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MANUEL UTILISATEUR

Academy System
Un Progiciel de gestion globale et
automatisée des établissements scolaires
• Scolarité ;
• Pension ;
• Études ;
• Examens ;
• Finances ; etc.
Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 1
CHAP 0 : A PROPOS DE « ACADEMY SYSTEM » ............................................................................................................... 3
CHAP I : INSTALLATION DU LOGICIEL ACADEMY SYSTEM ............................................................................................... 4
I.1- CONFIGURATION SYSTEME ............................................................................................................................ 4
I.2- PROCESSUS D’INSTALLATION ......................................................................................................................... 4
CHAP II : CONFIGURATION DE L’APPLICATION ............................................................................................................. 10
II.1- PARAMATRES DE BASE ................................................................................................................................. 10
II.1.1 - Premier démarrage..................................................................................................................................... 10
II.1.2 - Paramètres liés à la gestion de la scolarité................................................................................................. 20
II.1.2.1 - Paramètres du module scolarité............................................................................................................................ 20
II.1.2.2 - Paramètres du module pension............................................................................................................................. 29
II.1.3 - Paramètres liés à la gestion des études...................................................................................................... 35
II.1.3.1 - Paramètres liés au module étude .......................................................................................................................... 35
II.1.3.2 - Paramètres liés au module examen....................................................................................................................... 45
II.1.4 - Paramètres liés à la gestion des finances ................................................................................................... 48
II.1.4.1 - Création des services ............................................................................................................................................. 48
II.1.4.2 - Création des types de charges ............................................................................................................................... 49
II.1.4.2 - Création des types de produits .............................................................................................................................. 50
II.2 - PARAMATRES AVANCES............................................................................................................................... 51
II.2.1 – Paramètres optionnels ............................................................................................................................... 51
II.2.1.1 - Les Options Du Module Scolarité........................................................................................................................... 51
II.2.1.2 - Les Options Du Module Pensions .......................................................................................................................... 53
II.2.1.3 - Les Options Du Module Etudes.............................................................................................................................. 55
II.2.1.4 - Les Options Du Module Examens .......................................................................................................................... 56
II.2.1.5 - Les Options Du Module Finances........................................................................................................................... 57
II.2.1.6 - Les Options D’Affichage ......................................................................................................................................... 58
II.2.1.7 - Les Options De Sécurité ......................................................................................................................................... 59
II.2.1.8 - Les Options Des Etats............................................................................................................................................. 60
II.2.2 - Gestion des pays ......................................................................................................................................... 62
II.2.3 - Gestion des banques................................................................................................................................... 63
II.2.4 - Gestion des religions ................................................................................................................................... 64
CHAP III : ADMINISTRATION DE L’APPLICATION............................................................................................................ 65
III.1- GESTION DES UTILISATEURS ET SECURITE .................................................................................................... 65
III.1.1 – Création des types d’utilisateurs ............................................................................................................... 65
III.1.2 – Enregistrement des utilisateurs................................................................................................................. 66
III.1.3 – Attribution des droits d’accès.................................................................................................................... 67
III.1.4 – Journal de connexions ............................................................................................................................... 69
III.1.5 – Audit des actions....................................................................................................................................... 71
III.2- GESTION DES PERIODES................................................................................................................................ 72
III.2.1 – Activation d’une période ou une composition........................................................................................... 72
III.2.2– Gestion des années académiques .............................................................................................................. 72
III.2.3– Gestion des trimestres ............................................................................................................................... 74
III.2.4– Gestion des compositions .......................................................................................................................... 75
III.3- ADMINISTRATION DE LA BASE DE DONNEES ............................................................................................... 76
III.3.1 – Amélioration ou optimisation de la base de données ............................................................................... 76
III.3.2 – Mise à niveau de la base de données........................................................................................................ 77
III.3.3 – Sauvegarde de la base de données ........................................................................................................... 79
III.3.3.1 – Sauvegarde Automatique de la base de données ................................................................................................ 79
III.3.3.2 - Sauvegarde Manuelle de la base de données....................................................................................................... 80
III.3.4 – Restauration d’une sauvegarde de base de données................................................................................ 81
III.3.4.1 - Restauration d’une sauvegarde de base de données compressée ....................................................................... 81
III.3.4.2 - Restauration d’une sauvegarde de base de données incompressée .................................................................... 81
III.3.5 – Importation des données d’une base ........................................................................................................ 82
III.3.4.1 Importer les données depuis une BDD MAJOR .................................................................................................... 82
III.3.4.1 - Importer les données depuis une BDD QUELCONQUE ........................................................................................ 83
III.4- TRAITEMENT DES ETATS..................................................................................................................................... 84
III.4.1- Personnalisation d’un état......................................................................................................................... 84

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III.4.2- Duplication d’un état personnalisé ............................................................................................................. 86
III.4.3- Renommer ou supprimer un état personnalisé.......................................................................................... 86
III.4.3.1 – Renommer un état personnalisé.......................................................................................................................... 86
III.4.3.2 – Supprimer un état personnalisé........................................................................................................................... 87
III.4.4- Exportation et importation des états personnalisés ................................................................................. 87
III.4.4.1 – Exporter les états personnalisés......................................................................................................................... 88
III.4.4.2 – Importer un état personnalisé ............................................................................................................................ 88

CHAP IV : MODULES ET FONCTIONNALITES .................................................................................................................. 89


IV.1- LE MODULE SCOLARITE ................................................................................................................................ 89
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Scolarité ................................................................................................... 89
IV.1.1.1 – Gestion des inscriptions....................................................................................................................................... 89
IV.1.1.2 – Gestion de la discipline ........................................................................................................................................ 94
IV.1.1.3 – Exclusions définitives et démissions .................................................................................................................... 99
IV.1.1.4 – Gestion des Photos des élèves........................................................................................................................... 103
IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 104
IV.2- LE MODULE PENSION ................................................................................................................................. 107
IV.2.1 – Les fonctionnalités du module Pension................................................................................................... 107
IV.2.1.1 – Gestion des recouvrements des frais de pension .............................................................................................. 107
IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 109
IV.3- LE MODULE ETUDES ................................................................................................................................... 109
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Etudes..................................................................................................... 109
IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 109
IV.4- LE MODULE EXAMENS ................................................................................................................................ 109
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Examens ................................................................................................. 110
IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 110
IV.5- LE MODULE FINANCES................................................................................................................................ 110
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Finances ................................................................................................. 110
IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 110
CHAP IV : FONCTIONNALITES ....................................................................................................................................... 114
CHAP V : SORTIE DES ETATS ......................................................................................................................................... 115

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CHAP 0 : A PROPOS DE « ACADEMY SYSTEM »

Dans le souci de palier aux multiples problèmes que rencontrent les établissements
scolaires dans leur gestion quotidienne, notamment de la scolarité, des études, des examens ou
compositions de classe, de la micro comptabilité ou encore des finances, nous nous sommes
données la lourde tâche de mettre sur pied un système complet qui, non seulement saura pâlir de
manière globale aux besoins actuels des établissements, mais ira plus loin en prévoyant les
multiples changements qui pourront intervenir dans le futur en ce qui concerne la vie des
établissements scolaires.
Academy system est donc un logiciel permettant la gestion globale des établissements
scolaires (maternel, primaire, secondaire et complexe scolaire), des institutions universitaires et
des centres de formation ; pouvant être adapté à vos besoins en facilitant ainsi l’exécution de vos
tâches quotidiennes.
Il est un excellent outil qui vous guide dans votre programme scolaire allant de
l'inscription des élèves ou étudiants à la gestion des bulletins de notes en passant par le suivi des
enseignements, la planification des emplois de temps, le recouvrement des frais de pensions, la
gestion des différents examens internes et externes. Muni d’une analyse puissante des données à
travers les divers états, Academy est dotée d’une sécurité irréprochable, possède des
fonctionnalités réseaux donc multi utilisateurs ( existe en version client\serveur), intègre les
paramètres linguistiques et sonores.

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CHAP I : INSTALLATION DU LOGICIEL ACADEMY SYSTEM

I.1- CONFIGURATION SYSTEME

Comme tout logiciel d’application, le fonctionnement de Academy nécessite une


configuration tant matérielle que logicielle minimale. Ci-dessous sont indiquées les configurations
minimale et conseillée. Cependant, toute configuration matérielle supérieure à celles-ci
fonctionnera d’avantage mieux ainsi que tout système d’exploitation Windows de version
supérieure.

CONFIGURATION SERVEUR CLIENT


Système d’exploitation : Système d’exploitation :
Windows 2000 Windows 98
Fréquence du processeur : Fréquence du processeur :
600 Mhz 300 Mhz
MINIMALE
Mémoire RAM : 256 Mo Mémoire RAM : 128 Mo
Disque Dur : 1 Go de libre Disque Dur : 1 Go de libre
Ecran 15 pouces : 800 x 600, Ecran 15 pouces : 800 x 600,
1024 x 768 pixels 1024 x 768 pixels
Système d’exploitation : Système d’exploitation :
Windows XP Professionnel Windows XP Professionnel
Fréquence du processeur : Fréquence du processeur :
1000 Mhz 1000 Mhz
CONSEILLEE
Mémoire RAM : 512 Mo Mémoire RAM : 256 Mo
Disque Dur : 2 Go de libre Disque Dur : 1 Go de libre
Ecran 17 pouces : 800 x 600, Ecran 17 pouces : 800 x 600,
1024 x 768, 1152 x 864 pixels 1024 x 768, 1152 x 864 pixels

I.2- PROCESSUS D’INSTALLATION

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L’installation d’Academy nécessite une configuration minimale matérielle et logicielle. Se
référer à la configuration conseillée.
Après avoir vérifié que votre système répond à cette configuration (minimale) et arrêté
tous les programmes, insérer le CD ROM d’installation d’Academy dans le lecteur de CD
L’installation démarre automatiquement. Dans le cas contraire, explorez le CD
d’installation puis double-cliquez sur le fichier Setup.exe pour lancer l’installation ; suivez ensuite
les indications de l’assistant d’installation qui vous guidera tout au long du processus.

