Manuel Tompro

Sommaire
Sommaire ................................................................................................................... 1
Introduction................................................................................................................ 4
1er Chapitre : La gestion des paramètres
SECTION I : ACCES A LA GESTION DES PARAMETRES....................................................................9

SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPTION <PARAMETRES> .............................. 10
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES GENERAUX................................................................................ 10
I. Paramètres du projet .......................................................................................................................... 10
A- Les monnaies ........................................................................................................................... 10
B- Les pays ................................................................................................................................... 10
C- L’entête..................................................................................................................................... 11
II. Les paramètres régionaux................................................................................................................. 13
A- Les exercices............................................................................................................................ 13
B- Les sites ................................................................................................................................... 14
III. Les autres paramètres...................................................................................................................... 14
A- Les unités ................................................................................................................................. 14
B- Les emplacements ................................................................................................................... 15
Paragraphe 2 : LES STRUCTURES DES PLANS ................................................................................ 16
A- Le plan budgétaire ................................................................................................................... 17
B- Le plan comptable .................................................................................................................... 17
C- Le plan analytique .................................................................................................................... 18
D- Le plan géographique .............................................................................................................. 18
Paragraphe 3 : LES PLANS DE COMPTES ......................................................................................... 20
A- Les entités budgétaires et techniques ..................................................................................... 20
B- L’entité comptable .................................................................................................................... 23
C- L’entité financière ..................................................................................................................... 29
2e Chapitre : La comptabilité générale
SECTION I : ACCES A LA COMPTABILITE GENERALE .................................................................... 35

SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERALE DE L’OPTION <COMPTABILITE GENERALE> ..... 36
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES GENERAUX.............................................................................. 36
Paragraphe 2 : LA SAISIE................................................................................................................... 36
A- La saisie des à nouveaux et des écritures............................................................................... 36
B- Rapprochement bancaire......................................................................................................... 42
C- Lettrage et délettrage ............................................................................................................... 45
D- Cours........................................................................................................................................ 48
Paragraphe 3 : LES EDITIONS........................................................................................................... 50
A- Comptes – Journaux ................................................................................................................ 50
B- Grands livres – Balances ......................................................................................................... 54
C- L’édition du bordereau de règlement (BR)............................................................................... 59
Paragraphe 4 : LES TRAVAUX PERIODIQUES................................................................................. 61
A- Clôtures .................................................................................................................................... 61
B- Etats standards......................................................................................................................... 62
C- Etats SYSCOA ......................................................................................................................... 63
3e Chapitre : La comptabilité analytique
SECTION I : ACCES A LA COMPTABILITE ANALYTIQUE................................................................. 65

SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPTION <COMPTABILITE ANALYTIQUE>..... 67
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES ..................................................................................................... 67
-1-
A- Les exercices ........................................................................................................................... 67
B- Le plan analytique .................................................................................................................... 67
C- Les clés de répartition à priori .................................................................................................. 68
D- La ventilation à posteriori ......................................................................................................... 69
Paragraphe 2 : LES EXPLOITATIONS ................................................................................................. 71
A- Le détail des mouvements ....................................................................................................... 71
B- La balance analytique .............................................................................................................. 71
C- Le grand livre............................................................................................................................ 72
D- Le tableau récapitulatif ............................................................................................................. 73
E- Le tableau récapitulatif sur cinq (5) ans ................................................................................... 73
4e Chapitre : Le suivi budgétaire

SECTION I : ACCES AU SUIVI BUDGETAIRE .................................................................................... 75
SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPTION <SUIVI BUDGETAIRE> ..................... 77
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES ..................................................................................................... 77
A- La configuration de la saisie..................................................................................................... 77
Paragraphe 2 : SAISIE ......................................................................................................................... 79
A- La saisie du budget .................................................................................................................. 79
B- La réallocation budgétaire........................................................................................................ 80
Paragraphe 3 : L’EXPLOITATION DU BUDGET .................................................................................. 82
A- Les éditions du budget ............................................................................................................. 82
B- Le suivi budgétaire ................................................................................................................... 82
5e Chapitre : La suivi des conventions

SECTION I : COMMENT DEMARRER VOTRE COMPTABILITE FINANCIERE ................................. 89
SECTION II : REPARTITION DES VOLUMES FINANCIERS .............................................................. 90
SECTION III : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPTION <SUIVI DES CONVENTIONS>......... 91
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES – IDA ......................................................................................... 91
Paragraphe 2 : SAISIE – IDA ................................................................................................................ 91
A- La saisie du montant de la convention ..................................................................................... 91
B- La saisie du montant réalloué .................................................................................................. 92
Paragraphe 3 : EXPLOITATION – IDA ............................................................................................... 93
A- Gestion des Demandes de Retrait de fonds ............................................................................ 93
B- Gestion des Demandes de Paiement Direct (DPD)................................................................. 98
6e Chapitre : La gestion des immobilisations

SECTION I : ACCES A LA GESTION DES IMMOBILISATIONS ....................................................... 100
SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPT° <GESTION DES IMMOBILISATIONS> 101
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES ................................................................................................. 101
Paragraphe 2 : LA SAISIE................................................................................................................. 101
A- La saisie ................................................................................................................................. 101
B- Les affectations ...................................................................................................................... 102
Paragraphe 3 : EXPLOITATTION ..................................................................................................... 103
A- Consultation............................................................................................................................ 103
7e Chapitre : Les états financiers

SECTION I : ACCES A LA GESTION DES ETATS FINACIERS........................................................ 105
SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPTION <ETATS FINANCIERS>................... 106
Paragraphe 1 : LES ETATS STANDARDS ....................................................................................... 106
A- Les paramètres ...................................................................................................................... 106
B- Les éditions ............................................................................................................................ 109
Paragraphe 2 : LES ETATS LACI / FARAH ...................................................................................... 112
A- Les paramètres ...................................................................................................................... 112
B- Les éditions ............................................................................................................................ 117
Paragraphe 3 : LES ETATS SYSCOA ................................................................................................ 119
Paragraphe 4 : LES ETATS RSF ...................................................................................................... 120
-2-
A- Présentation des informations financières dans les états RSF ............................................. 120
B- Paramétrage d’un état de ressources et emplois .................................................................. 120
C- Paramétrage d’un état de l’utilisation de fonds ...................................................................... 121
D- Edition .................................................................................................................................... 121
8e Chapitre : La gestion des marchés & engagements

SECTION I : ACCES A LA GESTION DES MARCHES ET ENGAGEMENTS................................... 123
SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPTION <GESTION DES MARCHES &
ENGAGEMENTS>............................................................................................................................... 124
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES ................................................................................................... 124
A- Le type de passation de marchés .......................................................................................... 124
B- Les schémas de décaissement.............................................................................................. 124
C- La comptabilisation par type de marchés .............................................................................. 124
D- Les paramètres relatifs à la gestion des lettres de garantie .................................................. 125
Paragraphe 2 : LES FICHES DE MARCHES...................................................................................... 126
A- La saisie des marchés ........................................................................................................... 126
B- Apurement des engagements ................................................................................................ 128
Paragraphe 3 : LES EXPLOITATIONS ............................................................................................. 129
A- Les exploitations de marchés................................................................................................. 129
B- Les exploitations d’engagements........................................................................................... 132
9e Chapitre : Etats de décaissements

SECTION I : ACCES AUX ETATS DE DECAISSEMENTS ................................................................ 134
SECTION II : FONCTIONNEMENT GENERAL DE L’OPTION <ETATS DE DECAISSEMENTS> ... 135
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES ................................................................................................... 135
A- Budget de trésorerie ............................................................................................................... 135
Paragraphe 2 : EXPLOITATIONS ....................................................................................................... 136
A- Analyse monocritère .............................................................................................................. 136
B- Analyse bi critères .................................................................................................................. 137
C- Analyse par période ............................................................................................................... 137
D- Grand livre.............................................................................................................................. 138
E- Détails des mouvements........................................................................................................ 139
F- Analyse récapitulative ............................................................................................................ 139
G- Récapitulatif sur 5 ans............................................................................................................ 140
H- Tableau de bord ..................................................................................................................... 141
I- Budget de trésorerie............................................................................................................... 142
10e Chapitre : Les utilitaires

SECTION I : ACCES AUX UTILITAIRES............................................................................................ 144
SECTION II : FONCTIONNEMENT DE L’OPTION <UTILITARES>................................................... 145
Paragraphe 1 : LA BASE DE DONNEES............................................................................................ 145
A- La sauvegarde........................................................................................................................ 145
B- La réparation .......................................................................................................................... 146
C- La restitution........................................................................................................................... 146
D- Le compactage....................................................................................................................... 146
E- La purge ................................................................................................................................. 146
Paragraphe 2 : LES INTERFACES ..................................................................................................... 148
A- Les exportations ..................................................................................................................... 148
B- Les importations ..................................................................................................................... 148
C- TECPRO ................................................................................................................................ 149
D- Diagnostic............................................................................................................................... 149
E- Traduction .............................................................................................................................. 151
Conclusion ............................................................................................................. 153
-3-
Introduction
TOMPRO est un logiciel de gestion intégrée de la comptabilité des projets. Il est constitué de plusieurs modules
tels que :
La gestion des paramètres

La comptabilité générale
La comptabilité analytique
Le suivi budgétaire
Le suivi des conventions
La gestion des immobilisations
Les états financiers
La gestion des marchés & engagements
Les états de décaissements
Les utilitaires
TOMPRO offre, en plus des modules de gestion, des paramètres et des utilitaires permettant d’assurer la bonne
marche des modules de gestions comptables précités.
TOMPRO fait l’objet d’une double protections (matérielle et logicielle) pour éviter l’usage frauduleux de vos
données par un tiers. Son utilisation requiert l’acquisition de clés de protection. Sans la clé de protection fournie
par le revendeur, le logiciel ne pourra être lancé. Enfin, il existe la clé de protection logicielle se traduisant par le
nom de l’utilisateur et le mot de passe lui correspondant, tous exigés au lancement du logiciel.
En plus cette double protections, l’accès à ses modules est sous le contrôle d’un super - utilisateur :
L’ADMINISTRATEUR DU PROJET. Ce dernier détient tous les droits, en particulier la création des nouveaux
utilisateurs, l’attribution à ceux-ci d’un nom et d’un mot de passe puis l’accès dont dépend l’exécution des tâches
correspondantes.
L’écran ci-dessous assure la création des utilisateurs et groupes d’utilisateurs, la modification des mots de passe
et l’attribution des droits d’accès.
¾ Pour accéder à cet écran, il suffit de cliquer sur l’icône de réseau qui se trouve dans le coin supérieur
gauche de votre écran.
fig. 1 : création d’un nouvel utilisateur
UTILISATEURS :
-4-
Le premier onglet < UTILISATEURS > permet de créer un nouvel utilisateur. Chaque utilisateur doit être inscrit
dans un groupe.
Utilisateur :
Nom d’utilisateur : ce nom sera demandé à chaque nouvelle connexion au logiciel. Le système
distingue les minuscules et majuscules.
Inscription - Utilisateur :
Liste des Groupes : liste des groupes déjà créés
Utilisateur inscrit dans : groupe d’appartenance de l’utilisateur. Changer le groupe d’appartenance à
l’aide des boutons « Inscrire » et « Enlever »
Fig. 2 : création des groupes d’utilisateurs
Le second onglet < GROUPE > permet de créer des groupes d’utilisateurs. Un groupe est un ensemble
d’utilisateurs qui possèdent les mêmes droits d’accès.
Nom :
Nouveau : permet de créer un nouveau groupe d’utilisateurs
Supprimer : permet de supprimer un groupe existant
Dupliquer : permet de copier un groupe vers un autre. Pour configurer un nouveau groupe, il est
souvent plus pratique de travailler à partir d’un groupe existant et d’y apporter les modifications
nécessaires.
Informations sur les Utilisateurs du groupe : liste des utilisateurs appartenant au groupe sélectionné.
-5-
Fig. 3 : Modification du mot de passe
Le troisième onglet < MOT DE PASSE > permet de modifier les mots de passe. Chaque utilisateur crée lui-
même son mot de passe. Celui-ci peut être modifié à tout moment.
Modification du mot de passe :

Nom de l’utilisateur : nom de l’utilisateur connecté (affiché par le système)
Ancien mot de passe : par sécurité, le système demande l’ancien mot de passe
Nouveau mot de passe : entrer le nouveau mot de passe (le système distingue les minuscules et les
majuscules)
Confirmation : retaper le mot de passe (pour éviter les éventuelles erreurs de frappe)
Si vous entrez pour la première fois dans TOMPRO en tant qu’utilisateur nouvellement créé, l’écran ci-après
s’affiche.
Fig. 4 : saisie du mot de passe
Cet écran vous permet de saisir votre mot de passe que vous devez mémoriser pour pouvoir utiliser TOMPRO au
cours des sessions suivantes.
-6-
Fig 5 : attribution des droits d’accès
Enfin, le quatrième onglet < AUTORISATION D’ACCES > permet d’attribuer les droits d’accès aux différents
groupes d’utilisateurs de TOMPRO. Cette tâche ne peut être exécutée que par l’administrateur du projet. Pour
chaque utilisateur, l’administrateur du projet définit les différentes opérations qui lui sont permises.
Pour cela, il suffit de les cocher.
-7-
TOMPRO
La gestion
des paramètres
er
1 Chapitre
Section I
Accès a la gestion
des paramètres
Section II
Fonctionnement général
de l’option < Paramètre >
-8-
Certaines données sont permanentes dans votre projet et seront indispensables pour l’utilisation de TOMPRO.
Les éventuels sites décentralisés que vous gérez, les devises que vous utilisez, la structure de votre plan
comptable sont autant des paramètres qu’il faut à tout prix déclarer à TOMPRO dès la première utilisation afin
d’en disposer de façon permanente. Vous pouvez bien entendu modifier plus tard ces paramètres sous certaines
conditions.
La gestion des paramètres est accessible avec la première option du menu principal.
Fig. 6 : accès à la gestion des paramètres
En cliquant sur cette option (< Paramètres >), le menu des paramètres apparaît.
Fig. 7 : Menu des paramètres
Il permet d'accéder aux structures, aux plans de comptes, et aux paramètres généraux.
-9-
Guidés par les différents menus, vous entrez dans la codification désirée par un clic.
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES GENERAUX

Les paramètres généraux sont constitués de codifications de base nécessaires pour le fonctionnement du système.
Ils comprennent : les paramètres du projet, les paramètres régionaux et les autres paramètres.
I. Paramètres du projet
Dans les paramètres du projet se trouvent : les monnaies, les pays et l’entête.
A- Les monnaies
Ce sont les monnaies que l’on peut rencontrer dans la gestion de votre projet.
La comptabilité générale ainsi que les modules d’exploitation sont gérés en multi-devises.
Fig. 7 : Paramétrage des monnaies
Il faut renseigner :
- Le code : utiliser le code international
- Le libellé : libellé explicite de la monnaie
- Les décimales et format :
o Nom : nom de la décimale, si celle-ci existe
o Nombre : nombre de décimales
Ex. : Pour le franc CFA (en zone Afrique de l’Ouest) le code retenu est le XOF
B- Les pays
Ce sont les pays que l’on peut rencontrer dans les autres nomenclatures du projet, notamment les tiers, les
bailleurs de fonds et l’entête. Ils sont identifiés par le code et le libellé.
- 10 -
Exemple : CI – Côte d’Ivoire
Fig. 8 : Paramétrage des pays
- Le code : utiliser les normes internationales
- Le libellé : libellé explicite du pays
C- L’entête
L’entête permet de personnaliser votre projet en saisissant la fiche d’identification.
La grille de saisie suivante apparaît lorsque vous cliquez sur l’option « entête ».
Fig. 9 : Saisie des coordonnées du projet
- 11 -
1- Coordonnées du Projet :
Les renseignements requis sont :
- l’identification :
Libellé du projet : repris dans toutes les éditions (avec le pays)
Sigle du projet : repris dans les éditions et affiché sur toutes les fenêtres dans la version multi-
projets
- L’Adresse :
Adresse
Ville : utilisé dans l’édition de certains ordres de virement
Pays : repris dans les toutes les éditions
Téléphone
Fax
Adresse e-mail
2- Autres paramètres :
Lorsque vous cliquez sur l’onglet « autres paramètres », la grille de saisie suivante apparaît :
Fig. 10 : Saisie des autres paramètres de l’entête
Les renseignements requis sont :

- Autres paramètres :
o La monnaie utilisée : monnaie de comptabilisation
o La monnaie du REP : monnaie dans laquelle les coûts des activités pour la durée de vie du
projet sont évalués (dans le document intitulé « Rapport d’Evaluation du Projet »)
o Le cours : cours de la monnaie REP (au moment de l’évaluation des coûts)
o La gestion des échéances : cocher pour activer la gestion des échéances des tiers
o La gestion des BR et OV : cocher pour activer l’édition des bordereaux de règlement et des
ordres de virement
o Le test sur numéro de pièce : permet de contrôler si le numéro de pièce d’un nouveau
bordereau est déjà saisi.
o La numérotation des immobilisations : permet de choisir la numérotation des immobilisations.
• 0 pour une numérotation séquentielle
• 1 pour une numérotation séquentielle intégrant le site (préconisée dans une
comptabilité multi-sites)
• 2 pour une numérotation intégrant l’année d’acquisition et le site
d’affectation.
- 12 -
- Double libellés (TOMPRO permet la gestion du projet en deux (2) langues, nécessaire si la langue de
comptabilisation n’est pas éligible au niveau des bailleurs de fonds)
o Gestion de deux libellés : cocher pour activer cette option
o Langue 1er libellé : langue de comptabilisation
o Langue 2e libellé : langue pour les bailleurs
- Monnaie de rapport : est nécessaire si la monnaie locale n’a pas de parité fixe avec les devises
couramment utilisées (USD, EUROS). Si l’option est activée, la saisie et les exploitations pourront se
faire directement en monnaie locale et/ou en monnaie de rapport. Pour les autres monnaies, un cours
moyen est exigé.
o Gestion monnaie rapport : cocher pour activer l’option
o Code de la monnaie : choisir une monnaie différente de la monnaie locale.
- Comptes frais bancaires : comptes de la comptabilité générale servant à imputer les frais bancaires (frais
afférents aux ordres de virement). Lors des apurements de factures, seuls les comptes de tiers, les
comptes de trésorerie et les comptes bancaires paramétrés ci-dessus sont acceptés.
II. Les paramètres régionaux
Dans les paramètres régionaux se trouvent : les exercices et les sites.
A- Les exercices
Il s’agit des exercices comptables. TOMPRO permet une gestion sur plusieurs années consécutives.
La codification des exercices permet de créer, de modifier, d’afficher les exercices et de choisir l’exercice
courant.
Fig. 11 : La codification des exercices
Codification des exercices

- Année : année identifiant l’exercice
- En cours : coché, l’exercice devient l’exercice utilisé par défaut
- Date de début d’exercice
- Date de fin d’exercice
Exemple : 01-01-2004 au 31-12-2004
- 13 -
N.B : l’exercice en cours est coché en haut et à droite de tout le menu. Les exercices ne doivent pas se
chevaucher.
B- Les sites
Ils correspondent aux sites décentralisés de saisie. Chaque site est identifié par un code et un libellé.
Fig. 12 : création des sites de saisie
Code : code de 2 caractères numériques identifiant le site. Ce code sert à différencier les données
selon leur site d’appartenance (mouvements comptables, budgétaires, à nouveaux, immobilisations,
marchés …)
Libellé : libellé explicite du site, repris dans les éditions dans une configuration multi-sites.
Centre géographique par défaut : si renseigné, sera repris par défaut dans les saisies comptables
(modifiable).
Exemple : 02 – MARADI. (MARADI est un site du projet PPDEA ayant pour code 02)
III. Les autres paramètres
Dans les paramètres régionaux se trouvent : les unités et les emplacements.
A- Les unités
Il s’agit des unités dans lesquelles le budget est exprimé.
- 14 -
Fig. 13 : saisie des unités
Code : code alpha-numérique identifiant l’unité (2 caractères maximum)

Libellé : libellé explicite de l’unité
B- Les emplacements
Ce sont les différents emplacements des immobilisations acquises dans l’exécution du projet.
Fig. 14 : saisie des emplacements
Code : code alpha-numérique identifiant l’emplacement physique des biens acquis (10 caractères
maximum).
Libellé : libellé explicite de l’emplacement
- 15 -
Paragraphe 2 : LES STRUCTURES DES PLANS
Fig. 15 : accès aux structures des plans
Philosophie générale :
L’onglet <Structures> permet la définition des différents niveaux hiérarchiques des plans utilisés au sein de votre
projet. Pour cela, vous devez renseigner :
- Le niveau : affiché par le système (incrémentation automatique)
- Le libellé : libellé explicite du niveau
- L’abréviation : libellé court, repris dans les fenêtres de saisie
- Le format
Ce dernier est spécifié par une suite de caractères qui confèrent un comportement spécifique au
code du niveau pendant la saisie.
A. « C » pour spécifier que ce niveau peut être codifié indifféremment par une suite de chiffres ou de
lettres.
B. « A » pour dire que vous devez seulement saisir des caractères alphabétiques.
C. « 9 » pour ne saisir que des chiffres

La longueur du code est directement déterminée par le format.
Ex. : 9CA indique que le code a obligatoirement 3 caractères, le premier étant un chiffre, le deuxième un
caractère alpha-numérique et le troisième une lettre.
N.B :
- Vous ne pouvez créer que 10 niveaux.
- Les degrés de détail des futures exploitations sont directement liés avec la structure des plans de comptes.
D’où l’importance de ce paramétrage.
Ex. : l’état « utilisations de fonds par activités » dans le module RSF utilise directement la structure du plan
analytique.
- Les libellés des niveaux sont repris directement dans les fenêtres de saisie ainsi que dans les éditions. Utiliser
donc le « jargon » exigé par votre entité (en fonction du pays, des bailleurs, des systèmes de gestion de la sous-
région …) pour personnaliser le logiciel.
Dans TOMPRO, 4 plans peuvent être structurés : le plan budgétaire, le plan comptable, le plan analytique et le
plan géographique.
- 16 -
A- La structure du plan budgétaire
Fig. 16 : la structure du plan budgétaire
Niveau : niveau incrémenté et affiché automatiquement par le système

