temps, c’est de l’argent

Puisque le temps nous manque souvent, il est important d’acquérir les habilités permettant de
mieux le maitriser et le contrôler.

On trouve de plus en plus de difficultés à trouver suffisamment de temps pour accomplir tout ce que l’on a
prévu de faire durant une journée  : Tâches, activités de loisir, rencontres, appels téléphoniques. L’avancée
technologique a également contribué à l’accélération et le manque du temps.
En réalité, la gestion de temps combine entre la gestion de soi, la gestion de nos choix, la gestion de nos
activités, la gestion de valeur ….
Ce qui compte le plus, c’est ce que l’on fait avec le temps dont on dispose  !

POURQUOI AVEZ-VOUS BESOIN DE GERER VOTRE TEMPS ?

 Le temps est précieux


 Le temps est irréversible
 Le temps perdu ne se rattrape jamais
 Pour gérer efficacement le stress
 Pour éviter toute pression
 Pour une bonne prise de décision
 Pour un meilleur rendement
 Pour éviter les problèmes personnels
 Pour être en position de force
 Pour atteindre ses objectifs
 Pour s’adapter aux changements et aux imprévus

Les voleurs du temps  :

Perdre du temps peut signifier le surf sur Internet sans objectif précis, le "Chat" (Bavardage sur le
net), les réseaux sociaux (facebook, WhatsApp..).
Cependant, les voleurs de temps dans le temps de travail empêchent sérieusement à se concentrer, à
être productif et efficace.

Il arrive souvent de ne pas être conscient de certains de voleurs de temps, ce qui empêche la plupart
des personnes de les éviter et préserver leur capital temps.

Prioriser l’importance avec la Matrice de Temps ???

La Matrice de Temps est à la fois un concept et un outil incontournable en gestion du temps. Elle est
connue par sa simplicité et les résultats qu’elle procure à travers la distinction et la priorisation de
l’importance sur l’urgence.

Cet outil nous permet de classer chaque activité dans le cadrant adéquat afin de nous permettre de
faire le traitement approprié à chaque type d’action. . Les deux facteurs qui définissent une activité,
sont « l’urgent » et « l’important ».

Q3 Q1

Q4 Q2
*La Matrice d’Eisenhower ou matrice de temps

Conçue par Dwight David Eisenhower, elle est composée de 2 axes: l’importance et l’urgence.  Ces 2 axes
créent 4 quadrants:
Q1: important et urgent

Q2: important et non-urgent

Q3: urgent et non-important

Q4: non-urgent et non-important

1. L’Urgence signifie que cela demande une attention immédiate. les urgences nous pressent
et agissent sur nous et nous amènent à réagir sur le champ. Elles sont souvent faciles et
agréables à faire. Cependant, elles sont généralement non importantes.
Exemple : Un téléphone qui sonne est urgent. Quoique que vous fassiez de si nécessaire,
lorsque le téléphone sonne, il prend de la priorité par rapport au reste des activités.

2. L’Importance concerne les résultats qui contribuent à votre mission, à vos valeurs, à vos
objectifs hautement prioritaires. Alors que nous réagissons aux urgences, les choses
importantes qui ne sont pas urgentes exigent plus d’initiative, plus de proactivité. Si nous
n’identifions pas clairement les résultats que nous voudrions atteindre dans nos vies et ce
qui est important pour nous, et agir pour leur réalisation, nous serons facilement détournés
pour répondre à l’urgent.
Choisir de consacrer 60% à 80 % de notre temps à faire des tâches importantes, nous amène à être
plus efficace et à nous rapprocher plus rapidement vers l’atteinte de nos objectifs. Il y a donc un
avantage évident à prioriser l’importance sur l’urgence.

Observation et commentaires des quatre quadrants de la matrice de temps :


 Quadrant 1 est à la fois Urgent et Important. Il concerne des résultats
significatifs nécessitant une attention immédiate. Les activités du Quadrant I
représentent les crises ou les problèmes. Il est à noter que la plupart des actions
du quadrant 2 qui n’ont pas été faites à temps passent au Quadrant 1 et
deviennent Urgentes. Le travail de préparation et de prévention en quadrant 2
permet de réduire l’ampleur du quadrant 1.

Les personnes qui dépensent 90% de leur temps dans le Quadrant I et 10% dans le Quadrant
IV pour se soulager, en négligeant les Quadrants II et III sont les personnes qui gèrent leur
vie par les crises. Ces personnes récoltent beaucoup de stress et d’épuisement.
• Il y a d’autres gens qui dépensent beaucoup de temps dans Urgent et Non Important
du Quadrant 3, croyant être dans le Quadrant I. Ils dépensent la plupart de leur
temps dans les urgences, pensant qu’ils sont importants. Mais en réalité, ils
réagissent souvent aux exigences de leur environnement au lieu de se consacrer à
leurs buts les plus importants.
• Les gens qui dépensent leur temps exclusivement dans les Quadrants 3 et 4 vivent une vie
d’irresponsabilité (irresponsabilité totale, licencié de leur travail, dépendants des autres
pour le nécessaire)

Les personnes efficaces passent plus de temps sur Quadrant 2, permettant ainsi de réduire la
dimension du Quadrant 1. Elles font attention de rester loin des Quadrants 3 et 4, car malgré
leur urgence, ils ne sont pas importants.
• Le point de départ est de puiser le temps des activités du quadrant 3 et 4 pour se focaliser
sur le Quadrant 2. Même si les activités du quadrant 1 ne peuvent être évitées, elles vont
baisser progressivement grâce au principe de proactivité en priorisant le quadrant 2.
Exemples
Quadrant 1 : Les tâches urgentes et importantes:
 Certains emails limités dans le temps – une offre d’emploi, un mail pour une
nouvelle opportunité d’affaires, etc.
 Les tâches ménagères qui s’empilent
 Un dossier à rendre au bureau avant une certaine échéance
 Votre voiture qui tombe en panne
 Être témoin d’un accident ou avoir un accident et appeler les secours
 Un appel de l’école de votre enfant