Suivez les étapes d’installation ainsi qu’elles suivent :

Etape 1 :
Lisez les directives puis Cliquez sur Suivant

Etape 2 :
Cliquez sur Suivant

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Etape 3 :
Dans la zone Nom complet, entrez votre nom et celui de votre établissement dans la zone
organisation. Laissez l’option par défaut « Quiconque utilise cet ordinateur » puis cliquez sur
Suivant.

Etape : 4 :
Spécifiez le répertoire de destination de l’application en cliquant sur Parcourir ou laissez le
chemin par défaut puis cliquez sur Suivant.

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Etape : 5
Sélectionnez votre choix selon le type d’installation : S’il s’agit d’un poste client laissez
l’option par défaut, s’il s’agit d’un Serveur choisissez « Academy Server 2008 » puis cliquez sur
Suivant.

Etape 6 :
Cliquez sur Installer pour lancer l’installation

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Etape 7
Patientez la fin du processus d’installation

Etape 8

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Cliquez sur Terminer pour quitter l’assistant

NB : C’est la version Express qui est installée par défaut (30 jours de validité). Vous devez
contacter votre fournisseur pour l’obtention d’une licence.

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CHAP II : CONFIGURATION DE L’APPLICATION


Academy system est conçu tel que certaines options de paramétrage sont établies au
premier lancement de l’application. Mais il est possible de les modifier et compléter par la suite.

II.1- PARAMATRES DE BASE

II.1.1 - Premier démarrage


Pour démarrer l’application Academy System, il suffit de double cliquez sur son

icône , affichée sur le bureau. On peut aussi la retrouver dans les emplacements suivants :
Academy system 2008.lnk

• Menu démarrer/Academy System 2008;

• Menu démarrer/Tous les programmes/ Academy System 2008 ;

• Menu démarrer/Tous les programmes/Academy system/Academy System


2008.

Le premier démarrage de l’application vous affiche la fenêtre suivante : Cliquez sur Valider
pour initialiser votre base de données.

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Sélectionnez votre fournisseur c'est-à-dire la société qui vous a fourni l’application


Academy System (IPOS par défaut), puis Cliquez sur Appliquer.

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Dites OK dans la fenêtre suivante pour continuer.

De nouveau cliquez sur OK pour démarrer l’assistant d’Administration qui vous guidera
pendant la configuration de votre base de données.

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Remplissez le formulaire suivant selon vos options : Entrez la catégorie, le code,


l’abréviation le nom de votre établissement… puis cliquez sur Suivant.

Dites OK pour continuer.

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Parcourez les différentes Onglets de cette fenêtre pour désactiver ou activer les options
liées à la gestion de votre établissement. Cliquez sur Suivant ensuite sur OK.

Entrez au moins une année scolaire dans la fenêtre suivante du moins celle en cours. Pour
ce faire, cliquez sur Ajouter.

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Entrez les données de l’année en question puis cliquez sur Enregistrer.

Dites OK puis cliquez sur Suivant pour avancer.

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La fenêtre suivante permet de générer automatique les classes y compris les salles.
Pour générer les classes, entrez dans les zones de texte les nombres de classes par niveau
et par spécialité puis cliquez sur Générer ensuite sur OK après confirmation par l’assistant de la
création effective des classes.
Sinon Activez l’option « Ne pas générer les classes maintenant ». Cliquez sur Suivant pour
continuer.

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La fenêtre qui suit permet de définir les groupes d’utilisateurs ; par défaut, trois groupes
sont déjà créés. Pour enregistrer un nouveau groupe, cliquez sur Ajouter, saisissez le nom et le
libelle du groupe puis cliquez sur Enregistrer, validez par OK à l’invite de l’assistant.
Cliquez sur Suivant pour poursuivre la configuration.

Cette autre page permet la gestion des comptes d’utilisateurs ; créez au moins un seul
compte qui soit de Type Administrateur.
Pour entrer un nouvel utilisateur :
- Cliquez sur Ajouter
- Sous la page qui s’affiche, entrez les données du Compte
- Puis cliquez sur Enregistrer
- Enfin sur OK à l’invite de l’assistant

Cliquez sur Suivant pour continuer.

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Cette fenêtre permet la gestion des droits d’accès des utilisateurs non administrateurs.
Cliquez sur Terminer pour quitter l’assistant de configuration.

A la fin de cette première configuration, la fenêtre suivante de démarrage de Academy


System s’affiche automatiquement.
Cliquez sur Valider pour démarrer l’application.

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S’affiche la fenêtre de connexion suivante :


- Activez le type utilisateur correspondant au compte (Standard par défaut) ;
- Entrez votre compte et votre mot de passe ;
- Cliquez sur Valider.

Une fois connecté, l’interface utilisateur ci-après apparaît.

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NB : Toutes les données entrées pendant ce premier démarrage de l’application peuvent


être éventuellement modifiées exception faite du code et de la catégorie de l’établissement.

II.1.2 - Paramètres liés à la gestion de la scolarité

Le service de la scolarité est chargé de la gestion des inscriptions, des dossiers des élèves,
du contrôle des recouvrements des frais de pension, etc. cependant cette gestion n’est possible
qu’après définition de certains nombres de paramètre en occurrence l’existence des classes, des
filières, des frais de scolarité… Il s’agira donc des paramètres préliminaires sans lesquels
l’exécution de ces tâches n’est en partie pas possible.

II.1.2.1 - Paramètres du module scolarité

II.1.2.1.1 - Gestion des bâtiments

Il s’agit d’enregistrer dans l’application les différents bâtiments existant au sein


de l’établissement. Pour gérer les bâtiments, allez dans menu Paramètre\Gestion
des sites ou bâtiments.

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Pour ajouter un bâtiment à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du bâtiment et dans le champ actif,
sélectionnez l’option Oui ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok.

Pour supprimer :
- Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok.

II.1.2.1.2 - Gestion des salles

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Cette commande permet de gérer l’ensemble des salles tout types confondus
(salle de cours, salles des professeurs, salles d’informatique…) tout en leur
affectant à leur site. La Gestion des salles se fait dans le menu Paramètre\Gestion
des salles

Pour ajouter une salle à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom de la salle, sélectionnez le type de
salle et son site, et dans le champ actif, sélectionnez l’option Oui ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la salle en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la salle en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok.

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II.1.2.1.3 – Définition des filières

Il s’agit d’enregistrer dans l’application les différentes filières enseignées dans


l’établissement. La gestion des filières s’effectue dans le menu Paramètre \
Gestion des sites ou bâtiments

Pour ajouter une filière à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir l’abréviation, le nom de la filière (ou spécialité),
sélectionnez sa nature, entrer le niveau minimal et maximal de la filière, et
sélectionnez l’option Oui dans le champ actif ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la filière en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la filière en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires
NB : Dans l’application Academy System, les classes sont regroupées par niveau selon le
classement suivant:
S’agissant de l’enseignement secondaire
Niveau 1 correspond à la classe de 6ème
Niveau 2 correspond à la classe de 5ème
Niveau 3 correspond à la classe de 4ème
Niveau 4 correspond à la classe de 3ème
Niveau 5 correspond à la classe de 2nde
Niveau 6 correspond à la classe de 1ère
Niveau 7 correspond à la classe de Tle

Exemples :
1. La filière ou série ‘C’ commence en 2nde (donc niveau minimal = 5) et s’achève en Tle
(niveau maximal = 7).
2. La filière ‘GEN’ (Générale) commence en 6ème (donc Niveau minimal = 1) et s’achève en
3ème (niveau maximal = 4).

S’agissant de l’enseignement Primaire


Niveau 1 correspond à la classe de SIL
Niveau 2 correspond à la classe de CP
Niveau 3 correspond à la classe de CE1
Niveau 4 correspond à la classe de CE2
Niveau 5 correspond à la classe de CM1
Niveau 6 correspond à la classe de CM2

II.1.2.1.4 - Gestion des formations

Permet de gérer les différents types de formations ; Il peut s’agir des


formations en cours du jour ou du soir ou alors des formations francophone et
anglophone.
L’enregistrement des formations se fait dans le menu Paramètre\Gestion des
Formations

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Pour ajouter une formation il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le code et le libellé de la formation et dans
le champ actif, sélectionnez l’option Oui ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez formation en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la formation en question dans la liste
- Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok

II.1.2.1.5 – Gestion des classes

Permet d’enregistrer les classes de l’établissement tout en les affectant à une


spécialité, un niveau, une formation et une salle et en définissant l’effectif maximal
de la classe.

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L’enregistrement des classes se fait dans le menu Paramètres \ Enregistrement
des classes.

Pour ajouter une classe il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom de la classe, sa spécialité et son
niveau, son type de formation et la salle qu’elle occupe ou occupera, et enfin
l’effectif maximal de la classe. Sélectionnez l’option Oui du champ Actif ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications à une classe :


- Sélectionnez la classe en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok.

Pour supprimer un classe :


- Sélectionnez la formation en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok.

NB : Il est indispensable d’activer la classe (option « Oui » dans le champ Actif).

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Remarque : La fenêtre de génération automatique des classes obtenue lors du premier


démarrage de l’application s’obtient à partir de la commande « Générer automatiquement les
classe » du menu Administrateur.

Pour générer les classes de façon automatique, allez au menu Administrateur\Générer


automatiquement les classes. La fenêtre suivante s’affiche :

- Sélectionnez dans les listes déroulantes les nombres de classes par spécialité et
par niveau
- Cliquez sur Générer pour démarrer le processus
- Cliquez OK après confirmation par l’assistant de la création effective des
classes.