Libellé : libellé explicite utilisé dans les éditions
Abréviation : libellé court, repris dans les fenêtres de saisie
Format : suite de A, C et/ou 9
Exemple :
1 – CHAPITRES – C
2 – RUBRIQUES – C
3 – POSTES - CC
B- La structure du plan comptable
Fig. 17 : La structure du plan comptable
- 17 -
Exemple :
1 – CLASSE - 9
2 – SOUS-CLASSE – 9
3 – COMPTE - 9999
C- La structure du plan analytique
Fig. 18 : La structure du plan analytique

Exemple :
1 – COMPOSANTE - C
2 – SOUS-COMPOSANTE – C
3 – ACTIVITE - 99
D- La structure du plan géographique
- 18 -
Fig. 19 : La structure du plan géographique

Exemple :
1 – PROVINCES - 99
2 – PREFECTURES - 99
- 19 -
Paragraphe 3 : LES PLANS DE COMPTES
Fig. 20 : accès aux plans de compte
Ces plans sont répartis en 3 entités : entités budgétaires et techniques, entité comptable et entité financière. Dans
chaque entité, un clic sur une option vous donne accès à l’écran de saisie correspondant.
A- Les entités budgétaires et techniques

Elles comprennent : le plan budgétaire, le plan analytique et le plan géographique.
¾ Le plan budgétaire
La codification budgétaire se fait sur plusieurs niveaux déterminés lors de la codification de la structure : pou
illustrer, nous prenons un exemple comportant 3 niveaux.
Fig. 21 : La codification budgétaire
Choix du niveau :
Choisir le niveau à paramétrer
Les chapitres
- 20 -
- Code : code respectant le format (type de caractères et longueur) préalablement défini
- Libellé : libellé explicite du chapitre
Exemple : 1 - INVESTISSEMENT
2 - FONCTIONNEMENT
Les rubriques
Ce sont des subdivisions des chapitres.
En choisissant le niveau Rubrique, le système vous demande quel chapitre vous voulez paramétrer (choisir dans
la liste correspondante). Renseigner ensuite :
- Code : en respectant le format (types de caractères et longueur)
- Libellé : libellé explicite de la rubrique
Exemple : 11CA – CARTOGRAPHIE
11PR – PRODUCTION
Les postes
Ce sont des subdivisions des rubriques.
En choisissant le niveau Poste, le système vous demande quelle rubrique vous voulez paramétrer (choisir dans la
liste correspondante). Renseigner ensuite :
- Code : en respectant le format (types de caractères et longueur)
- Libellé : libellé explicite du poste
Exemple : 11CA01 – PATHOGRAPHIE DES FORETS
¾ Le plan analytique
Ce plan présente les activités que finance le projet. Il peut comporter plusieurs niveaux, en fonction du
paramétrage de la structure analytique : l’exemple ci-dessous comporte 2 niveaux.
Fig. 22 : paramétrage du plan analytique
Choix du niveau :
Exemple : COMPOSANTES (niveau 1) ou ACTIVITES (niveau 2)

- Niveau 1 - Composante
code - respecter le format (types de caractères et longueur)

libellé : libellé explicite de la composante
Exemple : A – TRAVAUX BATIMENT
- Niveau 2 – Activité
- 21 -
La composante de rattachement est demandée au préalable. Renseigner ensuite :
code : respecter le format (types de caractères et longueur)
libellé : libellé explicite de l’activité
Exemple : A2DE – DELIMITATION
N.B : Pour l’édition du plan analytique, vous pouvez sélectionner une fourchette de codes.
¾ Le plan géographique
Il s’agit des localités bénéficiaires des activités du projet. Dans l’exemple ci-dessous, le plan géographique est
défini sur 4 niveaux :
Fig. 23 : Paramétrage du plan géographique
Choix du niveau :
Exemple : REGION – ORGANE DE GESTION – SOUS ORGANE DE GESTION – CENTRE D’OPERATION
o Niveau 1 : régions
code - respecter le format (types de caractères et longueur)

libellé : libellé explicite de la région.
Exemple : G – ABENGOUROU
o Niveau 2 : organes de gestion

La région de rattachement est demandée au préalable. Renseigner ensuite :
code (le premier caractère représente celui du niveau 1)

libellé : libellé explicite de l’organe de gestion
Exemple : G01 – COORDINATION REGIONALE D’ABENG.
o Niveau 3 : Sous-Organes
code (les 3 premiers caractères représentent ceux du niveau 2)
libellé
Exemple : G015 – DIVISION AMENAGEMENT INTEGRE
o Niveau 4 : Centres d’opérations

code (les 4 premiers caractères représentent ceux du niveau 3)
- 22 -
libellé
Exemple : G01504 – SECTEUR UP AKOUPE
B- L’entité comptable
Il s’agit de codifier le plan comptable, le plan des tiers et le plan des journaux.
¾ Le plan comptable
Le plan comptable peut comporter aussi plusieurs niveaux. Dans l’exemple ci-après, le plan comptable est
composé de 4 niveaux (classes, comptes généraux, comptes divisionnaires, sous comptes …).
Fig. 24 : Paramétrage du plan comptable
Choix du niveau : choisir le niveau à paramétrer
Les classes
Ce sont les classes du plan comptable identifié par les éléments suivants :
- code
- libellé
- Super-classe :
Super-classe de rattachement : détermine le comportement de la classe lors de la saisie et des
exploitations comptables.
Exemple : 1 – RESSOURCES DURABLES, superclasse A = capitaux

2 – ACTIFS IMMOBILISES, superclasse B = Immobilisations
N.B : Le système interdit la suppression d’une classe s’il existe des comptes généraux rattachés.
Les comptes généraux (niveau 2 dans l’exemple)

Ce sont les subdivisions de classes identifiées par les éléments suivants :
- code (le premier caractère doit correspondre à une classe)
- libellé : libellé explicite du compte général
Exemple : 21 – IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
23 – BAT, INSTALL, AGENCEMENT
N.B : La création d’un compte général n’est possible que si la classe correspondante ait été créée.
Le système interdit la suppression d’un compte général s’il existe des comptes divisionnaires rattachés.
Les comptes divisionnaires (niveau 3 dans l’exemple)
- 23 -
Ce sont les subdivisions de comptes généraux identifiées par les éléments suivants :
- code (les 2 premiers caractères doivent correspondre à un compte général)
- libellé : libellé explicite du compte divisionnaire
Exemple : 213 – LOGICIELS
231 – BATIMENT ADMINISTRATIFS ET COMMERC.
N.B : De même la création d’un compte divisionnaire n’est possible que si le compte général correspondant
ait été créé.
Le système interdit la suppression d’un compte divisionnaire s’il existe des sous-comptes rattachés
Les sous comptes (niveau 4 et dernier niveau dans l’exemple)

Cette option permet à l’utilisateur de créer son propre plan comptable. Celui-ci est élaboré sur l’écran ci
dessous :
Fig. 25 : création de son propre plan comptable
Vous devez entrer les informations suivantes :

- le code : code du sous-compte (respecter le format et la longueur)
- le libellé : libellé explicite du sous-compte
a. Suivi détaillé des immobilisations :

Un compte d’immobilisation (2XXXXX dans l’exemple) peut être suivi de façon détaillée. Pour avoir un suivi
détaillé, cocher « compte suivi en immobilisation ». Par la suite, vous pourrez créer une fiche individuelle
d’immobilisation pour toute acquisition relative au sous-compte.
Exemple : Sous compte 215200 des véhicules. Si ce compte est suivi en détail, chaque véhicule pourra être
individualisé par un numéro, séquentiel par exemple. Le premier portera le numéro 215200- 0100001, le
deuxième le numéro 215200-0100002, …
b. Suivi détaillé des tiers

De même, les sous comptes de tiers peuvent être suivis en détail (4XXXXX). Cochez « compte collectif tiers »
pour avoir un suivi en détail. Par la suite, vous devez saisir en détail les tiers pour ce compte.
Exemple : Sous compte 401000 des fournisseurs. Si ce compte est suivi en détail, chaque fournisseur sera
individualisé par un numéro (ou un code alpha-numérique au choix). Le premier portera le numéro 401000-0001,
le deuxième le numéro 401000-0002, … (voir codification des tiers).
Le sous compte 401000 sera alors un sous compte collectif.
Suivi analytique
- 24 -
Si le sous compte entré est un sous compte ayant un comportement d’immobilisations, de charges ou de produits,
par exemple 2, 6 ou 7, ce sous compte fera par défaut l’objet d’un suivi analytique (ventilation lors de la saisie
comptable).
Si vous ne voulez pas de ventilation lors de la saisie comptable pour un sous compte donné (exemple :
Amortissement), ne cochez pas « analytique ».
Si le sous compte fait l’objet d’un suivi analytique, il est possible d’automatiser la saisie du code analytique, de
contrôler la cohérence des informations lors de la saisie des mouvements comptables.
En fonction du détail des plans comptable et analytique, il arrive très souvent qu’on puisse établir une relation
entre le compte comptable et le plan analytique.
Exemple : Compte Salaires et Activité Cellule de Coordination, ou de manière générale les dépenses relatives au
fonctionnement de la cellule de coordination du projet.
3 cas peuvent se présenter :
- la liaison est de un à un (c’est à dire qu’un compte comptable correspond à une activité analytique). Dans ce
cas, lors de la saisie comptable, le compte analytique est proposé.
- la liaison est de un à plusieurs (c’est à dire qu’un compte comptable peut être imputé sur plusieurs activités).
Dans ce cas, lors de la saisie comptable, le compte analytique proposé est celui qui a été paramétré le
premier.
- Pas de liaison : aucune activité n’est proposée
N.B : Dans le cas où un code analytique différent de celui du rattachement, le système le signale. Dans ce
cas, l’utilisateur peut modifier ou « forcer » l’activité initialement saisie.
La touche F6 permet d’afficher la liste des activités liées au compte (rappelons que la touche F4 permet
d’afficher les clés de répartition analytique)
Procédures :
Paramètres
Plan Comptable
Sélectionner le compte à paramétrer
Cliquer sur le bouton « Anal. Rattachés » et établir la correspondance, en entrant en premier le code par défaut le
plus fréquent.
c. Suivi budgétaire
Si le sous compte entré est un sous compte de classe ayant un comportement d’immobilisations, de charges ou de
produits, exemple 2, 6 ou 7, ce sous compte fera par défaut l’objet d’un suivi budgétaire (ventilation lors de la
saisie comptable).
Si vous ne voulez pas de ventilation lors de la saisie comptable pour un sous compte donné (exemple :
Amortissement), ne cochez pas « budget ».
Si le sous compte fait l’objet d’un suivi budgétaire, il est possible d’automatiser la saisie du code budgétaire et
de contrôler la cohérence des informations.
En règle générale, les codes budgétaires sont des regroupements de comptes comptables. Il est alors facile
d’établir une correspondance entre les 2 plans de comptes.
Cette liaison facilite la saisie et permet d’avoir une base fiable et cohérente.
Procédures :
Paramètres
Plan Comptable
Onglet Postes Rattachés
Etablir la correspondance. (click sur Modifier au préalable)
Lors de la saisie comptable, la touche F4 permet d’afficher les liaisons.

Si un seul poste est rattaché au compte, celui-ci est proposé par défaut.
Si on saisit un poste différent, le système le signale. Dans ce cas, l’utilisateur peut modifier ou « forcer » le poste
initialement saisi.
- 25 -
d. Les sous comptes peuvent aussi être l’objet de suivi géographique et financier
Remarques :
- Pour l’édition du plan comptable, il est possible de sélectionner une fourchette de comptes (Ex. : sous compte
601000 à 661000 pour les comptes de charges)
- Comportement obligatoire des comptes

Conformément aux procédures comptables, certains comptes ne peuvent être créditeurs (ou débiteurs). Le
système dispose d’une fonction permettant de le faire, et vérifie avant la validation de chaque bordereau
comptable.
Cette option permet par exemple d’éviter d’avoir des caisses créditrices.
Procédures :
Paramètres
Plan Comptable
Paramétrer l’option : « comportement obligatoire » en choisissant :
i. débiteur
ii. créditeur
iii. ou rien (pas de comportement obligatoire)

- Comportement par défaut des comptes :
Permet de définir le comportement des comptes lors des saisies comptables (au débit ou au crédit)
Procédures :
Paramètres
Plan Comptable
Paramétrer l’option : « comportement par défaut » en choisissant :
− le sens (D ou C) lors des journaux de prise en charge
− le sens (D ou C) lors de journaux de trésorerie.
Exemple : pour le compte collectif Fournisseur, on pourra allouer par défaut C en prise en charge, et D en
journal de trésorerie.
¾ Le plan des tiers

Pour un suivi individuel des tiers, les différents renseignements les concernant doivent être saisis.
Fig. 26 : Saisie du plan des tiers
- 26 -
- Le compte du tiers : il s’agit du sous compte collectif (plan comptable) sur lequel on a décidé de faire un suivi
détaillé.
- Le compte auxiliaire : code alpha-numérique de 4 caractères maximum. Une combinaison de lettres et de
chiffres est préconisée pour faciliter les recherches (ex. SN01 pour Société Nationale des Eaux)
- L’indentification est composée de la raison sociale et du nom de contact
Nom ou raison sociale : nom de la société (ou personne s’il s’agit d’un individu)
Nom du contact : nom de la personne avec qui le projet est en relation
- L’adresse est composée de 2 lignes d’adresse, de la ville, du pays, du téléphone, du fax et de l’adresse
électronique (e-mail)
Adresse :
Ville :
Pays : par défaut, le pays du projet est proposé.
Téléphone :
Fax :
Adresse e-mail :
- Les coordonnées bancaires : il s’agit du numéro du compte bancaire du tiers et de la domiciliation bancaire.
Numéro de compte bancaire : repris dans certaines éditions, tel les ordres de virement, ou
paiements directs
Domiciliation : repris dans certaines éditions, tel les ordres de virement, ou paiements directs
- La gestion des échéances : il s’agit de saisir l’échéance concernant le tiers créé
Echéance de paiement : entrer le nombre de jours d’échéance, et le jour de paiement (exemple :
30 jours le 15)
Remarques :
Pour dupliquer des comptes auxiliaires des tiers dans la fenêtre de paramétrage du plan de tiers, cliquer sur le
bouton dupliquer : sélectionner pour le “ compte collectif source ” le compte collectif à dupliquer, pour le
“ compte collectif cible ” le compte collectif dans lequel on va copier le paramétrage des comptes auxiliaires des
tiers.
Cette fonctionnalité est pratique dans le cas où on doit ouvrir plusieurs comptes collectifs pour un même tiers
(ex. fournisseurs, retenue de garantie, avance …)
¾ Le plan des journaux

La saisie des mouvements comptables se fait par journal (Exemple : Journal de banque, journal des opérations
diverses,…)
Fig. 27 : Saisie des mouvements comptables par le journal
- 27 -
Pour créer un journal, vous devez renseigner :
- Le code du journal : 4 caractères alpha-numériques
- Le libellé : libellé explicite du journal
- Le type du journal
Journal de trésorerie : concerne les banques, caisses ou autres moyens de paiement (ex. DPD)
Exclu des mémoires : coché, les mouvements de ce journal ne figureront pas dans les mémoires
et D.R.F.
Compte général associé : s’il s’agit d’un journal de type trésorerie, il faut associer un compte à
ce journal pour établir l’automatisme lors des saisies comptables.
- Si vous gérez des Bordereaux de Règlements (BR) et les Ordres de Virement (OV), vous devez associer aux
journaux des comptes de paiement, le modèle BR, le code de financement et le dernier numéro d’émission.
Financement associé : financement associé au journal de trésorerie
Numéro du modèle : numéro du modèle (modèle à paramétrer au préalable)
Dernier numéro d’émission : numéro servant de point de départ pour une incrémentation
automatique des bordereaux de règlement
Fig. 28 : gestion d’un journal en devises
Pour obtenir la figure 28, cliquez sur l’onglet : Gestion en devises
- Cochez « journal géré en devises » si vous voulez gérer un journal en devises (en plus de la monnaie locale et
de la monnaie de rapport)
- Le code de la devise : si vous avez décidé de gérer le journal en devises, vous avez 2 possibilités :
1. saisir le code de la devise (monnaie) : si la devise est fixe (exemple

du compte spécial libellé en dollars). Cette devise sera proposée et
ne sera pas modifiable dans les saisies comptables
2. laisser à blanc le champ devises : dans ce cas, la devise doit être

saisie à chaque transaction.
Remarques : Automatisation de la numérotation des pièces

La numérotation des pièces est une procédure interne aux projets.
- 28 -
Pour faciliter le classement, la plupart des journaux sont généralement numérotés de manière séquentielle. La
séquence peut être générée automatiquement par le système.
Procédures :
Paramètres
Plan des journaux
Gestion Devises
Incrémentation automatique : choisir le chiffre en fonction du nombre de pièces géré par année (exemple : 3 pour
une numérotation de 001 à 999, 4 pour une numérotation de 0001 à 9999 etc )
C- L’entité financière
Il s’agit de la codification des bailleurs de fonds, des conventions qu’ils financent, du découpage de ces
conventions et de la ventilation des catégories.
¾ Les bailleurs de fonds

Cette option permet de saisir les informations suivantes relatives aux bailleurs de fonds à partir de cet écran.
Fig. 29 : saisie des informations relatives aux bailleurs de fonds
- Le code : code alpha-numérique de 10 caractères maximum
- Le libellé : libellé explicite du bailleur de fonds
- L’adresse postale : 2 lignes d’adresses, ville, pays
- Le téléphone, le fax et l’e-mail
- La procédure financière : choisir parmi la liste disponible la procédure financière du bailleur pour les demandes
de fonds (exemple : DRF IDA, procédure UE, procédure FIDA, procédure BAD, procédure BID …)
- 29 -
Fig. 30 : saisie du téléphone, fax, et e-mail
Pour obtenir la figure 30, cliquez sur l’onglet : Tél/Fax/Email, et entrez les renseignements requis.
¾ Les conventions
Il s’agit des conventions financées par les bailleurs.
Fig. 31 : enregistrement des conventions de financement
Le code : 2 caractères alpha-numériques identifiant la convention

Le libellé : libellé explicite de la convention (mettre par exemple le numéro du crédit ou de la
subvention)
- 30 -
Pour chaque convention :
- vous pouvez saisir 3 lignes de commentaires. Ceux-ci apparaîtront en bas de chaque demande (D.R.F.,
mémoires …)
- vous pouvez définir les signataires des états avec leurs noms et les postes qu’ils occupent.
Fig. 32 : s’obtient en cliquant sur l’onglet Signataires
- vous devez définir les bailleurs et les monnaies : le nom du bailleur, les monnaies utilisées
- 31 -
Fig. 33 : s’obtient en cliquant sur l’onglet Bailleur/Devise
Bailleur de fonds associé :

Monnaies :
Suivi (1ère) : 1ère monnaie de suivi
Suivi (2ème) : 2ème monnaie de suivi
Emission Mémoire : monnaie pour l’établissement des demandes (mémoires ou DRF)
Exemple : 1ère monnaie : DTS, 2ème monnaie USD, monnaie d’émission XOF.
¾ Les catégories financières

Le découpage des financements diffère selon les bailleurs de fonds.
Fig. 34 : Paramétrage des catégories financières
A l’établissement des demandes de remboursement (DRF, mémoires), les bailleurs exigent une présentation des
dépenses par catégorie financière. Pour chaque catégorie, paramétrer :
- Le code : le système fait une concaténation automatiquement du code de la convention que vous auriez
sélectionné avec le code de la catégorie que vous avez saisi.
Code de la convention : choisir la convention parmi la liste proposée
Code de la catégorie : 3 caractères alpha-numériques au maximum. Il est préconisé de respecter
les codes définis par les bailleurs dans les accords.
- Le libellé : libellé explicite de la catégorie.
- L’option Taxe : cocher si la catégorie correspond à une taxe (Exemple : TVA, taxe d’importation, …). Par
ailleurs, certains modules (BR-borderaux de règlement-, D.R.F) se servent de cette information pour sortir des
états distingaunt les montants hors taxes et toutes taxes.
- Le seuil (pièces jointes) : montant au dessus duquel il faudra joindre les pièces justificatives. Le système
présentera alors 2 types d’états en respectant les directives du bailleur de fonds (états sans PJ et états avec PJ)
- Le modèle de D.R.F par défaut
Exemple : 30B3 – FRAIS DE MOYENS MOTORISES PAYES PAR UE
Pour chaque catégorie financière, il est possible de rattacher un ou plusieurs postes budgétaires, permettant une
automatisation lors de la saisie des pièces comptables (saisie de la catégorie).
- 32 -
Fig. 35 : s’obtient en cliquant sur l’onglet : Liste des catégories
¾ La ventilation
Certaines dépenses peuvent faire l’objet d’un co-financement. Cette répartition est définie dans les accords de
crédits ou de dons. Dans TOMPRO, il existe un système de ventilation des dépenses en pourcentage sur les
différentes catégories financières pour faciliter la saisie des dépenses co-financées.
Fig. 36 : le système de ventilation des catégories
Cette option permet de spécifier la façon dont les dépenses doivent être réparties par conventions et par
catégories financières. Si l’option « actif » est cochée, le calcul se fera automatiquement lors de la saisie
comptable.
Vous avez la possibilité de répartir les dépenses sur 3 catégories au maximum.
La répartition peut différer selon que la dépense est payée en monnaie locale ou en devises.
Taux - locale : entrer le pourcentage pris en charge dans le cas d’une dépense en monnaie locale
Taux - devise : entrer le pourcentage pris en charge dans le cas d’une dépense en devises étrangères.
- 33 -
TOMPRO
La comptabilité
2e Chapitre générale
Section I
Accès a la
Comptabilité générale
Section II
de l’option < Comptabilité
Générale >
- 34 -
La comptabilité générale est accessible par la deuxième option du menu général.
Fig. 37 : accès à la comptabilité générale
Le menu de la comptabilité générale apparaît par simple validation de cette option.
Fig. 38 : menu de la comptabilité générale
Il permet d'accéder aux paramètres, à la saisie, aux éditions, et aux travaux périodiques.
- 35 -
Les différents menus vous permettront de réaliser vos différentes opérations sur la comptabilité générale.
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES GENERAUX