Quadrant 2 : Les tâches non urgentes mais importantes

Les tâches du Quadrant 2 sont généralement centrées autour de la création de nouvelles


relations, de planification pour l’avenir et de l’amélioration de soi. C’est ces tâches qui vous
mèneront vers la vie de vos rêves.
Voici quelques exemples de tâches non urgentes mais Importantes :
 L’organisation des tâches de la semaine
 La planification à long terme
 L’exercice physique
 Le temps passé en famille
 Lire des livres enrichissants
 Suivre un cours pour développer ses compétences dans une matière
 Créer un budget et économiser
 Faire des relations (des amis…)

les activités de ce Quadrant 2, c’est celui qui nous apporte le plus de bonheur, de succès.
Malheureusement, quelques difficultés nous empêchent d’investir assez de temps et
d’énergie.

Quadrant 3 : Les tâches urgentes et non importantes


Les tâches du Quadrant 3 sont des activités qui requièrent toute notre attention (car
urgentes), mais cela ne nous aide pas à atteindre nos objectifs ou notre mission de vie (parce
qu’elles ne sont pas importantes).

Voici quelques exemples d’activités du Quadrant 3 :


 Les appels téléphoniques ou SMS de vos amis
 Les soldes de type Black Friday
 La majorité des mails
 Vos collègues qui peuvent vous demander des services au travail
 Les tâches non inclues dans votre contrat, demandées par votre employeur
 Des ami(e)s / vos parents qui vous demandent de les aider à faire X ou Y
La majorité des gens passent le plus clair de leur temps sur les tâches du Quadrant 3, alors
qu’ils pensent s’occuper des tâches du Quadrant 1. Parce que les activités du Quadrant 3
servent à aider les autres, elles ont toujours l’air importantes.

Quadrant 4 : Les tâches non urgentes et non importantes


Voilà quelques exemples de ces tâches sans valeur ajoutée :
 Regarder la télévision
 Se balader sur internet
 Jouer aux jeux vidéos
 Parcourir les fils d’actualité Facebook, Twitter et Instagram
 Parier ou jouer aux casinos (en ligne ou non)
 Discuter avec les collègues

Identifier les tâches les plus importantes selon le Principe de Pareto (Loi des 20/80)
Selon la loi de Pareto appliquée à la gestion de temps, il est important de mettre l’accent sur les 20 %
des activités les plus déterminantes. Cette partie importante permettrait d’assurer la réalisation de
la plus grande partie des objectifs (80%).
20% d’entrées (Temps, ressources, effort) contribuent à 80% de résultat (Valeur)

Principe Pareto
20%
80%

Prévention des tâches inutiles:


Il s’agit d’identifier et d’éviter les 80 % des tâches qui prennent du temps sans apporter de résultats
probants afin de pouvoir se focaliser sur l’essentiel !
Garder un œil sur les tâches à haute valeur:
Les efforts doivent être rationalisés afin de se concentrer sur les  20% importants.
Ces efforts se révèlent alors fructueux et apportent de meilleurs résultats.
En réalisant environ 20% des tâches, on peut accomplir pratiquement 80 % des résultats (de son
rôle), le reste du temps pourra servir à traiter les autres activités.

Exemples
 20% des clients apportent 80% du chiffre d’affaires
 20% des habits de votre armoire sont utilisés 80% du temps.
 20% des conducteurs provoquent 80% des accidents
 20% des commentateurs du blog commentent le 80% de mes articles…
 20% de ce que vous faites vous apportent 80% de bonheur  

Trouver les activités qui apportent un maximum de résultat, c’est un peu comme trouver Charlie.

FREINS
 L’Oubli
 Le renvoi
 Excès ou insuffisance du sommeil
 Faire trop de chose à la fois
 Trop grande amitié
 Déplacement inutile
 Demande de l’entourage non urgente
 …….
Sept principes de la gestion du temps

Gérer son temps représente un défi, surtout depuis la venue des nouvelles technologies. Concilier
travail, perfectionnement et famille peut s’avérer un casse-tête. Heureusement, il existe des outils
pour apprendre à bien gérer son temps. Voici quelques principes de base dont il serait bon de
s’inspirer.

1. Porter toute son attention sur l’essentiel;


2. Éviter les interruptions;
3. S’assurer de la rentabilité du temps investi;
4. Balancer (équilibrer) ses obligations et ses capacités;
5. Écouter son horloge interne;
6. Identifier les tâches que l’on valorise davantage (que l’on préfère) et auxquelles on
consacrera plus de temps, malgré leur importance;
7. Ne pas remettre à plus tard ce qui peut être fait immédiatement (agir)

Classement par priorités

Temps
Familial Matériel
5%
5% Professionnel
Social
Personnel Personnel
20% Familial
Professionnel
50% Matériel
Social
20%

Professionnel (les études)

Personnel (santé, détente, repas, loisirs, activités physiques, etc.)

Social (relations avec les amis, activités sociales, sports d’équipe)

Familial (relations avec les parents, frères et sœurs et/ ou conjoints et enfants)

Matériel (travail rémunéré non relié au domaine d’étude, tâches ménagères, achats, préparation des
repas)

Conseil :
ACTIVITES

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