II.1.2.1.6 - Eléments du dossier d’inscription

Il s’agit ici de définir tous les éléments constituants les dossiers d’inscription
par spécialité ; Permettant ainsi de gérer les dossiers des élèves fournis lors de leur

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inscription. Cette fenêtre se trouve dans le menu Paramètres\Eléments de
dossiers d’inscription.

Pour ajouter un élément de dossier dans la liste :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libelle et le montant de l’élément à
fournir, précisez sa spécialité et dans la zone « afficher dans le Reçu » sélectionnez
Oui si vous voulez que cet élément s’affiche dans le reçu d’inscription ou Non dans
le cas contraire ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.

Pour apporter des modifications à un élément :


- Sélectionnez la ligne de l’élément en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation de l’opération.

Pour supprimer un élément de la liste :


- Sélectionnez la ligne de l’élément en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok à l’affichage de l’information de
confirmation de l’opération.

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NB : - S’il s’agit d’un élément commun à toutes les spécialités (c'est-à-dire un élément à fournir
par tous les élèves spécialités confondues) il serait préférable de ne pas spécifier la spécialité lors
de son enregistrement, pour éviter de créer le même élément plusieurs fois ;
- S’il s’agit d’un élément de nécessitant pas de frais, Entrez 0 (zéro) dans le
champ montant.

II.1.2.2 - Paramètres du module pension

II.1.2.2.1 - Régime des pensions

Permet l’enregistrement des différents régimes de pensions donc sont soumis


les élèves. Par défaut, on a le régime normal qui est créé automatiquement pendant
l’installation de l’application. Les autres régimes sont crées selon les réductions (cas
exceptionnel) accordées à certains catégories d’élèves. Pour la gestion des régimes de
pension allez dans le menu Paramètres\Régimes de pensions.

Pour ajouter un régime il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom et la description du régime ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.

Pour apporter des modifications à un régime :


- sélectionnez le régime en question dans la liste puis cliquez sur Modifier

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- apporter les modifications nécessaires
- cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation de l’opération.

Pour supprimer un régime :


- sélectionnez le régime en question dans la liste ;
- cliquez sur Supprimer, confirmez par ok à l’affichage de l’information de
confirmation de l’opération.

II.1.2.2.2 - Tranches de pension

Cette fenêtre permet la création des tranches de pension. Créer le maximum de


tranches nécessaires pour le recouvrement des frais de pension. Pour la gestion des
régimes de pension allez dans le menu Paramètres\Tranches de pensions

Pour ajouter une tranche de pension :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom et le libelle de la tranche ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.

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Pour apporter des modifications à une tranche :
- Sélectionnez la ligne de la tranche en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis sur ok à l’affichage de l’information de confirmation
de l’opération.

Pour supprimer une tranche :


- Sélectionnez la ligne de la tranche en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok à l’affichage de l’information de
confirmation de l’opération.

II.1.2.2.3 - Frais d’inscription et de pension

Cette fenêtre permet la définition des frais d’inscription et de pension par


Spécialité, Formation, Régime et Niveau partant les tranches de payement de cette
pension et leurs échéances. La gestion des frais d’inscription et de pension se fait
dans le menu Paramètres\Frais d’inscription et de pensions.

Remarque : ce paramètre est lié à la fois aux modules scolarité et pension.

Pour enregistrer les frais d’inscription et de pension :


- Sélectionnez la spécialité, la Formation, le Niveau et le Régime concernés ;
- Cliquez sur Ajouter ;

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- Dans la fenêtre suivante qui s’affiche, saisissez le montant de la pension, les frais
d’inscription des nouveaux et anciens élèves ;
- Définissez les tranches de payement de la pension dans le cadre « tranches de la
pension » ;

Pour ajouter une tranche :


1- Sélectionnez le numéro de la tranche dans le champ Tranche,
saisissez sa date limite de payement et son montant ;
2- Cliquez sur la commande « Ajouter à la liste » à droite du cadre ;
3- Répétez les points 1 et 2 pour les autres tranches.
Pour modifier une tranche de pension :
1- Sélectionnez la tranche à modifier dans le tableau à l’extrémité
droite du cadre, ses données doivent s’afficher dans les zones de
texte ;
2- Dans les zones de texte Tranche, Date Limite et Montant,
apportez les modifications nécessaires ;
3- Cliquez sur le bouton de commande Modifier en face des zones.
Pour supprimer une tranche de pension :
1- Sélectionnez la tranche à supprimer dans le tableau à l’extrémité
droite du cadre, ses données doivent s’afficher dans les zones de
texte ;

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2- Cliquez sur le bouton de commande Supprimer (la croix rouge) en
face des zones.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer situé en bas de la fenêtre à la fin de la définition
des tranches de pension ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.

Pour modifier les frais d’inscription ou de pension:


- Sélectionnez la spécialité, la Formation, le Niveau et le Régime concernés ;
- Cliquez sur le bouton Modifier ;
- Apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation de l’opération.

Pour supprimer les frais d’inscription et de pension:


- Sélectionnez la spécialité, la Formation, le Niveau et le Régime concernés ;
- Cliquez sur le bouton Supprimer ;
- Répondez par Oui à l’information de confirmation de suppression qui s’affiche ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.
NB : pour une question de commodité, il est conseillé de définir le même nombre de tranches
pour tous les Spécialités, Formation, Régime et Niveau. Si une spécialité possède moins de
tranches de payement que les autres, il est nécessaire d’en créer d’autres tranches donc les
montants seraient de zéro francs.

Remarque : Il est possible d’importer les frais d’inscription et de pension d’une année antérieure
et de les rétablir pour l’année en cours.
Pour importer les enseignements d’une année ou d’un exercice antérieur, allez au menu
Administrateur\Reconduire les frais d’inscription et de pension.

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-sélectionnez dans la zone Exercice, l’année ou l’exercice dont vous désirez importer les
frais ;

- cliquez sur la commande Importer ;


- valider par ok après confirmation de l’assistant.
Automatiquement, les données en question de l’année choisie sont établies à
l’année ou exercice en cours.

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II.1.3 - Paramètres liés à la gestion des études

Le préfet des études ou le directeur académique est celui qui dans un établissement
scolaire s’occupe de la gestion des enseignants (contrôle des vacations, répartition ou affectation
des enseignants dans leurs classes respectives) et des enseignements (établissement des emplois
de temps, contrôle du suivie des cours, organisation des évaluations).
Cette tâche sera rendue facile grâce aux modules Etudes et Examens de l’application. Il
s’agira donc dans ce paragraphe de définir les paramètres indispensables dans l’exécution des
charges qu’incombe le chargé des études.

II.1.3.1 - Paramètres liés au module étude


II.1.3.1.1 - Module ou groupe d’enseignement
Ce paramètre permet de définir les Modules ou Groupes d’enseignement
permettant le regroupement des matières. Il peut s’agit des groupes 1, 2…ou alors
des matières littéraires, scientifiques… ou encore des matières générales,
professionnelles…
Pour afficher la fenêtre de gestion des modules ou groupes d’enseignements,
allez au menu Etudes\Module ou groupe d’enseignement.

Pour ajouter un groupe d’enseignement à la liste il faut :

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- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code et libelle du groupe,
laissez l’option Oui dans la zone Actif ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne du groupe en question dans la liste puis cliquez sur Modifier.
Ses données doivent s’afficher dans les champs ;
- Apporter les modifications nécessaires
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du groupe d’enseignement dans la liste, ses données doivent
s’afficher dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.3.1.2 - Création des types de matières


Ce paramètre permet la gestion des types de matières. Pour afficher la fenêtre
de gestion des modules ou groupes d’enseignements, allez au menu Etudes\Types
de matières.

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Pour ajouter un type de matière à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code et libelle du type ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne du type de matière en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type de matière dans la liste ; ses données doivent
s’afficher dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.3.1.3 - Création des matières


Cette fenêtre permet la création de toutes les matières dispensées au sein de
l’établissement de façon aléatoire sans tenir comptes des classes dans lesquelles

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elles sont enseignées. Pour afficher la fenêtre de gestion des modules ou groupes
d’enseignements, allez au menu Etudes\Création des matières.

Pour ajouter une matière à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code, libelle et abréviation de
la matière, attribuez lui un type dans la zone Type ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.
Pour apporter des modifications :
- Sélectionnez la ligne de la matière en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la matière dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

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II.1.3.1.4 - Création des groupes d’enseignant
Il s’agit de la fenêtre permettant la définition des groupes d’enseignants avec
pour variable leurs taux horaires. On crée les différents groupes d’enseignants
correspondants aux taux horaires qui leur sont attribués. Pour afficher la fenêtre
de gestion des groupes d’enseignants, allez au menu Etudes\Définition des
groupes d’enseignements.

Pour ajouter un groupe d’enseignants à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom du groupe, taux horaire
simple, taux horaire multiple, laissez l’option Oui dans la zone Actif ;
- Cliquez sur Enregistrer.
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne du groupe à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les
champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- sélectionnez la ligne du groupe dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans
les champs ;

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- cliquez sur Supprimer ;
- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

NB : Le taux horaire simple est le taux appliqué à l’enseignant lorsqu’il effectue une séance de
cours normale ; par contre, le taux horaire multiple est celui qui lui est appliqué lorsqu’il a
effectué une séance de cour de tronc commun (avec plusieurs classes).

II.1.3.1.5 - Répartition des matières par niveau


Cette fenêtre obtenue à partir de la commande Programme officiel du
menu Etude, permet de définir l’ensemble des matières enseignées par
spécialité et par niveau tout en leur attribuant leurs coefficients et
volume horaire.

Pour déterminer l’ensembles des matières enseignées à un niveau d’une


spécialité donnée :
- Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs
spécialité et niveau ;
- Cliquez sur Ajouter ;
- Parcourez la liste des matières affichées et cochez celles qui sont
enseignées au niveau sélectionné ;
-Cliquez sur la flèche rouge pointant vers le bas ;
- La fenêtre suivante s’affiche avec la liste des matières cochées.