Ce sont les exercices comptables, le plan comptable, les journaux et les tiers (cf.
Paramètres - plan de comptes - entité comptable et Paramètres généraux - Exercices)
Si vous travaillez sur plusieurs exercices consécutifs, choisissez d’abord l’exercice à prendre en compte (choix
de l’exercice). Dans toutes les opérations, cet exercice sera pris par défaut.
Paragraphe 2 : LA SAISIE
Les différentes options disponibles dans la saisie sont résumées sur l’écran suivant.
Fig. 39 : la saisie de la comptabilité générale
4 grands chapitres composent la saisie :

- les écritures comptables (à nouveaux, saisie et correction des écritures)
- le rapprochement bancaire
- le lettrage et le délettrage
- la gestion des cours
A- La saisie des à nouveaux et des écritures

¾ La saisie des à nouveaux
Il s’agit des différents soldes des comptes de bilan en début d’exercice. En effet, lors de la première installation,
il est nécessaire d’enregistrer les à nouveaux si on reprend un projet en cours. Pour les années suivantes, les à
nouveaux seront automatiquement générés par le système, lors de la clôture annuelle.
Trois (3) possibilités s’offrent à vous :
1. saisir les à nouveaux
2. afficher les à nouveaux
- 36 -
3. éditer les à nouveaux
• La saisie des à nouveaux se fait sur l’écran suivant.
Fig. 40 : saisie des à nouveaux
Pour saisir les à nouveaux d’un compte, il faut d’abord sélectionner un site de saisie.
Centre de saisie : en version multi-sites, sélectionner le site à imputer
Ensuite entrer les éléments suivants :
1. le numéro de compte général
2. le compte auxiliaire s’il s’agit d’un compte de tiers collectif
3. le sens (débit ou crédit)
4. le montant en monnaie locale
5. la devise
6. le montant en devises (pour la comptabilité multi-devises) après avoir sélectionné la devise.
Si les à nouveaux sont déjà saisis, vous pouvez les visualiser, les modifier ou les supprimer.
L’affichage et l’édition des à nouveaux permettent de contrôler si ceux-ci sont équilibrés (le total débit
doit être égal au total crédit)
¾ La saisie des écritures
La saisie des écritures se fait par bordereau (pièce par pièce)
- 37 -
Fig. 41 : saisie des écritures
La saisie se fait en 2 étapes :

- Saisie de l’entête du bordereau, composée du site, du marché (engagement), de l’exercice, du code journal,
de la date comptable, de la date et du numéro de la pièce, de la devise et du cours.
- Saisie des lignes composant le bordereau. Chaque ligne comporte un compte, des imputations de gestion (en
fonction du paramétrage du compte), un sens, un libellé et les montants dans la monnaie locale et
éventuellement en devises, et en monnaie de rapport (si celle-ci est gérée).
Validez chaque écriture en cliquant sur « OK ».
Au cours de la saisie, tous les mouvements du bordereau en cours sont affichés en permanence à l’écran. Tant
que le bordereau n’est pas validé, vous pouvez les modifier ou les supprimer.
Après avoir saisi tous les mouvements, passez à la validation du bordereau. Celle-ci n’est possible que lorsque le
bordereau est équilibré (le total débit et le total crédit sont affichés en permanence), sauf pour les journaux à
contrepartie automatique où le système équilibre automatiquement le bordereau avec le sous compte de
contrepartie associé.
Une fois le bordereau validé, vous ne pouvez plus revenir sur les mouvements saisis dans la présente option
(pour les modifier, utiliser l’option correction des écritures).
Les procédures de saisie

La saisie se fait en renseignant dans un premier temps les rubriques composant l’entête du bordereau :
1. le centre de saisie : le site est affiché par défaut (modifiable sur version multi-sites)
2. le marché (optionnel) : à rappeler (F5) si l’écriture est un décompte de marché.
3. l’exercice : par défaut, exercice en cours (modifiable)
4. le code journal : journal d’affectation du bordereau
5. la date comptable : date clé utilisée pour trier toutes les exploitations comptables.
Le système alloue un numéro d’opération chronologique calculé à partir de la date comptable. Ce numéro,
servant à identifier chaque bordereau, apparaîtra dans la plupart des états comptables.
Pour être valable, la date comptable doit se situer dans l’exercice en cours et ne doit pas être antérieure à la date
de dernière clôture.
De plus, certaines informations relatives à la pièce doivent fournies :
6. le numéro de la pièce : numéro interne, pouvant être paramétré pour une numérotation séquentielle
automatique (cf Paramètres – Entête)
7. la date de la pièce : date visible sur la pièce comptable
8. la devise : devise autre que la monnaie locale. Si le journal est configuré « multi-devises », 2 cas peuvent se
présenter :
- le journal est rattaché à une devise particulière (cas des comptes spéciaux gérés dans la monnaie du bailleur
de fonds) : dans ce cas, la devise préalablement paramétrée s’affiche et ne peut être modifiée
- le journal n’est pas rattaché à une devise particulière : dans ce cas, vous devez choisir la devise de
transaction.
- 38 -
9. Cours : si vous avez saisi des cours (cf comptabilité - gestion des cours), le cours le plus proche de la date de
transaction est affiché. Sinon, vous pouvez saisir un cours. Dans tous les cas, le cours est modifiable. Si le
cours n’est pas saisi, le montant en devises sera demandé directement lors de la saisie des lignes comptables
Vous devez ensuite procéder à la saisie des lignes comptables composant le bordereau.
Deux cas peuvent se présenter :
Premier cas :
Si vous êtes dans un journal sans contrepartie automatique (Exemple : journal des OD). Alors vous êtes invités à
saisir tous les mouvements en entrant :
• le numéro de sous compte
• le libellé du mouvement
• l’activité, le poste budgétaire, le financement et la catégorie, le code géographique (si le compte fait l’objet
de ces suivis)
• le sens de l’opération en cochant Débit ou Crédit
• le montant en monnaie locale
• le montant en devise si le cours de la devise n’était pas saisi en amont.
• Le montant en monnaie de rapport (si celle-ci est gérée)
Grâce aux boutons qui sont dans le coin inférieur droit de votre écran, le système vous propose les options
suivantes :
9 Une option qui permet de saisir une nouvelle ligne
9 Une option qui permet de supprimer une ligne saisie
9 Une option qui permet de valider une ligne
9 Une option qui permet d’annuler un bordereau
9 Une option qui permet de valider un bordereau
9 Une option qui permet de quitter le bordereau en cours sans sauvegarde.
Deuxième cas :
Si vous travaillez sur un journal avec contrepartie automatique (Exemple journal de banque) alors deux cas
peuvent se présenter :
1. Vous voulez régler un tiers (fournisseur) dont la facture est préalablement enregistré dans le journal d’achats
: selon le montant payé, choisissez « Apurement total » ou « Apurement partiel». Entrer ensuite le compte
du tiers. La liste des mouvements à solder vous est proposée et vous choisissez celle que vous voulez solder
(ou régler partiellement) en double cliquant dessus. Dans le cas d’un apurement partiel, vous pouvez
modifier le montant du règlement.
Outre les apurements de comptes de tiers, vous pouvez également imputer les frais bancaires (seuls les
comptes paramétrés dans l’entête du projet sont acceptés).
2. Il s’agit d’un mouvement autre qu’un apurement de tiers (Ex. : règlement des menues dépenses, virements
de fonds, …)
Vous êtes invités à introduire tous les mouvements (cf. cas précédent). S’il n’y a plus de mouvements à entrer,
passez directement à la validation et le système équilibre systématiquement l’opération avec le sous compte de
contrepartie automatique. Vous pouvez alors confirmer la validation du bordereau.
Par ailleurs, les imputations analytiques nécessaires pour l’établissement des DRF ainsi que la gestion des
décaissements (y compris états RSF) sont requises lors des règlements des comptes de tiers. Le système propose
par défaut les imputations saisies lors de la prise en charge de la facture.
N.B : Lors de la saisie des pièces comptables, si l'opération porte sur les sous comptes de classe 2, 6 ou 7, une
ventilation analytique, budgétaire, financière et géographique est demandée ; ceci est indispensable pour les
comptabilités annexes.
Remarques : AUTOMATISATION DE LA SAISIE COMPTABLE
La comptabilisation des transactions de prise en charge requiert plusieurs informations, pour pouvoir assurer une
gestion intégrée en temps réel.
Les informations doivent être saisies dans un ordre donné. Aussi, les liens et correspondances entre les différents
plans de comptes ont été programmés en fonction.
- 39 -
• Eléments
• Automatisation (liens) - raccourcis
saisis
1 Journal F5
2 Date Comptable Combo Box
3 Numéro de pièce Journal : incrémentation automatique
4 Date pièce Par défaut : date comptable
F5 TOMPRO complète les 0
5 Compte comptable
« Entrée » reprise compte précédent
F4 pour répartition à priori
F5 Liaison Comptes – Codes anal.
6 Code analytique
F6 codes anal. Rattachés
« Entrée » reprise code anal. précédent
F4 codes budgétaires rattachés
7 Poste budgétaire F5 Liaison Comptes – Postes
« Entrée » reprise poste précédent
8 Financement F5
F5 Liaison Postes – Catégories
9 Catégorie
« Entrée » reprise catégorie précédente
F5 Liaison site – code géographique
10 Code géographique
« Entrée » reprise géo précédent
« Entrée » reprise libellé précédent
11 Libellé
F5 Liste des libellé pré paramétrés
12 Montant « Entrée » calcul solde
13 Sens Comportement des comptes par défaut
Autres procédures permettant d’accélérer la saisie :

« Entrée » : permet de rappeler le code ou libellé précédemment saisi.
Le bouton « X 2 » : permet de dupliquer une ligne comptable
Ventilation des pourcentages (co-financements) : permet de ventiler en dédoublant une ligne faisant l'objet d’un
co-financement, en calculant les montants selon les taux indiqués dans les paramètres. Le calcul peut être
invalidé (décocher le champ « % »). Les pourcentages pré paramétrés dans la ventilation des catégories sont
affichés. Ceux-ci peuvent être modifiés.
« F7 » : permet de lister par ordre alphabétique du libellé
¾ La correction des écritures

Les corrections se font en choisissant les mouvements à modifier dans une liste des écritures déjà saisies. Il suffit
de cliquer au début de la ligne à corriger pour la sélectionner.
Vous pouvez modifier le numéro de la pièce, la date comptable, la date de la pièce, le libellé, le code analytique,
le poste budgétaire, le code géographique, le financement, la catégorie, le montant.
Voici l’écran de la liste des écritures saisies.
- 40 -
Fig. 42 : liste des écritures comptables
N.B : Seuls les mouvements non lettrés, n’ayant pas fait l’objet d’une DRF et antérieurs à la date de la dernière
clôture peuvent être modifiés.
La modification se réalise sur l’écran suivant.
Fig. 43 : correction des écritures
Remarques : Si votre comptabilité est multi-devises, vous avez accès à l’option qui permet de compléter à
postériori le montant en devise lorsque vous disposez de ces renseignements (cas des ordres de virement sur les
comptes tenus en devise).
La procédure de sélection des mouvements demeure la même.
- 41 -
Toutefois, si vous connaissez le cours de la devise pour la transaction, vous pouvez le rentrer et le système assure
la conversion automatique.
De même, vous avez la possibilité de renseigner les montants en monnaie locale.
B- Rapprochement bancaire
Il s'agit des paramètres des banques, du pointage des relevés, des mouvements extra-comptable et de la situation
d’un compte.
¾ Les paramètres des banques

A ce niveau, on saisit les données relatives au compte bancaire dès l’ouverture de la période de rapprochement.
Cette tâche se fait à partir de l’écran de saisie suivant :
Fig. 44 : Saisie des données relatives au compte bancaire dès l’ouverture de la période de rapprochement
Il faut entrer à cet effet :

1. le numéro du compte
Compte Général
Compte auxiliaire (pour les comptes collectifs)
2. le montant en début de période saisi en monnaie locale et en devise en cas de gestion multi-devises ainsi que
le montant en monnaie de rapport (si celle-ci est gérée)
Si le compte est créditeur, entrer un montant négatif
3. la date de début de la période de rapprochement.
¾ Le pointage des relevés

Après avoir passé les écritures comptables relatives à une opération bancaire dans TOMPRO, il faut entrer les
données du relevé bancaire en vue de faire plus tard le rapprochement.
L’écran suivant permet d’entrer ces données :
Fig. 45 : entrée des données du relevé bancaire
- 42 -
Il faut entrer :
o le compte :
• le numéro du compte général (menu déroulant)
• le numéro de compte auxiliaire dans le cas d’un compte collectif
o Le relevé :
• le numéro du relevé : prévoir une numérotation séquentielle (ex 0501 pour le premier relevé de 2005)
• la date du relevé (visible sur le relevé bancaire)
Pour valider les données que vous venez de saisir, cliquez sur « OK » ; et vous obtenez l’écran suivant :
Fig. 46 : liste des écritures
Pour effectuer le pointage, il suffit de sélectionner les lignes (en pointant sur la 1ère colonne de gauche) qui
figurent à la fois dans votre comptabilité et sur le relevé bancaire reçu (écritures rapprochées).
Si vous voulez enlever le rapprochement (sur une écriture déjà rapprochée), reprenez la même procédure
(sélectionnez la ligne en question) et répondez « OUI » à la question suivante : « Ecriture déjà rapprochée.
Voulez-vous enlevez le rapprochement ? ».
¾ Les mouvements extra comptables

Après avoir fait le pointage du relevé, il faut saisir les données du relevé bancaire ne figurant pas dans la
comptabilité, élément par élément.
L’écran suivant permet d’entrer ces données :
- 43 -
Fig. 47 : Saisie des données des mouvements extra-comptables
Il faut entrer :
1. le compte (menu déroulant)
2. le numéro du relevé
3. la date du relevé
4. le libellé : reprendre le libellé du relevé bancaire
5. le montant en monnaie locale (il faut mettre le signe (-) lorsque le montant est au Débit sur le relevé
bancaire)
6. la devise : pour les comptes gérés dans une devise différente de la monnaie locale
7. le montant en devise (pour la comptabilité multi-devises)
8. le montant en monnaie de rapport (si celle-ci est gérée)
Pour valider les données que vous venez de saisir, cliquez sur « OK ».
La liste des écritures à rapprocher peut être éditée pour contrôle.
Lorsqu’une écriture extra-comptable a été rapprochée (saisie dans la comptabilité), vous devez saisir dans le
champ « relevé – rapproché » le numéro de relevé à partir duquel il a été rapproché. Avec cette procédure, le
système peut retracer l’historique des rapprochements.
¾ La situation d’un compte

Entrez le numéro du sous compte associé à une banque et celui du relevé . Cliquez sur « OK » pour confirmer les
numéros saisis et le système sort la situation sur le rapprochement des écritures concernant cette banque.
Voici l’écran qui présente la situation d’un compte :
- 44 -
Fig. 48 : situation d’un compte
Vous pouvez aussi visualiser les écritures non encore rapprochées et celle non passées dans la comptabilité
(mouvements extra-comptables) en cliquant respectivement sur les onglets « Ecritures non rapprochées » et
« Ecritures non passées »
C- Lettrage et délettrage
Il s'agit du lettrage manuel, du lettrage automatique, du délettrage et du prélettrage.
¾ Le lettrage manuel
Le lettrage consiste à marquer d’un même repère (numéro de lettrage) les mouvements d’un même tiers dont les
montants ont un solde nul (total débit – total crédit) en vue de les faire disparaître de certaines éditions et
d’obtenir une justification permanente des comptes correspondants (indispensables pour le comptable pour
passer ses règlements).
Rappelons que lors de l’apurement des comptes de tiers (cf. saisie des mouvements comptables), un lettrage
automatique est établi par le système.
Le lettrage des comptes est effectué sur l’écran ci-après.
- 45 -
Fig. 49 : lettrage manuel des comptes
Vous devez saisir le compte à lettrer :

Compte général : compte du tiers à lettrer
Compte auxiliaire : pour les comptes collectifs
Le système affiche la liste chronologique des mouvements relatifs à ce compte. Sélectionnez les mouvements à
lettrer (pour choisir plusieurs lignes, maintenez la touche Ctrl enfoncée, et sélectionnez en cliquant sur la ligne).
Le lettrage n’est validé que si l’équilibre débit = crédit est obtenu.
Si vous n’êtes pas passé par l’option « Apurement des tiers » pour régler vos fournisseurs (ou clients) , l’option
« Lettrage automatique » permet de rétablir le lettrage pour les factures et les règlements de même montant.
L’individualisation de chaque fournisseur dans le plan comptable est indispensable pour que cette procédure soit
opérationnelle et fiable.
¾ Le lettrage automatique
L’option « Lettrage automatique » permet de lettrer en une seule manipulation plusieurs comptes de tiers.
Fig. 50 : Lettrage automatique des comptes
- 46 -
Pour le réaliser, choisissez une fourchette de comptes et la période sur laquelle le lettrage doit être fait.
Vous pouvez faire le lettrage à partir des numéros de pièces identiques (en plus des montants).
Vous pouvez sélectionner également les journaux à prendre en compte pour le lettrage (journal au débit et
journal au crédit).
Seuls les mouvements ayant le même montant sont lettrés.
¾ Le délettrage
Le délettrage des comptes consiste à enlever des repères (numéro de lettrage) préalablement établis.
Remarques : il n’est pas possible de supprimer ou de modifier les montants des mouvements lettrés (cf.
suppression et modification des mouvements).
Vous devez fournir le numéro du compte à délettrer et éventuellement le numéro du compte auxiliaire s’il s’agit
d’un compte collectif. Tous les mouvements lettrés concernant ce compte s’affichent et vous êtes invités à
sélectionner les mouvements à délettrer. Validez le délettrage en cliquant sur la bouton « Délettrer ».
Le délettrage se fait sur l’écran suivant :
Fig. 51 : Délettrage des comptes
¾ Le prélettrage
Le prélettrage consiste à marquer d’un même repère (numéro de prélettrage) des mouvements d’un même tiers
dont les montants n’ont pas une somme nulle et correspondant en général aux créances et règlements relatifs. Le
système se base sur le prélettrage pour éditer l’échéancier et la balance âgée.
Vous devez saisir le compte à prélettrer. Le système affiche alors le numéro et l’ensemble des mouvements
concernant ce compte. Vous êtes invités à sélectionner les montants à prélettrer.
Le prélettrage se fait sur l’écran suivant :
- 47 -
Fig. 52 : Le prélettrage des comptes
D- Cours
La gestion des cours est préconisée pour une comptabilité multi-devises.
Lors de la saisie comptable, le système propose le cours le plus proche de la date de la transaction.
Il est également possible de procéder à la conversion des montants, à partir des cours préalablement saisis, en
monnaie de rapport (si celle-ci est gérée)
¾ Saisie des cours
Fig.53 : la saisie des cours
- 48 -
Code de la monnaie : entrez d’abord le code de la devise. Les cours saisis précédemment sont affichés.
Saisissez ensuite la date et le cours par rapport à la monnaie locale. Le cours peut être saisi avec 4
décimales.
¾ Conversion Rapport
Cette option permet de convertir les montants en monnaie de rapport, sur la base des cours préalablement saisis.
Fig.54 : la conversion des Montants - Rapports

On peut sélectionner les mouvements à convertir, à partir des critères suivants :
Période : entrez la période à considérer
Journaux : choisir un journal (ou tous les journaux)
Choix des fichiers : cocher le champ correspondant
Comptabilité générale
A nouveaux (de l’exercice en cours)
Immobilisations
Marchés
Monnaie des rapports : préalablement configurée dans les paramètres (cf paramètres – entête), et affichée
pour information.
- 49 -
Paragraphe 3 : LES EDITIONS
Cette option permet de sortir tous les états pouvant intervenir dans la gestion comptable de votre établissement.
Pour y accéder, cliquez sur l’onglet « EDITION » et l’écran suivant apparaît.
Fig. 56 : menu des éditions
Cet écran donne accès aux "Compte - Journaux", aux "Grand livre - Balance", et aux "autres éditions".
Lorsque vous choisissez l’état à éditer, le système vous demande différents renseignements tel que le compte, la
période comptable, … Pour certains critères, le système propose des choix par défaut :
- l’exercice : l’exercice en cours est proposé par défaut (modifiable)
- la période : la date de débit et de fin de l’exercice sont proposées par défaut.
- le centre de saisie : le site 00 (consolidé) est proposé par défaut pour les version multi-sites.
Après validation, l’état s’affiche à l’écran. Pour l’éditer, cliquez sur le bouton prévu à cet effet.
Remarques: Si votre comptabilité est multi devises, le système demande de choisir entre « monnaie locale » et
« devises ». Si vous gérez la monnaie de rapport, celle-ci peut être également sélectionnée.
A- Comptes – Journaux
Il s'agit des écritures d'un compte, des journaux, du contrôle du taux de change,
et de la recherche des mouvements.
¾ Les écritures d’un compte

L’édition des écritures d’un compte se fait à travers l’écran suivant :
- 50 -
Fig. 57 : écritures d’un compte
Sélectionnez d’abord la période et le site.

Saisissez le numéro de compte (éventuellement le numéro auxiliaire).
Tous collectifs : en choisissant cette option, le système se base sur le code auxiliaire (et non compte
collectif) pour effectuer ses tris.
Sélectionnez ensuite le type d’état en choisissant entre « Ecritures d’un compte », « Solde d’un compte »,
« Justificatif d’un compte Tiers ».
Ecritures d’un compte : liste chronologique détaillée de tous les mouvements relatifs au compte
choisi.
Solde d’un compte : état récapitulatif montrant l’à-nouveau, le total des mouvements et le solde du
compte.
Justificatif d’un compte Tiers : liste chronologique des mouvements non lettrés (état servant à la
préparation des règlements).
Vous pouvez également choisir entre « Ecritures éclatées » et « Ecritures regroupées / postes ». Dans ce dernier
cas, le système regroupe les mouvements sur une seule ligne les mouvements ventilés sur plusieurs postes. Cet
état facilite le contrôle (par exemple, le pointage entre la comptabilité et les factures).
Sélectionnez ensuite la monnaie de référence (locale, devise ou monnaie de rapport).
Les écritures relatives à votre choix sont affichées sur l’écran suivant :
- 51 -
Fig.58 : affichage des écritures d’un compte
¾ Les journaux
Les critères de sélection des mouvements sont identiques à celle des écritures d’un compte. A ce niveau, on a le
choix entre un journal auxiliaire ou le journal général (liste chronologique tous journaux confondus)
Fig. 59 : journaux
- 52 -
¾ Contrôle du taux de change
Cette option permet de contrôler les taux de change appliqués aux transactions effectuées en devises. Le contrôle
se fait par journal.
Fig. 60 : contrôle du taux de change
Période comptable :
Exercice comptable : par défaut, exercice en cours
Centre de saisie : par défaut, en version multi-sites, le site consolidé (00)
Période : par défaut, la date de début et de fin de l’exercice choisi.
Monnaie : choisir entre monnaie de transaction et monnaie de rapport (si celle-ci est gérée)
Choix du journal :
Numéro du journal : F5 pour la liste des journaux
¾ Recherche des mouvements

On peut choisir d’éditer un certain nombre de mouvements suivant les critères voulus.
L’écran suivant présente les différents critères laissés à votre choix.
Fig. 61 : édition des mouvements selon des critères
- 53 -
Après le choix des critères, cliquez sur « OK », le système affiche tous les mouvements répondant à vos critères.
Vous pouvez alors les éditer. Les critères de sélection sont listés ci-dessous :
Exercice comptable : par défaut, exercice en cours
Centre de saisie : par défaut, 00 (sites consolidés)
Imputations :
Numéro de pièce : fourchette de numéros de pièces
Code journal : fourchette de journaux
Relevé numéro : fourchette de numéro de relevé (bancaire)
Compte collectif + auxiliaire : fourchette de comptes
Du code analytique : fourchette d’activités
Code géographique : fourchette de codes géographiques
Poste budgétaire : fourchette de postes
Financement et Categ : un financement et une catégorie
Marché : fourchette de marchés
Dates, utilisateur et montants :
Bordereau – dates : Date comptable.
N° ordre : Renseigner le numéro de bordereau pour afficher un seul bordereau.
Date comptable entre : période (critère : date comptable)

Mouvements saisis entre : période (critère : jour de saisie)
Par : nom de l’utilisateur (utilisé pour l’accès)
Montant compris entre : fourchette de montants en fonction de la monnaie sélectionnée.
Libellé comprenant : texte compris dans le libellé de la transaction.
Types de journaux :
Journaux de type OD : sélectionné par défaut
Journaux de trésorerie : sélectionné par défaut
Mode de paiement : utile pour isoler un mode de règlement
Balance : cocher pour éditer le résultat sous forme de balance (intéressant pour codifier les RSF)
Codes analytiques : (intéressant pour trouver les anomalies lors de l’établissement des RSF)
Avec : cocher pour sélectionner les écritures imputées analytiquement
Sans : cocher pour sélectionner les écritures sans code analytiques
Les deux : avec ou sans imputation
Codes marchés :
Avec : cocher pour sélectionner les écritures relatives à un décompte de marché.
Sans : cocher pour sélectionner les écritures sans rattachement à un marché.
Les deux : avec ou sans marché.
DRF :
Avec : cocher pour sélectionner les écritures ayant fait l’objet d’une DRF.
Sans : cocher pour les écritures n’ayant pas fait l’objet d’une DRF.
Les deux : toutes les écritures.
Libellé : entrer tout ou partie d’un libellé permettant de sélectionner les écritures
Le résultat peut être obtenu sous forme de liste chronologique détaillée, ou sous forme de balance. Cette dernière
présentation est souvent utilisée pour contrôler les états RSF (recherche de tous les comptes de contrepartie dans
un journal de trésorerie) . Le résultat peut être également exporté dans un fichier texte (pouvant servir
éventuellement à un rapprochement électronique)
B- Grands livres – Balance

Permet d’éditer les grands livres et les balances
¾ Les grands livres

Vous pouvez choisir entre le grand livre général et le grand livre auxiliaire. Le système propose une période et
un centre de saisie par défaut que vous pouvez modifier. Pour chaque type :
• Grand livre général :
- 54 -
Fig. 62 : grand livre général
entrez les renseignements suivants :
Exercice comptable : par défaut, exercice en cours.
Période : par défaut, date de début et de fin de l’exercice sélectionné.
Centre de saisie : par défaut, site 00 (consolidés) pour les versions multi-sites.
Choix des comptes :
Du compte : (par défaut, 1er compte du plan comptable)
Au compte : (par défaut, dernier compte du plan comptable)
Type de l’état :
Ecritures : toutes les écritures de chaque compte sont sélectionnées
Justificatif : seules les écritures lettrées de chaque compte sont sélectionnées (expliquant le solde
du compte)
Niveau de détail :
Ecritures éclatées : toutes les écritures en détail
Ecritures regroupées/poste : les lignes éclatées au niveau des postes sont regroupées en une seule
ligne
Monnaie : choisir entre les monnaies suivantes :
Monnaie locale
Devise étrangère
Devise Rapport : si celle-ci est gérée
Charges Analytiques : choisir entre les 2 options suivantes :
Sans les écritures de charges analytiques à répartir (option proposée par défaut pour ne pas alourdir
les éditions)
Avec les écritures de charges analytiques à répartir (dans le cas où on a besoin de ces détails)
• Grand livre auxiliaire :
- 55 -
Fig. 63 : Grand livre auxiliaire
Entrez un compte collectif, une fourchette de comptes auxiliaires.

Exercice comptable : par défaut, exercice en cours.
Période : par défaut, date de début et de fin de l’exercice sélectionné.
Choix des comptes auxiliaires :
Compte collectif : F5 pour liste des comptes collectifs
Du code auxiliaire au code auxiliaire : par défaut tous les comptes auxiliaires rattachés au compte
collectif.
Tous collectifs : en choisissant cette option, le regroupement se fait sur le code auxiliaire (quelque
soit le compte collectif)
Type de l’état :
Ecritures : toutes les écritures de chaque compte sont sélectionnées
Justificatif : seules les écritures lettrées de chaque compte sont sélectionnées
Niveau de détail :
Ecritures éclatées : toutes les écritures sont éditées en détail
Ecritures regroupées/poste : les lignes éclatées au niveau des postes sont regroupées en une seule
ligne
Monnaie : choisissez entre les monnaies suivantes :
Monnaie locale
Devise étrangère
Devise Rapport : si celle-ci est gérée
Charges Analytiques : choisir entre les 2 options suivantes :
Sans les écritures de charges analytiques : option proposée par défaut pour ne pas alourdir les
éditions
Avec les écritures de charges analytiques à répartir : dans le cas où on a besoin des détails sur la
répartition des charges.
- 56 -
Après validation, le système affiche l’état, que vous pouvez édité.
¾ Les balances
Vous pouvez éditer la balance générale ou la balance auxiliaire.
Choisissez la période et le centre de saisie (le système propose les valeurs par défaut). Pour chaque type :
• Balance générale :
Fig. 64 : Balance générale
Entrez une fourchette de comptes puis cliquez sur « OK ». Par défaut, l’intégralité du plan comptable est
proposée.
Exercice : par défaut, exercice en cours.
Période : par défaut, date de début et de fin de l’exercice sélectionné

Balance : date d’arrêté comptable
Choix des comptes et des niveaux :
Du compte au compte : par défaut, du 1er au dernier compte du plan comptable.
Monnaie locale
Monnaie Rapport (si celle-ci est gérée)
Charges analytiques : pour inclure ou non les charges analytiques réparties à postériori (pouvant gonfler
artificiellement le total des mouvements mais n’influençant pas sur les soldes), choisissez entre :
Sans les écritures de charges analytiques à répartir
Avec les écritures de charges analytiques à répartir
En cliquant sur OK vous obtenez l’écran suivant.
- 57 -
Fig. 65 : Balance générale
• Balance auxiliaire :
Fig 66 : Balance auxiliaire
- 58 -
Entrez un compte de tiers collectif, une fourchette de comptes auxiliaires puis cliquez sur « OK ».
Exercice : par défaut, exercice en cours.
Centre de saisie : par défaut, site 00 (consolidés) pour les versions multi-sites. Il est possible de
choisir un, tous ou plusieurs sites.
Période : par défaut, date de début et de fin de l’exercice sélectionné

Balance : date d’arrêté comptable
Choix des comptes et des niveaux :
Compte collectif : F5 pour liste des comptes collectifs
Du compte auxiliaire au compte auxiliaire : par défaut, du 1er au dernier compte auxiliaire.
Tous collectifs : en choisissant cette option, le regroupement se fait sur le compte auxiliaire
(quelque soit le compte collectif)
Monnaie locale
Monnaie Rapport : si celle-ci est gérée.
Charges analytiques : pour inclure ou non les charges analytiques réparties à postériori (pouvant gonfler
artificiellement le total des mouvements mais n’influençant pas sur les soldes), choisissez entre :
Sans les écritures de charges analytiques
Avec les écritures de charges analytiques
Les balances et les grands livres peuvent être exportés sous Excel.
C- L’édition du bordereau de règlement (BR)

Saisissez le code journal (le journal de trésorerie qui fera l’objet du BR ou de l’OV) ainsi que la période (par
défaut, année en cours).
Entrez le numéro du compte général et éventuellement celui du code auxiliaire des bénéficiaires du règlement.
Sélectionner ce compte en cliquant sur la flèche. Vous pouvez procéder ainsi pour sélectionner plusieurs
comptes si vous devez regrouper sur un même BR plusieurs comptes.
L’écran suivant vous donne un aperçu de la procédure.
Fig. 67 : l’édition du bordereau de règlement
Le système affiche tous les mouvements appartenant aux comptes sélectionnés lorsque vous cliquez sur « OK ».
- 59 -
Sélectionnez les lignes faisant l’objet du BR (ou OV) en cliquant dessus.
Vous pouvez aussi avoir le détail d’une ligne en sélectionnant la ligne et en cliquant sur l’onglet « Détail d’une
ligne ».
Remarques : ces renseignements peuvent être modifiés (Nom, adresse et coordonnées bancaires du bénéficiaire).
Cependant, il est préconisé de faire la modification au niveau des paramètres (paramètres – tiers), afin que le
système en tienne compte d’une manière permanente.
- 60 -
Paragraphe 4 : LES TRAVAUX PERIODIQUES
Cette option permet de faire des travaux périodiques pouvant intervenir dans la gestion comptable de votre
établissement. Pour y accéder, cliquez sur l’onglet « TRAVAUX PERIODIQUES » et l’écran suivant apparaît.
Il permet d’accéder aux Clôtures, aux Etats standards, aux Etats SYSCOA
Fig. 68 : accès aux travaux périodiques
A- Clôtures
En choisissant cette option, trois possibilités de clôture sont proposées : la clôture mensuelle, la clôture annuelle,
et les a nouveaux provisoires.
¾ La clôture mensuelle :
Une date de clôture (date de fin du mois en cours) est proposée. Si vous acceptez la clôture, cliquez sur « OK »
Fig. 69 :la clôture mensuelle
Rappelons que les mouvements antérieurs à la date de clôture ne peuvent plus être modifiés.
- 61 -
Mot de passe : un mot de passe est requis (voir administrateur du système)
Exercice en cours : proposé par défaut
Dernière date de clôture : la date de la dernière clôture est affichée
Nouvelle date de clôture : proposée par le système (dernière clôture + un mois)
¾ La clôture annuelle :
Celle-ci génère les à nouveaux définitifs pour l’exercice suivant. Lors de la clôture, le système sauvegarde en
détail tous les mouvements de l’exercice. Ces mouvements peuvent être consultés à volonté, mais ne sont plus
modifiables.
Remarques : il est préconisé de faire une sauvegarde et un archivage de données avant une clôture annuelle.
Fig 70 : la clôture annuelle
Il faut sélectionner un compte de capitalisation pour stocker le résultat de l’exercice.
¾ Les à nouveaux provisoires :

Cette option vous permet de reporter les à nouveaux provisoires à l’ouverture d’un nouvel exercice lorsque
l’exercice n’est pas encore clôturé. Si vous procédez à des modifications (ou nouvelles saisies) dans le 1er
exercice, il faudra regénérer les à nouveaux provisoires pour avoir un solde correct.
Il faut aussi sélectionner un compte de capitalisation pour l’affectation du résultat provisoire.
Fig. 71 : report des à-nouveaux provisoires
Mot de passe : un mot de passe est requis (voir administrateur du système)

Exercice en cours : proposé par défaut
Compte de capitalisation : compte d’imputation du résultat provisoire.
Par ailleurs, l’accès à chaque élément de ce menu est subordonné à la saisie d’un mot de passe. L’accès ne sera
autorisé que si le mot de passe est correct.
B- Etats standard
Le bilan, le compte de résultats et le tableau des emplois / ressources constituent les états standards à éditer.
- 62 -
Pour le paramétrage et les éditions confère chapitre 7 : LES ETATS FINANCIERS, paragraphe 1 : LES ETATS
STANDARDS.
C- Etats SYSCOA
La balance SYSCOA constitue l’état SYSCOA que TOMPRO vous offre.
Pour le paramétrage et les éditions confère chapitre 7 : LES ETATS FINANCIERS, paragraphe 3 : ETATS
SYSCOA.
- 63 -
TOMPRO
La comptabilité
analytique
e
3 Chapitre
Section I
Accès a la
comptabilité analytique
Section II
de l’option < Comptabilité
analytique >
- 64 -
La comptabilité analytique est accessible par la validation de la troisième option du menu général de TOMPRO.
Fig. 72 : accès à la comptabilité analytique
Le menu suivant apparaît :
Fig.73 : Menu de la comptabilité analytique

Il donne accès aux paramètres et aux exploitations.
La comptabilité analytique est un module qui exploite directement les données saisies dans la comptabilité
générale.
Rappelons que lors de la saisie des écritures comptables, les dépenses sont ventilées suivant plusieurs entités, à
savoir :
- 65 -
Analytique
Budgétaire
Financement
Géographique.
La comptabilité analytique permet d’avoir les coûts de chaque activité du projet.
- 66 -
Les différentes options vous guident à travers leurs menus pour vos différentes opérations.
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES

Il s’agit de la codification des exercices comptables, de la définition des clés de répartition, du plan analytique et
de la ventilation à postériori.
A- Les exercices
Cette option permet d’afficher les exercices sur lesquelles vous travaillez. Dans le cas où vous avez créé
plusieurs exercices, cliquez sur l’exercice que vous voulez exploiter pour le sélectionner.
Fig. 74 : l’affichage des exercices
B- Le plan analytique
Les informations relatives au plan analytique sont traitées au niveau du module Paramètres. Reportez-vous donc
au module Paramètres – Plan analytique.
- 67 -
Fig. 75 : affichage du plan analytique
C- Les clés de répartition à priori

Selon les procédures du projet, certaines dépenses peuvent être ventilées entre plusieurs activités, à partir de clés
de répartition préalablement définies.
(Ex. : loyer du laboratoire réparti sur les activités de recherche, au prorata de la surface occupée par le personnel
responsable de chaque activité)
La codification de chaque clé se fait en 2 étapes :
- création de la clé (code et libellé)
- répartition en pourcentage par activités (saisie des activités et des pourcentages)
Fig. 76 : enregistrement des clés de répartition
Dans un premier temps, saisissez les renseignements suivants :

1. le code de la clé : 5 caractères alpha-numériques au maximum
- 68 -
2. le libellé : libellé explicite de la clé
Ensuite cliquez sur l’onglet « Répartition » pour que l’écran suivant apparaisse.
Fig 77: saisie des pourcentages de répartition des charges
Cet écran vous permet de saisir les pourcentages de répartitions des charges par activités.
Code analytique : activité
Pourcentage : quote-part de l’activité en pourcentage
Ce système facilite la saisie comptable pour les dépenses dont la répartition peut être définie dans une clé : lors
de la saisie de la dépense, au lieu d’entrer une par une chaque activité ainsi que sa quote-part, il suffit de rappeler
(touche <F4>) la clé de répartition correspondante, d’entrer le montant total de la dépense et le système génère
plusieurs lignes sur la base des répartitions prédéfinies.
D- La ventilation à postériori
Cette option permet de reventiler sur des activités, pour une période définie, des charges enregistrées en
comptabilité. En effet, il arrive que pour certaines dépenses, le comptable n’a pas tous les éléments pour imputer
la ventilation en détail (ex. : dépenses relatives à une mission, dont la répartition des coûts ne pourra être obtenue
qu’après le rapport du technicien). La dépense pourra dans un premier temps être ventilé sur une activité
générique, et lorsqu’on dispose des informations sur la répartition réelle des coûts, on peut procéder à la
« ventilation à postériori ».
L’écran suivant vous permet de faire cette répartition.
- 69 -
Fig. 78 : Répartition des charges analytiques
Il faut sélectionner :
1. la période
2. une fourchette de code analytiques
A la validation, vous obtenez la liste de toutes les charges analytiques enregistrées sur la période et selon la
fourchette que vous avez définies.
Pour effectuer la répartition d’une charge, sélectionner la ligne concernée et vous obtenez l’écran suivant :
Fig. 79 : ventilation des écritures
Procédez ensuite à la répartition de la dépense en saisissant directement dans la grille, le montant ou le

pourcentage à imputer sur chaque activité.
- 70 -
Paragraphe 2 : LES EXPLOITATIONS
Cette option permet de visualiser et d’éditer les états analytiques.
Il s’agit du détail des mouvements, de la balance analytique, du grand livre, du tableau récapitulatif et du tableau
récapitulatif sur 5 ans.
A- Le détail des mouvements

Suivant les options choisies (voir écran de saisie), le système filtre et affiche tous les mouvements répondant aux
critères.
Fig. 80 : le détail des mouvements
Vous pouvez passer à l’impression de ces données en cliquant sur « Imprimer ou les visualiser en choisissant
« Voir ». Ci-dessous les critères de sélection des mouvements :
Exercice comptable - Centre de saisie :
Exercice : choisissez l’exercice à prendre en compte (l’exercice en cours est proposé par défaut)
Période : par défaut, la date de début et de fin de l’exercice choisi (modifiable)
Centre de saisie : choisissez un site (ou 00 pour tous les sites)
Monnaie : un cours moyen est requis si vous choisissez une monnaie différente de la monnaie locale.
Types de tableau : 3 types d’états sont proposés
Liste d’écritures : liste chronologique des mouvements retenus
Journal : un code journal est requis
Ecritures d’un code analytique : une activité est demandée
Classes comptables : en fonction du paramétrage de votre projet, le système coche par défaut les classes
entrant dans le calcul des coûts (classes relatives aux immobilisations et aux charges)
Critère : axe d’analyse pour sortir l’état
Niveau : niveau de détail. Si vous choisissez le niveau le plus fin, le système affiche les pièces
comptables.
B- La balance analytique
Cette option permet d’obtenir un état récapitulatif des coûts par activité (ou suivant l’axe d’analyse choisie). Un
tri multicritère est proposé dans l’écran suivant :
- 71 -
Fig. 81 : exploitation de la balance analytique
Pour obtenir une balance mono-critère, choisissez le critère principal et aucun critère secondaire. Pour obtenir
une balance bi-critères, choisissez à la fois un critère principal et un critère secondaire.
Dans tous les cas, le niveau de détail est systématiquement requis.
C- Le grand livre
L’écran ci-dessous permet de lancer l’édition du grand livre analytique.
Fig. 82 : lancement d’une édition du grand livre analytique
Le grand livre analytique présente par activités (ou autre critère suivant l’axe d’analyse retenu) le détail des coûts
(facture par facture).
Le tri multicritère suivant est proposé :
Entrée :
Toutes : toutes les activités (ayant ou non des coûts) sont affichées
Imputées : seules les activités ayant un solde sont sélectionnées
- 72 -
Mouvementées : seules les activités mouvementées pendant la période sélectionnée sont retenues
D- Le tableau récapitulatif
Avant l’édition du tableau récapitulatif, le tri multicritère suivant est proposé :
Fig. 83 : Sélection des critères dans le tableau récapitulatif
C’est un tableau à double entrée dont la ligne et la colonne ainsi que le niveau de détail sont directement définis
par l’utilisateur.
Dans un premier temps, choisissez la ligne et la colonne (choix parmi les axes d’analyse).
Sélectionnez ensuite le niveau de détail. Vous pouvez également (sur simple coche) choisir les codes à prendre
en compte dans l’édition (suivant l’axe d’analyse).
E- Le tableau récapitulatif sur cinq (5) ans