A présent il faut attribuer à chaque matière son coefficient, son nombre de chapitres ou
de leçons total, son volume horaire de Cours magistral, travaux dirigés, travaux pratiques et
l’affectée à un groupe d’enseignement.

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Remarque : Pour retourner à la fenêtre précédente, cliquez sur la flèche rouge pointant vers le
haut.
1- Sélectionnez une matière dans la liste ; son libelle va s’afficher dans le champ
Nom ;
2- Remplissez les autres champs (coef, chaps/leçons, VH CM, VH TP, VH TD, VH
MT) ;
3- Cliquez sur la flèche rouge pointant vers le bas pour affecter les données dans les
cellules du tableau ;
4- Répétez les points 1,2 et 3 pour les autres matières ;
5- Cliquez sur Enregistrer lorsque vous aurez terminé ;
6- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.
Répétez tout ce processus pour les autres niveaux et spécialités.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs spécialité et
niveau ;
- Cliquez sur la commande Modifier ;
- Sélectionnez la ligne de la matière à Modifier. Ses données vont s’afficher dans les
champs ;
- Apportez les modifications nécessaires ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs Spécialité et
Niveau ;
- Sélectionnez la ligne de la matière dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;

- Cliquez sur Supprimer ;


- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

Remarque : Il est possible d’importer les programmes officiels ou enseignements d’une année
antérieure et de les rétablir pour l’année en cours.
Pour importer les enseignements d’une année ou d’un exercice antérieur, allez au menu
Administrateur\Reconduire un programme officiel antérieur.

-sélectionnez dans la zone Exercice, l’année ou l’exercice dont vous désirez importer les
enseignements ;

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- cliquez sur la commande Importer ;


- valider par ok après confirmation de l’assistant.
Automatiquement, les données en question de l’année choisie sont établies à l’année ou exercice
en cours.

II.1.3.1.6 - Gestion des emplois de temps


Cette fenêtre permet la création des différentes périodes pendant lesquelles
l’emploi de temps des études reste invariant. Cella signifie que si l’emploi de temps

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reste fixe, c'est-à-dire invariable tout au long de l’année, on aura à créer une seule
période d’emploi de temps qui s’étendra sur la période de l’année scolaire. Pour
afficher la fenêtre de gestion des périodes d’emploi de temps, allez au menu
Etudes\Gestion des périodes d’emploi de temps.

Pour ajouter une période d’emploi de temps à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom, Type, Date début, Date
fin et laissez l’option Oui dans la zone Actif ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne de la période à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la période dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;

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- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.3.2 - Paramètres liés au module examen


II.1.3.2.1 - Gestion des anonymats
Il s’agit de la génération des anonymats pour les élèves rendant ainsi possible la
gestion des notes par anonymat. Pour afficher la fenêtre de gestion des anonymats,
allez au menu Examen\Gestion des anonymats.

Pour générer les anonymats des élèves :


-Sélectionnez la séquence en cours et la classe en question, la liste des élèves de la
classe s’affiche dans le tableau à droite ;
-Cliquez sur Ajouter ;
- Choisissez un format et une taille pour ces anonymats ;
-Cliquez sur Générer, le système attribue automatiquement les anonymats aux
élèves ;
-Enfin cliquez sur le bouton Enregistrer ;

II.1.3.2.2 - Gestion des examens nationaux


Il s’agit de la gestion des différents examens nationaux aux quels sont soumis les
élèves de votre établissement tout au long de l’année scolaire (BEPC, Probatoire,
Baccalauréat…). Pour afficher la fenêtre de gestion des examens nationaux, allez au
menu Examen\Gestion des examens nationaux.

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Pour ajouter un examen à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Libelle, Filière, Diplôme,
Période, Date limite dossier, date dépôt dossier… laissez l’option Oui dans la zone
Actif ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne de l’examen à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.
Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de l’examen dans la liste ; Ses données doivent s’afficher
dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.3.2.2 - Gestion des concours d’entrée dans les classes


Permet la création des différents concours d’entrée dans les classes de votre
établissement en occurrence les concours d’entrée en 6ème, en 5ème … Pour afficher

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la fenêtre de gestion des concours d’entrée, allez au menu Examen\Gestion des
concours d’entrée.

Pour ajouter un examen à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Libelle, Filière, Diplôme,
Période, Date limite dossier, date dépôt dossier… laissez l’option Oui dans la zone
Actif
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne de l’examen à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.
Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de l’examen dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;

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- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.4 - Paramètres liés à la gestion des finances

II.1.4.1 - Création des services


Cette fenêtre permet de créer les différents services existant au sein de
l’établissement. Pour afficher la fenêtre de gestion des services, allez au menu
Finances\création des services.

Pour ajouter un service à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du service
à créer ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne du service en question dans la liste ; Ses données doivent
s’afficher dans les champs ; puis cliquez sur Modifier ;

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- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du service dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.4.2 - Création des types de charges


Pour afficher la fenêtre de gestion des types de charges, allez au menu
Finances\Type de charge.

Pour ajouter un type de charge à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du type de
charge ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

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Pour apporter des modifications :
- Sélectionnez la ligne du type de charge en question dans la liste ; Ses données
doivent s’afficher dans les champs, puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type de charge dans la liste ; ses données doivent
s’afficher dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.4.2 - Création des types de produits


Pour afficher la fenêtre de création des types de produits, allez au menu
Finances\type de produit

Pour ajouter un type de Produit à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;

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- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du type de
produit ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.
Pour apporter des modifications :
- Sélectionnez la ligne du type de produit à modifier dans la liste ; Ses données
doivent s’afficher dans les champs, puis cliquez sur Modifier ;
- Apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type de produit dans la liste ; ses données doivent
s’afficher dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.2 - PARAMATRES AVANCES

II.2.1 – Paramètres optionnels

Les paramètres optionnels vous permettent de personnaliser les options liées aux
différentes fonctionnalités de l’application en les adaptant à vos besoins, tels que votre choix de
format de matricule, vos paramètres d’impression, etc.

II.2.1.1 - Les Options Du Module Scolarité

Les cases à côcher de l’onglet Scolarité permettent la définition des options liées à la
gestion de la scolarité. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu Administrateur\Option de
l’établissement, activer l’onglet Scolarité (onglet activé par défaut).

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• Autoriser la saisie des frais d’inscription


- Cochée, cette option permet la saisie (manuelle) du montant des frais
d’inscription ou sa modification à chaque inscription ;
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ Frais
d’inscription dans lequel s’affiche automatiquement le montant des frais
d’inscription définis lors du paramétrage des frais d’inscription et de
pension (cf. Paramètres de base / Paramètres du module scolarité / frais
d’inscription et de pension).
• Autoriser la saisie de la date d’inscription
- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date
d’inscription ;
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date
inscription » et affiche automatiquement la date du jour.
• Générer automatiquement les matricules des élèves
- Cochée, cette option permet la gestion automatique des matricules des
élèves ; déroulez la liste pour sélectionner le format de matricule de votre
choix ;
- Décochée, elle permet la gestion manuelle des matricules des élèves
• Faire précéder les matricules par le code de l’établissement

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires
- Cette option cochée, permet d’ajouter automatiquement au format de
matricule sélectionné, le code de l’établissement ;
- Décochez cette option si vous voulez appliquer uniquement le format de
matricule choisi.
• Faire précéder le code des classes et des salles par le code de l’établissement
- Cette option cochée, permet d’ajouter automatiquement aux codes des
classes et salles, le code de l’établissement ;
- Décochée, elle empêche cet ajout automatique du code de l’établissement
• Gérer la conduite des élèves de façon journalière
- Cochez cette option pour permettre l’enregistrement des différents cas
d’indisciplines quotidiennement ;
- Décochez la si vous voulez effectuer une gestion Séquentielle de la
discipline.
• Autoriser la récupération ou réinscription des exclus de l’année précédente
- Cette option cochée, permet l’inscription à nouveau des élèves déjà exclus
de l’établissement ;
- Décochez la pour interdire cette opération
• Imprimer les reçus d’inscription en double
- Cochez cette option si vous voulez imprimer deux exemplaires du même
reçu d’inscription sur un format ;
- Décochez la pour en imprimer un seul.

• Enregistrer les photos dans


- Toujours cocher l’option « la base de données » ou les deux à la fois.
NB : Pour permettre l’affichage des photos sur certains de vos états tels les badges des élèves,
veuillez enregistrer les photos dans un dossier de la base de données donc le chemin d’accès par
défaut est « C\Program Files\Academy System\Datas\Base\Photos » sur le serveur de
l’application.

II.2.1.2 - Les Options Du Module Pensions

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires
Les cases à côcher de l’onglet Pension permettent la définition des options liées à la
gestion des recouvrements des frais de pension. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu
Administrateur\Option de l’établissement, activer l’onglet Pension.

• Autoriser la saisie de la date de paiement


- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de paiement
des frais de pension ;
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date » et
affiche automatiquement la date du jour.
• Autoriser les paiements par cheque et par virement
- Cochez cette option si vous permettez les paiements par cheque ou par
virement ;
- Décochez la dans le cas contraire.

• Imprimer les reçus d’encaissement de pension en double


- Cochez cette option si vous voulez imprimer deux exemplaires du même reçu
d’encaissement de pension sur un format ;
- Décochez la pour en imprimer un seul.

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II.2.1.3 - Les Options Du Module Etudes

Les cases à côcher de l’onglet Etude permettent la définition des options liées à la
gestion des études. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu Administrateur\Option de
l’établissement, activer l’onglet Etudes.