En cliquant sur cette option, le tri multicritère apparaît dans l’écran suivant :
Fig. 84 : le tableau récapitulatif sur 5 ans
Ce tableau présente le récapitulatif des coûts de votre projet sur les cinq dernières années. Si le projet dure plus
de 5 ans, une colonne « cumul années antérieures » est créée automatiquement.
Vous pouvez sélectionner les axes d’analyse et le niveau de détails de l’état.
- 73 -
TOMPRO
Le suivi
e budgétaire
4 Chapitre
Section I
Accès au
suivi budgétaire
Section II
de l’option < Suivi
Budgétaire >
- 74 -
Le suivi budgétaire est accessible à partir de l’option 4 du menu général de TOMPRO.
Fig. 85 : accès au suivi budgétaire
Le suivi budgétaire permet la comparaison entre les réalisations (y compris les engagements) et les prévisions de
l’exercice comptable.
Les réalisations proviennent directement des dépenses (et recettes) saisies en comptabilité générale, ventilées sur
4 entités :
Budgétaire
Financement
Géographique
Analytique
Les prévisions (budget) tiennent compte également de ces 4 entités. Ainsi, ce module permet de faire le suivi
d’une ou plusieurs entités croisées entre elles.
En cliquant sur « Suivi budgétaire », l’écran suivant apparaît.
- 75 -
Fig. 86 : menu du suivi budgétaire
Le menu du suivi budgétaire comporte 3 onglets : les paramètres, la saisie et l’exploitation.
- 76 -
Les paramètres concernant les exercices, le plan des financements, le plan budgétaire et les unités sont déjà
définis dans le premier chapitre (Paragraphe 1 et 3). Le reste des paramètres non encore définis est la
configuration de la saisie :
A- La configuration de la saisie
Cette option permet de spécifier les niveaux de détail ainsi que la monnaie à prendre en compte dans la saisie du
budget.
Fig. 87 : configuration de la saisie des budgets
Comme il est possible de définir 10 budgets (Budget 0 à 9), il faut donner un nom à chaque budget
permettant de les identifier.
Saisissez ensuite les niveaux de détail à prendre en compte dans la saisie pour les codes budgétaire, analytique,
géographique, financier et comptable, suivant les structures de plans que vous avez préalablement conçues.
En règle générale, la définition des niveaux de détails de la saisie est un compromis entre les besoins du projet et
la disponibilité des informations.
Entrez également la monnaie de saisie du budget. Toutefois, le suivi budgétaire pourra être effectué dans
n’importe quelles monnaies (saisies dans le plan des monnaies).
Remarques :
1. En ce qui concerne les niveaux de saisie, il est préconisé de choisir le niveau le plus détaillé (dernier niveau)
de chaque structure (budgétaire, analytique, comptable, géographique) afin de pouvoir faire des analyses
(exploitations) sur les niveaux plus agrégés. Dans le cas contraire, vous ne pourriez pas faire d’analyse sur
les niveaux inférieurs.
2. Il en est de même pour le plan financier et le mode de gestion des financements. Il faut choisir « catégorie »
pour arriver à faire des analyses en fonction de nos choix sur la convention ou sur la catégorie.
N.B : Une fois le choix des niveaux de saisie effectué et que le budget a été saisi, vous ne pouvez plus modifier
les choix opérées.
En plus du budget initial, vous pouvez saisir neuf (9) autres budgets.
- 77 -
Pour ce faire cliquez sur l’onglet « Autres Budgets (1 à 9) », vous obtiendrez alors l’écran ci-dessous.
Fig. 88 : configuration de la saisie des autres budgets
- 78 -
Paragraphe 2 : SAISIE
Elle donne accès à la saisie budgétaire et à la réallocation budgétaire.
A- La saisie du budget
Le budget est saisi en détail dans l’écran suivant.
Fig. 89 : la saisie du budget
Exercice comptable : l’exercice en cours est proposé par défaut (modifiable)

Budget : si vous avez configuré plus d’un budget (10 maximum), choisissez le budget à prendre en
compte.
Pour chaque ligne budgétaire, vous devez renseigner :

1. Le libellé de la ligne budgétaire : libellé explicite
2. Le site de saisie
3. Le compte général : compte de dépenses (ou de recettes <F4>)
4. Le poste budgétaire
5. La convention financière
6. La catégorie financière
7. Le code géographique
8. Le code analytique
9. L’unité de mesure du produit à budgéter (optionnel)
10. Le prix unitaire
11. La quantité : entrez la quantité 1 pour une allocation globale.
Le système affiche alors le montant budgété et le reste à allouer.
Montant budgété : montant total de la ligne (Prix unitaire x Quantité)
Reste à allouer : permet de vérifier si le budget a été entièrement réparti mensuellement .
Choisissez ensuite le mode de répartition du budget dans l’année. Vous avez 6 possibilités :
1. Linéaire (répartir automatiquement sur toute l’année d’une façon égale par mois). C’est le cas des charges
récurrentes tel le loyer, les salaires …
2. Saisonnière (égale pendant une période) : dans ce cas, vous devez choisir la période. Les mois de l’année
étant numérotés de 1 à 12 (ou plus si l’exercice fait plus de 12 mois), choisissez le numéro du mois de début
et le numéro de mois de fin. Le système se charge de faire la répartition suivant la période choisie.
3. Manuelle : vous devez entre l’allocation pour chaque mois jusqu'à concurrence de la dotation annuelle. Dans
ce cas, vous choisissez les mois et entrez les montants jusqu’à atteindre le plafond prévu pour l’année.
- 79 -
4. Bimestrielle (répartir automatiquement sur toute l’année d’une façon égale chaque 2 mois).
5. Trimestrielle (répartir automatiquement sur toute l’année d’une façon égale par trimestre).
6. Semestrielle (répartir automatiquement sur toute l’année d’une façon égale par semestre).
Enfin, validez votre saisie en cliquant sur le bouton « Valider ».
Pour sélectionner une ligne, vous pouvez soit utiliser les commandes de déplacement prévus à cet effet sur
l’écran de saisie, soit cliquer sur l’onglet « Liste » ; le système affiche alors la liste de toutes les lignes de budget
et vous pouvez sélectionner la ligne désirée (click sur la 1ère colonne de cette ligne). Cette sélection peut se faire
en vue d’une suppression, d’une modification ou d’une visualisation.
Fig. 90 : affichage de la liste des lignes de budget
B- La réallocation budgétaire
Pour des raisons diverses (exemple, revue après 3 mois de fonctionnement), le budget peut être révisé. On
procède alors à une réallocation budgétaire, qui a un double avantage :
- garder l’historique du budget initial
- repartir sur la base du budget initial pour définir le nouveau budget, en procédant par duplication et
modification des postes à réallouer.
De même, pour concevoir un nouveau budget, il est souvent plus pratique de reprendre le budget de l’année
précédente et d’y apporter les modifications nécessaires.
La réallocation budgétaire se fait dans l’écran suivant :
- 80 -
Fig. 91 : la réallocation budgétaire
Pour faire une réallocation budgétaire, il faut d’abord créer un budget à cet effet au niveau de « La configuration
de la saisie ».
Il faut sélectionner ensuite dans l’écran ci-dessus, le budget source (budget à dupliquer) et le budget cible
(budget à créer).
Année source : par défaut, année en cours (modifiable)
Site source : par défaut, tous sites (00)
Budget source : choisissez le budget à dupliquer
Année cible : année pour le nouveau budget

Site cible
Budget cible : choisissez le budget à créer
Saisissez le taux de la réallocation budgétaire :

1. pour une revue à la hausse, entrez un coefficient supérieur à 1 (1.5 ; 2 ; …)
2. pour une revue à la baisse, entrez un coefficient inférieur à 1 (0,1 ; 0,5 ; …)
3. pour la réallocation de quelques postes, il est pratique de dupliquer à l’identique (coefficient = 1) et modifier
les postes en question.
Lorsque les 2 budgets sont configurés dans 2 monnaies différentes, entrez un cours moyen de conversion.
Lorsque la réallocation concerne un critère défini (financement, catégorie, poste budgétaire, comptable,
analytique, géographique), saisissez le code concerné et valider en cliquant sur le bouton « Valider ».
Le type de budget à dupliquer (tous, dépenses ou recettes) peut être également choisi.
- 81 -
Paragraphe 3 : L’EXPLOITATION DU BUDGET
Cette option permet de présenter tous les états sur le budget et le suivi budgétaire. Ces différents éléments sont
résumés dans l’écran suivant.
Fig. 92 : accès aux éléments de l’exploitation du suivi budgétaire
A- Les éditions du budget

Une large panoplie de types d’édition est offerte. Vous devez sélectionner, suivant vos besoins, les éditions
afférentes au budget. Vous pouvez avoir un budget sur plusieurs niveaux :
1. Budget global par postes budgétaires
2. Budget par postes et par comptes
3. Budget par postes, comptes et lignes
4. Budget résumé par comptes
5. Budget détaillé par lignes
6. Budget reparti par périodes
7. Budget récapitulatif : l’utilisateur, dans cette option, conçoit directement un tableau à double entrées en
choisissant les éléments à mettre en ligne et colonne. L’axe d’analyse est choisi parmi les critères
analytiques (financement, poste, localisation, activité) et comptable. Il peut également choisir le niveau de
détail de l’état (cf. la définition des structures des différents plans).
8. Comparaison budgétaire : l’utilisateur peut concevoir un tableau de comparaison de deux budgets saisis en
choisissant l’axe d’analyse (financement, poste, localisation, activité et comptable).
B- Le suivi budgétaire
Il s’agit des tableaux de bord budgétaires, comparant les réalisations (factures et engagements en cours) avec le
budget pendant une période à définir.
Plusieurs types de suivi sont possibles : l’analyse monocritère, l’analyse bi-critères, l’analyse par période,
l’analyse récapitulative, le récapitulatif sur 5 ans et la situation mensuelle.
Pour sortir le suivi budgétaire selon les besoins du projet, le système propose systématiquement un tri
multicritère, permettant de choisir le(s) axe(s) d’analyse ainsi que le niveau de détail de l’état.
La monnaie de suivi peut être également choisie. Si elle est différente de la monnaie locale, un cours moyen est
requis.
- 82 -
¾ Analyse monocritère
Cette option permet de faire une comparaison entre les prévisions et les réalisations sur un axe d’analyse. Le
niveau de détail peut également être choisi. L’écran suivant permet de saisir les différentes options nécessaires à
l’analyse.
Fig. 93 : saisie des données de l’analyse monocritère
Exercice comptable : par défaut, exercice en cours (modifiable)

Centre de saisie : par défaut, tous sites (00)
Budget : si plusieurs budgets sont définis, choisissez le budget à prendre en compte dans le tableau de
bord.
Financement, catégorie financière, code géographique, code analytique, code budgétaire, code comptable :
pour un suivi bien ciblé, entrez le(s) code(s) correspondants. Exemple : pour sortir le tableau de
bord pour une localisation donnée, entrez le code de cette localisation (pour tout le projet, laissez le
code à blanc)
Période : période prise en compte pour l’analyse (par défaut, l’exercice entier)
Vous devez :
1. Choisir l’axe d’analyse (financement, code géographique, budget et comptes). La possibilité vous est aussi
offerte de sélectionner des niveaux au sein du critère choisi.
Critère :
Financier : entrez le code de la convention (blanc pour tous financements)
Catégorie : si vous avez choisi une convention, vous pouvez affiner votre suivi en entrant une
catégorie précise (blanc pour toutes catégories)
Géographique, analytique, budgétaire, comptable : pour affiner votre tableau, vous pouvez
sélectionner une activité (ou un groupe d’activités par le choix d’une sous-composante ou d’une
composante), une région …
2. Choisir le niveau de détail : en fonction de l’axe d’analyse sélectionné, choisissez le(s) niveau(x) à prendre
en compte.
3. Choisir la monnaie : un cours moyen est demandé si la monnaie choisie est différente de la monnaie locale
4. Choisir le type de budget :
Tous : tableau de bord incluant dépenses et recettes
Dépenses uniquement
Recettes uniquement
- 83 -
Consultez votre tableau de bord en cliquant sur « Consulter » avant de lancer l’impression en cliquant sur l’icône
prévu à cet effet.
Si vous effectuez l’analyse sur toutes les données de l’exercice alors sélectionnez seulement l’exercice
comptable dans la première partie de l’écran. Cependant si vous souhaitez cibler des données, saisissez les
autres champs de la première partie de l’écran.
Vous pouvez avoir le suivi budgétaire en graphique :
Fig. 94 : le graphique du suivi budgétaire
¾ Analyse bi critères
Cette option permet de sortir un tableau de bord budgétaire suivant 2 axes d’analyse. Le tri multicritère est
analogue à celui de l’analyse monocritère. La sélection se fait fans l’écran ci-dessous :
Fig. 95 : saisie de l’analyse bi-critères
- 84 -
Vous devez choisir le critère principal (ainsi que le niveau de détail), et le critère secondaire (avec le
niveau de détail)
¾ Analyse par période

Dans les options précédentes, le système fournit les montants cumulés sur la période choisie. Dans la présente
option, le tableau est édité mois par mois, permettant de faire sur le même état un contrôle de l’évolution
mensuelle depuis le début de l’année (seule la date de fin de période est modifiable). Cette analyse est de type
monocritère.
Fig. 96 : l’analyse par période
¾ Analyse récapitulative
Dans cette option, l’utilisateur choisit lui-même les axes d’un tableau à double entrée, à partir de l’écran suivant.
Il choisit également le niveau de
détail de l’état.
Fig. 97 : l’analyse récapitulative
- 85 -
¾ Analyse récapitulative sur 5 ans
Cette option permet de faire une analyse récapitulative sur 5 ans. Si le projet dure plus de 5 ans, une colonne
cumulant les années précédentes est automatiquement créée.
Le tableau résultant est de type « bi-critères ».
Fig. 98 : l’analyse récapitulative sur 5 ans
Choisissez les axes d’analyse (financement, code géographique, budget et comptes) et validez pour obtenir un
tableau récapitulatif.
Vous pouvez obtenir aussi un graphique
Fig. 99 : graphique de l’analyse récapitulative sur 5 ans
- 86 -
¾ Situation mensuelle
Cette option permet d’avoir une situation mensuelle dans le suivi budgétaire.
Vous choisissez le mois (période) en question et les critères de l’analyse à travers l’écran suivant :
Fig. 100 : la situation mensuelle
- 87 -
¾
TOMPRO
Le suivi des
Conventions
5e Chapitre
Section I
Comment démarrer
votre comptabilité
financière
Section II
Répartition des
volumes financiers
Section III
de l’option <Suivi des
conventions >
- 88 -
Rappel concernant le suivi financier
Certaines opérations et programmes sont fréquemment les organes d’exécution de conventions internationales
s’échelonnant sur plusieurs années. Il en résulte pour elles des sujétions particulières en matière de présentation
de leurs budgets et de leurs comptes.
Le budget annuel doit s’écarter le moins possible des enveloppes prévues pour la période correspondante dans le
document d’évaluation et être approuvé par le bailleur de fonds intéressé.
De même, les codifications comptables doivent permettre d’imputer les dépenses aux actions prévus par le
budget et aux différents postes budgétaires résultant de l’accord de financement. Le respect de ces règles permet
d’établir l’éligibilité au remboursement des dépenses effectuées et de solliciter à temps d’éventuelles
réallocations.
- 89 -
Les montants prévus pour chaque projet doivent faire l’objet d’une répartition en s’aidant des documents
d’évaluation et des accords de crédit (ou subventions). Ces documents permettent d’identifier les financements
(bailleurs de fonds) et les volets financés (catégories financières).
L’appel du suivi des conventions fait apparaître le menu suivant.
Fig. 101 : l’accès au menu suivi des conventions
Il permet d’accéder aux paramètres IDA, à la saisie IDA et aux exploitations IDA.
- 90 -
Paragraphe 1 : LES PARAMETRES - IDA
La codification financière est réalisée dans le chapitre de la gestion des paramètres généraux (Paramètres
généraux du premier chapitre).
Rappel sur la codification financière
Avant de mettre en œuvre le suivi des conventions, tous les paramètres y afférents doivent être enregistrés.
La gestion des conventions permet de suivre la situation financière du projet par bailleurs de fonds, situation qui
sera rappelée dans chaque D.R.F. (Demande de Retrait de Fonds) ou dans chaque D.P.D. (Demande de Paiement
Direct). Tous les éléments constitutifs de la D.R.F. seront donc confectionnés dans ce module, notamment :
1. La saisie des conventions
2. La sélection des mouvements issus de la comptabilité générale
3. La confection de la D.R.F. ou de la D.P.D.
Paragraphe 2 : SAISIE - IDA

Elle permet d’accéder à la saisie du montant de la convention et à la saisie des montants réalloués
A- La saisie du montant de la convention

La saisie des conventions se fait dans l’écran ci-dessous.
Fig. 102 : la saisie des montants des conventions
Pour effectuer cette opération, vous devez :

1. Sélectionner la convention dont vous voulez saisir le montant dans une liste que le système vous propose.
2. Sélectionner de la même façon la catégorie financière dont vous voulez saisir le montant.
3. Entrer le montant de la convention en monnaie locale.
4. Entrer le montant exprimé dans les deux monnaies de suivi du projet : TOMPRO permet de suivre les
décaissements dans la monnaie du bailleur de fonds
- 91 -
Si pour une catégorie financière, il y a eu réallocation de montant, la 2ème partie de l’écran « montants réalloués »
permet de visualiser et de modifier les données de cette réallocation.
En cliquant sur l’onglet « Liste des fonds alloués » vous obtenez cette liste retranscrite ci-dessous.
Fig. 103 : la liste des fonds alloués
B- La saisie du montant réalloué

En cas de réallocation de montant, cette rubrique permet de faire la saisie des données y afférant (montants et
date de la transaction). Dans ce cas, les donnés de la conventions sont affichées à l’écran et ne peuvent être
modifiées.
Fig. 104 : la saisie des données en cas de réallocation de montant
- 92 -
Paragraphe 3 : EXPLOITATIONS – IDA
A- Gestion des Demandes de Retrait de fonds

Pour confectionner une D.R.F., il faut suivre les étapes suivantes : tri des mouvements -> édition, contrôle et
modification (brouillard) -> édition des SOE et états récapitulatifs -> mise à jour de la D.R.F.
¾ Tri des mouvements

L’écran suivant apparaît.
Fig. 105 : le tri des mouvements
Pour chaque financement, le numéro de la DRF est alloué séquentiellement par le système. Vous devez choisir la
convention, saisir la période de tri (période effective pour le tri) et celle d’édition (période affichée dans les
états).
Après avoir cliqué sur « OK », le système trie et isole les mouvements satisfaisant aux critères ci-dessus.
Code de la convention : financement à partir duquel on établit la DRF
Numéro de la DRF : par défaut, numéro séquentiel attribué par le système (modifiable)
Période de tri : période effectif pour le tri
Période d’édition : période affichée dans les états
Dans le cas où vous avez mis en œuvre le rapprochement bancaire, le système demande si vous voulez
sélectionner uniquement les écritures rapprochées (les écritures non rapprochées seront quand
même retenues, mais définies comme non facturables)
Pour l’établissement d’une DRF, seuls les mouvements comptables compris dans la période choisie sont pris en
compte. De plus, une sélection est faite par le système parmi les mouvements de la période : seules les dépenses
effectivement payées seront sélectionnées (à partir des journaux de trésorerie telles les banques ou les caisses)
¾ Brouillard des mouvements

Cette option permet d’éditer, de consulter et de modifier les mouvements comptables qui ont été retenus lors du
tri. En plus des caractéristiques des pièces comptables (numéro, date comptable,…), un indicateur de tri est
alloué automatiquement (F pour Facturable, N pour Non facturable).
Rappelons que si vous avez opté pour que le système alloue automatiquement l’indicateur de tri sur la base des
rapprochements bancaires, les écritures rapprochées auront un indicateur F)acturable, et celles qui sont non
rapprochées auront un indicateur à N)on rapprochées.
- 93 -
Fig. 106 : le brouillard des mouvements
Pour l’édition du brouillard, vous pouvez sélectionner les écritures à prendre en compte :
Cochez « Tous » pour tous les mouvements (choix par défaut), « F » pour les mouvements facturables et « N »
pour les mouvements non facturables.
Vous pouvez également choisir la monnaie (par défaut, monnaie locale)
Si vous avez choisi d’éditer tous les mouvements, les facturables sont édités en premier, suivis des mouvements
non facturables.
¾ Edition des modèles

Il s’agit de la liste détaillée des dépenses facturables constituant la demande.
A partir de cette option, plusieurs modèles peuvent être édités :
- Le format libre (4F)
- Les détails du marchés (3F)
- L’état récapitulatif (2F)
- Le format standard
- Fonctionnement (format spécifique pour la catégorie fonctionnement, pour certains pays pour lesquels la
monnaie d’émission de la DRF est la monnaie du bailleur de fonds)
- Formation (format spécifique pour la catégorie formation, pour certains pays pour lesquels la monnaie
d’émission de la DRF est la monnaie du bailleur de fonds)
- Récapitulatif SOE 12 colonnes (format pour certains pays pour lesquels la monnaie d’émission de la DRF
est la monnaie du bailleur de fonds)
Fig. 107 : l’édition SOE IDA
- 94 -
Pour chaque modèle, vous avez la possibilité de choisir la monnaie.
Un liste séparée peut être obtenue par rapport aux pièces justificatives (PJ) :
- liste des dépenses nécessitant les PJ
- liste des dépenses ne nécessitant pas de PJ
- liste globale
Rappelons que lors de la codification des catégories, on peut paramétrer un seuil pour la fourniture des PJ.
Vous pouvez également éditer les mémoires de dépenses par site et/ou par journal.
¾ La mise à jour des Demande de Retrait de Fond (DRF)
Fig. 108 : la mise à jour de la DRF
Monnaies de suivi :
Emission DRF :
1e monnaie de suivi :
2e monnaie de suivi :
Lorsque tous les états relatifs à la DRF sont édités, une mise à jour de celle-ci doit être lancée.
Lors de cette mise à jour, le système marque tous les mouvements retenus dans la DRF en cours. Ainsi, ces
mouvements ne seront plus repris dans les DRF suivantes.
De même, le système calcule et met à jour les différents totaux des demandes par conventions et par catégories
financières.
N.B : Il est fortement conseillé d’attendre le non objection des bailleurs de fonds avant de lancer la mise à jour
des DRF.
¾ La régularisation des Demandes de Retrait de Fond (DRF)

La DRF confectionnée est envoyée aux bailleurs de fonds pour remboursement.
Cependant, certaines demandes peuvent être rejetées par les bailleurs de fonds. D’où la nécessité de régulariser
la DRF pour qu’elle soit conforme aux demandes réellement satisfaites.
Cette régularisation se fait dans l’écran suivant.
- 95 -
Fig. 109 : la régularisation des DRF
Vous devez sélectionner la convention, la catégorie financière et le numéro de la DRF.

1. Le système affiche le montant émis. Entrez le montant payé. Le solde est recalculé.
2. Entrez le montant rejeté, le montant objet du litige et le montant apuré.
Montant Rejeté : dans le cas où une ou plusieurs pièces sont rejetées, vous devez entrer par catégorie le
montant total de ces pièces rejetées. Vous devez indiqué par la suite les lignes comptables relatives
à ces pièces rejetées, afin que celles-ci soient reprises lors des DRF suivantes.
Montant Litige : dans le cas où certaines dépenses sont en litige (par exemple en attente de pièces
justificatives), entrez le montant total de ces pièces en litige.
Montant Apuré : si besoin, entrez le montant apuré par le bailleur pour servir à solder l’avance de
démarrage.
3. Le système affiche le reste pour contrôle.
Cliquez sur « OK » pour valider la régularisation.
¾ Situation de la convention
Cet état doit être joint à la DRF. Il permet de sortir la situation de la convention par catégories, une fois la
présente DRF honorée.
Fig. 110 : la situation de la convention détaillée
- 96 -
¾ Récapitulatif par catégories financières
Cet état est un résumé de la DRF en cours. C’est un tableau montrant la répartition de la présente DRF par
catégorie. En règle générale, ce tableau est joint à la DRF, et vient directement après la page de garde.
¾ Récapitulatif par journaux

C’est un état montrant la répartition de la DRF par journaux. Cet état est souvent utile lorsque le projet détient
plusieurs comptes de trésorerie.
¾ Récapitulatif par sites

C’est un état montrant la répartition de la DRF par sites. Cet état est nécessaire pour les projets fonctionnant avec
une comptabilité décentralisée.
Fig. 111 : la récapitulation par catégories financières
¾ Conversions en devises
L’appel à cette option permet de faire la conversion de la monnaie locale dans les deux monnaies de suivi du
projet, au taux de change moyen appliqué dans le journal. Cette opération est indispensable si on veut suivre la
convention sur plusieurs monnaies.
A la fin de toutes les saisies, cliquez sur « Valider ».
Cette opération se réalise dans l’écran suivant.
Fig. 112 : la conversion en devises
- 97 -
B- Gestion des Demandes de Paiement Direct (DPD)
La procédure de confection des demandes de paiements directs est analogue à celle des DRF.
La différence se situe au niveau du tri des mouvements facturables : pour les DPD, un journal est requis (journal
de prise en charge).
Pour des raisons pratiques, il est préconisé de créer un journal spécial dans lesquels sont saisies les factures qui
feront l’objet d’une DPD.
- 98 -
TOMPRO
La gestion des
6e Chapitre immobilisations
Section I
Accès a la gestion
des immobilisations
Section II
de l’option < Gestion des
immobilisations >
- 99 -
La gestion des immobilisations est accessible par l’option 6 du menu général.
Fig. 113 : accès à la gestion des immobilisations
Lorsque vous cliquez sur « Gestion Immobilisations », le menu suivant s’affiche.
Fig. 114 : menu de la gestion des immobilisations
Il donne accès aux paramètres, à la saisie, et à l’exploitation des immobilisations.
- 100 -
La codification des paramètres sur les immobilisations est déjà traitée dans le module des paramètres (cf
Paramètres – Paramètres généraux - Emplacements)
Paragraphe 2 : LA SAISIE
Permet d’accéder à la saisie des immobilisations et aux affectations.
A- La saisie
Pour pouvoir faire un suivi des immobilisations, chaque immobilisation matérielle acquise dans le cadre des
activités du projet doit être enregistrée dans la fiche d’immobilisation.
L’enregistrement peut se faire via la comptabilité générale, lors de l’enregistrement d’une facture d’achat (pour
les nouvelles acquisitions), ou bien en extra-comptable (pour les anciennes acquisitions).
Dans les 2 cas, la saisie se fait en renseignant l’écran suivant :
Fig. 115 : la saisie des immobilisations
Pour créer une immobilisation, vous devez entrer les renseignements suivants :
1. Le compte collectif de rattachement : compte rattaché à Immobilisation (superclasse B – Immobilisation), et
faisant l’objet d’un suivi d’immobilisation (suivi immobilisation : oui)
2. Le numéro d’ordre (automatiquement attribué par le système) : En fonction de la configuration (cf
Paramètres – Paramètres généraux – Entête – Numérotation des immobilisations), le système génère un
numéro séquentiel pour chaque fiche (intégrant ou non le site et l’année d’acquisition).
3. Le libellé (ou la désignation) : libellé explicite de l’immobilisation
4. La date d’acquisition : date à partir de laquelle se fera l’inventaire
5. La date de mise en service : le système se base sur cette date pour calculer l’amortissement.
6. La quantité achetée, le montant unitaire (le total s’affiche automatiquement – valeur à l’origine)
7. Le numéro d’indentification : numéro interne (ou numéro de série) unique permettant d'identifier une fiche.
8. Le taux d’amortissement : taux défini en fonction des législations du pays, suivant le type d’immobilisation
9. Le fournisseur : code comptable du fournisseur (facultatif)
10. Le compte auxiliaire : code auxiliaire (au besoin) du fournisseur (facultatif)
- 101 -
11. L’emplacement c’est à dire le lieu où le matériel sera stocké.
12. Le poste budgétaire, l’activité et la localisation de rattachement du bien.
13. Les conventions et leurs hauteurs de financement (en pourcentage pour les acquisitions co-financées par
plusieurs bailleurs)
14. La date et montant de la dernière évaluation : dans le cas où une évaluation a été faite. Le système se basera
sur ces chiffres pour calculer les amortissements.
15. La date et montant de la cession : dans le cas où le bien a été vendu ou cédé.
16. La date et montant des amortissements antérieurs : dans le cas où des amortissements ont été déjà calculés
(par exemple par un autre système d’information), vous devez entrer ces informations, à partir desquelles le
système se basera pour le calcul des amortissements.
N.B : N’oubliez pas de passer l’écriture comptable relative à l’acquisition du matériel (si vous avez choisi un
enregistrement de fiche extra-comptable)
Remarques : Lors de la saisie des écritures en comptabilité générale, vous pouvez créer automatiquement
l’immobilisation en répondant par « OUI » à la question « Voulez-vous créer un immobilisation ? », et en
renseignant toutes les informations utiles pour la création d’une fiche d’immobilisation.
B- Les affectations
Cette option vous permet d’avoir une traçabilité sur le déplacement des immobilisations dans le cadre du projet.
Exemple : un véhicule affecté initialement à la Direction Générale est à un moment donné réaffecté (nouvelle
affectation) à la Direction Commerciale.
Cela se fait au travers de l’écran suivant.
Fig. 116 : les affectations des immobilisations
Compte général : entrez le code comptable de l’immobilisation

Numéro d’ordre : entrez le numéro individuel de l’immobilisation (F5)
Toutes les informations relatives à l’immobilisation s’affichent, notamment le libellé, la valeur d’origine,
l’emplacement actuel, la localisation actuelle et le numéro d’identification.
Pour déplacer ce matériel, entrez la nouvelle affectation :
Date : date de la transaction
Libellé : motif de l’affectation
Emplacement : nouvel emplacement
Localisation : nouvelle localisation
Numéro d’identification : nouveau numéro d’identification (si celui-ci a changé)
- 102 -
Paragraphe 3 : EXPLOITATTIONS
A- Consultation
Cette option permet de visualiser tous les états relatifs aux immobilisations suivant un certain nombre de critères.
Le choix s’effectue à travers l’écran suivant :
Fig. 117 : la consultation des immobilisations
Vous pouvez filtrer les états par rapport aux différents axes d’analyse, en entrant les codes appropriés, et par
rapport à une période (au choix).
Choix des imputations :
Activité :
Code géographique :
Poste budgétaire :
Financement :
Compte général :
Emplacement :
5 types d’états sont disponibles :
Inventaire et Fiches d’immobilisation : pour les fiches, vous pouvez intégrer ou non le plan
d’amortissement.
Inventaire avec Rupture : choisissez le type de rupture, suivant la localisation ou l’emplacement.
Vous avez aussi la possibilité de sauter de pages après chaque rupture.
Tableau d’Amortissement : choisissez la date d’arrêté ainsi que le mode de calcul de
l’amortissement : calcul par jour (préconisé) ou par mois.
Rapprochement avec la Comptabilité : comme la saisie des fiches d’immobilisations peut se faire
de manière extra-comptable (suivant les procédures internes du projet), il y a un risque de décalage
entre les factures comptabilisées et les fiches d’immobilisation.
Cet état fait la comparaison par compte comptable des factures avec les fiches d’immobilisation, et fait
ressortir les différences éventuelles. Le responsable de ce module doit régulièrement faire ce
contrôler et apporter les modifications nécessaires.
Liste des Cessions : journal des cessions de biens à une date donnée.
- 103 -
TOMPRO
Les états
financiers
7e Chapitre
Section I
Accès a la gestion
des états financiers
Section II
de l’option < Etats
financiers >
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Cette option est accessible par le niveau 7 du menu principal
Fig. 118 : accès à la gestion des états financiers
En cliquant sur cette option, l’écran suivant apparaît.
Fig. 119 : menu des états financiers
Il donne accès aux états standards, aux états LACI/FARAH, aux états SYSCOA et aux états RSF.
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Paragraphe 1 : LES ETATS STANDARDS
Le bilan, le compte de résultat et le tableau des emplois / ressources constituent les états standards à paramétrer
et à éditer.
A- Les paramètres
TOMPRO vous offre trois types de paramétrage : le paramétrage du bilan, celui du compte de résultats et le
paramétrage des emplois et ressources.
¾ Le paramétrage du bilan
Cette option vous permet de paramétrer le bilan.
Le système permet de créer jusqu’à 10 modèles de bilan afin que les utilisateurs de l’Etat puissent avoir une
forme qui leur sied. (Exemple : Bilan pour les Bailleurs, pour le Gouvernement, pour les Auditeurs, pour
utilisation interne)
Avant tout paramétrage, il faut sélectionner le modèle (le modèle 1 est proposé par défaut)
Le paramétrage se fait en général à partir d’une balance. Les éléments ci-dessous seront à définir pour chaque
ligne des rubriques du bilan :
Le numéro de ligne sur 4 positions :

Le numéro permet d’identifier chaque ligne
Le numéro peut utiliser des caractères alphanumériques (combinaisons de chiffres ou lettres)
Le numéro peut avoir une longueur de 1, 2 ou 4 caractères
si la longueur du code est de 1 ou 2 caractères, la ligne servira uniquement de sous total et il n’est pas
nécessaire de renseigner les fourchettes des comptes.
si la longueur du code est de 4 caractères, il faudra renseigner les fourchettes de comptes nécessaires
pour le calcul du montant de la ligne.
Le numéro détermine la séquence chronologique de l’état : la ligne codifiée “ 1000 ” sortira avant la ligne
“ 2000 ” par exemple.
Le libellé :
Le libellé entré est le libellé qui sera visible sur l’état. Il faudra donc bien soigner le libellé.
Le type (« A » pour Actif, « P » pour Passif)
Les fourchettes de comptes (5 fourchettes maximum) constituant le montant brut de

la ligne, et le sens (« S » pour solde, « D » pour débit et « C » pour crédit)
Les fourchettes de comptes constituant éventuellement l’amortissement ou la

provision de la ligne.
Ligne de calcul du résultat :

Le système calcule le résultat (différence entre les comptes de produits et les comptes de charges pour les
éléments ordinaires –classes 6 et 7 généralement– et dans le cas de certains systèmes comptables les charges hors
activités ordinaires –classe 8 généralement). Cette ligne sera définie sur un code à 4 caractères. Cocher si la ligne
sert pour recevoir le résultat du calcul.
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Fig. 120 : saisie du paramétrage du bilan
N.B : Avant d’éditer le bilan, le système effectue un contrôle de cohérence du paramétrage des lignes de bilan
Remarques :
- Modèles de bilan :
Pour dupliquer un modèle : dans la fenêtre de paramétrage de l’état, cliquer sur le bouton dupliquer : sélectionner
pour le “ modèle source ” le numéro de modèle à dupliquer, pour le “ modèle cible ” le numéro de modèle dans
lequel on va copier le paramétrage du modèle source.
- Codes :
Dans l’exemple suivant (extrait de la codification d’un bilan) :
1210 Terrains
1220 Constructions
Noter que même si ces deux lignes se suivent normalement dans les rubriques du bilan, il est conseillé de ne pas
appliquer une suite chronologique pour les codes (en codifiant “ 1211 ” au lieu de “ 1220 ” les constructions
dans l’exemple ci-dessus) mais prévoir des “ espaces ” pour permettre une éventuelle insertion de lignes entre
celles déjà créées.
Dans l’exemple suivant (extrait de la codification du bilan) :

1 ACTIF IMMOBILISE
12 Immobilisations corporelles
1210 Terrains
Rappelons que les codes de 1 ou 2 caractères serviront pour un sous-total de toutes les lignes avec des codes à 4
caractères :
Le code “ 1 ” servira pour un sous-total de toutes les lignes commençant par 1
Le code “ 12 ” servira pour un sous-total de toutes les lignes commençant par 12
- Ligne de calcul de résultat :

Pour la ligne de calcul de résultat, il est conseillé de créer dans le plan comptable un compte qui sera défini dans
la fourchette lors du paramétrage mais qui ne sera jamais utilisé dans les écritures comptables.
¾ Le paramétrage du compte de résultat

Les procédures sont identiques au paramétrage du bilan sauf que :
- Il n’est pas nécessaire de paramétrer une ligne de calcul de résultat : le système affiche
automatiquement la ligne lors de l’édition
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- Le code peut être de 2 caractères (pour les sous totaux des rubriques du compte de résultat) ou de 4
caractères (pour les fourchettes).
- Les comptes à prendre en compte sont les comptes de gestion (généralement 6, 7 et 8).
Fig. 121 : saisie du paramétrage du compte de résultat
¾ Le paramétrage du tableau des Emplois et Ressources

L’état standard Emplois / ressources est paramétré dans l’écran suivant :
Fig. 122 : saisie du paramétrage emplois et ressources
La méthodologie adoptée pour cet état est la même que pour le bilan et le compte de résultats. Il faut d’abord
paramétrer chaque ligne constituant l’état. On peut commencer par les emplois et finir par les ressources.
Chaque ligne comporte les éléments suivants :

- numéro :
le numéro permet d’identifier chaque ligne
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le numéro peut avoir une longueur de 1 à 4 caractères
si la longueur du code est inférieure à 4 caractères, la ligne servira uniquement de sous-total
si la longueur du code est de 4 caractères, il faudra renseigner les fourchettes de comptes nécessaires
pour le calcul du montant de la ligne.
le code détermine la séquence chronologique de l’état : la ligne n° 1 sortira avant la ligne la ligne n° 2
- libellé :
le libellé apparaît directement sur l’état
- type :
E pour Emplois
R pour Ressources
- S (sens) :
S pour Solde (total Débit – total Crédit si Emplois, Crédit – Débit si Ressources)
D pour prendre uniquement les comptes à solde débiteur
C pour prendre uniquement les comptes à solde créditeur
- Signe inversé :
Il arrive que certains schémas d’écritures ne respectent pas le sens prédéfini. Dans ce cas, il est nécessaire
d’inverser le signe.
O (Oui) pour indiquer que le système doit inverser le signe
N (Non)
- Convention de financement et catégorie financière :
On peut spécifier le financement, si on veut catégoriser les emplois par bailleur de fonds. Si un financement est
indiqué, le système trie les mouvements et sélectionne uniquement ceux qui ont le financement indiqué.
- Fourchette de comptes :
C’est la fourchette qui sera prise en compte pour le calcul du montant de la ligne
N.B : Lorsque vous numérotez les lignes, laissez des marges sur les numéros d’une ligne à l’autres. Cela vous
permettra, en cas d’oubli, d’insérer une ligne supplémentaire.
B- Les éditions
TOMPRO vous offre trois types d’éditions : l’édition du bilan, celle du compte de résultats et celle des emplois
et ressources.
¾ L’édition du bilan
Pour pouvoir éditer le bilan, vous devez paramétrer au préalable les lignes du bilan (cf. A du paragraphe 1), et
choisir le modèle à prendre en compte.
Ensuite vous devez entrer la date d’arrêté comptable. Le système vous propose par défaut la date de fin de
l’exercice en cours, que vous pouvez modifier.
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Fig. 123 : l’édition du bilan
D’autres renseignements sont requis :
Modèle du bilan : modèle à prendre en compte (par défaut, modèle 1)
Centres de saisie : cocher les sites à prendre en compte.
Période , bilan arrêté au : dates à prendre en compte.
Monnaie :
Monnaie locale : pour sortir un état en monnaie locale
Devise rapport : pour sortir un état en monnaie reporting (configuré dans Paramètres – Paramètres
généraux – entête)
Titre de l’état : permet de personnaliser l’état, et est nécessaire si vous voulez différencier différents
modèles.
Enfin, cliquez sur le bouton « Valider » pour lancer le processus conduisant au bilan.
L’établissement du bilan se fait en plusieurs phases :

- Phase 1 : le système reconstitue la balance des comptes du bilan
- Phase 2 : le système contrôle la cohérence des lignes du bilan préalablement paramétré.
- Phase 3 : le système établit le bilan à partir de la balance contrôlée.
Dans le cas d’une anomalie (Exemple : un compte présent dans 2 lignes u bilan, ou un compte de bilan omis , ou
un compte de fin d’année non paramétré et non associé à une ligne du bilan), TOMPRO vous donne un journal
constatant ces faits.
Lorsque le système vous donne la main, cliquez sur le l’icône en forme de loupe pour visualiser votre bilan et
éventuellement les anomalies décelées par le système.
¾ L’édition du compte de résultat
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Fig. 124 : l’édition du compte de résultat
Cette édition suit les mêmes étapes que l’édition du bilan.
¾ L’édition du tableau des emplois et ressources

Indiquez la période sur laquelle vous désirez sortir l’état sur les emplois et les ressources. Le système indique par
défaut la période comptable.
Remarques : vous pouvez choisir une période intégrant plusieurs exercices comptables.
Fig. 125 : l’édition du tableau emplois et ressources
Le système effectue cette édition en 2 phases :

- Phase 1 : le système contrôle les anomalies sur les lignes de l’état
- Phase 2 : l’état est établi après le calcul du système.
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Paragraphe 2 : LES ETATS LACI / FARAH
Le LACI (LOAN ADMINISTRATION CHANGE INITIATIVE) est une gestion initiée par la banque mondiale
à une époque donnée. Comme certains projets créés à cette époque sont encore éligibles sur ce système de
gestion, ce dernier, même remplacé, figure toujours dans TOMPRO.
Habituellement, le renouvellement de la trésorerie d’un projet est basé sur le système d’une avance consentie au
début des activités, accompagné des D.R.F. tout au long du projet.
La méthode LACI consiste à calculer les demandes de trésorerie en fonction des prévisions d’activités du
trimestre à venir, des réalisations actuelles du projet et du solde des comptes de trésorerie du projet. Elle
demande donc de la part de chaque projet un effort de planification.
En général, il faut produire les états LACI tous les trimestres
Nous pourrons ici paramétrer et éditer les états LACI
A- Les paramètres
Ils donnent accès aux états LACI :
- 1A : sources/emplois
- 1B : RGP par composantes
- 1C : bilan du projet
- 1D : décaissements
- 1E : compte spécial
- 2B : exécution par composantes
- 3C : rapport des dépenses contractuelles (fournitures et travaux)
- 3D : rapport des dépenses contractuelles (services de consultants).
¾ Etat LACI 1A
C’est l’équivalent de l’état des emplois et ressources. L’état LACI 1A fournit des renseignements
supplémentaires :
- montant réalisé
- comparaison avec le budget
- comparaison avec le REP (Rapport d’Evaluation du Projet, c’est à dire le budget pour la durée de
vie du budget)
La méthodologie adoptée pour le paramétrage de l’état LACI 1A est similaire à celle des états standards (bilan,
compte de résultats, emplois et ressources).
Chaque ligne de l’état doit être paramétré. Chaque ligne comprend les éléments suivants :
- numéro de ligne (ou code) :
le code permet d’identifier chaque ligne
le code peut avoir une longueur de 1 à 4 caractères
- si la longueur du code est inférieure à 4 caractères, la ligne servira
uniquement de sous-total
- si la longueur du code est de 4 caractères, il faudra renseigner les
fourchettes de comptes nécessaires pour le calcul du montant de la ligne.
- le code détermine la séquence chronologique de l’état : la ligne n° 1 sortira avant la ligne la ligne n° 2
- libellé :
le libellé apparaît directement sur l’état LACI 1A
- type :
E pour Emplois
R pour Ressources
- Sens :
S pour Solde (total Débit – total Crédit si Emplois, Crédit – Débit si Ressources)
D pour prendre uniquement les mouvements au débit des comptes
C pour prendre uniquement les mouvements au crédit des comptes
- Montants effectifs (ou montants réalisés)
Fourchettes des comptes et éventuellement fourchettes des postes permettant de calculer le montant effectif.
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- Budget et REP
Fourchettes de financement mini et financement maxi permettant de calculer le budget
- Montant REP
Montant du REP (allocation pour la durée de vie du projet)
Le paramétrage de l’état LACI 1A est saisi dans l’écran ci-dessous :
Fig. 126 : le paramétrage de l’état LACI 1A
Remarques :
Paramétrage des emplois :
Le montant effectif est calculé à partir des fourchettes des comptes (et éventuellement des postes). Si les 2
fourchettes sont renseignées, seuls les mouvements répondant aux 2 critères sont sélectionnés.
Le budget est également calculé à partir de ces 2 fourchettes.
Le REP est saisi directement.
Paramétrage des ressources :

Le montant effectif est calculé à partir des fourchettes des comptes.
Le budget est calculé à partir des fourchettes de financement.
Le REP est saisi directement.
¾ Etat LACI 1B
L’état LACI 1B est un document récapitulatif des dépenses par composantes (ou activités).
Le critère d’analyse est le plan analytique. L’état se dessine par rapport à la structure du plan analytique.
Le paramétrage consiste à la saisie des REP (enveloppes financières prévues par composantes pour la durée de
vie du projet).
- 113 -
Fig. 127 : le paramétrage de l’état LACI 1B
Composante REP : entrer le code analytique.