• Générer automatiquement les matricules des enseignants


- Cochée, cette option permet la gestion automatique des matricules des
enseignants ;
- Décochée, elle permet la gestion manuelle des matricules des enseignants.
• Afficher les titres des enseignants dans les emplois de temps
- Cochée, cette option permet d’afficher le titre ou la qualité (Mr, Mme, Dr,
Ing., etc.) des enseignants sur les empois de temps ;
- Décochez la dans le cas contraire.
• Vérifier les disponibilités des enseignants pour les emplois de temps
- Cochez cette option pour permettre la vérification automatique des
disponibilités des enseignants lors de l’établissement des emplois de
temps ;

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- Décochez la dans le cas contraire.

II.2.1.4 - Les Options Du Module Examens

Les cases à côcher de l’onglet Examen permettent la définition des options liées à la
gestion des études. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu Administrateur\Option de
l’établissement, activer l’onglet Examen.

• Afficher les notes non saisies dans le bulletin et les autres rapports
- Cette option attribue la valeur zéro (0) dans le bulletin de notes, lorsque la
note n’a pas été saisie) et tient alors compte du coefficient de la matière
concernée;
- Décochée, elle ?
• Activer les conseils de classe par composition
- Cette option cochée vous donne la possibilité de tenir un conseil de classe
par séquence ou par trimestre
- Décochée, la tenue d’un conseil de classe n’est possible que par trimestre.
• Afficher la photo sur le récapitulatif annuel

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- Cochée, cette option permet d’afficher la photo de l’élève sur son
récapitulatif ou bulletin annuel;
- Décochez la dans le cas contraire.

II.2.1.5 - Les Options Du Module Finances

Les cases à côcher de l’onglet Finances permettent la définition des options liées à la
gestion des études. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu Administrateur\Option de
l’établissement, activer l’onglet Finances.

• Autoriser la saisie de la date des charges


- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de saisie des
charges ;
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date » et
affiche automatiquement la date du jour.
• Autoriser la saisie de la date des produits
- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de saisie des
produits ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 58
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date » et
affiche automatiquement la date du jour.

II.2.1.6 - Les Options D’Affichage

Les cases à côcher de l’onglet Affichage vous permettent de définir vos options
d’affichage. Pour obtenir cette fenêtre, allez au menu Administrateur\Option de l’établissement,
activer l’onglet Affichage.

• Autoriser l’affichage de l’aide Générale


- Activez cette option pour permettre l’accès à l’aide générale de
l’application par le menu Aide\Sommaire de l’aide
- Décochez la dans le cas contraire.
• Autoriser l’affichage de l’aide textuelle sur les formulaires
- Cochée, cette option pour permettre l’affichage de l’aide textuelle sur
certains formulaires tels que les formulaires d’inscription, de prise en charge
des moratoires…

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 59
- Décochez la dans le cas contraire.
• Autoriser les jeux et divertissements
- Cochez cette option pour autoriser l’exécution des jeux et divertissements
du menu Outils ;
- Décochez la dans le cas contraire.
• Autoriser la configuration des impressions
- Activez cette option pour définir vous-mêmes vos paramètres d’impression
des états ;
- Décochée, l’imprimante définie automatiquement sera celle par défaut du
système.
• Gérer les droits d’accès par utilisateur
- Activez cette option pour permettre l’accès à l’aide générale de
l’application par le menu Aide\Sommaire de l’aide
- Décochez la dans le cas contraire.
• Gérer les droits d’accès par utilisateur
- Activez cette option pour permettre l’accès à l’aide générale de
l’application par le menu Aide\Sommaire de l’aide
- Décochez la dans le cas contraire.
• Masquer les menus et sous-menus inactifs
- Cocher cette option pour n’afficher que les menus ou sous-menus actifs;
- La décocher pour afficher les menus inactifs en les grisant.
• Toujours afficher les menus principaux
- Quand elle est cochée, tous les menus principaux (barre des menus)
s’affichent ;
- Décochée, seuls les menus dont l’utilisateur a des droits d’accès,
s’affichent.

II.2.1.7 - Les Options De Sécurité

Les cases à côcher de l’onglet Sécurité permettent la définition des options liées à la
gestion de la sécurité. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu Administrateur\Option de
l’établissement, activer l’onglet Examen.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 60

• Renforcer la sécurité du menu administrateur


- Cette option cochée, permet l’accès par mot de passe administrateur à chaque
commande du menu administrateur. (un mot de passe administrateur est exigé
pour accéder aux fenêtres de ces commandes).
- Décochez cette option pour permettre l’accès direct aux différentes
commandes de ce menu.
• Auditer les inscriptions, pensions, notes et cours
- Ces options cochées, permettent l’audit des opérations portant sur les
inscriptions, les pensions, les notes et les cours. Elles permettent
l’enregistrement de toute action des utilisateurs sur chacune de ces
fonctionnalités.
- Décochées, aucune action portant sur ces fonctionnalités n’est enregistrée.

II.2.1.8 - Les Options Des Etats

Les cases à côcher de l’onglet Etats permettent la définition des options liées à la gestion
des états. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu Administrateur\Option de l’établissement,
activer l’onglet Etats (personnalisés).

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 61

• Afficher les états personnalisés dans les listes de choix des modèles
- Cette option cochée, permet l’ajout de vos états personnalisé dans les listes
déroulantes des modèles des états en question.
- Décochez cette option pour permettre l’accès direct aux différentes
commandes de ce menu.
• Afficher les menus des états personnalisés
- Dans le menu Etats et regrouper automatiquement : permet d’ajouter les
commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés au menu
Etats en les regroupant automatiquement.
- Dans le menu Etats et toujours regrouper par module : permet l’ajout des
commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés au menu
Etats en les regroupant par module (Scolarité, Pension, Etudes…).
- A la fin de chaque module sans regroupement : permet d’ajouter les
commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés aux
menus des modules dont-ils sont liés sans regroupement.
• Utiliser un séparateur pour chaque catégorie
- Activez cette option pour regrouper les commandes de vos états personnalisés
en catégories.
- Désactivez la dans le cas contraire.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 62

II.2.2 - Gestion des pays


Ce paramètre permet la gestion des pays d’origine (ou nationalité) de vos
élèves, il s’agira donc de créer les différents pays dont vos élèves sont originaires à
fin de pouvoir les définir lors de leurs inscriptions.
Pour afficher la fenêtre de gestion des pays, allez au menu Paramètres\Gestion
des Pays.

Pour ajouter un pays à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir le nom, la nationalité et le continent auquel
appartient ledit pays ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne du pays dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.
Pour supprimer :
- Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 63
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.2.3 - Gestion des banques


Permet la gestion des banques avec lesquelles l’établissement collabore. Pour
afficher la fenêtre de gestion des banques, allez au menu Paramètres\Gestion des
banques.

Pour ajouter une banque à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir les informations sur la banque ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.
Pour apporter des modifications :
- Sélectionnez la ligne du pays dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la banque dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 64
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.2.4 - Gestion des religions


Cette fenêtre permet l’enregistrement des religions donc vos élèves sont des
adeptes si elles sont prises en compte. Pour afficher la fenêtre de gestion des
religions, allez au menu Paramètres\Gestion des religions

Pour ajouter une religion à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom et Notes de la religion ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne de la religion dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la religion dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 65

CHAP III : ADMINISTRATION DE L’APPLICATION

III.1- GESTION DES UTILISATEURS ET SECURITE

III.1.1 – Création des types d’utilisateurs


Cette fenêtre permet l’enregistrement des types ou groupes d’utilisateurs. Pour
l’afficher, allez au menu Administrateur\Création des Types d’utilisateurs.

Pour ajouter un groupe d’utilisateurs à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom et Libellé ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne du groupe dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 66
Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

III.1.2 – Enregistrement des utilisateurs


Cette fenêtre permet l’enregistrement des utilisateurs dans l’application. Pour
l’afficher, allez au menu Administrateur\Gestion des utilisateurs.

Pour ajouter un utilisateur à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom Complet, le Type de
compte, le Compte, le Mot de passe (à confirmer) et sélectionner Oui dans le champ Actif
pour activer le compte de l’utilisateur en question (Non pour le désactiver) ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :

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- Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dans la liste (ses données doivent s’afficher
dans les champs) puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne la ligne de l’utilisateur dans la liste (ses données doivent
s’afficher dans les champs);
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

NB : Dans le champ confirmation, il faut répéter le mot de passe pour une éventuelle
confirmation du système.

III.1.3 – Attribution des droits d’accès


Ce formulaire permet d’accorder aux utilisateurs crées précédemment, le droit
d’accéder à certaines fonctionnalités de l’application. Pour afficher la fenêtre de
gestion des droits d’accès, allez au menu Administrateur\Attribution des droits
d’accès.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 68

Pour attribuer des droits à un utilisateur, il faut :


- Sélectionnez dans le groupe de l’utilisateur concerné dans la première liste
déroulante ;
- Déroulez la suivante pour sélectionner le nom de l’utilisateur ;
- Parcourez la liste des droits pour cocher les fonctionnalités dont vous autorisez
l’accès ;
- Puis cliquez sur Appliquer.

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III.1.4 – Journal de connexions


Cette fenêtre permet d’afficher la liste des connexions des utilisateurs à
l’application. Pour l’afficher allez au menu Administrateur\Journal de connexion.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 70

Pour afficher le journal de connexion d’un utilisateur:


- Sélectionnez le nom de l’utilisateur dans la liste de choix;
- Définissez une période de connexion sur laquelle vous voudriez appliquer le filtre ;
- Cliquez sur Rechercher, le journal des connexions s’affiche automatiquement
dans le tableau comme suit ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 71

- Cliquez sur Afficher pour obtenir ce journal des connexions sur un format
imprimable.

III.1.5 – Audit des actions

Cette fonction énumère toutes les actions (traces) des utilisateurs portants
Sur les inscriptions, la pension, la gestion des notes et le suivie des cours
durant une période déterminée. Pour l’afficher allez au menu
Administrateur\Audit des actions.

- Sélectionnez votre modèle dans la liste de choix;


- Cochez l’option dont vous voulez afficher les actions ;
- Définissez la période sur laquelle vous voudriez observer les évènements ;
- Cliquez sur Valider, la liste des actions s’affiche sur un format imprimable.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 72
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

III.2- GESTION DES PERIODES

III.2.1 – Activation d’une période ou une composition

C’est la fenêtre qui vous permet de clôturer et d’activer en même temps une
Séquence, un Trimestre et aussi une Année scolaire. Elle s’obtient à partir du menu
Administrateur\Activer un Année, Période ou composition.

Pour une année scolaire, une période ou un examen il suffit :


- de sélectionner dans les listes déroulantes, l’année, la période (Trimestre) ou
l’examen (séquence) en question ;
- Puis de cliquer sur la commande Activer ;
- Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

III.2.2– Gestion des années académiques

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Ce formulaire vous permet d’enregistrer et d’activer les années scolaires. On obtient à
partir du menu Administrateur\Gestion des années académiques.

Pour ajouter une nouvelle année scolaire à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l’année en question, sa période (date début
et de fin), définissez l’année qui la précède, l’objectif à atteindre au cours de celle-
ci, et le nombre de séquences par trimestre ; sélectionnez l’option Oui dans la
zone Actif pour l’activer(pour l’année en cour).
- Cliquez sur Enregistrer.
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne de l’année à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les
champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires dans les champs ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :

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- sélectionnez la ligne de l’année dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- cliquez sur Supprimer ;
- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

NB : Une seule année scolaire doit être activée à la fois.

III.2.3– Gestion des trimestres

Ce formulaire vous permet d’enregistrer et d’activer un trimestre. On l’obtient à partir du


menu Administrateur\Gestion des trimestres.

Pour ajouter un trimestre à la liste il faut :


- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez le libelle du trimestre (trim1 par exemple),
définissez sa période (date début date fin), laissez l’option Oui dans la zone Actif si
c’est le trimestre en cours ;
- Cliquez sur Enregistrer.
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :

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- Sélectionnez la ligne du trimestre à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- sélectionnez la ligne du trimestre dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;
- cliquez sur Supprimer ;
- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

NB : Un seul trimestre doit être activé à la fois.

III.2.4– Gestion des compositions

Cette fenêtre vous permet de gérer les différentes évaluations (séquences) auxquelles les
élèves sont soumis au cours de l’année scolaire. On l’obtient à partir du menu
Administrateur\Gestion des compositions.

Pour ajouter une séquence à la liste il faut :

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- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez le libelle de la séquence (Seq 2 par exemple),
définissez la période trimestrielle à laquelle elle appartient (Trim 1), la position
qu’elle occupe (Devoir 12 pour signifier devoir N° 2 du 1er trimestre) son
pourcentage comptant pour le trimestre (50%) et sa période (date début date
fin) ; laissez l’option Oui dans la zone Actif si c’est la séquence en cours;
- Cliquez sur Enregistrer.
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :


- Sélectionnez la ligne de la séquence à Modifier. Ses données doivent s’afficher
dans les champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- sélectionnez la ligne de la séquence dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;
- cliquez sur Supprimer ;
- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

NB : Une seule séquence doit être activée à la fois.

III.3- ADMINISTRATION DE LA BASE DE DONNEES

III.3.1 – Amélioration ou optimisation de la base de données

Pour des raisons d’intégrité des données et d’optimisation des performances de la base, il
est important d’effectuer un compactage de votre base de données.
Cette opération est requise lorsque :
- l’accès à la base de données devient lent
- la taille de la base devient très importante

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 77
- la base présente certaines erreurs
Pour une éventuelle optimisation de votre base de données allez au menu
Administrateur\Améliorer, optimiser ou réparer la base de données.
La fenêtre suivante s’affiche,

- Lisez bien les instructions de l’assistant


- Cliquez sur Oui pour démarrer le processus ou sur Non pour l’abandonner ;
- Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

III.3.2 – Mise à niveau de la base de données

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La mise à niveau de la base permet l’adaptation ou l’adéquation de la base de données à la
version de l’application s’exécutant. Cette opération est nécessaire après une mise à niveau (mise
à jour) de l’application (elle démarre automatiquement après une mise à niveau du logiciel). Pour
une éventuelle mise à niveau de votre base de données allez au menu Administrateur\Mise à
niveau de la structure de la base de données.

- Lisez attentivement les instructions de l’assistant


- Cliquez sur Oui pour démarrer le processus ou sur Non pour l’abandonner ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 79
- Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

III.3.3 – Sauvegarde de la base de données

La sauvegarde des données peut se faire de façon automatique ou manuelle, compressée


ou incompressée.

III.3.3.1 – Sauvegarde Automatique de la base de données

Pour effectuer une sauvegarde automatique, il suffit de la planifier et de définir les


options de sauvegarde. La planification d’une sauvegarde automatique se fait à partir du menu
Administrateur\Paramètres de l’établissement.

- Activez l’onglet Sauvegardes


- Définissez le répertoire de sauvegarde, la fréquence et les options (compressée,
incompressée, supprimer la sauvegarde précédente…) ;
- Cliquez sur Appliquer, répondez par ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires
NB : par défaut, le répertoire de sauvegarde est celui de la base de données (C\Program
Files\Academy System\Data\Base\Sauvegardes), cependant il est conseillé de faire des
sauvegardes sur des emplacements différents et même sur des mémoires externes.

III.3.3.2 - Sauvegarde Manuelle de la base de données

Comme pour une sauvegarde automatique vous avez les options de sauvegardes
compressée et incompressée.

III.3.3.2.1 - Sauvegarde compressée de la base de données


La sauvegarde compressée réduit la taille de votre base de données pour des raisons
d’occupation d’espace mémoire. Elle s’effectue à partir de la commande Sauvegarde compressée
de la base de données du menu Administrateur.
Pour une éventuelle sauvegarde manuelle compressée des données,
- Allez au menu Administrateur\ Sauvegarde compressée de la base de données
- Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et
sélectionnez le répertoire de sauvegarde.
- Cliquez sur OK pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ;
- Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

III.3.3.2.2 - Sauvegarde incompressée de la base de donnée

La sauvegarde in compressée conserve la taille de votre base de données par conséquent,


occupe un espace mémoire important. Elle s’effectue à partir de la commande Sauvegarde
incompressée de la base de données du menu Administrateur.
Pour une éventuelle sauvegarde manuelle incompressée des données,
- Allez au menu Administrateur\ Sauvegarde incompressée de la base de données
- Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et
sélectionnez le répertoire de sauvegarde.
- Cliquez sur OK pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ;
- Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 81
III.3.4 – Restauration d’une sauvegarde de base de données

III.3.4.1 - Restauration d’une sauvegarde de base de données compressée

La restauration d’une sauvegarde compressée nécessite au préalable une décompression


de la base. Elle s’effectue à partir de la commande Restaurer une sauvegarde de la base de
données du menu Administrateur.
Pour une éventuelle restauration d’une sauvegarde des données,
- Allez au menu Administrateur\ Restaurer une sauvegarde de la base de données
- Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et
sélectionnez le fichier de sauvegarde à restaurer (fichier Access s’il s’agit d’une
base de données Access).
- Cliquez sur Ouvrir pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ;
- Patientez la fin de l’opération, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

III.3.4.2 - Restauration d’une sauvegarde de base de données incompressée

Pour restaurer une sauvegarde incompressée, il est nécessaire de renommer au préalable


le fichier de sauvegarde de telle sorte qu’il ait le même nom que celui en cours d’exécution. Elle
s’effectue à partir de la commande Restaurer une sauvegarde de la base de données du menu
Administrateur.
Pour une éventuelle restauration d’une sauvegarde des données,
- Allez au menu Administrateur\ Restaurer une sauvegarde de la base de données
- Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et
sélectionnez le fichier de sauvegarde à restaurer (fichier Access s’il s’agit d’une
base de données Access).
- Cliquez sur Ouvrir pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 82
- Patientez la fin de l’opération, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

III.3.5 – Importation des données d’une base

III.3.4.1 Importer les données depuis une BDD MAJOR

Permet l’importation des données depuis une base de donnée MAJOR vers la base de
données Academy System. Cette importation concerne les données suivantes :
- Les classes et les salles de cours
- Les élèves et les inscriptions
- Les matières et les enseignants
- Les encaissements
- Les comptes utilisateurs et leurs mots de passe

Pour importer les données d’une base Major il est impératif d’installer au préalable le
pilote Microsoft Paradox Driver de l’outil BDE Administrator de la compagnie Borland. Allez au
menu Administrateur\importer les données depuis une BDD MAJOR.

- Cliquez sur le bouton de commande dans le cadre « Base de données MAJOR »


pour parcourir l’arborescence de votre disque et sélectionner le répertoire
contenant les données à importer ;
- Cliquez sur le bouton Importer et patientez la fin du processus,

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 83
- Cliquez sur OK à l’affichage de l’information de confirmation.

III.3.4.1 - Importer les données depuis une BDD QUELCONQUE

Permet l’importation des données depuis une base de donnée autre que MAJOR vers la
base de données Academy System. Il est possible d’importer selon la base de données source les
données suivantes :
- Les classes et les salles de cours
- Les élèves et les inscriptions
- Les matières et les enseignants
- Les encaissements
- Les comptes utilisateurs et leurs mots de passe

Pour importer les données d’une base de données quelconque Allez au menu
Administrateur\importer les données depuis une BDD MAJOR.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires84
- Cliquez sur le bouton de commande dans le cadre « Base de données source »
La fenêtre Connexion ODBC s’affiche :
- Déroulez la liste « Pilote » pour s

- pour parcourir l’arborescence de votre disque et sélectionner le répertoire


contenant les données à importer ;
- Dans le cadre « Mappage des champs »
- Cliquez sur le bouton Importer et patientez la fin du processus,
- Cliquez sur OK à l’affichage de l’information de confirmation.