Montant en Devise du REP : entrer le montant alloué pour la durée de vie du projet. Rappelons que la
devise du REP est renseignée dans les paramètres (Paramètres – Paramètres généraux – Entête)
La saisie des REP se fait sur la fenêtre ci-dessous :
Remarques : les montants REP apparaissent pour mémo sur les états LACI 1B.
¾ Etat LACI 1C
C’est la version LACI du bilan.
Le paramétrage de l’état LACI 1C est analogue à celui d’un bilan standard. Il faut définir toutes les lignes
constituant l ‘état.
Fig. 128 : le paramétrage de l’état LACI 1C
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- numéro :
le numéro permet d’identifier chaque ligne
le numéro peut avoir une longueur de 1 à 4 caractères
si la longueur du code est inférieure à 4 caractères, la ligne servira uniquement de sous-total
si la longueur du code est de 4 caractères, il faudra renseigner les fourchettes de comptes nécessaires pour le
calcul du montant de la ligne.
le numéro détermine la séquence chronologique de l’état : la ligne n° 1 sortira avant la ligne la ligne n° 2
- libellé :
le libellé entré est le libellé qui sera visible sur l’état. Il faudra donc bien soigner le libellé.
- type (A/P) :
A pour Actif
P pour Passif
- compte mini – compte maxi (pour les lignes de 4 caractères) :
entrer la fourchette de comptes (5 fourchettes maximum) permettant de calculer le montant brut.
- S (sens) :
S pour Solde (total Débit – total Crédit si Actif, Crédit – Débit si Passif)
D pour prendre uniquement les comptes à solde débiteur
C pour prendre uniquement les comptes à solde créditeur
¾ Etat LACI 1E
C’est l’état justificatif du compte spécial.
La saisie des paramètres se fait dans l’écran ci-dessous :
Fig. 129 : le paramétrage de l’état LACI 1E
L’état LACI 1 E est codifié par financement.

Code financement :
Code journal associé :
Journal n.2 :
Pour chaque financement, il faut renseigner le code du journal associé (journal du compte spécial), ainsi que tous
les comptes entrant dans l’élaboration de l’état. Ces comptes servent à calculer le montant des différents
éléments suivants :
- Avance
- montant recouvré
- dépenses éligibles (5 fourchettes possibles)
- frais bancaires
- produits financiers
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¾ Etat LACI 3C
L’état LACI 3C est un rapport financier relatif aux marchés de fournitures (équipement) et aux marchés de
travaux. Le paramétrage se fait dans l’écran ci dessous :
Fig. 130 : le paramétrage de l’état LACI 3C
Pour paramétrer l’état LACI 3C, il faut définir toutes les lignes qui le constituent.
Chaque ligne comprend les éléments suivants :
- numéro de la ligne (code) permettant d’identifier chaque ligne
- libellé de la ligne
- les fourchettes de catégories financières. Ces fourchettes permettent de sélectionner les marchés.
¾ Etat LACI 3D
L’état LACI 3D est un rapport financier des marchés sur les services des consultants. Le paramétrage se fait dans
l’écran ci dessous :
Fig. 131 : le paramétrage de l’état LACI 3D
Pour paramétrer l’état LACI 3D, il faut définir toutes les lignes qui le constituent.
Chaque ligne comprend les éléments suivants :
- numéro de la ligne (code) permettant d’identifier chaque ligne
- 116 -
- libellé de la ligne
- les fourchettes de catégories financières. Ces fourchettes permettent de sélectionner les marchés.
B- Les éditions
Ils donnent accès aux états LACI :
- 1A : sources/emplois
- 1B : RGP par composantes
- 1C : bilan du projet
- 1D : décaissements
- 1E : compte spécial
- 2A : exécution par contrats
- 2B : exécution par composantes
- 3C : rapport des dépenses contractuelles (fournitures et travaux)
- 3D : rapport des dépenses contractuelles (services de consultants)
- et au relevé DRF / DPD
¾ Etat LACI 1A
Lorsque le paramétrage des emplois et ressources est terminé, on peut procéder à l’édition de l’état LACI 1A.
Fig. 132 : l’édition de l’état LACI 1A
On peut sélectionner :
- l’exercice (par défaut, l’exercice en cours)
- La période (trimestre)
- le centre de saisie : par défaut, tous sites (00)
- La monnaie : un cours moyen est requis si la monnaie demandée est différente de la monnaie
locale.
¾ Etat LACI 1B
Au lancement de l’édition, l’écran suivant apparaît :
- 117 -
Fig. 133 : l’édition de l’état LACI 1B
On peut sélectionner :
- l’exercice
- La période (trimestre)
- le centre de saisie
- Le(s) niveaux de détail de l’état
- La monnaie (si la monnaie est différente de la monnaie locale, un cours moyen est demandé).
¾ Etat LACI 1C
Avant de lancer l’état LACI 1C, on peut sélectionner :
- l’exercice
- la période (trimestre)
- le centre de saisie
- la monnaie (si celle-ci est différente de la monnaie locale, un cours moyen est demandé).
Fig. 134 : l’édition de l’état LACI 1C
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Paragraphe 3 : LES ETATS SYSCOA
Cette option permet une passerelle entre la balance TOMPRO et la balance SYSCOA.
La table de correspondance est définie dans la fenêtre ci-dessous :
Fig. 135 : le paramétrage de la balance SYSCOA
Pour cela, il faut sélectionner

- le compte comptable (F5 pour lister les comptes du plan comptable TOMPRO)
- l’équivalence SYSCOA
Ensuite, vous pouvez éditer votre balance SYSCOA.
- 119 -
Paragraphe 4 : LES ETATS RSF
Les Etats RSF sont initiés par la Banque Mondiale pour faciliter la production de rapports financiers périodiques
par les projets.
Ces états remplacent les états RGP (système LACI).
Cinq modèles d’Etats RSF sont proposés aux projets, qui choisissent en fonction de leurs activités le ou les
modèles les plus adéquats pour rendre compte de l’avancement du projet.
Les cinq modèles sont présents dans TOMPRO. La méthodologie adoptée est la même que pour l’ensemble du
module Etats Financiers : dans un premier temps, il faut configurer les états, avant de pouvoir les éditer.
Chaque état sélectionné peut être édité selon 2 critères au choix :

- base des décaissements (formule préconisée et proposée par défaut)
- base des engagements
A- Présentation des informations financières dans les états RSF

2 types d’états sont utilisés pour présenter les informations financières dans les états RSF :
- Etat des emplois et ressources

Incluant :
• les ressources de la période et pour la durée de vie du projet
• diminuée des emplois de la période et pour la durée de vie du projet
• justifiant ainsi la variation de trésorerie de la période et pour la durée de vie du projet
- Etat de l’utilisation des fonds

Les emplois (cf. Etat des emplois et ressources ci-dessus) sont ici détaillés généralement par activités et
comparés aux prévisions de la période (budget) et de la durée de vie du projet (éléments du PAD/REP ou du
“ Cost Table ” par exemple pour les projets de la Banque Mondiale).
Liens entre la comptabilité et les états RSF

Le schéma suivant permet d’avoir une idée sur l’alimentation des rubriques des états RSF par la comptabilité
Noter :
• Les rubriques des ressources incluent les comptes des financements reçus (compte de classe 1 et classe
7 pour les cas des subventions d’exploitation), augmentés ou diminués des autres produits et dépenses
sans imputations analytique/budgétaire (exemple : les produits et charges financiers pour certains
projets) . Pour le paramétrage, utiliser normalement l’axe comptable.
• Pour certains états RSF, les pertes et produits de change ont leur rubrique propre, sinon les inclure dans
les ressources (normalement, ils ne sont pas imputés au niveau analytique).
• Les rubriques des emplois incluent les dépenses décaissées imputées au niveau
analytique/budgétaire/catégories . Pour le paramétrage, préférer les codes de suivi
analytique/budget/catégorie pour les fourchettes de ces rubriques ; dans ce cas, le total des emplois dans
l’état des sources et emplois serait égal au total des réalisations dans l’état des utilisations des fonds.
• Les rubriques de la trésorerie incluent les comptes de trésorerie . Pour le paramétrage, il faut prendre en
compte les fourchettes des comptes de classe 5.
• Dans le cas où le projet opterait pour la sortie des états sur base engagements (noter que les modèles
sortis par les projets utilisant le module jusqu’à présent sont sur base décaissements), inclure dans les
ressources les contributions non reçues et les dettes diminuées des créances.
B- Paramétrage d’un état de ressources et emplois

Les règles de gestion des codes des lignes sont identiques à celles du bilan (voir “ codes ” dans la rubrique
“ paramétrage du bilan ” plus haut.
Exemple : 1 caractère pour les titres des grandes rubriques (emplois, ressources, trésorerie ou termes
équivalents) ; 2 caractères pour les regroupements désirés ; 4 caractères pour les lignes de détail.
- 120 -
Il est préconisé de paramétrer l’état en respectant l’ordre suivant : Ressources – Dépenses – Comptes pour les
différences de change pour les états le réclamant – Comptes de trésorerie
- Paramétrage des ressources :

Renseigner les fourchettes relatives aux comptes comptables ventilant les ressources
- Paramétrage des emplois :

Pour les lignes de détail, les renseigner par des fourchettes ou des combinaisons de fourchettes de codes
analytiques, budgétaires ou de catégories
- Paramétrage des comptes relatifs aux différences de change (pour certains états) :
Renseigner la fourchette de comptes comptables permettant d’identifier les comptes ventilant les différences de
change
Paramétrage des comptes de trésorerie :

Renseigner les fourchettes de comptes comptables permettant d’identifier les banques et les caisses du projet.
Note :
Si on a choisi le modèle I, il faut renseigner en plus les prévisions pour les 6 mois à venir ;
Le modèle IV sépare les éléments de la Banque Mondiale et du Gouvernement d’où il faut en tenir compte dans
les fourchettes réservées à chaque bailleur pour chaque ligne.
Modèles de paramètres :
Pour chaque type d’état, il est possible de définir 10 modèles, comme pour les états financiers classiques. Pour la
procédure de duplication des modèles, se référer à la procédure expliquée plus haut (cf. bilan).
C- Paramétrage d’un état de l’utilisation de fonds

Pour les modèles I, II, III, V (basés sur les codifications analytiques) :
Pour chaque élément du plan analytique, il faudra renseigner le montant du REP (ou PAD), ainsi que le montant
révisé (nécessaires pour modèles I et II)
Le montant est libellé en devises ou en monnaie locale (paramétré dans le module Paramètres – Entête du projet)
Selon le détail du Rapport d’Evaluation du Projet, les montants du REP peuvent être entrés en globalité ou d’une
manière détaillée.
Pour le modèle IV (basés sur les catégories) :

Les lignes de regroupement sont codifiées sur 2 caractères.
Pour chaque ligne de détail codifiée sur 4 caractères, définir les catégories et le montant du PAD, et filtrer
éventuellement par postes budgétaires pour les réalisations (montant effectif) et les prévisions (budget).
D- Edition
Avant chaque édition :
• Spécifier le numéro du modèle (pour les ressources et emplois)
• Spécifier l’exercice considéré et le modèle
• Selon le modèle, une périodicité est proposée par défaut ; néanmoins, l’utilisateur pourrait choisir entre
le mois, trimestre, quadrimestre, semestre, année ; sélectionner ensuite le numéro de la période (numéro
de trimestre par exemple)
• Choisir le modèle de budget (pour l’état des utilisations de fonds)
• Choisir la base de sortie des états : décaissements (par défaut) ou engagements et la monnaie de sortie
• Pour les modèles 1, 2, 4 et 5 relatifs aux utilisations de fonds, vous pouvez choisir entre le critère
analytique et le critère géographique
L’utilisateur peut personnaliser l’état en entrant un titre et une légende.
- 121 -
TOMPRO
La gestion des
marchés & engagements
8e Chapitre
Section I
Accès a la gestion
des marchés &
engagements
Section II
de l’option < Gestions des
Marchés & Engagements>
- 122 -
La gestion des marchés et engagements est accessible par l’option 8 du menu principal de TOMPRO.
Fig. 136 : accès à la gestion des marchés et engagements
En cliquant sur « Marchés et Engagement » l’écran suivant apparaît.
Fig. 137 : menu de la gestion des marchés et engagements
Cet écran donne accès aux paramètres, aux fiches marchés, et aux exploitations des marchés et engagements.
- 123 -
Ce sont les paramètres généraux et les paramètres spécifiques aux marchés et engagements. Les paramètres
généraux étant déjà traités dans le premier chapitre (Paramètres), seules les codifications spécifiques aux
marchés et engagements sont exposées. Le type de passation de marchés, les schémas de décaissement, la
comptabilisation par type de marchés, les paramètres relatifs à la gestion des lettres de garantie.
A- Le type de passation de marchés

Le paramétrage des types de passation de marchés et engagements permet d’établir des analyses par type de
passation. Lors de l’ouverture d’une fiche de marché, un type de passation lui sera affecté.
Entrez le code sur 3 caractères maximum et le libellé du type de passation de marché.
B- Les schémas de décaissement

Ce sont des schémas définissant des prévisions types de décaissement (de 1 à 24 mois).
Chaque marché sera associé à un schéma de décaissement.
Fig. 138 : les schémas de décaissements
D’abord, saisissez le code de 3 caractères maximum et le libellé du schéma.

Enfin, définissez le pourcentage en fonction de montant que vous prévoyez de décaisser par mois.
Vous avez la possibilité de répartir les décaissements sur 24 mois.
N.B : Le total des pourcentages pour un décaissement doit faire 100 %.
C- La comptabilisation par type de marchés

Définissez dans cette partie, pour chaque type de marchés, les schémas comptables correspondants. Certains
états (tableau récapitulatif, détail d’un marché) sont basés sur ce paramétrage.
- 124 -
Fig. 139 : la comptabilisation par type de marchés
Entrez le code du type de marché et le libellé.

Les imputations comptables à définir pour chaque type de marché sont : avance de démarrage, remboursement
de l’avance, montant des travaux (ou fournitures), pénalités, primes, retenues de garanties, remboursement de la
retenue de garantie. Pour chaque imputation comptable, spécifiez le sens du compte : « D » pour débit et « C »
pour crédit.
Vous pouvez également personnaliser les états relatifs aux marchés en modifiant certains libellés pour les
adapter aux types de marchés (ex. : « Montant des travaux » pour les travaux, « Montant des prestations » pour
les consultants …)
D- Les paramètres relatifs à la gestion des lettres de garantie

Pour la gestion des lettres de garantie, vous devez paramétrer les codifications suivantes :
- les types de garantie (code et libellé)
- les natures de garantie (code et libellé)
- 125 -
Paragraphe 2 : LES FICHES DE MARCHES
Elles comprennent, entre autres, la saisie des marchés et l’apurement des engagements.
A- La saisie des marchés

Dès la signature d’un marché, celui-ci doit être enregistré dans une fiche individuelle. Cette procédure présente
un double avantage :
- permettre le suivi financier des marchés, à partir de la fiche individuelle et des décomptes (factures
ou règlements) enregistrés dans la comptabilité générale.
- Disposer d’un suivi budgétaire fiable, intégrant les engagements non encore apurés.
La saisie des marchés se fait dans la grille suivante.
Fig. 140 : la saisie des marchés
Pour saisir un marché ou un engagement, les renseignements suivants sont requis :
¾ Identification du marché
Les informations sont nécessaires pour identifier un marché ou engagement sont :
- Numéro du marché ou de l’engagement (25 caractères maximum)
- Nom du marché ou de l’engagement : il est conseillé de mettre en début du nom du fournisseur
(pour faciliter la recherche)
- L’attributaire du marché ou de l’engagement : c’est le bénéficiaire du marché ou de l’engagement
c’est-à-dire le fournisseur. Saisissez le numéro de compte dans le plan comptable du fournisseur
concerné (compte général + auxiliaire). Si ce fournisseur n’est pas encore référencé, il faudra le
créer (cf Paramètres – Plan des tiers).
- La nationalité du fournisseur (indispensables pour certains états RSF)
¾ L’exécution du marché
Cette phase requiert certaines informations:
- Date de lancement
- Date de l’Ordre de service
- Date de réception provisoire (prévue et réelle)
- Date de non objection
- Date de réception définitive : vous ne devez saisir cette date que si le marché ou l’engagement est
totalement exécuté et clôturé.
- 126 -
D’autres informations sont également demandées :
Schéma de décaissement
Monnaie du fournisseur
Type de passation
Type du marché
¾ Les observations
Vous disposez de 3 lignes de commentaires pour chaque marché.
¾ La ventilation comptable
Cette option permet de rentrer le montant du marché, ventilé suivant les imputations comptables et analytiques
requises lors de l’apurement du marché (établissement des factures pour la prise en charge en comptabilité).
Cliquez sur le bouton « Ventilation compta » et l’écran suivant apparaît :
Fig. 141 : la ventilation des montants
Alors, vous pouvez ventiler le montant total du marché suivant :

- Le compte général
- Le code analytique
- Le poste budgétaire
- Le financement et la catégorie financière
- Le code géographique.
Les montants doivent être saisis en monnaie locale et dans la monnaie du fournisseur. Si vous gérez la monnaie
reporting, le montant y afférent doit être également saisi.
¾ Les lettres de garantie

Pour saisir les lettres de garantie, sélectionnez le marché intéressé et cliquez sur le bouton « Lettre de garantie ».
Pour un marché donné, vous pouvez une ou plusieurs lettres de garantie. Pour chaque lettre de garantie, vous
devez saisir les renseignements suivants :
- le type de la garantie (cf Marchés – Codifications – Type de garantie)
- la nature de la garantie (cf Marchés – Codifications – Nature de garantie)
- le numéro de document (visible sur la lettre de garantie)
- la banque du tiers
- le montant (exprimé en monnaie locale et en devises)
- la date d’émission
- la date d’expiration
- 127 -
- la date de restitution
B- Apurement des engagements

Cette option permet d’éliminer les engagements (marchés) dont on ne doit plus tenir compte dans le suivi
budgétaire. En principe, cette opération est automatique et gérée directement par le système lors de la saisie
comptable des décomptes de marchés.
Avant de procéder à l’apurement proprement dit, vous devez sélectionner les engagements à apurer. La
définition de critères de sélection se fait dans l’écran suivant :
Fig. 142 : sélection des engagements à apurer
Vous pouvez filtrer votre état parmi les critères suivants :

- une fourchette de marchés
- une fourchette de dates permettant de prendre en compte seulement les engagements pris dans une
période donnée
- le type de passation, l’activité, le code géographique, le poste budgétaire, le financement, la
catégorie financière puis et type de marché
- le compte fournisseur
- une fourchette de montants.
En cliquant sur le bouton « OK », la liste des engagements répondant aux critères s’affiche. Apurez les
engagements de votre choix (en cliquant dessus)
Si aucun critère n’est défini, la liste de tous les engagements est affichée et vous pouvez procéder à l’apurement
des engagements que vous aurez sélectionnés.
- 128 -
Paragraphe 3 : LES EXPLOITATIONS
Avant toute exploitation, vous pouvez sélectionner les marchés à prendre en compte à partir du tri multicritère.
Les critères de tri sont :
- fourchette de marchés (suivant la date de notification)
- marchés terminés ou non (un marché est terminé si la date de réception définitive est renseignée)
- codes analytiques
- fournisseur
- fourchette de montants
- type de marché, type de passation
- choix entre marchés, marchés et engagements (BC) ou engagements (BC) uniquement.
L'onglet "exploitations" vous donne accès aux exploitations de marchés et aux exploitations des engagements.
A- Les exploitations de marchés

Les exploitations permettent de faire toutes les analyses sur les marchés.
Elles comprennent : la liste des marchés, le récapitulatif par types de passation, les écritures d’un marché ; le
suivi des marchés, le détail d’un marché, les lettres de garantie et le tableau récapitulatif
¾ La liste des marchés

Cette option permet d’avoir la liste de tous les marchés passés avec leurs montants respectifs.
Fig. 143 : la liste des marchés
¾ Récapitulatif par types de passation

Ce sont les statistiques sur la répartition des marchés par types de passation. Les renseignements que vous
pouvez avoir par type de passation sont :
- Le nombre de marchés et son pourcentage sur l’ensemble des marchés retenus
- Le montant total et son pourcentage sur le total des marchés retenus.
- 129 -
Fig. 144 : le récapitulatif par types de passation
¾ Les écritures d’un marché

Il s’agit de toutes les écritures comptables relatives à un marché. Rappelons que lors de la saisie des décomptes
de marché en comptabilité, le système requiert le code marché. Le choix du marché à prendre en compte se fait
dans l’écran suivant :
Fig. 145 : les écritures d’un marché
Saisissez les renseignements suivants :

- le code du marché
- la période
- cochez les classes comptables à prendre en compte et validez.
- 130 -
¾ Le suivi des marchés
Cette option permet d’avoir la situation financière de tous les marchés. Le tableau de bord met en exergue le
montant initial, les factures et règlements passés sur chaque marché (via les décomptes enregistrés en
comptabilité générale), ainsi que leurs soldes respectifs (solde facturation, solde règlement).
Avant d’éditer le tableau,, vous pouvez sélectionner les marchés à prendre en compte à travers un tri multicritère.
Fig. 146 : le suivi des marchés
¾ Détail d’un marché