III.4- TRAITEMENT DES ETATS

L’application Academy System vous offre plusieurs états en sortie sur lesquels vous
pouvez apporter des modifications en les adaptant à vos besoins ou encore à partir desquels vous
pouvez concevoir de nouveaux états personnalisés grâce à un outil de conception intégré Crystal
Reports

III.4.1- Personnalisation d’un état

C’est l’outil qui vous permet de modifier vos états à votre guise. Il s’obtient à partir du
menu Administrateur\Personnaliser l’état en cour.

Pour personnaliser un état,


- Affichez l’état en question dans la fenêtre,
- Allez au menu Administrateur\ Personnaliser l’état en cour,

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 85

- Sur la fenêtre qui se présente, entrez le nom du nouveau état (Liste des élèves
par exemple)
- Cliquez sur Ok pour ouvrir l’outil de conception Crystal Reports (fenêtre ci-après)
ou sur Annuler pour abandonner ;

- A l’aide de cet outil, vous pouvez concevoir votre état comme il vous plaira ;
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre état

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 86
- Puis sur Fermer à la fin de votre conception.

III.4.2- Duplication d’un état personnalisé

Il est très facile de dupliquer un état personnalisé c'est-à-dire de créer la copie d’un état.

- Affichez l’état en question dans la fenêtre,


- Allez au menu Administrateur\ Dupliquer l’état Personnaliser en cour,
- sur la fenêtre suivante qui s’affiche, entrez un nom pour la copie

- cliquez sur Ok pour continuer ou sur Annuler pour abandonner.


- cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. L’outil de conception
Crystal Reports s’affiche.
- Apportez d’éventuelles modifications à votre état puis enregistrez.

III.4.3- Renommer ou supprimer un état personnalisé

III.4.3.1 – Renommer un état personnalisé

- Affichez l’état à renommer dans la fenêtre ;


- Allez au menu Administrateur\ Renommer l’état Personnaliser en cour ;
- Sur la fenêtre suivante qui s’affiche, entrez le nouveau nom de l’état ;
- Cliquez sur Ok pour continuer ou sur Annuler pour abandonner.
- De nouveau cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 87

III.4.3.2 – Supprimer un état personnalisé

- Affichez l’état à supprimer dans la fenêtre ;


- Allez au menu Administrateur\ Supprimer l’état Personnaliser en cour ;
- Répondez par Oui pour supprimer effectivement l’état continuer ou par Non pour
abandonner.
- Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation

III.4.4- Exportation et importation des états personnalisés

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III.4.4.1 – Exporter les états personnalisés

- Allez au menu Administrateur\ Exporter les états Personnalisés ;


- Dans l’arborescence qui s’affiche, sélectionnez le répertoire dans lequel vous
souhaitez enregistrer votre fichier ;
- Modifiez éventuellement le nom du fichier (dont le format par défaut est :
Academy - Etats Personnalisés - 2008 09 29)

- Cliquez sur Enregistrer pour continuer ou sur Annuler pour abandonner.


- Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation

III.4.4.2 – Importer un état personnalisé

- Allez au menu Administrateur\ importer les états Personnalisés ;


- Parcourez l’arborescence qui s’affiche pour sélectionnez le fichier à importer ;
- Cliquez sur Ouvrir pour continuer ou sur Annuler pour abandonner.
- Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 89

CHAP IV : MODULES ET FONCTIONNALITES

IV.1-LE MODULE SCOLARITE

De l’inscription des élèves ou étudiants au suivi de l’assiduité, ce module prend en


compte la gestion des inscriptions avec génération d’un matricule unique pour chaque
étudiant ou élève lors de son inscription, le changement dynamique de classe, l’édition des
reçus d’inscription, des badges ou carte d’étudiant, la gestion de la discipline (absences,
heures de consignes, jours d’exclusions, démissions, l’exclusion définitive, …).

IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Scolarité

IV.1.1.1 – Gestion des inscriptions


Les inscriptions sont enregistrées à partir de la fenêtre du menu Scolarité\Inscription et
Dossiers. Tout se joue au niveau des boutons d’options situés à l’extrême gauche dudit
formulaire.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 90

Sélectionnez l’option :
• Nouveau pour inscrire un nouvel élève.
• Import pour inscrire un élève importé d’une autre base vers notre application.
• Ancien pour réinscrire un ancien élève (enregistré dans l’application au cours d’une
année antérieure).
• Inscrit pour modifier les informations d’inscription d’un élève déjà inscrit
(enregistré dans l’application pendant l’année en cours).
• Exclu pour réinscrire un ancien élève qui a été exclu.
• Démission pour réintégrer un démissionnaire.
• Candidat pour inscrire un candidat ayant passé un concours d’entrée dans une
quelconque classe de l’établissement (ledit candidat aura au préalable été
enregistré grâce au formulaire du menu Examen\Candidat au concours d’entrée.

IV.1.1.1.1 – Inscription d’un nouvel élève

Pour inscrire un nouvel élève (nouveau dans l’établissement, n’a pas encore de matricule
dans l’établissement) :
- Sélectionnez l’option Nouveau ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 91
- Cliquez sur Ajouter, la fenêtre suivante s’affiche ;

- Remplissez les champs (Noms, Prénoms, Sexe, Date et lieu de naissance, etc.) ;
- Cochez les éléments de dossier fournis par l’élève ;
- Parcourez les autres onglets (Adresse, Santé, Parents, et Famille) pour
compléter les information si nécessaire ;
- Pour afficher la photo de l’élève dans le cadre Photo, vous pouvez soit le
Scanner, soit le charger à partir des commandes situées en dessous du cadre
(Scanner, Charger) ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- A l’affichage de l’information vous rappelant que certains éléments de dossier
n’ont pas été fournis, dites Oui pour continuer l’enregistrement ou alors Non
pour retourner à la fenêtre d’inscription.

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 92
- Répondez par Oui pour afficher le reçu d’inscription de l’élève et l’imprimer ou
Non dans le cas contraire lorsque s’affiche la fenêtre suivante.

IV.1.1.1.2 – Inscription et Réinscription d’un ancien1 élève

NB : La réinscription conserve le même matricule, tandis que l’inscription confère un nouveau


matricule à l’élève exclu sans annuler l’ancien.
On distingue deux groupes d’anciens élèves :
- Groupe I : Un ancien admis à redoubler ou admis en classe supérieure ;
- Groupe II : Un ancien exclu ou démissionnaire.
Dans le premier groupe, on parle de réinscription et non d’inscription. Par contre, dans le
deuxième, deux cas sont à envisager : l’élève peut conserver son ancien matricule (réinscription)
ou le changer (inscription). Dans ce dernier cas, son inscription devient identique à celle d’un
nouvel élève (Cf. IV.1.1.1.1).
Pour réinscrire un ancien élève :
- Sélectionnez l’option Ancien, la liste des anciens élèves s’affiche ;
- Recherchez l’élève en question dans la liste et le sélectionner ;
NB : Si la liste est longue, rendant ainsi la recherche difficile, tapez les premières lettres du nom
de l’élève ou le nom en entier dans la zone de teste (de couleur jaune) et cliquez sur la commande
Rechercher, sélectionnez ensuite la ligne du nom de l’élève à l’affichage du résultat de la
recherche.

1
Un ancien élève est un élève inscrit dans l’établissement au cours d’une année antérieure à l’année scolaire en cours ;
il a donc déjà un matricule vieux d’au moins un an.

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- Cliquez sur la commande Réinscrire :


• si l’élève appartient au premier groupe, la fenêtre d’inscription
s’affiche avec quelques informations sur l’élève. Compléter ce
formulaire comme précédemment et enregistrer. Le bouton de
commande Annuler annule l’inscription ou la réinscription en cours.

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• si l’élève appartient au deuxième groupe, le message de rappel de la
situation de l’élève s’affiche d’abord. Pour poursuivre la
réinscription, cliquer sur Oui. Cette action aboutit au cas précédent
(premier groupe).

Remarque : La réinscription d’un ancien élève exclu n’est possible que si l’option Autoriser la
récupération ou la réinscription de l’année précédente de l’onglet Scolarité du menu
Administrateur\Option de l’établissement est cochée.

IV.1.1.2 – Gestion de la discipline

La discipline peut être gérée quotidiennement ou séquentiellement. Tout dépend du choix


effectué au niveau de l’option « Gérer la conduite des élèves de façon journalière » de l’onglet
Scolarité de la commande Administrateur\options de l’établissement.
Les différentes sanctions (jours d’exclusions, heures de consigne…) à adopter en cas
d’actes d’indiscipline d’un élève (bagarre, trouble, insolence…) se définissent au niveau de la
commande Scolarité\Motifs des absences, Blâmes, consignes…

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Pour enregistrer un motif dans la liste il faut :


- Cliquez sur la commande Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez le cade du motif (c'est-à-dire l’acte
d’indiscipline par exemple Bagarre), définissez les différentes sanctions qui
peuvent être appliquées à ce motif dans les champs Compatibilité et dans la zone
Remarque, vous pouvez énumérer quelques notes à prendre en compte dans
l’application de ces sanctions.
- Cliquez sur Enregistrer.
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications un modif:


- Sélectionnez la ligne du motif à modifier. Ses données doivent s’afficher dans les
champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer :
- sélectionnez la ligne du motif dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les
champs ;
- cliquez sur Supprimer ;
- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

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IV.1.1.2.1 – Gestion quotidienne


La gestion quotidienne de la discipline suppose l’enregistrement des différents cas
d’indiscipline (motifs + sanctions appliquées aux élèves concernés) observés au cours d’une
journée de façon journalière. L’application comptabilisera ces enregistrements dans une fiche
pour conseil de classe qui renseignera les membres du dit conseil à prendre les décisions
disciplinaires à l’endroit des élèves concernés.
Cette gestion quotidienne est possible lorsque l’option citée précédemment est cochée.
Allez au menu Scolarité\Absences, blâmes, consignes, exclusions…

Pour appliquer une sanction à un élève :


- La séquence en cours est activée par défaut, la sélectionner ;
- sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de la
sanction à attribuer à l’élève ;
- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans le cadre immédiatement en dessous (portant le libellé de la sanction
sélectionnée) saisissez les informations portant sur la sanction dans les zones
correspondant ;
- Cliquez sur Enregistrer.

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-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications à une sanction appliquée à un élève:


- Sélectionnez la séquence en cours ;
- Sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de la
sanction à modifier ;

- Dans le tableau à droite de la fenêtre (Liste des …), sélectionnez la ligne de la


sanction à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les zones de texte du
cadre portant le libellé de la sanction en question ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation.

Pour supprimer une sanction appliquée à un élève:


- Sélectionnez la séquence en cours ;
- Sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de la
sanction à modifier ;
- Dans le tableau à droite de la fenêtre (Liste des …), sélectionnez la ligne de la
sanction à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les zones de texte du
cadre portant le libellé de la sanction en question ;
- cliquez sur Supprimer ;

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- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

IV.1.1.2.2 – Gestion séquentielle

La gestion séquentielle de la discipline suppose que le chargé de la discipline


(généralement le surveillant Général dans le secondaire) répertorie manuellement et
quotidiennement les différents cas d’indiscipline (motifs + sanctions appliquées aux élèves
concernés) observés au cours d’une séquence et les enregistre. L’application comptabilisera ces
enregistrements dans une fiche pour conseil de classe qui renseignera les membres dudit conseil
lors de la prise de décisions disciplinaires à l’endroit des élèves concernés.
Cette gestion séquentielle n’est possible que lorsque l’option citée en début de Gestion de
la discipline est décochée.
Allez au menu Scolarité\Conduite des élèves.

Pour enregistrer l’état de la discipline d’un élève à la fin d’une séquence par
exemple:
- La séquence en cours est activée par défaut, la sélectionner ;
- Sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de la
sanction à attribuer à l’élève ;
- Remplir en saisissant au clavier le nombre d’heurs d’absence, de jours d’exclusion
et / ou de consigne ;

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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires
- Affecter une sanction ou décision de discipline en cochant « Avertissement
conduite » ou « blâme conduite ». ;
- Attibuer une note de discipline de la liste déroulante ;
- Cliquez sur Appliquer.
- Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

IV.1.1.3 – Exclusions définitives et démissions


IV.1.1.3.1 – Gestion des exclusions

• Exclusion définitive d’un élève

Un élève renvoyé est un élève inscrit (a un matricule) qui a été renvoyé. Cette insistance
redondante dévoile une procédure de renvoi (exclusion définitive) qui s’exécute dans le
formulaire du menu Scolarité\Inscription et Dossiers:
- Sélectionnez l’option Inscrit à gauche du formulaire, la liste des élèves inscrit
pour l’année scolaire en cours s’affiche ;
- Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau
de droite et le sélectionner;

- Cliquer sur le bouton de commande Renvoi au bas du formulaire;

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- Confirmer l’exclusion en cliquant sur Oui.

• Récupération d’un élève exclu pendant l’année scolaire en cours

Il arrive parfois qu’au cours d’une année scolaire, on reprenne un élève qu’on a exclu il y a
quelques jours, semaines ou mois de la même année scolaire. Pour enregistrer cette opération
dans notre application, il faut aller dans menu Scolarité\Inscription et Dossiers:
- Sélectionnez l’option Exclu à gauche du formulaire, la liste des élèves exclus
depuis le début de l’année scolaire en cours s’affiche ;
- Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau
de droite et le sélectionner;

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- Cliquer sur le bouton de commande Récupérer au bas du formulaire;


- Confirmer la récupération en cliquant sur Oui.

IV.1.1.2.2 – Gestion des démissions

• Démission d’un élève

Un élève démissionnaire est un élève inscrit (a un matricule), mais qui a arrêté de


fréquenter l’établissement pour un raison quelconque. Il n’est ni exclu, ni régulier. En réalité, la
démission n’annule pas l’inscription, mais l’ignore. La gestion des démissions s’effectue dans
menu Scolarité\Inscription et Dossiers:
- Sélectionnez l’option Inscrit à gauche du formulaire, la liste des élèves inscrits
pour l’année scolaire en cours s’affiche ;
- Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau
de droite et le sélectionner;

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- Cliquer sur le bouton de commande Démission au bas du formulaire;


- Confirmer la démission en cliquant sur Oui.

• Réintégration d’un élève ayant démissionné

Pour annuler une démission et élève inscrit (a un matricule), mais qui a arrêté de
fréquenter l’établissement pour un raison quelconque. Il n’est ni exclu, ni régulier. En réalité, la
démission n’annule pas l’inscription, mais l’ignore. La gestion des démissions s’effectue dans
menu Scolarité\Inscription et Dossiers:
- Sélectionnez l’option Inscrit à gauche du formulaire, la liste des élèves inscrits
pour l’année scolaire en cours s’affiche ;
- Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau
de droite et le sélectionner;

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- Cliquer sur le bouton de commande Réintégrer au bas du formulaire;


- Confirmer la récupération en cliquant sur Oui.

IV.1.1.4 – Gestion des Photos des élèves


IV.1.1.4.1 – Enregistrement des photos
Il est souvent nécessaire de conserver les photos des élèves et du personnel. Cependant,
l’application ne les conserve pas sous le format papier, mais sous le format électronique. Pour
transformer les photos du format papier au format électronique, il faut les scanner avec un
scanner, via une application propre au scanner. Toutefois, l’application Academy propose parfois
de scanner (nécessite un scanner) directement à partir d’elle. Lors du scan, l’application demande
d’indiquer un répertoire vers lequel stocker ou enregistrer les photos scannées. Il est
indispensable de se souvenir du nom de ce répertoire et de son emplacement.

IV.1.1.4.2 – Organisation des photos des élèves


Une fois les photos enregistrées, elles peuvent être organisées dans l’application pour une
utilisation ultérieure et diversifiée. Cette organisation se fait dans le menu Scolarité\Photo des
inscrits.

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Le formulaire qui se présente alors se divise en deux parties inégales. Dans le


compartiment de gauche (le plus petit), il faut renseigner l’emplacement (jusqu’au nom) du
dossier qui contient les photos (format numérique). La commande à trois points déroule
l’arborescence Windows pour vous aider en localisant ledit répertoire. La totalité des photos du
répertoire renseigné s’affiche dans les petits cadres en dessous.
Dans le compartiment de droite (le plus grand), il faut sélectionner une classe. Chaque
petit cadre en dessous reçoit pour nom, un des noms (dans l’ordre) de la liste des noms des élèves
de la classe sélectionnée.
Organiser ou gérer les photos revient donc à associer une photo (compartiment de
gauche) à l’élève correspondant (compartiment de droite). Pour cela, maintenir le clic simple sur
la photo à associer, puis la glisser sur le cadre de nom correspondant.

IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module

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IV.2-LE MODULE PENSION

Du paramétrage des régimes de pensions, frais d’inscription et de pension au


recouvrement des frais de pensions, cette portion traite les encaissements des frais de
pensions (Espèces, Chèque, Virement), de l’édition des reçus d’encaissement et chèques,
de la prise en compte des moratoires et réductions de pension avec échéanciers avec
édition des solvables et insolvables à une date donnée. Tout ceci dans une confidentialité
et sécurité absolue.

IV.2.1 – Les fonctionnalités du module Pension

IV.2.1.1 – Gestion des recouvrements des frais de pension

IV.2.1.1.1 – Encaissement par élèves ou étudiant

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IV.2.1.1.1 – Encaissement par famille

IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module

IV.3-LE MODULE ETUDES

Vos enseignants ici sont pris en compte ainsi que les différentes matières qu’ils
enseignent dans différentes classes, les frais de vacation sont également traités y compris
l’évaluation des enseignants La conception de vos emplois de temps par période et par
classe devient dès lors un jeu et est accompagnée par un outil puissant de génération des
emplois de temps et de l’expert d’édition d’emplois de temps et d’importation des emplois
de temps d’une autre période.

IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Etudes

IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module

IV.4-LE MODULE EXAMENS

Academy prend en charge les tests ou concours d’entrée, les compositions de


classe, les examens nationaux et internationaux. Tout ceci allant de la gestion des

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candidatures (diplômes, examens, candidats et inscriptions) aux résultats définitifs en
passant par la saisie des notes et coefficients, l’édition automatique des bulletins avec
prise en charge des rangs des étudiants par matière, par groupe et par classe, ainsi que de
la génération des appréciations, la gestion de la discipline et le suivi des conseils de classe.

IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Examens

IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module

IV.5-LE MODULE FINANCES

Il est question ici de prendre en compte votre micro comptabilité. Il s’agit très
exactement de la gestion de vos dépenses (Paiement des enseignants, Achat des livres,
Transport…) par type que vous paramétrer vous-même, de vos recettes (inscriptions,
pensions, autres produits). Muni d’un puissant outil d’analyse de vos données qui vous
guidera dans la prise des décisions financières. Academy réalise alors une analyse
financière de vos données et vous guide vers le décisionnel.

IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Finances

IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module

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A- LA FICHE D’IDENTIFICATION DE L’ETABLISSEMENT


Il s’agit du formulaire qui donne les renseignements sur votre
établissement.
On obtient ce formulaire à partir du menu Administrateur\Paramètres de
l’établissement. Elle permet entre autre :
• La sélection de la couleur d’affichage de l’aide textuelle sur les formulaires
(verte par défaut)
• Le choix du style de police à appliquer à vos textes (Time New Roman par
défaut)
• L’application de votre Logo et son mode d’affichage sur les états si vous
activé l’option « Voir le logo sur les états ».
Remarque : cette fenêtre est celle qui s’affiche lors du premier démarrage de l’application

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CHAP IV : FONCTIONNALITES

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CHAP V : SORTIE DES ETATS

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