C’est l’historique d’un marché. Le tableau résultant est composé du montant initial, de tous les décomptes
décomposés par nature (travaux, avance, paiement, retenue de garantie, primes, pénalités). Ce tableau nécessite
le paramétrage préalable des types de marchés (comptabilisation par type de marché).
¾ Lettres de garantie
Avant d’éditer les lettres de garantie, le système propose un tri multicritère. Vous pouvez donc filtrer les lettres
de garantie à prendre en compte par rapport aux critère suivants :
- fourchette de marchés
- nature de garantie
- type de garantie
- période d’émission
- période d’expiration
- période de restitution
- garanties non restituées, échues ou non, à échoir ou non
- 131 -
Fig. 147 : les lettres de garantie
¾ Tableau récapitulatif :
C’est un tableau montrant la situation financière de chaque marché. Ce tableau se base sur les schémas
comptables paramétrés dans les types de marchés. Pour chaque marché, on peur disposer des renseignements
suivants :
- montant initial (et avenant)
- avances
- retenues de garantie
- primes
- pénalités
- montant facturé et solde facturation
- montant réglé et solde règlement
B- Les exploitations des engagements

Cette option permet d’éditer la liste des engagements de 2 façons différentes :
- La liste des engagements : c’est une liste synthétique des engagements montrant le montant engagé
(montant du marché), le montant apuré (via les décomptes saisis en comptabilité) et le solde.
Les engagements apurés sont marqués.
- La liste détaillée des engagements : chaque engagement est décomposé en plusieurs lignes, en
fonction de la ventilation comptable et analytique faite lors de la saisie du marché. Pour chaque
ligne d’engagement, le système fait ressortir le montant initial, le montant apuré, le solde ainsi que
les imputations analytiques.
Les lignes d’engagement apurées sont marquées.
N.B. : dans le cas où pour un décompte donné, vous avez oublié de spécifier le code du marché
correspondant, vous devez procéder à la modification de l’écriture (ajout du code marché), et mettre à jour les
engagements à travers la présente option (Détail des engagements – Colonne Apuré (brut))
- 132 -
TOMPRO
Etats de
décaissements
9e Chapitre
Section I
Accès aux
Etats de décaissements
Section II
de l’option < Etats de
décaissements >
- 133 -
L’état de décaissements est accessible par l’option 9 du menu principal de TOMPRO.
Fig. 148 : accès aux états de décaissements
En cliquant sur « Etats de décaissements », l’écran suivant apparaît.
Fig. 149 : menu des états de décaissements
Les états de décaissements sont constitués des paramètres et des exploitations.
- 134 -
Ce sont les paramètres généraux et les paramètres relatifs aux états de décaissements. Les paramètres généraux
étant réalisés dans la premier chapitre, on ne s’occupera ici que des paramètres du budget de trésorerie.
A- Budget de trésorerie
Cette option permet de paramétrer le tableau « Budget de trésorerie », en sélectionnant le(s) budget(s) à prendre
en compte pour la confection du tableau, ainsi que les marchés à intégrer.
Ce paramétrage se fait dans l’écran suivant :
Fig. 150 : paramétrage du budget de trésorerie
Il faut renseigner les données suivantes :

- choix des budgets à intégrer : le libellé (nom) du budget de trésorerie, sélectionner le modèle du
budget à associer. Cochez détail si vous voulez un budget de trésorerie détaillé. Vous pouvez
intégrer jusqu’à 6 budgets.
- marchés à prendre en compte : cochez les différents marchés et engagements créés que vous
voulez prendre en compte dans le budget.
- 135 -
Paragraphe 2 : EXPLOITATIONS
Ce sont les différents tableaux de bord permettant de rendre compte de tous les décaissements effectués pendant
une période, outil intéressant pour la cellule de gestion.
Il s’agit de l’analyse monocritère, de l’analyse bicritères, de l’analyse par période, du grand livre, des détails des
mouvements, de l’analyse récapitulative, du récapitulatif sur 5 ans, du tableau de bord, et du budget de trésorerie.
Les bailleurs de fonds réclament souvent des projets des états basés sur les décaissements. Outre les états RSF
(cf Etats financiers), la présente option permet de sortir différents états avec une présentation standard.
Le système considère comme décaissements, toute sortie de fonds à travers les journaux de trésorerie (banques,
caisses et journal de paiement direct).
Plusieurs critères (financement, géographique, budgétaire, analytique …) peuvent être sélectionnés pour filtrer
les décaissements à prendre en compte. Cette sélection est proposée systématiquement avant toute édition. Ci-
dessous les différents choix possibles :
Exercice comptable : exercice à prendre en compte (exercice en cours par défaut)

Budget : à considérer pour la comparaison avec les décaissements
Financement, catégorie financière, code géographique, code analytique, code
budgétaire, compte comptable : pour sélectionner les décaissements relatifs à une entité (par
exemple un financement), entrez le code correspondant.
Période : période à prendre en compte pour l’analyse (date de début et de fin de l’exercice
comptable choisi par défaut)
A- Analyse monocritère
Cette option permet de faire une comparaison entre les prévisions et les réalisations sur un critère au choix.
L’écran suivant permet de sélectionner le budget et les décaissements à prendre en compte pour l’analyse.
Fig. 151 : l’analyse monocritère
Sélectionnez dans un premier temps l’axe d’analyse parmi les critères financiers, géographiques,
analytiques, budgétaires et comptable.
Choisissez ensuite le niveau de détail (en fonction de l’axe retenu), et précisez la monnaie de l’état.
Consultez vos données en cliquant sur « Consulter » avant de lancer l’impression en cliquant sur l’icône prévu à
cet effet.
Si vous voulez une analyse globale sur toutes les données du projet, sélectionnez uniquement l’exercice
comptable dans la première partie de l’écran. Par contre, si vous souhaitez cibler des données, saisissez les
autres champs de la première partie de l’écran, en fonction de vos besoins.
Vous pouvez avoir le suivi des décaissements en graphique :
- 136 -
Fig. 152 : graphique du suivi des décaissements
B- Analyse bi critères
Cette option permet de faire une analyse sur 2 critères. Les différents choix sont disponibles dans l’écran
suivant :
Fig. 153 : l’analyse bi-critères
C- Analyse par période

Dans les options précédentes, le système cumule les montants pour une période considérée. La présente option
permet d’apprécier l’évolution mois par mois des décaissements, et la comparaison avec le budget.
L’état obtenu est un état de type monocritère. Les différents choix sont visibles dans l’écran ci-dessous :
- 137 -
Fig. 154 : l’analyse par période
D- Grand livre
Le grand livre des décaissements présente le détail de toutes les dépenses payées pour une période donnée.
L’écran ci-dessous permet de sélectionner l’état.
Fig. 155 : l’édition du grand livre des décaissements
Exercice : sélectionnez l’exercice à prendre en compte (par défaut, exercice en cours)

Période : entrez la période d’analyse (par défaut, date de début et fin de l’exercice retenu)
Centre de saisie : entrez le site (00 pour tous sites)
Monnaie : entrez la monnaie de l’état. Un cours moyen est requis si la monnaie est différente de la
monnaie locale.
- 138 -
Critère : sélectionnez l’axe d’analyse parmi les critères analytiques, géographiques, budgétaires et
financiers.
Entrée : sélectionnez les éléments à afficher.
Toutes : tous les éléments de l’axe sont affichés
Imputées : seuls les éléments ayant un solde sont affichés
Mouvementées : seuls les éléments ayant au moins un mouvement pendant la période sont affichés.
Classes comptables : les classes comptables entrant dans les décaissements sont sélectionnées par défaut
par le système (en fonction de la configuration du plan comptable)
E- Détails des mouvements

Suivant les critères saisis, le système affiche tous les mouvements (règlements) répondant à ces critères.
En règle générale, ces états servent à justifier les montants des tableaux récapitulatifs.
Vous pouvez passer à l’impression de ces données en cliquant sur « Imprimer » ou les visualiser en choisissant
« voir ».
Fig. 156 : le détail des mouvements
F- Analyse récapitulative
L’utilisateur choisit lui-même les axes d’un tableau à double entrée (ligne et colonne), à partir de l’écran suivant.
Il choisit également le niveau de détail de l’état.
- 139 -
Fig. 157 : l’analyse récapitulative
Exercice : choisissez l’exercice à prendre en compte (l’exercice en cours est affiché par défaut)
Centre de saisie : sélectionnez le site (00 par défaut)
Budget : choisissez le budget à prendre en compte
G- Récapitulatif sur 5 ans

Cette option permet de faire une analyse récapitulative sur 5 ans. Si le projet dure plus de 5 ans, le système crée
une colonne supplémentaire relative aux années précédentes.
Choisissez les axes d’analyse (financement, code géographique, budget et compte) et validez pour obtenir le
tableau récapitulatif.
Vous pouvez obtenir aussi un graphique
Fig. 158 : le récapitulatif sur 5 ans
- 140 -
H- Tableau de bord
Cette option permet d’établir un tableau de bord paramétrable.
L’écran suivant permet de lancer le paramétrage du tableau de bord.
Fig. 159 : sélection des critères du tableau de bord
Après avoir choisi les différents critères, cliquez sur « OK » et vous obtenez un écran à partir duquel vous
pouvez procéder au paramétrage d’un modèle de tableau de bord.
Fig. 160 : le paramétrage du tableau de bord
Il faut donner un titre à votre tableau de bord

Ensuite créer les différentes colonnes (8 colonnes) qui vont composer votre tableau. A cet effet, vous pouvez
associer aux premières colonnes :
1. les différents budgets saisis
- 141 -
2. la valeur initiale des engagements
3. la valeur en cours des engagements
4. les montants comptabilisés (factures)
5. les montants décaissés (règlements)
A partir de la troisième colonne, vous pouvez paramétrer des formules de calcul avec plusieurs opérateurs (+, -,
/, *, %), permettant d’avoir une somme, un solde, un rapport ou un pourcentage.
Enfin, enregistrez le tableau de bord que vous venez de paramétrer (icône représentant une disquette).
Vous pouvez imprimer votre tableau en cliquant sur « Imprimer » ou le visualiser en cliquant sur « voir ».
N.B : Vous pouvez paramétrer 10 modèles de tableau de bord
I- Budget de trésorerie
Cette option permet de sortir le budget de trésorerie (prévisions des décaissements). Un paramétrage préalable
est nécessaire (cf. Décaissements – Paramètres – Budget de trésorerie)
Fig. 161 : le budget de trésorerie
Avant de visualiser ou d’imprimer le budget de trésorerie proprement dit, vous devez :

1. Sélectionner l’exercice comptable
2. Le centre de saisie
3. Entrer la période du budget
4. Sélectionner l’axe d’analyse (comptes, comptes analytiques, postes budgétaires, codes géographiques,
financements)
5. Entrer le solde de la trésorerie au début de la période et la réalimentation possible sur cette période.
Vous validez en cliquant sur « Valider » et vous obtenez votre budget de trésorerie.
Il est également possible d’éditer la liste des décaissements par tiers ou par marchés
- 142 -
TOMPRO
e Les utilitaires
10 Chapitre
Section I
Accès aux
utilitaires
Section II
de l’option < Utilitaires >
- 143 -
Pour une sécurité maximale, le module des utilitaires est intégré dans le logiciel pour permettre d’effectuer
facilement les opérations de sauvegarde et de restitution de la base, ainsi que les différentes tâches utiles pour
préserver l’intégrité de la base.
Les utilitaires sont accessibles par l’option 10 du menu principal de TOMPRO.
Fig. 162 : accès aux utilitaires
En cliquant sur « Utilitaires », le menu suivant s’affiche à l’écran :
Fig. 163 : menu des utilitaires
Il est composé de l’onglet « Base de données » et « Interfaces »
- 144 -
Paragraphe 1 : LA BASE DE DONNEES
Il s'agit de la sauvegarde, la réparation, la restitution, la purge et le compactage.
A- La sauvegarde
Ce module permet de faire la sauvegarde de la base. L’écran suivant apparaît :
Fig. 164 : l’écran de choix de la base sauvegarde
Vous avez la possibilité de choisir la base que vous voulez sauvegarder.
Lorsque vous validez en cliquant sur « Valider » vous obtenez l’écran suivant :
Fig. 165 : l’écran de sauvegarde de la base
Vous avez la possibilité de faire la sauvegarde sur disquette ou sur disque dur (ou un autre support).
Pour faire un choix, il suffit de cocher l’option voulue.
Si vous cochez l’option « sur le disque dur », cliquez sur l’explorateur de TOMPRO (icône en forme de livre)
pour définir le chemin de destination de la base consolidée. Vous pouvez dans ce cas choisir soit le disque dur,
soit une autre unité.
Dans tous les cas, le système procède à une compression automatique des fichiers avant la sauvegarde. Tout au
long de la sauvegarde, patientez jusqu’à ce que le système vous donne la main par un message de fin de
sauvegarde
Il est préconisé de faire une sauvegarde sur support externe à chaque fin de journée de travail.
L’opération de sauvegarde permet, en cas de problème sur le matériel, de repartir avec les données de la dernière
sauvegarde, tâche effectuée par le bais de la restitution de la base.
N.B : Les opérations de sauvegarde doivent être faites sur le poste SERVEUR dans le cas où le logiciel est utilisé
en mode réseau.
- 145 -
B- La réparation
Ce module permet de corriger les erreurs d’intégrité qui se seraient produites au cours de la saisie des données
dans la base.
Pour lancer cette opération répondez positivement à la question « Voulez-vous lancer la réparation de la base ? »
Fig. 166 : l’écran de réparation
C- La restitution
Cette option permet de restituer la base précédemment sauvegardée sur disquette, sur disque dur ou sur un autre
support.
L’opération est faite à partir de l’écran suivant
Fig. 167 : l’écran de restitution
Ces opérations de restitution doivent être effectuées sur le poste SERVEUR.
D- Le compactage
Le compactage permet à la base de se débarrasser de certaines données temporaires qui occupent inutilement de
la place et qui ralentissent l’exécution des tâches. Après cette opération, ne demeurent dans la base que les
données utiles à son fonctionnement.
Fig. 168 : l’écran de compactage
E- La purge
Cette opération permet de supprimer définitivement de la base certaines données dont on a plus besoin pour les
traitements (cas des écritures des années antérieures par exemple).
Cette opération étant très délicate, son lancement est subordonné à la saisie d’un mot de passe spécial. Donc, elle
ne peut être lancée que par des personnes autorisées.
- 146 -
Fig. 169 : l’écran de purge
Lorsque l’accès vous est accordé, choisissez la sélection de votre choix en la cochant :
1. « Tous » pour supprimer toutes les structures, tous les paramètres et tous les mouvements.
2. « Paramètres » pour supprimer les paramètres et les mouvements seulement.
3. « Mouvements seulement » pour supprimer uniquement les mouvements.
- 147 -
Paragraphe 2 : LES INTERFACES
Les interfaces de TOMPRO sont des outils permettant de se faire les échanges de données entre sites (pour la
version multisites), ou de communiquer avec les autres logiciels standards du marché.
Ils comprennent : les exportations, les importations, le diagnostic, TECPRO, et les traductions.
A- Les exportations
Fig. 170 : l’interface d’exportation
¾ Option site
C’est le transfert des données du siège vers les sites décentralisés. Les exportations possibles sont :
• Les codifications
En choisissant cette option, le système vous permet de spécifier en les cochant, les différentes codifications que
vous voulez exporter.
• Les écritures (exportation des écritures comptables)
• Le budget
• Les immobilisations
• Les marchés
• Les engagements spécifiques
¾ Option consolidation
Cette option permet d’alimenter le logiciel TOMCONSO, outil conçu pour consolider plusieurs bases de
données.
¾ Option usages internes

Elle permet des échanges de données par différents services du siège. Dans ce cas, les exportations permises
sont :
• Les plans (analytique, comptable, budgétaire, géographique)
• Base pour usages internes
B- Les importations
L’importation permet de restituer les données en provenance d’un autre site exploitant TOMPRO.
Par exemple, le siège peut importer, en vue de la consolidation, les données en provenance d’un site. De même,
le site peut importer les données en provenance du siège (données saisies et modifiées au siège pour le compte
du site décentralisé).
- 148 -
Fig. 171 : l’interface d’importation
C- TECPRO
Fig. 172 : l’interface TOMPRO > TECPRO
Cette option permet de transférer certaines données financières de TOMPRO vers TECPRO. En effet, TECPRO
permet d’éditer des états multidimensionnels intégrant à la fois des critères techniques, temporels (gérés par
TECPRO) et des critères financiers (saisis dans TOMPRO).
D- Diagnostic
Le diagnostic proprement dit :
Cette option permet de détecter les anomalies éventuelles de la base de données. Vous pouvez choisir entre les
modules suivants :
- Comptabilité
- Budget
- Marchés
- Immobilisations
En cas d’anomalie, le système affiche les éléments erronés, et vous pouvez procéder aux modifications
nécessaires
- 149 -
Fig. 173 : l’interface diagnostic / onglet : diagnostic
Les statistiques des fichiers :

Il s’agit des statistiques relatives aux différents fichiers de la base de données. Pour chaque fichier, le
système affiche le nombre d’enregistrements, ainsi que la date de la dernière mise à jour. Les fichiers concernent
à la fois les codifications, les mouvements comptables, les marchés et engagements, les immobilisations et les
différents budgets.
Le système fournit également les informations relatives aux différentes bases de données utilisées.
Fig. 174 : l’interface diagnostic / onglet : statistiques des fichiers
- 150 -
Mouvements comptables :
Il s’agit des statistiques relatives aux mouvements comptables. Le système affiche 3 types d’information :
- nombre et pourcentage de mouvements comptables saisis par utilisateur,
- nombre et pourcentage de mouvements comptables saisis par journal,
- nombre et pourcentage de mouvements comptables saisis par site.
Fig. 175 : l’interface diagnostic / onglet : mouvements comptables
Cet écran est accessible en cliquant sur l’onglet : mouvements comptables
Sélection de la période :
Statistiques des mouvements comptables :
E- Traduction
TOMPRO est décliné en 4 langues (français, anglais, espagnol, portugais)
Comme toutes les traductions sont stockées par le système, l’utilisateur peut, si besoin, modifier ou apporter des
améliorations à la traduction.
Pour cela, il doit choisir le module à traduire, ainsi que la langue.
- 151 -
Fig. 176 : l’interface traduction
- 152 -
Conclusion
TOMPRO est un logiciel de gestion intégrée conçue pour la comptabilité des projets. Il est constitué de plusieurs
modules complémentaires qui offre chacun une multitude de fonctionnalités. Ces multiples fonctionnalités vous
prédisposent à une gestion rationnelle et efficiente de votre comptabilité aussi bien dans sa globalité que dans ses
particularités. De plus, sa structure est d’une convivialité telle que son utilisation est simplifiée grâce à une
interface bien adaptée aux besoins de l’utilisateur.
Par ailleurs, TOMPRO assure la gestion des paramètres et des utilitaires. Il assure également une protection
efficace de vos informations, indispensable pour préserver la confidentialité et la sécurité de la base de données.
- 153 -

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Sommaire

1er Chapitre : La gestion des paramètres

SECTION I : ACCES A LA GESTION DES PARAMETRES....................................................................9

2e Chapitre : La comptabilité générale

SECTION I : ACCES A LA COMPTABILITE GENERALE .................................................................... 35

3e Chapitre : La comptabilité analytique

SECTION I : ACCES A LA COMPTABILITE ANALYTIQUE................................................................. 65

4e Chapitre : Le suivi budgétaire

5e Chapitre : La suivi des conventions

6e Chapitre : La gestion des immobilisations

7e Chapitre : Les états financiers

8e Chapitre : La gestion des marchés & engagements

9e Chapitre : Etats de décaissements

10e Chapitre : Les utilitaires

Conclusion ............................................................................................................. 153

 La gestion des paramètres

fig. 1 : création d’un nouvel utilisateur

Fig. 2 : création des groupes d’utilisateurs

Modification du mot de passe :

Fig. 4 : saisie du mot de passe

Fig. 6 : accès à la gestion des paramètres

Fig. 7 : Menu des paramètres

Paragraphe 1 : LES PARAMETRES GENERAUX

Fig. 7 : Paramétrage des monnaies

Fig. 8 : Paramétrage des pays

Fig. 9 : Saisie des coordonnées du projet

Fig. 10 : Saisie des autres paramètres de l’entête

Les renseignements requis sont :

II. Les paramètres régionaux

Dans les paramètres régionaux se trouvent : les exercices et les sites.

Fig. 11 : La codification des exercices

Codification des exercices

Exemple : 01-01-2004 au 31-12-2004

Fig. 12 : création des sites de saisie

III. Les autres paramètres

Dans les paramètres régionaux se trouvent : les unités et les emplacements.

Code : code alpha-numérique identifiant l’unité (2 caractères maximum)

Fig. 14 : saisie des emplacements

Fig. 15 : accès aux structures des plans

C. « 9 » pour ne saisir que des chiffres

Fig. 16 : la structure du plan budgétaire

Niveau : niveau incrémenté et affiché automatiquement par le système

B- La structure du plan comptable

Fig. 17 : La structure du plan comptable

C- La structure du plan analytique

Fig. 18 : La structure du plan analytique

Niveau : niveau incrémenté et affiché automatiquement par le système

D- La structure du plan géographique

Niveau : niveau incrémenté et affiché automatiquement par le système

Fig. 20 : accès aux plans de compte

A- Les entités budgétaires et techniques

Fig. 21 : La codification budgétaire

Fig. 22 : paramétrage du plan analytique

Exemple : COMPOSANTES (niveau 1) ou ACTIVITES (niveau 2)

code - respecter le format (types de caractères et longueur)

Fig. 23 : Paramétrage du plan géographique

Exemple : REGION – ORGANE DE GESTION – SOUS ORGANE DE GESTION – CENTRE D’OPERATION

code - respecter le format (types de caractères et longueur)

o Niveau 2 : organes de gestion

code (le premier caractère représente celui du niveau 1)

o Niveau 4 : Centres d’opérations

Fig. 24 : Paramétrage du plan comptable

Choix du niveau : choisir le niveau à paramétrer

La gestion des paramètres

Remarques : Automatisation de la numérotation des pièces